Kooperativa Förbundets
Kooperativa Förbundets
Med vägledning och utdrag ur Lagen om ekonomiska föreningar, En kommentar
för konsumentföreningar som är medlemmar i KF
DÄRFÖR MÖNSTERSTADGAR
Introduktion
Mönsterstadgarna är gemensamt upprättade av konsumentföreningarna som är partners i Coop
samhandel via sitt medlemskap i KF (”Konsumentförening”) . Mönsterstadgarna ska vara ett stöd för Konsumentföreningarna när de upprättar och upprätthåller stadgar i lin je med den gemen-
samma struktur som konsumentföreningarna fastställt för medlemskap i KF och partnerskap i Coop samhandel.
KF har alltsedan 1908 fastställt mönsterstadgar för Konsumentföreningar med olika typer av be- sluts- och kontrollorgan. Mönsterstadgarna uppdateras löpande utifrån lagändringar och behov
från Konsumentföreningarna.
LAGEN OM EKONOMISKA FÖRENINGAR (”EFL”)
Förutom vad som stadgas för medlemskap i KF och partnerskap i Coop samhandel, har varje för- eningsstyrelse i Konsumentföreningarna ansvar för att de efterlever de lagregler som vid var tid gäller för deras verksamhet. Främst är det lagen om ekonomiska föreningar (” EFL”) som blir ak- tuell när det kommer till Konsumentföreningens stadgar. Mönsterstadgarna lyfter fra m och preci- serar regleringar som stadgarna måste innehålla enligt EFL samt vissa andra bestämmelser som
ofta behövs.
COOP SAMHANDEL
En ömsesidig lojalitet är en förutsättning för en väl fungerande samhandel under gemensamma varumärken. Därför uppställs grundläggande krav för medlemskapet i KF:s stadgar. En Konsu- mentförening som är medlem i KF ska därtill, förutom efterleva vid var tid gällande lagar och
regler, följa vad som anges i KF:s Regler för Samhandel.
För att upprätthålla det ömsesidiga ansvaret mellan Konsumentföreningarna har KF i uppgift att ansvara för uppföljning och regelefterlevnad.
Konsumentföreningens stadgar ska, i enlighet med Internationella Kooperativa Alliansens
(”IKAs”) värderingar och principer, föreskriva öppet medlemskap, partipolitisk och religiös
obundenhet, demokratisk styrning och kontroll, att varje medlem har möjlighet att utöva infly-
tande över föreningen, insatsskyldighet för medlemmarna, del i överskott till medlemmarna i för- hållande till deras köp och betryggande konsolidering.
För Konsumentförenings medlemskap i KF krävs;
att stadgarna för Konsumentförening väsentligen överensstämmer med KF :s vid var tid gäl- lande och av KF:s stämma fastställda mönsterstadgar.
att Konsumentförenings stadgar innan de föreslås föreningsstämman godkänts av KF och att Konsumentföreningens stadgar ska föreskriva att stadgeändringar inte är giltiga och får
inte registreras utan KF:s godkännande.
att Konsumentförening som bedriver detaljhandelsverksamhet anslutit sig till oc h efterlever KF:s Regler för Samhandel och gemensamma policyer och avtal.
Vid Konsumentförenings stämma har representant för KF, utsedd av styrelsen, rätt att delta i överläggningarna.
Vilket bland annat innebär
att KF har rätt att inhämta ekonomiska underlag från föreningen såsom års -, delårsbokslut och månadsrapporter. KF ska även beredas insyn i föreningens dotterbolag.
att Konsumentföreningen ska genomföra finansiell stresstest och vid behov genomföra de uppföljningsåtgärder som den finansiella stabilitetspolicyn föreskriver.
att KF har att ange regler för samhandel inom KF
att KF äger rätt att ange riktlinjer och regler för brukandet av KF :s varumärken. att Konsumentföreningen ska erlägga fastställda avgifter.
Som partner i Coop samhandel ska Konsumentföreningen aktivt och lojalt delta i den ömsesidiga samhandelsverksamheten och arbeta i linje med gemensamma beslut i syfte att vara relevanta för Konsumentföreningarnas medlemmar och förverkliga konsumentkooperationens verksamhetsidé.
KOMMENTARER OCH INSTRUKTIONER
Efter en paragraf i stadgarna följer en förklarande text. Vissa delar innehåller även en kommentar om paragrafen är obligatorisk att ha med i stadgarna. I de fall det anges att en paragraf är obliga- torisk tar det sikte på regler som är specifika och gemensamma för alla föreningar, tex för att
medlemmar ska behandlas likadant oavsett vilken förening de tillhör. Många andra paragrafer är i praktiken tvingande på grund av att tex EFL kräver att viss information anges i stadgarna. Men
detta säkerställer vardera förening, med ledning från de förklarande texterna och med stöd från KF Juridik.
Text inom hakparentes ([…]) innebär att det är valbart och att föreningarna särskilt noggrant be-
höver se över detta för att anpassa texten till föreningens behov.
STADGAR
för
[FÖRENING]
antagna den[*]
§ 1. FIRMA
Föreningens firma är ekonomisk förening.
§ 2. SÄTE
Föreningens styrelse har sitt säte i .............................................kommun i län.
§ 3. FÖRENINGENS SYFTE & ÄNDAMÅL
Föreningens övergripande syfte är att förverkliga den svenska konsumentkooperationens verksamhetsidé - att skapa ekonomisk nytta för medlemmarna och göra det möjligt för medlemmar att i sin konsumtion bidra till en hållbar utveckling.
