Avropsförfrågan
Programvaror och tjänster Systemutveckling
Dnr: MYH 2019/5245
Innehåll
9 Avropssvarets giltighetstid 4
10 Beställarens kontaktperson under avropssvarstiden 4
13 Beskrivning av nuvarande IT-miljö 5
15.3 Införande och uppföljning 6
15.4 Uppgift om underleverantörer 6
16 Kvalificering och utvärdering 6
16.1.1 Förnyad kontroll av leverantörskrav (ESPD) 7
16.1.2 Kapacitet och erfarenhet 7
Myndigheten för yrkeshögskolan (nedan kallad Beställaren), xxx.xx 202100–6230, bidrar till att kompetensförsörja samhället genom att göra det möjligt för arbetsliv och individer att utveckla sin kompetens och synliggöra sina kvalifikationer.
Myndighetens huvuduppdrag är att ansvara för frågor som rör yrkeshögskolan i Sverige och verka för att utbildningarna tillgodoser arbetslivets behov av kompetens. Myndigheten analyserar arbetsmarknadens behov av utbildningar inom yrkeshögskolan, beslutar vilka utbildningar som ska ingå i yrkeshögskolan och beviljar statliga medel till utbildningsanordnarna.
Myndigheten ansvarar även för frågor som rör utbildningar som ligger utanför yrkeshögskolan, konst- och kulturutbildningar och vissa tolkutbildningar inom folkbildningen.
Myndigheten utövar tillsyn och hanterar klagomål på de utbildningar som ligger inom dess ansvarsområde. Myndigheten granskar även utbildningarnas kvalitet, framställer statistik och följer upp utbildningars resultat.
Myndigheten har också i uppgift att stödja branscherna i deras arbete med att utveckla och kvalitetssäkra samt informera om modeller för validering och är också nationell samordningspunkt för EQF (European Qualifications Framework) som ska göra det lättare att jämföra utbildnings- och yrkeskvalifikationer inom EU.
Här kan du läsa mer: xxx.xxx.xx
Detta avrop görs från ramavtal Programvaror och tjänster – Systemutveckling med
diarienummer 23.3-5559-17.
Syftet med avropet är att erhålla konsulttjänster i arbetet med förvaltning och förändring i diariesystemet W3D3.
Ramavtalets kontraktsmall kommer att användas för tecknande av kontrakt mellan parterna.
Kontraktets giltighetstid är 12 månader fr.o.m. datum för kontraktets undertecknande. Därefter kan avtalet förlängas ytterligare årsvis maximalt tre gånger.
Frågor och begäran om förtydligande med anledning av detta avrop ska ställas skriftligt per e-post till Beställarens kontaktperson senast 5 kalenderdagar före sista dagen att lämna avropssvar.
I det fall avropsförfrågan upplevs som oklart eller tvetydigt är det viktigt att Beställaren uppmärksammas på detta för att undvika missförstånd. Eventuella synpunkter bör skickas in omgående efter det att avropsförfrågan erhållits.
Det ska framgå av avropssvaret om dess Leverantör önskar att specifika delar ska sekretessbeläggas, även då ärendet slutförts.
Beställaren är en myndighet och omfattas därför av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till Beställaren inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna sekretessbeläggas måste stöd för detta finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Av 31 kap. 16 § första stycket offentlighets- och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i avropssvar som rör Leverantörens affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att Leverantören lider skada om uppgiften röjs.
Anser Leverantören att vissa uppgifter i dennes avropssvar ska sekretessbeläggas ska Leverantör i avropssvaret precisera vilka uppgifter Leverantören anser ska
sekretessbeläggas samt lämna en motivering till på vilket sätt Leverantören skulle lida skada om uppgifterna lämnades ut.
Beställaren vill dock framhålla att det är Beställaren som enligt sekretesslagen tar ställning till om en uppgift kan sekretessbeläggas.
Efter det att avropssvar lämnats kan komplettering av avropssvaret ske i form av förtydligande för att underlätta jämförelse av avropssvar. Komplettering av avropssvar kan endast ske efter begäran från Beställaren.
Avropssvar ska avlämnas skriftligen på svenska och vara undertecknat av behörig.
Avropssvar ska lämnas elektroniskt i TendSign. Användarnamn och lösenord erhålls kostnadsfritt genom registrering på Tendsign
TendSign support: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx eller 0771–440 200.
Avropssvar ska vara Beställaren tillhanda senast 2020-03-20. Försent inkommet avropssvar kommer att förkastas.
Avropssvaret ska vara giltigt i 60 dagar efter sista dag för avropssvar.
10 Beställarens kontaktperson under avropssvarstiden
Xxxxxxx Xxxxxxx Tel. 000-000 00 00
Samtliga Leverantörer som lämnat avropssvar kommer att underrättas skriftligen om tilldelningsbeslutet.
Kontrakt tecknas med antagen Leverantör när tiden för den frivilliga avtalsspärren löpt ut (10 dagar från och med dagen efter att meddelandet om tilldelningsbeslut har skickats.)
Från och med 2019-04-01 gäller Lag om elektroniska fakturor till följd av upphandling1 i kraft. Därmed ska fakturering ske genom elektronisk faktura.
Information om alternativa sätt att skicka e-faktura: xxxxx://xxx.xxx.xx/Xx- oss/Fakturera-oss/
Fakturering ska ske högst en gång per månad motsvarande värdet av utfört arbete. Ersättning för av parterna överenskomna ändrings- och tilläggsarbeten ska redovisas separat med specifikation. Till faktura ska en separat detaljerad redovisning lämnas över alla aktiviteter som det fakturerade tiden kan hänföras till. Eventuella kvitton för gjorda utlägg godkända av Beställaren ska bifogas faktura.
