Förfrågningsunderlag
Diarienr |
LTU-2666-2015 |
Datum |
2015-12-15 |
Förfrågningsunderlag
Upphandling Upphandlingssystem
Härmed inbjuds Ni att lämna anbud gällande tjänst för leverans till Luleå tekniska universitet.
Bifogat förfrågningsunderlag innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen.
Underlaget är uppdelat i följande avsnitt:
1. Anbudsinbjudan
2. Kravspecifikation
3. Mall för avtal
Vi ber Er speciellt uppmärksamma att anbud skall vara Luleå tekniska universitet tillhanda senast 2016-02-08, kl 23:59.
Vi emotser Ert anbud med intresse. Luleå tekniska universitet
Xxxxxx Xxxxxxxxxx Upphandlare
Luleå tekniska universitet/Luleå University of Technology Besöksadress/Visiting address: Universitetsområdet. Porsön, Luleå Postadress/Postal Address: 000 00 Xxxxx, Xxxxxx
Telefon/Phone: +46 920 49 10 00 xxx.xxx.xx
Anbudsinbjudan
Upphandling Upphandlingssystem
Innehållsförteckning
1.1 Upphandlingens omfattning 1
1.3 Upplysningar under anbudstiden 2
1.4 Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag 2
1.6 Avbrytande av upphandlingen 3
1.9 Ersättning för upprättande av anbud 3
2.4 Anbudets form, innehåll samt avlämnande 4
2.5.1 Omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantör 5
2.5.2 Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör 5
2.5.3 Intyg från myndigheter 5
2.5.4 Anbudsgivarens ekonomiska ställning 5
2.9 Prövning och utvärdering av anbud 6
2.9.1 Utvärdering av anbud – utvärderingskriterier 6
2.10 Användbarhetsutvärdering 7
1 Allmän orientering
Luleå tekniska universitet är Skandinaviens nordligaste tekniska universitet med forskning och utbildning i världsklass. Vår forskning bedrivs i nära samarbete med företag som Bosch, Erics- son, Scania, LKAB, SKF och ledande internationella universitet. Luleå tekniska universitet omsätter totalt 1,6 miljarder kronor per år. Vi är idag 1 700 anställda och 19 000 studenter.
Vår forskning syftar till att ge förutsättningar och verktyg för byggandet av det attraktiva och hållbara samhället. Utifrån naturresurser som förnybar energi, malm, mineral, skog och vatten utvecklar vi system, teknik och organisation som ger möjligheter för människorna att leva det goda livet.
Starka forsknings- och innovationsområden utgörs av koordinerade forskargrupper inom: Attraktivt samhällsbyggande
Effektiv innovation och organisation Framtidens gruvor
Förnybar energi
Gränsöverskridande konst och teknik Hållbara transporter
Intelligenta industriella processer Möjliggörande IKT
Smarta maskiner och material
Mer information finns på xxx.xxx.xx
I dokumentationen nedan anges Luleå tekniska universitet som LTU.
1.1 Upphandlingens omfattning
Denna upphandling avser en molntjänst för elektronisk hantering av Luleå tekniska universitets processer för offentlig upphandling inklusive avtalshantering samt delak- tighet i att implementera verktyget i ett införandeprojekt i enlighet med bilaga 1 - kravspecifikation. Denna molntjänsts funktionalitet ska överensstämma med hur be- stämmelserna i Lagen om offentlig upphandling är implementerad i Sverige.
Med Molntjänst avses i denna upphandling en komplett tjänst, enligt ställda krav, inklusive drift, övervakning, säkerhetskopiering, bandbredd, serverkapacitet och sä- kerhet samt med följande egenskaper:
• tillhandahålls över internet
• är i grunden inte skräddarsydd eller anpassad för en specifik kund
• kan relativt snabbt och enkelt öka eller minska antal användare, nyttjande- grad, funktionalitet el. dyl. efter kunds önskemål
• lagrar kunds information hos Molntjänstleverantören
Upphandlingen inkluderar samtidiga användarlicenser för dels 10 upphandlare dels 100 stycken gästlicenser. De sistnämnda avser användare för direktupphandlingsmo- dul samt av upphandlare inbjudna användare att delta i arbete med upphand- ling/avtal.