Föreningens ändamål är att främja sina medlemmars hushållsekonomi. Föreningen är en sammanslutning av konsumenter i ..............................................
Föreningen är medlem i Kooperativa Förbundet ekonomisk förening org. nr 702001–1693 (”KF”) och är
därigenom delaktig i den gemensamma samhandeln (”Coop Samhandel”).
§ 4. FÖRENINGENS VERKSAMHET
Föreningen ska bedriva kooperativ detaljhandel.
En huvudsaklig del av föreningens verksamhet ska vara kooperativ detaljhandelsverksamhet under varu- märke som inrättats för Coop Samhandel.
Föreningen kan även driva annan verksamhet under annat varumärke som inte står i strid med och/eller motverkar föreningens huvudsakliga ändamål och verksamhet.
Föreningens kooperativa verksamhet kan även bedrivas i ett dotterföretag till föreningen, ett företag som föreningen är delägare i, om även övriga delägare är ekonomiska föreningar eller motsvarande utländska juri- diska personer med hemvist inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, eller ett helägt dotterföretag till ett sådant företag som angivits ovan.
Föreningen ska i alla avseenden vara partipolitiskt och religiöst obunden.
§ 5. VERKSAMHETENS FINANSIERING M.M.
Verksamheten ska bedrivas enligt sunda ekonomiska och affärsmässiga principer.
Föreningen ska bygga upp och vidmakthålla ett eget kapital som tryggar dess långsiktighet, oberoende och utveckling. Finansieringen sker med insatskapital och överskott som bildas i verksamheten samt med inlå- ning. Inlåning kan även ske från medlemmarna.
§ 6. MEDLEMSKAP
Till medlem antas den, även juridisk person, som kan förväntas deltaga i föreningens kooperativa verksam- het och bidra till föreningens ändamål.
Ansökan om inträde ska vara skriftlig eller ske via ett därför upprättat digitalt verktyg. Styrelsen har rätt att pröva ansökan om medlemskap.
6.2. INVESTERANDE MEDLEM
Föreningen kan anta investerande medlemmar.
Styrelsen fastställer villkoren för investerande medlemmar.
Som investerande medlem kan antas den som inte avser att delta i föreningens kooperativa verksamhet, men vill understödja denna finansiellt. Som ytterligare krav för antagande som investerande medlem krävs [*].
Investerande medlem ska erlägga en insats om minst [*] kronor eller högst [*] kronor. En investerande med- lem äger ej utträda och återfå sin insats tidigare än [*] år efter inträdet.
Investerande medlem äger erhålla [*]% insatsränta innan övriga medlemmar erhåller återbäring eller insats- ränta.
6.3. FÖRVÄRV AV MEDLEMS ANDEL GENOM BODELNING, ARV ELLER TESTA- MENTE
Har medlems andel övergått till annan på grund av bodelning, arv eller testamente, äger förvärvaren efter anmälan inträda i medlemmens ställe, om förvärvaren uppfyller förutsättningarna i 6.1 § och inte grund för medlemskapets avslutande enligt § 6.12 föreligger.
Anmälan om inträde ska göras före den tidigare medlemmens avgång. Xxxxxxx dödsbo utövar den avlidnes rättigheter och fullgör dennes skyldigheter intill dess annan inträtt i dennes ställe eller dödsboet avgått.
6.4. INSATS
Medlemmar ska delta med en insats om 100 kronor. Överinsatser accepteras.
Insatsen kan betalas enligt styrelsens beslut genom kontant betalning, intjänade poäng, ianspråktaganden av efterlikvid, återbäring, insatsutdelning eller annan gottgörelse. Vid utebliven betalning av insatsen efter sex
månader efter ansökan, förfaller medlemskapet utan att § 6.11 ska tillämpas.
6.5. MEDLEMS SKYLDIGHETER
Medlem ska ta del av och efterleva föreningens stadgar samt deltaga i och främja föreningens ändamål, verk- samhet och utveckling.
6.6. MEDLEMSPROGRAM
Föreningarna som är del i Coop samhandel har ett gemensamt medlemsprogram. Det innebär att förening- arnas medlemmar (som inte väljer att avstå från medlemsprogrammet) är anslutna till medlemsprogrammet. Fullständiga villkor för medlemsprogrammet fastställs av KF eller den KF sätter i sitt ställe, och finns publi- cerade på xxxx.xx. På uppdrag av föreningarna hanterar KF:s dotterbolag Coop Sverige AB medlemspro- grammet.
Inskränkningar i medlemmens rättigheter och möjlighet att utöva sitt medlemskap kan uppställas fram till det att den obligatoriska insatsen finns på insatskontot.
Medlem godkänner villkoren i medlemsprogrammet genom inträde i föreningen.
Föreningen har via KF uppdragit till Coop Sverige AB att tillhandahålla och administrera medlemsregister och de medlemsförmåner som erbjuds medlem genom medlemsprogrammet. Medlem har bland annat rätt att samla och nyttja poäng utifrån sin delaktighet i den kooperativa verksamheten, ta del av medlemskam- panjer, personliga erbjudanden och rabatter.
