JCDecaux Uppförandekod för leverantörer JCDecaux

JCDecaux Uppförandekod

för leverantörer

Utgåva 2022

LEVERANTÖRS- RELATIONER

Efterlevnad

Sammanfattning

JCDecaux Uppförandekod för leverantörer JCDecaux

• Principerna för JCDecaux – verksamhet

• Principerna för JCDecaux – relationer med leverantörer

III

Våra leverantörers åtaganden

• Etiska riktlinjer

• Sociala xxxxxxxxxx

• Xxxxx, säkerhet och hygien

• Ekologisk omställning

• Miljö

Tillämpning, spridning och övervakning

• Förfaranden för tillämpning och spridning

• Verifiering och utvärdering

JCDecaux

Uppförandekod för leverantörer

Efterlevnad

JCDecaux Uppförandekod för leverantörer definierar de principer som alla leverantörer som arbetar med JCDecaux måste följa i sin affärsverksamhet över hela världen. Det är en del av JCDecaux- gruppens strategi för hållbar utveckling. Baserat på erkända internationella standarder, de vägledande principerna för organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling (OECD), FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (UNO) och Internationella arbetsorganisationens (ILO) åtta grundläggande konventioner återspeglar denna uppförandekod för leverantörer JCDecaux förväntningar beträffande etik, mänskliga rättigheter, hälsa och säkerhet på arbetsplatsen samt miljön.

Genom att underteckna JCDecaux uppförandekod för leverantörer (”Uppförandekoden”) accepterar leverantören villkoren i denna kod utan reservering och åtar sig gentemot JCDecaux-gruppen att strikt följa de principer som anges där.

Uppförandekoden ingår i JCDecaux-gruppens allmänna villkor och villkor för inköp. När uppförandekoden har undertecknats utgör den en integrerad del av de avtalsenliga inköpsdokument som undertecknats mellan något JCDecaux-företag och aktuell leverantör.

I den utsträckning en lokal lag eller förordning ger större skydd än Uppförandekoden förväntas leverantörerna följa den lokala lagen eller förordningen.

Efterlevnad

II JCDecaux

PRINCIPERNA FÖR JCDECAUX VERKSAMHET

Kvalitet

Noggrannhet och en kontinuerlig strävan efter att förbättra våra produkter och processer har gjort det möjligt för JCDecaux att bygga en stark och erkänd företagsprofil och att upprätta en stimulerande och förenande företagskultur inom JCDecaux.

Uppfyllande av våra åtaganden

Det förtroende JCDecaux-gruppen får i sina yrkesmässiga förbindelser är resultatet av att JCDecaux uppfyller sina åtaganden.

Hållbar utveckling

Hållbar utveckling är kärnan i JCDecaux ekonomiska modell. JCDecaux designar och utvecklar en rad gatumöbelsprodukter som kombinerar service till användare, estetik och kvalitet med funktionalitet och effektiv reklam för annonsörer. JCDecaux engagemang för hållbar utveckling avser både det miljömässiga, sociala och det företagsmässiga och har sedan 2008 varit en del av JCDecaux-gruppens proaktiva och uppfordrande policy.

Etiska riktlinjer

JCDecaux grundläggande etiska riktlinjer sammanfattas i JCDecaux-gruppens etiska kod, som finns på gruppens webbplats.

Koldioxidneutralitet/ekologisk omställning

De senaste åren har fokus för JCDecaux miljöarbete legat på ekologisk omställning. I syfte att motverka de snabba klimatförändringarna har gruppen beslutat göra följande:

sänka sina koldioxidutsläpp från verksamheten för att bli koldioxidneutralt senast år 2050 med minimala kompensationsåtgärder.

JCDECAUX

PRINCIPERNA FÖR

JCDECAUX RELATIONER MED LEVERANTÖRER

Lagefterlevnad

JCDecaux bedriver sin verksamhet i enlighet med gällande lagar och förordningar.