Upphandlingen inkluderar en avtalskatalog med sökfunktion och kategorisering.
Upphandlingen inkluderar grund och repetitionsutbildning för upphandlare och administratörsfunktion.
Upphandlingen inkluderar en option på en integration med ärende- och doku- menthanteringssystemet ”Platina”.
Upphandlingen inkluderar option för tillkommande användare och gäster. Upphandlingen inkluderar option för tillkommande utbildningar.
Upphandlingen inkluderar option för tillkommande behov av konsulttjänst för att hantera applikationsspecifika anpassningar.
Leverans ska kunna ske successivt under avtalsperioden. Tjänsteavtal kommer att tecknas för 2 år med 4 x 2 års förlängning.
1.2 Upphandlande myndighet
Upphandlande myndighet är:
Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå
Organisationsnummer: 202100-2841
1.3 Upplysningar under anbudstiden
Ansvarig handläggare är: Xxxxxx Xxxxxxxxxx, upphandlare Telefonnummer: x00 000 00 00 00
Eventuella frågor ställs via leverantörsportalens funktion ”Frågor och svar”.
1.4 Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag
Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende skall en begäran om förtydligande ske genom leverantörsportalens funkt- ion ”Frågor och svar”.
Begäran om förtydligande/komplettering skall vara upphandlande myndighet till- handa senast åtta dagar före anbudstidens utgång.
Om så krävs lämnas förtydligande/komplettering av förfrågningsunderlaget senast sex dagar före angiven sista anbudsdag genom leverantörsportalens funktion ”Frå- gor och svar”. Eventuella justeringar av förfrågningsunderlaget kommer att publi- ceras i leverantörsportalen för aktuell upphandling med adress xxxxxxxxxxx.xxx.xx.
Anbudsgivare som hämtat förfrågningsunderlaget från LTU:s leverantörsportal kommer att erhålla information om eventuella justeringar av förfrågningsunderlaget via lämnad e-postadress. Anbudsgivare som inte beställt förfrågningsunderlaget di- rekt från den upphandlande myndigheten måste själva kontrollera om några förtydli- ganden och kompletteringar distribuerats.
Anbudsgivare kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som presenterats i leverantörsportalens ”Frågor och svar” samt eventuellt justerat förfrågningsun- derlag.
1.5 Sekretess
Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighet och sek- retesslagen till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt av- slutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter denna tidpunkt.
Anbudsgivare som vill att sekretess ska råda även efter det att anbudssekretessen upphört skall skriftligen med anbudssvar bifoga en begäran om sekretess, innehål- lande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs.
Alla uppgifter som anbudsgivaren vill sekretessbelägga skall lämnas i form av sepa- rata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet.
Den upphandlade myndigheten är inte bunden till anbudsgivarens begäran om sek- retess och måste alltid göra en självständig prövning. En sekretessprövning måste dock alltid göras oavsett om anbudsgivaren har preciserat skälen till varför sekretess föreligger eller inte.
1.6 Avbrytande av upphandlingen
Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar för höga priser eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas på sakliga grunder där samtliga anbud förkastas.
Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas med ett motiverande beslut om skälen därtill.
1.7 Underrättelse om beslut
Information om vilken anbudsgivare som genom beslut tilldelats avtal kommer att lämnas till alla anbudsgivare via e-post.
Från det att underrättelse om beslut publicerats inträder en avtalsspärr om tio dagar. Detta innebär att LTU inte får ingå avtal under den tid vilken avtalsspärren gäller.
1.8 Tjänsteavtal
Efter underrättelse om beslut och aktuell avtalsspärr löpt ut kommer tjänsteavtal att tecknas med antagen leverantör, under förutsättning att inte förlängd avtalsspärr rå- der, upphandlingen blir föremål för rättning eller avbrytande samt att domstol i inte- rimistiskt beslut förklarar att upphandlingen tills vidare inte får avslutas. Detta tjäns- teavtal utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i detta förfrågningsun- derlag och antaget anbud.
1.9 Ersättning för upprättande av anbud
LTU medger inte ersättning för upprättande av anbud.
2 Upphandlingsföreskrifter
2.1 Upphandlingsform
Formen för denna upphandling är Öppen enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU.
2.2 Obligatoriska krav
Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav (skall- krav). Dessa är markerade med fetstil ”skall”.