6.7. BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
Medlemsregister
Föreningen är personuppgiftsansvarig för behandlingen av medlemmens personuppgifter. Behandling av medlems personuppgifter är en förutsättning för fullgörande av föreningens skyldigheter enligt dessa stad- gar. Exempel på personuppgifter som behandlas är namn, personnummer, e-postadress och telefonnummer. Personuppgifter skapas också som ett resultat av medlems inköp i en Coop-butik, registrering av köp och/eller medlemskort. Personuppgifterna behandlas bland annat för ändamålen att kunna föra medlemsre- gister, administrera föreningsverksamheten, marknadsföra föreningens tjänster och medlemsförmåner samt för analys av verksamheten och medlemsaktiviteter i syfte att anpassa föreningens tjänster och vidareut- veckla föreningens verksamhet.
Medlemsprogram
För de personuppgiftsbehandlingar som sker inom ramen för medlemsprogrammet är Coop Sverige AB personuppgiftsansvarig. Information om dessa behandlingar finns i medlemsvillkoren för medlemsprogram- met samt i Coops integritetspolicy på xxxx.xx.
De personuppgifter som behandlas kan komma att delas med andra bolag och föreningar inom Kooperat- ionen eller med externa samarbetspartners och leverantörer. All utlämning sker enligt lag och personuppgif- ter kommer inte att användas för andra ändamål än vad som informerats om.
Behandling av personuppgifter görs bara om detta är nödvändigt för att kunna uppfylla ändamålen med
behandlingen och det är viktigt att medlemmens integritet alltid respekteras. Därför uppmärksammas om några av medlemmens rättigheter:
• Medlem kan begära att behandlingen av dennes uppgifter, utöver de som krävs enligt EFL, upphör, innebärande att kopplingen mellan medlemskapet i föreningen och medlemsprogrammet avslutas. (För upphörande av behandling av samtliga personuppgifter krävs utträde ur föreningen.)
• Medlem har rätt att begära att få tillgång till de personuppgifter som behandlas om hen.
• Medlem har vidare rätt att begära att få personuppgifter rättade eller raderade.
• Medlem har rätt att invända mot viss personuppgiftsbehandling, så som direktmarknadsföring (ny- hetsbrev eller annan information om medlemsförmåner och medlemsaktiviteter som skickas ut).
Medlems personuppgifter sparas endast så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet. Enligt lag fö- religger skyldighet att spara vissa personuppgifter i föreningens medlemsförteckning i sju år efter att före- ningsmedlemskapet upphört.
För fullständig information om hur medlemmens personuppgifter behandlas går att läsa mer omi Coops in- tegritetspolicy som återfinns på xxxx.xx.
6.8. MEDLEMS RÄTTIGHET ATT DELTA I BESLUT, INNEHAVA FÖRTROENDE- UPPDRAG
Medlem som uteslutits, begärt utträde eller inte inom angiven tid har erlagt obligatorisk insats till sitt insats- konto, äger inte rätt att delta i föreningens beslut eller inneha förtroendeuppdrag.
6.9. MEDLEMS EKONOMISKA ANSVAR
Medlem svarar endast med medel innestående på insats- och förlagsinsatskonto samt förfallet men ännu ej betalt insatsbelopp, för föreningens förpliktelser.
6.10. MEDLEMSKAPETS UPPHÖRANDE
Medlemskapet är personligt och kan inte övergå till annan, utöver vad som framgår av punkt 6.3.
Medlem har rätt att begära att få utträda ur föreningen. Utträde sker per räkenskapsårets slut (den 31 decem- ber).
Medlem som vill utträda ur föreningen ska anmäla det skriftligt till styrelsen före utgången av november. Vid senare anmälan sker utträdet först vid slutet av nästa räkenskapsår.
Den som utträtt ur föreningen har rätt att ta ut behållningen på sitt insatskonto när det gått minst sex måna- der från utträdet. Insats återbetalas endast om det kan ske utan att ta i anspråk fonderade medel och utan att kränka medlemmarnas lika rätt. Under ett räkenskapsår får inte mer än fem procent av föreningens insats- kapital betalas ut. Styrelsen kan medge undantag för särskilda fall.
Medlem som bryter mot föreningens stadgar eller motarbetar föreningens ändamål, verksamhet eller ut- veckling eller som missbrukar sitt medlemskap eller på annat sätt skadar föreningen, kan uteslutas genom beslut av styrelsen. Före sådant beslut ska medlemmen underrättas skriftligt och ges tillfälle att yttra sig.
Uteslutning kan även ske av medlem som under en ansenlig tid inte deltagit i föreningens kooperativa verk- samhet. Vad som anses vara en ansenlig tid beslutas av styrelsen.
Vid uteslutning överförs medlemmens tillgodohavande hos föreningen till reservfonden.
§ 7. MEDLEMSKAPITAL OCH FÖRDELNING AV ÖVERSKOTT
7.1. INSATS, INSATSKONTO
Varje medlem har ett insatskonto för den obligatoriska insatsen. Insatskontot kan ökas genom kontant be- talning samt genom överföring av medel som medlemmen erhåller vid överskottsfördelning enligt § 8.
7.2. MEDLEMSKONTO
Till medlemskontot förs medel som medlemmen erhåller vid överskottsfördelning enligt § 8, vilka inte ska föras till insatskontot. Efter styrelsens beslut kan inköpsrelaterad bonus föras tillmedlemskontot. Till detta konto kan även uppsagda medel föras från insatskontot.
Medlemskontot får ökas endast genom medel som tillförs kontot enligt bestämmelserna i dessa stadgar.
Medel på medlemskonto förräntas enligt styrelsens beslut. Räntan tillgodoförs kontot. Medlenutbetalas vid anfordran.
