FÖRENINGSSTADGAR

FÖRENINGSSTADGAR

§ 1 NAMN, SÄTE OCH RÄKENSKAPSÅR

Föreningens namn är Swedma. Swedma har sitt säte i Stockholm. Swedmas räkenskapsår och verksamhetsår omfattar kalenderår.

§ 2 ÄNDAMÅL

Swedma är ideell och har - med uteslutande av all affärsverksamhet - till ändamål att verka för utveckling av och förståelse för den verksamhet medlemmarna bedriver och företräda medlemmarna i gemensamma angelägenheter samt att verka för utveckling av och information om direktmarknadsföring.

§ 3 MEDLEMSKAP

3.1 Medlemmar och till Swedma associerade företag

I Swedma må finnas medlemmar och associerade företag.

Medlemmar skall vara företag som är verksamma inom området för direkt- marknadsföring.

Medlem må ej ha några intressen i företag i Sverige, som uppfyller kraven på medlemskap, som inte är medlem i föreningen.

Företag med säte i Sverige, som uppfyller kraven på medlemskap, kan ej vara associerat företag i Swedma.

3.2 Villkor för medlemskap och för associerat företag

3.2.1 Medlemskap

Medlem skall vara ett företag med säte i Sverige som huvudsakligen eller delvis, efter styrelsens beslut, och under ordnade förhållanden i egen regi bedriver verksamhet inom området för direktmarknadsföring.

Medlem skall vara marknadsmässigt väl etablerad, ha marknadskunnande och bedriva sin verksamhet seriöst. Vid prövning härav skall hänsyn tagas till omständigheter såsom verksamhetstid, omsättning, antal kunder, ledningens erfarenheter och andra faktorer av betydelse för prövningen.

Medlem kan även vara en branschorganisation av företag som bedriver verksamhet inom området för direktmarknadsföring.

Medlem förbinder sig

att följa föreningens stadgar;

att följa av föreningen antagna regler för bedrivande av verksamhet inom direktreklam-, telemarketing- och direktmarknadsföringsområdena;

att ej tillämpa strängare regler gentemot medlemmar och kunder än vad som sägs i föreningens branschregler och allmänna bestämmelser;

att efterleva de beslut föreningen fattar i frågor rörande god affärssed;

att lojalt medverka till att föreningens ändamål upprätthålles och utvecklas;

att till styrelsen anmäla sådant förhållande som skulle kunna innebära att medlemmen ej längre uppfyller kraven för medlemskap;

att lämna föreningens auktoriserade revisor begärda uppgifter eller tillträde för inhämtande eller kontroll av uppgifter;

att följa årsmötets och styrelsens beslut.

Myndighet eller företag, som är medlem, deltager ej i behandling av frågor som rör förhållanden mellan Swedmas eller medlems mellanhavanden med myndigheter eller företaget. För det fall stadgarna för medlem, som är statlig myndighet, innefattar avsteg från de författningar mm som gäller för myndigheten, gäller författning o dyl framför stadgarna.

Kännetecken, märke eller dylikt, varunder föreningen, dess bifirma och dess medlemmar uppträder får användas endast av medlem.

Medlem kan under 12 månader (provåret) erhålla provmedlemskap. Beslut om prov- medlemskap fattas av styrelsen. För provmedlem gäller särskilda bestämmelser avseende utträde och föreningsavgifts er- läggande, se § 3.4 och § 5.

3.2.2 Associerat företag

Associerat företag kan vara företag som

a) i sin verksamhet nyttjar

b) är köpare av tjänster xxxxx

c) har intresse av direktmarknadsföring. Associerat företag äger ej rätt att använda sig av kännetecken m.m. nämnda under 3.2.1.

3.3 Medlems inträde

Ansökan om medlemskap sker skriftligen och ställs till föreningens styrelse och insändes till Swedmas kansli. Ansökan bör innehålla sådana uppgifter, som möjliggör för styrelsen att bedöma sökandens lämplighet enligt § 3, punkt 2.1, som medlem i föreningen.

Medlem som är branschorganisation inväljes av årsmötet.

Till ansökan om medlemskap skall bifogas

• årsredovisning jämte revisionsberättelse för ett visst antal år;

• registreringsbevis;

• tillämpade avtalsvillkor o d som sökande tillämpar i förhållande till kunder;

• skriftlig försäkran att medlem är beredd att följa föreningens stadgar;

• den utredning som i övrigt kan erfordras.

Avslag av ansökan skall ej motiveras.

3.4 Medlems utträde

Medlem äger begära utträde ur föreningen. Ansökan om utträde, som skall ske året före det kalenderår under vilket utträdet skall ske, skall göras skriftligen och ställs till föreningens styrelse och insändes till Swedmas kansli. Utträdesansökan anses inkommen den dag den inkommit till föreningens kansli. I och med utträdet bortfaller medlems rättigheter och skyldigheter gentemot föreningen. Medlem är dock skyldig att fullgöra sina skyldigheter enligt

§ 5. Kännetecken, märke eller dylikt, varunder föreningen och dess medlemmar uppträder, får ej användas av den som utträtt ur föreningen. Provmedlem äger utträda ur föreningen under provåret. Om ej provmedlem under provåret xxxxx utträdesansökan övergår provmedlemskapet i fullvärdigt medlemskap om ej föreningens styrelse beslutar annorledes.

