NYKÖPINGS KOMMUNS FÖRETAG
FÖRETAGSPOLICY OCH GENERELLA ÄGARDIREKTIV FÖR
NYKÖPINGS KOMMUNS FÖRETAG
Antagen av Kommunfullmäktige 2024-05-14
STYRANDE DOKUMENT | |
Dokumenttitel | Företagspolicy och generella ägardirektiv för Nyköpings kommuns företag |
Diarienummer | KK24/145 |
Kategori av styrdokument | Aktiverande |
Fastställd av | Kommunfullmäktige |
Beslutsdatum | 2024-05-14 |
Giltighetstid | Från och med 2024–06–01 och tills vidare |
Omfattar | Bolagskoncernen i Nyköpings kommun |
Dokumentansvarig | Ekonomiavdelningen i Nyköpings kommun |
Uppföljning | Enligt avsnitt 5.1 i detta dokument |
KATEGORIER AV STYRDOKUMENT | |
Organiserande | Förklarar, tydliggör och reglerar kommunens roll- och ansvarsfördelning samt vem som har rätt att fatta beslut. |
Normerande | Beskriver kommunens förhållningssätt i en viss fråga eller ger direktiv för hur något ska utföras och syftar till att styra beteenden utifrån en gemensam värdegrund. |
Aktiverande | Beskriver vad kommunen vill förändra eller uppnå inom specifika områden och syftar till att ge ett uppdrag att handla på ett visst sätt. |
Reglerande | Anger villkoren för kommunal service och vilka krav kommunen ställer på de som lever, verkar och vistas i Nyköping. |
INNEHÅLL
POLITISKA UTGÅNGSPUNKTER OCH PRINCIPER 2
4.1 Berörda verksamhetsområden 3
4.2 Ändamål och föremål för verksamheten i bolagen 3
5.3 Underställningsplikt av principiella ärenden 5
6.2 Allmänhetens insynsrätt – offentlighet och sekretess 8
PLANERING, BUDGET OCH UPPFÖLJNING 8
8.1 Uppgiftsfördelning inom kommunkoncernen 9
KOMMUNALA REGELVERK FÖR BOLAGEN 12
Definitioner
Följande begrepp ska ha den betydelse som anges nedan när de förekommer i denna bolagspolicy;
”helägt bolag” betyder ett aktiebolag i vilket Nyköping kommun direkt eller
indirekt äger samtliga aktier.
”delägt bolag” betyder ett aktiebolag i vilket Nyköping kommun direkt eller
indirekt äger en eller flera av aktierna men inte samtliga aktier.
”intresseföretag” betyder, ett innehav av minst 20 procent av kapitalet i det andra företaget ska anses utgöra ett ägarintresse, om inte något annat framgår av omständigheterna.
”dotterbolag” betyder majoritetsägt bolag som ägs direkt eller indirekt av
Stadshuset i Nyköping AB.
När begreppet ”bolagen” eller ”kommunala bolagen” används nedan avser detta såväl helägda bolag som delägda bolag när annat inte särskilt anges.
Med ”kommunkoncern” avses kommunens förvaltningsorganisation och dess,
direkt eller indirekt, hel- och delägda bolag.
Med ”bolagskoncern” avses moderbolag och dess helägda dotterbolag. Med ”huvudägare” avses Nyköpings kommun.
Relevant lagstiftning
Kommunallag (2017:725)
Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Arkivlag (1990:782)
Aktiebolagslag (2005:551)
Förvaltningslag (2017:900)
INLEDNING
Kommunen bedriver verksamhet både i kommunala förvaltningar och i egna hel- och delägda bolag eller andra s k associationsformer. I juridiskt avseende är bolagen fristående rättssubjekt från kommunen men har gemensamt med förvaltningarna att de ägs av kommunen och bedriver kommunal verksamhet som ska gagna kommuninvånarna. Med kommunens ansvar för all kommunal verksamhet, oavsett organisatorisk driftsform, följer rättigheter och skyldigheter att styra all verksamhet, inkluderande den som bedrivs i bolagsform.
Kommunen med dess förvaltningar och bolag är därför att betrakta som en ekonomisk beslutsenhet och samma organisation; kommunkoncern.