7.3. MEDLEMSAVGIFT
Föreningsstämman har möjlighet att besluta, om föreningens ekonomiska situation kräver, att varje medlem ska betala en medlemsavgift om maximalt 1000 kronor till föreningen. Avgiften beslutas av föreningsstäm- man. Medlemsavgiften ska betalas på det sätt och inom den tid som styrelsen bestämmer.
7.4. FÖRLAGSINSATSER
Styrelsen får besluta att kapital får tillskjutas föreningen i form av förlagsinsatser. För förlagsinsatserna ska gälla vad styrelsen i enlighet med EFL beslutar. Utdelning å förlagsinsats kan ske enligt § 8.
Förlagsinsatser får tillskjutas även av andra än medlemmar.
Redovisade överskottsmedel fördelas efter att balanserad förlust har täckts, enligt följande grunder i nämnd ordningsföljd så långt kapitalet räcker för respektive punkt i sin helhet:
1. Minst fem procent av nettoöverskottet för året avsätts till reservfonden.
2. Det inbetalda förlagsinsatskapitalet får utdelning enligt vad som anges i utfärdade förlagsan- delsbevis.
3. Det inbetalda insatskapitalet får utdelning efter beslut av ordinarie föreningsstämma, varvid investerande medlemmar erhåller en utdelning som överstiger övriga medlemmars utdelning med [*] procent.
4. Återstående överskott kan, efter förslag från styrelsen, delas ut till medlemmarna i förhål- lande till gjorda köp.
Styrelsen meddelar vilka köp som utgör underlag för beräkning av medlemmens del i överskottet och anvi- sar hur köpen ska styrkas.
De medel som en medlem erhåller vid överskottsfördelning enligt ovan förs till insatskontot eller medlems- kontot enligt stämmans beslut.
§ 9. FÖRENINGENS BESLUTS- OCH KONTROLLORGAN
Föreningens besluts- och kontrollorgan är: [Ägarombud], Föreningsstämman, Föreningsstämmans valbered- ning, [Föreningsstämmans valberedning för val av ägarombud], Revisorer, Föreningsstyrelsen, samt [För- eningschefen/Verkställande direktören (VD)].
9.1. VALBARHET
[Ägarombud]
[Endast myndig medlem som har betalt den obligatoriska insatsen och deltagit i föreningens kooperativa verksamhet under föregående verksamhetsperiod, samt ej är juridisk person, underårig, i konkurs eller har förvaltare enligt 11 kap 7 § föräldrabalken, är valbar till ägarombud eller dess ersättare, om inte annat före- skrivs i lag eller dessa stadgar. Person, som är anställd i föreningen, föreningens dotterföretag eller företag där föreningen har väsentligt intresse kan inte väljas till ägarombud. Bedömning ska ske inför varje ägarom- budsval och dokumenteras.
Ombud till föreningsstämman och deras ersättare kan inte ingå i föreningsstämmans valberedning för val av ägarombud.]
Styrelse och andra föreningsorgan
Var och en som inte är juridisk person, underårig, i konkurs eller har förvaltare enligt 11 kap 7 § föräldrabal- ken kan nomineras för val till föreningens styrelse eller andra föreningsorgan. Person som föreslås för val till föreningens organ ska vara oberoende, opartisk och inga särskilda omständigheter som kan rubba dennes förtroende i dessa avseenden ska föreligga. Person, som är anställd i föreningen, föreningens dotterföretag eller företag där föreningen har väsentligt intresse kan inte av föreningsorgan väljas till ledamot av något av föreningens organ. Bedömning ska ske inför varje val och dokumenteras. Detsamma gäller revisor.
§ 10. FÖRENINGENS MEDLEMSDEMOKRATISKA ORDNING
Föreningens medlemmar deltar själv eller genom ombud vid föreningens stämma. Föreningens medlemmar representeras via ägarombud vid föreningens stämma.
10.1. REPRESENTATIV ORDNING
Om en representativ ordning ska gälla för föreningen, har styrelsen att fastställa valenheter. Valenheterna ska anges med utgångspunkt i föreningens butiksnät och eftersträva att en jämnoch likvärdig medlemsrepre- sentation uppnås. Styrelsen ska i samband med fastställande av valenheter även bestämma antalet ägarom- bud (och eventuella ersättare) per valenhet samt om samtliga ägarombud ska vara stämmodelegater.
Om inte samtliga ägarombud ska vara stämmodelegater har ägarombuden inom respektive valenhet att inom sig, utifrån antal röster och lämplighet, utse en stämmodelegat för valenheten. Om ägarombuden inte kan enas om vem som ska vara stämmodelegat för valenheten ska frågan avgöras av valberedningen för ägarom- bud.
För det fall att styrelsen beslutar om en representativ ordning ska nedan punkter äga tillämpning avseende ägarombud.
10.1.1. VAL AV ÄGAROMBUD
Styrelsen ska vid behov upprätta en valordning eller utfärda de övriga riktlinjer och kriterier som styrelsen anser krävs för genomförandet av val av ägarombud i enlighet med dessa stadgar.
Ordinarie val av ägarombud ska hållas innan ordinarie föreningsstämma jämna år, senast [sista februari] in- nan ordinarie föreningsstämma. Valet kan ske elektroniskt via Internet, förutsatt att medlemmens rätt till information och röstmöjlighet därvid inte inskränks. Valet ska för varje valenhet omfatta val av ägarombud samt ersättare, samt vid fysiska möten även val av mötesordförande, sekreterare och två protokolljusterare.
