DELEGATIONSORDNING fastställd av LAG: 181206
DELEGATIONSORDNING fastställd av LAG: 181206
Ärende/område | Ansvar | Delegation | Anmälan |
FIRMATECKNING: | |||
Firmateckning | LAG | Ordförande och vice ordförande var för sig enligt konstituerande möte. Ersättare LAG-gruppen utöver ordföranden enligt stadgar. | Anmäls ej. |
AVTAL | |||
Ingående i alla typer av avtal | LAG | Firmatecknare | Avtal med värde mer än 50 tkr /år kommuniceras med LAG. |
Ändringar i befintliga avtal, byte av leverantör | LAG | VL | Vid betydande förändringar, i samråd med ordföranden. |
Upptagning av lån eller checkkredit. | LAG | Firmatecknare | Kommuniceras med LAG på förhand. |
FINANSIÄRER | |||
Förhandling med finansiärer | LAG | Presidiet | |
PRESS | |||
Pressansvarig | LAG | Ordförande och VL ansvariga. | |
BANKKONTON | |||
Tillgång till bankkonton. | LAG | Administratör, VL. En eller flera utsedda representanter ur LAG (se även kontrasignering). | Beslutas och dokumenteras i protokoll från LAG. |
Tillägg: Bankkort | LAG | VL och administratör har möjlighet att använda bankkort. Inköp med bankkort följer i övrigt attest- och betalningsrutiner. | |
Förändringar bland bankkonton, t ex upptagande av nya konton, flytt av medel mellan konton. | LAG | Firmatecknare. | Anmäls till LAG. |
Ärende/område | Ansvar | Delegation | Anmälan |
ATTEST OCH BETALNINGSRUTINER: | |||
Granskningsattest av arvoden, löner, fakturor, godkännande av avtal samt inköp/upphandling med leverantörer, banker med fler avseende den löpande verksamheten upp till ett belopp om 50 tkr och som inryms i den fastställda budgeten. | Administratör. Ersättare VL. | ||
Betalningsattest av arvoden, löner, fakturor, godkännande av avtal samt inköp/upphandling med leverantörer, banker med fler avseende den löpande verksamheten upp till ett belopp om 50 tkr och som inryms i den fastställda budgeten. | VL. Ersättare ordförande eller vice ordförande, även då VL ersätter Administören på punkten enligt ovan. | Avtal och fakturor över 50 tkr anmäls till LAG. | |
Kontrasignering löpande kostnader inom budget. | VL upp till 50tkr. VL tillsammans med LAG- ledamot, företrädelsevis ordförande eller vice ordförande, på belopp över 50tkr. | Utgifter över 50 tkr anmäls till LAG. | |
Kontrasignering oförutsedda kostnader utom budget. | VL tillsammans med LAG-ledamot med ordförande eller vice ordförande på belopp över 10tkr. | Utgifter avvikande från budget anmäls till LAG. | |
Undantag från ovan: Gransknings och betalningsattest av utbetalning till projekt efter av Jordbruksverket godkänd ansökan om utbetalning. | Administratör. Ersättare VL. | Anmäls ej. | |
Undantag från ovan: Kontrasignerar utbetalningar till projekt | Firmatecknare alt utsedd representant ur LAG. | ||
SKATTEVERKET | |||
Undertecknande av skattedeklaration och firmateckning skatteärenden. | Ekonomiansvarig. Ersättare VL alt firmatecknare. | Anmäls ej. | |
LAG | |||
Villkor för LAG:s arvoden | Årsmötet beslutar. | ||
Tolkning och tillämpning av arvoden för LAG-möten, utbildningsdagar, arbetsgrupper, kontaktpersonsskap, olika uppdrag med mera. | Presidiet. Ersättare LAG. | Anmäls ej, men avvikelser kommuniceras med den det berör. |
Beslut om fortbildning/utbildning för LAG. | Presidiet. Ersättare LAG. |
Ärende/område | Ansvar | Delegation | Anmälan |
VERKSAMHETSPLANERING | |||
Ansvar för försäkringar. | LAG | ||
Upprättar verksamhetsplan för kommande år (Driftsprojekt samt initierande eller genomförande av eventuella övriga LAG-ägda projekt avses.) | LAG | Framtagande av förslag kan delegeras, xxxxx för uppdraget ska framgå av delegationen. | |
Ändringar och justeringar av verksamhetsplan. | LAG | Mindre justeringar kan utföras av presidiet. | |
Upprättar verksamhetsbudget för kommande år (Driftsprojekt samt eventuella övriga LAG-ägda projekt avses.) | LAG | Framtagande av förslag kan delegeras, xxxxx för uppdraget ska framgå av delegationen. | |