SYFTE
De regelsystem som finns i kommunen kan inte utan vidare appliceras på den verksamhet som bedrivs i bolagsform. Den bolagsrättsliga sfären har regler som skiljer sig från förvaltningsorganisationen. Konsekvenserna av de juridiska skillnaderna kan dock utjämnas vilket är det huvudsakliga syftet med detta dokument. Ett andra syfte med dokumentet är att skapa förutsättningar för god samverkan inom kommunkoncernen.
POLITISKA UTGÅNGSPUNKTER OCH PRINCIPER
Policyn anger huvudägaren Nyköpings kommuns intentioner vad avser mål, samordning, insyn, uppföljning och kontroll samt innehåller huvudägarens generella ägardirektiv. Utöver detta utfärdar kommunfullmäktige ägardirektiv för respektive helägt bolag, utformade för dessas verksamheter och förutsättningar.
Bolagen är underordnade huvudägaren, Nyköpings kommun, och står därför i sin verksamhet under kommunens inseende och har att följa av kommunen utfärdade direktiv. Bolagens verksamhet regleras av lag och författning liksom av bolagsordning, stämmodirektiv, ägardirektiv och, i förekommande fall, avtal mellan kommunen och bolagen.
MÅL OCH INRIKTNING
4.1 Berörda verksamhetsområden
Denna policy gäller för kommunens bolagskoncern som utgörs av:
• Stadshuset i Nyköping AB (moderbolag) xxx.xx. 556626-0104
• Gästabudstaden AB xxx.xx. 556097-5319
• Nyköping Vattenkraft AB xxx.xx. 556450-8207
• Stationsfastigheter i Nyköping AB xxx.xx. 559251-4441
• Nyköpingshem AB xxx.xx. 556450-9486
o Nyköpingshem Oppeby 1 AB xxx.xx. 559088-0364
o Nyköpingshem Oppeby 2 AB xxx.xx. 559090-5799
o Buskhyttan AB xxx.xx. 556544-9955
Policyn ska beaktas i tillämpliga delar, som fastställs tillsammans med övriga ägare, för de delägda bolagen i kommunkoncernen som utgörs av (kommunens ägarandel anges i %):
• Näringslivsutveckling i Oxelösund och Nyköping AB (ONYX) (20 %) xxx.xx. 556326-4257
• Nyköping-Östgötalänken AB (17,1 %) xxx.xx. 556612-6636
• Europakorridoren AB (10 %) xxx.xx. 556566-9693
• Stockholm Skavsta Flygplats AB (9,9%) xxx.xx. 556237-4313
• Energikontoret i Mälardalen AB (9,8%) org. nr. 556134-8698
• Sörmlands Turismutveckling AB (2,6 %) xxx.xx. 556619-6357
4.2 Ändamål och föremål för verksamheten i bolagen
Huvudändamålet med bolagen ska vara att tillgodose, ett för kommuninvånarna, allmänt intresse och vara till gagn för kommuninvånarna i allmänhet. Bolagen ska bedriva verksamheten med iakttagande av objektivitet och Kommunallagens kompetensregler; självkostnad, likställighet och lokalisering, i de fall inte lag, annan författning eller särskilt ägardirektiv anger annat. Ändamålet och föremålet för verksamheten för respektive bolag framgår av dess bolagsordning och ägardirektiv.
4.3 Ekonomiska mål
Verksamheten i bolagen ska drivas så att huvudägaren Nyköpings kommun erhåller en, med hänsyn till bolagens konsoliderings- och investeringsbehov, skälig avkastning. Syftet med bolagen är inte att bereda vinst åt huvudägaren om inte annat anges.
Närmare bestämmelser om de ekonomiska målen för respektive bolag framgår av ägardirektiv.
4.4 Övriga mål
Bolagen ska fastställa övriga mål för verksamheten med beaktande av den inriktning som fastställs av Kommunfullmäktige att gälla för Nyköpings kommun. Särskilt viktigt att beakta mål avseende de tre hållbarhetsperspektiven; social-, miljömässig- och ekonomisk hållbarhet.
BESLUTANDEPROCESS
Policyn beslutas av Kommunfullmäktige. Kommunens helägda bolag ska behandla policyn på ordinarie årsstämma.
