Resebyråtjänster 2022
Avropsstöd
Innehåll
2. Leverantörer som är anslutna till ramavtalet 4
3. Vad kan ni avropa från ramavtalet? 5
4. Några krav på resebyråtjänsten som vi vill lyfta fram 6
4.1 Service och tillgänglighet 6
4.4 Resekonto samt Fakturering 6
4.5 Reklamation och avvikelse 6
5. Avrop från ramavtalet - Förnyad konkurrensutsättning (FKU) 7
7. Det finns två mallar framtagna för avrop, skillnaden mellan dessa är 9
7.1 Så här kan ni avgöra vilken mall som passar bäst för ert avrop 10
1. Inledning
Avropsformen på ramavtalet är förnyad konkurrensutsättning, där den tilldelade leverantören kommer att leverera resebyråtjänster under hela den period ni avtalar i ett kontrakt/avropsavtal. Det blir alltså inte en förnyad konkurrensutsättning för varje tillfälle nya bokningar (t ex resor eller hotell) skall ske, utan där vänder ni er till den leverantör ni då har ett avtal med.
Detta avropsstöd är framtaget för avropsberättigade kunder i syfte att underlätta vid avrop från ramavtalet Resebyråtjänster 2022. Ni är fria att utforma era avrop hur ni vill, så länge de inte strider mot ramavtalets villkor eller mot Lagen om offentlig upphandling (LOU).
1.1 Avropsberättigad?
Vilka som är avropsberättigade från ramavtalet framgår av ramavtalsbilaga Bilaga 01 Avropsberättigade parter.
1.2 Avropsanmälan
Vi ber er att göra en avropsanmälan innan ni använder ramavtalet för första gången. Avropsanmälan är viktig och underlättar bland annat uppföljning, både för er och för Adda Inköpscentral. Avropsanmälan gör du inloggad på Mina sidor som du hittar på xxxx://xxx.xxxx.xx. Det är upphandlingschef eller annan av denne utsedd person som har möjlighet att logga in.
2. Leverantörer som är anslutna till ramavtalet
• DIB Services AB
• Flight Centre Travel Group (Europe) AB
• Sydresor Aktiebolag
• Travel Team Sweden AB
För information om vilka e-postadresser avropet ska skickas till vänligen se under fliken
leverantörer på ramavtalets webbsida under kolumn ”Löpande beställningar”.
• Flyg-, tåg-, buss- och båtresor • Anslutningstransport till flygplats/tågstation/busstation/hamn • Hyra av fordon • Hotellrum/logi • Gruppresor − Gruppresor avser resor för tio (10) resenärer eller fler. − Gruppen reser gemensamt med samma färdmedel (inklusive till sjöss), sträckor och gemensam logi vid samma tidpunkt. − Gruppresor kan till exempel vara skolresor där majoriteten av deltagarna utgörs av skolelever. • Konferensanläggningar och lokaler − Bokning av konferensanläggning innefattar bland annat transporter, logi, måltider, lokaler och teknik. − Detta ska erbjudas som ett komplett paket när behovet finns. |
Vi avrop kan ni välja vilka tjänster som ska ingå eftersom ni kan ha egna upphandlade avtal avseende leverantörer av flyg-, tåg-, buss- och båtresor samt hotell/logi. I dessa fall ska bokning genom ert avtal kunna erbjudas.
Ramavtalet omfattar även möjlighet för er att ställa kompletterande krav och specificera villkor utifrån ert behov. För mer information se bilaga ”Kravkatalog”.
3.1 Ingår inte i ramavtalet
Ramavtalet innebär att ramavtalsleverantören agerar mellanhand mellan avropande myndigheter och leverantörerna som tillhandahåller exempelvis resor (dvs. flygbolag, tågbolag, bussbolag etc.) och logi (dvs. hotell, vandrarhem etc.). Inköpscentralen har i dagsläget inga avtal med leverantörer som tillhandahåller exempelvis resor och logi. Ramavtalet Resebyråtjänster 2022 möjliggör endast en mellanhandstjänst och avser alltså enbart resebyråtjänsten, vilket innebär att ni själv måste konkurrensutsätta resorna och login etc. Har er organisation eller företaget du jobbar på till exempel ett upphandlat avtal med hotell eller annan logi, så är det redan konkurrensutsatt och då ska resebyrån informeras om att det är dessa hotell som ska bokas av resebyrån.