Rättvis konkurrens

JCDecaux garanterar öppen, fri och rättvis konkurrens mellan leverantörerna, baserat på fri tillgång till anbudsinfordringar eller budgivning, rättvis behandling av sökanden, öppenhet och spårbarhet av de genomförda förfarandena.

Skydd av personuppgifter

Inom ramen för det avtal som tecknats mellan JCDecaux och dess leverantörer äger JCDecaux rätt att samla in och behandla personuppgifter om leverantörerna och/eller deras anställda och chefer. JCDecaux behandlar personuppgifter i syfte att bedriva affärsverksamhet och i synnerhet för att underlätta leverantörsadministrationen. Den senare aktiviteten inbegriper följande: val av leverantör, fullföljande av avtal, hantering av beställningar, leveranser, fakturering och bokföring samt uppföljningar av samarbetsavtal och liknande.

JCDecaux garanterar att all hantering av personuppgifter sker i enlighet med gällande lagstiftning och andra förordningar. Detta gäller i synnerhet allmänna dataskyddsförordningen (GDPR – Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016) när sådan behandling utförs i samband med JCDecaux verksamhet inom EU.

Alla leverantörer som vill veta mer om hur JCDecaux behandlar leverantörens personuppgifter uppmanas kontakta den JCDecaux-enhet som leverantören har ingått avtal med. Leverantören kan även besöka den relevanta enhetens webbplats för att få mer information om hur uppgifterna används.

Kampen mot intern korruption

JCDecaux åtar sig att vägra någon som helst direkt eller indirekt ersättning, tjänst eller ekonomisk fördel som skulle undergräva en oberoende, objektiv och opartisk bedömning.

III

Våra leverantörers åtaganden

Efterlevnad

Etik

JCDecaux kräver överensstämmelse med de etiska principer som beskrivs nedan för att skapa högpresterande och varaktiga relationer med sina leverantörer.

Tillstånd och godkännanden: leverantörerna ska garantera giltigheten för de tillstånd och godkännanden som är nödvändiga för att utföra dessa leverantörers verksamhet och, om nödvändigt, tillhandahålla JCDecaux de tillhörande certifikaten.

Affärsintegritet/korruptionsbekämpning: leverantörerna ska avstå från att erbjuda eller begära, direkt eller indirekt, förmåner av något slag eller kontantbetalningar i syfte att göra en vinst eller att få en otillbörlig fördel. Värdet på de gåvor (varor och tjänster) som kan godtas av anställda på JCDecaux är begränsat till € 70 och alla gåvor som erbjuds inom denna gräns måste adresseras till den anställdes arbetsplats och inte till den personliga bostaden.

Förebyggande av intressekonflikter: leverantörerna ska tillkännage personliga, ekonomiska eller andra intressen som förbinder dem till en anställd på JCDecaux på ett sätt som kan påverka relationen eller på annat sätt skapa en intressekonflikt.

Öppenhet: leverantörerna ska visa öppenhet mot JCDecaux och ge JCDecaux information om den ekonomiska och finansiella situationen i fullständig ärlighet och i överensstämmelse med gällande regler och gängse praxis inom denne leverantörs verksamhetssektor.

Rättvis konkurrens: leverantörerna ska följa gällande lagar och regler om fri och rättvis konkurrens och inte åta sig något otillbörligt eller olagligt beteende, missbruk eller praxis som begränsar konkurrensen: avtal, missbruk av dominerande ställning, utnyttjande av en kund eller leverantörs situation i ett ekonomiskt beroendeförhållande.

Immateriella rättigheter: leverantörerna förbinder sig att respektera JCDecaux immateriella rättigheter såsom uppfinningar, utveckling, koncept, affärshemligheter, patent, upphovsrätt, varumärken och andra immateriella rättigheter genom, inklusive men inte begränsat till, att inte reproducera bilder av JCDecaux gatumöbler och/eller varumärken på något som helst medium utan föregående skriftligt samtycke från det aktuella JCDecaux-företaget.

