Nuvarande hantering av bilplatsuthyrning, förslag 1
Nuvarande hantering av bilplatsuthyrning, förslag 1
Bilaga 13TEK276-1
Fastighets- och servicekontoret administrerar och skriver bilplatsavtal med Stadshusets personal. Avtal upprättas även med avdelningar och enheter till parkeringarna vid Österbo/Strömgården, NCK, Noliahallarna och några andra mindre parkeringar. På övriga objekt ingår ett antal motorvärmarplatser och koder enligt lokalavtalet, där är det respektive verksamhet tex rektor, boendechef eller ansvarig verksamhetschef som ansvarar för uthyrningen av sina bilplatser.
Utsedda administratörer ansvarar för att handlägga uthyrningen med personalen, handlägga förändringar, administrera personliga koder, lämna ut parkeringsdekaler samt lägga upp löneavdraget i Personec. Administratörerna ansvarar även för avtal och koder till övriga verksamheter som kan komma att nyttja parkeringen på tex ett skolområdet tex personal på kök, städ, vaktmästeri mm.
För att förbättra nuvarande hantering så har Fsk tagit fram riktlinjer som innebär att avtal bör upprättas enligt framtagen mall mellan hyrestagare och verksamhet. En personligt tilldelad kod bör också skrivas in i av avtalet.
Samordnad uthyrning av bilplatser, förslag 2
Idag är handläggningen av uthyrningen fördelad på ca 50 administratörer som alla är väl insatta i sin verksamhet och dess behov. En samordning av uthyrningen kräver en central funktion inom Fsk som kan hantera handläggningen av samtliga bilplatser inom kommunen. För att säkerställa kvaliteten av uthyrningen vid en samordning kommer det att krävas en förstärkning av resurser och införande av ett systemstöd. Detta innebär även att Fsk måste ha behörigheter att handlägga löneavdrag, uppsägningar samt andra förändringar i hyresvillkoren för respektive verksamhet.
Analys
Vi bedömer att tiden för införandet av en samordnad uthyrning är för kort för att hinnas med till den 1 oktober. Vidare kräver den en utökning av resurser vilket vi saknar i dagsläget och måste tillskapas. Det är en fördel om vi kan behålla nuvarande tillvägagångssätt när vi nu inför förbättrade rutiner när det gäller avtal, löneavdrag samt kodhantering, så att vi kan utvärdera effekten av detta. En annan fördel med nuvarande system är att verksamheterna själva ansvarar för att hantera verksamheten och personalens behov av bilplatser som finns tex via hantering av kösystem och överbokning.
De fördelarna vi kan se med ett samordnad uthyrning ar att vi avlastar administratörerna och får en förbättrad kontroll av uthyrningen (avtal, koder intäkter).
1