AVTAL OM GEMENSAM NÄMND FÖR HJÄLPMEDELSVERKSAMHET

AVTAL OM GEMENSAM NÄMND FÖR HJÄLPMEDELSVERKSAMHET

Mellan Borgholms kommun, Emmaboda kommun, Hultsfreds kommun, Högsby kommun, Kalmar kommun, Mönsterås kommun, Mörbylånga kommun, Nybro kommun, Oskarshamns kommun, Torsås kommun, Vimmerby kommun och Västerviks kommun.

Ovan nämnda kommuner (med undantag för Torsås kommun) har kommit överens om att fr.o.m. 1 januari 2012 inrätta en gemensam nämnd, kallad Kommunernas hjälpmedelsnämnd i Kalmar län (hädanefter kallad för nämnden), för samverkan angående rehabilitering och försörjningsverksamhet för tekniska hjälpmedel. För nämndens arbete gäller reglemente enligt bilaga 3.

Torsås kommun kommer fr.o.m. 1 januari 2014 att ingå i nämnden. De bilagor i detta avtal som reglerar själva uppstarten gäller därför inte för Torsås kommun. Torsås kommun får istället betala en kostnad för själva uppstarten och en inträdesavgift enligt bilaga 6.

Detta innebär att årsavgiften per kommun räknas om enligt gällande modell i 7 § nedan.

Avtalshandlingar med bilagor och dess inbördes ordning

Följande handlingar utgör delar av avtalet.

Avtal om inrättande av gemensam nämnd för kommunerna i Kalmar läns gemensamma hjälpmedelsverksamhet – denna handling.

• Bilaga 1 – Verksamhetsbeskrivning för gemensam Hjälpmedelsverksamhet mellan kommunerna i Kalmar län

• Bilaga 2 – Överenskommelse om delaktighet i upphandling och sortimentsgruppsarbete

• Bilaga 3 – Reglemente för gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamheten

• Bilaga 3 – Överenskommelse om särskilda villkor för verksamhetsåret 2012

• Bilaga 4 – Reglemente för gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet mellan kommunerna i Kalmar län

• Bilaga 5 – Budget år 2012

• Bilaga 6 – Torsås kommuns inträde i hjälpmedelssamverkan

• Bilaga 7 – Nytt reglemente efter Torsås kommuns inträde

1 § Uppgifter m.m.

Kalmar kommun är värdkommun för den gemensamma nämnden. Nämnden ingår i värdkommunens organisation. Nämnden ansvarar gentemot de olika huvudmännen för den verksamhet och de uppgifter som de samverkande kommunerna enligt detta avtal lagt på nämnden.

Nämnden fullgör de samverkande kommunernas uppgifter beträffande avancerade tekniska hjälpmedel och driften av en länsövergripande enhet, Hjälpmedelsenheten i Kalmar län (hädanefter kallad hjälpmedelsenheten). I detta ingår funktioner för upphandling, inköp, lagerhållning, teknisk service, rådgivning/utprovning, recirkulation, distribution, utbildning, utveckling, information, ekonomisk redovisning, IT-stöd samt sammankallande för sortimentgrupp. För verksamhetsbeskrivning se bilaga 1. De samverkande kommunerna fastställer ett gemensamt sortiment. Service ges på lika villkor för kommunerna.

De samverkande kommunerna är överens om att samarbetet ska bedrivas med ett likställt och demokratiskt arbetssätt.

2 § Nämndens sammansättning

Parterna rekommenderar att den gemensamma nämnden skall bestå av femton ledamöter och femton ersättare. Oskarshamn, Västervik och Kalmar utser vardera två ledamöter och två ersättare. Xxxxxx kommuner utser vardera en ledamot och en ersättare. Kalmar kommun utser även ordförande och vice ordförande bland nämndens ledamöter.

Den gemensamma nämnden ska bestå av 12 ledamöter och 12 ersättare. Respektive kommun utser en ledamot och en ersättare. Kalmar kommun utser ordförande och Västerviks kommun utser vice ordförande i nämnden.

Nämnden skall ha ett arbetsutskott. Parterna är överens om att ledamöterna bör utses på följande sätt. Utskottet skall bestå av tre ordinarie ledamöter, varav en ledamot och en ersättare från Kalmar kommun, en ledamot och en ersättare från kommungruppen Mörbylånga, Borgholm, Nybro, Emmaboda, Torsås samt en ledamot och en ersättare från kommungruppen Västervik, Oskarshamn, Mönsterås, Högsby, Hultsfred, Vimmerby.

Nämndens presidium består av ordförande, vice ordförande och ledamot från Oskarshamn.

3 § Mandatperiod

Den gemensamma nämndens mandatperiod ska vara fyra år räknat från den 1 januari året efter det att allmänna val till kommunfullmäktige hållits i hela landet. Första mandatperioden löper dock från den 1 januari 2012 till och med den 31 december 2014.

Nämndens verksamhet ska dock upphöra tidigare om uppsägning (se nedan om uppsägning under 10 §) av detta avtal sker före mandatperiodens utgång.

4 § Administration

Omsorgsförvaltningen i Kalmar kommun har ansvaret för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt för planering och administration av nämndens verksamhet.

