Upphandlingsenheten

Upphandlingsenheten

Xxxxxx-Xxxxx Xxxxxx, 000-000 00 00

Avtal

Mellan Lokalförvaltningen, Göteborgs stad (212000-1355) 556070-5054, nedan "Beställaren", och X, orgnr (XXXX-XXXX), nedan "Leverantören", angående leveranser av Larmförmedling av fastighetsrelaterade fel.

1 AVTALSPERIOD

Avtalet gäller fr.o.m. datum t.o.m. datum.

1.1 LEVERANTÖRENS KONTAKTUPPGIFTER

Avtalsansvarig

Namn:

Adress Postnummer: Postadress:

E-post Direktnummer: Mobilnummer:

Organisationsnummer:

Orderkontakt

Namn:

E-post Direktnummer: Mobilnummer:

Miljöansvarig

Namn:

E-post Direktnummer: Mobilnummer:

1.2 LOKALFÖVALTNINGENS AVTALSANSVARIG

Avtalsansvarig:

Besöksadress: Lillhagsparken Adress: Box 5163

Postnummer: 402 26 Postadress: Göteborg

Vxl. nummer: 000-000 00 00 E-post:

2 OMFATTNING

Lokalförvaltningen har för avsikt att upphandla en leverantör utanför normal arbetstid för förmedling och i vissa fall hantering av felanmälningar och fastighetsfel eller andra brister och missförhållanden som anmäls via telefon av verksamheten eller andra personer. Även viss hantering av automatiskt indikerade fel skall kunna hanteras.

Under kontraktstiden är Lokalförvaltningens särskilda inriktning och mål att felanmälan skall skötas så att:

• Avsedda funktioner upprätthålls och fastigheternas värde bevaras

• Lokalförvaltningen och Lokalförvaltningens kunder är nöjda

• Fel blir åtgärdade på ett optimalt sätt med hänsyn till Lokalförvaltningens berättigade krav och Lokalförvaltningens ekonomi

Leverantören skall utföra uppdrag i enlighet med denna inriktning och dessa mål

Orientering om Lokalförvaltningens felanmälan

Beredskapsorganisationen på Lokalförvaltningen är bemannad för att hantera händelser inom 3 områden:

1. El, Patientlarm

2. Driftteknik, värme, ventilation

3. Byggnad

Felanmälan som uppstår skall förmedlas till Lokalförvaltningens beredskapsorganisation alternativt anvisad leverantör/entreprenör.

Uppdraget baseras på att totalt antal inkommande samtal från hyresgäster under beredskapstid är cirka 3000 samtal, varav 2000 samtal resulterar i samtal till Lokalförvaltningens beredskapspersonal och de entreprenörer som kommer att anvisas.

Omfattning

Uppdraget innebär för leverantören att förmedla felanmälningar. Leverantören skall i Lokalförvaltningens ställe svara för förmedling av felanmälningar och fastighetsfel eller andra brister och missförhållanden, som indikeras som tekniska larm eller anmäls av kund eller andra personer.

En viktig del av ansvaret är att bedöma vilka anmälningar eller fel som inte behöver åtgärdas på beredskapstid utan kan överlämnas till Lokalförvaltningen för åtgärd under normal arbetstid bl a med stöd av anvisningar som Lokalförvaltningen tillhandahåller och uppdaterar. Uppdraget innebär också att medverka till förbättringar.

Uppdraget omfattar att utanför normal arbetstid (inkluderar ordinarie lunchtid) ta emot och bedöma telefonsamtal för felanmälningar, ta emot viss mängd av automatiska driftlarm, analysera fastighetsfel och förmedla enligt anvisning.

Leverantören skall även svara för routing. Routing omfattar en inledande intervju för att fastställa vilken typ av ärende kunden har. Fastighetsfel som kan åtgärdas under normal arbetstid hänvisas till Lokalförvaltningens ordinarie serviceorganisation.

I de fall Lokalförvaltningens personal inte skall åtgärda felanmälan skall leverantören avropa erforderliga åtgärder hos de leverantörer som Lokalförvaltningen har avtal med, t ex fel på hiss, tak- och avvattning, markentreprenad, inbrott/brandlarm, och följa upp leverantörernas arbete.

Leverantören skall återrapportera behandlade ärenden dagligen, ge underlag för att uppdatera Lokalförvaltningens kontaktlistor, leverera månadsstatistik, analysera fel och rekommendera förbättringar samt medverka i möten med Lokalförvaltningen.

2.1 AVGRÄNSNING

Avtalet omfattar endast larmförmedling av fastighetsrelaterade fel.

