Inledning

1059

Kod för bolagsstyrning

Inledning

Kollegiet för svensk bolagsstyrning 1061

Koden

Svensk kod för bolagsstyrning 1064

Anvisningar

KSBA 1-2010 Kravet i regel 9.8 i Koden på att intjänandeperioden alternativt tiden från avtalets ingående till dess att en aktie får förvärvas inte ska understiga tre år gäller även syntetiska optioner och andra aktiekursrelaterade incitamentsprogram som inte inne- bär förvärv av aktier 1079

KSBA 2-2010 Utländska bolags tillämpning av Koden 1080

KSBA 3-2010 Regeln om offentliggörande av stämmoprotokoll ersatt av lag- stiftning 1081

Handledning

Handledning vid tillämpning av Svensk kod för bolagsstyrning 1082

Vägledning för rapportering om intern kontroll

Styrelsens beskrivning av intern kontroll avseende den finansiella rappor- teringen 1133

Kod för bolags- styrning

Kollegiet för svensk bolagsstyrning 1061

Kollegiet för svensk bolagsstyrning

Kollegiet för svensk bolagsstyrning har inrättats för att förvalta och vidareutveckla den svenska bolagsstyrningskoden. Verksamheten är en del av det svenska näringslivets självreglering på aktiemarknaden och ska främja en fortsatt god utveckling av svensk bolagsstyrning.

Från maj 2010 har Kollegiet också tagit över f.d. Näringslivets Börskommittés uppgif- ter, vilket innebär att Kollegiet numera även ansvarar för de svenska takeover-reglerna.

Bolagsstyrning Bolagsstyrning, (”corporate governance”) handlar i grunden om hur bolag, som inte leds av sina ägare, ska drivas i ägarnas intresse.

Med ett spritt ägande i de börsnoterade bolagen ökar risken att bolagen inte leds i

ägarnas intresse. Anställda företagsledningar kan ha avvikande intressen, till exempel när det gäller risktagande, ersättningar och finansiell struktur.

För att minska riskerna förenade med sådana intressekonflikter har koder för bolags- styrning införts i många länder i Europa och övriga delar av världen som komplement till lagstiftningen. Även flera överstatliga organisationer, bland annat OECD och EU, har ut- färdat riktlinjer och rekommendationer i bolagsstyrningsfrågor.

Koden Svensk kod för bolagsstyrning infördes ursprungligen den 1 juli 2005 för de ca 100 stör- sta bolagen på dåvarande Stockholmsbörsen. Efter några års erfarenheter genomfördes

2008 en större revidering av koden samtidigt som dess tillämpning breddades till samt-

liga ca 300 svenska bolag vilkas aktier är upptagna till handel vid NASDAQ OMX Stock- holm och Nordic Growth Market NGM.

En ytterligare revidering genomfördes 2010 för att anpassa koden till främst ny lag- stiftning samt EU-kommissionens rekommendation från den 29 april 2009 om ersätt- ningar till ledande befattningshavare i börsnoterade bolag. Denna kod trädde i kraft den 1 februari 2010 men med övergångsregler som innebar att vissa av de nya reglerna inte behövde börja tillämpas förrän från halvårsskiftet 2010.

I slutet av 2010 utfärdade Kollegiet tre anvisningar till den nya koden. Anvisning 1 avser intjänandeperioden i incitamentsprogram och anvisning 3 offentliggörande av stämmo- protokoll. Anvisning 2 är mest ingripande och ställer krav på kodtillämpning för utländska bolag vars aktier eller depåbevis är upptagna till handel på en reglerad marknad i Sverige. Dessa bolag ska tillämpa antingen Svensk kod för bolagsstyrning eller sin hemmakod.

Syftet med koden Koden är ett led i näringslivets självreglering och syftar till att förbättra bolagsstyrningen i svenska börsnoterade bolag. Den kompletterar aktiebolagslagen och annan tvingande

reglering genom att utöver lagens minimikrav ange en norm för vad som i allmänhet kan

anses vara god – inte bara acceptabel – bolagsstyrning. God bolagsstyrning innebär att företagen drivs med sina ägares intresse som främsta ledstjärna. Detta främjar för- troendet för företagen hos allmänheten och den svenska och internationella kapital- marknaden, vilket i sin tur skapar bättre förutsättningar för det svenska näringslivets ka- pitalförsörjning. God bolagsstyrning bidrar därigenom till hela näringslivets effektivitet och därmed till ökad tillväxt och dynamik i den svenska ekonomin.

Följ eller förklara Koden bygger på principen följ eller förklara (”comply or explain”). Det innebär att ett fö- retag som tillämpar koden inte vid varje tillfälle måste följa varje regel i koden. Om före-

taget finner att en viss regel inte passar med hänsyn till dess särskilda omständigheter

kan det välja att avvika från denna regel. Företaget ska då tydligt redovisa detta samt ge en motivering till varför man väljer att avvika från regeln samt beskriva den lösning som

Kod för bolags- styrning

1062 Kollegiet för svensk bolagsstyrning

valts istället. Vidare ska företaget i en årlig s.k. bolagsstyrningsrapport redogöra för hur man tillämpat koden samt på sin webbplats fortlöpande redovisa nyckeldata om bo- lagsstyrningen.

Kodens tillkomst Koder för bolagsstyrning finns idag i ett stort antal länder i den industrialiserade världen. Den svenska koden ansluter till den europeiska tradition som växt fram sedan början av

1990-talet med utgångspunkt från den brittiska utvecklingen men med viktiga bidrag

också från OECD, EU och ett flertal andra länders koder. Under senare år har inte minst från EUs sida kommit en rad initiativ som påverkat utformningen av den svenska koden. I grunden bygger koden dock på den svenska aktiebolagslagen och svenska traditioner för bolagsstyrning. Den har därigenom på viktiga punkter kommit att avvika från det synsätt som med utgångspunkt från anglosaxisk praxis blivit gängse i många andra länder.

Kollegiet

Kollegiet för svensk bolagsstyrning ska främja en god utveckling av svensk bolagsstyr- ning. Kollegiet ska se till att Sverige fortlöpande har en relevant, aktuell och effektiv kod för bolagsstyrning i börsnoterade bolag. Kollegiet ska också kunna representera det svenska näringslivet i internationellt utvecklingsarbete inom sitt verksamhetsområde.

För att fullgöra denna roll följer och analyserar Kollegiet på ett övergripande plan hur bolagen tillämpar koden. Kollegiet har dock ingen övervakande eller dömande roll när det gäller enskilda företags tillämpning av koden. Dessa uppgifter ligger på börserna NASDAQ OMX Stockholm och Nordic Growth Market NGM respektive på kapi- talmarknadens aktörer.

Kollegiets uppgift är att vårda och vidareutveckla koden. Det betyder att ta tillvara er- farenheter från kodens praktiska tillämpning och den utveckling som sker inom bolags- styrningen i Sverige och internationellt. Som ett led i detta arbete ska Kollegiet bland annat:

– följa tillämpningen av koden och den allmänna debatten inom området,

– sammanställa och analysera erfarenheter från den praktiska användningen av ko- den,

– följa utvecklingen av lagstiftning och annan reglering på bolagsstyrningens område,

– följa utvecklingen i andra länder, i relevanta överstatliga organisationer och organ samt inom den akademiska forskningen, och

– på grundval därav göra de förändringar av koden som Kollegiet bedömer lämpliga samt kommunicera och motivera dessa för berörda aktörer.

Kollegiet ska enligt sina stadgar ha en bred sammansättning som ger trovärdighet åt dess förmåga att förvalta koden med hög kompetens och full integritet. Särskilt följande erfarenheter, kompetensområden och perspektiv ska vara representerade på ett ba- lanserat sätt bland Kollegiets ledamöter:

– institutionellt, större och mindre privat samt statligt ägande,

– svensk och internationell kapitalmarknad, och

– företagsledning och styrelsearbete.

Från maj 2010 har Kollegiet också tagit över f.d. Näringslivets Börskommittés uppgifter, vilket innebär att Kollegiet numera även ansvarar för de svenska takeover-reglerna. Un- der 2011 tillsatte Kollegiet en arbetsgrupp för att se över de takeover-regler som ut- färdats av NBK, och ett förslag till reviderade regler har nyligen presenterats, att tillämpas från den 1 juli 2012.

Kollegiet har ett sekretariat som svarar för den löpande verksamheten. Sekretariatet leds av Kollegiets verkställande ledamot. Kollegiet ska också ha fortlöpande tillgång till kvalificerad kompetens inom särskilt områdena redovisning, revision och bolagsrätt.

Kollegiet för svensk bolagsstyrning 1063

Kollegiet för svensk bolagsstyrning

Box 7680

103 95 STOCKHOLM

xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx

Verkställande ledamot Xxxxx Xxxxxxxxxxxx Telefon: 00-000 000 00 Mobiltelefon: 0000-000 000

E-post: xxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

Kod för bolags- styrning

1064 KSB – Svensk kod för bolagsstyrning

KOLLEGIET FÖR SVENSK BOLAGSSTYRNING

Svensk kod för bolagsstyrning

(senast ändrad genom KSBA 3-2010)

Förord 1064

I Den svenska koden för bolagsstyrning 1065

1 Syfte 1065

2 Målgrupp 1065

3 Principiella utgångspunkter 1065

4 Kollegiets roll i svensk självreglering 1065

5 Kodens innehåll och form 1066

6 Vilka bolag ska tillämpa Koden? 1066

II Den svenska modellen för bolagsstyrning 1068

1 Ägarrollen 1068

2 Bolagsstämma 1069

3 Styrelse 1069

4 Verkställande direktör 1070

5 Revisor 1070

III Regler för bolagsstyrning 1071

1 Bolagsstämma 1071

2 Val och arvodering av styrelse och revisor 1071

3 Styrelsens uppgifter 1072

4 Styrelsens storlek och sammansättning 1073

5 Styrelseledamots uppdrag 1074

6 Styrelseordförande 1074

7 Styrelsens arbetsformer 1075

8 Utvärdering av styrelse och verkställande direktör 1075

9 Ersättningar till ledande befattningshavare 1076

10 Information om bolagsstyrning 1077

Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser 1078

Förord

Denna reviderade Svensk kod för bolagsstyrning träder i kraft den 1 februari 2010 men med övergångsregler som innebär att vissa av de ändringar som gjorts inte behöver tillämpas förrän vid en senare tidpunkt.

Kollegiet har funnit det nödvändigt att göra en omfattande översyn av koden, trots att den version av koden som infördes den 1 juli 2008 inte varit i kraft i mer än ett drygt år. Detta orsakas av väsentliga förändringar i lagstiftning och annan reglering inom bolags- styrningsområdet som tillkommit under 2009, främst:

x EU-kommissionens rekommendation om ersättningar till ledande befattningshava- re i börsnoterade bolag (2009/3177/EG),

x ny lagstiftning för genomförande av ändringar av fjärde och sjunde bolagsdirektiven (6 kap. 6–9 §§ årsredovisningslagen (1995:1554) och 9 kap. 31 § tredje stycket ak- tiebolagslagen (2005:551)),

x ny lagstiftning för genomförande av det nya åttonde bolagsdirektivet (8 kap. 49 a och 49 b §§ aktiebolagslagen (2005:551)),

x NASDAQ OMX Stockholms avskaffande av bestämmelser om styrelseledamöters oberoende m.m. i sitt Regelverk för emittenter.

Ett förslag till reviderad kod publicerades den 27 oktober 2009 för öppen remiss fram till den 20 november. Ett drygt femtontal remissvar inkom. Kollegiet har därefter samman- ställt och analyserat inkomna svar och på grundval därav fastställt koden, vilken pub- licerades på Kollegiets webbplats den 22 december 2009. De synpunkter och förslag som inkommit har varit till stor hjälp i detta arbete.

KSB – Svensk kod för bolagsstyrning 1065

I Den svenska koden för bolagsstyrning

1 Syfte

God bolagsstyrning handlar om att säkerställa att bolag sköts på ett för aktieägarna så effektivt sätt som möjligt. Förtroendet hos befintliga och potentiella investerare för att så sker är avgörande för deras intresse av att investera i bolagen. Därigenom tryggas nä- ringslivets riskkapitalförsörjning.

Syftet med Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”) är att stärka förtroendet för de svenska börsbolagen genom att främja en positiv utveckling av bolagsstyrningen i dessa bolag. Koden kompletterar lagstiftning och andra regler genom att ange en norm för god bolagsstyrning på en högre ambitionsnivå. Denna norm är emellertid inte tvingande utan kan frångås på enskilda punkter förutsatt att bolaget för varje avvikelse redovisar hur man gjort i stället och motiverar varför. Därigenom ges marknadens aktörer möjlighet att själva ta ställning till hur de ser på den lösning bolaget valt.

Ett ytterligare syfte är att Koden ska kunna utgöra alternativ till lagstiftning. Kollegiet för svensk bolagsstyrning (”Kollegiet”) anser att självreglering ofta är att föredra framför lag och ser som sin uppgift att hävda självregleringens plats inom sitt ansvarsområde. Koden utgör det främsta instrumentet i detta hänseende.

2 Målgrupp

Målgruppen för Koden är aktiebolag vars aktier är upptagna till handel på en reglerad marknad i Sverige. För närvarande finns två reglerade marknader i Sverige, NASDAQ OMX Stockholm och NGM Equity.

De bolag som är noterade på dessa marknader är av mycket olika storlek och kom- plexitet, från stora, globalt verksamma bolag till små, entreprenörsledda företag. Koden ska kunna tillämpas av hela detta spektrum av bolag med vitt skilda förutsättningar. Det ställer stora krav på Koden när det gäller att lämna utrymme för olika sätt att praktiskt tillämpa enskilda regler, men också på bolagen att, när de finner det motiverat, inte tveka att välja en annan lösning än den Koden anvisar och förklara avvikelsen. KSBA 2-2010

3 Principiella utgångspunkter

Kollegiets mål är en kod som uppfyller de syften som anges i föregående avsnitt. I mer konkreta termer innebär detta att Koden bland annat ska

x ange en tydlig och principbaserad norm för god bolagsstyrning i svenska börsbolag,

x ha en tillräckligt hög ambitionsnivå för att kunna utgöra alternativ till lagstiftning i frågor där självreglering är att föredra, samt

x kunna tillämpas av alla börsbolag utan onödig byråkrati eller omotiverat höga kost- nader.

Det är också en uttalad målsättning att Koden inte ska försämra förutsättningarna för en ökad harmonisering av bolagsstyrningen mellan de nordiska länderna.

När Koden ursprungligen utarbetades angav Kodgruppen, som utarbetade Koden, vissa vägledande principer. Kollegiet delar de värderingar som dessa principer ger ut- tryck för. De innebär att Koden ska

x skapa goda förutsättningar för utövandet av en aktiv och ansvarstagande ägarroll,

x skapa en tydlig och väl avvägd roll- och ansvarsfördelning mellan ägare, styrelse och ledning,

x värna om att aktiebolagslagens likabehandlingsprincip tillämpas i praktisk handling, och

x skapa största möjliga öppenhet gentemot ägare, kapitalmarknad och samhället i övrigt.

4 Kollegiets roll i svensk självreglering Kollegiets uppgift är att främja god bolagsstyrning i svenska börsnoterade bolag, främst genom att förvalta Koden. Det innebär att Kollegiet följer och analyserar den praktiska

tillämpningen av Koden och gör de förändringar av Koden som detta ger anledning till.

Kod för bolags- styrning

1066 KSB – Svensk kod för bolagsstyrning

Kollegiet ingår som ett av fyra sakorgan i Föreningen för god sed på värdepappers- marknaden, bildad av ett antal organisationer inom näringslivet med uppgift att skapa en samlad struktur för självregleringen inom detta område.

Kollegiets roll i självregleringen är således att vara normgivande för god bolagsstyr- ning i börsnoterade bolag. Däremot har Xxxxxxxxx inte någon övervakande eller dömande roll när det gäller hur enskilda bolag tillämpar Koden. Aktiemarknadsnämnden, vars uppgift är att verka för god sed på den svenska aktiemarknaden, kan på begäran uttala sig om hur Koden ska tolkas. Övervakning av att bolagen tillämpar Koden på ett till- fredsställande sätt är en uppgift för de marknadsplatser på vilka bolagens aktier är upp- tagna till handel, medan avgörandet av i vilken grad ett enskilt bolags sätt att följa eller avvika från Kodens regler inger förtroende från ett investerarperspektiv ligger hos kapi- talmarknadens aktörer.

5 Kodens innehåll och form

Koden behandlar det beslutssystem genom vilket ägarna direkt eller indirekt styr bola- get. Tyngdpunkten ligger på styrelsen i dess egenskap av central aktör i bolagsstyr- ningen.

Gentemot aktieägarna dras gränsen vid bolagsstämman. Frågor om samspelet mel- lan ägare eller aktiemarknadens spelregler och funktionssätt behandlas inte. Inte heller behandlas frågor om bolagets förhållande till övriga intressenter. Detta har ansetts ligga utanför ramen för ett strikt ägarorienterat synsätt på bolagsstyrning.

Koden är en del av näringslivets självreglering. Ytterligare regler på bolagsstyrnings- området för börsnoterade bolag finns i aktiebolagslagen, årsredovisningslagen, bör- sernas regelverk samt i uttalanden av Aktiemarknadsnämnden.

Koden anger en norm för god bolagsstyrning på en högre ambitionsnivå än aktiebo- lagslagens och andra reglers minimikrav. Nyckeln till detta är mekanismen följ eller för- klara. Den innebär att bolagen inte vid varje tillfälle måste följa varje regel i Koden utan kan välja andra lösningar som bedöms bättre svara mot omständigheterna i det enskilda fallet, förutsatt att bolaget öppet redovisar varje sådan avvikelse, beskriver den lösning man valt i stället samt anger skälen för detta. Därigenom kan Koden ange vad som ofta – men inte nödvändigtvis alltid – kan anses utgöra god sed för bolagsstyrning i olika frågor. För det enskilda bolaget kan andra lösningar än de Koden anger mycket väl innebära bättre bolagsstyrning.

De flesta regler i Koden har en utformning som gör det möjligt att objektivt fastställa avvikelser och förklara dessa. I pedagogiskt syfte innehåller emellertid Koden även vissa regler vilkas efterlevnad inte objektivt kan verifieras och från vilka avvikelser således knappast blir aktuella att rapportera. Av samma skäl innehåller Koden också några regler vilkas innebörd i större eller mindre utsträckning kan anses följa av lag eller annan tving- ande reglering. Självfallet innebär det senare inte att bestämmelser i lag eller börsrättsligt bindande regler kan frångås med hänvisning till Kodens mekanism följ eller förklara.

Den egentliga Koden består av ett antal numrerade regler. Det är till dessa regler som bolag som tillämpar Xxxxx har att förhålla sig med avseende på följ eller förklara. För att undvika graderingar och oklarhet om kraven på efterlevnad har genomgående ”ska” eller ”får” respektive ”ska inte” eller ”får inte” använts. Vidare finns kortare textavsnitt i kur- siverad stil som ingress till vissa kodavsnitt. Syftet med dessa är att ge uttryck för det principiella synsätt eller de lagbestämmelser som ligger till grund för de efterföljande reglerna men utgör inte i sig regler som ska följas eller förklaras. Slutligen kommenteras några regler i fotnoter. Inte heller dessa utgör regeltext som behöver följas eller förklaras.

6 Vilka bolag ska tillämpa Koden? Det utgör god sed på aktiemarknaden för svenska bolag vars aktier är upptagna till han- del på en reglerad marknad i Sverige att tillämpa Koden. Utländska bolag, vars aktier eller

depåbevis är upptagna till handel på en reglerad marknad i Sverige, ska för att följa god

sed på aktiemarknaden, tillämpa antingen Koden eller den bolagsstyrningskod som

KSB – Svensk kod för bolagsstyrning 1067

gäller i det land där bolaget har sitt registrerade säte eller där bolagets aktier är pri- märnoterade.

Ett utländskt bolag som inte tillämpar Koden, ska lämna en förklaring över i vilka vä- sentliga avseenden bolagets agerande avviker från reglerna i Koden. Förklaringen ska lämnas i eller i anslutning till bolagsstyrningsrapporten.

Bolag, vars aktier upptas till handel på reglerad marknad, ska tillämpa Koden så snart som möjligt och senast i samband med den första årsstämma som hålls efter börs- noteringen. I den första bolagsstyrningsrapporten behöver bolaget inte redovisa och förklara avvikelser som beror på att regeln i fråga ännu inte aktualiserats. Koden ska så- ledes tillämpas fullt ut i samband med den första årsstämma som hålls året efter börs- noteringen.

Denna reviderade Kod träder i kraft den 1 februari 2010 och ska, med nedan angivna undantag, tillämpas från och med denna tidpunkt.

x De kodregler som ändrats eller upphävts med anledning av implementeringen av EGs fjärde och sjunde redovisningsdirektiv, dvs. regler om

– upprättande av internkontrollrapport i 7.4 andra stycket (tidigare 10.5),

– motivering av frånvaro av internrevision (upphävd, tidigare 10.6),

– upprättande av bolagsstyrningsrapport i 10.1 (tidigare 11.1),

– bolagsstyrningsrapportens innehåll i 10.2 (tidigare 11.2), och

– bolagsstyrningsinformation på bolagets webbplats i 10.3 första stycket (tidi- gare 11.3 första stycket),

ska tillämpas i sin äldre lydelse för räkenskapsår som inletts före den 1 mars 2009. De nya kodreglerna ska tillämpas första gången för det räkenskapsår som inleds närmast efter den 28 februari 2009. Detta innebär, för bolag med kalenderår som räkenskapsår, att eventuella avvikelser från de nya kodreglerna behöver redovisas först i bolagsstyrningsrapporten för räkenskapsåret 2010.

x Om bolaget under 2009 avvikit från de kodregler som ändrats eller upphävts med anledning av implementeringen av EGs åttonde bolagsdirektiv, dvs. regler om in- rättande och sammansättning av revisionsutskott i 7.3 (tidigare 10.1) och regler om revisionsutskottets uppgifter (upphävd, tidigare 10.2), behöver bolaget inte redovisa sådan avvikelse i sin bolagsstyrningsrapport.

x De kodregler som ändrats med anledning av att NASDAQ OMX Stockholms krav beträffande styrelseledamöters oberoende upphävts, dvs. regler om

– motivering av oberoende i 2.6 tredje stycket fjärde punkten,

– ledningspersoner i styrelsen i fotnot till 4.3,

– oberoende från bolaget och bolagsledningen i 4.4, och

– oberoende från större ägare i nya 4.5, ska tillämpas i sin nya lydelse beträffande person som genom nyval eller omval utses till styrelseledamot i ett svenskt aktiebolag vars aktier är upptagna till handel på NASDAQ OMX Stockholm efter den 1 juli 2010. För styrelseledamot som utsetts i sådant bolag före denna tidpunkt gäller Kodens äldre lydelse samt Kollegiets an- visning 1–2009. Svenska aktiebolag vars aktier är upptagna till handel på NGM Equity ska tillämpa Kodens regler i dessa avseenden i dess äldre lydelse.

x De kodregler som ändrats med anledning av EUs ersättningsrekommendation, dvs. regler om

– ersättningsutskottets uppgifter och sammansättning i 9.1 och 9.2 (tidigare 9.1),

– anlitande av ersättningskonsulter i nya 9.3,

– utformningen av rörliga ersättningar i nya 9.4–6,

– aktie– och aktiekursrelaterade incitamentsprogram i 9.7 och 9.8 (tidigare 9.7),

– utformning av avgångsvederlag i nya 9.9, och

– information på bolagets webbplats i 10.3 andra och tredje styckena (tidigare

11.3 andra och tredje styckena), ska tillämpas i sina nya lydelser senast från och med den 1 juli 2010.

Ändringen av kodreglerna i kapitel 9 innebär inte att bolagen behöver om- förhandla avtal ingångna före den 1 juli 2010. Detsamma gäller program för rörliga

Kod för bolags- styrning

1068 KSB – Svensk kod för bolagsstyrning

ersättningar, inklusive incitamentsprogram, som bolaget beslutat om före denna tidpunkt. Bolagen behöver därmed inte heller redovisa avvikelser från dessa regler som beror på avtal eller program ingångna eller beslutade före den 1 juli 2010 eller den tidigare tidpunkt från vilken bolaget beslutat att tillämpa de nya reglerna.

KSBA 2-2010

II Den svenska modellen för bolagsstyrning

Bolagsstyrningen i svenska börsbolag regleras av en kombination av skrivna regler och praxis. Till regelverket hör i första hand aktiebolagslagen och årsredovisningslagen men också bl.a. Koden och de regler som gäller på den reglerade marknad på vilken bolagets aktier är upptagna till handel. I sammanhanget bör också nämnas Aktiemarknads- nämndens uttalanden om vad som är god sed på den svenska aktiemarknaden.

Aktiebolagslagen innehåller grundläggande regler om bolagets organisation. I lagen anges vilka organ som ska finnas i bolaget, vilka uppgifter respektive organ har och vilket ansvar de personer har som ingår i bolagsorganen. Koden kompletterar lagen genom att på några områden ställa högre krav men möjliggör samtidigt för bolagen att avvika från dessa om detta i det enskilda fallet skulle anses leda till bättre bolagsstyrning (följ eller förklara).

Avaktiebolagslagen följer att det i bolaget ska finnas tre beslutsorgan, bolagsstämma, styrelse och verkställande direktör, vilka står i ett hierarkiskt förhållande till varandra. Det ska också finnas ett kontrollorgan, revisor, som utses av bolagsstämman. Se figuren nedan.

1 Ägarrollen

I förarbetena till den svenska aktiebolagslagen betonas vikten av en aktiv ägarfunktion i bolagen. Aktieägarna svarar för näringslivets försörjning av riskkapital men bidrar också till effektivitet och förnyelseförmåga i enskilda företag och näringslivet i stort genom att köpa och sälja aktier men också genom att delta i och utöva inflytande på bolagsstäm- man. Genom aktieägarnas aktiva stämmodeltagande främjas en väl avvägd maktbalans mellan ägare, styrelse och bolagsledning.

Ägarstrukturen på den svenska aktiemarknaden skiljer sig i betydande grad från för- hållandena i bl.a. Storbritannien och Förenta staterna. Medan flertalet börsnoterade bolag i dessa länder uppvisar en starkt splittrad ägarbild, domineras ägandet i svenska (liksom i flertalet övriga kontinentaleuropeiska länders) börsbolag vanligen av en eller ett fåtal större ägare. Dessa ägare utövar ofta sin ägarroll aktivt och tar ett särskilt ansvar för bolaget, bl.a. genom att engagera sig i styrelsen.

KSB – Svensk kod för bolagsstyrning 1069

Det finns i det svenska samhället en positiv syn på att större aktieägare tar ett särskilt ansvar för bolagen genom att från styrelsepositioner aktivt delta i förvaltningen av bola- gen. Samtidigt får en stark ägarmakt inte missbrukas till skada för bolaget eller övriga aktieägare. Aktiebolagslagen innehåller därför flera regler till skydd för minoritets- aktieägare med bland annat krav på kvalificerad majoritet för en rad bolags- stämmobeslut.

