Inköpscentral, mm

Inköpscentral, mm

2017-11-30

Vetenskapsrådet / Sunet

• Sunet är en enhet på Vetenskapsrådet (avd för forskningens infrastruktur), med särskilt ansvar för ”kommunikationssystemet och att beakta intresset hos forskning och andra berörda”. Verksamheten finansieras i första hand av de anslutna organisationerna, men får även anslag från Utbildningsdepartementet via Vetenskapsrådet.

• Sunet har i uppgift att skapa infrastruktur för nationell och internationell datakommunikation på universitet, högskolor och andra anslutna organisationer. SUNET äger och tillhandahåller det svenska universitetsnätet till universitet, högskolor och kulturinstitutioner. Den gemensamma organisationen bildar ett nät för forskning och utbildning och erbjuder en rad olika datatjänster, vilka tillhandahålls av externa aktörer, efter upphandling (avrop).

• Upphandlingsverksamheten har tidigare ansetts kunna bedrivas ganska formlöst då alla deltagande är statliga myndigheter, dvs allt sker inom samma juridiska person. På senare tid har man istället baserat upphandlings- verksamheten på de regler som ryms inom de s k Hamburgundantagen.

• Det har ändå funnits osäkerhet och vissa ifrågasättanden kring huruvida Sunets arbetssätt verkligen är korrekt enligt de upphandlingsrättsliga regelverket.

• Vetenskapsrådet (nedan VR) vill därför få en översiktlig bild av vad det innebär att vara en inköpscentral, vilka krav och möjligheter en inköpscentral har, och om det vore en möjlig väg för Sunet framöver (fördelar resp nackdelar). Man vill även få en kort internationell utblick i frågan.

Definition enligt XXX, kap 1. 14§ (utdrag):

• ”Med inköpscentral avses en upphandlande myndighet som stadigvarande tillhandahåller centraliserad inköpsverksamhet i form av…

• Det handlar alltså om någon form av specialisering, eller centralisering, av inköpsverksamhet inom offentlig sektor, ofta genom ramavtal från vilka stora grupper vid behov kan beställa (”avropa”). Syftet är att avlasta många från ett resurs- och kompetenskrävande inköpsarbete.

• Den typen av verksamhet har funnits under längre tid i Sverige och andra länder – i form av olika centrala eller branschvisa ramavtalsupphandlingar.

• Verksamheten har under senare år formaliserats och kodifierats genom EU-direktiv och lagstiftning.

Begreppet IC dök upp redan i 2004 års EU-direktiv, men då som en frivillig del som medlemsstaterna kunde välja att införa eller ej. Sverige valde inledningsvis att avvakta och införde bestämmelser om IC först 2010. Dessa bestämmelser utvidgades nyligen i samband med det nya EU-direktivets införande, dvs den nya LOU som trädde i kraft 2017-01-01.

Källa: Prop 2015/16:195 (nedan prop), s 531 ff.

• Centraliserad inköpsverksamhet…

Enl LOU kap 1. 14§ måste en IC ansvara för och hantera inköp för flera myndigheters räkning, som en central kompetens/resurs; i enskilt ärende kan dock en IC agera som ombud eller självständig mellanhand åt en enskild myndighet (prop, s 539).

Sunet agerar som gemensam central funktion för ett stort antal organisationer inom främst högskole- och kultursfären.

• Stadigvarande tillhandahåller…

Det ska vidare enl LOU kap 1. 14§ handla om en varaktig verksamhet; mer tillfälliga insatser där parter turas om att ”göra jobbet” omfattas inte (prop, s 534).

Sunet har enl regleringsbrev ett stående uppdrag att samordna och effektivisera inom området it- infrastruktur.

• Upphandlande myndighet…

Slutligen måste enl LOU kap 1. 14§ en IC vara en ”upphandlande myndighet”, vilket enl 22§ samma kap är en statlig myndighet, eller ett offentligt styrt organ (enl 18§).

VR är en statlig myndighet och Sunet är en del av VR.

• IC kan även finnas i annan medlemsstat – vilket regleras i §§ 14 – 23.

• Enl LOU 7 kap. 10§ kan en upphandlande myndighet (UM) anlta en IC utan upphandling), och IC kan även tillhandahålla ”stödtjänster för inköp” (vilket kanske inte är så relevant här).

