ÖVERENSKOMNA HUVUD- PRINCIPER FÖR
IDROTTSFÖRVALTNINGEN FASTIGHETSKONTORET
Bilaga 2
Huvudprinciper för
Internhyressättning av idrottsanläggningar
ÖVERENSKOMNA HUVUD- PRINCIPER FÖR
INTERNHYRESSÄTTNING GÄLLANDE IDROTTSANLÄGGNINGAR
Innehåll
2. Omfattning och verksamheter 3
4. Överenskommelse 3 4.1 Giltighetstid 3
4.2 Överenskommelsens godkännande 3
4.3 Ändringar i överenskommelsen 3
5. Hyreskontrakt för enskilda objekt 4 5.1 Avstämning av ytor 4
5.2 Upplåtelser till annan part 4
6. Hyresprinciper 4 6.1 Självkostnadsersättning 4
6.2 Uppföljning av självkostnaden 4
7. Hyreskonstruktion 4 7.1 Kapitalkostnader 4
7.3 Generellt beträffande drift och underhåll 5
8. Hyresgästanpassning 5 8.1 Kostnad för ny-, till- eller ombyggnad 6
9. Friställande och avveckling av lokaler 6
10. Reglering av hyra vid ombyggnad av anläggning 6
1. AVTALSPARTER |
Denna överenskommelse tecknas mellan fastighetsnämnden (hyresvärd) och idrottsnämnden (hyres- gäst). |
2. OMFATTNING OCH VERKSAMHETER |
Överenskommelsen omfattar samtliga idrottsanläggningar som idrottsnämnden hyr av fastighetsnämn- den. Idrottsnämnden hyr idrottsanläggningarna för att i dessa bedriva idrottsnämndens verksamhet. |
3. SYFTE |
Syftet med denna överenskommelse är att klargöra grunderna för hyres- och ansvarsförhållandet mel- lan parterna. Idrottsnämnden och fastighetsnämnden ska gemensamt arbeta för att idrottsanläggningarna är ända- målsenliga för verksamheten. Den huvudsakliga ansvarsfördelningen framgår av detta avtal och dess bilaga 2, Gränsdragningslista. Gränsdragningslistan kan efter överenskommelse mellan parterna anpas- sas efter lokala förutsättningar vid varje anläggning i samband med avtalsupprättandet. Lokalerna ska uppfylla de krav som följer av gällande lagar, förordningar och andra bestämmelser bland annat med avseende på moderna krav på ventilation, akustik och tillgänglighetsanpassning. Hyran för respektive objekt ska grunda sig på fastighetsnämndens självkostnad. Hur hyran beräknas återfinns nedan i punkterna 6 och 7. |
4. ÖVERENSKOMMELSE |
Genom denna överenskommelse fastställer idrottsnämnden och fastighetsnämnden de generella villkor som gäller för samtliga inhyrningsavtal för idrottsanläggningarna. Överenskommelsens bestämmelser gäller även för tillkommande idrottsanläggningar som idrottsnämn- den kommer att hyra av fastighetsnämnden. |
Överenskommelsen löper from 2011-01-01 och till dess ny överenskommelse tecknas. Uppföljning sker i samband med båda förvaltningars bokslut i enlighet med punkt 6.2 i överenskomna huvudprinci- per. Respektive part har rätt att aktualisera en översyn i samband med bokslutsarbetet. |
Överenskommelsen ska godkännas av respektive nämnd samt av kommunstyrelsen. |
4.3 Ändringar i överenskommelsen Beslut i idrottsnämnden och fastighetsnämnden fordras för ändringar av mer principiell natur. |
Ändringar av mindre principiell natur kan överenskommas mellan respektive förvaltningschef. Sådana ändringar protokollförs och läggs som bilaga till denna överenskommelse. |
5. HYRESKONTRAKT FÖR ENSKILDA OBJEKT |
Hyreskontrakt för samtliga upplåtelser ska upprättas för varje enskild idrottsanläggning. De idrottsanläggningar som vid detta avtals ikraftträdande omfattas av överenskommelsen är förteck- nade i bilaga 1. Vid behov kan en aktuell förteckning upprättas löpande. |
Idrottsförvaltningen och fastighetskontoret är överens om att gemensamt verka för uppdatering och avstämning av idrottsanläggningarnas ytor |
Idrottsförvaltningen har efter skriftligt godkännande från fastighetskontoret rätt att hyra ut del av an- läggning. Hel anläggning kan hyras ut efter särskild överenskommelse i varje enskilt fall. Generellt gäller att i upplåtelsen till annan part skall verksamheten som kommer att bedrivas överens- stämma med den verksamhet som anläggningen är avsedd för. Eventuell upplåtelse till annan part ska ej påverka hyressättningen. En lista med fördelningen av aktuella uthyrningsavtal finns upprättad. Listan som utgör bilaga till föreliggande överenskomna huvudprinciper visar vad som för närvarande gäller för fördelningen av uthyres- och arrendeavtal mellan idrottsförvaltningen och fastighetskontoret. Av listan framgår vilka lokaler idrottsförvaltningen tillsvidare kan hyra ut utan ytterligare särskild överenskommelse. Idrottsförvaltningen ansvarar för att dessa avtal överensstämmer med Xxx:s gällande hyresavtal gentemot fastighetskontoret. Fastighetskontoret ska omgående delges dessa avtal. Ompröv- ning ska ske när avtalen går ut. |
6. HYRESPRINCIPER |