2 Bolagsstämma

Det forum där aktieägarnas inflytande utövas är bolagsstämman, som är aktiebolagets högsta beslutande organ. Stämman kan avgöra varje fråga i bolaget, som inte uttryck- ligen faller under ett annat bolagsorgans exklusiva kompetens. Annorlunda uttryckt har bolagsstämman en uttalat överordnad ställning i förhållande till bolagets styrelse och verkställande direktör.

Varje aktieägare har rätt att delta i och utöva rösträtt för sina aktier vid bolagsstämman. En aktieägare som inte personligen kan närvara vid bolagsstämman får utöva sin rätt genom ett ombud. Varje aktieägare har också, oberoende av aktieinnehavets storlek, rätt att få ett ärende behandlat på bolagsstämma om en begäran om detta ges in till styrelsen i så god tid att ärendet kan tas upp i kallelsen till bolagsstämman.

Årsstämman1 ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång för att be- sluta om fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen samt om vinst- eller förlustdispositioner. Stämman ska också besluta i frågan om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och den verkställande direktören. Beslut ska även fattas i övriga ärenden som enligt lag eller bolagsordningen ankommer på stämman, t.ex. val av styrelseledamöter och revisor. Även styrelsearvoden och revisionsarvoden ska fastställas av stämman.

Styrelsen ska kalla till extra bolagsstämma om en aktieägarminoritet med sammanlagt minst en tiondel av samtliga aktier i bolaget begär det. Detsamma gäller om bolagets revisor begär att extra stämma ska hållas. Styrelsen kan också på eget initiativ kalla till extra bolagsstämma.

Bolagsstämmans beslut fattas genom omröstning vid vilken varje aktie har en röst, om inte annat framgår av bolagsordningen. I bolagsordningen kan föreskrivas att det i bola- get ska finnas aktier med olika röstvärde, men ingen aktie får ha ett röstvärde som är större än tio gånger röstvärdet för en annan aktie.

Stämmans beslut fattas med enkel majoritet av de avgivna rösterna. Vissa beslut, t.ex. ändring av bolagsordningen, kräver emellertid kvalificerad majoritet. Bolagsstämman får inte fatta beslut som är ägnat att ge en otillbörlig fördel åt en aktieägare eller någon an- nan, till nackdel för bolaget eller någon annan aktieägare.

3 Styrelse Styrelsen ska svara för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägen- heter. Den mycket vida beslutskompetens som lagen tillerkänner styrelsen begränsas i

förhållande till stämman i första hand av de bestämmelser i lagen som ger stämman ex-

klusiv beslutanderätt i vissa frågor, exempelvis i fråga om ändring av bolagsordningen, val av styrelse och revisorer samt fastställelse av balans- och resultaträkning.

Styrelsen är i sin förvaltning emellertid skyldig att rätta sig efter särskilda föreskrifter som kan ha meddelats av bolagsstämman, förutsatt att föreskriften i fråga inte strider mot aktiebolagslagen eller bolagsordningen.

Styrelsen kan delegera uppgifter till personer inom eller utom styrelsen men inte av- börda sig det yttersta ansvaret för bolagets organisation och förvaltning eller skyldig- heten att sörja för en betryggande kontroll av bolagets ekonomiska förhållanden. Sty- relsen är vid en sådan delegation skyldig att handla med omsorg och fortlöpande kon- trollera om delegationen kan upprätthållas.

Styrelsen ska fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt eget arbete. Finns det i sty- relsen en arbetsfördelning mellan ledamöterna, ska också den framgå av arbetsord-

1 Årsstämma är benämningen på den årliga ordinarie bolagsstämma där årsredovisningen ska framläggas.

Kod för bolags- styrning

1070 KSB – Svensk kod för bolagsstyrning

ningen, något som aktualiseras exempelvis om det i styrelsen finns utskott med uppgift att bereda frågor inom ett visst område, t.ex. ett revisionsutskott. Styrelsen kan även delegera beslutanderätt till ett sådant utskott, men styrelsen kan inte avbörda sig an- svaret för de beslut som fattas på grundval därav.

Styrelsen ska bestå av minst tre ledamöter, och en av dessa ska utses till ordförande. Ordföranden har ett särskilt ansvar för att leda styrelsens arbete och se till att styrelsen fullgör sina lagstadgade uppgifter.

Enligt Xxxxx får högst en av styrelsens bolagsstämmovalda ledamöter arbeta i bola- gets ledning eller ledningen i dess dotterbolag. Oftast upptas denna plats av verkstäl- lande direktören. Det är emellertid också vanligt att ingen från bolagsledningen ingår i styrelsen.

Styrelser i svenska börsnoterade bolag består således till helt övervägande del av ex- terna ledamöter, med engelskt språkbruk s.k. non-executive directors. Vidare ska enligt Koden en majoritet av styrelsens ledamöter vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Minst två av dessa ska även vara oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare.2 Det senare innebär att det är möjligt för större ägare i svenska börs- bolag att tillsätta en majoritet av styrelsen med personer nära knutna till dessa ägare. Detta ligger i linje med den positiva syn på en aktiv och ansvarstagande ägarroll som kommer till uttryck i aktiebolagslagens förarbeten.

4 Verkställande direktör Xxxxxxxx verkställande direktör ska sköta den löpande förvaltningen. Åtgärder som med hänsyn till omfattningen och arten av bolagets verksamhet är av osedvanligt slag eller

stor betydelse faller inte under den löpande förvaltningen.

Verkställande direktören är skyldig att bereda och inför styrelsen föredra frågor som ligger utanför den löpande förvaltningen. Styrelsen ska meddela skriftliga instruktioner för när och hur sådana uppgifter som behövs för denna bedömning ska samlas in och rapporteras till styrelsen.

Verkställande direktören är ett i förhållande till styrelsen underordnat bolagsorgan. Styrelsen kan ge verkställande direktören anvisningar om hur löpande förvaltnings- åtgärder ska handläggas eller beslutas. Verkställande direktören är skyldig att följa så- dana anvisningar inom den ram som följer av aktiebolagslagen och bolagsordningen. Styrelsen kan också själv avgöra ärenden som ingår i den löpande förvaltningen.

Verkställande direktören kan ingå i styrelsen men får inte vara dess ordförande. Oav- sett om verkställande direktören är styrelseledamot eller inte har han eller hon rätt att närvara och yttra sig vid styrelsens sammanträden såvida inte styrelsen i ett särskilt fall bestämmer något annat.

5 Revisor

Bolagets revisor utses av bolagsstämman för att granska dels bolagets årsredovisning och bokföring, dels styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Om bolaget är moderbolag, ska revisorn även granska koncernredovisningen. En revisor i ett svenskt bolag har således sitt uppdrag från och rapporterar till bolagsstämman och får inte låta sig styras i sitt arbete av styrelsen eller bolagsledningen.

Revisorernas rapportering till ägarna sker på årsstämman genom revisionsberättel- sen. Revisionsberättelsen ska innehålla ett uttalande om huruvida årsredovisningen har upprättats i överensstämmelse med tillämplig lag om årsredovisning. I uttalandet ska särskilt anges om årsredovisningen ger en rättvisande bild av bolagets resultat och ställning, och om förvaltningsberättelsen är förenlig med årsredovisningens övriga delar. Om det i årsredovisningen inte har lämnats sådana upplysningar som ska lämnas enligt tillämplig lag om årsredovisning, ska revisorn ange detta och, om det är möjligt, lämna behövliga upplysningar i sin berättelse. Bland revisorns uppgifter ingår att uttala huru- vida årsstämman bör fastställa balansräkningen och resultaträkningen och huruvida

2 Med större aktieägare avses ägare som kontrollerar tio procent eller mer av aktierna eller rösterna i bolaget.

KSB – Svensk kod för bolagsstyrning 1071

dispositionen av bolagets vinst eller förlust bör göras enligt förslaget i förvaltningsbe- rättelsen.

Revisorn ska också rapportera om styrelseledamot eller den verkställande direktören har företagit någon åtgärd eller gjort sig skyldig till någon försummelse som kan föran- leda ersättningsskyldighet. Detsamma gäller om revisorn vid granskningen har funnit att styrelseledamot eller den verkställande direktören på annat sätt handlat i strid med ak- tiebolagslagen, tillämplig lag om årsredovisning eller bolagsordningen.

III Regler för bolagsstyrning

1 Bolagsstämma

Aktieägarnas inflytande i bolaget utövas vid bolagsstämma, som är bolagets högsta beslutande organ. Bolagsstämma ska förberedas och genomföras på ett sådant sätt att förutsättningar skapas för aktie- ägarna att utöva sina rättigheter på ett aktivt och välinformerat sätt.

1.1 När tid och ort för bolagsstämma har fastställts ska uppgift om detta utan dröjsmål, inför årsstämma senast i samband med tredje kvartalsrapporten, lämnas på bolagets webbplats. Där ska även framgå vid vilken tidpunkt en begäran från aktieägare att få ett ärende behandlat på stämman ska ha inkommit för att kunna tas in i kallelsen.

1.2 Kallelse och övrigt underlag till bolagsstämma ska ha sådan utformning och ut- färdas respektive tillhandahållas i sådan tid att bolagets aktieägare kan bilda sig en väl- grundad uppfattning om de ärenden som ska behandlas.

1.3 Vid bolagsstämma ska styrelsens ordförande och så många av de övriga styrelse- ledamöterna närvara att styrelsen är beslutför. Verkställande direktören ska närvara.

Vid årsstämma ska minst en ledamot av bolagets valberedning, minst en av bolagets revisorer samt såvitt möjligt samtliga styrelseledamöter närvara.

1.4 Bolagets valberedning ska lämna förslag till ordförande vid årsstämma. Förslaget ska presenteras i kallelsen till stämman.

1.5 Bolagsstämma ska hållas på svenska och det material som presenteras ska finnas tillgängligt på svenska. Om ägarkretsens sammansättning så motiverar och det är för- svarbart med hänsyn till bolagets ekonomiska förutsättningar, ska simultantolkning till annat språk erbjudas och hela eller delar av stämmomaterialet översättas.

1.6 Till justerare av protokoll från bolagsstämma ska utses aktieägare eller ombud för aktieägare som inte är styrelseledamot eller anställd i bolaget.

1.7 Protokoll från bolagsstämma ska, om ägarkretsens sammansättning så motiverar och det är försvarbart med hänsyn till bolagets ekonomiska förutsättningar, även finnas tillgängligt på bolagets webbplats på annat språk än svenska. KSBA 3-2010

2 Val och arvodering av styrelse och revisor

Val och arvodering av styrelse och revisor ska beredas genom en av ägarna styrd, strukturerad och bekantgjord process, som skapar förutsättningar för väl underbyggda beslut.

Valberedningen är bolagsstämmans organ med enda uppgift att bereda stämmans beslut i val- och arvodesfrågor samt, i förekommande fall, procedurfrågor för nästkommande valberedning. Valbered- ningens ledamöter ska, oavsett hur de utsetts, tillvarata samtliga aktieägares intresse och inte obe- hörigen röja vad som förekommit i valberedningsarbetet.

2.1 Bolaget ska ha en valberedning.

Valberedningen ska lämna förslag till ordförande och övriga ledamöter i styrelsen samt arvode och annan ersättning för styrelseuppdrag till var och en av styrelseledamöterna.

Valberedningen ska också lämna förslag till val och arvodering av revisor.

2.2 Bolagsstämman ska utse valberedningens ledamöter eller ange hur ledamöterna ska utses.

Beslutet ska innefatta förfarande för att vid behov ersätta ledamot som lämnar valbe- redningen innan dess arbete är slutfört.

Kod för bolags- styrning

1072 KSB – Svensk kod för bolagsstyrning

2.3 Valberedningen ska ha minst tre ledamöter, varav en ska utses till ordförande.

Majoriteten av valberedningens ledamöter skavara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen.3 Verkställande direktören eller annan person från bolagsledningen ska inte vara ledamot av valberedningen.

Minst en av valberedningens ledamöter ska vara oberoende i förhållande till den i bo- laget röstmässigt största aktieägaren eller grupp av aktieägare som samverkar om bo- lagets förvaltning.

2.4 Styrelseledamöter kan ingå i valberedningen, men ska inte utgöra en majoritet av valberedningens ledamöter. Styrelsens ordförande eller annan styrelseledamot ska inte vara valberedningens ordförande.

Om mer än en styrelseledamot ingår i valberedningen får högst en av dem vara be- roende i förhållande till bolagets större aktieägare.4

2.5 Bolaget ska i god tid, dock senast sex månader före årsstämman, på bolagets webbplats lämna uppgift om namnen på ledamöterna i valberedningen. Om ledamot utsetts av viss ägare ska ägarens namn anges. Om ledamot lämnar valberedningen ska uppgift om detta lämnas. Utses ny ledamot, ska motsvarande information om den nya ledamoten lämnas.

På webbplatsen ska även uppgift lämnas om hur aktieägare kan lämna förslag till val- beredningen.

2.6 Valberedningens förslag ska presenteras i kallelse till bolagsstämma där styrelse- eller revisorsval ska äga rum samt på bolagets webbplats.

I anslutning till att kallelse utfärdas ska valberedningen på bolagets webbplats lämna ett motiverat yttrande beträffande sitt förslag till styrelse med beaktande av vad som sägs om styrelsens sammansättning i 4.1. Om avgående verkställande direktör föreslås som styrelsens ordförande i nära anslutning till sin avgång från uppdraget som verkstäl- lande direktör ska även detta motiveras.

På webbplatsen ska samtidigt för styrelseledamot som föreslås för nyval eller omval uppgift lämnas om:

x ålder samt huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet,

x uppdrag i bolaget och andra väsentliga uppdrag,

x eget eller närstående fysisk eller juridisk persons innehav av aktier och andra finan- siella instrument i bolaget,

x om ledamoten enligt valberedningen är att anse som oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen respektive större aktieägare i bolaget enligt 4.4 och 4.5, varvid valberedningen ska motivera sitt ställningstagande om ledamot be- tecknas som oberoende när omständigheter föreligger som anges i 4.4 andra styc- ket första till och med sjunde punkterna respektive i 4.5 andra stycket första me- ningen, samt

x vid omval, vilket år ledamoten invaldes i styrelsen.

2.7 Valberedningen ska på bolagsstämma där styrelse- eller revisorsval ska äga rum lämna en redogörelse för hur dess arbete har bedrivits samt presentera och motivera sina förslag.

3 Styrelsens uppgifter

Styrelsen ska förvalta bolagets angelägenheter i bolagets och samtliga aktieägares intresse.

3.1 I styrelsens uppgifter ingår bland annat att

x fastställa verksamhetsmål och strategi,

x tillsätta, utvärdera och vid behov entlediga verkställande direktör,

x se till att det finns effektiva system för uppföljning och kontroll av bolagets verk- samhet,

3 För kriterier för bedömning av oberoende, se 4.4. 4 För kriterier för bedömning av oberoende, se 4.5.

KSB – Svensk kod för bolagsstyrning 1073

x se till att det finns en tillfredsställande kontroll av bolagets efterlevnad av lagar och andra regler som gäller för bolagets verksamhet,

x se till att erforderliga etiska riktlinjer fastställs för bolagets uppträdande, samt

x säkerställa att bolagets informationsgivning präglas av öppenhet samt är korrekt, relevant och tillförlitlig.

3.2 Styrelsen ska godkänna väsentliga uppdrag som verkställande direktören har utan- för bolaget.

4 Styrelsens storlek och sammansättning

Styrelsen ska ha en storlek och sammansättning som säkerställer dess förmåga att förvalta bolagets angelägenheter med integritet och effektivitet.

4.1 Styrelsen ska ha en med hänsyn till bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bredd avseende de bolagsstämmovalda ledamöternas kompetens, erfarenhet och bak- grund. En jämn könsfördelning ska eftersträvas.

4.2 Suppleanter till bolagsstämmovalda styrelseledamöter ska inte utses.

4.3 Högst en bolagsstämmovald styrelseledamot får arbeta i bolagets ledning eller i ledningen av bolagets dotterbolag.5

4.4 Majoriteten av de bolagsstämmovalda styrelseledamöterna ska vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen.

För att avgöra en ledamots oberoende ska en samlad bedömning göras av samtliga omständigheter som kan ge anledning att ifrågasätta ledamotens oberoende i förhål- lande till bolaget eller bolagsledningen, varvid bland annat följande omständigheter ska vägas in i bedömningen6:

x om ledamoten är verkställande direktör eller under de fem senaste åren har varit verkställande direktör i bolaget eller ett närstående företag,

x om ledamoten är anställd eller under de tre senaste åren har varit anställd i bolaget eller ett närstående företag,

x om ledamoten erhåller icke obetydlig ersättning för råd eller tjänster utöver styrel- seuppdraget från bolaget eller ett närstående företag eller från någon person i bo- lagsledningen,

x om ledamoten har eller under det senaste året har haft omfattande affärs- förbindelser eller andra omfattande ekonomiska mellanhavanden med bolaget eller ett närstående företag i egenskap av kund, leverantör eller samarbetspartner, an- tingen själv eller genom att tillhöra företagsledningen eller styrelsen eller genom att vara större delägare i annat företag som har en sådan affärsrelation med bolaget,7

x om ledamoten är eller under de tre senaste åren har varit delägare i, eller som an- ställd deltagit i revisionen av bolaget hos, bolagets eller ett närstående företags nuvarande eller dåvarande revisor,

x om ledamoten tillhör företagsledningen i annat företag om en styrelseledamot i detta företag tillhör bolagsledningen i bolaget, eller

x om ledamoten står i ett nära släkt- eller familjeförhållande till person i bolagsled- ningen eller någon annan person som nämns i ovanstående punkter, om denna persons direkta eller indirekta mellanhavanden med bolaget har sådan omfattning och betydelse att de motiverar att styrelseledamoten inte ska anses oberoende.

5 Både verkställande direktören och en s.k. arbetande styrelseordförande kan således inte ingå i styrelsen om

den senare även ingår i bolagets ledning. En styrelseledamot kan dock vara anställd och få lön från bolaget utan att anses ingå i bolagets ledning. Exempel på en sådan styrelseledamot kan vara en hedersordförande eller en styrelseledamot som fungerar som ”ambassadör” för bolaget eller har annat liknande uppdrag.

6 Resultatet av valberedningens överväganden ska redovisas i enlighet med 2.6 tredje stycket fjärde punkten. 7 Denna punkt ska inte anses tillämplig på gängse affärsförbindelse som bankkund.

Kod för bolags- styrning

1074 KSB – Svensk kod för bolagsstyrning

Med närstående företag avses företag där bolaget direkt eller indirekt innehar minst tio procent av aktierna eller andelarna eller rösterna eller en ekonomisk andel som ger rätt till minst tio procent av avkastningen. Om bolaget äger mer än 50 procent av aktierna eller andelarna eller rösterna i ett annat företag anses bolaget indirekt inneha det senare fö- retagets ägande i andra företag.

4.5 Minst två av de styrelseledamöter som är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen ska även vara oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare. För att avgöra en ledamots oberoende ska omfattningen av styrelseledamotens direkta och indirekta relationer med den större ägaren vägas in i bedömningen.8 En styrelsele- damot som är anställd eller styrelseledamot i ett företag som är en större ägare ska inte anses vara oberoende.

Med större aktieägare avses ägare som direkt eller indirekt kontrollerar tio procent eller mer av aktierna eller rösterna i bolaget. Om ett företag äger mer än 50 procent av aktierna eller andelarna eller rösterna i ett annat företag anses det förstnämnda företaget indirekt kontrollera det senare företagets ägande i andra företag.

4.6 Den som nomineras till styrelseledamot ska förse valberedningen med erforderligt underlag för bedömning av eventuell beroendeställning enligt 4.4 och 4.5.

4.7 Styrelseledamot ska inte utses för längre tid än till slutet av nästa årsstämma.

5 Styrelseledamots uppdrag

Styrelseledamot ska ägna uppdraget den tid och omsorg och tillägna sig den kunskap som erfordras för att tillvarata bolagets och dess ägares intresse. För att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut ska verkställande direktören förse styrelsen med erforderligt underlag för dess arbete både inför och mellan styrelsens sammanträden.

5.1 Styrelseledamot ska självständigt bedöma de ärenden styrelsen har att behandla och begära den information som ledamoten anser nödvändig för att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut.

5.2 Styrelseledamot ska tillägna sig den kunskap om bolagets verksamhet, organisa- tion, marknader m.m. som erfordras för uppdraget.

6 Styrelseordförande

Styrelsens ordförande har ett särskilt ansvar för att styrelsens arbete är väl organiserat och bedrivs ef- fektivt.

6.1 Styrelsens ordförande ska väljas av bolagsstämman. Om ordföranden lämnar sitt uppdrag under mandattiden ska styrelsen inom sig välja ordförande för tiden intill slutet av nästa årsstämma.

6.2 Om styrelsens ordförande är anställd i eller har stadigvarande uppdrag för bolaget utöver ordförandeuppdraget ska arbetsfördelningen mellan ordföranden och verkstäl- lande direktören klargöras i styrelsens arbetsordning och instruktion för verkställande direktören.

6.3 Styrelsens ordförande ska se till att styrelsens arbete bedrivs effektivt och att sty- relsen fullgör sina åligganden. Ordföranden ska särskilt

x organisera och leda styrelsens arbete för att skapa bästa möjliga förutsättningar för styrelsens arbete,

x se till att ny styrelseledamot genomgår erforderlig introduktionsutbildning samt den utbildning i övrigt som styrelseordföranden och ledamoten gemensamt finner lämplig,

x se till att styrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om bolaget,

x ansvara för kontakter med ägarna i ägarfrågor och förmedla synpunkter från ägarna till styrelsen,

8 Resultatet av valberedningens överväganden ska redovisas i enlighet med 2.6 tredje stycket fjärde punkten.

KSB – Svensk kod för bolagsstyrning 1075

x se till att styrelsen erhåller tillfredsställande information och beslutsunderlag för sitt arbete,

x efter samråd med verkställande direktören fastställa förslag till dagordning för sty- relsens sammanträden,

x kontrollera att styrelsens beslut verkställs, samt

x se till att styrelsens arbete årligen utvärderas.

7 Styrelsens arbetsformer

Formerna för styrelsens arbete ska fastställas av styrelsen och vara tydliga och väl dokumenterade.

7.1 Styrelsen ska minst en gång per år pröva styrelsens arbetsordning, instruktion för verkställande direktören och rapporteringsinstruktion med avseende på aktualitet och relevans.

7.2 Om styrelsen inom sig inrättar utskott, ska det av styrelsens arbetsordning framgå vilka arbetsuppgifter och vilken beslutanderätt styrelsen har delegerat till utskott samt hur utskotten ska rapportera till styrelsen. Utskott ska protokollföra sina sammanträden och protokollen ska tillhandahållas styrelsen.

7.3 Revisionsutskott9 ska bestå av minst tre styrelseledamöter. Majoriteten av utskot- tets ledamöter ska vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Minst en av de ledamöter som är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen ska även vara oberoende i förhållande till bolagets större ägare.10

7.4 Styrelsen ska se till att bolaget har god intern kontroll och formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs samt att bolagets finansiella rapportering är upprättad i överensstämmelse med lag, tillämpliga redovisningsstandarder och övriga krav på noterade bolag.

I bolag som inte har en särskild granskningsfunktion (internrevision) ska styrelsen år- ligen utvärdera behovet av en sådan funktion och i beskrivningen av den interna kontrol- len i bolagsstyrningsrapporten11 motivera sitt ställningstagande.

7.5 Styrelsen ska minst en gång per år, utan närvaro av verkställande direktören eller annan person från bolagsledningen, träffa bolagets revisor.

7.6 Styrelsen ska se till att bolagets halvårs- eller niomånadersrapport översiktligt granskas av bolagets revisor.

7.7 Styrelsens protokoll ska tydligt återge vilka ärenden som behandlats, vilket underlag som funnits för respektive ärende samt innebörden av de beslut som fattats. Protokollet ska sändas till styrelsens ledamöter så snart som möjligt efter styrelsesammanträdet.

8 Utvärdering av styrelse och verkställande direktör

Regelbunden och systematisk utvärdering utgör grunden för bedömning av styrelsens och verkstäl- lande direktörens prestationer och för en fortlöpande utveckling av deras arbete.

8.1 Styrelsen ska årligen genom en systematisk och strukturerad process utvärdera styrelsearbetet med syfte att utveckla styrelsens arbetsformer och effektivitet. Re- sultatet av utvärderingen ska i relevanta delar redovisas för valberedningen.

9 Bestämmelser om inrättande av revisionsutskott samt utskottets uppgifter finns i 8 kap. 49 a–49 b §§ aktie-

bolagslagen (2005:551). Hela styrelsen kan i enlighet med vad som anges i 8 kap. 49 a § andra stycket samma lag fullgöra utskottets uppgifter.

10 Enligt 8 kap. 49 a § första stycket aktiebolagslagen (2005:551) får utskottets ledamöter inte vara anställda av bolaget, och minst en ledamot ska vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen samt bolagets större aktieägare och ha redovisnings- eller revisionskompetens. För kriterier för bedömning av oberoende, se 4.4 och 4.5.

11 Krav på att bolagsstyrningsrapporten ska innehålla en beskrivning av bolagets system för intern kontroll och riskhantering i samband med den finansiella rapporteringen finns i 6 kap. 6 § andra stycket andra punkten årsredovisningslagen (1995:1554).

Kod för bolags- styrning

1076 KSB – Svensk kod för bolagsstyrning

8.2 Styrelsen ska fortlöpande utvärdera verkställande direktörens arbete. Minst en gång per år ska styrelsen särskilt behandla denna fråga, varvid ingen från bolagsledningen ska närvara.

9 Ersättningar12 till ledande befattningshavare13

Bolaget ska ha formaliserade och bekantgjorda processer för beslut om ersättningar till ledande be- fattningshavare.

Ersättningar och andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare ska utformas med syfte att säkerställa bolagets tillgång till befattningshavare med den kompetens bolaget behöver till för bolaget anpassade kostnader och så att de får för verksamheten avsedda effekter.

9.1 Styrelsen ska inrätta ett ersättningsutskott med huvudsakliga uppgifter att:

x bereda styrelsens beslut i frågor om ersättningsprinciper, ersättningar och andra anställningsvillkor för bolagsledningen,

x följa och utvärdera pågående och under året avslutade program för rörliga ersätt- ningar för bolagsledningen, samt

x följa och utvärdera tillämpningen av de riktlinjer för ersättningar till ledande befatt- ningshavare som årsstämman enligt lag ska fatta beslut om14 samt gällande er- sättningsstrukturer och ersättningsnivåer i bolaget.

9.2 Styrelsens ordförande kan vara ordförande i utskottet. Övriga bolagsstämmovalda ledamöter ska vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen.15 Bland utskottets ledamöter ska erforderlig kunskap och erfarenhet i frågor om ersättningar till ledande befattningshavare finnas.