Den som fått flest röster anses vald. Vid lika röstantal avgörs valet genom lottning.
Ägarombud och ersättare väljs för tiden från nästkommande ordinarie årsstämma fram till och med ut- gången av den ordinarie årsstämma som infaller efter nästkommande val av ägarombud. Avgår ett ägarom- bud under mandatperioden inträder ersättare. Styrelsen fastställer i vilken ordning ersättare inträder vid före- ningsstämman utifrån utfallet i ägarombudsvalet.
Vid avsaknad av ägarombud för enskild valenhet kan föreningsstyrelsen utlysa fyllnadsval. Fyllnadsval ska ske senast fyra veckor före föreningsstämma. Röstningsförfarandet ska genomföras på samma sätt som vid ordinarie val av ägarombud.
I stället för att utlysa fyllnadsval kan föreningsstyrelsen vid avsaknad av ägarombud för enskild valenhet utse tillförordnat ägarombud. Ett tillförordnat ägarombud har samma uppgifter som ett valt ägarombud. Ett till- förordnat ägarombud kan inte vara stämmodelegat på föreningsstämman.
Val av ägarombud sker innan föreningens ordinarie årsstämma, men de valda ägarombuden representerar inte medlemmarna vid den efterföljande årsstämman. Detta för att befintliga ägarombud är bäst rustade att exempelvis besluta om ansvarsfrihet och bedöma ledningens förvaltning av föreningen. De valda
ägarombuden tillträder således sitt uppdrag vid samma tidpunkt som den vid årsstämman valda styrelseleda- möterna.
10.1.2. KALLELSE TILL ÄGAROMBUDSVAL
Kallelse till val av ägarombud får utfärdas tidigast fyra veckor före, och senast två veckor före, valet äger rum. Styrelsen utfärdar kallelse. Alla val som ska förekomma i samband med val av ägarombud anges i kal- lelsen.
Kallelse till val av ägarombud sker genom anslag i föreningens kooperativa försäljningsställen inom fören- ingsområdet samt genom anslag på föreningens webbplats enligt styrelsens beslut. Påsamma sätt lämnas öv- riga meddelanden till medlemmarna. Om styrelsen anser det lämpligt, kan en kallelse eller ett meddelande dessutom tillkännages genom annons i dagspress, digitalt medlemsverktyg (typ app), brev eller e-post.
10.1.3. DELTAGARE VID VAL AV ÄGAROMBUD
Varje medlem som betalt den obligatoriska insatsen, och som inte redan deltagit i val av ägarombud vid an- nan valenhet under samma valperiod och som kan uppvisa giltigt medlemsbevis har rätt att delta vid val av ägarombud.
Om val av ägarombud sker vid fysiskt möte kan medlem (under de förutsättningar som angivits ovan) delta personligen, genom ställföreträdare enligt lag eller genom ombud. Endast medlemmens make, maka, part- ner, sambo eller annan medlem får vara ombud.
En medlem som är juridisk person får delta i val genom ombud, som inte är medlem.
Ingen får vara ombud för mer än en medlem. Ombudet ska ha en skriftlig, daterad fullmakt. Fullmakten får inte vara äldre än ett år. Ombudet ska också kunna visa sin huvudmans medlemsbevis.
Varje medlem, ställföreträdare och ombud har yttranderätt och förslagsrätt samt rätt att delta i beslut med en röst. Ledamöter av styrelsen, VD eller representant för denne samt revisorerna har, även om de inte till- hört valenheten, rätt att närvara vid fysiskt möte för val av ägarombud.
Sker val av ägarombud elektroniskt via Internet har inte medlem rätt att delta i valet genom ombud.
10.1.4. PROTOKOLL
Protokoll från förrättat val av ägarombud ska innehålla fullständig uppgift om namn, medlemsnummer och adress för de personer som valts till ägarombud.
Justerat protokoll ska sändas till VD senast en vecka efter det att valet slutförts. En samlad redovisning av valda ägarombud ska meddelas medlemmarna senast två veckor efter att samtliga val av ägarombud slut- förts.
Om val av ägarombud sker elektroniskt via Internet ska två centrala valkontrollanter utses av föreningssty- relsen med uppgift att protokollföra valet samt kontrollera valförfarandet och att valresultatet är rättvisande. En eller flera av ägarombudsvalet utsedd justerare ska justera protokollet jämte ordförande vid ägarom- budsvalet.
10.1.5. ÄGAROMBUD
Styrelsen fastställer arbetsordning för ägarombuden.
10.1.6. ENTLEDIGANDE AV ÄGAROMBUD
Styrelsen kan entlediga ett ägarombud (eller ersättare) från samtliga uppgifter i en valenhet om ägarombudet (respektive ersättaren) enligt styrelsens bedömning
1. inte uppfyller ställda kriterier för uppdraget, eller
2. riskerar att skada föreningen, KF eller Coop eller relationen till aktuell butik i valenheten.
Om entledigande sker med stöd av denna bestämmelse ska styrelsen lämna rapport därom vid närmast på- följande föreningsstämma.