• Enl LOU 7 kap. 11-12§§ kan en UM köpa varor, tjänster eller byggentreprenader från eller genom en IC.

• En inköpscentral kommer alltså att hantera, genomföra och ansvara för upphandlandet av dessa varor, tjänster och byggentreprenader.

Inköpscentralen blir därmed en specialiserad inköpsorganisation, som avlastar andra UM från upphandlingsarbetet – och till stora delar även från upphandlingsansvaret. Bakgrunden till att sådan specialisering anses lämplig och önskvärd är en insikt om att inköpsarbete är tidskrävande och kräver specialkompetenser (hanteringsvinster), samt att det finns ekonomiska vinster i att samla volymer för större grupper av köpare (skalfördelar och ökad ”köparmakt”).

Sunet håller redan i upphandling av diverse IT-infrastruktur och IT-relaterad utrustning åt ett antal andra organisationer.

• Enl LOU 7 kap. 13§ är UM dock ansvarig för ”sådana delar av förfarandet som den själv genomför…”, vilket främst siktar in sig på avropen från ramavtal och/eller dynamiska inköpssystem. Detta bedöms ha mindre betydelse i vårt fall – mer om detta nedan!

• En UM kan köpa varor, tjänster (eller byggentr):

- FRÅN en IC (grossistfallet - § 11),

- GENOM

- kontrakt som tilldelas av en IC (§ 12:1, ombudsfallet),

- dynamiska inköpssystem som drivs av en IC (§ 12:2), eller

- ramavtal som ingås av en IC (§ 12:3, ramavtalsfallet).

Grossistfallet kan möjligen vara intressant för den typ av tjänster som Sunet hanterar – och då främst genom sådana nyare varianter av ”grossistfunktion” (vidarefakturering/genomfakturering), (prop, s 528 ff).

Dynamiskt inköpssystem (DIS) bedöms inte aktuellt för den typ av behov Sunet hanterar.

• Ramavtal? Jfr prop, sid 514: ”Ett ramavtal fastlägger helt eller delvis villkoren för flera, eventuella framtida anskaffningar under en given tidsperiod (genom kontrakt), medan ett kontrakt avser en faktisk anskaffning.” (mina understrykningar). Ramavtal brukar avse mer standardiserade produkter/tjänster och de kan maximalt gälla under 4 år. För viss utrustning inom Sunet-sfärens område kan ramavtalsmodellen enl § 12:3 vara aktuell.

I dessa fall blir § 13 om avropande myndighets ansvar för ”sådana delar av förfarandet som den själv genomför”, dvs avropet, aktuell. De bedöms dock ha god vana vid olika typer av avrop (från statliga ramavtal, mm).

• Den större delen av Sunets inköp handlar om gemensamma faktiska engångsköp av komplexa infrastruktur-tjänster, vilka bäst motsvaras av ombudsmodellen enl § 12:1. Observera här att ombudsmodellen kan avse såväl traditionellt ombud (agerar på någons vägnar och för dennes räkning), som en mer självständig mellanman, dvs i eget namn och på eget ansvar, (prop, s 533).

Hur ”startar man upp” en IC?

• Tillstånd…?

Det krävs inget formellt tillstånd, men då det handlar om någon form av samordning inom (delar av) det offentliga, bör man för att undvika ”överlapp” säkerställa att verksamheten har täckning och ryms inom myndighetens uppdrag och självbestämmanderätt. Vid osäkerhet, bör avstämning ske med RK (berört departement).

Sunet: Regleringsbrevet anger att ”Vetenskapsrådet ska vidareutveckla Sunets roll avseende samordnade och kostnadseffektiva it-tjänster för anslutna myndigheter och organisationer”. Om VR anser att samordning och kostnadseffektivitet bäst uppnås via en IC, borde det rymmas inom den vidareutveckling man redan har mandat för.

• Procedur, ”grundande”…?

Det finns inga formella krav på externa åtgärder för att ”registrera” (annons ell likn) en IC .

Sunet: VR och Sunet bör för den egna interna ordningens skull fatta ett formellt beslut om att börja agera som IC, från visst datum, enligt vissa angivna ramar, med viss inriktning, mm.

• Accept/förankring?