Om styrelsen finner det mer ändamålsenligt kan hela styrelsen fullgöra ersättningsut- skottets uppgifter, förutsatt att styrelseledamot som ingår i bolagsledningen inte deltar i arbetet.

9.3 Ersättningsutskott eller styrelse som anlitar extern uppdragstagare för sitt arbete ska försäkra sig om att ingen intressekonflikt föreligger i förhållande till andra uppdrag som denne kan ha för bolaget eller bolagsledningen.

9.4 Rörliga ersättningar ska vara kopplade till förutbestämda och mätbara kriterier,16 utformade med syfte att främja bolagets långsiktiga värdeskapande.

9.5 För rörliga ersättningar som utgår kontant ska gränser för det maximala utfallet fastställas.17

9.6 Vid utformningen av rörliga ersättningar till bolagsledningen som utgår kontant ska styrelsen överväga att införa förbehåll som

x villkorar utbetalning av viss del av sådan ersättning av att de prestationer på vilka intjänandet grundats visar sig vara hållbara över tid, och

x ger bolaget möjlighet att återkräva sådana ersättningar som utbetalats på grundval av uppgifter som senare visat sig vara uppenbart felaktiga.

12 Med ersättningar avses här (i) fast lön och arvode, (ii) rörliga ersättningar, vilket inkluderar aktie- och aktie-

kursrelaterade incitamentsprogram, (iii) pensionsavsättningar, och (iv) andra ekonomiska förmåner.

13 Med ledande befattningshavare avses den personkrets för vilka bolaget ska särredovisa löner och andra ersättningar enligt 5 kap. 20 § första och tredje styckena årsredovisningslagen (1995:1554), dvs. styrelsele- damöter, verkställande direktör och samtliga personer i bolagets ledning. Med bolagsledningen avses sam- ma personkrets exklusive styrelseledamöter.

14 Bestämmelser om att årsstämman ska fatta beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

finns i 7 kap. 61 § aktiebolagslagen (2005:551). Riktlinjerna ska ha det innehåll som anges i 8 kap. 51 § första stycket och 52 § första stycket samma lag, där det särskilt anges att riktlinjerna inte ska omfatta arvode och annan ersättning för styrelsearbete.

15 För kriterier för bedömning av oberoende, se 4.4.

16 Kriterierna kan vara av olika slag, inklusive en egen ekonomisk insats, exempelvis i samband med delta- gande i ett aktiesparprogram. Med mätbara avses att det ska vara möjligt att i efterhand utvärdera i vilken grad kriterierna har uppfyllts.

17 Sådana gränser behöver inte vara satta till ett kontant belopp utan kan även definieras på annat sätt.

KSB – Svensk kod för bolagsstyrning 1077

9.7 Bolagsstämman ska besluta om samtliga aktie- och aktiekursrelaterade incita- mentsprogram till bolagsledningen. Bolagsstämmans beslut ska omfatta de väsentliga villkoren i programmet.

Beslutsunderlaget ska möjliggöra för aktieägarna att i god tid före bolagsstämman på ett enkelt sätt bilda sig en uppfattning om motiven för programmet, de väsentliga villko- ren i programmet samt eventuell utspädning och vad programmet sammanlagt kan be- räknas kosta bolaget vid olika tänkbara utfall.

9.8 Aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram ska utformas med syfte att uppnå ökad intressegemenskap mellan den deltagande befattningshavaren och bola- gets aktieägare. Intjänandeperioden alternativt tiden från avtalets ingående till dess att en aktie får förvärvas ska inte understiga tre år.

Program som innebär förvärv av aktier ska utformas så att ett eget aktieinnehav i bo- laget främjas.

Styrelseledamöter, som inte samtidigt är anställda i bolaget, ska inte delta i program riktade till bolagsledningen eller andra anställda. Aktieoptioner ska inte ingå i program riktade till styrelsen. KSBA 1-2010

9.9 Fast lön under uppsägningstid och avgångsvederlag ska sammantaget inte över- stiga ett belopp motsvarande den fasta lönen för två år.

10 Information om bolagsstyrning

Styrelsen ska årligen i en bolagsstyrningsrapport18 och på sin webbplats informera aktieägare och kapitalmarknad om hur bolagsstyrningen i bolaget fungerar och hur bolaget tillämpar Svensk kod för bolagsstyrning.

10.1 Bolaget ska i bolagsstyrningsrapporten, för varje regel i Koden som det har avvikit från, redovisa denna avvikelse, ange skälen för detta samt beskriva den lösning som valts i stället.

10.2 Utöver vad som stadgas i lag,19 ska följande uppgifter lämnas i bolagsstyrnings- rapporten, om de inte framgår av årsredovisningen:

x sammansättningen av bolagets valberedning och om ledamot har utsetts av viss ägare, varvid ägarens namn också ska anges,

x för var och en av styrelsens ledamöter de uppgifter som anges i 2.6 tredje stycket,

x arbetsfördelningen i styrelsen, hur styrelsearbetet bedrivits under det senaste rä- kenskapsåret, inkluderande antal styrelsesammanträden och respektive ledamots närvaro vid styrelsesammanträden,

x sammansättning, arbetsuppgifter och beslutanderätt för eventuella styrelseutskott och respektive ledamots närvaro vid utskottens sammanträden,

x för verkställande direktören

– ålder samt huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet,

– väsentliga uppdrag utanför bolaget, och

– eget eller närstående fysisk eller juridisk persons innehav av aktier och andra finansiella instrument i bolaget samt väsentliga aktieinnehav och delägarskap i företag som bolaget har betydande affärsförbindelser med, samt

x eventuella överträdelser under det senaste räkenskapsåret av regelverket vid den börs bolagets aktier är upptagna till handel vid eller av god sed på aktiemarknaden enligt beslut av respektive börs disciplinnämnd eller uttalande av Aktiemarknads- nämnden.

18 Krav på att upprätta en bolagsstyrningsrapport finns i 6 kap. 6–9 §§ årsredovisningslagen (1995:1554). 19 Krav på bolagsstyrningsrapportens innehåll finns i 6 kap. 6 § årsredovisningslagen (1995:1554).

Kod för bolags- styrning

1078 KSB – Svensk kod för bolagsstyrning

10.3 Bolaget ska på sin webbplats ha en särskild avdelning för bolagsstyrningsfrågor där de senaste tre årens bolagsstyrningsrapporter, tillsammans med den del av revi- sionsberättelsen som behandlar bolagsstyrningsrapporten alternativt revisorns skrift- liga yttrande över bolagsstyrningsrapporten,20 ska finnas tillgängliga.

På avdelningen för bolagsstyrningsfrågor ska gällande bolagsordning finnas till- gänglig tillsammans med den information som enligt Koden ska lämnas eller finnas till- gänglig på webbplatsen.21 Vidare ska aktuell22 information i följande avseenden lämnas: x uppgift om styrelseledamöter, verkställande direktör och revisor, samt

x en redogörelse för bolagets system för rörliga ersättningar till ledande befattnings- havare samt för vart och ett av samtliga utestående aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram.

På avdelningen för bolagsstyrningsfrågor ska dessutom styrelsen, senast två veckor före årsstämman, lämna en redovisning av resultatet av den utvärdering som skett enligt 9.1 andra och tredje punkterna.

Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser

KSBA 1-2010

Förändringen träder i kraft med omedelbar verkan.23

KSBA 2-2010

Den nya regeln träder i kraft den 1 januari 2011, vilket innebär att utländska bolag ska ange vilken kod de tillämpar i den första bolagsstyrningsrapport som lämnas efter reglernas ikraftträdande, dvs. i normalfallet i den rapport som lämnas våren 2011.

Om bolaget valt att inte tillämpa Koden utan att tillämpa sin utländska hemmakod, ska det lämna en förklaring över i vilka väsentliga avseenden bolagets agerande avviker från reglerna i Koden. En sådan förklaring ska lämnas första gången i eller i anslutning till den första bolagsstyrningsrapport som av- ges efter den 31 december 2011, dvs. i normalfallet i den bolagsstyrningsrapport som avges våren 2012.

KSBA 3-2010

Förändringen i Koden gäller från och med den 1 januari 2011.

20 Krav på revisorsgranskning av bolagsstyrningsrapporten om den ingår i förvaltningsberättelsen eller av de

uppgifter som annars lämnas i bolagets eller koncernens förvaltningsberättelse finns i 9 kap. 31 § aktiebo- lagslagen (2005:551). Krav på revisorsgranskning om bolagsstyrningsrapporten upprättas som en från års- redovisningen skild handling finns i 6 kap. 9 § årsredovisningslagen (1995:1554).

21 Se 1.1, 1.7, 2.5 och 2.6.

22 Med aktuell avses att informationen ska uppdateras inom sju dagar efter att den förändrats eller föränd- ringen blivit känd för bolaget.

23 Anvisningen gavs ut 2010-11-16 [red.anm.].

KSBA 1-2010 Intjänandeperiod för incitamentsprogram 1079

KOLLEGIET FÖR SVENSK BOLAGSSTYRNING – ANVISNING NR 1-2010

KSBA 1-2010 Kravet i regel 9.8 i Koden på att intjänandeperioden alternativt tiden från avtalets ingående till dess att en aktie får förvärvas inte ska understiga tre år gäller även syntetiska optioner och andra aktiekursrelaterade incitamentsprogram som inte innebär förvärv av aktier

(2010-11-16)

Den 1 februari 2010 trädde nya regler i Koden i kraft, bl.a. i kapitel 9 som behandlar er- sättningar till ledande befattningshavare. Reglerna baserades i stor utsträckning på EU- kommissionens rekommendation av den 29 april 2009 om ledande befattningshavares förmåner (2009/385/EG). Punkt 4.1 i EU-rekommendationen lyder enligt följande.

Aktier bör inte förvärvas slutgiltigt förrän minst tre år efter det att de tilldelats. Aktieoptioner eller andra rättigheter att förvärva aktier eller att uppbära ersätt-

ning på grundval av förändringar i aktiekursen bör inte kunna utövas förrän minst tre år efter det att de tilldelats.

Regel 9.8 i Koden har till syfte att implementera bland annat denna bestämmelse. Den mening i kodregeln som ställer krav på treårig intjänandeperiod omfattar emellertid inte, på grund av sin placering i texten, sådana aktiekursrelaterade incitamentsprogram som inte innebär förvärv av aktier, till exempel program baserade på syntetiska optioner, vilket inte var avsikten vid regelns införande.

För att även denna och andra typer av incitamentsprogram som inte innebär förvärv av aktier ska omfattas av kravet på treårig intjänandeperiod, flyttas den aktuella meningen i Kodens regel 9.8 från andra stycket till första stycket. Efter ändringen får regeln följande lydelse.

9.8 Aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram ska utformas med syfte att uppnå ökad intressegemenskap mellan den deltagande befattningshavaren och bola- gets aktieägare. Intjänandeperioden alternativt tiden från avtalets ingående till dess att en aktie får förvärvas ska inte understiga tre år.

Program som innebär förvärv av aktier ska utformas så att ett eget aktieinnehav i bo- laget främjas.

Styrelseledamöter, som inte samtidigt är anställda i bolaget, ska inte delta i program riktade till bolagsledningen eller andra anställda. Aktieoptioner ska inte ingå i program riktade till styrelsen.

Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser

Förändringen träder i kraft med omedelbar verkan.

Kod för bolags- styrning

1080 KSBA 2-2010 Utländska bolags tillämpning av koden

KOLLEGIET FÖR SVENSK BOLAGSSTYRNING – ANVISNING NR 2-2010

KSBA 2-2010 Utländska bolags tillämpning av Koden

(2011-01-01)

Utländska bolag vars aktier eller depåbevis är upptagna till handel på en reglerad mark- nad i Sverige, ska från och med den 1 januari 2011 tillämpa antingen den bolagsstyr- ningskod som gäller i det land där bolaget har sitt registrerade säte, eller där bolagets aktier är primärnoterade, eller Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”). Om bolaget inte tillämpar Koden, ska bolaget i eller i anslutning till den första bolagsstyrningsrapport som lämnas efter den 31 december 2011 lämna en förklaring över i vilka väsentliga avseenden bolagets agerande avviker från Koden.

Utländska bolag noterade i Sverige omfattas inte av något krav på att tillämpa Koden. European Corporate Governance Forum (”Forum”) har i ett uttalande av den 23 mars 2009 behandlat gränsöverskridande frågor beträffande koder. Den regel Forum föreslår innebär att utländska bolag vars aktier är upptagna till handel på en reglerad marknad i Sverige kan välja att antingen tillämpa den kod som gäller i det land bolaget är registrerat, eller där bolagets aktier är primärnoterade, eller Koden. Om ett bolag väljer att tillämpa sin utländska hemmakod krävs en förklaring över i vilka väsentliga avseenden bolagets agerande avviker från kraven i Koden. Ändringen i Koden nedan följer Forums förslag i denna del.

Enligt Forums förslag bör det även införas en regel som tar sikte på svenska bolag vars aktier endast är noterade utomlands. Denna regel skulle kräva att svenska bolag note- rade utomlands och som följer en utländsk kod lämnar en särskild förklaring över i vilka väsentliga avseenden bolagets agerande avviker från kraven i Koden. Eftersom bolaget inte är noterat i Sverige anser Kollegiet emellertid detta utgöra en onödig reglering i Ko- den, utan är något som får avgöras av den utländska marknadsplatsen.

Regelförändringen innebär följande, inklippt i dagens kodtext Avsnitt I Den svenska koden för bolagsstyrning. Understruken text är infogad, överstruken text är struken.

2 Målgrupp

Målgruppen för Koden är svenska aktiebolag vars aktier är upptagna till handel på en reglerad marknad i Sverige. För närvarande finns två reglerade marknader i Sverige, NASDAQ OMX Stockholm och NGM Equity.

6 Vilka bolag ska tillämpa Koden?

Det utgör god sed på aktiemarknaden för svenska bolag vars aktier är upptagna till handel på en reglerad marknad i Sverige att tillämpa Koden. Utländska bolag, vars aktier eller depåbevis är upptagna till handel på en reglerad marknad i Sverige, ska för att följa god sed på aktiemarknaden, tillämpa antingen Koden eller den bolagsstyrningskod som gäller i det land där bolaget har sitt registrerade säte eller där bolagets aktier är primärnoterade.

Ett utländskt bolag som inte tillämpar Koden, ska lämna en förklaring över i vilka väsentliga avseenden bolagets agerande avviker från reglerna i Koden. Förklaringen ska lämnas i eller i an- slutning till bolagsstyrningsrapporten.

Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser

Den nya regeln träder i kraft den 1 januari 2011, vilket innebär att utländska bolag ska ange vilken kod de tillämpar i den första bolagsstyrningsrapport som lämnas efter reglernas ikraftträdande, dvs. i normalfallet i den rapport som lämnas våren 2011.

Om bolaget valt att inte tillämpa Koden utan att tillämpa sin utländska hemmakod, ska det lämna en förklaring över i vilka väsentliga avseenden bolagets agerande avviker från reglerna i Koden. En sådan förklaring ska lämnas första gången i eller i anslutning till den första bolagsstyrningsrapport som av- ges efter den 31 december 2011, dvs. i normalfallet i den bolagsstyrningsrapport som avges våren 2012.

KSBA 3-2010 Offentliggörande av stämmoprotokoll 1081

KOLLEGIET FÖR SVENSK BOLAGSSTYRNING – ANVISNING NR 3-2010

KSBA 3-2010 Regeln om offentliggörande av stämmoprotokoll ersatt av lagstiftning

(2011-01-01)

Kravet i regel 1.7, första meningen, i Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”) på att protokoll från senaste årsstämma och därefter hållna bolagsstämmor ska göras till- gängliga på bolagets webbplats, varvid röstlängden från stämman eller bilagor innehål- lande motsvarande information inte behöver redovisas, upphör att gälla den 1 januari 2011 då den ersätts av lagstiftning med samma innehåll.

Enligt en ny bestämmelse i aktiebolagslagen (2005:551), 7 kap. 68 §, ska publika bo- lag, vars aktier är upptagna till handel på en reglerad marknad eller en motsvarande marknad utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, hålla stämmoprotokollet, utom röstlängden, tillgängligt på bolagets webbplats senast två veckor efter bolags- stämman och under minst tre år, se prop. 2009/10:247. Bestämmelsen träder i kraft den 1 januari 2011. Mot denna bakgrund blir första meningen i Kodens regel 1.7 överflödig.

Regelförändringen innebär följande, inklippt i dagens kodtext Avsnitt I Den svenska koden för bolagsstyrning. Understruken text är infogad, överstruken text är struken.

1.7 Protokoll från senaste årsstämma och därefter hållna bolagsstämmor ska göras tillgängliga på bolagets webbplats, varvid röstlängden från stämman eller bilagor inne- hållande motsvarande information inte behöver redovisas. Om bolagsstämma ska, om ägarkretsens sammansättning så motiverar och det är försvarbart med hänsyn till bola- gets ekonomiska förutsättningar, ska protokollet även finnas tillgängligt på bolagets webbplats på annat språk än svenska.

Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser

Förändringen i Koden gäller från och med den 1 januari 2011.

Kod för bolags- styrning

1082 Handledning vid tillämpning av Koden

Handledning vid tillämpning av Svensk kod för bolagsstyrning

Förord 1082

Förhållandet mellan Börsreglerna och Koden samt utländska bolags tillämpning av Koden 1083

”Följ eller förklara” 1083

Översiktlig tidplan avseende åtgärder enligt Koden 1085

Läsanvisning 1086

Regler för bolagsstyrning 1086

1 Bolagsstämma 1086

2 Val och arvodering av styrelse och revisor 1091

3 Styrelsens uppgifter 1100

4 Styrelsens storlek och sammansättning 1101

5 Styrelseledamots uppdrag 1105

6 Styrelseordförande 1106

7 Styrelsens arbetsformer 1108

8 Utvärdering av styrelse och verkställande direktör 1112

9 Ersättningar till ledande befattningshavare 1113

10 Information om bolagsstyrning 1119

Övergångsregler 1124

Checklista 1124

Bolagsstämma 1125

Valberedning 1128

Styrelse 1130

Delårsrapport 1131

Bolagsstyrningsrapport (inkl. beskrivning av internkontroll) 1131

Uppgifter på webbplatsen 1132

Krav på stämmobeslut enligt Koden 1132

Förord Från och med den 1 juli 2005 gällde, fram till halvårsskiftet 2008, en bolagsstyrningskod (”Koden”) som utarbetats av den s.k. Kodgruppen, se SOU 2004:130. En reviderad ver-

xxxx xx Xxxxx gällde från den 1 juli 2008 till och med den 31 januari 2010. Den 22 de-

cember 2009 presenterade Xxxxxxxxx för svensk bolagsstyrning (”Kollegiet”) (www.bo- xxxxxxxxxxxx.xx) ännu en reviderad version med nya regler för bland annat ersättningar till ledande befattningshavare och styrelseledamöters oberoende. Den nya versionen av Koden trädde i kraft den 1 februari 2010, men genom särskilda övergångsregler kom reglerna om ersättningar till ledande befattningshavare och reglerna om styrelseleda- möters oberoende i praktiken inte att bli tillämpliga förrän den 1 juli 2010. Under 2010 har Kollegiet utfärdat tre anvisningar. Anvisningarna innehåller inte bara anvisningar, utan även ändringar i regeltexten.

Koden innehåller tre avsnitt:

I Den svenska koden för bolagsstyrning,

II Den svenska modellen för bolagsstyrning, och III Regler för bolagsstyrning.

Denna handledning avser avsnitt III.

Handledningen har utarbetats av Mannheimer Swartling Advokatbyrå i samarbete med och på uppdrag av AB Electrolux, AB Industrivärden, AB SKF, AB Volvo, Atlas Copco AB, Holmen AB, NCC AB, SAAB AB, Sandvik AB, Scania AB, Skanska AB, SSAB AB, Svenska Cellulosa Aktiebolaget SCA, Swedish Match AB samt Telefonaktiebolaget L M Ericsson. Handledningen innehåller jämförelser med gällande rätt, tolkningsmöjlig-

Handledning vid tillämpning av Koden 1083

heter och handlingsalternativ i olika sammanhang där tillämpningen av Koden blir aktu- ell. Det ankommer naturligtvis på det enskilda bolaget att till sist avgöra i hur hög grad och på vilket sätt man anser sig kunna följa Koden.

De börsregler som har beaktats i denna handledning är NASDAQ OMX Stockholms Regelverk för emittenter, gällande fr.o.m. den 1 juli 2011, (”Börsreglerna”). Koden ska också tillämpas av bolag vars aktier är upptagna till handel på NGM Equity. Då NGM Equitys regelverk är mindre långtgående än Börsreglerna behandlas emellertid inte det regelverket i handledningen.

Handledningen är baserad på Koden i dess lydelse gällande fr.o.m. den 1 februari 2010, med beaktande av de tre anvisningar som Kollegiet utfärdat under 2010.

Stockholm den 14 juni 2011

Förhållandet mellan Börsreglerna och Koden samt utländska bolags tillämpning av Koden

Kollegiet anför följande i avsnittet I. Den svenska koden för bolagsstyrning: ”Målgruppen för Koden är aktiebolag vars aktier är upptagna till handel på en reglerad marknad i Sverige. För närvarande finns två reglerade marknader i Sve- rige, NASDAQ OMX Stockholm och NGM Equity.

–– –

Det utgör god sed på aktiemarknaden för svenska bolag vars aktier är upp- tagna till handel på en reglerad marknad i Sverige att tillämpa Koden. Utländska bolag, vars aktier eller depåbevis är upptagna till handel på en reglerad marknad i Sverige, ska för att följa god sed på aktiemarknaden, tillämpa antingen Koden eller den bolagsstyrningskod som gäller i det land där bolaget har sitt registrerade säte eller där bolagets aktier är primärnoterade.

Ett utländskt bolag som inte tillämpar Koden, ska lämna en förklaring över i vilka väsentliga avseenden bolagets agerande avviker från reglerna i Koden. Förklaringen ska lämnas i eller i anslutning till bolagsstyrningsrapporten.”

Börsreglerna innehåller ingen uttrycklig bestämmelse om att bolagen är skyldiga att tillämpa Koden. Detta framgår istället indirekt av Börsreglernas avsnitt 5, där det anges att om ett bolag åsidosätter lag, annan författning, de informationsregler i Börsreglerna som bolaget åtagit sig att följa eller allmänt vedertagen god sed på värdepappersmark- naden får börsen besluta om påföljder. Av handledningstexten till det aktuella avsnittet i Börsreglerna framgår i sin tur ”att med allmänt accepterad god sed” avses en faktiskt förekommande praxis för börsbolagens uppträdande på aktiemarknaden, vilket t.ex. anses kunna komma till uttryck genom reglerna i den svenska koden för bolagsstyrning. Utländska bolag vars aktier eller depåbevis är upptagna till handel på en reglerad marknad i Sverige ska enligt Kollegiets anvisning nr 2 – 2010 från och med den 1 januari 2011 tillämpa antingen den bolagsstyrningskod som gäller i det land där bolaget har sitt registrerade säte, eller där bolagets aktier är primärnoterade, eller Koden. Den nya regeln

kommenteras kort under avsnittet Övergångsregler.

”Följ eller förklara”

Kollegiet har angett följande i avsnittet I. Den svenska koden för bolagsstyrning: ”Koden anger en norm för god bolagsstyrning på en högre ambitionsnivå än ak- tiebolagslagens och andra reglers minimikrav. Nyckeln till detta är mekanismen följ eller förklara. Den innebär att bolagen inte vid varje tillfälle måste följa varje regel i Koden utan kan välja andra lösningar som bedöms bättre svara mot om- ständigheterna i det enskilda fallet, förutsatt att bolaget öppet redovisar varje sådan avvikelse, beskriver den lösning man valt i stället samt anger skälen för detta. Därigenom kan Koden ange vad som ofta – men inte nödvändigtvis alltid – kan anses utgöra god sed för bolagsstyrning i olika frågor. För det enskilda bola- get kan andra lösningar än de Koden anger mycket väl innebära bättre bolags- styrning.

Kod för bolags- styrning

1084 Handledning vid tillämpning av Koden

De flesta regler i Koden har en utformning som gör det möjligt att objektivt fastställa avvikelser och förklara dessa. I pedagogiskt syfte innehåller emellertid Koden även vissa regler vilkas efterlevnad inte objektivt kan verifieras och från vilka avvikelser således knappast blir aktuella att rapportera. Av samma skäl in- nehåller Koden också några regler vilkas innebörd i större eller mindre utsträck- ning kan anses följa av lag eller annan tvingande reglering. Självfallet innebär det senare inte att bestämmelser i lag eller börsrättsligt bindande regler kan frångås med hänvisning till Kodens mekanism följ eller förklara.

Den egentliga Koden består av ett antal numrerade regler. Det är till dessa regler som bolag som tillämpar Xxxxx har att förhålla sig med avseende på följ eller förklara. För att undvika graderingar och oklarhet om kraven på efterlevnad har genomgående ”ska” eller ”får” respektive ”ska inte” eller ”får inte” använts. Vidare finns kortare textavsnitt i kursiverad stil som ingress till vissa kodavsnitt. Syftet med dessa är att ge uttryck för det principiella synsätt eller de lagbestäm- melser som ligger till grund för de efterföljande reglerna men utgör inte i sig regler som ska följas eller förklaras. Slutligen kommenteras några regler i fotnoter. Inte heller dessa utgör regeltext som behöver följas eller förklaras.”

Det måste alltså observeras att Koden innehåller åtskilliga regler som har en mot- svarighet i regler i lag eller Börsreglerna och som är tvingande. På dessa regler kan inte principen följ eller förklara tillämpas. Dessa ”dubblerande” regler i Koden är normalt inte markerade på något särskilt sätt. De återfinns blandade med regler som inte är tving- ande. Bolaget måste således för varje regel i Koden bedöma om den motsvaras av en tvingande regel i lag eller Börsreglerna.

Förklaringar till avvikelser från Koden ska lämnas i bolagsstyrningsrapporten.

Handledning vid tillämpning av Koden 1085

Översiktlig tidplan avseende åtgärder enligt Koden

Kod för bolags- styrning

1086 Handledning vid tillämpning av Koden

Läsanvisning

Nedan återges i sin helhet i fetstil reglerna i avsnitt III i Koden, gällande fr.o.m. den 1 februari 2010, med de ändringar som följer av Kollegiets anvisningar nr 1 – 2010 och 3 – 2010. Text i kursiv stil är Kollegiets inledande avsnitt. Dessa texter utgör inte regeltext. Avvikelser från vad som där sägs behöver därför inte redovisas eller förklaras. Detsamma gäller text som återges i fotnoter.

Under rubriken ”Gällande rätt” sammanfattas de regler som i övrigt gäller för bolag noterade på NASDAQ OMX Stockholm enligt exempelvis aktiebolagslagen (2005:551) (”ABL”), årsredovisningslagen (1995:1554) (”ÅRL”), lagen om värdepappersmarknaden (2007:528) (”VPML”), Börsreglerna och Aktiemarknadsnämndens uttalanden. Under rubriken ”Kodregeln” ges därefter en kort kommentar till hur den aktuella kodregeln för- håller sig till gällande rätt.