Ersättning för av parterna överenskomna ändrings- och tilläggsarbeten ska redovisas separat.
Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller liknande accepteras ej.
Xxxxxxxxxxxxxxxxx 30 dagar netto efter ankomstregistrerad faktura och godkänt utförande av tjänst.
Faktura ska märkas med beställarens referens ZZ1361SOUL
13 Beskrivning av nuvarande IT-miljö
Beställaren använder W3D3, som är ett ärende- och dokumenthanteringssystem inom offentlig sektor, utvecklat av Formpipe Software AB.
För närvarande använder Beställaren version 2018R2 och har tillhörande moduler OfficeAddin, Terminator, WorkspaceClient och DirectorySync.
Beställaren har behov av att kunna avropa konsulttjänster inom systemförvaltning och support, vidareutveckling, dokumentation, utbildningsinsatser, uppgradering och standardintegrationer av ärendehanteringssystem W3D3 samt kringtjänster. Uppskattat antal timmar per år är ca 50 timmar. Antalet timmar kan komma att över- eller underskridas.
Majoriteten av uppdragen kommer att kunna utföras på distans. Beställaren tillhandahåller teknisk lösning (VPN) för att möjliggöra åtkomst till testmiljö och aktuell
1 https//xxx.xxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxx-xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxx-00000000-xx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxx- till_sfs-2018-1277
driftmiljö hos Beställaren. Dock kan enstaka uppdrag på plats hos Beställaren vara aktuella. I dessa fall ska resor ske på ett hållbart sätt och i första hand ska resor med tåg väljas. Resekostnader som på förhand är godkända av Beställaren ersätts med faktisk kostnad.
All kommunikation mellan parterna ska ske på svenska
Uppdraget ska genomföras av särskilt utsedda konsulter. Xxxxx en (1) konsult ska namnges för konsultnivå 3. Konsultprofil ska bifogas avropssvaret för konsultnivå 3 och för leveransansvarig.
Då aktuella konsulter kommer att ges åtkomst till uppgifter i W3D3 som kan vara känsliga eller sekretessbelagda ska sekretessförbindelse tecknas med aktuella konsulter. Mall till sekretessförbindelse bifogas.
15.3 Införande och uppföljning
Kvartalsmöten ska genomföras mellan parterna för avstämning och planering.
15.4 Uppgift om underleverantörer
Leverantören ska ange vilka eventuella underleverantörer som kan komma att anlitas för uppdrag. Underleverantör ska anges med namn och organisationsnummer.
Leverantören ansvarar för eventuellt anlitad underleverantör så som för egen del.
Timpris ska anges för konsultnivå 3, 4 och 5.
16 Kvalificering och utvärdering
Kvalificering och utvärdering av avropssvar sker enligt följande:
1) Vid kvalificering av avropssvar kontrolleras att alla obligatoriska krav på tjänsten (så kallade ska-krav) uppfylls.
2) De avropssvar som kvalificerat sig går vidare till utvärdering, där avropssvaren utvärderas enligt utvärderingskriterierna.
16.1.1 Förnyad kontroll av leverantörskrav (ESPD)
Av Leverantörens avropssvar ska framgå att i ramavtalsupphandlingen lämnad egenförsäkran fortfarande är korrekt samt att ingivna bevis fortfarande är aktuella.
Leverantören ska besvara följande frågor:
1. Är i ramavtalsupphandlingen lämnad egenförsäkran fortfarande korrekt?
2. Är i ramavtalsupphandlingen ingivna bevis, såsom Sanningsförsäkran avseende uteslutningsgrunder (gällande Leverantören och eventuellt åberopade företag) fortfarande aktuella?
3. Är det säkerställt att åberopade företag inte omfattas av någon uteslutningsgrund?
16.1.2 Kapacitet och erfarenhet
Leverantören ska vara leveranspartner till Formpipe Software AB och ha mycket god kunskap om produkten W3D3. Leverantören ska bifoga dokument som styrker att de är leveranspartner till Formpipe Software AB
Aktuella konsulter för detta uppdrag ska vara behöriga för produkten W3D3 enligt produktägaren Formpipe Software AB:s krav.
Leverantören ska ange namn på minst en (1) konsult för konsultnivå 3. Leverantören ska ange namn på offererad leveransansvarig kontaktperson gentemot Beställaren.
För att säkerställa Leverantörens kunskap och erfarenhet inom det område som detta avrop avser ska Leverantören lämna referenser.
Leverantören ska ange två (2) referenser för offererade konsulter nivå 3.
Uppdragen ska vara genomförda under de senaste två åren. Beskrivningen av referensuppdragen ska vara så tydlig att det klart kan avgöras om dessa svarar mot det aktuella uppdraget.
Beställaren kan komma att kontakta angivna referenter för att kontrollera att lämnade uppgifter är korrekta samt att uppdrag genomförts med tillfredsställande resultat.
I det fall Beställaren inte lyckas nå angiven referens på angiven adress och/eller telefonnummer inom rimlig tid kan referensen komma att lämnas utan avseende.
För att Leverantör ska gå vidare till utvärdering krävs att samtliga lämnade referenser svarar mot det aktuella uppdraget samt att referensomdömena är av övervägande positiv karaktär.
Beställaren tilldelar kontrakt enligt utvärderingsprincipen pris enligt följande:
Timpris konsultnivå 3 | 70% |
Timpris konsultnivå 4 | 20% |
Timpris konsultnivå 5 | 10% |
Pris ska anges i SEK exklusive mervärdesskatt.
Pris ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av åtagandet.
Anbudsformulär Kontrakt Sekretessförbindelse
I enlighet med ramavtal inklusive bilagor.