Anbudsföreskrifter Information om myndigheten

Anbudsföreskrifter

1. Anbudsföreskrifter

   1. Information om myndigheten

Den upphandlande myndigheten:

• Huddinge kommun

• Social- och äldreomsorgsförvaltningen

• 14185 Huddinge

2. Allmänt

Huddinge kommun inbjuder till anbudsgivning gällande platser i jourhem för barn eller unga, platser i jourhem för ensamkommande flyktingbarn eller unga och platser i behandlingsfamiljer för barn eller unga med diarienummer UH-2014-004, enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar.

3. Omfattning

Syftet med denna upphandling är att utifrån Huddinge, Nykvarn och Södertälje kommuns behov att upphandla insatser (dygnetruntplaceringar) enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om vård av unga (LVU) för barn, ungdomar och familjer till en rimlig kostnad i förhållande till god kvalitet. Upphandlingen organiseras och administreras av Huddinge kommun.

Beslut om vård- och behandlingsinsatser fattas av socialnämnden i den kommun där barnet, ungdomen eller familjen bor. Avrop från ramavtal föregås alltid av ett myndighetsbeslut om insats enligt SoL eller LVU.

Denna upphandling är en del av ett flertal olika upphandlingar inom samma område. Denna avser kategorierna:
Platser i jourhem för barn eller unga.
Platser i jourhem för ensamkommande flyktingbarn/unga.
Platser i behandlingsfamiljer för barn eller unga.

Följande indelning har gjorts geografiskt:
Jourhem, jourhem för ensamkommande flyktingbarn eller behandlingsfamiljer ska vara belägna inom Stockholms-, Upplands-, Södermanlands- eller Västmanlands län.
Jourhem, jourhem för ensamkommande flyktingbarn eller behandlingsfamiljer ska vara belägna utanför Stockholms-, Upplands-, Södermanlands- eller Västmanlands län.

Historiskt sett har omsättningen i volym för de tre kommunerna varit ungefär 77 MSEK för köp av platser inom hela området vård- och behandlingsinsatser för barn och ungdom under 2013. Såsom upphandlingen är utformad är det inte möjligt att särskilja vilken volym som är aktuell för respektive kategori. Behovet varierar mellan kommunerna och över tid. Några garantier eller utfästelser om volymer kan därför inte göras.

4. Avtal

Avtalstid
Avtalet omfattar en avtalsperiod på 12 månader med möjlighet till förlängning med ett + ett + ett (1+1+1) år. Maximal avtalstid är fyra (4) år. Beräknad avtalsstart är 2014-11-01.

Avtalsform

Kommunerna avser att sluta ramavtal med minst fem (5) leverantörer inom varje grupp/kategori. Leverantörerna kommer efter genomförd utvärdering att rangordnas inom respektive grupp/kategori.

Den anbudsgivare som lämnat lägsta pris kommer att rangordnas som nummer ett (1). För det fall flera anbudsgivare lämnat samma anbudspris kommer de att hamna på samma rangordningsplats (nummer) med den/de andra anbudsgivarna.

Avvikelse från avtalets rangordning

Kommunen har under vissa förutsättningar möjlighet att frångå rangordningen enligt förarbetena (Prop. 2006/07:128 s. 175) om den upphandlande myndigheten inte helt på egen hand kan formulera sitt behov. Det kan ske när det i första hand är den enskildes individuella önskemål som avgör vilken leverantör som är bäst lämpad att utföra insatsen i det enskilda fallet. Den typ av insats som måste sättas in i det enskilda fallet påverkas av enskilda individers behov.

Vidare ska hälso- och sjukvården och socialtjänsten så långt det är möjligt utforma och genomföra omsorgen och vården i samråd med individen. Detta framgår av hälso- och sjukvårdslagen (HSL) och socialtjänstlagen (SoL). Enligt XxX ska dock principerna om frivillighet och självbestämmande vara vägledande och socialtjänsten ska därför planera insatserna tillsammans med den enskilde.

5. Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs i enlighet med bestämmelserna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling med ett Förenklat förfarande.

6. Förfrågningsunderlag

Förfrågningsunderlaget är den upphandlande myndighetens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget.

Förfrågningsunderlaget omfattar samtliga handlingar inklusive eventuella frågor och svar som per sista anbudsdag ligger i upphandlingsannonsen på xxx.x-xxxxx.xxx.

Anbudsgivare ska före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt ovan erhållits.

