Bilaga 3: Stadgar LIGHTer – en branschöverskridande lättviktsarena
Bilaga 3: Stadgar LIGHTer – en branschöverskridande lättviktsarena
§1 Inledning
Detta dokument beskriver stadgarna för driften av LIGHTer – en branschöverskridande lättviktsarena (LIGHTer). LIGHTer drivs som ett medlemsprogram där alla organisationer med intresse för lättvikt kan vara medlemmar. Medlemsprogrammet regleras av ett avtal mellan Swerea IVF (Juridisk part) och medlemsparten. För mer information, se dokument ”LIGHTer medlemsprogram och avtal” eller xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
LIGHTer driver också det statligt finansierade Strategiska innovationsprogrammet för lättvikt. Styrelse är helt eller delvis desamma för LIGHTer och det Strategiska innovationsprogrammet för lättvikt (se nedan §2.3) Se figur 1, nedan.
§2 Styrning och organisation
Nedanstående figur beskriver LIGHTers styrning och organisation.
Figur 1. Organisation för LIGHTer
§2.1 LIGHTer stämma (LIGHTer General assembly)
Stämman ansvarar för följande;
• Xxxxxxxxx ansvaret att driva och utveckla LIGHTer till styrelsen
• Utser LIGHTer styrelse*. Ordförande väljs på ett år. Övriga ledamöter väljs på två år med växelvis omval av hälften av ledamöterna. Aktuell styrelse finns dokumenterad på föregående stämmas protokoll
• Fastsäller årlig verksamhetsplan inkl budget för medlemsprogrammet
• Fastställer LIGHTers verksamhetsbeskrivning
• Fastställer LIGHTers medlemsprogram & medlemsavtal (inkl medlemsavgift)
• Utser valberedning
§2.2 Valberedning
Valberedningens uppgift är att ta fram underlag på styrelseledamöter till stämman.
Valberedningen består av 3 till 4 personer, har mandat på 1 år och är sammansatt enligt följande kriterer;
• Minst en representant från instituten
• Minst en representant från U&H
• Minst en representant från industrin
Valberedningens ordförande (=sammankallande) väljs på stämman.
Namn för beredning till stämman skickas in skriftligen via mail till xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxx 0 xxxxxx xxxxx stämman. Information kring valberedningens arbete och riktlinjer läggs ut på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx senast 10 veckor innan stämman.
Valberedningen ska sedan senast 6 veckor innan stämman, skickat ett förslag till verksamhetsledningen på nästa års styrelseledamöter, som sedan skickar ut underlag till stämman.
§2.3 Styrelse (Board)
Styrelsen väljs på stämman (se §2.1) och består av organisationer från olika industrisektorer, små- och medelstora företag (< 250 anställda), universitet/högskola och forskningsinstitut enligt nedanstående kriterier. Stämman väljer vilka personer som ska vara ledamöter i styrelsen. För att styrelsen ska vara beslutsmässiga måste minst 50 procent av ledamöterna vara närvarande (fysiskt
eller via telefon/videomöten). Beslut sker enligt enkel majoritet. Vid lika röster har ordförande utslagsröst. Varje ledamot har en rösträtt.
Styrelsen har inte suppleanter men vid behov kan personer adjungeras in. Adjungerade har inte rösträtt. Ordinarie ledamöter kan inte ersättas vid möten.
I egenskap av finansiär för det strategiska innovationsprogrammet för lättvikt är även representanter för VINNOVA adjungerade/observatörer till styrelsemötena.
Aktuell styrelse finns beskriven på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
Styrelsen är sammansatt enligt följande kriterier;
• Huvudsakligen aktiva medlemmar. Upp till tre platser kan innehas av personer som tillhör organisationer som inte är medlemmar i LIGHTer, men då har de endast beslutsrätt i frågor som rör det strategiska innovationsprogrammet för lättvikt (inte medlemsprogrammet). Styrelsemötena delas upp i två delar; medlemsprogrammet och strategiskt innovationsprogram för lättvikt. Detta innebär att även handlingarna inför mötet skickas ut separat.