§ 11. FÖRENINGSSTÄMMAN
11.1. DELTAGARE VID FÖRENINGSSTÄMMAN
Direkt representation
Varje medlem som kan uppvisa giltigt medlemsbevis har rätt att delta vid föreningsstämmorna. Medlem kan delta personligen, genom ställföreträdare enligt lag eller genom ombud. Styrelsens ledamöter, förenings- chef/VD och revisorerna ska närvara vid föreningsstämmorna om inte synnerliga skäl föreligger. De har ytt- randerätt, förslagsrätt och rösträtt förutsatt medlemskap samt att jäv inte föreligger.
Endast medlemmens make, maka, partner, xxxxx eller annan medlem får vara ombud. En medlem som är juridisk person får dock ha ett ombud, som inte är medlem. Ingen får vara ombud för mer än en medlem.
Ombudet ska ha en skriftlig, daterad fullmakt. Fullmakten får inte vara äldre än ett år. Ombudet ska också visa sin huvudmans medlemsbevis.
Representativ ordning
Föreningsstämman utgörs av ägarombud eller stämmodelegater som utsetts bland valda ägarombud. De be- slutar för samtliga medlemmars räkning. Varje ombud har en röst vid stämman. Styrelsens ledamöter, för- eningschef/VD och revisorerna ska närvara vid föreningsstämmorna om inte synnerliga skäl föreligger. De har yttranderätt och förslagsrätt men inte rösträtt.
11.2. ORDINARIE FÖRENINGSSTÄMMA
Ordinarie föreningsstämma hålls senast den 30 juni. Stämman hålls på den ort där föreningens styrelse har sitt säte. Styrelsen kan dock besluta att stämman ska hållas på annan ort inom föreningens verksamhetsom- råde. Vid ordinarie stämma ska följande ärenden förekomma:
1. Val av ordförande, sekreterare och två protokolljusterare.
2. Fastställande av röstlängd.
3. Fråga om kallelse till stämman skett i behörig ordning.
4. Fastställande av dagordning.
5. Information om verksamhet, ekonomi och framtidsplaner i föreningen och konsumentko- operationen i övrigt.
6. Framläggande av årsredovisningen för föreningen samt, om föreningen är moderförening i en koncern, av koncernredovisningen.
7. Framläggande av revisionsberättelsen samt, i moderförening, koncernrevisionsberättelsen.
8. Fastställande av resultat- och balansräkningarna samt i moderförening, koncernresultat- och koncernbalansräkningarna.
9. Disposition av föreningens vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen.
10. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och [föreningschef/VD].
11. Fastställande av instruktion till valberedningen.
12. Godkännande av förslag till principer för ersättning och andra anställningsvillkor för före- ningens ledning.
13. Bestämmande av arvoden och andra ersättningar till de förtroendevalda i föreningen.
14. Fastställande av antalet ledamöter i styrelsen.
15. [Val av styrelseordförande.]
16. Val av ledamöter i styrelsen.
17. Val av revisor och ersättare.
18. Val av valberedning.
19. [Val av valberedning för ägarombud.]
20. [Ombudsval som föreningsstämman förbehållit sig.]
21. Av styrelsen till föreningsstämman hänskjutna ärenden.
22. Motioner.
11.3. FÖRENINGENS HÖSTSTÄMMA
Styrelsen ska kalla till ytterligare en föreningsstämma under perioden oktober-december (”Höststämma”). Enligt stadgeenlig ordning väckta motioner samt eventuella ärenden från styrelsen kan behandlas vid Höst- stämma.
11.4. EXTRA FÖRENINGSSTÄMMA
Extra föreningsstämma ska hållas, om
1. styrelsen beslutar det, eller om
2. revisorn eller
3. en minoritet av minst 1/10 av röstberättigade medlemmar eller
4. [en minoritet av minst 1/10 av samtliga ägarombud begär det.]
Begäran från revisor, medlemsminoritet eller ägarombudsminoritet ska vara skriftlig och ange för vilket än- damål stämman ska hållas. Inom fjorton dagar från det att sådan begäran kommit, ska styrelsen utfärda kal- lelse.
11.5. KALLELSER OCH ANDRA MEDDELANDEN
Kallelse till ordinarie, extra föreningsstämma och Höststämma får utfärdas tidigast sex veckor före stämman och senast två veckor före stämman.
Styrelsen utfärdar kallelse. Alla ärenden som ska förekomma på stämman ska anges i kallelsen.
Kallelse till föreningsstämma sker genom brev eller e-post till varje stämmodelegat. Om styrelsen anser det lämpligt, kan både kallelser och andra meddelanden i stället tillkännages genom annons i [ange dagspress] eller anslag i föreningens kooperativa försäljningsställen (butiker som drivs under varumärke som ägs ge- mensamt med övriga konsumentföreningar via KF) och på föreningens webbplats.
11.6. BESLUT VID FÖRENINGENS STÄMMOR [SAMT VID VAL AV ÄGAROM- BUD]
Stämmans beslut utgörs av den mening som har fått mer än hälften av de avgivna rösterna, såvida inte EFL eller stadgarna i något särskilt fall kräver större röstmajoritet.
Vid val anses den vald som har fått de flesta rösterna. Vid lika röstetal avgörs sakfrågor av mötesordföran- den och val genom lottning. Röstning sker öppet. Val ska dock förrättas genom sluten röstning om någon begär det. Efter styrelsens beslut kan poströstning genomföras i enlighet med gällande lagstiftning avseende ekonomiska föreningar.
§ 12. STÄMMOPROTOKOLL
Stämmoprotokoll ska justeras av stämmans sekreterare, ordförande och en av stämman utsedd justerare.
