Reviderad version, antagen vid årsmöte 2022-04-28

Reviderad version, antagen vid årsmöte 2022-04-28

STADGAR FÖR TROLLBÄCKENS TENNISKLUBB

§ 1 Föreningen

Föreningen, grundad 1959, är registrerad under namnet Trollbäckens Tennisklubb (TTK) och är en opolitisk och ideell förening.

§ 2 Ändamål och verksamhetsidé

TTK:s verksamhetsidé är att med kvalitet erbjuda medlemmarna tennisaktiviteter med socialt utbyte och livskvalitet för alla åldrar. TTK:s inriktning är bredd- och elittennis i samverkan.

Styrelsen för TTK ska ansvara för att hålla och utveckla god kvalitet på klubbens verksamheter samt underhålla och utveckla klubbens anläggningar.

Öppet medlemskap gäller för TTK.

Verksamheten bedrivs med en styrelse som är tillsatt efter demokratiska former och som i grunden bygger på ideellt arbete. Till styrelsens möten kan anställda och övriga medlemmar adjungeras.

§ 3 Medlemskap

Medlemskap i TTK erhålls genom att betala den årliga medlemsavgiften som fastställs vid varje årsmöte. Om årsmötet fastställer att även inträdesavgift ska betalas måste även denna avgift vara betald.

Medlemskap får avslås av styrelsen endast om det kan antas att vederbörande kommer att motarbeta föreningens intressen.

Genom beslut av årsmötet får person, på förslag av styrelsen, utses till ständig medlem eller hedersmedlem i föreningen.

§ 4 Medlems utträde ur föreningen

Medlem som inte har betalat medlemsavgift inom två månader efter fakturapåminnelse anses ha begärt sitt utträde ur föreningen.

Utträde ur föreningen under pågående verksamhetsår, för vilket medlemsavgift betalats, måste ske skriftligen.

§ 5 Uteslutning av medlem

Föreningsmedlem får inte uteslutas ur föreningen av annan anledning än att medlemmen försummat att betala stadgade avgifter till föreningen, motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, brutit mot föreningens stadgar, idrottens värdegrund eller på annat sätt skadat föreningens intressen. Beslut om uteslutande fattas av styrelsen.

Fråga om uteslutande får inte avgöras förrän medlemmen fått tillfälle att yttra sig

inom viss av styrelsen angiven tid (minst 14 dagar).

I beslut om uteslutning ska skälen härför redovisas samt anges vad den uteslutne ska iakttaga vid överklagande av beslutet. Detta ska inom tre dagar från dagen för beslutet sändas till den uteslutne i rekommenderat brev med mottagningsbevis.

Beslut om uteslutning får överklagas av den uteslutne enligt reglerna i 79 § punkt 1 och 80 § i Sveriges Riksidrottsförbunds (RF) stadgar.

§ 6 Medlems rättigheter och skyldigheter

Medlem har rätt att delta i möten och andra sammankomster som anordnas för medlemmarna.

Medlem har rätt till fortlöpande information om föreningens angelägenheter.

Medlem ska följa föreningens stadgar samt beslut som i vederbörlig ordning har fattats av organ inom föreningen.

Medlem har inte rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen.

Medlem har rätt att delta i föreningens idrottsliga verksamhet under de former som är vedertagna inom idrottsrörelsen och på samma villkor som gäller för övriga medlemmar.

§ 7 Medlemsavgift

Medlemsavgift beslutas av ordinarie årsmöte för nästkommande verksamhetsår och ska betalas i enlighet med utsänd faktura.

Uppgifter om medlemskap ska föras i register i enlighet med GDPR.

Ständig medlem betalar den engångsavgift som fastställts av årsmötet. Hedersmedlem är befriad från medlemsavgift.

§ 8 Styrelsens sammansättning

Styrelsen består av ordförande, sekreterare samt ordförandena för

• anläggningskommittén

• ekonomikommittén tillika kassör

• juniorkommittén

• kommunikationskommittén

• marknadskommittén

• medlemskommittén

• tävlingskommittén

Om omständigheter så kräver kan styrelsen besluta om sammanslagning av 3

kommittéer. Vidare så har styrelsemedlem möjligheten att inneha ordförandeskap för fler än en kommitté. I de fall styrelsemedlem innehar fler poster som kommittéordförande, har styrelsemedlemmen totalt en röst när styrelsen röstar. Det totala antalet styrelsemedlemmar får aldrig understiga fem.