Upprättar förslag till årsbudget | LAG | Presidiet | |
Fastställer budget | LAG | ||
Årlig utvärdering av verksamheten. | LAG | LAG utser uppföljningsgrupp, som styrs av bilaga till strategin. | |
Initierande av revidering av strategin, förändringar och förbättringar. | LAG | Primärt uppföljningsgruppen, men alla kan initiera. | Jordbruksverket godkänner ändringar. |
Beslut om tillägg till budgeten | LAG | ||
Upprättar förslag till årsbokslut | Administratör i samarbete med revisor | ||
Upprättar årsbokslut | LAG | ||
Godkänner årsbokslut | Årsmöte |
Ärende/område | Ansvar | Delegation | Anmälan |
Leaderkontor/Personalfrågor | |||
Upprättar och fastställer befattningsbeskrivningar | LAG | Verkställs av presidiet. | |
Beslut om anställningar | LAG | Verkställs av presidiet. | |
Lön och andra anställningsvillkor för verksamhetsledaren. | LAG | Presidiet. Ersättare övriga LAG. | Anmäls till LAG. |
Lön och anställningsvillkor för övriga anställda. | LAG | Presidiet. Ersättare övriga LAG. | Anmäls till LAG. |
Beslut om tjänstledigheter för VL | Presidiet. Ersättare övriga LAG. | ||
Beslut om tjänstledigheter för anställda utom VL | Presidiet. Ersättare övriga LAG. | ||
Beslut om semester för VL | Ordförande | ||
Beslut om semester för anställda utom VL | VL | ||
Beslut i arbetsmiljöfrågor inom budget | LAG | Ordförande. Ersättare vice ordförande. | |
Genomför utvecklingssamtal med VL | Ordförande | ||
Genomför utvecklingssamtal med anställda utom VL | VL | ||
Beslut om fortbildning/utbildning för VL | Ordförande | ||
Beslut om fortbildning/utbildning för anställda utom VL | VL |
Ärende/område | Ansvar | Delegation | Anmälan |
PROJEKT | |||
Stoppdatum och hantering | |||
Besluta om övergripande parametrar såsom takbelopp, särskilda satsningar, ansökningsomgångar och datum för prioriteringsmöten. | LAG | ||
Sätter deadlines för ansökningsomgångar. | Leaderkontoret i samarbete med LAG | VL | |
Bedömer om projekt hinner tas med i en ansökningsomgång. | XX, ersättare ordförande eller vice ordförande. | ||
Kvalitativ bedömning: Bedömer om projektansökningar uppfyller grundvillkor, samt föreslår fond, insatsområde. | LAG | LAG alternativt Beredningsgrupp med minst 3 representanter från LAG samt handläggare från kontor. Detta sker senast 3 veckor innan ordinarie LAG beslutsmöte, projekten får 1 vecka på sig att komplettera. | Bifogas möteshandlingar inför mötet. Dokumenteras i protokoll. |
Godkännande av slutrapport från projekt. | LAG | VL tillsammans med kontaktperson för projektet. | Anmäls till LAG. |
LAG-ägda projekt | |||
Lämna in ansökan om stöd och ansökan om utbetalning, slutrapportera ett projekt. | LAG | Fullmaktstagare i e-tjänsten, behöver ej föregås av beslut i LAG. | Anmäls till LAG om det kan anses av betydelse. |
Göra ändringar i projekt som ej kräver ombeslut i LAG såsom förlängning eller enklare ändringar i projektplanen eller budgeten. | LAG | Fullmaktstagare i e-tjänsten. | Anmäls till LAG om det kan anses av betydelse. |
Ekonomi, LAG-ägda projekt | |||
Beslut inom budget. | VL | Projektledare, om speciell projektledare finns för projeket | |
Beslut utöver budget upp till 50 000 mellan LAG-möten. | Presidiet | Anmäls till LAG om det kan anses av betydelse. | |
Fortlöpande kontroll över att budgeten följs. | LAG och VL. | ||
Likviditetsbudget, upprättande. | VL | ||
Ansvar för att rapporter sammanställs. | VL | ||
Beslut om styrelseledamöters ersättningar utöver mötesarvode. | Årsmötet |
Tolkning av arvodesreglementet. | Presidiet | ||
Beslut om representation och uppvaktningar samt ansvar för det praktiska utförandet. | Ordförande | ||
Löpande projektverksamhet | |||
Godkänna ändringar i projekt som ej kräver ombeslut i LAG och som kan delegeras till personal, såsom förlängning eller enklare ändringar i projektplanen eller förtydligande av LAG- beslut. | Personal vid Leaderkontoret | ||