Vad avser kommunens delägda bolag ska denna policy utgöra basen för hur kommunen anser att företagsfrågorna bör regleras. Den slutliga tillämpligheten och omfattningen av policyn måste dock överenskommas särskilt mellan delägarna innan den kan fastställas vid årsstämma för delägt bolag.
5.1 Revidering av policyn
Denna policy aktualitetsprövas i samband med ny mandatperiod och revideras vid behov. Kommunfullmäktige, kommunstyrelse och moderbolag har rätt att initiera revidering vid behov därutöver.
5.2 Ägardirektiv
Kommunen utfärdar genom Kommunfullmäktige ägardirektiv för bolagens verksamheter. Samråd av föreslagna direktiv bör ske inom bolagskoncernen innan fastställelse. Det ankommer på bolagens styrelser och verkställande direktörer att följa utfärdade direktiv i den mån de inte klart strider mot bestämmelser i aktiebolagslag, annan lag eller författning. Utfärdade direktiv ska, om inte annat anges, omedelbart från det att bolaget tagit del av beslutet, tillämpas, utan avvaktan på fastställelse vid bolagsstämma.
Bolag inom bolagskoncernen medges rätt att till huvudägaren väcka initiativ om förändring av direktiv. Sådana initiativ ska samordnas av moderbolaget som också väcker initiativet hos huvudägaren.
5.3 Underställningsplikt av principiella ärenden
Huvudägarens godkännande ska inhämtas innan bolagen fattar beslut som är av principiell betydelse eller annars av större vikt för bolaget eller för huvudägaren. Samråd med moderbolaget ska ske innan huvudägaren tillskrivs.
Enligt 10 kap. 3 § i kommunallagen (2017:725) ska Kommunfullmäktige ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt innan beslut fattas. Det innebär blanda annat, om inte annat anges i ägardirektiv, att Kommunfullmäktige även beslutar om:
• Ändring av bolagsordning
• Ändring av aktiekapital
• Bildande, avyttring eller avveckling av bolag, Kommunfullmäktige kan precisera underställningsplikt av principiella ärenden i bolagsordningen
• Fusion med annat bolag
• Förvärv eller överlåtelse av aktier eller andelar i annat bolag, Kommunfullmäktige kan precisera underställningsplikt av principiella ärenden i bolagsordningen
• Strategiskt betydelsefulla eller, i förhållande till omslutning, större investeringar, Kommunfullmäktige kan precisera underställningsplikten av principiella ärenden i bolagsordningen
• Upptagande av utländska lån
• Överlåtelse eller förvärv av fastigheter eller tomträtter av betydande värde, Kommunfullmäktige kan precisera underställningsplikten av principiella ärenden i bolagsordningen
• Ändring av bolagets verksamhetsinriktning
Moderbolaget ska informeras före det att beslut fattas om;
• Verksamhetsfrågor som kan anses vara av betydelse för beaktande av helhetssyn och effektivitet avseende kommunkoncernen
• Åtgärder som kan ha avgörande betydelse för bolagens utveckling i stort
• Innan beslut fattas om anställande eller avveckling av verkställande direktör
Moderbolaget äger skyldighet att informera kommunstyrelsen rörande ovan nämnda frågor.
Moderbolaget och/eller kommunstyrelsen äger rätt att påkalla att frågan ska underställas Kommunfullmäktige för godkännande innan åtgärd får vidtas av bolaget.
5.4 Samordningsfrågor
Syftet med kommunens koncernbildning är att tillgodose huvudägarens behov av styrning och samordning inom bolagskoncernen och kommunkoncernen.
Stordriftsfördelar genom administrativ, ekonomisk, finansiell, personell, teknisk eller lokalmässig samverkan ska alltid eftersträvas och av bolagen aktivt och självmant tas tillvara.
Samordning ska särskilt beaktas i följande områden:
• Upphandling av varor och tjänster ska, så långt det är möjligt, samordnas mellan bolagen och huvudägaren
• Bolagen ska ingå i kommunens koncernkontosystem
• Nyköpings kommun ska synliggöras i bolagens profilprogram och marknadsföring för att stärka kommunens identitet
• Verkställande direktörer ska ges möjlighet att delta i lämpliga konferenser och seminarier som kommunledningen kallar till
INSYN OCH INFORMATION
Bolag inom bolagskoncernen står under tillsyn och uppsikt av kommunstyrelsen.