§ 13. VALBEREDNING
Ordinarie föreningsstämma utser, och styrelsen föreslår, dels en valberedning för beredning av val av för- eningsstyrelse, med minst tre och högst sju ledamöter, samt i förekommande fall en valberedning för bered- ning av val av ägarombud med det antal ledamöter som stämman fastställer. Stämman fastställer i samband med valet hur många ledamöter respektive valberedning ska ha inom den angivnaramen.
Till respektive valberedning ska utses ledamöter med erforderlig erfarenhet och kompetens för att kunna fullgöra valberedningens uppdrag. I varje valberedning ska både män och kvinnor vara representerade. och utgöra en god representation för föreningens upptagningsområde och medlemsunderlag. Styrelsen föreslår instruktion för valberedningen att fastställas vid stämma. Frånträder ledamot sitt uppdrag under mandatti- den ska styrelsen utse ersättare efter förslag från valberedningen.
13.1. VALBEREDNINGENS UPPDRAG
Föreningsstämmans valberedning ska lämna förslag på antalet ledamöter i styrelsen.
Föreningsstämmans valberedning ska föreslå lämpliga kandidater till ledamöter i föreningsstyrelsen med be- aktande av behovet av styrelsens kompetens, med utgångspunkt i föreningens verksamheter och särskilt av- seende kooperativ samhandel. Vidare ska föreningsstämmans valberedning beakta att föreningsstyrelsen bör utgöra en god representation av medlemmar och upprätthålla en jämn könsfördelning och i övrigt följa de instruktioner till valberedningen som fastställs på stämman efter förslag från styrelsen.
[Valberedningen för beredning av val av ägarombud ska beakta att ägarombuden som grupp ska vara allsi- digt sammansatt med en jämn könsfördelning och utgöra en god representation för medlemmarna inom
xxxxxxxxxx genom god lokal kännedom om valenhetens butiker och medlemmarnas förväntningar.]
§ 14. NOMINERING
Alla nomineringar till förtroendevalda uppdrag ska ske öppet avseende vem som är nominerad, motivering samt information om den nominerade. Styrelsen ska tillse att dessa redovisas transparent i god tid inför re- spektive val.
14.1. NOMINERING AV ÄGAROMBUD
Medlem, som har förslag på ägarombud, ska senast den 31 december året före valet av ägarombud sker, lämna valberedningen för val av ägarombud uppgift om kandidatens namn och adress samt vilken valenhet personen kandiderar för.
14.2. NOMINERING AV LEDAMOT TILL FÖRENINGSSTYRELSEN
Medlem, som har förslag på ledamot till föreningsstyrelsen, ska senast den 15 januari, lämna valberedningen för val av föreningsstyrelse uppgift om kandidatens namn och adress.
14.3. NOMINERING AV LEDAMOT I VALBEREDNING(ARNA) [VALBERED- NING ÄGAROMBUD FÖR DET FALL ATT FÖRENINGEN HAR EN REPRESEN- TATIV ORDNING]
Medlem, som har förslag på ledamot till [valberedningen för val av ägarombud samt i förekommande fall] valberedningen för val av föreningsstyrelsen, ska senast den 15 januari, lämna föreningsstyrelsen uppgift om kandidatens namn och adress.
§ 15. STYRELSEN
15.1. STYRELSENS LEDAMÖTER
Styrelsen består av lägst [3] och högst [ ] ledamöter [samt högst [ ] ersättare], som väljs av ordinarie före- ningsstämma.
Stämman fastställer i samband med valet hur många ledamöter styrelsen ska ha inom den angivna ramen.
Ledamöterna utses för en period som löper fram till att ordinarie föreningsstämma hållits under det räken- skapsår som inträder två år efter valet. Vid den årliga ordinarie föreningsstämman ska hälften av styrelsele- damöterna väljas. (Har styrelsen ojämnt antal ledamöter ska antalet ledamöter som ska väljas avrundas uppåt till heltal vartannat år och avrundas nedåt till heltal övriga år.)
Lämplighetsprövning av nominerade styrelseledamöter och ordförande ska genomföras av valberedningen inför val.
[Föreningsstämman/Styrelsen] väljer styrelsens ordförande. Ordföranden utses för en tid av ett år till dess att ordinarie stämma hållits under räkenskapsåret efter valet.
Om ordföranden lämnar sitt uppdrag under mandattiden ska styrelsen inom sig välja ordförande för tiden intill slutet av nästa stämma.
15.2. BESLUTFÖRHET
Styrelsen är beslutsför då samtliga ledamöter är kallade och mer än hälften är närvarande. Ett styrelsebeslut är giltigt om mer än hälften av de närvarande styrelseledamöterna, förutsatt att deras röstetal uppgår till minst en tredjedel av styrelsens totala röstetal, är ense om beslutet.
15.3. STYRELSEPROTOKOLL
Styrelsens protokoll ska justeras av ordföranden och ytterligare en ledamot. Protokollen ska föras i nummer- ordning och förvaras på betryggande sätt.
15.4. STYRELSENS UPPGIFTER
Styrelsen ska årligen fastställa en arbetsordning för styrelsen.
Styrelsen ansvarar för föreningens organisation och förvaltningen av föreningens angelägenheter. Detta in- nebär bland annat att styrelsen är ansvarig för att föreningens verksamhet sker i enlighet med vid var tid gäl- lande lagstiftning och för den gemensamma samhandeln fastställda regelverk.