Administrerar ändringar i LAG- ägda projekt som kräver ombeslut i LAG. | Personal vid Leaderkontoret | ||
Verkställa och signera beslut som finns i protokoll från LAG. | Personal vid Leaderkontoret |
Denna del utgår från dokumentet ”Beslut som LAG kan delegera eller inte delegera” 2018-02-28 i handläggarstödet:
Ärende/område | Ansvar | Delegation | Anmälan |
PROJEKT | |||
Ansökan om stöd | |||
Avskrivning eller avvisning. | Ordförande eller vice ordförande | ||
Avslag som uppkommer i handläggningen och som LAG inte behöver fatta beslut om. | Ordförande eller vice ordförande | ||
Avslag på grund av att LAG:s egna grundvillkor inte är uppfyllda. | Ordförande eller vice ordförande | ||
Ansökan om ändring av projekt som har fått ett beslut om stöd | |||
Avskrivning eller avvisning | Ordförande eller vice ordförande | ||
Avslag som uppkommer i handläggningen och som LAG inte behöver fatta beslut om. (Om LAG ska fatta beslutet står det i rutinen) | Ordförande eller vice ordförande | ||
Avslag på grund av att projektet inte kan uppnå LAG:s egna grundvillkor. | Beredningsgrupp alternativt LAG tar ställning till detta. Ordförande eller vice ordförande signerar beslut. | Anmäls till LAG om det kan anses av betydelse. |
Ändrad stödnivå eller stödbelopp på grund av att mer övrigt offentligt stöd har kommit in i projektet. Ändringen innebär att den totala andelen projektstöd och övrigt offentligt stöd från LAG är oförändrad eller blir lägre | Ordförande eller vice ordförande | Jordbruksverket fattar nytt beslut om stöd: Vid bifall – Ja Vid avslag – Nej | |
Nytt slutdatum | Personal på Leaderkontor. | Jordbruksverket fattar nytt beslut om stöd: Vid bifall – Ja Vid avslag – Nej | |
Ny aktivitet som inte påverkar syfte och mål och som inte innebär ett högre stödbelopp | Ordförande, vice ordförande eller personal på Leaderkontor, var för sig. | Jordbruksverket fattar nytt beslut om stöd: Vid bifall – Ja Vid avslag – Nej | |
Byte av sökande eller stödmottagare | |||
Byte av sökande. | Ordförande, vice ordförande eller personal på Leaderkontor, var för sig. | ||
Byte av stödmottagare | Ordförande, vice ordförande eller personal på Leaderkontor, var för sig. | Jordbruksverket fattar nytt beslut om stöd: Vid bifall – Ja Vid avslag – Nej | |
OBS, särskilt om visa ändringar | |||
Vissa ändringar i ansökan eller LAG:s protokoll efter LAG:s beslut, men innan Jordbruksverket fattar beslut om stöd kan LAG delegera till ordföranden eller annan person från LAG. Det gäller ändringar som till exempel skrivfel eller sänkning av stödet. Dokumentation av ändringen görs i protokollet från LAG eller i ett separat beslut. | Samtliga ändringar av sådan karaktär delegeras till ordförande och vice ordförande. |
Följande ändringar kan inte kan delegeras, enligt dokumentet ”Beslut som LAG kan delegera eller inte delegera” 2018-02-28 i handläggarstödet:
Ändringar som påverkar prioriteringen av ansökan enligt xxxxxxx 223 LAG:s prioritering av ansökan.
Höjning av stödet (stödet är all offentlig finansiering).
Avslag som uppkommer i handläggningen där det står att LAG ska fatta beslut
Prioritering av ansökan och fastställande av stödbelopp enligt rutin 223 LAG:s prioritering av ansökan
Nytt syfte och mål med projektet*
Ny aktivitet som påverkar syfte och mål*
Inte kan genomföra en aktivitet som påverkar syfte och mål men ändå vill fortsätta att genomföra projektet*.
Ändring av villkor som LAG ställt upp*.
Ny prioritering av ansökan
Högre stödnivå eller högre stödbelopp* på grund av att stödmottagaren söker mer pengar till projektet som innebär en högre andel projektstöd och/eller övrigt offentligt stöd från LAG.
*Änringen kan innebära att ansökan ska prioriteras om
** Om ett projekt får med offentliga resurser behöver de inte ett nytt beslut om stöd