SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kommunfullmäktige
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
2021-06-21
§146 Dnr KS 2021-1021
Beslut om uppsägning av avtal med Täby kommun gällande gemensamt överförmyndarkansli
Kommunfullmäktige beslutar:
1. Säga upp avtalet med Täby kommun gällande gemensamt överförmyndarkansli.
2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att starta överförmyndarverksamheten i egen regi, med verksamhetstart den 1 januari 2023, och inarbeta kommande årliga driftskostnader i Överförmyndarens ram i Mål och budget 2022-2024.
Norrtälje kommun har sedan 2012 köpt överförmyndarkanslitjänster av Täby. Avtalet har haft en rad brister och varit kostnadsdrivande varför kommunstyrelsens arbetsutskott gav kommunstyrelsekontoret i uppdrag att omförhandla nuvarande avtal. Under våren har företrädare från kommunstyrelsekontoret tillsammans med företrädare för Täby kommun tagit fram ett förslag till ett nytt avtal men har ännu inte kommit överens om en ny kostnadsfördelningsprincip eller ett antal detaljfrågor. Under arbetet har det framkommit att det finns en politisk majoritet för att säga upp nuvarande avtal och bedriva verksamheten i egen regi. Avtalet måste sägas upp senast den 30 juni 2022 för att verksamheten ska kunna starta den 1 januari 2023. Därför måste ärendet behandlas senast vid kommunfullmäktiges sammanträde den 21 juni.
Protokollsutdrag med tjänsteutlåtande från kommunstyrelsens sammanträde 2021-06-07 §127 KS Beslut om uppsägning av avtal med Täby kommun gällande gemensamt överförmyndarkansli
Xxxx Xxxxxxxx (M), Xxxxx Xxxxxxxx (SD), Xxxx Xxxxxxx (S), Xxxxxx Xxxxxxxx (L), Xxxxxx Xxxxxxx (C), Xxxxxx Xxxxxxxx (ROOP) och Xxxx Xxxxx (KD) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag.
Xxxx Xxxxxxxx (M), Xxxxx Xxxxxxxx (SD), Xxxx Xxxxxxx (S), Xxxxxx Xxxxxxxx (L), Xxxxxx Xxxxxxx (C), Xxxxxx Xxxxxxxx (ROOP) och Xxxx Xxxxx (KD) yttrar sig.
Ordföranden frågar om kommunfullmäktige kan besluta i enlighet med kommunstyrelsens förslag, som bifalls av Xxxx Xxxxxxxx (M), Xxxxx Xxxxxxxx (SD), Xxxx Xxxxxxx (S), Xxxxxx Xxxxxxxx (L), Xxxxxx Xxxxxxx (C), Xxxxxx Xxxxxxxx (ROOP) och Xxxx Xxxxx (KD), och finner att kommunfullmäktige beslutar i enlighet med förslaget.
Kommunstyrelsen Överförmyndaren Täby kommun
Kommunstyrelsekontorets ekonomiavdelning, budgetteamet Kommunstyrelsekontorets stab
MeetingDate
Kommunstyrelsen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
2021-06-07
§127 Dnr KS 2021-1021
Beslut om uppsägning av avtal med Täby kommun gällande gemensamt överförmyndarkansli
Kommunstyrelsen föreslår:
1. Kommunfullmäktige säger upp avtalet med Täby kommun gällande gemensamt överförmyndarkansli.
2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att starta överförmyndarverksamheten i egen regi, med verksamhetstart den 1 januari 2023, och inarbeta kommande årliga driftskostnader i Överförmyndarens ram i Mål och budget 2022-2024.
Norrtälje kommun har sedan 2012 köpt överförmyndarkanslitjänster av Täby. Avtalet har haft en rad brister och varit kostnadsdrivande varför kommunstyrelsens arbetsutskott gav kommunstyrelsekontoret i uppdrag att omförhandla nuvarande avtal. Under våren har företrädare från kommunstyrelsekontoret tillsammans med företrädare för Täby kommun tagit fram ett förslag till ett nytt avtal men har ännu inte kommit överens om en ny kostnadsfördelningsprincip eller ett antal detaljfrågor. Under arbetet har det framkommit att det finns en politisk majoritet för att säga upp nuvarande avtal och bedriva verksamheten i egen regi. Avtalet måste sägas upp senast den 30 juni 2022 för att verksamheten ska kunna starta den 1 januari 2023. Därför måste ärendet behandlas senast vid kommunfullmäktiges sammanträde den 21 juni.