Av anbudet skall framgå att samtliga krav i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna antas är att alla skall-krav är uppfyllda.
2.3 Elektroniska anbud
LTU har implementerat ett upphandlingssystem benämnd Amesto Sourcing. I detta system finns en funktion, som följer lagstycke enligt XXX 2007:1091, 9 kap. 2 och 3§§, för avlämnande av elektroniska anbud.
Det är möjligt att förändra lämnat anbud (dokumentfiler) genom att lägga till, ta bort eller byta ut redan inlämnade filer hur många gånger som helst, fram till och med sista anbudsdag. Enbart enskilda filer kan tas emot av systemet (dvs. en mapp- struktur kan inte tas emot). Storleken på varje enskild fil som kan laddas upp till sy- stemet är begränsad till 55Mb.
Ett meddelande till angiven e-post genereras automatiskt till anbudsgivare när den- nes anbudsdokument har lämnats in och mottagits av systemet Amesto Sourcing. Dessa dokument sparas på en serverplats belägen innanför LTU:s brandvägg.
I Amesto Sourcing sparas inlämnade elektroniska anbud krypterade. Denna krypte- ring är inte möjlig att dekryptera innan sista dag för inlämnande har passerat. De- krypteringen sker vid öppningsförfarandet av inkomna E-anbud.
2.4 Anbudets form, innehåll samt avlämnande
Ert anbud skall lämnas in i digital form (E-anbud) via den sk leverantörsportalen, vilken kan nås via webbadress “xxxxxxxxxxx.xxx.xx”.
Observera att i leverantörsportalens flik ”Formulär” finns ett antal frågeställningar som skall besvaras innan anbudet kan inlämnas. Fyll i alla fält, även om efterfrågad uppgift saknas.
Support för inlämning av anbud kan endast ske under kontorstid, 0800 till 1700. Anbudssvar skall lämnas på svenska.
Ert anbud skall märkas med anbudsförfrågans diarienummer LTU-2666-2015.
De elektroniska filerna i ett avlämnat E-anbud bör följa en struktur enligt ett ”inne- hållsregister” vilket möjliggör en logisk följd för inläsning av angivet anbudssvar.
Dokumentfilerna skall namnges så att innehållet tydligt framgår.
Eftersom det är lätt att skicka filer, med i vissa fall, överflödig information, ex en broschyr som presenterar även annan utrustning eller material som inte offereras, bör sådan information avlägsnas från inskickade filer.
Allt detta för att en genomläsning av ett inskickat E-anbudet ska kunna ske så smi- digt som möjligt.
E-anbudets dokument skall vara sparade i något av följande kända format; doc, docx, docm, xls, xlsx, xlsm, ppt, pptx, pptm, pdf, txt, jpg, gif, tif, mov, avi, mp3, mp4 och dwg.
Övriga filformat är ej tillåtna och följaktligen ej heller möjlig att ladda upp för att ingå i ett E-anbud.
2.5 Krav på anbudsgivaren
2.5.1 Omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantör
En leverantör skall uteslutas från att delta i upphandlingen om upphandlande myn- dighet får kännedom om leverantören är medlem i kriminell organisation eller är dömd för brott som innefattar korruption, bestickning, bedrägeri, penningtvätt i enlighet med 10 kap. 1 § LOU.
Syftet är att säkerställa att inte några oseriösa anbudsgivare deltar i upphandlingspro- cessen. Vid grundad misstanke kan intyg eller bevis begäras in.
2.5.2 Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör
En leverantör får uteslutas från att delta i upphandlingen om leverantören är i kon- kurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller underkastats näringsförbud, är dömd för brott avseende yrkesutövningen eller gjort sig skyldig till allvarliga fel i sin yrkesutövning, inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i enlighet med 10 kap, 2 § LOU.
Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avse- ende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.
För svenska anbudsgivare kontrollerar upphandlande myndighet direkt från Skatte- verket motsvarande uppgifter som fås genom SKV4820.
Utländska anbudsgivare skall styrka att företaget inte har restförda skulder avseende skatter och socialförsäkringsavgifter i det egna landet med bevis motsvarande Skatte- verkets yttrande på blankett SKV 4820. SKV 4820 innehåller uppgifter om eventu- ella skulder avseende skatter och socialförsäkringsavgifter. En kopia som styrker att uppgifterna är högst en månad gamla skall bifogas anbudet.