VÅRA LEVERANTÖRERS ÅTAGANDEN

Konfidentialitet: leverantörerna förbinder sig att skydda personuppgifter och JCDecaux konfidentiella eller skyddade information som de har fått tillgång till genom att följa de lagar och regler som är tillämpliga i den aktuella jurisdiktionen och alla eventuella tillämpliga sekretessavtal.

Slå larm och skydd mot repressalier: leverantörerna ska rapportera alla brott mot de miljömässiga, sociala eller etiska regler som anges i denna uppförandekod till JCDecaux och internt uppmuntra sina anställda att uttrycka all form av oro eller att rapportera eller fördöma något brott mot de rättsliga eller etiska normer som iakttas, utan rädsla för repressalier.

Skydd av personuppgifter: Inom ramen för det avtal som tecknats mellan JCDecaux och dess leverantörer äger leverantörerna rätt att samla in och behandla personuppgifter om JCDecaux och/eller företagets anställda och chefer, under förutsättning att detta görs i syfte att bedriva affärsverksamhet och i synnerhet för att underlätta kundrelationen.

Det kan även hända att leverantörer åläggs behandla personuppgifter i andra syften, såväl för egen del som på JCDecaux vägnar.

Leverantörerna måste kunna tillhandahålla ett fullgott skydd för samtliga personuppgifter som behandlas inom ramen för avtalet med JCDecaux, vilket även måste göras i enlighet med gällande lagstiftning och andra förordningar. Detta gäller i synnerhet allmänna dataskyddsförordningen (GDPR – Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016) när (i) sådan behandling utförs i samband med leverantörens verksamhet inom EU, oavsett om själva behandlingen utförs inom eller utanför EU, samt (ii) om leverantören saknar närvaro inom EU och ändå behandlar personuppgifter från personer bosatta inom EU i syfte att tillhandahålla varor och tjänster till dessa eller för att utvärdera aktiviteter som bedrivs inom EU.

Leverantörerna måste även vara villiga att ingå alla nödvändiga avtal (eller acceptera paragrafer) om databehandling samt vidta alla nödvändiga åtgärder för att uppfylla kraven.

IT-säkerhet: Leverantörerna måste följa alla gällande säkerhetsstandarder och, om tillämpligt, uppfylla alla eventuella säkerhetskrav och policyer som JCDecaux föreskriver.

Sociala riktlinjer

Leverantörerna ska efterleva gällande lokala, nationella och internationella lagar och regler beträffande anställnings- och arbetsförhållanden.

Leverantörerna ska som ett minimum uppfylla följande internationella standarder:

Förbud mot tvångsarbete (ILO-konvention nr 29 och nr 105): leverantörerna ska avstå från att använda någon form av tvångsarbete eller påtvingat arbete som uppnås genom hot om sanktioner, undanhållande av identitetshandlingar, deposition från arbetstagarna eller någon annan form av tvångsmedel.

Förbud mot barnarbete (ILO-konvention nr 138): leverantörerna ska avstå från att anställa personer med ålder lägre än vad som krävs för att slutföra grundskolan i aktuell jurisdiktion eller under vilka omständigheter som helst med ålder lägre än 15 år.

Föreningsfrihet och kollektivförhandlingar (ILO-konvention nr 87 och nr 98): leverantörerna ska erkänna och respektera föreningsfriheten för de anställda och rätten till kollektiva förhandlingar.

Likabehandling (ILO-konvention nr 100 och nr 111): leverantörerna ska ge alla sina anställda rättvis och ärlig behandling och förbjuda diskriminering gällande anställning, åtkomst till utbildning, befordran eller avskedande på grundval av nationalitet, social eller etisk bakgrund, kön, religion, ålder, funktionshinder, sexuell läggning, politisk åsikt eller annan kategori som skyddas av tillämplig lag eller föreskrift.

Efterlevnad

Human behandling: leverantörerna ska förbjuda alla former av kroppslig bestraffning, moraliskt eller fysiskt våld samt mobbning eller sexuella trakasserier.