3.5 Medlems uteslutning

Medlem må efter styrelsens beslut uteslutas ur föreningen

• om medlem underlåter att iakttaga stadgar eller icke längre uppfyller kraven enligt § 3.

• om medlem uppenbarligen handlar i strid med Swedmas ändamål eller i övrigt vållat föreningen allvarlig skada.

• om medlem inställt sina betalningar, ingått ackordsförhandlingar, trätt i likvidation eller försatts i konkurs.

• om medlem brister i sin betalningsskyldighet enligt § 5 därest medlem efter påminnelse ej betalar sin skuld inom styrelsen angiven frist.

I och med uteslutningen bortfaller medlems rättigheter och skyldigheter gentemot föreningen. Medlem är dock skyldig att fullgöra sina skyldigheter enligt § 5.

Kännetecken, märke e d, varunder föreningen eller dess medlemmar uppträder, får ej användas av den som uteslutits.

3.6 Associerat företag

Associerat företag äger frånträda Swedma när som helst, men är dock skyldigt att fullgöra sina skyldigheter enl § 5.

Styrelsen äger - under samma förutsättningar som gäller för medlems uteslutning och i tillämpliga delar eller eljest styrelsen finner skäl härtill - utesluta associerat företag, som därvid ej är skyldig att fullgöra sina skyldigheter enligt

§ 5.

§ 4 VERKSAMHETSFORMER

4.1 Årsmöte

Årsmötet är Swedmas högsta beslutande organ.

Vid årsmötet deltager medlemmar och styrelse. Medlem äger rätt att i överläggningen på årsmötet låta sig företrädas av flera personer, varav dock endast en, vilken skall vara behörig firmatecknare eller befullmäktigat ombud, äger utöva medlemmens rösträtt. Ingen må rösta för mer än två medlemmar.

Om ej i särskild fråga annat angives i stadgarna, skall såsom föreningens beslut gälla den mening, för vilken de flesta rösterna avgives. Härvid skall vid lika röstetal personval avgöras genom lottning och övriga frågor

genom ordförandens utslagsröst. Sluten omröstning skall företags, när medlem såå begär.

Vid årsmötets öppnande upprättas röstlängd. Kallelse med föredragningslista och erforderliga handlingar till årsmöte skall vara skriftliga och utsändas senast två veckor före årsmöte.

Ärenden som ej angivits i kallelse till årsmöte, må vid årsmöte företagas till avgörande om årsmötet med två tredjedels majoritet därom beslutar.

Föreningen skall årligen hålla ett ordinarie årsmöte före juni månads utgång på plats och tidpunkt styrelsen beslutar samt skall avse det, före ordinarie årsmötet, per den 1.7 påbörjade verksamhetsåret.

Vid årsmötet skall följande ärenden förekomma:

1. Val av ordförande vid årsmötet

2. Xxx av sekreterare vid årsmötet

3. Val av två justeringsmän

4. Fastställande av röstlängd på årsmötet

5. Fråga om årsmötet blivit behörigen utlyst

6. Fastställande av föredragningslista

7. Framläggande av årsredovisning och revisorernas berättelse

8. Beslut om

a) fastställande av resultat- och balansräkning

b) om dispositioner betr bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen

c) ansvarsfrihet för styrelse och verkställande direktören

d) fastställande av ersättning till styrelsens ordförande

9. Val av ordförande och vice ordförande i Swedma och dess styrelse

10. Fastställande av det antal ledamöter som skall ingå i Swedmas styrelse

11. Val av styrelseledamöter och suppleant

12. Val av två revisorer och två revisorssuppleanter

13. Val av tre ledamöter i valnämnd

14. Behandling av motioner

15. Fastställande av budget och föreningsavgift

16. Övriga frågor

4.2 Extra årsmöte

Styrelsen äger kalla medlemmarna till extra årsmöte då det för uppgivet ändamål skriftligen påfordras av minst en tredjedel av samtliga medlemmar eller styrelsen finna extra årsmöte påkallat.

4.3 Ordförande

Swedmas ordförande och vice ordförande är styrelseledamöter och tillika ordförande respektive vice ordförande i styrelsen och i övriga föreningsmöten.

Vice ordförande verkar vid ordförandens förfall.

4.4 Styrelse

Föreningens angelägenheter ombesörjes av en styrelse. Styrelsen avgör frågor om medlems inträde, utträde och uteslutning. Stort avseende skall därvid fästas vid nämndens ställningstagande.