Styrelsen äger rätt att utse ett arbetsutskott (AU) bestående av ordförande, vice ordförande, sekreterare och kassör samt att adjungera annan styrelseledamot/kommittéledamot till AU då behov föreligger.

AU är förberedande organ för styrelsen och beslut av AU ska underställas styrelsen. AU-möte ska protokollföras.

§ 9 Val av styrelse

Styrelseledamöter väljs av årsmötet för tid som anges i § 21 bland föreningens röstberättigade medlemmar.

Arbetstagare eller likställda inom föreningen får dock inte väljas till ledamot av styrelsen eller till revisor i föreningen.

Styrelsen får kalla enskild person till adjungerad ledamot enligt reglerna i 9 § andra stycket i RF:s stadgar.

§ 10 Firmateckning

Föreningens firma tecknas av styrelsen eller, om styrelsen så bestämmer, av två styrelseledamöter gemensamt eller av särskilt utsedd person. Fråga om tecknande av föreningens firma behandlas på första styrelsemöte efter årsmötet. Beloppsnivåer på teckningen ska finnas reglerat i styrelsens konstituerande protokoll.

§ 11 Styrelsens skyldigheter

När årsmötet inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ som ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen ska verka för TTK:s utveckling och främja dess och dess medlemmars intressen. Styrelsens arbete ska ske inom ramen för RF:s och Svenska Tennisförbundets (ST) stadgar.

Styrelsen ska:

• forma föreningens vision, policy och värdegrunder

• se till att för föreningen gällande lagar och regler följs

• verkställa av årsmötet fattade beslut

• planera, leda och fördela arbete inom föreningen

• ansvara för och förvalta föreningens medel

• tillställa revisorerna räkenskaper

• förbereda årsmöte

• företräda föreningen i dess egenskap av ägare till Tyresö Sportcenter AB (TSCAB)

§ 12 Kallelse, beslutsmässighet och omröstning

Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter har begärt det.

Styrelsen är beslutsmässig om samtliga ledamöter kallats till sammanträdet och minst fyra är närvarande. Vid jämnt röstetal äger ordföranden utslagsrösten.

Röstning får ej ske genom ombud.

I brådskande fall får ordföranden besluta att ärende ska avgöras genom skriftlig omröstning via t.ex. e-post eller vid telefonsammanträde. Om särskilt protokoll inte upprättas ska sådant beslut anmälas vid det närmast därefter följande sammanträdet.

Vid styrelsemöte ska protokoll föras. Avvikande mening ska på begäran antecknas i protokollet.

Styrelsen äger rätt att i enskilda frågor delegera beslutsrätten till AU.

AU sammanträder när ordföranden eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer.

AU är beslutsmässigt om samtliga fyra ledamöter är eniga.

§ 13 Styrelsens ansvars- och arbetsfördelning

Ordföranden är föreningens officielle representant. Ordföranden förbereder och leder styrelsens förhandlingar och arbete samt övervakar att såväl föreningens stadgar som övriga för föreningen bindande regler och beslut följs. Har ordföranden förhinder träder vice ordföranden in i ordförandens ställe. Vice ordförande utses vid konstituerande styrelsemöte men kan alterneras under verksamhetsåret.

I övrigt fördelas arbetsuppgifterna bland styrelsens ledamöter enligt styrelsens bestämmande, varvid dock nedan angivna uppgifter bör ankomma på sekreteraren respektive kassören.

Sekreteraren:

• att föra protokoll över styrelsens sammanträden

• att årligen sammanställa verksamhetsberättelse för föreningen i samråd med ordföranden

Kassören:

• att upprätta deklaration

• att årligen upprätta förslag till balans- och resultaträkningar

• att planera och leda föreningens budgetarbete och sammanställa budgetförslag samt

• att lämna periodiska rapporter till styrelsen

Dessutom har som stöd till styrelsen följande ansvar delegerats till anställd kansli- respektive klubbchef:

5

Kanslichefen:

• är underställd klubbens styrelse och ska i sin verksamhet följa klubbens stadgar. Klubben företräds i det dagliga arbetet av kanslichefen. Kanslichefen ska leda och fördela arbetet inom TTK:s kansli samt ansvara för att styrelsen erhåller kontinuerlig information om verksamheten.

Specificerat ansvar och arbetsuppgifter ska finnas dokumenterat i en separat befattningsbeskrivning.

klubbchefen:

• rapporterar till styrelsens ordförande och ansvarar i samverkan med ordföranden för juniorkommittén, för uppläggning och planering av klubbens tränings- och tävlingsverksamhet. Klubbchefen ansvarar även för samordning av tränings-,

tävlings- och gruppspelsverksamheten.