För den löpande förvaltningen får styrelsen utse en [föreningschef/VD]. Styrelsen ska i sådana fall utöva tillsyn över [föreningschefens/VDs] förvaltning och årligen fastställa en instruktion för [föreningschef/VD].
Styrelsen ska avgöra ärenden av principiell art eller större ekonomisk betydelse.
15.5. UPPGIFTER [FÖRENINGSCHEF / VERKSTÄLLANDE DIREKTÖR]
För det fall att styrelsen har utsett en VD, har VD hand om den löpande förvaltningen av föreningens verk- samhet i enlighet med gällande lag, dessa stadgar samt föreningsstämmans och styrelsens beslut. [Har För- eningschef utsetts istället för VD ska motsvarande gälla.]
15.6. FIRMATECKNING
Föreningens firma ska som huvudregel tecknas, förutom av styrelsen, av firmatecknare som styrelsen utsett att två i förening teckna firman, samt av VD ensam beträffande åtgärder som hör till den löpande förvalt- ningen.
§ 16. REVISORER
För granskning av styrelsens och Föreningschefens / VD:s förvaltning samt av föreningens räkenskaper väl- jer den ordinarie stämman för en tid av [ett] år en auktoriserad revisor och en ersättare eller ett registrerat revisionsbolag. Revisorn och ersättaren eller det registrerade revisionsbolaget väljs till dess att ordinarie före- ningsstämma hållits under räkenskapsåret efter valet.
16.1. REVISIONEN
Revisorn ska verkställa revision enligt god revisionssed.
Revisionsberättelse ska vara avgiven senast tre veckor före ordinarie föreningsstämma. Är föreningen
moderförening i en koncern, ska särskild koncernrevisionsberättelse avges inom samma tid.
Om revisorn har något att anmärka mot styrelsens, en enskild styrelseledamots eller [föreningschefs/VDs] förvaltning, ska den som anmärkningen riktas mot ges tillfälle att yttra sig.
§ 17. ÅRSREDOVISNING
Kalenderåret är föreningens räkenskapsår.
Vid räkenskapsavslutningen ska tillgångar och skulder värderas enligt god redovisningssed. Anvisningar från KF ska tillämpas.
Styrelsen och [föreningschef/VD] ska minst sex veckor före ordinarie föreningsstämma lämna sin årsredo- visning till revisorerna. Om föreningen är moderförening i en koncern, ska även koncernredovisning upprät- tas per den 31 december och lämnas till revisorerna inom samma tid som moderföreningens årsredovisning.
§ 18. MOTIONER
Medlem som vill ha ett ärende behandlat på ordinarie föreningsstämma ska lämna en skriftlig motion eller skicka via e-post på angiven adress till styrelsen senast den [15 januari] samma år som stämman hålls. Mot- ionen ska vara egenhändigt undertecknad av motionären som också ska ange sitt medlemsnummer och sin adress.
Medlem som vill ha ett ärende behandlat på föreningens höststämma ska lämna en skriftlig motion till styrel- sen senast den 1 september samma år stämman hålls.
§ 19. ANNAN FRAMSTÄLLNING
Om medlem skriftligen framlägger ett förslag, ett önskemål eller ett klagomål för styrelsen, är styrelsen skyl- dig att undersöka saken och lämna medlemmen ett skriftligt svar.
§ 20. STADGEÄNDRING
Ändring av dessa stadgar sker enligt vid var tid gällande lagstiftning för ekonomiska föreningar.Innan för- eningsstyrelsen underställer föreningsstämman ska ändringsförslaget godkänts av KF.En stadgeändring är inte giltig och får inte registreras utan KF:s godkännande.
§ 21. FUSION
Senast två månader inför ett beslut om att föreningen ska fusioneras ska KF styrelse informeras.
§ 22. UTTRÄDE UR KF
Ett beslut att utträda ur KF är giltigt om det fattats av två stämmor i följd, varav den andra stämman ska vara ordinarie föreningsstämma, och beslutet på den senare av de båda stämmorna biträtts av minst två tred- jedelar av de närvarande samt KFs styrelse skriftligt underrättats om att utträdesfrågan ligger på agendan för stämman minst fjorton dagar innan den första stämman ska hållas.
§ 23. FÖRENINGENS UPPLÖSNING
Föreningen ska träda i likvidation
– om likvidationsplikt föreligger enligt EFL eller
– om mer än hälften av det inbetalda insatskapitalet exklusive förlagsinsatskapital gåttförlorat och bristen inte fyllts inom tre månader efter det att förhållandet anmälts förmedlemmarna på en föreningsstämma.
Vid likvidation gäller följande:
Sedan verksamheten avvecklats och alla skulder täckts, ska av överskottet först förlagsinsatserna återbetalas till förlagsandelsinnehavarna och, om något därefter återstår, medlemsinsatserna återbetalas till medlem- marna.
All återbetalning sker med lika inbördes rätt mellan förlagsandelsinnehavarna respektive medlemmarna i proportion till deras tillgodohavanden på respektive insatskonton hos föreningen vid tidpunkten för likvi- dationsbeslutet.
Finns ytterligare tillgångar ska dessa efter föreningsstämmans beslut anslås till kooperativt eller allmännyttigt ändamål, som KF godkänt.
Föreningens protokoll och årsredovisningar ska överlämnas till KF.
§ 24. FÖRENINGSLAGEN
I övrigt gäller vid var tid gällande lag om ekonomiska föreningar, ovan kallad ”EFL”.