När internt beslut fattats, bör man informera de tänkta deltagarna, dvs ”anslutna myndigheter och organisationer”. Sunet: Eftersom det bör ses som ett internt beslut om arbetssätt inom VR/Sunet, och dessutom närmast är en formalisering av det befintliga arbetssättet, så krävs ingen accept från deltagarna för att starta en IC. Det finns inga hinder mot, och kan nog ändå vara lämpligt, att överväga någon form av informationsinsats till kundgruppen (konsekvenser för dem, ev risker etc) i syfte att bibehålla goda relationer och säkerställa en smidig uppstart.

• Frågan om vilka som omfattas av ett ramavtal/ICs verksamhet har diskuterats under ett antal år, bland annat med hänvisning till LOUs krav på förutsebarhet – anbudsgivarna måste kunna bedöma vilka som kan komma att köpa på avtalet för att kunna kalkylera anbuden på ett affärsmässigt rimligt sätt. Att deltagarna måste framgå av underlaget i en upphandling är därmed ganska uppenbart och har även kommit till uttryck i praxis (KamR Göteborg, mål 917- 918-11, avgjorda innan reglerna om IC fanns). I förarbetena till nya XXX har det förtydligats att det räcker om en deltagare i ett ramavtal är ”identifierbar”, även om den inte uttryckligen anges - exempelvis skulle en ny högskola kunna anses ingå i en upphandling/ramavtal för ”alla Sveriges universitet och högskolor”, (prop, s 516 ff).

• En svårare fråga är vad som krävs för att man ska få ange en viss organisation som deltagare.

De verksamheter som bedrivit ”IC-liknande” verksamhet i Sverige är Kammarkollegiet/Statens inköpscentral, SIC (staten) och SKL Kommentus Inköpscentral, SKI (kommuner, landsting). Förutsägbarheten i form av deltagande organisationer (och därmed uppskattad/utlovad volym) har varit föremål för ett flertal överprövningsprocesser, främst beträffande SKI, och successivt klargjorts. Nedan beskrivs kort hur dessa utifrån sina sinsemellan ganska olika förutsättningar hanterat frågan om anslutning av de avropsberättigade.

• Kammarkollegiet/SIC har hänvisat till förordningen om statlig inköpssamordning (SFS 1998:796) och ansett att den innebär en presumtion för att alla statliga myndigheter i normalfallet ska använda ramavtalen; därmed har alla betraktats som anslutna och den myndighet som inte vill delta har istället tvingats ”anmäla avsteg”. Denna modell har ansetts uppfylla kraven på identifierade avropare/deltagare – även om statsförvaltningen är stor och emellanåt även ganska föränderlig, och trots att volymerna ofta är ytterst vaga uppskattningar.

• SKL Kommentus/SKI har inte haft samma formella stöd för sin verksamhet och har därför ”drabbats” av flertalet av överprövningarna kring frågan om vilka som egentligen ingår i deras deltagarkrets, dvs vilka som sedan har (haft) rätt att avropa från ramavtalen.

- Tidigare gjorde SKL ramavtalsupphandlingar där man dels angav ett antal kommuner/organisationer som anmält intresse, och dels räknade upp samtliga ”övriga” kommuner/organisationer, som också skulle ha rätt att använda ramavtalet. I målet 1857-12 (FörvR i Sthlm) inhämtades yttrande från Konkurrensverket kring förfarandet och domen angav att de deltagande ”ska ha bekräftat sitt intresse att avropa från ramavtalet när upphandlingen annonseras för att kunna betraktas som avropsberättigade”. När så inte skett, ansågs ”avropen” från sådana ”övriga” utgöra otillåtna direktupphandlingar.

- SKI började därför ange endast de som anmält intresse för att delta i varje specifik upphandling. I målet 20094-12 (FörvR Sthlm) hade 429 organisationer angivits som deltagare; men vidare hade SKI angivit att den uppskattade volymen motsvarade ca 25 organisationers inköp. Det var alltså uppenbart att intresseanmälan utgjorde en möjlighet, men ingen skyldighet att avropa. Även om rätten verkar ha accepterat intresseanmälan som en i sig tillräcklig identifikation, så ansågs den väldigt begränsade volymen innebära en sådan osäkerhet att underlaget brast i transparens. Även denna modell underkändes således och upphandlingen fick göras om.