Specificerat ansvar och arbetsuppgifter ska finnas dokumenterat i en separat befattningsbeskrivning

§ 14 Verksamhets- och räkenskapsår

Verksamhets- och räkenskapsåret omfattar tiden 1/1 - 31/12. Styrelsens arbetsår omfattar tiden från ordinarie årsmöte t o m ordinarie årsmöte påföljande år.

§ 15 Revision

Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll, tecknade avtal samt övriga handlingar.

Styrelsen ska tillhandahålla revisorerna föreningens (TTK och TSCAB) räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll, medlemsmatrikel och övriga handlingar som revisorerna önskar ta del av, när helst de så begär, samt när det gäller revision av förvaltningen för det senaste räkenskapsåret, senast en månad före årsmötet.

Revisorerna ska granska styrelsens förvaltning (inkl. TSCAB:s styrelse) och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet.

§ 16 Kommittéer

Föreningen har för sin verksamhet följande kommittéer:

• anläggningskommittén

• ekonomikommittén

• juniorkommittén

• kommunikationskommittén

• marknadskommittén

• medlemskommittén

• tävlingskommittén

Anläggningskommittén har som huvuduppgift att ansvara för TTK:s samtliga anläggningar, inklusive de som redovisningsmässigt ligger inom TSCAB, när det gäller underhåll och kvalitetssäkring samt nyinvesteringar. Allt operativt arbete och arbetsplanering sker genom den av TTK/TSCAB utsedda hallchefen.

Ekonomikomittén leds av kassören och har som uppgift att samla all den finansiella och ekonomiska kompetens som behövs för att redovisa, budgetera, kalkylera och finansiera all verksamhet i TTK samt dotterbolaget TSCAB.

Juniorkommittén har som huvuduppgift att engagera sig i planeringen och utvecklingen av tränings- och tävlingsverksamheten för juniorer samt bidra till juniorrekryteringen som stöd till klubbchefen. Dessutom ansvarar juniorkommittén för goda kontakter med juniorföräldrarna samt ska inbjuda till regelbundna möten med desamma.

Kommunikationskommitténs ordförande ska samla kompetens som kan ta fram strategier och planer för all kommunikation inom klubben och dess bolag samt med medlemmar, sponsorer, kommunen, Stockholms tennisförbund och Svenska tennisförbundet, liksom övriga kunder/verksamma i Tyresö Sportcenter.

Föreningens värdegrund och målsättningar ska kommuniceras på ett enhetligt och professionellt sätt. Kommunikationskommittén ansvarar också ytterst för att föreningens grafiska profil tas fram, underhålls och följs genom att upprätta instruktioner för detta.

Den dagliga kommunikationen i verksamheten ska skötas av anställd personal i största möjliga utsträckning. Kommunikationskommittén ska finnas som stöd och resurs till personalen.

Marknadskommittén har som huvuduppgift att i olika former verka för ökade inkomster till föreningen. Samverkan med hallchef och övriga kommittéer är en förutsättning.

Medlemskommittén har som huvuduppgift att verka för trivsel och sammanhållning inom föreningen, att anordna gruppspel, verka för medlemsrekrytering och svara för arrangerande av fester och andra sammankomster inklusive klubbmästerskap.

Tävlingskommittén har som uppgift att initiera och administrera öppna tävlingar som sker i TTK:s regi samt har ansvar för serielagen på seniorsidan. Detta arbete sker tillsammans med klubbchefen.

Styrelsen äger rätt att under verksamhetsåret tillsätta tillfälliga kommittéer för speciella uppdrag för verksamhetens genomförande.

Ledningen för varje kommitté utövas av en kommittéordförande.

Inom en månad från årsmötet föreslår kommittéordföranden medarbetare i kommittén, varefter förslaget tillställes styrelsen för godkännande.

Styrelsen fastställer i särskild instruktion eller på annat lämpligt sätt de befogenheter som respektive kommitté har.

7

Kommittén upprättar förslag till budget och verksamhetsplan för sin verksamhet. Budgeten och planen xxxxx till styrelsen för godkännande på tid som denna bestämmer. Styrelsen kan göra de ändringar i budgeten och planen som bedöms vara nödvändiga.

§ 17 Valberedning

Valberedningen består av fem ledamöter, varav styrelsen väljer två.