1.6.1 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag

Förfrågningsunderlaget rekvireras och hämtas av presumtiv anbudsgivare själv. För att hämta förfrågningsunderlaget och för att lämna anbud måste presumtiv anbudsgivare registrera sig på xxx.x-xxxxx.xxx

Vi rekommenderar att konto registreras i god tid före sista anbudsdag.

Länk till information om kontoregistrering

xxx.x-xxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx_xxxxx.xxx

7. Kommunikation och anbudsinlämning m.m.

Den e-postadress som anbudsgivaren använt vid registrering av kontot i systemet, används av upphandlaren vid all kommunikation mellan upphandlaren och anbudsgivaren. Anbudsmeddelanden, frågor & svar, eventuella kompletteringar av underlaget samt tilldelningsbeslut med mera är exempel på sådan kommunikation.

Innan anbud lämnas uppmanas presumtiva anbudsgivare att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit.

2. Formella krav och regler

Anbudets form och innehåll.
Anbud ska utformas helt enligt förfrågningsunderlaget. Anbudet ska vara skriftligt, formulerat på svenska och innehålla efterfrågad information.

Upphandlingen består av flera grupper/kategorier. Anbudsgivaren kan lämna anbud på en eller flera grupper/kategorier. Varje grupp/kategori ses som en egen upphandling där avtal kommer att tecknas med flera leverantörer som vinner gruppen, så kallat delat anbud. För varje grupp/kategori som anbudsgivaren avser att delta i måste anbudsgivarens anbud nå 100% i kravuppfyllnad för att anbudsgivarens anbud ska accepteras i den aktuella gruppen/kategorin. När anbudsgivaren besvarar en grupp/kategori, kan anbudsgivaren inte referera till svaret i en annan. Varje grupp/kategori måste besvaras för sig.

Anbudet avges helt elektroniskt på e-Avrop.

1. Sista dag att ställa frågor

Sista dag för frågor är 2014-03-24. Frågor som inkommer efter denna tid kommer inte att besvaras.

Endast skriftligt kompletterad uppgift lämnad av kommunen under anbudstiden är bindande.

2. Sista anbudsdag

Anbud ska vara Huddinge kommun tillhanda senast 2014-04-01.

3. Anbudets giltighetstid

Anbud ska vara giltigt tom 2015 -01-31. Om leverantör begär överprövning av upphandlingen, ska dock anbud vara bindande tills dom eller beslut i överprövningsärendet har vunnit laga kraft.

4. Avbrytande av upphandling

Huddinge kommun äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven i kravspecifikationen om budgeterade medel eller politiska beslut förändrar förutsättningarna för upphandlingen eller om upphandlingen av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas.

Avbryts upphandlingen kommer samtliga leverantörer att underrättas.

Leverantörer har ingen rätt att begära ersättning om detta skulle inträffa.

5. Tilldelning av kontrakt m.m.

Tilldelningsbeslut utgör inte accept av anbud, eller avslag av övriga anbud. Avtal sluts först genom att upphandlingskontrakt tecknas skriftligt. Om det fram till upphandlingskontrakt tecknas framkommer omständigheter som föranleder omprövning av beslut, kommer kommunen fatta ett nytt tilldelningsbeslut.

6. Sekretess

Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess att upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Efter det att upphandlingen har avslutats är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar.

3. Regler för anbudsinlämning och anbudsöppning

När anbudsgivaren lämnar anbud elektroniskt genereras ett inlämningsbevis (PDF) när det skickas. Detta inlämningsbevis innehåller information och instruktion riktad till dig som anbudslämnare.

Länk till information om anbudsinlämning

xxx.x-xxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxXxxxxxxxx/Xxxxx_Xxxxx.xxx

Anbudsgivaren kan men bör inte lämna anbud för tidigt. Under annonseringstiden kan det ske förändringar i skallkraven eller i utvärderingen på grund av inkomna frågor. Anbud som inkommit innan förändringen måste då kompletteras eller inkomma med ett nytt anbud för att vara giltigt. Av den anledningen bör anbud inte lämnas tidigare än ett par dagar före sista anbudsdag.

Om anbud lämnats i ett tidigt skede och förfrågningsunderlaget väsentligt förändrats och det innebär att anbudet behöver kompletteras eller att ett nytt anbud behöver lämnas kommer det att meddelas per e-post till anbudsgivarna.

1. Anbudsinlämning

En leverantör kan lämna elektroniskt anbud förutsatt att:

• Sista anbudsdag ej passerat.

• Leverantören är registrerad och inloggad på e-Avrop.

• Leverantören är prenumerant på förfrågningsunderlaget eller har inbjudits att delta i upphandlingen.

Leverantören kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud samt radera hela anbudet förutsatt att:

• Sista anbudsdag ej passerat.