4. Några krav på resebyråtjänsten som vi vill lyfta fram
4.1 Service och tillgänglighet
Krav 4.4: Leverantören ska vara tillgänglig för resebeställaren via e-post och telefon under kontorstid, helgfria vardagar måndag - fredag, kontorstid kl. 08:00-17:00 svensk tid. Utöver denna tid är leverantören tillgänglig via jourservice, helgfria vardagar kl. 17:00-08:00, samt dygnet runt för helgdagar.
Svarstid e-post - kontorstid | 90% av inkomna ärenden under ett halvår ska besvaras inom åtta (8) arbetstimmar. |
Svarstid telefon - kontorstid | 80% av telefonsamtal under ett halvår ska inte ha längre väntetid än 5 minuter |
Svarstid Jourservice | 90 % av telefonsamtal under ett halvår ska inte ha längre väntetid än 5 minuter |
Självbokningssystem | Tillgängligt minst 99,5 % dygnet runt (förutom planerade servicefönster) |
Dessa svarstider är kopplade till vite i Service Level Agreement, (SLA).
4.2 Implementering
Efter att kontrakt har tecknats behöver bland annat kundprofiler och resenärsprofiler skapas, informationsträffar hållas och andra liknande moment, som är relevanta att genomföra inför samarbetet mellan er och leverantören avseende tjänsten, genomföras.
Det är leverantören som är huvudansvarig för allt detta, dvs. leverantören bär huvudansvaret för implementeringen av tjänsten. Leverantören skall avsätta tid och resurser för att skyndsamt implementera er som ny kund. Denna process får som längst ta tre (3) månader. (Krav 4.7.1).
4.3 Kontaktperson
Leverantören ska erbjuda er en kontaktperson med hög kompetens och erfarenhet av kundansvar. Kontaktpersonen kan ge er stöd i att följa upp, analysera och presentera efterfrågad rese- och miljöstatistik. Kontaktpersonen ska vara ett stöd i ert arbete för att styra mot mer hållbara resor. (Krav 4.7.2).
4.4 Resekonto samt Fakturering Leverantören ska fakturera er via ert resekonto. I det fall ni efterfrågar direktfakturering så specificera detta i er förnyade konkurrensutsättning enligt Kravkatalog. Leverantören har i sådana fall rätt att offerera priser som överstigande
Resekonto är en fakturalösning för inköp av resor. Med resekonto faktureras alla reserelaterade inköp på en faktura från en resekontoleverantör.
takpriset i ramavtalsupphandlingen. (Krav 4.7.12 och 4.7.13).
4.5 Reklamation och avvikelse
Leverantören ska erbjuda er en enhetlig, effektiv och enkel rutin för att anmäla reklamationer/avvikelser. Exakt rutin fastställs under implementeringen. (Krav 4.7.16). Leverantören ska bekräfta mottagande av reklamationer/avvikelser inom åtta timmar och hantera ärendet skyndsamt. Reklamationsärenden ska vara åtgärdade senast inom tio dagar efter mottagandet.
För mer information se avsnitt 4.7.16 Reklamation och avvikelse i bilagan Krav på resebyråtjänster.
5. Avrop från ramavtalet - Förnyad konkurrensutsättning (FKU)
När ni genomför en förnyad konkurrensutsättning får ramavtalets leverantörer möjlighet att lämna nya avropssvar utifrån de krav ni har på resebyråtjänsten. Detta görs för att avgöra vilken leverantör som kan erbjuda det för er bästa avropssvaret utifrån de villkor och eventuella utvärderingskriterier som angetts i avropsförfrågan.
Fastställda villkor i ramavtalet kan inte omförhandlas i den förnyade konkurrensutsättningen och inte heller kan krav som ställts i ramavtalet ändras eller bytas ut. De krav och villkor som vi har angett i upphandlingsdokumentet får dock om ni anser nödvändigt preciseras och kompletteras i enlighet med bilaga Kravkatalog
Det är då fråga om att komplettera eller specificera villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter för att kunna fullgöra ett enskilt kontrakt. Tillämpningen kan ske både som obligatoriska krav (ska-krav) och utvärderingskriterier (bör-krav) beroende på era behov. Ni har möjlighet att i avropsförfrågan begära att uppfyllandet av utvärderingskriterierna bevisas genom exempelvis presentationer, referenstagning eller tester.