Den för uppgiften inrättade hjälpmedelsenheten har ansvaret för den praktiska hjälpmedelsverksamheten. Enhetschefen för hjälpmedelsenheten är föredragande i nämnden.

5 § Insyn och inflytande i förvaltningen

De samverkande kommunerna har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning som gäller nämndens verksamhet. Nämnden ska till respektive kommun kvartalsvis rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är.

En ledningsgrupp bestående av tjänstemän ska inrättas. Gruppen ska föreslå inriktning av verksamheten, följa utvecklingen av verksamheten samt i övrigt bevaka kommunernas intressen. Budget och bokslut ska underställas ledningsgruppen för synpunkter.

Varje kommun ska utse en ordinarie ledamot och en ersättare i ledningsgruppen. Ledningsgruppen har vid behov möjlighet att låta andra än ledamöterna närvara.

Ledningsgruppen ska utse ordförande, tillika sammankallande.

Ledningsgruppen ska under första året sammanträda minst åtta till tio gånger. Därefter beslutar gruppen om antal möten per år. Möten och sammanträden förläggs i mitten av länet om inte ledningsgruppen bestämmer något annat.

Utöver de tolv ledamöterna och ersättarna ingår enhetschefen för hjälpmedelsenheten i ledningsgruppen. Enhetschefen och verksamhetschefen är föredragande i ledningsgruppen.

§ 6 Uppföljning

Uppföljning av verksamheten ska ske kvartalsvis. Ledningsgruppen föreslår nämnden vad som ska följas upp samt hur uppföljning skall ske.

§ 7 Kostnadsfördelning

Efter samråd med övriga samverkande kommuner ska kommunfullmäktige i värdkommunen fastställa budget och verksamhetsplan för nämnden. Förslag till budget och verksamhetsplan ska tillställas kommunerna senast den 30 april varje år.

De samverkande kommunerna svarar för nämndens och hjälpmedelsenhetens kostnader. Respektive kommun ska utge en årlig avgift till verksamheten med en invånarbaserad andel (antalet kommuninvånare/antalet invånare i de samverkande kommunerna) av de totala kostnaderna. Vid beräkning av budgeten ska invånarantalet den 1 november föregående år ligga till grund för beräkningen.

Den årliga avgiften ska erläggas halvårsvis i förskott, under mars och september varje år, efter faktura från hjälpmedelsenheten.

Ekonomisk avstämning ska göras kvartalsvis. Kalmar kommun ska omgående meddela de samverkande kommunerna resultatet av avstämningen. Månadsstatistik lämnas för uppföljning till varje kommun.

Vid avveckling av verksamheten svarar de samverkande kommunerna för kostnaderna enligt samma fördelningsgrund som i andra stycket ovan.

Om det under år 2012 konstateras att förutsättningarna för kommunernas framtida hjälpmedelsförsörjning innebär kostnader som hänför sig till verksamhetsövergång av personal och som medför övertalighet, så förbinder sig de samverkande kommunerna att solidariskt dela på denna överkostnad under den angivna perioden.

8 § Äganderätt till egendom

Var och en av de samverkande kommunerna behåller äganderätten till de inventarier, varulager och reservdelslager som den kommunen äger vid ingången av giltighetstiden för detta avtal och som de därefter förvärvar.

9 § Försäkring

Den kommun som har äganderätt till egendom som nyttjas i hjälpmedelsverksamheten har ansvaret för att egendomen är försäkrad.

10 § Avtalstid

Detta avtal gäller fr.o.m. den 1 januari 2012 t.o.m. den 31 december 2014. Därefter löper avtalet tills vidare med två kalenderårs uppsägningstid.

Uppsägning kan tidigast ske efter 36 månader, det vill säga tidigast den 31 december 2014 för att träda i kraft den 1 januari två år senare.

Uppsägning från någon part skall vara skriftlig.

11 § Omförhandling

Om de omständigheter som ligger till grund för detta avtal skulle väsentligt förändras har den berörda kommunen rätt att påkalla omförhandling av detta avtal.

12 § Tvister

Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal ska avgöras av allmän domstol.

13 § Avtalets giltighet

Detta avtal gäller under förutsättning att kommunfullmäktige i respektive kommun godkänt avtalet genom beslut som vunnit laga kraft.

Avtalet är upprättat i tolv likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt.

För Kalmar kommun Xxxxx Xxxxxxx, ordf. kommunstyrelsen	För Västerviks kommun Xxx Xxxxxxx, ordf. kommunstyrelsen
För Oskarshamns kommun Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, ordf. kommunstyrelsen	För Nybro kommun Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, ordf. kommunstyrelsen
För Vimmerby kommun Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx, ordf. kommunstyrelsen	För Mörbylånga kommun Xxxxxxx Xxxxxxxxx, ordf. kommunstyrelsen
För Hultsfreds kommun Xxxx Xxxxxxxx, ordf. kommunstyrelsen	För Mönsterås kommun Xxxxxx Xxxxxxxxx, ordf. kommunstyrelsen

För Borgholms kommun Xxxx Xxxxxxxx, ordf. kommunstyrelsen	För Emmaboda kommun Xxxxx Xxxxxxx, ordf. kommunstyrelsen
För Högsby kommun Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx, ordf. kommunstyrelsen	För Torsås kommun Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx, ordf. kommunstyrelsen