Bilaga 02 Mall för Kontrakt E-arkiv 2016

Bilaga 02 Mall för Kontrakt

E-arkiv 2016

Kontrakt för leverans av [     ]

Kursiverad text utgör anvisningar till UM inför avrop. Den kursiverade texten borttages innan avtalstecknande mellan UM och Ramavtalsleverantören.

AVTALSPARTER

Kontrakt avseende leverans av [     ] har slutits mellan:

[Avropande myndighet]

[Organisationsnummer]

[Adress]

och

[Ramavtalsleverantör]

[Organisationsnummer]

[Adress]

Avtalstid

Avrop från ramavtalet får endast ske under ramavtalstiden.

Ramavtalstiden är (preliminärt) från och med 2018-05-07 och tre år framöver till 2021-05-06 med möjlighet till ett (1) års förlängning vid ett tillfälle.

UM kan under avtalstiden börja avropa från ramavtalen vid ett senare datum.

Kontraktstid: [     ] - [     ]

Ange den löptid som kontraktet avser.

Avrop från ramavtal

Detta Kontrakt reglerar avrop från ramavtal e-arkiv 2016, med projektnummer 10309, mellan SKL Kommentus Inköpscentral AB, nedan kallat SKI, och [xxx AB], nedan kallad ramavtalsleverantören.

Kontraktets omfattning

Leveransens omfattning framgår av kontraktet med tillhörande bilagor samt ramavtalet.

Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktet innehåller motstridiga uppgifter i förhållande till ramavtalet ska ramavtalet gälla i enlighet med ramavtalet, punkt 3.1.

Kontraktet avser avrop från följande område: [stryk det som ej är tillämpligt]

1. Anskaffningstjänster

2. E-arkivlösning med tillhörande tjänster

3. E-arkivtjänster

Observera att det inte är möjligt att avtala bort eller ändra del eller delar av ramavtalet. Endast preciseringar för specifika avrop är möjligt att göra. Anledningen till detta är att villkoren ingår i upphandlingen och förutsättningarna för upphandlingen får inte ändras i efterhand. Det vore att åsidosätta reglerna om icke-diskriminering och om affärsmässighet.

Allmänt

UM ska lämna Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx tillgång till lokaler, utrustning och underlag nödvändiga för uppdragets utförande och ska förse Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx med annan relevant information som behövs för att Ramavtalsleverantören ska kunna fullfölja sitt åtagande med gott resultat.

Upphandlingssekretess vid avrop hos upphandlande myndigheter som omfattas av OSL

Enligt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 19 kap. 3 § gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut fattats av den upphandlande myndigheten. Efter tilldelningsbeslutet kan avropssvar även fortsättningsvis omfattas av sekretess enligt 31 kap. 16 § OSL, så kallad affärssekretess. Sekretessprövningen sker i samband med att någon begär ut handlingar från den upphandlande myndigheten

Om anbudsgivaren anser att någon uppgift i avropssvaret omfattas av sekretess eller utgör företagshemligheter har han eller hon möjlighet att i avropssvaret precisera vilka uppgifter i avropssvaret sekretess begärs för, och beskriva på vilket sätt det kan innebära skada för anbudsgivaren om uppgifterna lämnas ut.

Enligt bestämmelserna i OSL måste den upphandlande myndigheten självständigt genomföra en sekretessprövning varje gång en allmän handling begärs utlämnad. Detta innebär att anbudsgivarens begäran om sekretess inte är en garanti för att handlingarna slutligen omfattas av sekretess.

Avtalade funktioner och konsulttjänster

Aktuella funktioner för e-arkiv: [     ]

Aktuella konsulttjänster för konsultstöd vid införande: [     ]

Service och support: [     ]

Tillgänglighet: [     ]

Serverdrift: [     ]

Applikationsdrift: [     ]

Säkerhet: [     ]

Installation: [     ]

Införandeprojekt: [     ]

Utbildning: [     ]

I detta avsnitt ska anges vilka funktioner och konsulttjänster som ska köpas.

Införande

[     ]

Beskriv hur införandeprojektet ska gå till. Ett införandeprojekt ska innefatta minst följande:

a) aktiviteter och dess inbördes beroenden

b) roller och ansvar hos Ramavtalsleverantören och hos UM

c) anbudsgivarens resursåtgång

d) resursåtgång som krävs av UM

e) kompetenskrav på UM

f) övriga kritiska framgångsfaktorer

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx projektledare för införandeprojektet ska som minst inneha kompetensnivå [     ].

leverans

Här specificeras tidpunkt för leverans. Ange även om leveransen kommer att ske successivt.

Avropade funktioner och konsulttjänster ska levereras vid följande tidpunkter [     ], [     ]

Leveranskontrollperiod: [     ] - [     ]

Leveranskontrollperioden är den period där tester och kontroll sker, maximal längd sex (6) veckor.