1.Läs genom stöddokument och bilagor | □ Krav på resebyråtjänster □ Service Level Agreement □ Kravkatalog □ Instruktioner för Mall A och Mall B □ Allmänna kontraktsvillkor |
2.Genomför behovsanalys | □ En analys av vilka behov som finns bör göras innan en avropsförfrågan skickas till ramavtalsleverantörerna. Syftet med behovsanalysen är att den avropande myndigheten ska få kännedom om sitt nuläge och önskat nyläge. Denna kunskap underlättar kravställningen i avropsförfrågan. Det är mycket viktigt att angivna volymer i avropsförfrågan är så korrekta som möjligt för att leverantörerna ska kunna lämna ett så fördelaktigt avropssvar som möjligt. □ En förnyad konkurrensutsättning kan se olika ut, från att endast efterfråga pris till en mer komplex förfrågan. Kraven i den förnyade konkurrensutsättningen kan antingen vara obligatoriska eller utvärderingskriterier. Ett obligatoriskt krav är leverantören skyldig att uppfylla för att lämna anbud. Utvärderingskriterier är inte obligatoriska för leverantören att uppfylla, men ger ett mervärde i utvärderingen. Det är viktigt att ställda krav, både obligatoriska krav och krav som värderas, omfattas av angivna områden enligt bilaga kravkatalog. Det är inte möjligt att kravställa och utvärdera tjänster som inte omfattas av ramavtalet och kravkatalogen. □ Det är viktigt att noga överväga valet av obligatoriska krav och utvärderingskriterier. Genomför gärna en marknadsundersökning innan avrop för att inte ställa onödiga konkurrensbegränsande obligatoriska krav. I syfte att bättre förstå marknaden och leverantörernas utbud kan exempelvis en s.k. RFI (Request For Information) genomföras. Efter en genomförd RFI finns ingen förpliktelse för den avropande myndigheten att gå vidare med ett avrop. |
En RFI bör inte innehålla mer en: • En kortfattad beskrivning av bakgrund • Ett begränsat antal specifika frågor • Ett sista svarsdatum RFI skickas till alla leverantörer på ramavtalet. Information om kontaktuppgifter finns på ramavtalets webbsida. | |
3. Välj den mall som passar er behov Mall A eller Mall B eller kanske skapa en egen avropsförfrågan | □ Vi rekommenderar att du använder mallarna för förnyad konkurrensutsättning, beskriv gärna även din verksamhets förutsättningar. Det underlättar för ramavtalsleverantörerna att besvara din förfrågan samt ökar dessutom deras möjlighet att hitta en så bra lösning som möjligt. □ Frångå inte villkoren. Som beställare ansvarar du själv för att avrop sker inom ramen för villkoren i ramavtalet och i enlighet med LOU. Du får till exempel inte "rikta" ditt avrop mot en särskild ramavtalsleverantör. Alla ska konkurrera på lika villkor. |
4.Skicka avropsförfrågan till alla leverantörer | □ Det kan vara en fördel att i avropsförfrågan beskriva hur tilldelning kommer att genomföras om flera anbud erhåller det högsta utvärderingsresultatet. Det kan exempelvis ske genom att vid lika utvärderingsresultat tilldela den leverantör som haft högst mervärde inom ett utpekat utvärderingskriterium. Lottning kan också förekomma. □ Glöm inte ange sista dag för frågor och svar □ Då frågor och förtydliganden kan behöva hanteras för att leverantörerna ska kunna lämna avropssvar måste den avropande myndigheten ange hur frågor ska hanteras i avropsförfrågan (t.ex. genom att ange en e-postadress för frågor eller via elektroniskt upphandlingsverktyg). Av likabehandlingsskäl ska svar på frågor som ställts till myndigheten skickas till alla ramavtalsleverantörer. □ Ange sista anbudsdatum för avropet. □ Uppge tydligt i vilket format du vill få in leverantörernas anbud. □ Anpassa svarstiden med hänsyn till avropsförfrågans komplexitet och den tid som behövs för att lämna anbud. Mer komplexa avropsförfrågningar kan kräva tre till fem veckor. |