2.2 AVROPSBERÄTTIGANDE MYNDIGHETER/ENHETER

Lokalförvaltningen

2.3 KRAVSPECIFIKATION

Krav enligt förfrågningsunderlaget skall kunna uppfyllas under hela avtalsperioden då dessa är kritiska för tjänstens utförande.

2.4 CERTIFIERING LARMCENTRAL

Leverantören skall ha tillgång till larmcentral antingen egen eller genom underleverantör som är certifierad som larmcentral enligt SSF 136:4 eller motsvarande. Larmcentralen skall även vara klassad som försäkringsgodkänd larmcentral. För att verifiera att ovanstående kraven uppfylls skall vid avrop på begäran bifogas intyg om certifiering.

3 LEVERANSVILLKOR

Fritt levererat till av beställaren angiven adress. De orter/objekt där Myndigheten/Beställaren verkar benämns som Leveransort/objekt. Leverans av tjänster skall ske till den Leveransort/objekt som definieras vid avrop av Beställaren.

3.1 LEVERANSTID

Samtliga tjänster skall kunna levereras dygnet runt, alla dagar under hela året enligt framtaget schema

3.2 AVBESTÄLLNING

Beställaren har rätt att avbeställa sådana delar av beställt uppdrag som inte genomförts eller då uppdragets bedöms ej utförs enligt de villkor eller kvalitet som har avtalats.

Om avbeställning beror på myndighetsbeslut som Beställaren inte kunnat råda över, eller om förutsättningarna för fullföljandet av uppdraget, utanför Beställarens rådighet, har ändrats i väsentlig omfattning och det med hänsyn till detta inte är rimligt att fullfölja uppdraget, har Leverantören rätt till ersättning för utfört arbete och nedlagd styrkt kostnad. Vid avbeställning skall resultatet av utfört arbete redovisas och överlämnas till Beställaren senast när Beställaren fullgjort sin betalningsskyldighet.

4 PRISER

Årligt fast pris i SEK exkl. mervärdeskatt enligt anbud. Priserna är fasta under 24 månader efter avtalsstart. I övrigt får inga avgifter, eller någon annan hanteringskostnad förekomma än det som anges vid anbud i prisbilaga. Leverantör har ej rätt till ytterligare ersättning om det ej är skriftligen överenskommit mellan parterna.

4.1 PRISFÖRÄNDRINGAR

Prisförändringen skall ske enligt Statistiska centralbyråns, Almegas och Sweguards faktorprisindex för bevakningstjänster. Justeringen sker utifrån den förändring som skett mellan oktober året innan prisjustering och oktober det år priset justeras.

Förändringar vars resultat enligt beräkningen understiger 1,5 % justeras inte. Begäran om prisförändring skall ske skriftligt senast en månad före ev. förändring, med underlag som styrker förändringen.

Om överenskommelse ej träffas, äger båda parter rätt att skriftligen säga upp gällande avtal med uppsägningstid på 6 månader. Under uppsägningstiden gäller de gamla ramavtalsvillkoren. Begäran om prisförändringar får ske högst en gång/år efter fastprisperiodens slut. Inga retroaktiva förändringar medges. Prisändringen får tillämpas tidigast vid närmast påföljande kalendermånadsskifte efter att genomförd och godkänt prisjustering. Nya priser ska gälla minst tolv (12) månader i taget.

5 FAKTURERING

Faktureringsavgifter accepteras ej. På fakturan skall följande anges:

Enhetens namn, kundnummer och mottagarkod (i förekommande fall) Beställningsnummer

mottagaradress)

5.1 EJ RÄTT TILL ERSÄTTNING

Uppdragen som inte är återrapporterade till beställare/fastighetsjour eller motsvarande kan inte ligga till grund för fakturering vilket innebär att leverantören inte får ersättning för utryckningar eller arbetspass där sådant förekommit. Även rapporter som innehåller nedsättande uttryck/värderingar om person eller grupp, kan inte ligga till grund för fakturering vilket innebär att leverantören inte får ersättning för utryckningar eller arbetspass där sådant förekommit samt att leverantören skall erläggas vite för utryckningar eller arbetspass där sådant förekommit.

5.2 AVGIFTER

Avgifter som skriftligen ej överenskommits godtages ej oavsett benämning.

6 BETALNINGSVILLKOR

Betalning skall ske inom 30 dagar efter fakturans ankomstdag och godkänd leverans. Vid försening utgår dröjsmålsränta enligt räntelagens bestämmelser. Under sommartid skall, efter överenskommelse mellan parter i underavtal, en betalningstid på 45 dagar kunna accepteras.