• Endast en person per organisation
• Styrelsen består av 8-12 personer
• Minst två OEM från två olika industrisektorer
• Minst ett tjänsteföretag
• Minst två SMF-företag (SMF<250 anställda)
• Minst ett företag från leverantörsindustrin
• Minst ett universitet
• Minst ett forskningsinstitut
• Ordförande är någon från industrin
• Sekreterare och föredragande är verksamhetsledningen
Styrelsen sammanträder ca 4 gånger per år. Sammankallande är verksamhetsledaren tillsammans med ordföranden. Underlag till styrelsemötena skickas ut senast 2 veckor innan mötena. Styrelsen ansvarar för följande;
• Att LIGHTer följer den långsiktiga visionen, de långsiktiga målen och strategierna
• Att detaljerade färdplaner upprättas utifrån den strategiska forsknings- och Innovationsagendan för lättvikt
• Ta fram budgetunderlag till stämman (medlemintäkter, drift etc)
• Beslutar om fördelning av medlemsintäkterna och beslutar om vilka aktiveter och insatser som ska sker inom medlemsprogrammet
• Ta fram årlig verksamhetsplan
• Utser verksamhetsledare, biträdande verksamhetsledare och övriga personer i ledningsgruppen (management) inklusive ansvarig för teknikgruppen (medlemsforum)
• Att regelbundna möten och interaktion sker med offentliga finansiärer
• Beslutar om vem som beviljas medlemskap i LIGHTer utifrån ansökan från respektive organisation
• Driver det strategiska innovationsprogrammet för lättvikt enligt uppsatta mål och effekter. Innefattar även att besluta om årliga insatser, strategiska projekt och utlysningar inom programmet samt beslut om portföljstrategin.
§2.4 Ledningsgrupp (Management)
Förutom verksamhetsledaren och biträdande verksamhetsledaren, består ledningsgruppen av personer som har stor industriell och akademisk support. Aktuell ledning finns beskrivet på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx. Ledamöter (exkl. verksamhetsledningen) sitter på två års mandat.
Ledningsgruppen består av 5-8 personer, och är sammansatt enligt följande kriterier;
• Verksamhetsledare från Swerea (Ansvarig för erbjudande Nätverk, IM4* och IM6*)
• Biträdande verksamhetsledare från Swerea (Ansvarig för erbjudande Nätverk, IM4* och IM6*)
• Minst en industrirepresentant (Ansvarig för LIGHTer erbjudande Teknik – Industri, IM2* och IM3*).
• Minst en representant från U&H (Ansvarig LIGHTers erbjudande Teknik – Forskning, IM1* och IM5*)
• Ansvarig för teknikgruppen (utses av stämman)
• Samt nödvändig kompetens i form för att säkerställa drift och utveckling (projektadminstratör, kommunikatör etc.). Beslutas av verksamhetsledaren.
* IM = Innovationsmekanism, se strategisk forsknings- och innovationsagenda för lättvikt
Ordförande i ledningsgruppen är verksamhetsledaren. Sekreterare och justeringsmän väljs vid varje sammanträde. Ledningsmöten hålls ca 6 gånger per år. Underlag till mötena skickas ut senast 1 veckan innan mötet.
Ledningsgruppen ansvarar för följande;
• Har det operativa ansvaret för att driva LIGHTer och det strategiska innovationsprogrammet för lättvikt enligt uppsatta mål, strategier och den långsiktiga visionen
• Uppföljning och utvärdering av LIGHTers verksamhet utifrån uppsatta mål och effekter
• Reglerar IPR frågor och upprättar nödvändiga projektavtal
• Administration av medlemsprogram och avtal. Inkluderar att upprätthålla ”LIGHTer” verksamhetsbeskrivning” samt ”LIGHTer medlemsprogram och avtal”.
• Koordinerar LIGHTers teknikgrupp
• Uppföljning och utveckling av projektportföljen, portföljsstrategin och innovationsmekanismerna inom det strategiska innovationsprogrammet för lättvikt
§2.5 LIGHTer teknikgrupp (medlemsforum)
Alla medlemmar i LIGHTer har möjlighet att delta i LIGHTers teknikgrupp. Sammankallande för möten är industrirepresentanten i ledningsgruppen. Mötena hålls vid behov.
Teknikgruppen ansvarar för följande;
• Diskuterar och koordinerar projektförslag och andra aktiviteter och insatser med LIGHTers medlemmar
• Ta fram beslutsunderlag till styrelsen, t ex förslag på insatser och aktiviteter till LIGHTer och det strategiska innovationsprogrammet för lättvikt (medlemsprogram, utbildningar etc).