Under rubriken ”Praktisk hantering” ges praktiska råd om hur respektive regel kan tolkas och tillämpas. Under denna rubrik återfinns även i vissa fall förslag till förklaring till avvikelse från Koden.

Det kan noteras att Koden använder uttrycket webbplats medan Börsreglerna använ- der begreppet hemsida. I modernt språkbruk får dessa begrepp anses vara utbytbara. I denna handledning används begreppen webbplats och hemsida omväxlande.

Regler för bolagsstyrning

1 Bolagsstämma

Aktieägarnas inflytande i bolaget utövas vid bolagsstämma, som är bolagets högsta beslutande organ. Bolagsstämma ska förberedas och genomföras på ett sådant sätt att förutsättningar skapas för aktie- ägarna att utöva sina rättigheter på ett aktivt och välinformerat sätt.

1.1 När tid och ort för bolagsstämma har fastställts ska uppgift om detta utan dröjsmål, inför årsstämma senast i samband med tredje kvartalsrapporten, lämnas på bolagets webbplats. Där ska även framgå vid vilken tidpunkt en begäran från aktieägare att få ett ärende behandlat på stämman ska ha inkommit för att kunna tas in i kallelsen.

Gällande rätt

Enligt punkt 3.2.3 i Börsreglerna ska bokslutskommunikén om möjligt innehålla uppgift om pla- nerad dag för årsstämman. Bokslutskommunikén ska offentliggöras senast inom två månader från räkenskapsårets utgång (punkt 3.2.2).

Enligt 7 kap. 16 § ABL ska en aktieägare som vill få ett ärende behandlat vid en bolagsstämma skriftligen begära detta hos styrelsen. Ärendet ska tas upp vid bolagsstämman om begäran in- kommit till styrelsen senast en vecka före den tidpunkt då kallelse tidigast får utfärdas eller vid sådan tidpunkt att ärendet kan tas upp i kallelsen till bolagsstämman.

Rätten för aktieägare att få ett ärende behandlat på stämman innebär inte att ärendet i den dagordning som intas i kallelsen måste vara formulerat exakt så som aktieägaren föreslagit. Vad som krävs är att ärendet anges med minst en sådan omfattning att det av aktieägaren framförda ärendet inklusive eventuella av aktieägaren framlagda förslag inrymmes under punkten på dag- ordningen. Bolaget kan ha ett intresse av att formulera ärendet på ett något vidare sätt för att dä- runder rymma eventuella motförslag från andra aktieägare eller från styrelsen.

Enligt ett förarbetsuttalande ska med ett ”ärende” förstås något för bolaget relevant spörsmål som kan bli föremål för beslut på stämman (prop. 1997/98:99, s. 237). I princip är alltså detta lika med en numrerad punkt på en dagordning (även om alla dagordningspunkter inte är besluts- ärenden). Under ett ärende kan det förekomma flera förslag.

Kodregeln

Kodregeln går utöver reglerna i ABL och Börsreglerna.

Praktisk hantering

Det är enligt kodregeln tillräckligt att datum och ort anges för den stämma som ska hål- las. Lokal och exakt tidpunkt för stämman behöver således inte anges. Informationen ska finnas på bolagets webbplats. Kodregeln kräver inte att uppgifterna offentliggörs, på det sätt som offentliggörande definieras i Börsreglerna och lagen (2007:528) om värdepap- persmarknaden.

Handledning vid tillämpning av Koden 1087

Regeln kan inte anses hindra ett bolag från att senare ändra ett meddelat stämmoda- tum.

På bolagets hemsida ska anges vid vilken tidpunkt begäran att få ett ärende behandlat på stämman måste ha nått bolaget för att med säkerhet kunna tas in i kallelsen. Tid- punkten kan bestämmas med utgångspunkt från bolagets interna rutiner inför en bo- lagsstämma och med beaktande av ABLs regler i 7 kap. 16 §. En utgångspunkt kan vara sju veckor före stämman, vilket överensstämmer med 7 kap. 16 § 2 st. 1 p. ABL. Om ett ärende inkommer till styrelsen senare än sju veckor före stämman, men i sådan tid att det med hänsyn till omständigheterna i varje särskilt fall ändå kan tas upp i kallelsen, ska ärendet tas med i kallelsen i enlighet med 7 kap. 16 § 2 st. 2 p. ABL.

För att undvika att en begäran från aktieägare kommer på villovägar inom bolaget, kan på bolagets hemsida anges att begäran om att få ett ärende behandlat på stämman ska ställas till styrelsen, men att begäran kan skickas till XX på viss adress. Begäran kan exempelvis skickas till chefsjuristen eller annan person på juristavdelningen, och i annat fall till den avdelning eller person som hanterar stämman, exempelvis ekonomichef eller verkställande direktören.

Förslag till text att läggas ut på bolagets hemsida inför årsstämma:

”Aktieägare har rätt att få ett ärende upptaget vid årsstämma, om begäran har kommit in till styrelsen senast den [datum] (=sju veckor före årsstämman eller den senare tidpunkt då det fortfarande är möjligt att få med ärendet i kallelsen). Av praktiska skäl ser dock bolaget gärna att en sådan begäran avsänds så att den når bolaget senast den [datum]. Begäran ska ställas till styrelsen och skickas till XX på adress YY.”

Bolaget kan lägga ut ovanstående information på bolagets hemsida så snart bolaget offentliggjort när årsstämma ska hållas.

I de fall där kallelse till extra bolagsstämma går ut omedelbart efter offentliggörande av det ärende som ska förekomma till behandling vid stämman, t.ex. då ärendet var kon- fidentiellt fram till dess att styrelsen beslutade att kalla till extra stämman, kan det inte anses möjligt att informera aktieägarna enligt kodregeln. I nämnda situation erfordras således inte någon förklaring till varför aktieägarna inte informerats enligt kodregeln.

Vad gäller förslag från aktieägare vilka är otydligt utformade eller synes omöjliga att genomföra kan bolaget välja att endast ta in själva beslutsförslaget i kallelsen som ett citat från aktieägaren. Bolaget kan inte anses behöva inkludera eventuella förklaringar och motiv till aktieägarens förslag.

Gällande rätt

I 7 kap. 18–20 §§ ABL regleras tider för kallelse till ordinarie och extra bolagsstämma. 7 kap. 24 och 63 §§ ABL anger vad en kallelse ska innehålla. Vidare innehåller ABL en rad bestämmelser om olika handlingar som ska tillhandahållas aktieägarna inför förslag till beslut vid bolagsstämma.

Kodregeln

Kodregeln tillför inte något ytterligare krav.

1.2 Kallelse och övrigt underlag till bolagsstämma ska ha sådan utformning och utfärdas res- pektive tillhandahållas i sådan tid att bolagets aktieägare kan bilda sig en välgrundad uppfatt- ning om de ärenden som ska behandlas.

Kod för bolags- styrning

Praktisk hantering

Det får förutsättas att lagstiftaren avsett att ABLs regler om tider för kallelse och utform- ning av kallelse och annat underlag och tider för tillhandahållande av handlingar, är äm- nade att ge bolagets aktieägare en välgrundad uppfattning om de ärenden som be- handlas på stämman. Så länge bolaget följer ABLs regler föreligger ingen avvikelse från kodregeln.

1.3 Vid bolagsstämma ska styrelsens ordförande och så många av de övriga styrelseledamö- terna närvara att styrelsen är beslutför. Verkställande direktören ska närvara.

Vid årsstämma ska minst en ledamot av bolagets valberedning, minst en av bolagets revi- sorer samt såvitt möjligt samtliga styrelseledamöter närvara.

1088 Handledning vid tillämpning av Koden

Gällande rätt

ABL innehåller ej uttryckliga regler om styrelsens och verkställande direktörens närvaro vid bo- lagsstämma, men lagen synes förutsätta att en beslutför styrelse och verkställande direktören närvarar vid stämman eller i vart fall är nåbara per t.ex. telefon. Enligt 9 kap. 40 § ABL har revisor rätt att närvara vid bolagsstämma och är skyldig att närvara om det med hänsyn till ärendena kan anses nödvändigt.

Kodregeln

Kodregeln innebär en viss skärpning i förhållande till ABL.

Praktisk hantering

I samband med tillämpning av denna regel vad avser styrelseledamöternas närvaro vid årsstämma uppkommer fråga om hur uttrycket ”såvitt möjligt” ska tolkas. Att det inte ska uppfattas enbart enligt sin ordalydelse är klart, eftersom det i så fall skulle utsäga endast en självklarhet. Hela styrelsen kan nämligen inte närvara vid en stämma om det inte är möjligt för hela styrelsen att närvara vid stämman.

Eftersom uttrycket ”såvitt möjligt” måste avse något mer än det självklara, är det nödvändigt att tolka in något ytterligare. Detta ytterligare kan rimligen antas vara att nå- gon styrelseledamots frånvaro kan motiveras av att det med hänsyn till omständighe- terna skulle vara oskäligt besvärligt för denne att närvara; t.ex. av hälsoskäl eller familje- skäl eller på grund av andra arbetsuppgifter, som inte kunde förutses när stämman pla- nerades. Om något sådant särskilt skäl föreligger, innebär det inte någon avvikelse från Koden att hela styrelsen inte är närvarande. Någon förklaring behöver då inte lämnas.

I praktiken har noterats att det har inträffat att stämmodagen av tvingande skäl flyttats och att det då befunnits att styrelseledamöter som ämnat närvara har valt att i stället fullfölja ett tidigare planerat åtagande, t.ex. att närvara vid bolagsstämma i annat bolag. Detsamma gäller det förhållandet att någon är styrelseledamot i flera bolag som har stämma samma dag. Däremot synes inte det förhållandet att en styrelseledamot är bo- satt i annat land, kanske på annan kontinent, normalt utgöra någon ursäkt, eftersom så- dana förhållanden väl bör uppmärksammas, när någon accepterar att ingå i styrelsen.

Vad avser närvaro av beslutför styrelse, styrelsens ordförande, verkställande direktö- ren, ledamot av valberedning respektive revisorn bör noteras att regeln inte innehåller uttrycket ”såvitt möjligt”. Detta innebär att om dessa närvarokrav inte är uppfyllda, före- ligger en avvikelse från Koden, och en förklaring måste lämnas. Den praktiska slutsatsen är således följande. Om en närvaroregel innehåller uttrycket ”såvitt möjligt” behöver en förklaring till frånvaro inte lämnas om det finns goda skäl för frånvaron. Om en närvaro- regel inte innehåller uttrycket ”såvitt möjligt” måste en frånvaro alltid förklaras, även om det finns goda skäl för frånvaron.

Följande förklaringar kan lämnas vid frånvaro av styrelsens ordförande, verkställande direktören, revisorn eller ledamot av valberedningen. (Normalt sett bör bolaget ha kän- nedom om skälen till frånvaro.)

Förklaringsexempel:

”Styrelsens ordförande XX/Verkställande direktören XX närvarade ej vid årsstämman/extra bolagsstämma den [datum] på grund av sjukdom/familjeskäl.”

”Revisorn XX närvarade ej vid årsstämman den [datum] på grund av sjukdom/familjeskäl/att denne istället närvarade vid bolagsstämma i ZZ/annat tvingande engagemang.”

”Ingen ledamot i valberedningen hade tillfälle att närvara vid årsstämman den [datum] på grund av sjukdom/familjeskäl/deltagande vid bolagsstämma i ZZ.”

1.4 Bolagets valberedning ska lämna förslag till ordförande vid årsstämma. Förslaget ska pre- senteras i kallelsen till stämman.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Handledning vid tillämpning av Koden 1089

Praktisk hantering

Det är numera vanligt att bolag i god tid före årsstämman vidtalar någon extern person att vara stämmoordförande. Då valberedningen enligt kodregeln har till uppgift att lämna förslag till ordförande vid årsstämman kan bolaget förslagsvis i samråd och samarbete med valberedningen vidtala en extern stämmoordförande.

Kodregeln hindrar inte stämman från att välja en annan ordförande än den som val- beredningen har föreslagit.

Koden har genom denna regel ålagt bolaget att presentera valberedningens förslag till stämmoordförande i kallelsen till stämman. Koden reglerar dock inte hur bolaget ska få tillgång till förslaget. För att bolaget ska kunna följa denna regel måste bolaget få infor- mation från valberedningen. En eventuell instruktion till valberedningen som nämns i punkt 2.1 nedan bör således innefatta detta.

För det fall valberedningen ej lämnar information till bolaget om förslag till stäm- moordförande och bolaget därför ej kan presentera förslaget i kallelsen kan följande förklaring lämnas.

Förklaringsexempel: ”Valberedningen informerade bolaget först den [datum] om förslag till stämmoordförande vid årsstämma den [datum], varför det inte var möjligt att presentera förslaget i kallelsen. [Åter- givande av eventuella skäl som lämnats av valberedningen]/Valberedningen meddelade ej bolaget skälen för detta.”

1.5 Bolagsstämma ska hållas på svenska och det material som presenteras ska finnas till- gängligt på svenska. Om ägarkretsens sammansättning så motiverar och det är försvarbart med hänsyn till bolagets ekonomiska förutsättningar, ska simultantolkning till annat språk er- bjudas och hela eller delar av stämmomaterialet översättas.

Gällande rätt

ABL innehåller inte någon bestämmelse om vilket språk bolagsstämman ska hållas på eller vilket språk presenterat material ska vara upprättat på, men det kan på goda grunder förmodas att lag- stiftaren förutsatt att det svenska språket ska gälla. Vad gäller handlingar som ska ges in till Bo- lagsverket är huvudregeln att handlingar ska avfattas på svenska för att registrering ska kunna ske (27 kap. 1 a § ABL).

Kodregeln

Kodregeln går utöver gällande rätt då regeln anger att simultantolkning och översättning, i vissa fall, ska göras.

Praktisk hantering

Regelns utformning innebär att exempelvis verkställande direktören har att ta ställning till om stämmoförhandlingarna ska simultantolkas och om av bolaget presenterat material ska översättas. Om ett sådant ställningstagande har gjorts och bolaget bedömt att för- utsättningarna för simultantolkning etc. inte föreligger, är det inte fråga om någon avvi- kelse.

Översättning från svenska

Lämpligen bör verkställande direktören inför varje bolagsstämma göra en bedömning av om det är motiverat av ägarkretsens sammansättning och om det är försvarbart med hänsyn till bolagets ekonomiska förutsättningar, att stämmoförhandlingarna helt eller delvis ska simultantolkas och om av bolaget presenterat material ska översättas till annat språk. Om deltagande i stämman tillåts från utrikes ort synes det svårt att inte samtidigt som sådant deltagande tillåts också besluta om simultantolkning och översättning till lämpligt språk, vanligen engelska. För det fall deltagande tillåts från Norge eller Danmark bör detta dock i allmänhet inte motivera simultantolkning och översättning. Om bolaget informeras om att hörselskadade aktieägare är anmälda till stämman kan det övervägas att tillhandahålla simultantolkning till teckenspråk.

Kod för bolags- styrning

1090 Handledning vid tillämpning av Koden

Bolagets bedömning avseende tolkning och översättning av material kan lämpligen göras efter kallelsetidpunkten och i samband med att anmälningar till stämman börjar inkomma till bolaget eller utländska aktieägare hör av sig till bolaget. För det fall endast ett fåtal utländska aktieägare med små aktieinnehav anmäler sig till stämman bör bola- get, med beaktande av kostnaderna för att tillhandahålla simultantolkning på stämman, kunna besluta om att inte tillhandahålla tolkning och översatt material vid stämman. Det synes inte rimligt att simultantolkning och översättning genomförs om endast ett fåtal utländska aktieägare med små aktieinnehav deltar i stämman.

I den mån simultantolkning sker till förmån för styrelseledamöter och verkställande direktören kan lämpligen övervägas att bereda även utländska aktieägare tillgång till si- multantolkningen.

Översättning till svenska

Kodregeln hindrar inte att styrelseledamot, verkställande direktören eller annan bolags- företrädare håller anförande, svarar på frågor eller gör inlägg på annat språk än svenska, under förutsättning att anförandet översätts till svenska, genom simultantolkning eller på annat sätt.

Regeln hindrar inte heller en utländsk aktieägare från att hålla ett anförande och pre- sentera ett eget förslag på annat språk än svenska, under förutsättning att en översätt- ning eller en sammanfattande översättning av anförandet/förslaget kan tillhandahållas på stämman.

En förutsättning för att anföranden etc. på annat språk än svenska ska tillåtas är att stämmoordföranden, protokollföraren och protokolljusterarna antingen själva tillräckligt väl förstår det främmande språket eller har grund att utgå från att tolkningen till svenska är korrekt (exempelvis därför att av bolaget anlitade tolkar är auktoriserade). Detta är nöd- vändigt för att yrkanden ska kunna hanteras och protokollföras korrekt.

1.6 Till justerare av protokoll från bolagsstämma ska utses aktieägare eller ombud för aktie- ägare som inte är styrelseledamot eller anställd i bolaget.

Gällande rätt

Enligt 7 kap. 48 § 3 st. ABL ska stämmoprotokollet, utöver av stämmoordföranden, justeras av minst en av bolagsstämman utsedd justeringsman.

Kodregeln

Kodregeln innebär ett ytterligare krav i förhållande till gällande rätt.

Praktisk hantering

Bolagsledningen kan i förväg vidtala en eller flera personer att vara justerare. Antalet ju- sterare kan vara angivet i bolagsordningen.

För den situationen att bolagsstämman trots kodregeln väljer en styrelseledamot eller anställd till justerare kan följande förklaring lämnas.

Förklaringsexempel:

”Bolagsstämman beslöt att utse styrelsens ordförande/styrelseledamoten XX/arbets- tagarrepresentanten XX/den anställde XX att justera bolagsstämmans protokoll. Xxxxxxx lämnade följande förklaring: [...]/Stämman lämnade ingen förklaring.”

1.7 Protokoll från bolagsstämma ska, om ägarkretsens sammansättning så motiverar och det är försvarbart med hänsyn till bolagets ekonomiska förutsättningar, även finnas tillgängligt på bolagets webbplats på annat språk än svenska.

Gällande rätt

I 7 kap. 49 § ABL anges att protokollet ska hållas tillgängligt hos bolaget för aktieägarna senast två veckor efter stämman och att kopia ska sändas till aktieägare som begär det och uppger sin postadress. I 7 kap. 68 § ABL, som trädde i kraft den 1 januari 2011, anges att publika aktiebolag, vars aktier är upptagna till handel på en reglerad marknad eller en motsvarande marknad utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, ska hålla protokollet, utom röstlängden, tillgängligt

Handledning vid tillämpning av Koden 1091

på bolagets webbplats senast två veckor efter bolagsstämman och under minst tre år. ABL inne- håller inte några regler om översättning av protokollet.

Enligt 7 kap. 48 § 2 st. ABL ska ett stämmoprotokoll innehålla anteckning om dag och ort för stämman samt vilka beslut som har fattats. Stämmoprotokollet ska således vara ett besluts- protokoll; det finns exempelvis inget krav på att aktieägares frågor och svar på dessa ska återges i protokollet. Om ett beslut har fattats genom omröstning ska anges vilka yrkanden som ställts och resultatet av omröstningen.

Kodregeln

Regeln, vars lydelse ändrats genom anvisning nr 3-2010 (gällande från och med den 1 januari 2011), medför ytterligare krav i förhållande till nuvarande regler i ABL då regeln anger att bolaget ska ta ställning till om protokollet ska översättas (och hålla den eventuella översättningen till- gänglig på bolagets webbplats).

Praktisk hantering

I och med införandet av 7 kap. 68 § ABL har regeln genom anvisning nr 3-2010 fått en ändrad lydelse.

Vad avser aktieägares rätt att få en avvikande mening antecknad till stämmo- protokollet kan följande noteras.

Enligt svensk sammanträdesteknik bör anses gälla att den som vid en omröstning röstat på sätt som avviker från majoriteten har rätt att få denna avvikelse antecknad till protokollet, liksom att den som reserverar sig mot ett beslut har rätt att få reservationen antecknad till protokollet, antingen som en blank reservation eller som en motiverad så- dan. I det senare fallet bör man avkräva vederbörande den exakta lydelsen av reserva- tionen, eftersom den bara kan formuleras av den reserverande själv. Det förekommer emellertid också att aktieägare i den allmänna diskussionen begär att få åsikter och uppfattningar antecknade till protokollet. Det torde inte kunna påstås att svensk sam- manträdesteknik ålägger protokollförare eller ordförande att alltid efterkomma en sådan uppmaning. Det blir då en bedömningsfråga om man vill ta strid om detta eller tycker det är enklast att följa kravet.

Regelns utformning innebär att exempelvis verkställande direktören har att ta ställning till om protokollet ska finnas på annat språk än svenska. Om ett sådant ställningstagande har gjorts och bolaget bedömt att förutsättningarna för detta inte föreligger är det inte fråga om någon avvikelse. Som utgångspunkt kan gälla att protokollet ska översättas, i vart fall till engelska, om bolaget har flera större utländska aktieägare eller grupper av aktieägare som bedöms ha intresse av att följa bolagets utveckling.

Koden anger ingen tidsfrist inom vilken den eventuella översättningen av protokollet ska göras tillgänglig på bolagets hemsida. För övrig information som enligt punkt 10.3 ska finnas tillgänglig på hemsidan uttalar Koden särskilda tidsfrister. Det kan emellertid inte anses föreligga någon skyldighet att tillhandahålla översättningen på hemsidan ti- digare än inom den tvåveckorsfrist som gäller för tillhandahållandet av protokollet enligt ABL.

2 Val och arvodering av styrelse och revisor

Val och arvodering av styrelse och revisor ska beredas genom en av ägarna styrd, strukturerad och bekantgjord process, som skapar förutsättningar för väl underbyggda beslut.

Valberedningen är bolagsstämmans organ med enda uppgift att bereda stämmans beslut i val- och arvodesfrågor samt, i förekommande fall, procedurfrågor för nästkommande valberedning. Valbered- ningens ledamöter ska, oavsett hur de utsetts, tillvarata samtliga aktieägares intresse och inte obe- hörigen röja vad som förekommit i valberedningsarbetet.

2.1 Bolaget ska ha en valberedning.

Valberedningen ska lämna förslag till ordförande och övriga ledamöter i styrelsen samt ar- vode och annan ersättning för styrelseuppdrag till var och en av styrelseledamöterna.

Valberedningen ska också lämna förslag till val och arvodering av revisor.

Kod för bolags- styrning

1092 Handledning vid tillämpning av Koden

Gällande rätt

I fråga om styrelsearvode föreskrivs i 8 kap. 23 a § ABL att bolagsstämman ska besluta om arvode och annan ersättning för styrelseuppdrag till var och en av styrelseledamöterna. Av förarbetena framgår att arvodet inte behöver avse enskilda namngivna personer, utan att beslutet kan ta sikte på vissa funktioner såsom ”vanlig” styrelseledamot eller ledamot av visst utskott.

Enligt 7 kap. 24 § ABL ska kallelse till bolagsstämma innehålla det huvudsakliga innehållet i varje framlagt förslag till beslut. Detta gäller således även förslag till val av styrelse och revisor samt styrelse- och revisorsarvode. Om det vid tidpunkten för kallelsen inte finns något framlagt förslag, och kallelsen således inte kan innehålla något förslag, är detta inte något hinder för stämman att fatta beslut enligt senare, även först vid stämman, framlagt förslag.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

Valberedning är inte reglerad i ABL. Med hänsyn härtill kan bolaget överväga att föreslå bolagsstämman att, i samband med beslut om valberedningen, anta övergripande in- struktioner för valberedningen som bl.a. reglerar att valberedningen ska vidarebefordra viss information till bolaget i enlighet med Koden (jfr punkterna 1.4, 2.1, 2.5 och 2.6), så att bolaget kan fullgöra sin informationsskyldighet enligt Koden.

Valberedningens ställning

Valberedningens ledamöter har att iaktta bolagsstämmans instruktioner och anvis- ningar. Detta är tydligt när de utses direkt på stämman, men bedömningen bör vara densamma även om de utses senare enligt vissa kriterier beslutade av stämman, t.ex. att valberedningen ska utgöras av styrelsens ordförande samt fyra ledamöter utsedda av de per visst datum röstmässigt största aktieägarna. Dessa övriga fyra ledamöter, ofta an- ställda hos den aktieägare som utsett dem, kan i viss mening sägas ”representera” vissa aktieägare. Icke desto mindre har de som ledamöter i valberedningen att förhålla sig till de ramar för uppdraget och de ytterligare instruktioner som bolagsstämman kan ha lagt fast. En jämförelse – utan att parallellitet föreligger – kan göras med en styrelseledamot. Det finns åtskilliga styrelseledamöter som av sig själva och andra anses (inte utan skäl) i viss mening ”representera” en viss aktieägare. Det hindrar inte att vederbörande som styrelseledamot har ett uppdrag för bolaget. Valberedningens ledamöter kan således omfattas av allmänna regler om uppdragstagare, med vad därav kan följa avseende lo- jalitetsplikt och sekretessplikt.

Valberedningen kommer kanske i sitt arbete att behöva tillgång till information som

kan vara av för bolaget känslig natur. Koden föreskriver att information ska lämnas till valberedningen enligt punkt 8.1 (utvärdering av styrelsen). Det bör dock noteras att Ko- den inte innehåller någon regel som föreskriver att skriftlig information måste lämnas till valberedningen för att den ska kunna fullgöra sina uppgifter. Utgångspunkten bör lämp- ligen vara att valberedningen inte med automatik ska ha tillgång till icke offentliggjort material som bolaget förfogar över. För det fall bolaget överväger att lämna information till valberedningen måste en bedömning göras om information kan lämnas utan att det är till nackdel för bolaget samt om det är förenligt med Börsreglernas bestämmelser om se- lektiv informationsgivning. Detta bör prövas särskilt i varje enskilt fall. Om bolagets be- dömning leder till slutsatsen att valberedningen ska ges tillgång till visst material, bör vidare övervägas om sekretessavtal ska ingås mellan bolaget och valberedningens le- damöter innan information lämnas till valberedningens ledamöter.

Vad avser sekretessavtal med valberedningens ledamöter kan möjligen tilläggas att det kan finnas anledning att utforma sekretessavtalet med hänsyn till att valberedningen, som ett resultat av sitt arbete och den information som valberedningens ledamöter kan komma att erhålla från bolaget, ska lämna förslag till ordförande, övriga ledamöter i sty- relsen samt revisor. Om motförslag lämnas eller om aktieägare på bolagsstämman ef- terfrågar skälen till förslaget, kan man behöva räkna med att valberedningen känner sig fri

Handledning vid tillämpning av Koden 1093

att falla tillbaka på det arbete som har gjorts samt att den tagit del av resultatet av utvär- deringen av styrelsen. I bedömningen av vad som ska ingå i sekretessavtalet bör man då kunna ta ledning av vad som sägs i 7 kap. 34 § och 9 kap. 41 § ABL, vilket innebär att valberedningen inte rimligen ska få lämna upplysningar till aktieägarna om det kan vara till skada för bolaget.