7 LAGAR M.M.

Leverantör ansvarar för att samtliga för detta avtalgällande direktiv, förordningar, lagar och andra bestämmelser följs.

8 BEFRIELSEGRUNDER (FORCE MAJEURE)

Parterna skall vara befriade från att fullgöra skyldighet enligt avtalom utförande hindras eller oskäligt betungas till följd av händelser utanför partens kontroll och som inte hade kunnat förutses. Såsom befriande omständighet skall anses bl. a. myndighets åtgärd eller underlåtenhet, nytillkommen eller ändrad lagstiftning, konflikt på arbetsmarknaden, blockad, brand, översvämning eller olyckshändelse av större omfattning.

Till händelser utanför parts kontroll skall inte räknas strejk, blockad, lockout eller annan arbetskonflikt som beror av att part inte följer på marknaden gängse tillämpade regler och principer. Part skall visa att konflikt som nyss sagts inte beror på parten.

En part är skyldig att omgående skriftligen underrätta den andra parten i händelse av nyss nämnd slag, som hindrar eller oskäligt betungar parts fullgörande av avtalet.

Parten är skyldig att genast utföra åligganden enligt avtalnär händelsen av nu nämnt slag upphör.

8.1 RISKBEDÖMNINGAR VID EN SÄRSKILD/EXTRAORDINÄR HÄNDELSE

Definitionen av en extraordinär händelse regleras i lag. En särskild händelse är en akut inträffad eller befarad händelse som innebär att leverantörens möjlighet att fullgöra sitt uppdrag, av olika skäl, hindras eller begränsas. Det kan vara frågan om Force Majeure men även andra händelser skulle kunna räknas som en s.k. särskild händelse.

Leverantören(L) skall omedelbart underrätta Beställaren(B) om bevakningsbranschens aktuella riskbedömningar enligt följande:

fiska platser som omfattas av beslutet.

platserna; när dessa inträffat; finns det skadade personer och eller egendom; Har polisanmälan gjorts)

relevanta.

Med stöd av L´s rapport skall B få möjlighet att framföra eventuella tillägg, kommentera faktaunderlaget

och genomföra en riskanalys innan Leverantörens eventuella önskemål kan godkännas. L får inte, utan B´s godkännande, fakturera B för merkostnader som eventuellt uppstår med anledning av beslutade åtgärder.

9 ORGANISATIONSFÖRÄNDRINGAR

Lokalförvaltningen reserverar sig för att omfattningen av avtal kan förändras, t ex på grund av organisationsförändringar.

Vid större organisatoriska förändringar hos antagen leverantör/er skall detta informeras i förväg till Lokalförvaltningen.

10 ELEKTRONISK HANDEL

Beställningar - Enligt förutsättningar i anbudsförfrågan och anbudssvar. Elektronisk fakturering - Leverantören skall, på begäran, vara beredd att införa elektronisk fakturering.

11BANK- OCH PLUSGIRO

Andra post - och bankgironummer än de som angivits i anbud får inte användas utan godkännande från Lokalförvaltningen. Bankgiro: XXXXX; Plusgiro XXXXX.

12 AVTALSUPPFÖLJNING

Leverantören skall medverka till att avtalsuppföljning sker minst en gång per år om inte annat överenskommes.

12.1 STATISTIK

Leverantören skall kunna tillhandahålla sökbar statistik gällande de felanmälningar som inkommer utifrån av Lokalförvaltningens fastställd prioriteringslista. Statistiken skall överlämnas månadsvis. Statistiken skall tillhandahållas via datamedia.

Leverantören skall ha ett väl fungerade elektroniskt system för uppföljning/statistik. Sådan statistik skall redovisas enligt överenskommelse med Lokalförvaltningen i samband med avtalsstart.

12.2 STATISTIK TILL BESTÄLLAREN

Leverantör skall ha ett väl fungerande elektroniskt system för uppföljning/statistik. Sådan statistik för uppföljning skall redovisas enligt beställarens anvisningar i underavtal. Den kan t.ex. innehålla uppgifter redovisade per dygnets timmar, veckodag, vecka och månad samt på områdesnivå, objektnivå och typ av störning eller fel.

13 REKLAMATION

Reklamationsrutiner då Beställaren är missnöjd med leverantörer m.m. eller hur uppdraget utförs skall finnas. En reklamation skall besvaras omedelbart och åtgärdas snarast. Leverantören bör på begäran kunna via en datafil skicka en uppföljning av reklamationer per enskild Kund/Beställaren men även för hela Lokalförvaltningen. Filen bör innehålla både reklamation från Kunden samt samtliga åtgärder som vidtagits.