• Leverantören loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades eller loggar in med anbudets lås och nyckel som står på anbudets inlämningsbevis.

Leverantören kan alltid generera kopior av inlämningsbeviset - i alla upphandlingar där anbud lämnats - förutsatt att:

• Leverantören loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades eller loggar in med anbudets lås och nyckel som står på anbudets inlämningsbevis.

2. Anbudsöppning

En upphandlare kan öppna leverantörens anbud förutsatt att:

• Sista anbudsdag har passerat.

• Upphandlaren har tillgång till informationen i inlämningsbeviset förutsatt att det står som krav på inlämningsbeviset.

Anbudsöppning kommer att ske tidigast 2014-04-02

Varje leverantör som lämnat e-Anbud meddelas i samma ögonblick som anbudet öppnas dels via e-post dels efter inloggning på xxx.x-xxxxx.xxx

Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid anbudsöppningen.

4. Anbudsutvärdering

Begränsad kontroll LOU 15 kap 13b §

En upphandlande myndighet får begränsa kontrollen av sådana handlingar som rör leverantörens lämplighet. Detta innebär att kontroll endast kommer att göras av de företag som uppfyllt samtliga skallkrav och lämnat lägsta pris i de/den grupp/kategori som anbudsgivaren lämnar anbud på.

Den upphandlande myndigheten kan komma att begära in motivering till de priser som lämnats i anbudet. Om den upphandlande myndigheten inte anser att eventuell förklaring är godtagbar kan vi komma att förkasta anbudsgivare som lämnat oskäligt låga priser i enlighet med förfarandet i bestämmelserna i 12 kap 3 § LOU. Kommer detta att ske informeras anbudsgivaren om detta före tilldelningsbeslutet.

Vid prövning av anbud kontrolleras att samtliga ställda krav i enlighet med förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att kontrollera och inhämta bevis för att anbudsgivarens utfästelser är korrekta och att ställda krav i förfrågningsunderlaget uppfylls eller kommer att uppfyllas under avtalstiden.

Anbudsutvärderingen sker i tre steg:

1) Kvalificering, som är en prövning av anbudsgivaren, där uteslutningsgrunderna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling 10 kapitel samt anbudsgivarens lämplighet enligt lagens 11 kapitel prövas. Syftet är att fastställa om anbudsgivaren har den kapacitet, erfarenhet, organisation med mera som uppdraget kräver.

2) Prövning av anbudet där det kontrolleras att alla obligatoriska krav (så kallade "skallkrav") uppfyllts. För steg 1 och 2 framgår ställda krav på leverantören och på tjänsten av det elektroniska formuläret Skallkrav. Leverantören ska kunna bevisa att ställda krav uppfylls genom föreskriven beskrivning/verifikation. Leverantören kontrolleras också mot Skatteverket.

3) Utvärdering (tilldelning av kontrakt) där anbuden utvärderas enligt beskriven utvärderingsprincip under rubrik 4.1.

En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg.

1. UTVÄRDERINGSPRINCIP

De anbud som klarat kvalificeringsfasen kommer att utvärderas enligt principen lägst pris.

Anbudsutvärderingen omfattar följande moment och bedöms mot ställda skallkrav.

• Lägsta pris i bilaga Utvärderingsmodell (webbformulär).

  • Utvärdering (tilldelning av kontrakt) där anbuden utvärderas sker i det elektroniska formuläret ”Utvärderingsmodell” och sker enligt lägsta pris. Utvärdering sker separat för respektive grupp/kategori. I detta dokument framgår prisuppgifter, beskrivningar och övriga dokument som anbudsgivaren ska lämna som underlag för anbudsutvärdering.
    Offentliga vårdgivare som kvalificerat sig till kontrakt, kommer vid bedömningen av priset att räknas upp med 6 %, eftersom de offentliga vårdgivarna är momsbefriade.

  • Kommunerna avser att sluta ramavtal med minst fem (5) leverantörer inom varje grupp/kategori. Leverantörerna kommer efter genomförd utvärdering att rangordnas inom respektive grupp/kategori. Kommunerna kommer att tilldela kontrakt till leverantörer till dess att lämpligt antal jourfamiljer/ behandlingsfamiljer inom de olika grupperna/kategorierna motsvarar de behov som finns inom de olika kommunerna.

  • Den anbudsgivare som lämnat lägsta pris kommer att rangordnas som nummer ett (1). För det fall flera anbudsgivare lämnat samma anbudspris kommer de att hamna på samma rangordningsplats (nummer) med andra anbudsgivare.

5 (5)