Ersättning till valberedningen Vad avser ersättning till valberedningen kan följande noteras.

Enligt en hittills vanligt förekommande praxis regleras frågan om ersättning i bolags- stämmans beslut om valberedning. Lämnar bolagsstämmans beslut inte någon vägled- ning i frågan bör det – eftersom valberedningen utses av bolagsstämman (bolagets högsta beslutande organ), och har ett uppdrag eller i vart fall en anvisning av bolags- stämman – ofta finnas goda skäl att utgå från att valberedningen (om inte särskild över- enskommelse träffas) enligt allmänna regler för uppdragstagare har rätt till ersättning enligt grunderna för 18 kap. 5 § handelsbalken; alltså skäligt arvode och ersättning för skäliga kostnader. Ersättning bör också kunna betalas för kostnader som i det enskilda fallet bedöms nödvändiga eller nyttiga för bolaget.

Om bolaget är skyldigt att tillämpa Koden och bolagsstämman väljer att tillämpa Koden genom att följa den på denna punkt och utse en valberedning, finns det goda skäl att anse att kostnad för valberedning är en kostnad som bolaget kan belastas med. – Det är således möjligt att låta bolaget stå för kostnaden för av valberedningen anlitad utom- stående expertis, t.ex. rekryteringsföretag. Så har också skett hittills i många bolag som tillämpat Koden. – Mot bakgrund av vad som sagts ovan finns det heller inte några prin- cipiella skäl mot att bolaget betalar arvode till valberedningens ledamöter. – Om styrel- sens ordförande ingår i valberedningen, vilket hittills varit mycket vanligt, får det normalt antas att stämman beaktat denna arbetsuppgift vid bestämmande av arvode till styrel- seordföranden, och i så fall saknas skäl att besluta om särskilt arvode för uppdraget att ingå i valberedningen.

Förslag till revisor och revisorsarvode

Valberedningen ska enligt kodregeln lämna förslag till revisor och arvodering av revisor. Om framtagande av förslag till revisor ska ske på ett grundligt sätt bör detta föregås av ett mycket omfattande arbete, inklusive analys av hur revisionsinsatsen i bolaget bör se ut, där flera revisionsfirmor inbjuds att lämna offerter. En sådan upphandling är krävande och det är knappast möjligt att den kan ledas och utföras enbart av valberedningen. Det förefaller därför naturligt att arbetet görs i samarbete mellan valberedningen och bola- gets revisionsutskott. Valberedningens roll kan vara att göra en kontroll av om revisions- utskottets procedur beträffande framtagande av förslag till revisor och revisorsarvode varit tillfyllest.

Vad avser valberedningens förslag till arvodering av revisionsinsatsen kan valbered- ningen förslagsvis följa den praxis som hittills förekommit, dvs. föreslå att revisions- arvode ska utgå ”enligt räkning” eller ”enligt godkänd räkning”. Valberedningen kan dock överväga att som en ren informationspunkt på bolagsstämman redogöra för huvud- principerna i den överenskommelse som numera regelmässigt träffas med revisorerna när det gäller arvodet. Sådan överenskommelse avser normalt inte ett bestämt belopp utan anger grundprinciperna för bestämmandet av arvodet inklusive de principer som tillåter justering av arvodet vid förändringar av bolagets struktur, särskilda revisions- insatser etc. Ingenting hindrar att bolagsstämma som beslutar att utse revisor för en mandattid om två, tre eller fyra år samtidigt beslutar om hur arvodet ska bestämmas un- der hela mandattiden.

Valberedningen kan i samband med framtagande av förslag till revisor och revisors- arvode behöva tillgång till material från bolaget. Vad gäller överväganden i samband med överlämnande av information till valberedningen hänvisas till vad ovan angetts i kom- mentaren till denna punkt 2.1.

Kod för bolags- styrning

1094 Handledning vid tillämpning av Koden

Om valberedningen avviker från Koden

En valberedning är inte ett bolagsorgan enligt ABL. Om valberedningen avviker från Ko- den, har då bolaget avvikit från Koden, så att avvikelsen enligt punkt 10.1 ska anges i bolagsstyrningsrapporten? Eftersom valberedningen enligt Koden är ”bolagsstämmans organ” är en rimlig tolkning att en valberedningens avvikelse ska anses som en bolagets avvikelse i Kodens mening. För att redovisa en förklaring till avvikelsen är styrelsen hän- visad till vad valberedningen anger.

2.2 Bolagsstämman ska utse valberedningens ledamöter eller ange hur ledamöterna ska ut- ses.

Beslutet ska innefatta förfarande för att vid behov ersätta ledamot som lämnar valbered- ningen innan dess arbete är slutfört.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

Koden är neutral i förhållande till hur valberedningen utses. Enligt kodregeln kan valbe- redningen antingen väljas direkt av bolagsstämman eller så kan bolagsstämman ange hur ledamöter ska utses.

Mandattiden för valberedningens ledamöter framgår inte av regeln. En valberedning som tillsätts omedelbart vid bolagsstämman kan lämpligen ha mandattid fram till nästa årsstämma. En valberedning som utses exempelvis vid utgången av augusti enligt stämmans kriterier kan förslagsvis ha mandattid fram till dess nästa valberedning utses, dvs. antingen intill nästa årsstämma eller intill dess att en ny valberedning utses enligt kriterier beslutade av bolagsstämman. Det kan noteras att en valberedning även bör kunna utses på en extra bolagsstämma, exempelvis i samband med majoritetsföränd- ringar i bolaget.

Koden synes förutsätta att frågan om val av ledamöter till valberedningen alternativt beslut om hur en valberedning ska utses, ska vara föremål för beslut vid varje årsstämma. Ärendet bör därför tas upp i kallelsens förslag till dagordning. Ingenting hindrar dock att en generisk valberedningsinstruktion, innefattande procedur för hur valberedningen ska utses, antas av bolagsstämman för att gälla till dess att ny instruktion beslutas. Om så sker kan en och samma valberedningsinstruktion gälla under flera år, och i så fall behöver ärendet inte tas med i kallelsens förslag till dagordning vid varje årsstämma.

Valberedningen har inte fått något uttryckligt uppdrag genom en kodregel att föreslå ny valberedning; jämför dock ingressen till detta avsnitt. Det kan emellertid vara lämpligt att bolagsstämman, i samband med beslut om valberedning, ger valberedningen i upp- drag att förbereda också detta val eller förslag till kriterier för hur valberedningens ordfö- rande och ledamöter ska utses. Detta uppdrag kan möjligen inkluderas i de instruktioner för valberedningen som stämman föreslås besluta om.

För det fall bolagsstämman beslutar om hur valberedningens ledamöter ska utses, kan noteras att kodregeln inte föreskriver en viss metod för utseende av valberedningen. Bolagsstämmans kriterier bör dock innefatta riktlinjer för hur valberedningen ska utses och sammankallas, varvid olika metoder kan användas i olika bolag. Valberedningen kan exempelvis utses i samråd mellan de största ägarna i bolaget. Ett annat alternativ är att styrelsens ordförande i samråd med bolagets största ägare sammankallar ägarre- presentanter till en valberedning som även kan innefatta representant för de mindre ak- tieägarna.

Om bolagsstämman beslutar om hur valberedningen ska utses bör lämpligen bo- lagsstämmans kriterier beakta att bolaget enligt punkt 2.5 senast sex månader före års- stämma ska publicera namnen på ledamöterna samt information om huruvida ledamö- terna utsetts av viss ägare. Om stämman beslutar att valberedningen ska sammansättas med hänsyn till ägarkretsen i bolaget, kan det vara lämpligt att bolagsstämman även

Handledning vid tillämpning av Koden 1095

beslutar om vid vilken tidpunkt detta ägande ska avläsas. Med beaktande av punkt 2.5 bör ägandet avläsas i god tid före den dag som infaller sex månader före årsstämman.

Beslut om valberedning på stämman ska innefatta förfarande för att vid behov ersätta ledamot som lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört. För det fall den ägare ledamoten utsetts av väsentligt minskat sitt innehav i bolaget är det naturligt att leda- moten lämnar valberedningen och ersätts med en ny ledamot. Förfarande för att utse ny ledamot skulle kunna vara att kvarvarande ledamöter i valberedningen får i uppdrag att utse ny ledamot eller genom att erbjuda största kvarstående ägare, som inte redan har utsett en ledamot i valberedningen, att utse en ny ledamot. För det fall en ägarutsedd ledamot byter arbetsgivare, skulle förfarandet för att utse en ny ledamot kunna vara att aktuell ägare får i uppdrag att utse en ny ledamot till valberedningen.

2.3 Valberedningen ska ha minst tre ledamöter, varav en ska utses till ordförande.

Majoriteten av valberedningens ledamöter ska vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen.1 Verkställande direktören eller annan person från bolagsledningen ska inte vara ledamot av valberedningen.

Minst en av valberedningens ledamöter ska vara oberoende i förhållande till den i bolaget röstmässigt största aktieägaren eller grupp av aktieägare som samverkar om bolagets förvalt- ning.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

Koden reglerar inte hur ordförande i valberedningen ska utses. Om valberedningens le- damöter utses av stämman, synes det mest ändamålsenligt, att dessa ledamöter sins- emellan bestämmer vem som ska vara ordförande. Om stämman anger kriterier för ut- seende av ledamöter i valberedningen, kan dessa kriterier också ange hur ordföranden ska utses.

När det gäller kriterier för bedömning av valberedningsledamöternas oberoende hän- visar kodregeln till punkt 4.4. Man bör vid tillämpningen av dessa oberoenderegler be- akta att de inte är skrivna för bedömningen av en valberedningsledamots oberoende, utan för styrelseledamöters oberoende. Valberedningens ledamöter bör själva redovisa sin bedömning i fråga om oberoende.

Det anges inte i bestämmelsen hur bedömningen av om en ledamot av valberedningen är oberoende i förhållande till den röstmässigt största aktieägaren eller gruppen av ak- tieägare som samverkar om bolagets förvaltning ska göras. Ledning bör kunna hämtas från oberoenderegeln avseende styrelseledamöter i punkt 4.5. T.ex. kan sannolikt en valberedningsledamot som är anställd eller styrelseledamot i ett företag som är bolagets största aktieägare inte anses vara oberoende. En viktig skillnad mellan bestämmelserna är dock att en valberedningsledamots oberoende enligt punkt 2.3 endast ska bedömas vad beträffar hans eller hennes förhållande till den största aktieägaren eller ”grupp av aktieägare som samverkar om bolagets förvaltning”, medan punkten 4.5 anger att en styrelseledamots oberoende ska bedömas vad gäller hans eller hennes förhållande till samtliga aktieägare som definitionsmässigt är att anse som ”större”.

Det får antas att punkt 2.3 ska läsas så, att om det finns en grupp av aktieägare som samverkar om bolagets förvaltning och denna grupps sammanräknade aktieinnehav röstmässigt är större än den störste enskilda aktieägarens innehav, ska bedömningen enligt bestämmelsen avse valberedningsledamöternas relation bara till aktie- ägargruppen. Finns flera sådana grupper ska bedömningen bara avse relationen till gruppen med störst innehav.

För innebörden av uttrycket ”grupp av aktieägare som samverkar om bolagets för- valtning” kan ledning hämtas från 4 kap. 4 § p. 1 lagen (1991:980) om handel med finan- siella instrument, vari anges att en anmälningsskyldigs innehav ska sammanräknas med

Kod för bolags- styrning

1096 Handledning vid tillämpning av Koden

aktier som innehas av ”någon annan med vilken den anmälningsskyldige har träffat en överenskommelse att genom samordnat utövande av rösträtten inta en långsiktig ge- mensam hållning i fråga om bolagets förvaltning”. Ledning kan också hämtas från 3 kap. 5 § p. 4 lagen (2006:451) om offentliga uppköpserbjudanden på aktiemarknaden, som stadgar att med närstående till en aktieägare ska förstås ”den med vilken har träffats en överenskommelse om att genom ett samordnat utövande av rösträtten inta en långsiktigt gemensam hållning i syfte att uppnå bestämmande inflytande över bolagets förvaltning”.

2.4 Styrelseledamöter kan ingå i valberedningen, men ska inte utgöra en majoritet av valbe- redningens ledamöter. Styrelsens ordförande eller annan styrelseledamot ska inte vara valbe- redningens ordförande.

Om mer än en styrelseledamot ingår i valberedningen får högst en av dem vara beroende i förhållande till bolagets större aktieägare.2

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

Enligt kodregeln kan majoriteten av valberedningens ledamöter inte vara styrelseleda- möter. Kodregeln innebär således att två styrelseledamöter kan vara ledamöter i valbe- redningen under förutsättning att valberedningen består av fem ledamöter eller fler. Däremot kan inte bolagets verkställande direktör eller annan person från bolagsled- ningen ingå i en valberedning som ledamot. Vidare kan styrelseordföranden eller annan styrelseledamot ej vara ordförande i valberedningen. Det finns dock inte något i kod- regeln som hindrar att styrelseordförande eller annan styrelseledamot är samman- kallande för valberedningen.

För det fall styrelsens ordförande eller annan styrelseledamot utses till ordförande i valberedning kan följande förklaring lämnas.

Förklaringsexempel:

”Styrelsens ordförande XX/Styrelseledamoten XX utsågs till ordförande i valberedningen. Bolagets huvudaktieägare YY/YY, stor aktieägare i bolaget, har förklarat att bakgrunden till detta var att styrelsens ordförande/styrelseledamoten XX är mycket lämpad att på ett effek- tivt sätt leda valberedningens arbete för att uppnå bästa resultat för bolagets aktieägare.”

Det är vanligt att styrelsens ordförande ingår i valberedningen. När en styrelseledamot ingår i valberedningen och det är aktuellt att föreslå omval av vederbörande, uppkommer frågan om denne är jävig i fråga om förslag till omval och ifråga om förslag till styrelse- arvode. Enligt XXX får aktieägare på bolagsstämma rösta på val av sig själv och arvode till sig själv. Mot den bakgrunden får det anses att styrelseledamot i valberedning inte på grund av jäv är hindrad att föreslå val av sig själv eller styrelsearvode. Detsamma gäller naturligtvis även andra ledamöter av valberedningen som föreslås som styrelseledamö- ter.

2.5 Bolaget ska i god tid, dock senast sex månader före årsstämman, på bolagets webbplats lämna uppgift om namnen på ledamöterna i valberedningen. Om ledamot utsetts av viss ägare ska ägarens namn anges. Om ledamot lämnar valberedningen ska uppgift om detta lämnas. Utses ny ledamot, ska motsvarande information om den nya ledamoten lämnas.

På webbplatsen ska även uppgift lämnas om hur aktieägare kan lämna förslag till valbered- ningen.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

2 För kriterier för bedömning av oberoende, se 4.5.

Handledning vid tillämpning av Koden 1097

Praktisk hantering

Det torde vara lämpligt att på bolagets webbplats, när detta kommit till bolagets känne- dom, även uppge vem som utsetts till ordförande i valberedningen.

Om ledamot utses av viss ägare ska ägarens namn anges. Detta blir bara aktuellt när valberedningens ledamöter inte valts av stämman utan utsetts t.ex. genom en procedur där vissa större aktieägare utsett ledamöterna.

Om ledamot av valberedningen ersätts ska uppgift om detta enligt kodregeln lämnas med angivande av den nya ledamotens namn och uppgift om ledamoten utsetts av viss aktieägare. Denna information kan förslagsvis publiceras så snart som möjligt efter det att en ledamot lämnar valberedningen och en ny ledamot har utsetts.

Koden har genom denna regel ålagt bolaget en informationsskyldighet. Koden regle- rar dock inte hur bolaget ska få tillgång till erforderlig information. För att bolaget ska kunna följa denna regel måste bolaget få information från valberedningen. En eventuell instruktion till valberedningen som nämnts i punkt 2.1 ovan bör således innefatta detta.

För det fall valberedningen ej inom den i Koden angivna fristen (senast sex månader före årsstämman) lämnar information till bolaget och bolaget därför ej kan uppfylla in- formationskravet kan följande förklaring lämnas.

Förklaringsexempel:

”Valberedningen informerade bolaget först den [datum] om sin sammansättning, varför det inte var möjligt att publicera informationen inom den i koden angivna fristen, dvs. sex måna- der före årsstämman. [Återgivande av eventuella skäl som lämnats av valberedningen]/Valbe- redningen meddelade ej bolaget skälen för detta.”

Bolaget ska vidare lämna uppgift om hur aktieägare kan lämna förslag till valbered- ningen.

En praktisk fråga är hur sent valberedningen kan ta emot förslag. Kodregeln säger ingenting om tiden. Det torde ankomma på valberedningen att bestämma huruvida den vill ange något sista datum före vilket förslag ska komma in för att kunna behandlas på ett rimligt omsorgsfullt sätt. Valberedningen kan naturligtvis avstå från att ange någon tids- gräns. Enligt ABL kan stämman välja stämmoordförande, styrelse och revisorer samt besluta om arvode på förslag som framförs först på stämman.

Det finns inget som hindrar att en anställd på bolaget, exempelvis en bolagsjurist, tjänstgör som sekreterare i valberedningen. I så fall kan förslag till valberedningen skickas till den personen.

Exempel på tänkbar text på hemsidan: ”Årsstämman den [datum] beslutade om vissa kriterier för tillsättande av en valberedning (se stämmoprotokollet på hemsidan).

Valberedningen har fått följande sammansättning.

BB, bolagets styrelseordförande CC utsedd av DD EE utsedd av FF GG utsedd av HH

II utsedd av XX Xxxxxxxxxxxxxx har utsett CC till valberedningens ordförande. Förslag från aktieägare till valberedningen kan lämnas till KK på adress LL.”

Alternativt tillägg:

”För att valberedningen ska kunna behandla inkomna förslag med tillräcklig omsorg, bör förslag inlämnas senast den [datum].”

2.6 Valberedningens förslag ska presenteras i kallelse till bolagsstämma där styrelse- eller re- visorsval ska äga rum samt på bolagets webbplats.

I anslutning till att kallelse utfärdas ska valberedningen på bolagets webbplats lämna ett motiverat yttrande beträffande sitt förslag till styrelse med beaktande av vad som sägs om styrelsens sammansättning i 4.1. Om avgående verkställande direktör föreslås som styrelsens ordförande i nära anslutning till sin avgång från uppdraget som verkställande direktör ska även detta motiveras.

Kod för bolags- styrning

1098 Handledning vid tillämpning av Koden

På webbplatsen ska samtidigt för styrelseledamot som föreslås för nyval eller omval uppgift lämnas om:

x ålder samt huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet,

x uppdrag i bolaget och andra väsentliga uppdrag,

x eget eller närstående fysisk eller juridisk persons innehav av aktier och andra finansiella instrument i bolaget,

x om ledamoten enligt valberedningen är att anse som oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen respektive större aktieägare i bolaget enligt 4.4 och 4.5, varvid val- beredningen ska motivera sitt ställningstagande om ledamot betecknas som oberoende när omständigheter föreligger som anges i 4.4 andra stycket första till och med sjunde punkterna respektive i 4.5 andra stycket första meningen, samt

x vid omval, vilket år ledamoten invaldes i styrelsen.

Gällande rätt

Enligt 7 kap. 24 § ABL ska kallelse till bolagsstämma innehålla det huvudsakliga innehållet i varje framlagt förslag till beslut. Detta gäller således även förslag till ny styrelse och styrelsearvode. Om det vid tidpunkten för kallelsen inte finns något framlagt förslag och kallelsen således inte kan in- nehålla något förslag är detta inte något hinder för stämman att fatta beslut enligt senare, även först vid stämman, framlagt förslag. För det fall avgående verkställande direktören föreslås som styrelsens ordförande uppställer 8 kap. 49 § ABL som enda begränsning att verkställande direk- tören i ett publikt bolag inte samtidigt får vara styrelsens ordförande.

Av punkt 3.3.5 i Börsreglerna framgår att förslag och förändringar beträffande styrelsen ska offentliggöras samt att information som offentliggörs om en ny styrelsemedlem ska innehålla re- levanta uppgifter om medlemmens bakgrund och tidigare befattningar. Av handledningstexten till Börsreglerna framgår att sådan information till exempel kan vara tidigare och nuvarande styrelse- och ledningserfarenhet och relevant utbildning.

Kodregeln

När det gäller uppgifter om de föreslagna styrelseledamöterna finns ingen motsvarighet i ABL. I förhållande till Börsreglerna innehåller regeln ytterligare krav.

Praktisk hantering

Koden har genom denna regel ålagt bolaget en omfattande informationsskyldighet av- seende förslag till ny styrelse. Koden reglerar dock inte hur bolaget ska få tillgång till in- formationen. För att bolaget ska kunna lämna erforderlig information i kallelsen om för- slag till styrelse och revisor samt på bolagets hemsida uppgifter om styrelseledamöter- nas ålder, utbildning, arbetslivserfarenhet m.m., måste bolaget få information från val- beredningen. En eventuell instruktion till valberedningen som nämnts i punkt 2.1 ovan bör således innefatta detta.

Kodregeln anger att valberedningen ska lämna ett motiverat yttrande beträffande sitt förslag till styrelse med beaktande av vad som sägs om styrelsens sammansättning i punkt 4.1. I punkt 4.1 anges att styrelsen ska ha en med hänsyn till bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bredd avseende de bolagsstämmovalda ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund. Det anges vidare att en jämn könsfördelning ska eftersträvas.

Valberedningen har normalt två utgångspunkter för sitt arbete. Den ena är att de framtagna kandidaterna ska vara bra för bolaget. Den andra utgångspunkten är att det ska vara sannolikt att de föreslagna kandidaterna kan godtas av den aktieägarmajoritet som förväntas föreligga vid stämman. Det normala torde vara att valberedningen arbetar med en praktisk inriktning, vilket innebär att den senare utgångspunkten blir styrande: inom ramen för vad majoriteten kan antas godta, tar valberedningen fram de kandidater som är bäst för bolaget. Inom åtskilliga bolag finns tydliga och starka ägargrupperingar som har tydligt framställda önskemål om ”representation” i styrelsen. Stundom kommer sådana ägargrupperingar överens om att på stämman rösta på visst sätt som leder till en ”fördelning” av styrelseposter. Det är med denna verklighet valberedningen har att arbe- ta.

Valberedningens motiv för ett förslag är normalt att valberedningen menar att de fö- reslagna kandidaterna är, inom ramen för vad den förväntade aktieägarmajoriteten kan

Handledning vid tillämpning av Koden 1099

antas godta, de bästa kandidaterna av dem som tackat ja. Denna motivering är visserli- gen riktig men å andra sidan, som många andra självklarheter, inte särskilt upplysande.

Vad kodregeln kräver är dock förmodligen inte motiv i största allmänhet, utan motiv med avseende på sammansättningen, t.ex. bredd avseende erfarenhet. Valberedningen får anses vara begränsad i möjligheten att motivera sina förslag. För att valberednings- arbetet ska kunna vara framgångsrikt i längden fordras att valberedningen är tyst om sina kontakter med skilda kandidater. Om en föreslagen styrelse saknar bredd i ett visst av- seende, ska valberedningen inte förklara det med att AA, som har den nu saknade erfa- renheten, tillfrågats men inte ville ställa upp och därför fick det bli BB i stället.

Med beaktande av de hänsyn valberedningen har att ta, får man nog finna sig i att val- beredningens motiverade yttrande ibland kan bli mindre innehållsrikt. Man får också räkna med att valberedningarna kommer att vara återhållsamma med detaljerade moti- veringar även av det skälet att sådana ”kan binda” valberedningarna till kommande år.

I kodregelns tredje stycke, fjärde punkten anges att bolaget för var och en av de före- slagna styrelseledamöterna ska lämna uppgift på hemsidan om huruvida ledamoten enligt valberedningens uppfattning är att anse som oberoende. Det räcker därvidlag normalt att utan särskild motivering ange t.ex. att viss föreslagen ledamot inte anses vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen, att viss annan kandidat inte är att anse som oberoende i förhållande till större aktieägare i bolaget och att övriga är att anse som oberoende till såväl bolaget och bolagsledningen som större aktieägare. I ett fall måste emellertid valberedningen särskilt motivera hur den kommit fram till att en viss föreslagen ledamot är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen eller större aktieägare i bolaget, nämligen om omständigheter föreligger som anges i punkt

4.4 andra stycket första till och med sjunde punkterna eller i punkt 4.5 andra stycket första meningen.

Sådan motivering måste således valberedningen lämna och bolaget publicera på hemsidan t.ex. om valberedningen menar att en föreslagen person är att anse som obe- roende i förhållande till bolaget och bolagsledningen trots att vederbörande under de fem senaste åren har varit verkställande direktör i bolaget eller ett närstående företag. Detsamma gäller om någon annan omständighet som anges i punktlistan i punkt 4.4 är för handen och valberedningen ändå menar att den föreslagna ledamoten är att anse som oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen.

Svårare är det att avgöra när valberedningen har att motivera sitt ställningstagande att en föreslagen ledamot är att anse som oberoende i förhållande till bolagets större aktie- ägare trots att ”omständigheter föreligger som anges [...] i 4.5 andra stycket första me- ningen”. Punkt 4.5 andra stycket första meningen lyder: ”För att avgöra en ledamots oberoende ska omfattningen av styrelseledamotens direkta och indirekta relationer med den större ägaren vägas in i bedömningen.” Det går inte att ur denna text utläsa vilka omständigheter som ska föreligga för att valberedningen skavara skyldig att motivera sin ståndpunkt. Bestämmelsen bör dock förstås så att valberedningen ska motivera sitt ställningstagande om den menar att en föreslagen ledamot är oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare, trots att vederbörande har omfattande direkta eller indirekta relationer med en eller flera större aktieägare.

Den information som ska lämnas på hemsidan om de föreslagna ledamöterna är mer omfattande än den information som måste offentliggöras enligt Börsreglerna (se ovan).

Krav på den detaljerade informationen rörande styrelseledamöter gäller endast stämmovalda, således inte arbetstagarledamöter.

För det fall valberedningen ej lämnar information till bolaget i sådan tid att valbered- ningens förslag kan infogas i kallelsen och/eller information presenteras på bolagets hemsida kan följande förklaring lämnas.

Förklaringsexempel:

”Bolaget erhöll ej information om förslag till styrelseordförande och övriga ledamöter i sty- relsen samt styrelsearvoden i sådan tid att det kunde infogas i kallelsen. Bolaget erhöll inte heller information från valberedningen om föreslagna styrelseledamöter i sådan tid att det kunde publiceras på bolagets hemsida vid kallelsetidpunkten. [Återgivande av eventuella skäl som lämnats av valberedningen]/Valberedningen meddelade ej bolaget skälen för detta.”

Kod för bolags- styrning

1100 Handledning vid tillämpning av Koden

2.7 Valberedningen ska på bolagsstämma där styrelse- eller revisorsval ska äga rum lämna en redogörelse för hur dess arbete har bedrivits samt presentera och motivera sina förslag.