Tjänsteutlåtande avseende Uppsägning av avtal med Täy kommun gällande gemensamt överförmyndarkansli(361761) (0)
Bilaga 1. SWOT-Analys över att ta hem Överförmyndarverksamheten
Xxxxxx Xxxx (S) och Xxxxxx Xxxxxxxx (L) yrkar bifall till förslaget.
Ordföranden frågar om kommunstyrelsen kan besluta i enlighet med kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag som bifalls av Xxxxxx Xxxx (S) och Xxxxxx Xxxxxxxx (L), och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med förslaget.
Kommunstyrelsen Överförmyndaren Täby kommun
Kommunstyrelsekontorets ekonomiavdelning, budgetteamet Kommunstyrelsekontorets stab
MeetingDate
Kommunstyrelsekontorets stab
Handläggare: Xxxxxx Xxxxxxxxxx Titel: Kanslichef
E-post: Xxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
TJÄNSTEUTLÅTANDE
Datum: 2021-06-02
Diarienummer: KS 2021-1021
Till: Kommunstyrelsen
Uppsägning av avtal med Täby kommun gällande gemensamt överförmyndarkansli
Kommunstyrelsen föreslår:
1. Kommunfullmäktige säger upp avtalet med Täby kommun gällande gemensamt överförmyndarkansli.
2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att starta överförmyndarverksamheten i egen regi, med verksamhetstart den 1 januari 2023, och inarbeta kommande årliga driftskostnader i Överförmyndarens ram i Mål och budget 2022-2024.
Sammanfattning av tjänsteutlåtandet
Norrtälje kommun har sedan 2012 köpt överförmyndarkanslitjänster av Täby. Avtalet har haft en rad brister och varit kostnadsdrivande varför kommunstyrelsens arbetsutskott gav kommunstyrelsekontoret i uppdrag att omförhandla nuvarande avtal. Under våren har företrädare från kommunstyrelsekontoret tillsammans med företrädare för Täby kommun tagit fram ett förslag till ett nytt avtal men har ännu inte kommit överens om en ny kostnadsfördelningsprincip eller ett antal detaljfrågor. Under arbetet har det framkommit att det finns en politisk majoritet för att säga upp nuvarande avtal och bedriva verksamheten i egen regi. Avtalet måste sägas upp senast den 30 juni 2022 för att verksamheten ska kunna starta den 1 januari 2023. Därför måste ärendet behandlas senast vid kommunfullmäktiges sammanträde den 21 juni.
I syfte att förstärka de tillgängliga resurserna för Norrorts samlade överförmyndarverksamhet beslutade kommunerna Norrtälje, Täby, Vallentuna och Österåker 2011 att bilda ett gemensamt överförmyndarkansli förlagt i Täby från och med 2012. Kansliet hade till uppgift att stödja samtliga parters överförmyndarverksamhet, oavsett om kommunen valt att utse en överförmyndare eller hade en nämnd.
Den gemensamma organisationen bedöms ha fått avsedd effekt. Tillgänglig statistik på området visar att organisationen är den mest kostnadseffektiva i länet, och Norrtälje kommuns överförmyndare har vid flertalet tillfällen framfört att de är nöjda med det stöd de får från de enskilda tjänstemännen på överförmyndarkansliet. Perioden har dock präglats av att ärendemängden har ökat stadigt under den gångna nio åren. Det gäller även om flyktingkrisen 2015 som innebar en stor belastning på verksamheten exkluderas. I dagsläget står Norrtälje kommun för den stora volymen av ärenden samtidigt som överförmyndarna själva bedömer att Täby kommuns ärenden är mer komplexa eftersom huvudmännens genomsnittliga förmögenhet är större.
Samarbetet har dock inte fungerat smärtfritt. Den 1 januari 2019 lämnade både Österåker och Vallentuna samarbetet. Österåker valde att ta hem verksamheten och Vallentuna anslöt sig till Norrorts gemensamma överförmyndarnämnd. Det fick till följd att Täby var tvungen att säga upp personal samt att de fick högre hyreskostnader då de var svårt att hitta en lokal som passade verksamhetens behov. Vidare har det från Norrtälje kommuns överförmyndare framfört kritik under en längre period, de inte upplever att de är delaktiga i den faktiska verksamhetsplaneringen trots att de har det formella ansvaret. Utöver detta har de även framfört synpunkter på att överförmyndarkansliet inte har någon permanent lokalisering i Norrtälje utan att det endast är möjligt att boka besök. Slutligen har det varit svårt för Norrtälje kommuns förvaltningsorganisation att följa upp hur verksamheten har bedrivits eftersom kompetensen inom området flyttade till Täby samtidigt som ansvaret för uppföljningen inte har haft någon organisatorisk hemvist i Norrtälje kommun. Efterlevnaden av befintliga avtal med årlig utvärdering av verksamheten har inte heller efterlevts.