Faktisk leveransdag inträder den dag leveransen godkänts av UM. Leveransgodkännande av leverans innebär kontroll av att avropade funktioner fungerar efter leverans och/eller avropade konsulttjänster är fullgjorda.

Leveransmodell

Efter installation kontrolleras leveransen av UM under en leveranskontrollperiod om maximalt sex (6) veckor. UM upprättar under leveranskontrollperioden protokoll över upptäckta avvikelser mot vad som avtalats. Senast 14 dagar innan leveranskontrollperiodens slut godkänner/underkänner UM på basis av eventuella avvikelser mot vad som avtalats. Vid godkännande utan upptäckta felaktigheter inträffar den Avtalade leveransdagen och den Faktiska leveransdagen samma dag.

Vid underkännande av avtalad leverans inträffar den Avtalade leveransdagen och den Faktiska leveransdagen ej samma dag, detta leder till leveransförsening och vite ska utgå till UM.

Betalningsmodell

Betalning sker månadsvis i efterskott efter Faktisk leveransdag. För eventuella engångskostnader samt införandeprojekt har ramavtalsleverantören rätt att fakturera [     ]% vid installation och resterade [     ]% vid Faktisk leveransdag. För löpande kostnader har Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx rätt att fakturera [     ]% av avtalade priser från installation till och med Faktisk leveransdag. Från och med Faktisk leveransdag har Ramavtalsleverantören rätt att fakturera [     ]% avtalade priser.

Priser

Avtalade priser inkluderar samtliga kostnader som är förenade med leveransen för att uppfylla samtliga avtalade krav. Priser är angivna i SEK, exklusive mervärdesskatt.

Priser aktuella funktioner för e-arkiv: [     ]

Priser aktuella konsulttjänster för konsultstöd vid införande: [     ]

Priser service och support: [     ]

Priser serverdrift: [     ]

Priser applikationsdrift: [     ]

Priser säkerhet: [     ]

Priser installation: [     ]

Priser införandeprojekt: [     ]

Priser utbildning: [     ]

Här anges de priser som offererats i den förnyade konkurrensutsättningen.

Prisjusteringar

Takpriser för konsulttjänster i ramavtalet ska vara fasta under de första 24 månaderna och får därefter på parts begäran justeras en gång per år med den årliga förändringen av Labour Cost Index (LCI) för tjänstemän inom näringsgren J – ”Informations- och kommunikations-verksamhet”. Prisjusteringen får vara maximalt 90% av index. Basmånad är det kvartal när kontraktet slöts.

Fakturering av kostnader

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx äger rätt att fakturera initiala kostnader. Först vid leveransgodkännande av UM har leverantören rätt att fakturera för leveransen.

Fakturerings- och betalningsvillkor

Betalning ska erläggas mot specificerad och godkänd faktura 30 dagar efter fakturans ankomstregistrering. Ramavtalsleverantören är inte berättigad att debitera faktureringsavgift eller andra liknande avgifter. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska fakturera UM, dvs. faktura får inte skickas från underleverantör. Ange här även ev. särskilda regler för fakturainnehåll.

Korrekt faktura ska minst innehålla:

- Adressering till UM

- Fakturadatum

- Fakturanummer

- Leverantörens namn och adress

- Leverantörens momsregistreringsnummer

- Leveransadress

- Personnamn på beställaren

- Referenskod/referensnamn på beställare

- Leveransdatum

- Godsleveranser ska ange vad leveransen avser (art och mängd)

- Konsulttjänsteleveranser ska ange antalet utförda arbetstimmar per kategori och person

- Av faktura ska även framgå om den avser slutlikvid

- Priset

- Mervärdesskatt

Betalar UM inte avtalsenlig faktura i rätt tid har Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx rätt att erhålla dröjsmålsränta enligt räntelagen. Ränta regleras på anmodan av Ramavtalsleverantören.

UM har rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen i de fall Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ålagts att betala viten eller skadestånd och dröjer med detta. Ränta ska i sådant fall regleras på anmodan av UM.

Övrigt

Hänvisa till villkoren i Ramavtalet i allt övrigt som inte överenskommits mellan UM och Ramavtalsleverantören.

Kontaktpersoner

Kontaktperson för UM:

[Förnamn Efternamn]

Telefon: [xx-xxx xx xx]

Fax: [xx-xxx xx xx]

E-post: [Namn@domänadress]

Kontaktperson för [Leverantören]:

[Förnamn Efternamn]

Telefon: [xx-xxx xx xx]

Fax: [xx-xxx xx xx]

E-post: [Namn@domänadress]

UNDERTECKNANDE AV KONTRAKT

Detta Kontrakt har upprätts i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt.

ort och datum ort och datum

UM Ramavtalsleverantören

underskrift underskrift

Namnförtydligande Namnförtydligande