Gällande rätt

Enligt 8 kap. 48 § ABL ska bolagsstämmans ordförande innan styrelseval förrättas i ett publikt bolag lämna uppgift om vilka uppdrag den som valet gäller har i andra företag.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

Regeln innebär att valberedningens ordförande eller annan ledamot ska lämna en pre- sentation och motivering till valberedningens förslag till styrelseordförande, övriga sty- relseledamöter, styrelsearvode och eventuell ersättning för utskottsarbete samt revi- sorsval och ersättning till revisor. Presentationen ska även innefatta en redogörelse för hur valberedningen bedrivit sitt arbete. Valberedningens presentation av dess förslag till styrelse kan lämpligen innefatta de uppgifter som anges i punkt 2.6, eller en hänvisning till vid stämman tillgängligt material om styrelseledamöterna, däribland uppgift om hu- ruvida valberedningen anser att respektive ledamot är att anse som oberoende. Som anges i kommentaren till punkt 2.6 ovan ska valberedningen i vissa fall motivera sitt ställningstagande om ledamot betecknas som oberoende. Valberedningens redogö- relse för hur dess arbete bedrivits kan lämnas genom en hänvisning till vid stämman till- gängligt material. Redogörelsen behöver inte lämnas på bolagets webbplats.

För det fall ingen ledamot i valberedningen kan närvara vid stämman för att lämna er- forderlig information förutsätts istället att valberedningen vidtalar någon annan som kan representera valberedningen på stämman. Följande förklaring kan då lämnas.

Förklaringsexempel: ”Ingen ledamot i valberedningen hade tillfälle att närvara vid årsstämman/extra stämma den [datum] för att lämna information om valberedningens arbete och dess beslutsförslag, på grund av sjukdom/familjeskäl/deltagande vid bolagsstämma i ZZ. Informationen pre- senterades istället av YY.”

3 Styrelsens uppgifter

Styrelsen ska förvalta bolagets angelägenheter i bolagets och samtliga aktieägares intresse.

3.1 I styrelsens uppgifter ingår bland annat att

x fastställa verksamhetsmål och strategi,

x tillsätta, utvärdera och vid behov entlediga verkställande direktör,

x se till att det finns effektiva system för uppföljning och kontroll av bolagets verksamhet,

x se till att det finns en tillfredsställande kontroll av bolagets efterlevnad av lagar och andra regler som gäller för bolagets verksamhet,

x se till att erforderliga etiska riktlinjer fastställs för bolagets uppträdande, samt

x säkerställa att bolagets informationsgivning präglas av öppenhet samt är korrekt, relevant och tillförlitlig.

Gällande rätt

Styrelsens ansvar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter följer av 8 kap. 4 § 1 och 3 st. ABL. Av 8 kap. 27 § och 50 § (för publika bolag) ABL framgår att ingen annan än styrelsen som kollektiv kan tillsätta eller entlediga verkställande direktören. Av 8 kap. 4 § 2 st. ABL följer att styrelsen fortlöpande ska bedöma bolagets och, om bolaget är moderbolag, koncernens ekonomiska situation. Vidare ska styrelsen enligt 8 kap. 5 § ABL meddela skriftliga instruktioner för när och hur sådana uppgifter som behövs för styrelsens bedömning ska samlas in och rapporteras till styrelsen. Krav på informationsgivning uppställs i en rad regelverk, t.ex. ABL, ÅRL, lagen (2007:528) om värdepappersmarknaden och Börsreglerna. Enligt 8 kap. 29 § 3 st. ABL ska den verkställande direktören vidta de åtgärder som är nödvändiga för att bolagets bokföring ska fullgöras i överensstämmelse med lag.

Handledning vid tillämpning av Koden 1101

Kodregeln

Regeln uppställer knappast några ytterligare krav på styrelsen, och ska inte uppfattas som en ut- tömmande reglering av en styrelses samtliga åligganden utan får snarast ses som en påminnelse om redan befintliga regler.

Praktisk hantering

Vad gäller fjärde punkten i punktlistan torde uppgiften såvitt gäller bolagets bokföring enligt lag falla på verkställande direktören att fullgöra. Även såvitt avser kontrollen av bolagets efterlevnad av annan lagstiftning torde uppgiften snarast vara en uppgift för verkställande direktören och inte styrelsen. Då styrelsen redan har ett ansvar för att kontrollera att den verkställande direktören fullgör sina uppgifter synes regeln inte tillföra något i sak, utan närmast vara att betrakta som ett förtydligande av styrelsens tillsyns- ansvar över verkställande direktören.

3.2 Styrelsen ska godkänna väsentliga uppdrag som verkställande direktören har utanför bo- laget.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

Kodregeln syftar till att verkställande direktören inte ska ha för många, tidskrävande si- douppdrag. Om bolaget ser ett behov av detta, kan det naturligtvis i en instruktion reg- leras vilka uppdrag som är att betrakta som väsentliga och/eller att verkställande direk- tören ska underställa styrelsen beslut om godkännande av väsentliga sidouppdrag.

Den tolkningsfråga som regeln i första hand synes ge upphov till är vad som avses med ”väsentliga uppdrag”. Då bestämmelsen inte gör undantag för vissa typer av uppdrag synes den kunna gälla även t.ex. styrelseuppdrag som den verkställande direktören må ha i dotterbolag till det egna bolaget. Så strängt bör ändå inte regeln rimligen tolkas. I den utsträckning den verkställande direktörens arbete inom den löpande förvaltningen om- fattar tillsyn över koncernens dotterbolag bör det vara upp till honom eller henne hur han eller hon väljer att lägga upp arbetet. Om tillsynen formaliseras i form av ett styrelseupp- drag eller någon annan typ av uppdrag i ett dotterbolag eller om den sker mer informellt bör inte vara avgörande. Bestämmelsen bör, i vart fall som en utgångspunkt, snarast tolkas som att endast uppdrag utanför koncernen kan vara väsentliga uppdrag utanför bolaget och därför kunna kräva styrelsens godkännande.

Till ”väsentliga uppdrag [...] utanför bolaget” bör som en huvudregel räknas uppdrag som ledamot i styrelser för andra aktiemarknadsbolag. Även styrelseuppdrag i större onoterade aktiebolag kan bedömas som väsentliga uppdrag. I övrigt bör det vara upp till bolagets styrelse att avgöra vilka typer av sidouppdrag som ska anses vara väsentliga och därför underställas styrelsen för godkännande.

Det ska särskilt noteras att regeln i sig inte i något avseende begränsar omfattningen av eller antalet sidouppdrag den verkställande direktören kan ha. Om bolagets verkstäl- lande direktör har aldrig så många väsentliga sidouppdrag fordras således likväl ingen förklaring till detta i bolagsstyrningsrapporten. Endast om styrelsen inte har godkänt ett uppdrag som den verkställande direktören har, och detta uppdrag är att beteckna som väsentligt, föreligger en avvikelse från Koden.

4 Styrelsens storlek och sammansättning

Styrelsen ska ha en storlek och sammansättning som säkerställer dess förmåga att förvalta bolagets angelägenheter med integritet och effektivitet.

4.1 Styrelsen ska ha en med hänsyn till bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållan- den i övrigt ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bredd avseende de bolagsstämmovalda ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund. En jämn könsfördel- ning ska eftersträvas.

Kod för bolags- styrning

1102 Handledning vid tillämpning av Koden

Gällande rätt

De krav som ABL uppställer på den som utses till styrelseledamot är att han eller hon inte är un- derårig, i konkurs eller har förvaltare enligt 11 kap. 7 § föräldrabalken; inte heller kan den som har näringsförbud utses till styrelseledamot (se 8 kap. 11 § ABL). Inte heller får den som utan god- tagbara skäl inte avser att delta i styrelsens arbete utses till styrelseledamot (se 8 kap. 12 § ABL). Därutöver följer av 8 kap. 9 § ABL att minst halva antalet styrelseledamöter (inklusive arbetsta- garrepresentanter) ska vara bosatta inom EES, om inte undantag medges.

I Börsreglernas punkt 2.4.1 finns en regel om att styrelsen ska vara sammansatt på ett sådant sätt att den har tillräcklig kompetens och erfarenhet för att kunna leda och kontrollera ett noterat bolag, samt kunna uppfylla de krav som ställs på ett sådant bolag.

Kodregeln

Regeln går utöver gällande rätt.

Praktisk hantering

Det är bolagsstämman och, i bolag som det senaste räkneskapsåret i genomsnitt haft minst 25 anställda, arbetstagarorganisationer som utser bolagets styrelse. Bolagsord- ningen får innehålla föreskrift att en eller flera styrelseledamöter får utses på annat sätt; i bolag som ska tillämpa Koden torde detta dock vara sällsynt. Styrelsen får inte utse sty- relseledamöter.

Det är en intressant men naturligtvis grannlaga uppgift att bedöma huruvida stäm- mans beslut innebär att exempelvis kravet på ändamålsenlig sammansättning av styrel- sen är uppfylld. Enligt Xxxxx är hursomhelst bolaget skyldigt att göra denna bedömning för att, om avvikelse bedöms föreligga, ange detta i bolagsstyrningsrapporten. Skälet för avvikelsen ska också tydligt redovisas. Även om bolaget på goda grunder anser sig kunna ana skälet för avvikelsen (ibland är det så enkelt att en majoritetsägare vill ha det på ett visst sätt) bör inte annat skäl än det som stämman lämnat redovisas. Om stämman inte lämnar något skäl, får det i bolagsstyrningsrapporten anges att stämman inte lämnat något skäl.

Kodregelns kriterier är delvis vaga, och det kan rimligen antas att det blir sällsynt att bolaget anser sig ha tillräckligt underlag för att bedöma huruvida stämmans beslut in- nebär en avvikelse från Koden. Än mer sällsynt lär det bli att stämman anger något skäl för en avvikelse. Rent praktiskt innebär detta att bolaget endast i uppenbara undan- tagsfall får anledning att hantera denna kodregel.

4.2 Suppleanter till bolagsstämmovalda styrelseledamöter ska inte utses.

Gällande rätt

I 8 kap. 3 § ABL anges att för styrelseledamöter får utses suppleanter. Vidare anges att bestäm- melserna i ABL om styrelseledamot gäller i tillämpliga delar även suppleant.

Kodregeln

Regeln går utöver gällande rätt.

Praktisk hantering

Det är numera ovanligt att suppleanter utses i bolag som omfattas av Börsreglerna och därmed har att tillämpa Koden.

4.3 Högst en bolagsstämmovald styrelseledamot får arbeta i bolagets ledning eller i ledningen av bolagets dotterbolag.3

3 Både verkställande direktören och en s.k. arbetande styrelseordförande kan således inte ingå i styrelsen om

den senare även ingår i bolagets ledning. En styrelseledamot kan dock vara anställd och få lön från bolaget utan att anses ingå i bolagets ledning. Exempel på en sådan styrelseledamot kan vara en hedersordförande eller en styrelseledamot som fungerar som ”ambassadör” för bolaget eller har annat liknande uppdrag.

Handledning vid tillämpning av Koden 1103

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

Motsvarande regel återfanns tidigare i börsens regelverk, men har nu utmönstrats ur börsregelverket. Innehållet i fotnoten till kodbestämmelsen har mot den bakgrunden ändrats och motsvarar i sak börsens tidigare regelkommentar.

I börsens regelkommentar angavs också att det ankom på bolaget att för börsen för- klara vilken roll styrelseledamoten har i bolaget om han eller hon är anställd och får lön från bolaget utan att anses ingå i bolagets ledning. När bestämmelsen numera återfinns endast i Koden gäller istället följande. Om bolaget gör bedömningen att en viss person, som uppbär ersättning från bolaget och t.ex. kallas hedersordförande, inte ingår i bola- gets ledning, utgör omständigheten inte någon avvikelse från Koden, varför någon för- klaringsskyldighet inte föreligger.

4.4 Majoriteten av de bolagsstämmovalda styrelseledamöterna ska vara oberoende i förhål- lande till bolaget och bolagsledningen.

För att avgöra en ledamots oberoende ska en samlad bedömning göras av samtliga om- ständigheter som kan ge anledning att ifrågasätta ledamotens oberoende i förhållande till bo- laget eller bolagsledningen, varvid bland annat följande omständigheter ska vägas in i bedöm- ningen:4

x om ledamoten är verkställande direktör eller under de fem senaste åren har varit verk- ställande direktör i bolaget eller ett närstående företag,

x om ledamoten är anställd eller under de tre senaste åren har varit anställd i bolaget eller ett närstående företag,

x om ledamoten erhåller icke obetydlig ersättning för råd eller tjänster utöver styrelseupp- draget från bolaget eller ett närstående företag eller från någon person i bolagsledningen,

x om ledamoten har eller under det senaste året har haft omfattande affärsförbindelser eller andra omfattande ekonomiska mellanhavanden med bolaget eller ett närstående företag i egenskap av kund, leverantör eller samarbetspartner, antingen själv eller genom att till- höra företagsledningen eller styrelsen eller genom att vara större delägare i annat företag som har en sådan affärsrelation med bolaget,5

x om ledamoten är eller under de tre senaste åren har varit delägare eller som anställd del- tagit i revisionen av bolaget hos bolagets eller ett närstående företags nuvarande eller dåvarande revisor,

x om ledamoten tillhör företagsledningen i annat företag om en styrelseledamot i detta fö- retag tillhör bolagsledningen i bolaget, eller

x om ledamoten står i ett nära släkt- eller familjeförhållande till person i bolagsledningen eller någon annan person som nämns i ovanstående punkter, om denna persons direkta eller indirekta mellanhavanden med bolaget har sådan omfattning och betydelse att de motiverar att styrelseledamoten inte ska anses oberoende.

Med närstående företag avses företag där bolaget direkt eller indirekt innehar minst tio procent av aktierna eller andelarna eller rösterna eller en ekonomisk andel som ger rätt till minst tio procent av avkastningen. Om bolaget äger mer än 50 procent av aktierna eller andelarna eller rösterna i ett annat företag anses bolaget indirekt inneha det senare företagets ägande i andra företag.

Kod för bolags- styrning

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

I och med att reglerna om styrelseledamots oberoende i förhållande till bolaget och bo- lagsledningen utmönstrades ur Börsreglerna den 1 oktober 2009 behandlas dessa oberoendefrågor numera endast i Koden.

4 Resultatet av valberedningens överväganden ska redovisas i enlighet med 2.6 tredje stycket fjärde punkten. 5 Denna punkt ska inte anses tillämplig på gängse affärsförbindelse som bankkund.

1104 Handledning vid tillämpning av Koden

Regeln i sin nuvarande lydelse innebär i princip en återgång till den kodregel om obe- roende i förhållande till bolaget och bolagsledningen som fanns i den ursprungliga koden från 2005, med de skillnaderna att Koden numera anger att det ska göras en helhetsbe- dömning och att den s.k. 12-årsregeln har utgått. Den gamla kodregelns fjärde stycke om bankkund har oförändrad flyttats till en fotnot till bestämmelsen.

Enligt bestämmelsen ska en ledamots ställning som beroende eller oberoende bygga på en helhetsbild av samtliga relevanta omständigheter. Det är värt att understryka att det just är fråga om en helhetsbedömning av samtliga relevanta omständigheter som ska göras. De omständigheter som anges i punktlistan i bestämmelsens andra stycke ska alltid bli föremål för överväganden vid bedömningen av en ledamots oberoende, men dessa omständigheter utgör inte några kategoriskt avgörande kriterier och de är ex- emplifierande. Det är alltså fullt möjligt att en ledamot är att anse som oberoende trots att någon av omständigheterna i punktlistan föreligger. Någon avvikelse från Koden är det i så fall inte fråga om och någon förklaring behöver därför inte heller lämnas. Däremot ska valberedningen i så fall, enligt punkt 2.6 tredje stycket fjärde punkten särskilt motivera hur den kommit fram till att den föreslagna ledamoten är oberoende i förhållande till bo- laget och bolagsledningen, trots att en omständighet som anges i punktlistan föreligger. Aktiemarknadsnämnden har i sitt uttalande 2010:43 gjort motsvarande tolkning kring tillämpningen av regeln. Nämnden uttalar jämväl att god sed på aktiemarknaden kräver att även annan förslagsställare än valberedningen särskilt motiverar hur denne kommit fram till att den föreslagna ledamoten är oberoende i förhållande till bolaget och bolags-

ledningen, trots att en omständighet som anges i punktlistan föreligger.

I kommentarstexten till den tidigare börsregeln angavs följande, som alltjämt kan tjäna som vägledning vid bedömningen av en ledamots oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen:

”En styrelseledamots oberoende kan ifrågasättas om styrelseledamoten direkt eller indirekt har omfattande affärsförbindelser eller andra omfattande ekono- miska mellanhavanden med bolaget. En sådan situation kan uppstå om styrel- seledamoten är anställd, leverantör, kund eller uppdragstagare hos bolaget. Detsamma gäller om en styrelseledamot är anställd i ett närstående företag. Det kan också uppstå andra situationer där en styrelseledamot inte är att betrakta som oberoende i förhållande till bolaget. Det måste därför göras en samlad be- dömning i varje enskilt fall av en styrelseledamots relationer till bolaget. Vid denna bedömning ska bland annat information om omfattningen och arten av styrelse- ledamotens egna och det närstående institutets affärer eller ekonomiska mel- lanhavanden med bolaget beaktas.”

4.5 Minst två av de styrelseledamöter som är oberoende i förhållande till bolaget och bolags- ledningen ska även vara oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare.

För att avgöra en ledamots oberoende ska omfattningen av styrelseledamotens direkta och indirekta relationer med den större ägaren vägas in i bedömningen.6 En styrelseledamot som är anställd eller styrelseledamot i ett företag som är en större ägare ska inte anses vara obe- roende.

Med större aktieägare avses ägare som direkt eller indirekt kontrollerar tio procent eller mer av aktierna eller rösterna i bolaget. Om ett företag äger mer än 50 procent av aktierna eller an- delarna eller rösterna i ett annat företag anses det förstnämnda företaget indirekt kontrollera det senare företagets ägande i andra företag.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

6 Resultatet av valberedningens överväganden ska redovisas i enlighet med 2.6 tredje stycket fjärde punkten.

Handledning vid tillämpning av Koden 1105

Praktisk hantering

I och med att reglerna om styrelseledamots oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare utmönstrades ur Börsreglerna den 1 oktober 2009 behandlas dessa obe- roendefrågor numera endast i Koden.

Första stycket är oförändrat mot tidigare gällande kod. Såvitt avser innebörden av ”större aktieägare” motsvarar regeln i sin nuvarande lydelse kommentarstexten till den tidigare börsregeln.

Regeln stadgar i andra styckets första mening att en styrelseledamots direkta och in- direkta relationer med en större ägare alltid ska beaktas vid bedömningen av ledamotens oberoende i förhållande till större aktieägare. Motsvarande angavs i kommentarstexten till den tidigare börsregeln. I punkt 2.6 tredje stycket fjärde punkten anges att valbered- ningen ska motivera sitt ställningstagande om en föreslagen ledamot betecknas som oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare trots att ”omständigheter före- ligger som anges [...] i 4.5 andra stycket första meningen”.

I andra styckets andra mening stadgas att en styrelseledamot som är anställd eller styrelseledamot i ett företag som är en större ägare inte ska anses vara oberoende. Så är alltså undantagslöst fallet. Motsvarande skrivning fanns i kommentarstext till såväl den ursprungliga koden från 2005, som till den tidigare börsregeln.

4.6 Den som nomineras till styrelseledamot ska förse valberedningen med erforderligt under- lag för bedömning av eventuell beroendeställning enligt 4.4 och 4.5.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

En valberedning torde inhämta det underlag kodregeln tar sikte på innan den nominerar personen i fråga, varför kodregeln bör sakna praktisk betydelse. Om regelns adressat (dvs. en person som valberedningen överväger att nominera eller, mindre troligt, faktiskt har nominerat) inte efterkommer regelns innehåll innebär det att en avvikelse från Koden har gjorts av någon som inte är ett bolagsorgan. Bolaget har ingen skyldighet att lämna någon förklaring till en sådan avvikelse.

4.7 Styrelseledamot ska inte utses för längre tid än till slutet av nästa årsstämma.

Gällande rätt

Enligt 8 kap. 13 § XXX gäller styrelseledamots uppdrag till slutet av den första årsstämma som hålls efter det år styrelseledamoten utsågs. I bolagsordningen får emellertid föreskrivas att upp- draget som styrelseledamot ska gälla för en längre tid än den ovan angivna, dock längst till slutet av den årsstämma som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter det år då styrelseledamoten utsågs. Det är således möjligt att frångå bestämmelsen om nyval varje år.

Kodregeln

Kodregeln medför en begränsning i förhållande till gällande rätt.

Kod för bolags- styrning

Praktisk hantering

Kodregeln innebär att en styrelseledamot som väljs vid extra bolagsstämma som äger rum mellan ett årsskifte och en årsstämma, inte kan väljas på längre tid än fram till års- stämman samma år (till skillnad från vad som tillåts enligt ABLs regel).

5 Styrelseledamots uppdrag

Styrelseledamot ska ägna uppdraget den tid och omsorg och tillägna sig den kunskap som erfordras för att tillvarata bolagets och dess ägares intresse. För att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut ska verkställande direktören förse styrelsen med erforderligt underlag för dess arbete både inför och mellan styrelsens sammanträden.

1106 Handledning vid tillämpning av Koden

5.1 Styrelseledamot ska självständigt bedöma de ärenden styrelsen har att behandla och be- gära den information som ledamoten anser nödvändig för att styrelsen ska kunna fatta väl un- derbyggda beslut.

Gällande rätt

Enligt 8 kap. 21 § 2 st. ABL får beslut inte fattas i ett ärende om inte såvitt möjligt samtliga styrel- seledamöter har fått ett tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet. Denna bestämmelse är straffsanktionerad.

Kodregeln

Kodregeln torde ej medföra något ytterligare i sak i förhållande till gällande rätt.

5.2 Styrelseledamot ska tillägna sig den kunskap om bolagets verksamhet, organisation, marknader m.m. som erfordras för uppdraget.

Kodregeln

Kodregeln torde ej medföra något ytterligare i sak i förhållande till gällande rätt.

Praktisk hantering

Det synes vara en grannlaga uppgift för en styrelse att lämna en förklaring med innebörd att en styrelsekollega inte tillägnat sig kunskap om bolagets verksamhet, organisation, marknader m.m. Det torde vara ovanligt att avvikelse från regeln redovisas.

6 Styrelseordförande

Styrelsens ordförande har ett särskilt ansvar för att styrelsens arbete är väl organiserat och bedrivs ef- fektivt.

6.1 Styrelsens ordförande ska väljas av bolagsstämman. Om ordföranden lämnar sitt uppdrag under mandattiden ska styrelsen inom sig välja ordförande för tiden intill slutet av nästa års- stämma.

Gällande rätt

Enligt 8 kap. 17 § 2 st. ABL väljer styrelsen själv sin ordförande om inte annat föreskrivs i bolags- ordningen eller har beslutats av bolagsstämman. Vidare gäller enligt 8 kap. 49 § ABL för publika aktiebolag att styrelsens ordförande inte får vara verkställande direktör i bolaget.

Kodregeln

Regeln går utöver gällande rätt.

Praktisk hantering

En fråga är om styrelsen, för det fall bolagsstämman har valt styrelsens ordförande, äger avsätta ordföranden och därefter utse en annan styrelseledamot till styrelsens ordfö- rande. Detta är emellertid icke fallet. Styrelsen är skyldig att följa varje instruktion från bolagsstämman så länge instruktionen inte strider mot lag eller bolagets bolagsordning (jfr 8 kap. 41 § 2 st. ABL). Bolagsstämmans val av styrelseordförande måste betraktas som en sådan för styrelsen bindande instruktion som hindrar styrelsen från att fatta be- slut om att byta ut ordföranden. De styrelseledamöter som till äventyrs har tappat för- troendet för den av bolagsstämman utsedde styrelseordföranden torde därför inte ha några andra val än att själva avgå eller rösta för sammankallande av en extra bolags- stämma för att frågan där ska kunna behandlas. Enskild ledamot kan inte ensam åstad- komma att stämma ska hållas.

När kodregeln anger att styrelsen inom sig ska välja ny ordförande om ”ordföranden lämnar sitt uppdrag” bör mot bakgrund av vad som nyss sagts detta innefatta endast de fallen att ordföranden själv väljer att avgå som ordförande eller att han eller hon inte kan fullgöra sitt uppdrag, t.ex. på grund av dödsfall. Regeln kan således inte innebära att styrelsen på något sätt själv ”tillser” att ordföranden lämnar sin post.

Handledning vid tillämpning av Koden 1107

Styrelseordföranden kan bli jävig eller inte ha möjlighet att delta vid ett styrelsemöte, varvid styrelsen får utse ordförande för det styrelsemötet.

6.2 Om styrelsens ordförande är anställd i eller har stadigvarande uppdrag för bolaget utöver ordförandeuppdraget ska arbetsfördelningen mellan ordföranden och verkställande direktö- ren klargöras i styrelsens arbetsordning och instruktion för verkställande direktören.

Gällande rätt

Av 8 kap. 6 och 7 §§ ABL följer att styrelsen årligen ska fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete och att styrelsen i skriftliga instruktioner ska ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och den verkställande direktören och de andra organ som styrelsen inrättar.

Kodregeln

Kodregeln torde ej medföra något ytterligare i sak i förhållande till gällande rätt.

6.3 Styrelsens ordförande ska se till att styrelsens arbete bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina åligganden. Ordföranden ska särskilt

x organisera och leda styrelsens arbete för att skapa bästa möjliga förutsättningar för sty- relsens arbete,

x se till att ny styrelseledamot genomgår erforderlig introduktionsutbildning samt den ut- bildning i övrigt som styrelseordföranden och ledamoten gemensamt finner lämplig,

x se till att styrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om bolaget,

x ansvara för kontakter med ägarna i ägarfrågor och förmedla synpunkter från ägarna till styrelsen,

x se till att styrelsen erhåller tillfredsställande information och beslutsunderlag för sitt ar- bete,

x efter samråd med verkställande direktören fastställa förslag till dagordning för styrelsens sammanträden,

x kontrollera att styrelsens beslut verkställs, samt

x se till att styrelsens arbete årligen utvärderas.

Gällande rätt

Vid sidan av vad som stadgas i 8 kap. 17 § 1 st. ABL om att styrelsens ordförande ska leda styrel- sens arbete och bevaka att styrelsen fullgör styrelsens uppgifter enligt 8 kap. 4–7 §§ ABL, anger ABL också som en uppgift för styrelsens ordförande att han eller hon ska se till att styrelsesam- manträden hålls enligt arbetsordningen och att extra sammanträden hålls när det behövs (8 kap. 18 § ABL). Att tillse att samtliga styrelseledamöter har fått ett tillfredsställande beslutsunderlag inför sammanträdena (jfr 8 kap. 21 § 2 st. ABL) anses också tillhöra styrelseordförandens uppgif- ter.