- SKI övergick då till en modell (”förstärkt intresseanmälan”) där deltagarna anmäler intresse och bekräftar intresset genom att betala en avgift (om 1 000 kr) och acceptera vissa villkor. De som betalar och accepterar anges sedan som avropsberättigade på avtalet (och på alla andra avtal som SKI sluter under aktuellt kalenderår, såvida man inte meddelar avsteg för visst avtal). Denna modell ansågs i målet 8272-13 (FörvR Sthlm) transparent och tillåten. SKI tillämpar sedan dess denna modell.

• Sammanfattningsvis kräver praxis att en upphandlande myndighet/enhet ska bekräfta intresse för att vara avropsberättigad under ett ramavtal, dels att bekräftelsen ska ha en viss kvalitet.

Med en avgift på endast ca 1 000 kr/år, kan nog graden av intresse ifrågasättas – men det har accepterats i praxis.

Hur ansluter man sig

2. Deltagarperspektivet

• Eftersom de IC vi haft och fortfarande har i Sverige enbart tillhandahåller ramavtal, är det inte så konstigt att fokus legat på fullmakter eller liknande inför upphandling av ramavtal. Men i det fall vi tänker oss en ombuds-IC, och då särskilt en mer självständig mellanhand, som i eget namn sluter kontrakt om mer preciserade leveranser, blir det inte lika enkelt och tydligt hur anslutningen ska gå till – hur ska intresset att delta bekräftas på ett tydligt sätt?

• Enligt XXX 7 kap. 10§ får en upphandlande myndighet ”anlita” en IC utan att upphandla tjänsten. Men utöver att de alltså inte behöver tillämpa något sedvanligt upphandlingsförfarande, sägs inget om hur anlitandet rent praktiskt ska gå till. Regleringen är således rent upphandlingsrättslig, det sägs bland annat att ”upphandlande myndigheter… ur ett rent upphandlingsrättsligt perspektiv är fria att själva avgöra när och på vilket sätt en inköpscentral ska anlitas”, (prop, s 538).

• När inte LOU, förarbeten eller praxis säger mer om den praktiska hanteringen, får man falla tillbaka på allmänna bestämmelser kring dokumentation av väsentliga händelser och beslut. Anslutningen, eller anlitandet, bör vara en så pass viktig händelse för den anslutande myndigheten att den föregåtts av ett beslut, som därmed dokumenterats och diarieförts. När detta skett, får myndigheten anses ha anslutit sig.

• Om Xxxxx skulle besluta sig för att starta IC-verksamhet, behöver man säkerställa att de tilltänkta kunderna, ”de anslutna myndigheterna och organisationerna”, betraktas som anslutna till de avtal som senare tecknas av Sunet. Sunets verksamhet att ”samordna och effektivisera” har stöd i regleringsbrevet, men det kan inte riktigt jämställas med den mer precisa förordning som ligger till grund för SIC. Frågan är då om Sunet därmed hamnar i samma situation som SKI i detta avseende, dvs att det skulle krävas anmälan och avgift etc?

• För att inte riskera att ifrågasättas (i efterhand), bör IC-Sunet säkerställa någon form av ”aktiv handling” från deltagarna för att bekräfta och styrka deras vilja att delta. Detta skulle möjligen kunna vara det svar/kvittens som lämnas på Sunets information om att bli en IC, men hellre en separat fristående anmälan som bör ha skett inför uppstarten, i vart fall innan annonseringen, av den första upphandlingen som IC.

• IC-Sunet skulle ha en ganska snäv inriktning och en relativt avgränsad kundgrupp. Det begränsade antal avtal man avser upphandla, skulle i huvudsak beröra alla deltagare, i form av grundläggande infrastruktur. Detta innebär att volymerna i de flesta upphandlingarna bör kunna anges med god precision och i princip anses säkra. Det skulle därmed i praktiken knappast vara meningsfullt att anmäla sig till en enstaka upphandling/avtal, utan det borde handla om ett mer generellt besked om deltagande. Beskedet bör gälla ”tills vidare”; om/när någon eventuellt vill avsluta deltagandet (nedläggning, samgående etc), får de återkalla sitt deltagande.