2.5.4 Anbudsgivarens ekonomiska ställning
Leverantören bör ha en stabil ekonomisk ställning.
För anbudsgivare kommer upphandlande myndighet att kontrollera uppgifter om ekonomisk ställning direkt från kreditbolag.
Anbudsgivaren skall lämna 3 kundreferenser med sitt anbudssvar.
Referenserna skall vara vidtalade för uppgiften. Kontaktvägar så som namn, tele- fonnummer och en giltig e-postadress skall lämnas. Vid upprepade misslyckade för- sök (3 stycken) till kontakt med referensperson kommer denna att registreras som ej besvarad.
Av dessa tre referenser, kommer kontakt tas med två stycken.
Följande frågor kommer att ställas till referenserna där svarsalternativen är Ja/Nej.
• Är ni nöjda med utvecklingen av molntjänsten?
• Är ni nöjda med leverantörens införandestöd?
• Höll tidsplanen för implementering?
• Är ni nöjda med den support mot molntjänsten som leverantören ger?
• Är ni nöjd med molntjänstens tillgänglighetsgrad?
För att anbudslämnare skall klara denna kvalificering skall alla frågor ha besvarats med ett Ja.
Referenstagning sker endast för den leverantör som enligt tilldelningsbeslut kommer att antas.
2.6 Helt eller delat anbud
Anbud skall lämnas för hela tjänsteleveransen.
2.7 Anbudstidens utgång
Anbud skall vara angiven adress tillhanda senast 2016-02-08, kl 23:59. Anbudssvar är inte möjliga att lämna in efter anbudstidens utgång.
2.8 Anbudets giltighetstid
Anbudet skall vara bindande t o m 2016-05-31.
Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid automatiskt till dess att domutslag vunnit laga krav och avtal kan tecknas, förutsatt att upphandling ej behöver göras om.
2.9 Prövning och utvärdering av anbud
Prövning och utvärdering av inkomna anbudssvar kommer att genomföras som en sk. omvänd utvärdering. Det innebär att värdering av anbudssvar följer nedan an- givna ordning.
1 Prövning av obligatoriska krav, skall-krav.
2 Utvärdering av anbud
3 Kontroll av leverantör, som enligt punkt 2 kommer att antas som avtalspart, för eventuell uteslutning och/eller lämplighet enligt 11 kap. 7 och 11§§, LOU.
2.9.1 Utvärdering av anbud – utvärderingskriterier
Det anbudssvar vilket kommer att antas är det ekonomiskt mest fördelaktiga
med hänsyn tagen till kriterierna Pris och kvalité:
Modellen bygger på att ett jämförelsetal räknas fram enligt följande modell:
Jämförelsetal = prisvärde - absolut avdrag
Absolut avdrag = (erhållen kvalitetspoäng/max kvalitetspoäng) * avdragsfaktor.
Avdragsfaktorn är fastställd till värdet 1 000 000.
Prisvärde
Nedan angivna variabler ingår i Kriteriet Prisvärde. Hänvisning inom parantes avser an- givna värden i bilaga 3, flik ”Pris”.
Prisvärde = Pris komplett efterfrågat system (a) + licensavgifter/underhåll/support/ upp- graderingar (h) för 10 år + utbildning av användare och administratör (b) + pris för kon- sulttjänster om 50 tim (g) + Pris för repetitionsutbildning (c) + licenspris för tillkom- mande gäst/direktupphandlare om 25 per år i 8 år (f)
Kvalité
Kriteriet Kvalité består av en värdering av de användarfall, beskrivna i bilaga 2. Hur dessa kommer att utvärderas beskrivs nedan samt i nämnd bilaga.
Notera att erhållet Jämförelsetal kan vara negativt. Anbudslämnare kommer att antas enligt följande ordning;
1. Det anbud som har lägst Jämförelsetal kommer att antas i första hand.
2. I andra hand, i det fallet att två eller flera anbud erhåller samma lägsta Jämförel- setal, kommer en jämförelse att göras för ”erhållen kvalitetspoäng”. Det anbud av dessa som har högst ”erhållen kvalitetspoäng” kommer att antas.