Av lagmotiven (prop. 1997/98:99, s. 214) framgår att avsikten är att ordföranden åläggs ett ansvar för bolagets organisation och verksamhet som går längre än övriga styrelseledamöters. Han eller hon ska övervaka bolagets verksamhet och se till att den diskuteras inom styrelsen, om det behövs. För det fall arbetsordningen innehåller anvisningar om en arbetsfördelning inom sty- relsen, ansvarar ordföranden för att det sker en fortlöpande kontroll av att de styrelseledamöter som har erhållit ansvaret för vissa uppgifter också fullgör sina uppgifter. Han eller hon bör, om inte annat föreskrivs i arbetsordningen, fungera som en länk mellan styrelsen och företagsledningen. Det åligger också ordföranden att tillse att styrelsens ledamöter även mellan sammanträdena får upplysningar rörande bolagets förhållanden, verksamhetens gång och viktigare händelser. Han eller hon bör också anses ha ett särskilt ansvar för att styrelsens beslut verkställs på ett lämpligt sätt.

Kodregeln

Regeln ställer i viss mån mer preciserade krav på ordföranden än vad som följer av gällande rätt.

Kod för bolags- styrning

Praktisk hantering

Styrelseordföranden skulle kunna uppdra åt verkställande direktören att tillse att utbild- ning som avses i regelns andra punkt äger rum. Förklaringsskyldighet torde uppkomma om en ny styrelseledamot – som valts vid årsstämman under våren – inte genomgått in- troduktionsutbildning före årsskiftet.

1108 Handledning vid tillämpning av Koden

I regelns fjärde punkt anges att styrelseordföranden ska förmedla synpunkter från ägarna till styrelsen. I regeln anges att styrelsens ordförande ska ansvara för kontakterna med ägarna. I detta sammanhang erinras om att för det fall information lämnas från bo- laget till dess aktieägare måste Börsreglernas bestämmelse om att kurspåverkande in- formation som huvudregel inte får lämnas selektivt till enskilda aktieägare beaktas.

7 Styrelsens arbetsformer

Formerna för styrelsens arbete ska fastställas av styrelsen och vara tydliga och väl dokumenterade.

7.1 Styrelsen ska minst en gång per år pröva styrelsens arbetsordning, instruktion för verk- ställande direktören och rapporteringsinstruktion med avseende på aktualitet och relevans.

Gällande rätt

Av 8 kap. 6 och 7 §§ ABL följer att styrelsen årligen ska fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete och att styrelsen i skriftliga instruktioner ska ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och den verkställande direktören och de andra organ som styrelsen inrättar. Vidare följer av 8 kap. 5 § ABL att styrelsen ska meddela skriftliga instruktioner för när och hur sådana uppgifter som be- hövs för styrelsens bedömning av bolagets och, om bolaget är moderbolag i en koncern, kon- cernens ekonomiska situation, ska samlas in och rapporteras till styrelsen.

Kodregeln

Det finns inget lagstadgande om instruktion för verkställande direktör. När kodregeln talar om in- struktion för verkställande direktören får det antas avse instruktionen enligt 8 kap. 7 § ABL. Efter- som gällande rätt inte uppställer något krav på årlig prövning av relevans och aktualitet hos in- struktionen enligt 8 kap. 7 § ABL och rapporteringsinstruktionen (men väl ifråga om styrelsens arbetsordning) innebär kodregeln en skärpning i detta avseende.

7.2 Om styrelsen inom sig inrättar utskott, ska det av styrelsens arbetsordning framgå vilka arbetsuppgifter och vilken beslutanderätt styrelsen har delegerat till utskott samt hur utskotten ska rapportera till styrelsen. Utskott ska protokollföra sina sammanträden och protokollen ska tillhandahållas styrelsen.

Gällande rätt

Av 8 kap. 7 § ABL följer att styrelsen kan inrätta andra ”organ” och att, om så sker, styrelsen i skriftliga instruktioner ska ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och de ”organ” den inrättar. 8 kap. 4 § 4 st. ABL föreskriver också att om vissa uppgifter delegeras till en eller flera av styrelsens ledamöter eller till andra ska styrelsen handla med omsorg och fortlöpande kontrollera om dele- gationen kan upprätthållas.

Kodregeln

Regeln medför inte någon förändring i förhållande till gällande rätt annat än att utskotten ska protokollföra sina möten.

7.3 Revisionsutskott7 ska bestå av minst tre styrelseledamöter. Majoriteten av utskottets le- damöter ska vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Minst en av de le- damöter som är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen ska även vara obe- roende i förhållande till bolagets större ägare.8

Gällande rätt

Enligt 8 kap. 49 a § ABL ska styrelsen i aktiebolag vars överlåtbara värdepapper är upptagna till handel på en reglerad marknad ha ett revisionsutskott. Utskottets ledamöter får inte vara anställ-

7 Bestämmelser om inrättande av revisionsutskott samt utskottets uppgifter finns i 8 kap. 49 a–49 b §§ aktie-

bolagslagen (2005:551). Hela styrelsen kan i enlighet med vad som anges i 8 kap. 49 a § andra stycket samma lag fullgöra utskottets uppgifter.

8 Enligt 8 kap. 49 a § första stycket aktiebolagslagen (2005:551) får utskottets ledamöter inte vara anställda av

bolaget, och minst en ledamot ska vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen samt bola- gets större aktieägare och ha redovisnings- eller revisionskompetens. För kriterier för bedömning av obe- roende, se 4.4 och 4.5.

Handledning vid tillämpning av Koden 1109

da av bolaget. Vidare ska minst en ledamot vara oberoende och ha redovisnings- eller revisions- kompetens. Bolaget får besluta att styrelsen inte ska ha något revisionsutskott, förutsatt att sty- relsen fullgör de uppgifter som ankommer på revisionsutskottet enligt ABL samt uppfyller kravet att minst en ledamot ska vara oberoende och ha redovisnings- eller revisionskompetens.

Om ett revisionsutskott inrättas av styrelsen ska styrelsen enligt 8 kap. 6 § ABL ange denna arbetsfördelning i arbetsordningen.

Enligt 13 § lagen (1987:1245) om styrelserepresentation för de privatanställda (”LSP”) ska en av arbetstagarrepresentanterna få närvara och delta i överläggningar när ett ärende som senare ska avgöras av styrelsen förbereds av därtill särskilt utsedda styrelseledamöter.

Kodregeln

Regeln går utöver gällande rätt.

Praktisk hantering

Om styrelsen inrättar ett revisionsutskott innebär det en arbetsfördelning inom styrelsen, vilket enligt 8 kap. 6 § ABL ska anges i styrelsens arbetsordning. Det framgår av för- arbetena till 8 kap. 49 a § ABL att enbart styrelseledamöter kan vara ledamöter av revi- sionsutskottet. Uppräkningen av revisionsutskottets uppgifter i 8 kap. 49 b § ABL be- höver inte uppfattas som uttömmande, och styrelsen kan i arbetsordningen ange vilka uppgifter utöver de i lagen angivna som ankommer på utskottet. Lagstiftningen utesluter inte att styrelsens ordförande är ordförande även i revisionsutskottet. Som framgår ovan får VD (om VD är anställd av bolaget, vilket ju är det vanliga) inte vara ledamot av revi- sionsutskottet.

Det finns alternativet att det inte inrättas något revisionsutskott utan styrelsen fullgör motsvarande uppgifter. För det alternativet gör lagtexten inget undantag för det fall VD är ledamot av styrelsen. Om styrelsen fullgör revisionsutskottets uppgifter får och ska så- ledes VD deltaga om VD är styrelseledamot.

Enligt förarbetena till reglerna i ABL om revisionsutskott ligger det i sakens natur att ett utskott består av två eller fler ledamöter. Koden går längre i det att den kräver att revi- sionsutskottet ska bestå av minst tre styrelseledamöter. Därtill kräver Koden att majori- teten av revisionsutskottets ledamöter ska vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen, medan ABL nöjer sig med att kräva en oberoende ledamot.

Angående kravet på oberoende och redovisnings- eller revisionskompetens uttalas följande i prop. 2008/09:135 s. 155 f.:

”Vidare ska minst en ledamot av utskottet vara oberoende. En utgångspunkt för bedömningen är att det är styrelsen själv som, med vägledning av näringslivets självreglering, avgör vilken innebörd kravet på oberoende ska ha i den styrelsen. Kärnpunkten är att ledamoten, bortsett från att han eller hon arvoderas av bola- get, ska vara oberoende i relation till bolaget, dess ledande befattningshavare och kontrollerande aktieägare. Exempel på förhållanden av betydelse är om le- damoten har något affärsmässigt, familjemässigt eller annat förhållande till före- taget, dess ledning, dess kontrollerande aktieägare eller – om en sådan aktie- ägare är ett företag – aktieägarens ledning som skapar en intressekonflikt av så- dant slag att den kan äventyra hans eller hennes omdömesgilla agerande. Jfr vidare Svensk kod för bolagsstyrning, regel 2.3, och Nasdaq OMX Nordic Ex- change Stockholms regler för emittenter, regel 2.4.4 och 2.4.5.

Xxxxx en ledamot av revisionsutskottet ska inte bara vara oberoende utan även ha redovisnings- eller revisionskompetens. Dessa begrepp används även i di- rektivet. Också innebörden av kompetenskravet måste avgöras mot bakgrund av förhållandena i det enskilda bolaget. Högre krav på kompetens bör ställas ju mer komplex verksamhet som bolaget bedriver, om komplexiteten avspeglas i bola- gets redovisning och interna kontroll. Något krav ställs inte på formell utbildning i redovisnings- eller revisionsfrågor. I stället kan den insikt i sådana frågor som följer med erfarenhet av bolagsledning vara tillräcklig. Detta får avgöras från fall till fall. Den som t.ex. har innehaft uppdrag som verkställande direktör, med det an-

Kod för bolags- styrning

1110 Handledning vid tillämpning av Koden

svar för bolagets bokföring och medelsförvaltning som är förknippat med detta uppdrag (jfr 29 § tredje stycket), torde regelmässigt uppfylla kravet på erforderlig redovisningskompetens.

För det fall det i revisionsutskottet finns enbart en ledamot som uppfyller de nämnda kraven på oberoende och redovisnings- eller revisionskompetens och han eller hon lämnar sitt styrelseuppdrag i förtid, ska styrelsen enligt 8 kap. 15 § vidta åtgärder för att en ny styrelseledamot utses. Ska styrelseledamoten väljas av bolagsstämman, får valet dock anstå till nästa årsstämma, om styrelsen är beslutför med kvarstående ledamöter och suppleanter. Företaget behöver i den angivna situationen inte kalla till en extra stämma.”

Som framgår ovan har enligt LSP en arbetstagarrepresentant rätt att närvara och delta i revisionsutskottets överläggningar när utskottet bereder frågor som senare ska beslutas av styrelsen. Samtidigt stadgar 8 kap. 49 a § ABL att revisionsutskottets ledamöter inte får vara anställda av bolaget. Enligt ABL kan alltså en arbetstagarledamot inte utses till ledamot av revisionsutskottet. En av arbetstagarledamöterna har dock likafullt rätt att närvara och delta vid utskottets sammanträden.

Xxxxx hinder synes finnas mot att den som är arbetstagarledamot i moderbolagets styrelse, men anställd i ett dotterbolag, utses till ledamot i moderbolagets revisions- utskott.

Uppgifterna för ett revisionsutskott framgår av 8 kap. 49 b § ABL, som stadgar att re- visionsutskottet, utan att det påverkar styrelsens ansvar och uppgifter i övrigt, ska (i) övervaka bolagets finansiella rapportering, (ii) med avseende på den finansiella rappor- teringen övervaka effektiviteten i bolagets interna kontroll, internrevision och riskhante- ring, (iii) hålla sig informerad om revisionen av årsredovisningen och koncernredovis- ningen, (iv) granska och övervaka revisorns opartiskhet och självständighet och därvid särskilt uppmärksamma om revisorn tillhandahåller bolaget andra tjänster än revisions- tjänster, och (v) biträda vid upprättandet av förslag till bolagsstämmans beslut om revi- sorsval.

Enligt Kodens punkt 10.2 fjärde punkten ska uppgifter om sammansättning, arbets- uppgifter och beslutanderätt för eventuella styrelseutskott lämnas i bolagsstyrnings- rapporten.

7.4 Styrelsen ska se till att bolaget har god intern kontroll och formaliserade rutiner som sä- kerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs samt att bolagets finansiella rapportering är upprättad i överensstämmelse med lag, tillämpliga redo- visningsstandarder och övriga krav på noterade bolag.

I bolag som inte har en särskild granskningsfunktion (internrevision) ska styrelsen årligen utvärdera behovet av en sådan funktion och i beskrivningen av den interna kontrollen i bolags- styrningsrapporten9 motivera sitt ställningstagande.

Gällande rätt

Enligt 6 kap. 6 § 2 st. 2 p. ÅRL ska bolagsstyrningsrapporten innehålla upplysningar om de vikti- gaste inslagen i bolagets system för intern kontroll och riskhantering i samband med den finan- siella rapporteringen.

Enligt 8 kap. 49 b § ABL ska revisionsutskottet, utan att det påverkar styrelsens ansvar och uppgifter i övrigt, med avseende på den finansiella rapporteringen övervaka effektiviteten i bola- gets interna kontroll, internrevision och riskhantering. Föreskriften om övervakning av bolagets internrevision – en särskild granskningsfunktion som inte är lagreglerad – avser endast bolag som har en sådan funktion. Uppgiften är begränsad till förhållanden som har att göra med bolagets finansiella rapportering.

Kodregeln

Regeln går utöver gällande rätt.

9 Krav på att bolagsstyrningsrapporten ska innehålla en beskrivning av bolagets system för intern kontroll och

riskhantering i samband med den finansiella rapporteringen finns i 6 kap. 6 § andra stycket andra punkten årsredovisningslagen (1995:1554).

Handledning vid tillämpning av Koden 1111

Praktisk hantering

Svenskt Näringsliv och Far har utarbetat en vägledning Styrelsens beskrivning av intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen för tillämpningen av denna regel. Väg- ledningen reviderades senast 2008.

Det ska särskilt påpekas att regeln i punkt 7.4 andra stycket inte innebär att bolaget måste ha en internrevision. Bolaget är således inte skyldigt att lämna förklaring till avvi- kelse från Koden på den grunden att internrevision inte införts i bolaget. Bolaget är bara skyldigt att förklara avvikelse från Koden om styrelsen i bolagsstyrningsrapporten över huvud taget inte har motiverat varför bolaget inte har internrevision.

Hur en eventuell motivering ska se ut till varför styrelsen anser att internrevision är obehövlig kan inte generellt beskrivas.

7.5 Styrelsen ska minst en gång per år, utan närvaro av verkställande direktören eller annan person från bolagsledningen, träffa bolagets revisor.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

Kodregeln hindrar naturligtvis inte att styrelsen träffar revisorerna oftare, såväl med som utan närvaro av verkställande direktören eller annan person från bolagsledningen. Många gånger torde styrelsen också föredra att verkställande direktören är närvarande vid ett sammanträffande med revisorerna, då verkställande direktören med sin kunskap om verksamheten bör kunna bidra till ett mer givande sammanträffande.

Rättsligt sett torde det vara svårt att hindra en verkställande direktör som är styrelse- ledamot från att delta i ett styrelsesammanträde. Möjligen skulle jävsregeln i ABL i vissa lägen kunna åberopas. Praktiskt sett torde det dock inte möta några svårigheter att följa bestämmelsen.

7.6 Styrelsen ska se till att bolagets halvårs- eller niomånadersrapport översiktligt granskas av bolagets revisor.

Gällande rätt

Enligt 16 kap. 5 och 7 §§ VPML ska halvårsrapport respektive kvartalsrapport offentliggöras. Några krav på granskning av dessa rapporter uppställs emellertid inte i lagen. Enligt punkt 3.2.1 i Börsreglerna ska bolag med primärnotering på NASDAQ OMX Stockholm offentliggöra delårs- rapport kvartalsvis. Vidare ska det enligt punkt 3.2.2 av rapporten framgå om bolagets revisorer genomfört en översiktlig granskning av rapporten eller inte. Det föreligger dock inte genom Börs- reglerna något krav på att en halvårs- eller niomånadersrapport är granskad.

Kodregeln

Koden går i detta avseende längre än vad VPML och Börsreglerna gör.

Kod för bolags- styrning

Praktisk hantering

Styrelsen, eller möjligen revisionsutskottet, bör tidigt under året besluta om den rapport som översiktligt ska granskas av bolagets revisor är halvårsrapporten eller niomåna- dersrapporten eller, alternativt, om båda rapporterna ska översiktligt granskas samt därefter låta vidtala revisorn om att bolaget önskar ha även denna tjänst utförd.

7.7 Styrelsens protokoll ska tydligt återge vilka ärenden som behandlats, vilket underlag som funnits för respektive ärende samt innebörden av de beslut som fattats. Protokollet ska sändas till styrelsens ledamöter så snart som möjligt efter styrelsesammanträdet.

1112 Handledning vid tillämpning av Koden

Gällande rätt

Enligt 8 kap. 24 § ABL ska vid styrelsens sammanträden föras protokoll, vari de beslut som sty- relsen har fattat ska antecknas.

Kodregeln

Regeln går utöver gällande rätt.

Praktisk hantering

Det bör anses utgöra protokollförarens ansvar att tillse att styrelseprotokoll tillsänds styrelsens ledamöter så snart som möjligt efter styrelsesammanträdet även om detta inte direkt framgår av Koden.

8 Utvärdering av styrelse och verkställande direktör

Regelbunden och systematisk utvärdering utgör grunden för bedömning av styrelsens och verkstäl- lande direktörens prestationer och för en fortlöpande utveckling av deras arbete.

8.1 Styrelsen ska årligen genom en systematisk och strukturerad process utvärdera styrelse- arbetet med syfte att utveckla styrelsens arbetsformer och effektivitet. Resultatet av utvärde- ringen ska i relevanta delar redovisas för valberedningen.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

Enligt kodregeln ankommer det på styrelsen att genomföra en utvärdering av sitt arbete, vilket emellertid inte hindrar att styrelsen anlitar en utomstående expert att genomföra eller biträda i utvärderingsprocessen.

Regeln saknar närmare riktlinjer för hur utvärderingen ska ske – det anges bara att ut- värderingen ska ske genom en systematisk och strukturerad process. Vägledning kan fås i EU-kommissionens rekommendation angående styrelsers oberoende m.m. (EU Commission Recommendation on the role of non-executive or supervisory directors and on the committees of the (supervisory) board), som är något mer utförlig i sina riktlinjer för hur utvärderingen bör gå till, se kap. II, punkt 8 i EU-kommissionens rekommendation. Av den bestämmelsen framgår att styrelsens utvärdering bör omfatta ”an assessment of its membership, organisation and operation as a group; include an evaluation of the com- petence and effectiveness of each board member and of the board committees; and consider how well the board has performed against any performance objectives which have been set”.

Det är styrelsens ordförande som är ansvarig för att se till att styrelsens arbete årligen utvärderas (se punkt 6.3 ovan). Det torde vidare ankomma på ordföranden att informera valberedningen om resultatet av denna utvärdering.

8.2 Styrelsen ska fortlöpande utvärdera verkställande direktörens arbete. Minst en gång per år ska styrelsen särskilt behandla denna fråga, varvid ingen från bolagsledningen ska närvara.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

Då regeln stadgar att ingen från bolagsledningen får närvara vid sammanträdet skapar den ett problem i det att styrelsens ordinarie sekreterare, om vederbörande ingår i bo- lagsledningen, därmed, typiskt sett, inte äger närvara. Om sekreterare som ingår i bo- lagsledningen närvarar vid sammanträdet uppkommer förklaringsskyldighet för bolaget.

Handledning vid tillämpning av Koden 1113

9 Ersättningar10 till ledande befattningshavare11

Bolaget ska ha formaliserade och bekantgjorda processer för beslut om ersättningar till ledande be- fattningshavare.

Ersättningar och andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare ska utformas med syfte att säkerställa bolagets tillgång till befattningshavare med den kompetens bolaget behöver till för bolaget anpassade kostnader och så att de får för verksamheten avsedda effekter.

9.1 Styrelsen ska inrätta ett ersättningsutskott med huvudsakliga uppgifter att:

x bereda styrelsens beslut i frågor om ersättningsprinciper, ersättningar och andra anställ- ningsvillkor för bolagsledningen,

x följa och utvärdera pågående och under året avslutade program för rörliga ersättningar för bolagsledningen, samt

x följa och utvärdera tillämpningen av de riktlinjer för ersättningar till ledande befattnings- havare som årsstämman enligt lag ska fatta beslut om12 samt gällande ersätt- ningsstrukturer och ersättningsnivåer i bolaget.

Gällande rätt

Någon skyldighet att inrätta ett ersättningsutskott följer inte av ABL. Följaktligen uppställer ABL inte heller några regler för vilka personer som får ingå i utskottet om styrelsen väljer att inrätta ett sådant. Enligt 8 kap. 6 § ABL ska styrelsen, om ett ersättningsutskott inrättas, i arbetsordningen ange denna arbetsfördelning inom styrelsen.

Det ska nämnas att det i Finansinspektionens föreskrifter och allmänna råd (FFFS 2009:6) om ersättningspolicy i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag finns regler för rörliga ersätt- ningar i finansiella företag.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

En stor del av reglerna i Kodens kapitel 9 har föranletts av den rekommendation om er- sättningar till ledande befattningshavare i börsnoterade bolag som EU-kommissionen utgav våren 2009 (2009/3177/EG) (”EU-rekommendationen”).

Terminologin i Kodens kapitel 9 kan framstå som förvirrande. Med hänvisning till 5 kap. 20 § ÅRL definieras kapitelrubrikens ”ledande befattningshavare” i fotnot 11 som sty- relseledamöter, verkställande direktören och samtliga personer i bolagets ledning. I samma fotnot definieras ”bolagsledningen” som verkställande direktören och samtliga personer i bolagets ledning. ABL synes emellertid med ”ledande befattningshavare” avse just verkställande direktören och personer närmast underställda verkställande di- rektören, jfr reglerna avseende riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare i 8 kap. 51 § ABL. Med ”bolagsledningen” synes ABL avse styrelsens ledamöter och verk- ställande direktören (och möjligen verkställande direktören direkt underställda perso- ner), jfr rubriken till 8 kap. ABL. Nu har emellertid författarna till Koden valt en annan defi- nition. Detta bör hållas i åtanke när regeltexten i Koden läses. När Koden i punkt 9.1 första och andra punkterna talar om bolagsledningen avses följdriktigt verkställande direktören och övriga personer i bolagets ledning. I samma bestämmelses tredje punkt talar emel- lertid Koden om utvärdering av riktlinjerna för ersättningar till ledande befattningshavare. I den delen torde kodbestämmelsen avse den innebörd ABL lägger i begreppet och inte

10 Med ersättningar avses här (i) fast lön och arvode, (ii) rörliga ersättningar, vilket inkluderar aktie- och aktie-

kursrelaterade incitamentsprogram, (iii) pensionsavsättningar, och (iv) andra ekonomiska förmåner.

11 Med ledande befattningshavare avses den personkrets för vilka bolaget ska särredovisa löner och andra ersättningar enligt 5 kap. 20 § första och tredje styckena årsredovisningslagen (1995:1554), dvs. styrelsele- damöter, verkställande direktör och samtliga personer i bolagets ledning. Med bolagsledningen avses sam- ma personkrets exklusive styrelseledamöter.

12 Bestämmelser om att årsstämman ska fatta beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

finns i 7 kap. 61 § aktiebolagslagen (2005:551). Riktlinjerna ska ha det innehåll som anges i 8 kap. 51 § första stycket och 52 § första stycket samma lag, där det särskilt anges att riktlinjerna inte ska omfatta arvode och annan ersättning för styrelsearbete.

Kod för bolags- styrning

1114 Handledning vid tillämpning av Koden

den som definierats i Koden, eftersom ersättningsutskott inte rimligen ska utvärdera er- sättningar till styrelsens ledamöter.

Det ligger i sakens natur att reglerna om ersättning till ledande befattningshavare i Kodens kapitel 9 får anses rymma ett stort mått av flexibilitet med tanke på den stora grupp av företag med divergerande verksamhet och storlek som ska tillämpa Koden.

Det kan noteras att bestämmelsen anger att ersättningsutskottet ska ”bereda styrel- sens beslut” i ersättningsfrågor. Samtidigt förutsätter såväl ABL som Kodens punkt 7.2 att styrelsen också kan delegera beslutanderätt till utskott. Det är inte ovanligt att viss beslutanderätt överlåts på just ersättningsutskottet. Punkt 9.1 kan inte uppfattas som att styrelsen skulle vara förhindrad att delegera beslutanderätt till ersättningsutskottet. Ett sådant förfarande kan inte anses utgöra en avvikelse från Koden. För beslut som styrel- sen fattar efter beredning i ersättningsutskottet är givetvis styrelsen i sin helhet ansvarig. För beslut som delegerats till ersättningsutskottet är emellertid, i vart fall som en ut- gångspunkt, endast ledamöterna av ersättningsutskottet ansvariga.

Kodregeln innebär inte att ersättningsutskottet ska bereda sådana ersättningsfrågor som styrelsen inte avser att besluta om. Om t.ex. styrelsen enbart beslutar om verkstäl- lande direktörens ersättning och övriga anställningsvillkor, men verkställande direktören har givits rätt att besluta om ersättningar och andra anställningsvillkor för övriga ledande befattningshavare omfattar inte ersättningsutskottets beredningsuppgift de senare be- sluten. En sådan ordning innebär inte någon avvikelse från Koden.

Det kan noteras att bestämmelsen anger att ersättningsutskottet ska följa och utvär- dera ”gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer i bolaget” (tredje punkten in fine). Med detta måste förstås ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer avseende le- dande befattningshavare, inte samtliga anställda i bolaget.

9.2 Styrelsens ordförande kan vara ordförande i utskottet. Övriga bolagsstämmovalda leda- möter ska vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen.13 Bland utskottets le- damöter ska erforderlig kunskap och erfarenhet i frågor om ersättningar till ledande befatt- ningshavare finnas.

Om styrelsen finner det mer ändamålsenligt kan hela styrelsen fullgöra ersättningsutskot- tets uppgifter, förutsatt att styrelseledamot som ingår i bolagsledningen inte deltar i arbetet.

Gällande rätt

Enligt 13 § LSP ska en avarbetstagarrepresentanterna få närvara och delta i överläggningar när ett ärende som senare ska avgöras av styrelsen förbereds av därtill särskilt utsedda styrelseleda- möter. En av arbetstagarledamöterna har således rätt att närvara vid ersättningsutskottets sam- manträden.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

Ett inrättande av ett ersättningsutskott innebär en arbetsfördelning inom styrelsen, vilket enligt 8 kap. 6 § ABL ska anges i styrelsens arbetsordning. Det bör i arbetsordningen tydligt anges vilka arbetsuppgifter ersättningsutskottet ska ha om ett sådant utskott in- rättas, liksom vilken eventuell beslutanderätt utskottet ska ha (dock under beaktande av Kodens punkt 7.2 och 8 kap. 4 § ABL).