Styrelsen skall bestå av minst fem och högst tolv ledamöter samt en suppleant. Vid lika röstetal skall ordförande ha utslagsröst. Styrelseledamot skall vara anställd hos medlem eller hos associerad medlem. I styrelsen må föreningens eller föreningens bolags verkställande direktörer ingå. Styrelse, som består av högst fem ledamöter, får utgöras och företrädas av högst en ledamot från varje medlem och i annat fall av högst två ledamöter från samma medlem. Antalet styrelseledamöter representerade av associerade medlemsföretag får maximalt utgöra en fjärdedel av styrelsens totala antal ledamöter. Mandatperioden för en styrelseledamot är (normalt) fyra år. Mandatperioden påbörjas omedelbart efter årsmötet och kvarstår till det årsmöte då mandatet upphör. En styrelseledamot kan (normalt) bli återvald tidigast 24 månader efter utträdelsedatum.

I ärenden enligt § 3 skall det beslut gälla som biträdes av minst två tredjedelar av närvarande styrelseledamöter.

Beträffande styrelsens beslutsförhet äger 8 kap

21 § aktiebolagslagen SFS (2005:551) motsvarande tillämpning.

Det åligger ordföranden att tillse att sammanträden hålles då så erfordras.

Rätt att teckna firma tillkommer förutom styrelsen i dess helhet ordföranden och vice

ordföranden, var och en av dem dock endast i förening med den andre eller i förening med annan ledamot.

4.5 Swedmas branschnämnd

Swedma är huvudman tillsammans med andra organisationer, av en etisk nämnd, DM- nämnden. Nämnden prövar om Swedmas branschregler efterlevs samt uttalar sig om god affärssed. Swedmas representanter i DM- nämnden skall utses av Swedmas styrelse.

Nämnden, skall på begäran, kunna behandla tvistefrågor mellan medlemmar, mellan medlem och kund som ej kan lösas mellan parterna eller försäkringsvägen.

4.6

Swedma äger aktier i två bolag nämligen i Swedma AB och i Swedma Service AB. Swedma AB är ett marknadsbolag, som har till föremål för sin verksamhet att omhänderha frågor av betydelse för direktmarknadsföring. Swedma Service AB är ett branschbolag, som har till föremål för sin verksamhet att omhänderha frågor av betydelse för medlemmarnas verksamhet.

§ 5 FÖRENINGSAVGIFT

Medlem skall erlägga en årlig föreningsavgift vilken fastställes av årsmöte.

Föreningens styrelse beslutar om föreningsavgifter vid provmedlemskap.

Föreningsavgift uppdelas i medlemsavgift, vilken erlägges till Swedma, och serviceavgift, vilken erlägges till Swedma Service AB. Medlemsavgift uppgår till visst fast belopp.

Medlem som ingår i koncern svarar solidariskt med annan medlem i koncernen för förenings- avgift.

Nya medlemmars serviceavgift skall reduceras i förhållande till det antal kvartal under vilka de varit medlemmar i Swedma under inträdesåret. Styrelsen äger på grund av särskilda omständigheter att för viss medlem reducera serviceavgiften.

Medlem, som begärt sitt utträde eller uteslutits under verksamhetsåret, äger ej återbekomma någon del av inbetalda medel och är skyldig att erlägga föreningsavgift hänförande sig till tidigare och innevarande verksamhetsår. Medlem, som begärt sitt utträde under verksamhetsår, är vidare skyldig att erlägga föreningsavgift för närmast därpå följande verksamhetsår. För detta senare verksamhetsår under vilket utträdet således sker är medlem skyldig att erlägga föreningsavgift. Avgiften för detta verksamhetsår skall dock ej vara högre än avgiften för året före det år utträdet begärdes. Associerat företag erlägger serviceavgift till Swedma Service AB. Associerat företag, som begärt sitt utträde eller uteslutits under året, äger ej återfå någon del av inbetald serviceavgift och är vid utträde skyldigt att erlägga hel serviceavgift hänförande sig till innevarande verksamhetsår.

Nya associerade företags serviceavgifter skall reduceras i förhållande till det antal kvartal under vilka de varit associerade i Swedma under året.

Styrelsen fastställer serviceavgift för associerat företag.

§ 6 FÖRENINGENS RÄKENSKAPER

Swedma skall föra räkenskaper.

Varje års räkenskaper jämte en av styrelsen avgiven årsredogörelse skall granskas av två revisorer, varav en auktoriserad revisor. Revisorerna skall till ordinarie årsmöte avgiva berättelse över sin granskning.

§ 7 STADGEÄNDRING

Förslag till ändring av Swedmas stadgar kan avgivas av medlem eller styrelsen. Medlems förslag skall överlämnas till styrelsen för yttrande och vara denna tillhanda senast en månad före årsmöte.

Beslut om ändring av stadgarna skall fattas med två tredjedelars majoritet av årsmöte.

§ 8 FÖRENINGENS UPPLÖSNING

Föreningen kan upplösas genom beslut av två på varandra - med tre månaders uppehåll - följande årsmöten, varav ett skall vara ordinarie årsmöte. Sådant beslut skall fattas med tre fjärdedelars majoritet. Vid upplösning skall Swedmas behållning delas mellan medlemmarna i förhållande till inbetalda före- ningsavgifter.