14 VITE

Enligt av båda parter accepterad allmänna leveransbestämmelser. Även andra viten kan tillämpas och överenskommas i underavtal. Exempel på detta kan vara utebliven rapport, försenad rapport eller annan brist/felaktighet. Viten kan förekomma som en bestämd summa, i form av kreditering av arbetspass, fakturering av L eller på annat sätt som överenskommits i ett underavtal.

Framställan om krav på vite ska ske senast en (1) månad efter den senaste avstämningsmöte med leverantören. Om dröjsmål beror på Beställaren eller något förhållande på dennes sida har Leverantören rätt till skälig ersättning för direkta kostnader denne drabbats av på grund av dröjsmålet.

Om Leverantören inte fullgör sina åtaganden avseende redovisning enligt detta avtal har Lokalförvaltningen rätt till vite. Vite utgår med 10 000 SEK för varje redovisningsperiod om Leverantören inte åtgärdar brister enligt ovanstående inom 10 arbetsdagar efter skriftlig erinran från Lokalförvaltningen. Utöver vite, äger Lokalförvaltningen rätt att vid utebliven redovisning fakturera enligt tidigare lämnad redovisning. Efter det att Leverantören inkommit med redovisning kommer vid nästföljande redovisningstillfälle korrigering att göras av det belopp som tidigare fakturerats. Vite kommer inte att återbetalas.

I det fall Leverantören inte fullgör sina åtaganden avseende redovisning i den utsträckningen att vite utgår vid två (2) tillfällen under en tolv (12) månaders period, eller upprepade tillfälle under ramavtalsperioden äger Lokalförvaltningen rätt att häva avtalet med omedelbar verkan.

15 FÖRSÄKRINGAR

Leverantören skall inneha och vidmakthålla för uppdraget erforderliga försäkringar (ansvarsförsäkring och samtliga

försäkringar som Leverantören enligt tillämpliga lagar och författningar är skyldig att inneha). Leverantör skall inneha en ansvarsförsäkring som även omfattar omhändertagen egendom till ett lägsta försäkringsbelopp om 10 miljoner kronor.

Leverantören skall, på Lokalförvaltningens eller Beställarens begäran, kunna tillhandahålla bestyrkta kopior av samtliga försäkringsbrev samt bevis att samtliga förfallna försäkringspremier erlagts.

16 ÄGANDERÄTT

Ev. upphovsrätt till Leverantörens arbetsresultat med anledning av uppdraget så som rapporter, minnesanteckningar mm. tillkommer Beställaren utan att särskild ersättning utgår. Detta gäller dock inte om annat särskilt avtalas. Leverantören får inte publicera eller på annat sätt nyttja arbetsresultatet utan uppdragsgivarens skriftliga medgivande.

17 NYTTJANDE AV UPPDRAGET

Leverantören äger ej rätt att använda den upphandlande myndighetens namn i marknadsföringssammanhang utan Lokalförvaltningens i förväg inhämtade skriftliga medgivande.

18 SÄKERHETSFÖRESKRIFTER

Eventuella säkerhetsföreskrifter som krävs för att fullgöra bevaknings/larmtjänsten skall tillhandahållas av Beställaren. Leverantören ansvarar för att säkerhetsföreskrifterna följs.

19 MILJÖLEDNING

Leverantören skall arbeta efter ett miljöledningssystem antingen i form av en certifiering eller i form av ett eget dokumenterat miljöledningssystem. Om ett miljöledningssystem inte finns skall leverantören inom 6 månader från avtalsstart ha ett sådant. Systemet skall omfatta den verksamhet som utför transporterna, inklusive underleverantörer, och skall minst inkludera följande delar:

xxxxxxx för att hantera avvikelser - rutiner och metoder för redovisning och rapportering till den upphandlande myndigheten Om miljöarbete inte genomförs enligt ovanstående kan detta komma att anses som väsentligt avtalsbrott.

20 KVALITETSLEDNINGSSYSTEM

Leverantören skall arbeta efter ett kvalitetssystem antingen i form av en certifiering eller i form av ett eget dokumenterat kvalitetssystem/kvalitetsplan. Leverantören ska ha kvalitetssäkringsrutiner för att säkerställa att tjänsterna avseende planering, genomförande, dokumentation och uppföljning för respektive leverans säkerställs.