Arbetstid (ILO-konvention nr 30): leverantörerna ska efterleva nationella och lokala regler som avser begränsningen av antalet arbetstimmar och förvaltningen av övertid.

I enlighet med ILO-konvention nr 14 och nr 106 ska leverantörerna bevilja minst tjugofyra på varandra följande timmar av vila i följd under varje sjudagarsperiod till varje anställd.

Ersättning: leverantörerna ska anta en ersättningspolicy som uppfyller eller överstiger den lagstadgade minimilön som fastställs enligt nationella eller lokala lagar eller, i avsaknad av särskild lagstiftning, en regelbunden lön som åtminstone motsvarar de anställdas grundläggande behov enligt definitionen i varje jurisdiktion.

Betald semester: i enlighet med gällande lokala eller nationella regler ska leverantörerna bevilja sina anställda minst en betald semester per tjänsteår och följa lager och regler i övrigt.

JCDecaux kommer att gynna leverantörer som efterlever ILO-konvention nr 132.

Mammaledighet: leverantörerna ska bevilja ett minsta antal dagars mammaledighet i enlighet med gällande lokala eller nationella regler och ska göra sitt bästa för att säkerställa att den tjänstlediga ska kunna återgå till dennes jobb – eller ett motsvarande jobb – vid återgång till arbetet.

JCDecaux kommer att gynna leverantörer som efterlever ILO-konvention nr 103.

Social trygghet: leverantörerna ska bidra till de obligatoriska sociala trygghetssystemen som gäller i varje jurisdiktion.

JCDecaux kommer att gynna leverantörer som strävar efter att täcka eventuella brister i de statliga trygghetssystemen genom att införa ett privat försäkringssystem inklusive hälsovårdstjänster samt försäkring för funktionshinder eller pension i enlighet med ILO-konvention nr 102.

Hälsa, säkerhet och hygien

Leverantörerna ska som ett minimum efterleva gällande lagar och regler i jurisdiktionen och vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa de anställda en säker och hygienisk arbetsmiljö och upprätthålla deras fysiska integritet i enlighet med ILO-konvention nr 155, vare sig det gäller fabriksverkstäder, kontor, externa anläggningar eller utrymmen såsom företagets cafeteria och restaurang.

Säkerhet på arbetsplatsen: leverantörer ska se till att byggnaderna överensstämmer med normerna för byggnadsunderhåll och säkerhet genom att experter regelbundet inspekterar sådana byggnader och leverantörer ska se till att maskiner och utrustning på arbetsplatsen är säkra.

Säkerhetsutbildning: JCDecaux kommer att gynna leverantörer som har utbildat sina arbetstagare i att använda maskinerna och utrustningen samt informerat sina arbetstagare om säkerhetsförfarandena med avseende på sådana maskiner och utrustning.

Beredskap för nödsituationer: JCDecaux kommer att gynna leverantörer som har identifierat och utvärderat hälso- och säkerhetsrisker, genomfört förebyggande åtgärder och handlingsplaner samt förberett arbetstagarna på hur de ska agera i händelse av en nödsituation.

Olycksfall i arbetet: leverantörerna ska genomföra förfaranden och system för att förebygga, hantera och övervaka olyckor i arbetet och arbetssjukdomar. Leverantörerna ska efterleva gällande lagar om arbetshälsa och säkerhet samt tillämpliga försäkringskrav såsom arbetstagares trygghetsförsäkring vid arbetsskada.

Leverantörerna ska identifiera och bedöma omfattningen av de anställdas exponering för kemiska, biologiska och fysikaliska ämnen samt förse de anställda med lämplig skyddsutrustning.

VÅRA LEVERANTÖRERS ÅTAGANDEN

Fysiskt arbete: JCDecaux kommer att gynna leverantörer som har identifierat och utvärderat de anställdas exponering för faror förknippade med vissa fysiska uppgifter såsom hantering, transport av tunga föremål, stående under långa perioder, alltför repetitiva uppgifter m.m.