• Jag ser däremot inget behov av en mer eller mindre symbolisk ”anmälningsavgift” (jfr SKI) för att ytterligare styrka viljeyttringen att delta; Sunet finansieras ju redan (delvis) av de deltagande organisationerna och fördelar ut stora belopp som s k Sunet-avgift. I detta avseende bör Sunet anses ligga avsevärt närmare SIC än SKI.

IC handlar om det administrativa – inte det upphandlingstekniska!

• Upphandlingar genomförs på vanligt sätt enligt LOU/LUF (LUK?) – med alla de utmaningar som följer av dessa regler för det rent operativa… avtalslängd, avropsmodeller, förhandlingsmöjligheter etc etc etc!

Hur skulle IC-Sunet upphandla?

• När det handlar om gemensamma leveransavtal (objektsavtal), kommer en ganska exakt volym att kunna anges i Sunets underlag. Även vid ramavtal, bör Sunet kunna ange tämligen goda uppskattningar av volymerna.

• Sunet hantera F & S, utvärderar anbud och meddelar sedan ett enda TB – och avvaktar 10 dagar.

• Avtal tecknas sedan mellan Sunet och Leverantören.

• Vid leveransavtal: Leverans sker därefter – till Sunet ”centralt” och/eller direkt ut till de olika ”leveransadresserna” (dvs de deltagande organisationerna);

Vid ramavtal: Avrop sker därefter successivt – av de deltagande organisationerna, via Sunet eller direkt till Leverantör (beroende på upplägg i det enskilda avtalet).

• Vid leveransavtal sker fakturering till Sunet centralt (dvs Sunet har fått nödvändiga medel via regleringsbrev och enligt någon fördelningsnyckel);

Vid ramavtal sker fakturering direkt ut till avroparen.

• IC-Sunet bör överväga hur man får kostnadstäckning för sin verksamhet!

Det kan vara enklare och billigare med en högre fast ”OH-kostnad” än att administrera omsättningsbaserade avgifter från leverantörerna (som SIC och SKI gör).

Moment/skede Fördel - möjlighet Nackdel - risk

Inför upph Omvärldsbevakning, mm – troligen ingen skillnad mot idag?

Kravställande Ev bristande lyhördhet?

Vid upph Klart mandat, utan beslutsprocess/fullmakter (ev överprövning S driver, behöver inga rättegångsfullmakter)

Avtalspart/tecknande Klart mandat, enkelt

Avrop/beställning Inga formella avrop i den typ av avtal det normalt handlar om!

Leverans En motpart Resursbrist, behov av lokal insats Stor volym vid påtryckning (ta emot, installera/implementera).

Avtalsförvaltning Överblick över hela avtalet Resursbrist, behov av lokal insats (uppföljning, återkoppling)

Ev intressekonflikt centralt/lokalt?

En reflektion:

Det finns klara administrativa fördelar, vilka dessutom bör få omgående effekt. Flera av de negativa riskerna är kanske inte nya tillkommande risker pga IC, utan snarare typiska latenta risker med all form av centralisering. Sannolikheten för att de negativa riskerna skulle inträffa, saknar jag underlag att bedöma.

Den typ av ramavtalsverksamhet som Sverige haft under lång tid har givetvis förekommit även i andra länder, men många andra införde begreppet IC redan i samband med EUs upphandlingsdirektiv 2004 (där Sverige valde att vänta). Utvecklingen av IC har därför hunnit längre på vissa håll, särskilt beträffande de större IC som ofta har nationella uppdrag inom flera delar av upphandlings/inköpsområdet.

Man brukar benämna dessa ”officiella” organisationer för Central Purchasing Bodies, CPB, och företeelsen finns numera i de flesta OECD-länder. Deras inriktning och verksamhet skiljer sig en hel del åt, beroende på tradition, kultur, rättslig reglering i resp land och vilket uppdrag/mandat de numera har; några exempel från närområdet nedan.

Jag har inte kunnat hitta information om mindre ”spontana/nischade” IC i grannländerna.

	Upphandla ramavtal, som övriga avropar från	Samla volymer och köp åt övriga (ombud)	Utbilda övriga inom off upphandling	Bestämma policy betr upphandling för övriga
Danmark	Ja	Ja	Ja	Ja
Finland	Ja	Ja	Nej	Nej
Norge	Ja	Ja	Nej	Nej
UK	Ja	Ja	Nej	Ja
Sverige	Ja	Nej	Nej	Nej

Källa: Utdrag från OECD (2017), ”Central purchasing bodies”, in Government at a Glance 2017, OECD Publishing, Paris

Apropå ”anslutning” – måste man använda de ramavtal som IC upphandlat?