Systemet skall minst inkludera följande delar:

l uppfyllas

myndigheten

Dokumenterat arbete enligt kvalitetssäkrade processer skall redovisas på begäran av den upphandlande myndigheten. Verifikat kan utgöras t ex av årlig genomgång av en oberoende aktör av kvalitetssäkringsarbetet i företaget. Om kvalitetsarbete inte genomförs enligt ovanstående kan detta komma att anses som väsentligt avtalsbrott och ramavtalet kan komma att sägas upp av Lokalförvaltningen.

21 SEKRETESS

All av leverantör anlitad personal skall iakttaga tystnadsplikt enligt gällande sekretesslagstiftning samt enligt de eventuella instruktioner som beställaren ger. Leverantör ansvarar för att dennes personal blir medveten om sitt ansvar. Person anlitad av Leverantören får inte röja eller utnyttja sekretesskyddad uppgift.

Bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut uppgifter i allmänna handlingar anges i Offentlighets- och sekretesslag (2009:400).

Sekretessbestämmelserna gäller även efter det att avtalet har upphört. Tystnadsplikten gäller inte när part enligt lag är skyldig att lämna ut handlingar eller uppgifter.

22 UNDERLEVERANTÖR

Godkänns ej enligt detta avtal

23 BEHÖRIGA BESTÄLLARE

Beställarens behöriga beställare skall alltid anges i underavtal. Huvudregeln skall vara att endast i underavtalet angivna behöriga Beställare har rätt att avropa tjänsten. Sida 8 av 9 25.2 Justering av avtalets volym

24 JUSTERING AV AVTALETS VOLYM

Under avtalstiden har beställaren rätt att 30 dagar efter skriftlig begäran justera volymen av i underavtal kontrakterad leverantör. Innebär en sådan begäran om justering en minskning av kontrakterad bevaknings/larmtjänst med mer än 25 % av det totala värdet, skall sådan begäran ske senast 4 månader i förväg. Andra tider än ovan angivna kan överenskommas i underavtal.

25 HÄVNING AV AVTAL

Part är berättigad att häva avta eller underavtal om den andra parten väsentligen och vid upprepade tillfällen bryter mot sina förpliktelser och ej vidtager rättelse inom en månad från skriftlig anmälan. Part är också berättigad att häva avtal:

part inte fullgör sina skyldigheter vad gäller skatter och avgifter (obs! gäller även underavtal)

annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av ramavtal.

inte är oväsentlig samt att den tidsperiod som anges i punkt "uppfyllande av krav".

lets upphörande i förtid, ger den andra parten rätt till ersättning för den skada part har åsamkats.

25.1 Uppfyllande av krav

De tjänster som levereras av Leverantören med stöd av detta avtal ska uppfylla de i upphandlingen ställda kraven under hela ramavtalets giltighetstid. Leverantören ska vid kontroll av kravuppfyllnad utan dröjsmål bistå Lokalförvaltningen med uppgifter och stöd enligt önskemål för att på ett enkelt och entydigt sätt verifiera kravuppfyllnad.

Vägran att bistå med nödvändig hjälp för att kontroll ska kunna utföras innebär att motparten får bedöma krav som inte uppfyllda.

Om Leverantören inte längre uppfyller ställda krav ska Leverantören åtgärda eller anmäla (t. ex. auktorisation) detta snarast, dock senast inom en (1) månad. Om Leverantören underlåter att meddela Lokalförvaltningen om brister enligt ovan, eller om mer än en (1) månad passerat från det att bristen uppdagades, har Lokalförvaltningen rätt att besluta att Beställare ska exkludera Leverantören från att lämna avropssvar tills bristen är åtgärdad. Om bristen inte är oväsentlig och det har passerat mer än tre (3) månader från den tidpunkt bristen anmäldes, eller borde ha anmälts, har Lokalförvaltningen rätt att häva ramavtalet, eller Beställaren att häva underavtalet.

26 TVIST

Tvister med anledning av detta avtal skall avgöras enligt svensk lagstiftning i Göteborgs Tingsrätt.

27 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL

Ramavtalsleverantör får ej utan Lokalförvaltningens skriftliga medgivande överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter eller skyldigheter enligt ramavtal.

28 HANDLINGARNAS RANGORDNING

Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheter uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning:

1. Skriftliga ändringar och tillägg till avtal vilka skriftligen godkänts av båda parter.

2. Avtal

3. Anbudsförfrågan

4. Anbud

5. Leverantörens Allmänna bestämmelser överenskomna vid underavtal.

Detta avtal har upprättats i två (2) exemplar, varav parterna tagit var sitt.