3. I det fallet att två eller flera anbudslämnare har samma Jämförelsetal och ”er- hållen kvalitetspoäng” kommer ”prisvärde” att jämföras. Det anbud av dessa som har lägsta lämnade prisvärde kommer att antas.
4. Om det fortfarande inte är möjligt att välja en leverantör av de som är kvar, en- ligt punkt 1 till 3 ovan, kommer valet av leverantör att ske med hjälp av lottens utslag. Denna lottning kommer att genomföras av LTU:s juristfunktion.
2.10 Användbarhetsutvärdering
Denna skall genomföras på plats vid campus Luleå. Användbarhetsutvärderingen tillåts inte att genomföras via en videolänk. Anbudslämnare bereds möjlighet att i avsedd lokal ställa upp utrustning i god tid för att kunna genomföra en demonstrat- ion av offererat system. Dessa demonstrationer kommer att genomföras under vecka
7. Anbudslämnare bör boka in denna vecka för att undvika störning i Luleå tekniska universitets utvärderingsprocess.
Utvärderingen skall genomföras genom att anbudslämnare kommer att visa använ- darfall, enligt bilaga 2. Inga andra användarfall/funktioner än de i bilaga 2 kommer att värderas. Anbudslämnare bereds ej möjlighet att presentera systemet utöver det efterfrågade enligt bilaga 2.
Det kommer att förättas en lottning i vilken ordning anbudslämnare bereds möjlig- het för utvärderingsbesöket. Denna kommer att genomföras av LTU:s juristfunktion och förättas så snart det är möjligt efter anbudsöppning.
Utvärderingsgruppens medlemmar kommer, var för sig, sätta värde enligt angiven skala. Därefter beräknas ett medelvärde per användarfall och i förekommande fall en motivering till utfallet. Värderingspoäng/användarfall kommer att i förekommande fall multipliceras med angiven koefficient (se bilaga 2). Därefter summeras erhållna poäng till ett totalvärde, vilket motsvarar ”erhållen kvalitetspoäng” i formel ovan.
3 Kommersiella villkor
3.1 Anbudspriser
Alla priser skall anges i svenska kronor (SEK) exkl mervärdeskatt.
Alla priser skall vara fast fram till och med 1:a förlängningsperioden. För reglering av prisjustering, se vidare aktuell punkt i bifogad mall för tjänsteavtal.
Alla kostnader för eventuella resor, logi och traktamenten skall vara inkluderade i angivna priser. Inga övriga kostnader får tillkomma.
I bilaga 1, flik ”Pris”, skall efterfrågade priser anges.
LTU godtar inte valutajustering av de i antaget anbud angivna priserna (skall-krav).
3.2 Underleverantör
I det fall anbudslämnaren kommer att samarbeta med en eller flera underleverantörer för sin tjänsteleverans, skall en förteckning av dessa bifogas anbudet. I denna för- teckning skall det framgå företagsnamn, organisationsnummer, kontaktperson med kontaktuppgifter.
Leverantören skall svara för underleverantörens arbete såsom för eget arbete.
Dessa underleverantörer kommer att kontrolleras enligt skrivning under punkten 2.5 exkluderat 2.5.5. Notera övrig skrivning avseende underleverantörer enligt mall för tjänsteavtal.
3.3 Mall för avtal
Anbudsgivaren skall acceptera villkoren i bifogad mall för tjänsteavtal i sin helhet. (bilaga 3)
Anbudsgivaren skall acceptera villkoren i bifogat Personuppgiftsbiträdesavtal (PUBA) i sin helhet. (bilaga 4)
Andra kommersiella standardvillkor, som anbudsgivare bifogar till anbudet och som strider mot punkterna i nämnda avtalsmallar, kommer inte att beaktas (skall-krav).
Notera att det i mall för tjänsteavtal kan text komma att läggas till under respektive punkt som harmoniserar med förfrågningsunderlaget och antaget anbud. I Person- uppgiftsbiträdesavtalet kommer uppgift om vilka personuppgifter som hanteras att skrivas in.
4 Bilagor
1 Kravspecifikation
2 Användbarhetsutvärdering
3 Mall för tjänsteavtal
4 Mall för Personuppgiftsbiträdesavtal
5 LTU IT-miljöbilaga
6 Goda råd till dig som skickar pappersfakturor till staten