(CA = Contracting authority, dvs övriga myndigheter, ”avroparna”)

Något överraskande skiljer Sverige ut sig lite jämfört med grannarna Norge, Danmark och Finland… är det ett tecken på självständighet eller på bristande mognad i inköpsfrågor?

Källa: ”OECD (2016), Survey on Public Procurement, OECD, Paris

• Danmark – SI och SKI

Finns flera samordnare i Danmark, dels Statens Indköb, SI, som bildades 2007 efter förslag från Finansministeriet (och sedvanlig politisk beredning); och dels Statens og Komunernes Indkøbsservice, SKI, som verkar på uppdrag från i huvudsak offentlig sektor. SKI har som syfte och mål att effektivisera inköpsverksamheten i Danmark genom att upphandla ramavtal som det finns stora behov av, och därigenom spara pengar.

• Norge – Statens Innkjopssenter

Tidigare samordning av inköp hade splittrats upp/somnat in, så på initiativ från departement skapades en ny inköpsfunktion för hela statsförvaltningen (ej off bolag på konkurrensutsatt marknad). Föregicks därmed av utredning, remiss, förslag etc. Startades 2017-01-01, ca 10 pers, inom Direktoratet för förvaltning og IKT.

• Sverige - SIC & SKI

De hade som sagt väldigt olika ”formella” utgångspunkter – SIC övertog den statliga inköpssamordningen, som funnits länge och fått stöd i form av en förordning. SIC har numera via Kammarkollegiets instruktion i uppdrag att ingå ramavtal om varor och tjänster som är avsedda för andra statliga myndigheter (inom IT och telekom gäller uppdraget hela den offentliga förvaltningen, dvs även kommuner och landsting).

SKI var ju däremot mer av privat/frivillig aktör som tillhandahöll ramavtal åt den kommunala sektorn, samt i viss mån även erbjöd konsulttjänster inom inköpsområdet. Med hänsyn till bl a det kommunala självstyret, fanns ingen möjlighet att ”grupp-ansluta” kunderna och det har krävts väsentligt mer för att de ska kunna avropa från SKIs ramavtal. SKI bestämde sig tidigt för att bli/agera som IC och informerade marknaden om det.

• Danmark – SI och SKI

SI har enbart obligatoriska avtal med i princip garanterade volymer.

SKI har länge haft ”frivilliga avtal”, med anmälningsavgift på ungefär samma sätt som svenska Kommentus/SKI, men har på senare år utökat sitt sortiment med förpliktande avtal, dvs där deltagarna förbinder sig att köpa (viss volym). Dessa avtal avser ett mer begränsat sortiment, men anses ha lett till klart ökade besparingar jämfört med de frivilliga avtalen (15-25 %) – främst på grund av att de bedöms som mer attraktiva av anbudsgivarna/leverantörerna.

• Norge – Statens Innkjopssenter

Den norska IC är nyskapad och behöver inte ta hänsyn till befintliga traditioner eller liknande. För att maximalt utnyttja stordriftsfördelar, ingår i deras uppdrag och mandat att hela statsförvaltningen i normalfallet SKA använda deras ramavtal/upphandlingar; det finns dock en möjlighet att meddela avsteg till en enskild upphandling.

Källförteckning

Offentligt tryck

”Nytt regelverk om upphandling”, prop 2015/16:195 ”Nya regler om upphandling”, Ds 2014:25

”Nya rättsmedel på upphandlingsområdet”,

prop 2009/10:180

Rättsfall

Kammarrätt:

- KamR Göteborg, mål 000-000-00

Förvaltningsrätten i Sthlm:

- Mål 20094-12

- Mål 8272-13

- Mål 1857-12

Övrigt

OECD - hemsida och rapporter Upphandlingsmyndigheten – hemsida

SKL Kommentus – hemsida Statens Inköpscentral – hemsida SI och SKI, Danmark – hemsidor

Statens inkjopssenter, Norge – hemsida och dialog