Hygien på arbetsplatsen: leverantörerna ska i enlighet med gällande hygienbestämmelser tillhandahålla de anställda lokaler som är rena och ventilerade med fungerande sanitära faciliteter samt tillgång till dricksvatten och utrymmen där måltider ska intas. Boende och sovsalar som tillhandahålls av leverantörerna måste vara rena, hygieniska, säkra och beboeliga (varmvatten, värme och ventilation samt tillräckligt med utrymme).

Certifiering av ledningssystem för säkerhet och hälsa i arbetet: JCDecaux kommer att gynna leverantörer som har erhållit en certifiering för ledningssystem för säkerhet och hälsa i arbetet (ISO 45001 eller motsvarande) i syfte att bedöma, kontrollera och förutse riskerna förknippade med verksamheten samt öka medvetenheten bland anställda och leverantörer.

Ekologisk omställning

Leverantörerna åtar sig även att sätta ambitiösa miljömål.

De måste kunna uppvisa transparens i samband med anbudsförfrågningar från JCDecaux samt vid årliga utvärderingar/revisioner.

Koldioxidutsläpp: leverantörerna bör vara medvetna om att företaget infört en plan för att minska koldioxidutsläppen från verksamheten till år 2025, 2030 och 2050.

JCDecaux ger förtur till leverantörer som inför en policy om minskade koldioxidutsläpp.

Transparens: leverantörerna bör vara medvetna om att de förväntas uppvisa transparens gällande de material som används och följande faktorer:

mediernas kolfotavtryck

tekniska funktioner och livslängder garantier på utbytesdelar anskaffning av material.

JCDecaux ger förtur till leverantörer som arbetar för ökad transparens och kommunikation i processerna.

Affischtryck: leverantörer och papperstillverkare måste vara villiga att vidta följande högprioriterade åtgärder:

använda papper från hållbart skogsbruk (för franska leverantörer: från europeiska skogar) använda PEFC- eller FSC-certifierat papper (eller likvärdig lokal standard)

använda färg som uppfyller Reach- och GreenGuard-standarderna

arbeta med färgtillverkare som är certifierade enligt ISO 14001 (miljöledning) och ISO 50001 (energiledning).

Efterlevnad

Miljö

Leverantörerna måste som ett minimum efterleva de gällande lokala, nationella och/eller internationella reglerna som gäller för verksamheten inom området miljöskydd.

Vatten: leverantörerna ska behandla avloppsvatten innan det släpps ut i den naturliga miljön eller låta det behandlas av godkända reningsverk.

JCDecaux kommer att gynna leverantörer som har en policy för att minska vattenförbrukningen.

Avfall: leverantörerna ska som ett minimum skilja farligt avfall från icke-farligt avfall, lagra sådant avfall under lämpliga förhållanden och säkerställa att avfallet behandlas i enlighet med gällande lokala regler.

JCDecaux kommer att gynna leverantörer som har en strategi för att minska mängden avfall som genereras och som maximerar återvinningen av sådant avfall.

Farliga produkter: leverantörerna ska identifiera, registrera och hantera kemiska och farliga ämnen på ett lämpligt sätt i enlighet med gällande regler och enligt en strategi som garanterar säkerheten för hantering, transport, lagring, användning, återvinning, återanvändning och bortskaffande av sådana farliga produkter.

JCDecaux kräver att leverantörer av elektroniska produkter efterlever RoHS- och WEEE-direktiven samt REACH-förordningen för de produkter som tillverkas för JCDecaux.

JCDecaux förväntar sig att leverantörerna ska dela engagemanget i fråga om miljöskydd, bevarande av naturresurser och kampen mot klimatförändringarna, både inom ramen för den verksamhet som utförs för JCDecaux räkning såväl som för resten av denne leverantörs verksamhet.