Ansvar för förslag till övriga tre ledamöter av valberedningen ska av valberedningens sittande ordförande framläggas för beslut vid ordinarie årsmöte för omröstning.

Närvarande röstberättigade medlemmar har även möjlighet att framlägga förslag för omröstning.

Ordföranden i valberedningen får ej vara ledamot i styrelsen. Till valberedningens uppgifter hör bl. a att:

• kontinuerligt hålla kontakt med klubbstyrelsen och övriga förtroendevalda

• inför årsmötet aktivt verka för att medlemmarna lämnar förslag på kandidater

• själv kontakta andra medlemmar än de som nominerats

• gå igenom och bearbeta inkomna förslag samt noga pröva kandidaternas lämplighet och till årsmötet lägga fram ett eget förslag

• verka för kontinuitet i styrelse och kommittéer

Valberedningen ska meddela styrelsen förslag till ny styrelse senast 14 dagar före ordinarie eller extra årsmöte och förslaget ska även dokumenteras på föreningens hemsida.

§ 18 Ordinarie årsmöte

Med föreningen hålls ordinarie årsmöte i mars-april, dock allra senast i maj.

Styrelsen bestämmer tidpunkt och plats för mötet. Kallelse jämte dagordning för årsmötet översänds till medlemmarna minst tre veckor före mötet, eller kungörs inom samma tid av styrelsen i ortspressen samt genom tydliga anslag i Tyresö Sportcenter.

Kallelsen jämte dagordning till årsmötet ska även dokumenteras på föreningens hemsida.

Styrelsen ska hålla redovisningshandlingarna och revisionsberättelsen tillgängliga för medlemmarna senast en vecka före årsmötet.

§ 19 Rösträtt

Medlem som i föreskriven ordning har betalat sina avgifter till föreningen och under året fyller lägst 15 år samt hedersmedlem har rösträtt, yttranderätt och förslagsrätt på årsmöte.

Rösträtten är personlig och får inte utövas genom ombud.

§ 20 Beslutsmässighet

Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet, dock minst 15. Om inte tillräckligt många medlemmar är närvarande ska ett nytt årsmöte utlysas inom 14 dagar. Om det fortfarande inte finns tillräckligt många närvarande ska de närvarande anses beslutsmässiga.

§ 21 Ärenden vid Årsmötet

Vid årsmötet förekommer följande ärenden:

1. Registrering och fastställande av röstlängd för mötet

2. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt

3. Fastställande av dagordningen

4. Val av ordförande samt sekreterare för mötet

5. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare, som jämte ordförande ska justera mötesprotokollet

6. Styrelsens och kommittéernas verksamhetsberättelser samt föreningens resultat- och balansräkningar för det senaste verksamhetsåret samt förslag till disposition av resultatet. Redogörelsen skall även omfatta årsredovisning för det gångna verksamhetsåret samt budget för det kommande verksamhetsåret för dotterbolaget Tyresö Sportcenter AB (TSCAB)

7. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste räkenskapsåret

8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser

9. Fastställande av medlemsavgifter för nästkommande verksamhetsår

10. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhetsåret

11. Val av:

a) föreningens ordförande, xxxxxxx styrelsens ordförande, för en tid av två år (väljs jämna årtal)

b) föreningens sekreterare för en tid av två år (väljs jämna årtal)

c) ordförande för ekonomikommittén tillika föreningens kassör för en tid av två år (väljs udda årtal)

d) ordförande för anläggningskommittén för en tid av två år (väljs udda årtal)

e) ordförande för tävlingskommittén för en tid av två år (väljs udda årtal)

9

f) ordförande för kommunikationskommittén för en tid av två år (väljs udda årtal)

g) ordförande för juniorkommittén för en tid av två år (väljs jämna årtal)

h) ordförande för medlemskommittén för en tid av två år (väljs jämna årtal)

i) ordförande för marknadskommittén för en tid av två år (väljs jämna årtal)

j) tre ledamöter i valberedningen varav en sammankallande (övriga två ledamöter i valberedningen väljs enl. § 17 av styrelsen)

k) två revisorer jämte två suppleanter (i detta val får styrelsens ledamöter inte delta)

12. Behandling av förslag som väckts av styrelsen eller motioner som inlämnats till styrelsen av röstberättigad medlem senast 14 dagar före ordinarie årsmöte.

13. TSCAB-styrelsens redogörelse för verksamheten inom TSCAB.

14. Övriga frågor

Fråga av ekonomisk natur får inte avgöras om den ej finns med på dagordningen för årsmötet eller har inlämnats som en motion till styrelsen.