Kommunstyrelsen ska löpande utöva uppsikt över de kommunala bolagen enligt 6 kap 1, 9 och 10 §§ i kommunallagen. Uppsiktsplikten innebär att kommunstyrelsen ska hålla sig informerad om bolagens verksamhet och hur bolagen förhåller sig till gällande styrdokument och gällande lagstiftning.
Kommunstyrelsen har rätt att själv eller genom annan utsedd person ta del av moderbolagets och bolagskoncernens räkenskaper och övriga handlingar samt även i övrigt inspektera bolagen och dess verksamhet.
Moderbolaget har rätt att ta del av, de i bolagskoncernen ingående, bolagens räkenskaper och övriga handlingar samt i övrigt inspektera bolagen och dess verksamhet.
Kommunstyrelsen ska i samband med årsredovisningen lämna ett underlag till Kommunfullmäktige om sin bedömning av bolagens verksamhet under året. Bedömningen av bolagens verksamhet utifrån de ändamål och befogenheter som anges i bolagsordningen och i ägardirektiv från Kommunfullmäktige.
Bedömningen ska göras med stöd av årliga rapporter från bolagsstyrelserna, uttalande från auktoriserad revisorn och uttalande från lekmannarevisorerna. Om kommunstyrelsen bedömer att ett bolag under året har avvikit från sitt ändamål och sina befogenheter, får kommunstyrelsen även lämna förslag till åtgärder som säkerställer att bolagets verksamhet åter kommer att bedrivas i enlighet med Kommunfullmäktiges beslut.
6.1 Informationsskyldighet
Mellan huvudägaren och moderbolag
Moderbolaget ska fortlöpande hålla kommunstyrelsen väl informerad om dess verksamhet, dess och bolagskoncernens ekonomiska ställning samt viktiga händelser.
• Protokoll från styrelsemöten och bolagsstämmor ska översändas till kommunstyrelsen på begäran
• Delårsrapport och årsredovisning ska lämnas till kommunstyrelsen enligt kommunens fastställda budgetanvisningar
• Beslutad arbetsordning för styrelsen och för verkställande direktör ska översändas till kommunstyrelsen
• Uppgifter som omfattas av sekretess behöver inte överlämnas i annat fall än då detta uttryckligen begärs
Mellan moderbolag och dotterbolag
Dotterbolag inom bolagskoncernen ska fortlöpande hålla moderbolaget väl informerad om deras verksamhet, ekonomiska ställning, viktiga händelser mm. Protokoll från styrelsemöten och bolagsstämmor ska löpande översändas till moderbolaget.
Delårsrapport, årsredovisning och övriga ekonomisk uppföljning ska lämnas till moderbolaget i enlighet med vad moderbolagets styrelse beslutar. Beslutad arbetsordning för styrelsen och för verkställande direktör ska översändas till moderbolaget. Uppgifter som omfattas av sekretess behöver inte överlämnas i annat fall än då detta uttryckligen begärs. Avrapportering från dotterbolagens styrelseordförande och verkställande direktör ska ske minst två gånger per år vid sammanträde med moderbolagets styrelse.
Xxxxxx huvudägare och dotterbolag
Minst en gång per år ska styrelseordförande och verkställande direktörer vid moderbolag och dotterbolag avrapportera till kommunstyrelsen. På begäran ska kommunstyrelsen informeras om och tillställas handlingar rörande hela eller delar av bolagskoncernens verksamheter.
6.2 Allmänhetens insynsrätt – offentlighet och sekretess
Om allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar hos offentliga/kommunala bolag finns bestämmelser i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL), 2 kap 3 §.
Frågor om utlämnande av handlingar avgörs i första hand av den som har handlingen i sin vård. Avslag på begäran att utlämna handling, eller uppställande villkor härför, ska på sökandens begäran beslutas av bolagets styrelse, eller på eventuell delegation som styrelsen avgett.
Avgift för utlämnande av kopia på allmän handling kan uttas varvid kommunens fastställda taxa härför ska tillämpas, förutsatt att bolagets styrelse beslutat att taxan ska tillämpas.
