Förnyad konkurrensutsättning
Förnyad konkurrensutsättning
Inköp/beställningar från vissa av universitetets ramavtal kräver att beställaren genomför en
s.k. förnyad konkurrensutsättning (FKU). Detta framgår i respektive ramavtal. Vid en förnyad konkurrensutsättning får ramavtalsleverantörerna konkurrera på nytt utifrån ert specifika behov. En förnyad konkurrensutsättning kan göras på olika sätt; från en enkel prisförfrågan till en mer avancerad förfrågan där andra villkor än pris värderas. Vilka kriterier som får lov att värderas framgår av ramavtalet. Förutsättningar för köpet ska anges skriftligt av beställaren i en s.k. ”avropsförfrågan”. Avropsförfrågan ska innehålla beskrivning och omfattning av vilka varor/tjänster som efterfrågas samt vilka kriterier som ligger till grund för val av leverantör. Mallar som kan användas vid förnyad konkurrensutsättning finns för flera ramavtal, av dessa mallar framgår vilka typer av kriterier som kan ingå.
FKU i inköpssystemet:
Genom att använda Inköpssystemet får du systemstöd i processen. Systemet säkerställer att rätt ramavtalsleverantör får din förfrågan dessutom får du ett mer strukturerat sätt att hantera anbuden. I systemet finns även frågor- och svarsfunktion. Systemet är godkänt för arkivering, ingen övrig arkivering behövs. En lathund för förnyad konkurrensutsättning finns under lathundar och manualer. De FKU-mallar som tillhör ramavtalet kan bifogas i systemet.
Processen för förnyad konkurrensutsättning:
1. Beskriv/specificera ditt behov/uppdrag i en avropsförfrågan. (använd gärna befintliga mallar). Ange vilka utvärderingskriterier som kommer utvärderas.
2. Skicka avropsförfrågan till alla ramavtalsleverantörer. Ge leverantörerna minst en arbetsvecka att besvara förfrågan. Leverantörerna kan behöva mer tid om uppdraget är stort och komplext.
3. Utvärdera anbuden utifrån de utvärderingskriterier du angett i förfrågan.
4. Meddela beslut till samtliga anbudsgivare vid ett och samma tillfälle.
5. Vid större inköp (över 100 000 kronor) bör en avtalsspärr på 10 kalenderdagar inväntas innan inköpet genomförs.
6. Lägg din beställning – i specifika fall slut ett avropsavtal/leveransavtal
Vad innebär avtalsspärr?
Som huvudregel gäller ingen avtalsspärr vid förnyad konkurrensutsättning. Den upphandlande myndigheten kan välja att använda en frivillig avtalsspärr. Leverantören ges då möjlighet att begära överprövning, om de anser sig blivit felbedömda. Ärendet avgörs då i domstol.
Om en frivillig avtalsspärr inte används och avtal redan har tecknats med en leverantör kan ingen begära överprövning av upphandlingen. Istället är det möjligt att begära ogiltigförklaring av det ingångna avtalet.
Sekretess
Avropsförfrågan blir offentlig i samband med att den skickas ut. Inkomna anbud blir offentliga vid samma tidpunkt som tilldelningsbeslut meddelas anbudsgivarna. Dock kan anbudsgivarna ha begärt sekretess i sitt anbud. En sådan sekretessbegäran måste föregås av en prövning innan anbuden lämnas ut. Rådgör gärna med upphandlingssektionen i dessa fall.
Diarieföring och arkivering vid FKU
Om inköpssystemet används bevaras handlingarna direkt i systemet och behöver därför inte diarieföras separat. Enbart om ett leverans- eller avropsavtal tecknas behöver detta diarieföras.
Vid förnyad konkurrensutsättning utanför inköpssystemet där värdet överstiger 100 000 kronor ska handlingarna diarieföras i Gudok. Förfrågan, anbud/offerter, beslut och eventuellt avtal är de handlingar som ska diarieföras. Ange att det är en förnyad konkurrensutsättning.