§ 22 Extra årsmöte

Styrelsen får kalla föreningens medlemmar till extra årsmöte om sådant behövs.

Vidare är styrelsen skyldig att kalla till extra årsmöte när revisorerna med angivande av skäl skriftligen så kräver; eller när det för angivet ändamål begärs av minst en tiondel av föreningens röstberättigade medlemmar; eller när en majoritet av styrelsens medlemmar begär detta.

Underlåter styrelsen att inom 14 dagar kalla till mötet, får den som krävt mötet kalla till detta.

Kallelse jämte dagordning för extra årsmöte översändes senast tre veckor före mötet till medlemmarna eller kungörs inom samma tid i ortspressen, på hemsidan samt genom anslag i Tyresö Sportcenter.

Om rösträtt och beslutsmässighet på extra årsmöte gäller samma regler för vad som tidigare sagts för ordinarie årsmöte.

Vid extra årsmöte får endast i dagordningen upptaget ärende avgöras.

Om rösträtt på extra möte och om beslutsmässighet vid sådant gäller vad som sägs i

§ 19 och § 20.

§ 23 Beslut och omröstning

Beslut fattas med acklamation (dvs ja- eller nejrop) eller efter omröstning (votering) om sådan begärs.

Med undantag för de i § 26 första stycket nämnda båda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom enkel majoritet (se kommentaren till 8 § i SF:s stadgar).

Omröstning sker öppet genom handuppräckning dock att val ska ske med slutna sedlar, om röstberättigad medlem så begär.

Vid omröstning, som ej avser val, gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet om vederbörande är röstberättigad. Är mötesordföranden inte röstberättigad avgör xxxxxx.

Beslut bekräftas med klubbslag.

§ 24 Fyllnadsval till Styrelsen

I det fall en styrelseledamot inlämnar sin avskedsansökan, eller av andra skäl ej kan delta i styrelsens arbete, kan en ersättare till denne väljas under verksamhetsåret innan nästa årsmöte förutsatt att valberedningen godkänner en föreslagen kandidat och att en majoritet av styrelsen biträder beslutet.

§ 25 Tyresö Sportcenter AB

Bolagsstämma i TSCAB ska hållas senast tre veckor efter TTK:s ordinarie årsmöte i enlighet med bolagsordningen för TSCAB. Styrelseledamöter respektive styrelsesuppleanter i TSCAB ska i första hand utses bland TTK:s styrelseledamöter.

Till bolagsstämma ska samtliga styrelseledamöter i TTK kallas.

Bolagsstämma i TSCAB hålles lämpligen i samband med konstituerande styrelsemöte.

§ 26 Stadgeändringar

Endast årsmötet får ändra dessa stadgar, i sådant fall krävs att minst två tredjedelar av antalet avgivna röster bifaller ändringarna.

Möte, som utlysts för prövning av sådana frågor, får besluta om bildande eller nedläggande av kommitté. I sådant fall behövs endast enkel majoritet för beslutet.

§ 27 Stadgetolkning

Uppstår tvekan om tolkningen av dessa stadgar, eller om fall förekommer som inte är förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte. I brådskande fall får frågan avgöras av styrelsen.

11

Medlem förbinder sig genom sitt medlemskap i föreningen att i fråga om tillämpningen av dessa stadgar inte väcka talan vid allmän domstol.

§ 28 Upplösning av föreningen

Beslut om upplösning av föreningen kan endast ske på ordinarie årsmöte. För förslagets antagande fordras fyra femtedelar av vid årsmötet avgivna röster, vid två på varandra följande ordinarie årsmöten.

I beslut om upplösningen av föreningen ska anges att föreningens tillgångar ska användas till bestämt idrottsfrämjande ändamål. Beslutet, jämte bestyrkta avskrifter av styrelsens och årsmötets protokoll i ärendet, samt revisionsberättelse jämte balans- och resultaträkningar ska omedelbart delges vederbörande specialidrottsförbund (SF). Beslut om bildande eller nedläggande av idrottssektion ska översändas till vederbörande SF.

§ 29 Övriga lagar och regelverk att ta hänsyn till

Utöver dessa stadgar gäller RF:s stadgar och övriga föreskrifter och anvisningar samt vederbörande SF:s stadgar, tävlingsreglementen och övriga i vederbörlig ordning utfärdade föreskrifter.

När det gäller den ekonomiska förvaltningen ska den drivas i enlighet med god redovisningssed, gällande skattelagstiftning, bokföringslag och aktiebolagslag.