Bolagen ska ha en för verksamheten anpassad diarieföring/registrering av inkommande, upprättade och utgående handlingar enligt reglerna i OSL 5 kap § 1.
Bolagen, dess styrelse och anställda, är företrädare för kommunal verksamhet och ska beakta regler om serviceskyldighet, tillgänglighet med mera enligt Förvaltningslagen §§ 4-5.
6.3 Arkivfrågor
För bolagen gäller Arkivlagen och Arkivförordningen. Kommunens arkivreglemente ska tillämpas.
PLANERING, BUDGET OCH UPPFÖLJNING
Xxxxxxx har rätt och skyldighet att delta i kommunens processer för planering, budget, uppföljning och redovisning. Rutiner och material ska därvid, så långt det är möjligt, anpassas så att det utan svårighet kan inlemmas i kommunens motsvarande delar.
UPPGIFTSFÖRDELNING
8.1 Uppgiftsfördelning inom kommunkoncernen
8.1.1 Kommunfullmäktige
Kommunfullmäktige ska ha ett helhetsperspektiv på den totala kommunala organisationen och har det yttersta ansvaret för Nyköping kommuns bolagsstyrning.
Det åligger Kommunfullmäktige att:
• ange vilken verksamhet som ska bedrivas i bolagsform
• fastställa ägardirektiv och motsvarande dokument för bolagen liksom ägardirektiv och företagspolicy
• besluta om övriga styrande dokument som ska gälla för bolagen
• utse ledamöter och, i förekommande fall, ersättare samt revisorer, och lekmannarevisorer i helägda dotterbolag
• utse ledamöter och, i förekommande fall, ersättare i delägda dotterbolag
• fastställa grunder för arvode och andra ersättningar till styrelserepresentanter, revisor och lekmannarevisorer
• årligen behandla lekmannarevisorernas granskningsrapport avseende bolagskoncernen
• utse ombud till bolagsstämma i moderbolaget och helägda dotterbolag
• besluta om principiella frågor (se p 5.3)
• välja adjungerad styrelseledamot om bolagen har utmaningar och utvecklingsområden av större vikt
• föreslå styrelserepresentanter i delägda bolag
• besluta om bolagskoncernens årsredovisning som ingående del i kommunkoncernens årsredovisning
• val av stämmoombud och instruktioner till ombuden. Kommunfullmäktige ska utse de personer som ska representera ägaren och agera stämmoombud vid bolagsstämmorna i bolagen.
Lekmannarevisorer i bolagen ska utses bland kretsen av de revisorer eller ersättare som utsetts härtill i kommunen.
8.1.2 Kommunstyrelsen ska
• bereda Kommunfullmäktiges bolagsärenden
• bevaka kommunens rätt och intressen vid bolagsstämmor med moderbolag, helägda dotterbolag och delägda bolag genom att utse och instruera kommunens ombud vid stämmor med desamma
• utöva uppsiktsplikt och granskning över moderbolag och bolagskoncernen enligt Kommunallag
• noga följa bolagskoncernens ekonomiska och verksamhetsmässiga utveckling
• lämna förslag till instruktioner till kommunens stämmoombud inför bolagsstämmor
8.1.3 Moderbolagets uppgifter
Bolaget ska, utöver vad som stadgas i Aktiebolagslagen
• tillse att bolaget styrs och i övrigt handhas i enlighet med denna policy och utfärdade ägardirektiv
• noga följa bolagens ekonomiska och verksamhetsmässiga utveckling som företrädare för huvudägaren.
• bereda ärenden som kan komma att underställas huvudägaren
• tillgodose huvudägarens behov av samordning och styrning av de, i bolagskoncernen, ingående bolagen
• informera dotterbolagen om koncernintressanta frågor
• svara för beredning och samordning av strategiska frågor som ska till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige så som bolagskoncernens ekonomiska rapportering
• föreslå nivå på koncernbidrag eller utdelning från dotterbolagen
• godkänna årsredovisning och koncernredovisning
• följa kommunens anvisningar avseende verksamhetsuppföljning, delårsrapport, årsredovisning och bokslut
8.1.4 Dotterbolagens uppgifter
Bolagen ska, utöver vad som stadgas i Aktiebolagslagen
• tillse att bolaget styrs och i övrigt handhas i enlighet med denna policy och utfärdade generella och ägardirektiv
• noga följa bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga utveckling som företrädare för huvudägaren
• protokoll från styrelsemöten och bolagsstämmor ska löpande översändas till moderbolaget på begäran.