Till följd av detta inledde kommunstyrelsekontoret våren 2018 en utredning som syftade till att dels utgöra en bakgrundsbeskrivning och dels föreslå hur fortsatta överförmyndarverksamheten bör bedrivas och utvecklas utifrån de gångna åtta årens erfarenheter. Utredningen genomfördes av utsedd tjänsteman på kommunstyrelsekontoret, i samverkan med ekonomiavdelningen och chefsjuristen. Syftet med utredningen beskrevs som följande: ”Syftet och målet är att kvalitetssäkra och utveckla överförmyndarverksamheten utifrån Norrtälje kommuns värdegrund, vision och mål. Frågeställningen för denna utredning är – Hur kan Överförmyndarverksamheten i Norrtälje kommun bedrivas och utvecklas för att stärka individens rättigheter, behov och möjligheter?” Målsättningen med utredningen var vidare att föreslå åtgärder för en långsiktig hållbar överförmyndarverksamhet i Norrtälje kommun.
Utredningens förslag var att Norrtälje kommun skulle begära en omförhandling av nuvarande avtal med Täby kommun och inrätta en överförmyndarnämnd nästa mandatperiod. Utifrån utredningens förslag beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott den 14 oktober 2020 att ge kommunstyrelsekontoret i uppdrag att omförhandla nuvarande avtal.
Under vintern och våren har kommunstyrelsekontoret tillsammans med Täby kommun tagit fram ett reviderat avtalsförslag som till stora delar hanterar de brister som framförts. De delar som i dagsläget återstår är att komma överens om en ny kostnadsfördelningsmodell och ett antal detaljfrågor.
Samtidigt som detta arbete har genomförts har överförmyndarna varit starkt kritiska till en fortsatt samverkan med Täby kommun utifrån konstruktionen att Norrtälje kommun skulle köpa kanslitjänster av Täby. Överförmyndarna själva vill i första hand se en gemensam överförmyndarnämnd med Täby med Norrtälje kommun som huvudman och i andra hand att verksamheten bedrivs i egen regi om detta inte skulle vara möjlig.
Företrädare för Täby kommun har muntligen meddelat att de inte är intresserade av att bilda en gemensam nämnd med Norrtälje kommun under de förutsättningar som överförmyndarna förespråkar varför det alternativ i realiteten har fallit. Vidare finns det en politisk majoritet som önskar att verksamheten bedrivs i egen regi varför kommunstyrelsekontoret föreslår att nuvarande avtal med Täby kommun sägs upp och att verksamheten därmed bedrivs i egen regi.
Ej tillämpligt.
Xxxxxxxx till gällande styrdokument
Ej tillämpligt.
Ekonomiska konsekvenser och riskanalys
Preliminära beräkningar visar att Norrtälje kommun kan göra en besparing om 700 tkr per år genom att bedriva verksamheten i egen regi jämfört med nuvarande avtal. Det baseras på beräkningen att Norrtälje kommuns nuvarande ärendemängd kan hanteras av tre heltidstjänster. I sammanhanget ska dock nämnas att sett över en tioårsperiod har ärendemängden ökat markant och det föreligger en rad direkta och indirekta kostnader med att etablera en ny verksamhet.
Eventuella besparingar med start 2023 ska också sättas i relation till att verksamheten 2022 kommer dras med större kostnader om kommunfullmäktige väljer att säga upp avtalet. Dels stipulerar nuvarande avtal att Norrtälje kommun måste kompensera Täby kommun för eventuella kostnader som uppstår när avtalet sägs upp och dels kommer verksamheten att behöva etableras under 2022 vilket också kommer föranleda kostnader.