Certifiering av miljöledningssystem: JCDecaux kommer att gynna leverantörer som har erhållit en certifiering för sitt miljöledningssystem (ISO 14001 eller motsvarande) i syfte att bedöma, kontrollera och förutse riskerna förknippade med verksamheten samt öka medvetenheten bland anställda och leverantörer.

Luftutsläpp: JCDecaux kommer att gynna leverantörer som har en policy för att kontrollera och minska växthusgas, buller, utsläpp av stoff och flyktiga kemiska partiklar.

Bevarande av naturresurser: JCDecaux kommer att gynna leverantörer som har en policy för att minska energiförbrukningen och förbrukningen av råvaror i syfte att bevara naturresurser.

Miljömässiga varianter/innovationer: i syfte att röra sig mot ett tillvägagångssätt som skapar gemensamma värden kommer JCDecaux att gynna leverantörer som erbjuder produkter eller tjänster som har en lägre miljöpåverkan enligt det som efterfrågas av JCDecaux såväl som att gynna genomförandet av en god praxis som respekterar miljön.

Efterlevnad

Tillämpning, spridning och övervakning

Förfaranden för tillämpning och spridning

Genom att underteckna uppförandekoden accepterar leverantörerna villkoren och åtar sig gentemot JCDecaux-gruppen att strikt efterleva JCDecaux minimikrav.

Där lokala lagar och regler är mindre krävande kommer principerna i Uppförandekoden att vara rådande om dessa inte bryter mot gällande rättsregler.

JCDecaux förväntar sig att leverantörerna (i) informerar sina egna leverantörer, tjänsteleverantörer och underleverantörer om principerna i denna uppförandekod, (ii) ser till att de efterlever dem och använder leverantörer eller underleverantörer som uppfyller dessa skyldigheter samt agerar i enlighet med gällande lagar och förordningar i de jurisdiktion där de är verksamma.

Verifiering och utvärdering

JCDecaux förbehåller sig rätten att granska och verifiera att dess leverantörer uppfyller kraven i denna uppförandekod. Leverantörerna ska tillhandahålla den information som behövs för att verifiera och utvärdera principerna i denna uppförandekod och i synnerhet bevis på sociala och miljömässiga godkännanden.

I detta avseende har JCDecaux genomfört en tvåstegsprocess för att utvärdera dess leverantörer:

1. Leverantörerna utvärderas internt av JCDecaux för att mäta å ena sidan graden av överensstämmelse med uppförandekoden och å andra sidan deras allmänna insatser för hållbar utveckling.

2. Leverantörerna kan komma att granskas av JCDecaux eller av en tredje part på uppdrag av JCDecaux för att verifiera att de efterlever de principer som anges i uppförandekoden.

Efterlevnad

Denna process ingår i JCDecaux-gruppens globala inköpsstrategi och är integrerad i de operativa utvärderingarna och granskningarna (kostnad, kvalitet, tid) av leverantörerna utfört av JCDecaux.

Om åtgärder eller villkor bryter mot denna uppförandekod eller om en leverantör vägrar att förbättra det som inte överensstämmer med denna Uppförandekod, eller inte gör de nödvändiga ansträngningarna för att förbättra detta, förbehåller sig JCDecaux rätten att säga upp alla kontrakt med leverantören i fråga enligt Avsnitt 23 i de allmänna Villkoren för inköp.

TILLÄMPNING, SPRIDNING OCH ÖVERVAKNING

JCDecaux Uppförandekod för leverantörer

Utgåva 2022

JCDecaux Uppförandekod för leverantörer

Utgåva 2022

Genom att underteckna och returnera detta dokument garanterar leverantören att alla principer som beskrivs i JCDecaux Uppförandekod för leverantörer blir kända och att leverantören åtar sig att respektera dem.

Företagets namn och adress:

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Namn på personen som signerar:

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Funktion:

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Datum: Företagets stämpel:

Signatur:

Document Metadata

Table of Contents

JCDecaux Uppförandekod för leverantörer JCDecaux

Document Metadata