Hyressättningen utgår från självkostnadsprincipen. |
Idrottsnämnden och fastighetsnämnden är ense om att årligen efter bokslut gemensamt gå igenom och följa upp fastighetsnämndens faktiska kostnader för idrottsanläggningarna. Avtalade hyresnivåer bygger på de erfarenhetsvärden som finns för respektive anläggning och föränd- ras inte under innevarande avtalstid på annat sätt än vad som i övrigt anges i denna överenskommelse. |
7. HYRESKONSTRUKTION |
Kapitalkostnader ingår i internhyran med rak avskrivning och med vid avtalstecknandet aktuell och känd internränta fastställd av kommunfullmäktige. Vid omtecknande regleras dock räntor och avskriv- ningar oavsett belopp. Internräntekostnaden sjunker i takt med avskrivningarna och påverkar på så sätt hyreskostnaden årsvis om avskrivningen per anläggning överstiger 200 000 per år. |
Mediakostnader åvilar idrottsnämnden som hyresgäst och ingår inte i internhyran. 7.3 Generellt beträffande drift och underhåll Idrottsförvaltningen och fastighetskontoret har enats om en ansvarsfördelning när det gäller drift och underhåll enligt den gränsdragningslista som ingår som bilaga till hyreskontrakten, Den övergripande principen är att idrottsförvaltningen svarar för inre underhåll i idrottsanläggningarna medan fastighets- kontoret svarar för det yttre underhållet. Ansvar för enskilda åtgärder framgår av till hyreskontrakten tillhörande gänsdragningslista (bilaga 3) |
I driftkostnader ingår i huvudsak följande: ▪ Tillsyn och skötsel i enlighet med gränsdragningslista ▪ Egendomsförsäkring för fastigheterna ▪ Serviceavtal i enlighet med gränsdragningslista ▪ Felavhjälpande underhåll i enlighet med gränsdragningslista ▪ Kostnader för snöröjning och klottersanering Ingående driftkostnader i enskilda hyresavtal utgår från uppskattningar av nu kända driftkostnader som fördelas per ingående kvadratmeteryta. Då nu tecknade hyreskontrakt efter gällande avtalsperiod ska omförhandlas är idrottsförvaltningen och fastighetskontoret överens om att driftkostnaden i stället ska fördelas per kvadratmeter. |
Planerat underhåll som åvilar fastighetskontoret enligt gränsdragningslista ingår som en del i internhy- ran. |
Fastighetskontorets overheadkostnad utgörs av de kostnader som inte direkt kan bokföras på respektive fastighet/IKB utan fördelas genom nycklar. För närvarande sker fördelningen i relation till yta respek- tive omsättning (hyra) på anläggningen. För tillkommande anläggningar respektive större investeringar som inte beräknas tillföra ökade admi- nistrativa kostnader påverkas inte den totala OH kostnadsdelen. I dessa fall lämnas hyresofferter med hänsyn till aktuella förutsättningar baserade på självkostnad. |
Vid framtida hyressättning arbetas om möjligt in en indexering av kostnaderna exkl. kapitalkostnaden |
8. HYRESGÄSTANPASSNING |
En särskild överenskommelse mellan idrottsförvaltningen och fastighetskontoret reglerar investerings- processen (bilaga 2). Båda förvaltningarna medverkar i hela processen från program/inriktningsbeslut och genomförandebeslut. |
Hyran i samband med ny- om- och tillbyggnad hanteras i enlighet med ovanstående självkostnadsprin- ciper och ingår i underlaget för investeringsbeslutet. Projektuppdrag för planerade investeringar finan- sieras av beställaren om inget investeringsbeslut fattas. |
8.1 Kostnad för ny-, till- eller ombyggnad Kostnader för ny-, till- eller ombyggnader inom befintlig fastighet ska erläggas genom ett tillägg på hyran. Detta beräknas enligt samma hyresmodell som angetts ovan. |
9. FRISTÄLLANDE OCH AVVECKLING AV LOKALER |
Förhyrda anläggningar följer avtalade hyresvillkor och tider. Uppkommer situationen med behov av förtida frånträde regleras detta från fall till fall. |
10. REGLERING AV HYRA VID OMBYGGNAD AV ANLÄGGNING |
Vid ombyggnad av anläggning då anläggningen ej kan disponeras för sitt ändamål reduceras internhy- ran med den del av hyran som avser minskade kostnader för drift, felavhjälpande underhåll och plane- rat underhåll. |
11. SÄRSKILDA BESTÄMMELSER |
I bilaga till respektive avtal upprättas de särskilda bestämmelser som gäller från fall till fall. |
Stockholm den 1 juli 2011 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Xxxx Xxxxxx-Mena Xxxxx Xxxxxxxx Förvaltningschef t.f. förvaltningschef Bilagor: 1. Sammanställning och fördelning av uthyrnings- och arrendeavtal mellan fastighetskontoret och idrottsförvaltningen. 2. Gränsdragning i investeringsprojekt mellan Idf och Fsk. 3. Gränsdragningslista skötsel och underhåll. |