När Norrtälje kommun avvecklade sitt överförmyndarkansli 2011 hanterades ärendena av en handläggare och idag är ärendemängden så stor att den kräver bedöms kräva tre tjänster. Detta utgör den enskilt största risken då Norrtälje kommun har en åldrande befolkning vilket tenderar att öka ärendemängden och därmed behovet av mer personal. Vidare föreligger också en risk i att hitta kvalificerad arbetskraft då området kräver specialistkompetens vilket kan vara svårt att rekrytera givet Norrtälje kommuns geografiska läge.
Förvaltningens analys och slutsatser
Sett ur ett rationellt perspektiv torde det mest ekonomiskt gynnsamma vara att omförhandla nuvarande avtal med Täby kommun i syfte att få till stånd en mer rättvisande kostnadsfördelning. En fortsatt samverkan med Täby har flera fördelar, däribland att det är en effektiv och etablerad verksamhet. Vidare bedöms Täby kommun ha ett bättre geografiskt läge avseende rekrytering av personal och samverkan möjliggör också att poolen av möjliga ställföreträdare blir större eftersom de kan rekryteras från två kommuner. Norrtälje kommuns utmaning med en åldrande befolkning bedöms också hanteras enklare i en gemensam organisation då kostnaderna kan fördelas mellan två kommuner.
Trots dessa fördelar är det helt uppenbart att dagens avtal kommer fortsatt driva kostnader inom överförmyndarverksamheten samtidigt som det finns en rad brister med nuvarande avtal. Den kanske enskilt största är att Norrtälje kommun kan göra en besparing om cirka 700 tkr per år genom att bedriva verksamheten i egen regi. Vidare är det ett faktum att samarbetet saknar politiskt stöd vilket båda är skäl nog för att föreslå att säga upp nuvarande avtal.
Avtalet har 18 månaders uppsägningstid och måste därför sägas upp senast den 30 juni för att upphöra den 1 januari 2023.
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx
Kommundirektör Stabs- och planeringschef
Kommunstyrelsekontoret Kommunstyrelsekontoret
Bilaga 1. SWOT-Analys över att ta hem överförmyndaerverksamheten
Kommunstyrelsen Överförmyndaren Täby kommun
Kommunstyrelsekontorets ekonomiavdelning, budgetteamet Kommunstyrelsekontorets stab
Bilaga 1. SWOT-Analys över att ta hem Överförmyndarverksamheten
Styrkor Geografiskt närmare Stora möjligheter att styra verksamheten Ekonomiskt mer förmånligt | Svagheter Svårare att rekrytera Gode män Mer sårbar verksamhet Svårt att bedriva utvecklingsarbete ex digitalisering på grund av verksamhetens storlek. |
Möjligheter Skapar arbetstillfällen i Norrtälje Skapas ytterligare tjänster med lägre kvalifikationsgrad i händelse av att Gode män professionaliseras Samverkan med ex Soc och KSO:n underlättas Distansarbete för pendlare | Hot Svårt att rekrytera kvalificerade arbetskraft Skapas ytterligare tjänster med lägre kvalifikationsgrad i händelse av att Gode män professionaliseras, kräver mer resurser om man växer ur kostymen. |
SWOT-Analys över att omförhandla avtalet med Täby
Styrkor Kvalificerad arbetskraft finns Lättare att rekrytera gode män Digitaliseringsarbete påbörjat | Svagheter Låga möjligheter till att styra verksamheten Olika demografiska och socioekonomiska förutsättningar i de olika kommunerna Geografiskt längre bort |
Möjligheter Tillfredsställande avtal Gemensam nämnd | Hot Avtalet motsvarar inte förväntningarna Skapas ytterligare tjänster med lägre kvalifikationsgrad i händelse av att Gode män professionaliseras, krävs mer resurser om man växer ur kostymen. |
SWOT-Analys över att omförhandla avtalet med Täby med Norrtälje som huvudman i en gemensam nämnd.
Styrkor Kvalificerad arbetskraft finns Lättare att rekrytera gode män Digitaliseringsarbete påbörjat Omstart med nytt avtal och mer jämbördiga roller. Överförmyndarnas önskan i Norrtälje | Svagheter Olika demografiska och socioekonomiska förutsättningar i de olika kommunerna. |
Möjligheter | Hot |
Tillfredsställande avtal | Täby är inte intresserad. |
Gemensam nämnd | Avtalet motsvarar inte förväntningarna |
Reell samverkan | Skapas ytterligare tjänster med lägre |
kvalifikationsgrad i händelse av att Gode män | |
professionaliseras, krävs mer resurser om man | |
växer ur kostymen. |