5.Anbudsöppning och utvärdering | □ Anbud ska vara skriftliga och innehållet i dem omfattas av absolut sekretess fram till det att beslut fattats om val av leverantör. □ När du fått in anbud säkerställa att du inte öppnar dem innan ”sista dag för anbud” som ska framgå av er FKU. □ När anbud är öppnade kontrolleras först de obligatoriska kraven. De anbud som uppfyller de obligatoriska kraven går vidare till utvärdering. Om utvärderingsgrunden är pris är det endast priset som utvärderas, men om utvärderingsgrunden är bästa förhållande mellan pris och kvalitet utvärderas tilldelningskriterierna och viktning sker enligt den utvärderingsmodell som redovisats i FKU:n □ Anbud inkomna efter angiven tidsfrist förkastas |
6.Frivillig avtalsspärr | □ Vi rekommenderar att du använder möjligheten till frivillig avtalsspärr. Du ska då vänta tills denna löpt ut innan du kan teckna kontrakt med vinnande leverantör. |
7. Tilldelning | □ När utvärderingen är klar skickar du ett tilldelningsbeslut till alla ramavtalsleverantörer som lämnat anbud. □ Ange avtalsspärr i tilldelningsbeslutet. |
8.Underteckna kontrakt | □ Då avtalsspärren löpt ut tecknar du kontrakt med vinnande leverantör □ Det finns en kontraktsmall ”Mall - Avropskontrakt - Resebyråtjänster 2022” som kan användas vid avropet. |
9. Ej anbudsvar | □ De leverantörer som inte har lämnat anbud ska ange skäl till detta. |
7. Det finns två mallar framtagna för avrop, skillnaden mellan dessa är:
Mall A | Mall B |
• Krav på tjänsten och vitesnivå enligt Service Level Agreement (SLA) enligt ramavtalets omfattning | • Krav på tjänsten och SLA kan enligt behov förtydligas inom nio identifierade områden, se bilaga Kravkatalog. |
• Avropets utvärderingsgrund är lägsta pris | • Avropets utvärderingsgrund kan vara • bästa förhållande mellan pris och kvalitet • pris |
• Offererade takpriser gäller, leverantören får offereras lägre priser i den förnyade konkurrensutsättningen. | • Om krav har ställts (inom ramen för kravkatalogen) som är uppenbarligen kostnadsdrivande för leverantören får de offerera priser som överstiger takpriser |
Avropande myndigheter och enheter är fria att utforma sina avrop hur de vill, så länge dessa inte strider mot ramavtalets villkor eller mot Lagen om offentlig upphandling (LOU).
7.1 Så här kan ni avgöra vilken mall som passar bäst för ert avrop
Läs genom följande bilagorna till avropstödet:
• Krav på resebyråtjänster, för att veta vilka krav som är ställda i ramavtalet.
• Kravkatalog, för att veta inom vilka områden som komplettering/specificering av kraven i ramavtalet är möjligt.
• Service Level Agreement, för att kunna avgöra om ni vill justera vitesnivåer.
Det är ni som kund som anger utifrån era behov, vilka krav som gäller vid avropet och vilka utvärderingskriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning av kontrakt. Vid avrop med förnyad konkurrensutsättning kan följande utvärderingsgrunder användas:
• Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet
• Pris
Genomför en behovs och marknadsanalys. Vad behöver ni framåt och hur har det sett ut historiskt?
Ta vara på statistik. Begär ut det från er nuvarande leverantör!
Behöver ni specificera krav enligt kravkatalogen?
Nej Ja
Mall A
Om ni kommer fram till att de obligatoriska kraven som ställts på resebyråtjänsten tillgodoser ert behov och vill tilldela enligt lägst pris behöver ni endast fylla i uppskattat behov i avropsmall A och skicka ut er avropsförfrågan till ramavtalsleverantörerna. Utvärderingsgrund är:
Mall B
Ni ska använda mall B om ni behöver komplettera/specificera krav inom Kravkatalogens nio områden. En av dessa två utvärderingsgrunder kan användas:
• Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet
• Pris
8. Tänk på att
− Ramavtalet löper i fyra år från och med 2023-04-03 till och med 2027-04-02.
Avropskontrakt kan sträcka sig längre än ramavtalets sista datum förutsatt det har tilldelats innan ramavtalet har löpt ut.
− Om ni som kund har hävt ett kontrakt som grundar sig på ramavtalet har ni rätt att undanta den aktuella leverantören vid kommande förnyade konkurrensutsättningar från ramavtalet.
9. Har du frågor?
Du är alltid välkommen att kontakta oss på Adda om du har frågor om ramavtalet och hur avrop går till
Telefon: 00-000 000 00