• följa moderbolagets och kommunens anvisningar avseende tertialuppföljning, verksamhetsuppföljning, delårsrapport, årsredovisning och bokslut
o övriga ekonomisk uppföljning ska lämnas till moderbolaget i enlighet med vad moderbolagets styrelse beslutar
o beslutad arbetsordning för styrelsen och för verkställande direktör ska översändas till moderbolaget
o uppgifter som omfattas av sekretess behöver inte överlämnas i annat fall än då detta uttryckligen begärs
o avrapportering från dotterbolagens styrelseordförande och eller verkställande direktör ska ske minst två gånger per år vid sammanträde med moderbolagets styrelse
8.2 Revision
Utöver vad Aktiebolagslagen stadgar ska de av kommunfullmäktige valda lekmannarevisorerna i bolagen:
• genomföra granskning av att bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt, från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräckliga
• i särskild revisionsberättelse redogöra för genomförd verksamhetsrevision och deras bedömning av verksamhetens mål och utfall
• verka för samordnad revision med den kommunala revisionen
• samverka med kommunrevisorerna i sitt revisionsarbete och ha rätt att påkalla deras biträde
• gentemot kommunens revisorer inte vara bundna av tystnadsplikt, som annars åvilar dem enligt Aktiebolagslagen, i den mån det behövs för att de ska kunna fullgöra sina uppgifter. Uppgifter om bolagets förhållanden får dock inte röjas om bolagets fordringsägare därigenom kan åsamkas skada
• granskningsrapporten från lekmannarevisorerna ska redovisas för årsstämman och lämnas som information till kommunstyrelsen. Granskningsrapporten ska fogas till den årsredovisning som lämnas till Kommunfullmäktige
8.3 Förvaltningsberättelse
Xxxxxxxx styrelse och verkställande direktör ska i förvaltningsberättelse, utöver vad Aktiebolagslagen föreskriver, redovisa ändamåls- och måluppfyllelse för bolaget.
KOMMUNALA REGELVERK FÖR BOLAGEN
Obligatoriska styrdokument | Fastställande organ | Lagrum | Kommentar |
Bolagsordning | Kommunfullmäktige och bolagsstämma | Aktiebolagslag och Kommunallag | Innehåller bolagets juridiska urkunder/regler, verksamhetsföremål och ändamål |
Ägardirektiv | Kommunfullmäktige och bolagsstämma | Företagspolicy och ägardirektiv för Nyköpings kommuns företag | Kommunfullmäktige utövar sin ägarstyrning över bolagen |
Budget/affärsplan | Bolaget | ||
Internkontrollplan | Bolaget | ||
Dokument- hanteringsplan | Bolaget |
Styrdokument att beakta och följa i tillämpliga delar
Styrdokument | Kommentar |
Nyköping kommuns vision | |
Värdegrund, ledarpolicy och medarbetarpolicy | |
Klimat- och energistrategi | |
Miljö- och folkhälsopolicy | |
Upphandlingspolicy | |
Handlingsprogram för säkrare och tryggare kommun | |
IT-säkerhetspolicy | |
Finanspolicy | |
Regler för interkontroll och attest | |
Riktlinjer mot mutor och jäv |
ÄNDRINGSHISTORIK
Rev | Författare | Beskrivning av förändring | Datum |
1 | Xxxx Xxxxxxxxxx | Sid 1. Aktualisering av lagstiftning | 2024-05-14 |
2 | Xxxx Xxxxxxxxxx | Punkt 4.1. Aktualisering av bolagsstruktur. Nyköpings Fastighetsförvaltning AB (under likvidation) xxx.xx. 556029- 0537 struket och Buskhyttan AB xxx.xx. 556544-9955 tillagt. | 2024-05-14 |
3 | Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx | Redaktionella ändringar | 2024-05-14 |