Ett ersättningsutskott bör alltid bestå av minst två personer. De frågor som enligt Ko- den ska beredas av ett ersättningsutskott bör således aldrig delegeras till en enskild person i styrelsen.

Styrelsens ordförande kan vara ordförande också i ersättningsutskottet. Ordföranden behöver inte vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Övriga stämmovalda ledamöter ska dock enligt bestämmelsen vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Enligt kodtexten kan numera, till skillnad från vad som

13 För kriterier för bedömning av oberoende, se 4.4.

Handledning vid tillämpning av Koden 1115

gällde enligt tidigare gällande kod, en arbetstagarrepresentant utses till ledamot av er- sättningsutskottet. Under alla förhållanden har en av arbetstagarrepresentanterna lag- enlig rätt att närvara och delta vid ett styrelseutskotts sammanträden.

Kravet på att det bland ersättningsutskottets ledamöter ska finnas erforderlig kunskap och erfarenhet i frågor om ersättning till ledande befattningshavare kan inte anses in- nebära att krav ställs på någon särskild utbildning. Istället kan erforderlig kunskap och erfarenhet i frågor om ersättning till ledande befattningshavare ha tillägnats genom t.ex. erfarenhet från styrelsearbete eller arbete i bolagsledning.

Enligt Kodens punkt 10.2 fjärde punkten ska uppgifter om sammansättning, arbets- uppgifter och beslutanderätt för eventuella styrelseutskott lämnas i bolagsstyrnings- rapporten.

Regeln ger i andra stycket möjlighet för bolaget att låta ”hela styrelsen fullgöra ersätt- ningsutskottets uppgifter, förutsatt att styrelseledamot som ingår i bolagsledningen inte deltar i arbetet”. I ett bolag där verkställande direktören (eller någon annan i bolagsled- ningen) inte är ledamot av styrelsen kan således hela styrelsen fullgöra ett ersätt- ningsutskotts uppgifter. Om däremot verkställande direktören (eller någon annan i bo- lagsledningen) också är styrelseledamot är detta inte möjligt. Skulle i det fallet hela den övriga styrelsen fullgöra ersättningsutskottets uppgifter innebär detta en arbetsfördel- ning inom styrelsen, vilket ska anges i arbetsordningen på samma sätt som när andra utskott inrättas.

9.3 Ersättningsutskott eller styrelse som anlitar extern uppdragstagare för sitt arbete ska för- säkra sig om att ingen intressekonflikt föreligger i förhållande till andra uppdrag som denne kan ha för bolaget eller bolagsledningen.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

Kodregeln innebär inte något förbud mot att samma externa uppdragstagare anlitas av både ersättningsutskottet eller styrelsen och t.ex. bolagets personalavdelning, så länge eventuella intressekonflikter uppmärksammas och hanteras. Det centrala i samman- hanget är att styrelsen eller ersättningsutskottet, med full kännedom om omständighe- terna i det enskilda fallet, kan slå fast att någon intressekonflikt inte föreligger. Särskild anledning att uppmärksamma frågan torde föreligga till exempel om den externa upp- dragstagaren också samtidigt anlitas av medlemmar i ledningsgruppen eller bolagets personalavdelning.

9.4 Rörliga ersättningar ska vara kopplade till förutbestämda och mätbara kriterier,14 ut- formade med syfte att främja bolagets långsiktiga värdeskapande.

Kod för bolags- styrning

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

Styrelsen har i sin roll som högsta förvaltningsorgan stor frihet att ta hänsyn till olika fak- torer vid utformningen av rörliga ersättningar, oavsett om sådana utgår kontant eller inte. Kodregeln uppställer i bestämmelsen krav i två led. För det första ska förutbestämda och mätbara kriterier uppställas för när och hur rörlig ersättning ska utgå. Dessa kriterier kan vara av olika slag, t.ex. kan de avse bolagets eller aktiens utveckling, men de kan också avse en egen ekonomisk insats från befattningshavarens sida, exempelvis i sam- band med deltagande i ett aktiesparprogram. Att kriterierna ska vara mätbara innebär att

14 Kriterierna kan vara av olika slag, inklusive en egen ekonomisk insats, exempelvis i samband med delta- gande i ett aktiesparprogram. Med mätbara avses att det ska vara möjligt att i efterhand utvärdera i vilken grad kriterierna har uppfyllts.

1116 Handledning vid tillämpning av Koden

det ska vara möjligt att i efterhand utvärdera i vilken grad kriterierna har uppfyllts. För det andra ska kriterierna utformas så att en uppfyllelse av dem kan antas gynna ett långsiktigt värdeskapande för bolaget.

Kriterierna måste inte anknyta till prestationer som på ett eller annat sätt utförs av den ersättningsberättigade, utan kan, om bolaget så önskar, knytas till t.ex. bolagets re- sultatmått. Samtidigt kan kriterierna för en rörlig ersättning knytas till kvalitativa in- dividanpassade mål såsom exempelvis att den anställde utfört vissa uppgifter, utveck- lats i viss riktning, medverkat till att öka förutsättningarna för bättre jämställdhet inom sitt ansvarsområde, framgångsrikt fört ett projekt i hamn etc.

9.5 För rörliga ersättningar som utgår kontant ska gränser för det maximala utfallet fast- ställas.15

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

Gränser för det maximala utfallet för rörliga ersättningar som utgår kontant kan fast- ställas till ett maximalt belopp, men det är inte nödvändigt för att kodregeln ska följas. Till exempel kan det maximala utfallet istället fastställas till viss andel av fast ersättning eller till ett visst antal instrument, kostnaderna för bolaget, total utspädning, vidtagna säkri- ngsåtgärder eller något annat som begränsar utfallet.

9.6 Vid utformningen av rörliga ersättningar till bolagsledningen som utgår kontant ska styrel- sen överväga att införa förbehåll som

x villkorar utbetalning av viss del av sådan ersättning av att de prestationer på vilka in- tjänandet grundats visar sig vara hållbara över tid, och

x ger bolaget möjlighet att återkräva sådana ersättningar som utbetalats på grundval av uppgifter som senare visat sig vara uppenbart felaktiga.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

Så länge styrelsen vid utformningen av kontanta rörliga ersättningar till bolagsledningen har tagit frågan om införande av de förbehåll som anges i kodregeln under övervägande, föreligger ingen avvikelse från Koden. Om styrelsen övervägt frågan men funnit att så- dana förbehåll inte ska införas behöver således inte någon förklaring lämnas.

Beträffande förbehåll som ger bolaget möjlighet att återkräva ersättningar som utbe- talats på grundval av uppgifter som senare visat sig vara uppenbart felaktiga kan följande sägas. Xxxxxxx har naturligtvis rätt att redan enligt gällande rätt återkräva ersättningar som utbetalats till någon till följd av vederbörandes brottsliga handlande. Vidare följer av reglerna om condictio indebiti att en utbetalning som gjorts på felaktiga grunder i vissa fall kan återkrävas. I den mån dessa regler inte skulle ge bolaget rätt till återbetalning är sannolikt möjligheterna att avtalsvägen ”tillförsäkra” sig en återkravsrätt mycket be- gränsade.

Bestämmelsen bör förstås så, att de utbetalningar som bolaget, om styrelsen be- dömer att sådana förbehåll ska införas, ska kunna återkräva är sådana betalningar som gjorts på grundval av uppgifter – t.ex. bolagets bokföring – som efter det att utbetal- ningarna ägt xxx visar sig vara uppenbart felaktiga. En sådan tolkning stöds också av EU-rekommendationens punkt 3.4.

Kodregeln om förbehåll om återkravsrätt torde ta sikte på utbetalningar som skett exempelvis därför att redovisningen manipulerats eller på annat sätt blivit uppenbart

15 Sådana gränser behöver inte vara satta till ett kontant belopp utan kan även definieras på annat sätt.

Handledning vid tillämpning av Koden 1117

felaktig och alltså inte avse avtalade ersättningar som i sig först i efterhand visat sig fel- konstruerade och därför lett till oväntade konsekvenser.

Vidare kan det noteras att en avtalad återkravsrätt kan aktualisera skatterättsliga frå- gor, vilka styrelsen vid sitt övervägande av att införa förbehåll om återkrav bör beakta. Till exempel är det inte säkert att någon återbetalning av inbetalad skatt sker om bolaget återkräver och återfår utbetalad ersättning.

I den utsträckning styrelsen har delegerat beslutanderätt i ersättningsfrågor till er- sättningsutskottet kan de överväganden som ska göras enligt bestämmelsen göras av ersättningsutskottet.

9.7 Bolagsstämman ska besluta om samtliga aktie- och aktiekursrelaterade incitamentspro- gram till bolagsledningen. Bolagsstämmans beslut ska omfatta de väsentliga villkoren i pro- grammet.

Beslutsunderlaget ska möjliggöra för aktieägarna att i god tid före bolagsstämman på ett enkelt sätt bilda sig en uppfattning om motiven för programmet, de väsentliga villkoren i pro- grammet samt eventuell utspädning och vad programmet sammanlagt kan beräknas kosta bolaget vid olika tänkbara utfall.

Gällande rätt

16 kap. ABL om vissa riktade emissioner m.m. innehåller regler om att vissa beslut måste fattas av bolagsstämma. Dessa regler innehåller även majoritetskrav. Enligt 7 kap. 61 § och 8 kap. 51 och 52 §§ ABL omfattas vissa incitamentsprogram av de riktlinjer som på förslag av styrelsen ska be- slutas av årsstämman.

ABL innehåller en rad olika regler om hur beslutsunderlaget ska se ut avseende olika former av incitamentsprogram.

I Börsreglernas punkt 3.3.6 föreskrivs att bolaget ska offentliggöra alla beslut att införa aktie- relaterade incitamentsprogram samt att offentliggörandet ska innehålla information om de vä- sentligaste förutsättningarna och villkoren för programmet. Enligt handledningstexten till Börs- reglerna tar regeln bara sikte på aktierelaterade program, varvid avses alla program som grundar sig på aktiens värde, dvs. även s.k. syntetiska program där inga nya aktier emitteras utan avräk- ningen sker kontant.

Enligt Aktiemarknadsnämndens principuttalande AMN 2002:1 ska samtliga aktie- och aktie- kursrelaterade incitamentsprogram till bl.a. verkställande direktören och övrig bolagsledning godkännas av bolagsstämman, utom såvitt gäller sådana program som inte leder till utspädning utan endast till kostnader för bolaget. Sådana incitamentsprogram som endast leder till kostnader och ingen utspädning kan, enligt uttalandet, beslutas av styrelsen så länge kostnaderna för pro- grammet inte ”påtagligt kan komma att inverka på bolagets resultat”. AMN 2002:1 innehåller vidare regler för styrelseledamöters deltagande i incitamentsprogram samt regler för vad styrel- sens förslag till beslut på bolagsstämman ska innehålla. Uttalandet medger dock undantag från huvudregeln för det fall särskilda skäl föreligger. Vidare anges i nämndens uttalande att det inte är lämpligt att styrelsen bereder incitamentsprogram till någon som inte tillhör styrelsen men som avses komma att väljas som styrelseledamot. Nämnden anför vidare att styrelseledamot som också är aktieägare i bolaget inte bör delta i stämmobeslut om incitamentsprogram som omfattar ledamoten själv. Ett incitamentsprogram som riktas enbart till styrelsen ska enligt AMN 2002:1 inte beredas av styrelsen eller bolagsledningen.

Aktiemarknadsnämnden har i sitt uttalande 2010:40 uttalat att det intresse av att skydda bo- lagets aktieägare som bär upp såväl 16 kap. ABL som AMN 2002:1 bland annat kräver att bo- lagsstämmans beslut sätter en övre gräns för hur stort programmet kan bli, anger vilka kategorier av anställda som ska omfattas av programmet och anger de principer enligt vilka instrumenten ifråga ska kunna förvärvas. Enligt nämndens mening hindrar detta inte att bolagsstämman be- slutar om ett incitamentsprogram, för ett eller flera år, med ett eller flera prestationsvillkor, vars grad av uppfyllande ska påverka tilldelningen till dem som omfattas av programmet. God sed på aktiemarknaden kräver enligt uttalandet att det av förslaget till stämmobeslut framgår vilka krite- rier som ska användas för att mäta prestationerna medan det får anses godtagbart att av aktie- marknads- eller konkurrensmässiga skäl avstå från att upplysa om vilken grad av måluppfyllelse som krävs för viss tilldelning. Vidare uttalas att aktieägarna dock, senast när tiden för programmet gått till ända, avseende företagsledningen men i rimlig utsträckning också övriga kategorier, ska informeras även om vilken grad av måluppfyllelse som krävdes för viss tilldelning liksom om i vil- ken utsträckning prestationsvillkoren uppfylldes. Nämnden anför vidare att det kan inte heller anses strida mot skyddsintresset eller från andra utgångspunkter anses strida mot god sed på aktiemarknaden att bolagsstämman ger styrelsen rätt att, om det sker betydande förändringar i bolaget eller på marknaden, besluta att tilldelningen ett visst år ska reduceras eller att ingen till-

Kod för bolags- styrning

1118 Handledning vid tillämpning av Koden

delning alls ska ske för samtliga eller vissa kategorier av dem som omfattas av programmet. Ak- tiemarknadsnämnden uttalar slutligen att punkten 9.7 i Koden i fortsättningen bör tolkas i enlighet med det synsätt som beskrivits ovan.

Kodregeln

Regeln går utöver gällande rätt.

Praktisk hantering

Bolagsstämmans beslut om ett program kan avse ett ettårigt program, men det kan också vara mer långsiktigt och avse en längre tidsperiod. Kodregeln innebär inte något krav på att bolagsstämma, varje år under ett flerårigt programs löptid, måste fatta beslut avseende programmets villkor och förutsättningar. Det är alltså fullt möjligt att en stämma fattar beslut i alla frågor som rör ett flerårigt program.

Kodregeln anger att beslutsunderlaget ska möjliggöra för aktieägarna att i god tid före bolagsstämman på ett enkelt sätt bilda sig en uppfattning om motiven för programmet

m.m. Vad avser kravet ”i god tid” får det förutsättas att det är tillräckligt att ABLs regler om tillhandahållande av handlingar inför stämma följs (jfr kommentaren till punkt 1.2). I övrigt torde tre veckor före stämman vara tillräckligt. Vad gäller kravet ”på ett enkelt sätt” osv. kan följande sägas. Incitamentsprogram kan stundom vara komplicerade, om inte annat så i den meningen att det finns många detaljer i programmet, vilket gör det svår- överskådligt. De krav på utförlig presentation av programmet som följer av ABL kan inte ersättas av en ”enkel” beskrivning. En enkel beskrivning av ett komplicerat förhållande medför normalt att vissa delar måste förbigås. Beskrivningen blir således ofullständig. Det hindrar inte att den är värdefull. Men den kan inte ersätta en fullständig beskrivning, bara vara ett komplement. Vad kodkravet ”på ett enkelt sätt” medför är att besluts- underlaget, utöver sedvanlig utförlig presentation, ska innehålla en sammanfattning som gör det lättare för aktieägarna att överblicka och förstå de angivna delarna av program- met: motiven, väsentliga villkor, utspädning och bolagets kostnader.

Kodregeln behandlar beslutsunderlag före stämman. Det betyder inte nödvändigtvis innehållet i kallelsen utan kan avse de handlingar som ska hållas tillgängliga före stäm- man. Vid stämman ska naturligtvis fullständigt beslutsunderlag föreligga.

Som nämns ovan omfattas syntetiska program av Börsreglernas punkt 3.3.6. En rimlig tolkning är att även Koden avses omfatta syntetiska program (jfr även anvisning 1-2010 som kommenteras nedan under kodregel 9.8).

9.8 Aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram ska utformas med syfte att uppnå ökad intressegemenskap mellan den deltagande befattningshavaren och bolagets aktieägare. Intjänandeperioden alternativt tiden från avtalets ingående till dess att en aktie får förvärvas ska inte understiga tre år.

Program som innebär förvärv av aktier ska utformas så att ett eget aktieinnehav i bolaget främjas.

Styrelseledamöter, som inte samtidigt är anställda i bolaget, ska inte delta i program riktade till bolagsledningen eller andra anställda. Aktieoptioner ska inte ingå i program riktade till sty- relsen.

Gällande rätt

Beträffande styrelseledamöters deltagande i program, se AMN 2002:1 under punkt 9.7.

Kodregeln

Regeln går utöver gällande rätt.

Praktisk hantering

Om en styrelseledamot erhåller tilldelning i ett incitamentsprogram riktat till anställda, med stöd av att särskilda skäl föreligger enligt AMN 2002:1 – t.ex. om styrelseledamoten är verksam i bolaget på samma sätt som en anställd, kan följande förklaring lämnas.

Handledning vid tillämpning av Koden 1119

Förklaringsexempel: ”XX deltar i incitamentsprogram riktat till bolagets anställda. Särskilda skäl föreligger i enlig- het med Aktiemarknadsnämndens uttalande 2002:1 eftersom XX är verksam i bolaget som YY.”

Enligt kodregeln får inte aktieoptioner ingå i program riktade till styrelsen. Det utgör där- emot ingen avvikelse från Koden om en styrelseledamot helt eller delvis erhåller t.ex. syntetiska aktier som arvode från bolaget.

Enligt en tidigare kodregel kunde en verkställande direktör som var ledamot av styrel- sen i bolaget erhålla tilldelning i ett incitamentsprogram riktat till ledning och anställda. Regeln ströks därefter i Koden utan att detta särskilt kommenterades. Man kan dock på goda grunder utgå från att regeln kan tolkas på så sätt att verkställande direktören kan delta i aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram riktade till bolagsledningen och andra anställda, även då denne är ledamot av styrelsen. Motsvarande gäller för ar- betstagarledamöter i styrelsen.

Genom anvisning nr 1-2010 (gällande från den 16 november 2010) flyttades den me- ning som ställer krav på en treårig intjänandeperiod och därigenom förtydligades att kravet på att intjänandeperioden alternativt tiden från avtalets ingående till dess att en aktie får förvärvas inte ska understiga tre år även gäller syntetiska optioner och andra aktiekursrelaterade incitamentsprogram.

9.9 Fast lön under uppsägningstid och avgångsvederlag ska sammantaget inte överstiga ett belopp motsvarande den fasta lönen för två år.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

Rörlig lön, pensionsförmåner och andra förmåner än fast lön som den anställde må ha rätt till enligt sitt anställningsavtal (och som inte utgör avgångsvederlag) ska inte inräknas i det belopp som enligt kodregeln inte får överstiga den fasta lönen för två år.

10 Information om bolagsstyrning

Styrelsen ska årligen i en bolagsstyrningsrapport16 och på sin webbplats informera aktieägare och kapitalmarknad om hur bolagsstyrningen i bolaget fungerar och hur bolaget tillämpar Svensk kod för bolagsstyrning.

10.1 Bolaget ska i bolagsstyrningsrapporten, för varje regel i Koden som det har avvikit från, redovisa denna avvikelse, ange skälen för detta samt beskriva den lösning som valts istället.

Kod för bolags- styrning

Gällande rätt

Förvaltningsberättelsen för ett aktiebolag vars aktier, teckningsoptioner eller skuldebrev är upp- tagna till handel på en reglerad marknad ska enligt 6 kap. 6 § ÅRL innehålla en bolagsstyrnings- rapport. Istället för att upprätta bolagsstyrningsrapporten som en del av förvaltningsberättelsen får bolaget välja att upprätta rapporten som en från årsredovisningen skild handling. Rapporten ska i så fall överlämnas till bolagets revisor inom samma tid som årsredovisningen. Om bolaget har valt att upprätta bolagsstyrningsrapporten som en skild handling ska detta anges i förvalt- ningsberättelsen.

Om bolaget tillämpar en kod för bolagsstyrning, ska det enligt 6 kap. 6 § 3 st. ÅRL anges vilka delar av koden som bolaget i förekommande fall avviker från och skälen för detta.

Revisionsberättelsen ska enligt 9 kap. 31 § 3 st. ABL innehålla ett uttalande om huruvida en bolagsstyrningsrapport har upprättats eller inte. När det gäller sådana upplysningar i rapporten som avses i 6 kap. 6 § 2 st. 2–6 ÅRL (se nedan under punkten 10.2) ska berättelsen vidare innehålla ett uttalande om huruvida upplysningarna är förenliga med årsredovisningens övriga delar. Mot- svarande regler gäller om bolagsstyrningsrapporten upprättas som en skild handling, men då lämnas revisorsyttrandet i en separat handling.

16 Krav på att upprätta en bolagsstyrningsrapport finns i 6 kap. 6–9 §§ årsredovisningslagen (1995:1554).

1120 Handledning vid tillämpning av Koden

Kodregeln

Regeln går utöver gällande rätt.

Praktisk hantering

Kodens regler har skilda adressater. Fråga uppkommer om vilka som ska omfattas av begreppet ”bolaget”. Om ingen revisor närvarar vid årsstämma, eller om valberedningen inte motiverar ett förslag som den ska, har då bolaget avvikit från den kod som tillämpas? I detta sammanhang får det anses lämpligt att låta begreppet ”bolaget” omfatta dels de organ som ABL anger ska förekomma eller antyder kan förekomma (styrelseutskott),

dels valberedningen, som ju Koden benämner bolagsstämmans organ.

Det anges i regeln att det är bolaget som ska upprätta bolagsstyrningsrapporten. Det framgår dock inte vem i bolaget som ska svara för rapporten. Om bolagsstyrnings- rapporten är en del av förvaltningsberättelsen är det styrelsen som står bakom rappor- ten. Är bolagsstyrningsrapporten däremot upprättad som en skild handling, anger lag- regeln inte vem som svarar för upprättandet. I prop. 2008/09:71 s. 103 anges emellertid: ”Liksom när det gäller övriga delar av årsredovisningen ankommer det på styrelsen att se till att bolagsstyrningsrapporten upprättas (se främst 8 kap. 4 § aktiebolagslagen). Det är också styrelsen som har det yttersta ansvaret för rapportens innehåll.” I regeln att bola- get ska ange vilka regler bolaget avvikit från är det i praktiken olika identiteter i ”bolaget”. En översättning till praktiskt språk skulle kunna lyda så här: ”Den som svarar för bolags- styrningsrapporten ska ange vilka regler bolagsstämman, styrelsen, enskild styrelsele- damot, VD, revisorer, revisionsutskott, ersättningsutskott och valberedningen avvikit från.”

I fråga om skälet till en avvikelse som den som avger bolagsstyrningsrapporten inte svarar för, bör denne efterhöra skälet hos dem som ansvarar för avvikelsen. Om veder- börande inte redovisar något skäl, får det anges i rapporten att något skäl inte redovisats av den som svarar för avvikelsen. Den som avger rapporten torde inte ha vare sig rätt eller skyldighet att själv förklara en avvikelse som någon annan ansvarar för.

Om en avvikelse beror på ett beslut av bolagsstämman (t.ex. ett beslut att utse en styrelsesuppleant) och beslutet tagits med acklamation (dvs. utan rösträkning) kan det vara omständligt att utröna skälet (eller skälen: olika aktieägare kan ju ha olika skäl). Först erfordras att någon bedömer att beslutet innebär en avvikelse. Det kan vara lätt, som i exemplet med styrelsesuppleant, men det kan också vara svårt; i exempelvis fråga om styrelsen har fått en ändamålsenlig sammansättning. Det är närmast den som avger rapporten som ska göra bedömningen huruvida en avvikelse gjorts. Denne får då – eventuellt genom stämmoordföranden – fråga om de som röstat för beslutet är beredda att redovisa något skäl till avvikelsen. Som sagt kan det finnas olika skäl, och dessa får då redovisas i rapporten.

Om den som avger rapporten först efter stämmans avslutande kommer till bedöm- ningen att ett beslut innebär en avvikelse, kan det vara praktiskt svårt att inhämta skälen. I så fall kan denne lämpligen ange i rapporten att det inte varit möjligt att med rimliga an- strängningar inhämta skäl för avvikelsen.

Som framgår ovan föreskrivs i 6 kap. 6 § tredje stycket ÅRL att ett bolag som tillämpar Koden i förekommande fall ska ange i bolagsstyrningsrapporten vilka delar av Koden som bolaget avviker från och skälen för detta. I det avseendet går kodregeln längre, då den föreskriver att bolaget i bolagsstyrningsrapporten, för varje regel i Koden som det har avvikit från, ska redovisa denna avvikelse, ange skälen för detta samt beskriva den lös- ning som valts i stället.

Vad som ska anges i bolagsstyrningsrapporten är skälen till varför bolaget har avvikit från en viss kodbestämmelse och alltså inte skälen till varför bolaget har valt just den ena eller andra alternativa lösningen.

Handledning vid tillämpning av Koden 1121

10.2 Utöver vad som stadgas i lag,17 ska följande uppgifter lämnas i bolagsstyrningsrapporten, om de inte framgår av årsredovisningen:

x sammansättningen av bolagets valberedning och om ledamot har utsetts av viss ägare, varvid ägarens namn också ska anges,

x för var och en av styrelsens ledamöter de uppgifter som anges i 2.6 tredje stycket,

x arbetsfördelningen i styrelsen, hur styrelsearbetet bedrivits under det senaste räken- skapsåret, inkluderande antal styrelsesammanträden och respektive ledamots närvaro vid styrelsesammanträden,

x sammansättning, arbetsuppgifter och beslutanderätt för eventuella styrelseutskott och respektive ledamots närvaro vid utskottens sammanträden,

x för verkställande direktören,

– ålder samt huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet,

– väsentliga uppdrag utanför bolaget, och

– eget eller närstående fysisk eller juridisk persons innehav av aktier och andra finan- siella instrument i bolaget samt väsentliga aktieinnehav och delägarskap i företag som bolaget har betydande affärsförbindelser med, samt

x eventuella överträdelser under det senaste räkenskapsåret av regelverket vid den börs bolagets aktier är upptagna till handel vid eller av god sed på aktiemarknaden enligt beslut av respektive börs disciplinnämnd eller uttalande av Aktiemarknadsnämnden.

Gällande rätt

Bolagsstyrningsrapporten ska enligt 6 kap. 6 § 2 st. ÅRL innehålla upplysningar om

i vilka principer för bolagsstyrning som tillämpas, utöver dem som följer av lag eller annan författning, och var uppgifter om dessa principer finns tillgängliga,

ii de viktigaste inslagen i bolagets system för intern kontroll och riskhantering i samband med den finansiella rapporteringen,

iii direkta eller indirekta aktieinnehav i bolaget, som representerar minst en tiondel av röstetalet för samtliga aktier i bolaget,

iv begränsningar i fråga om hur många röster varje aktieägare kan avge vid en bolagsstämma, v bestämmelser i bolagsordningen om tillsättande och entledigande av styrelseledamöter

samt om ändring av bolagsordningen,

vi av bolagsstämman lämnade bemyndiganden till styrelsen att besluta att bolaget ska ge ut nya aktier eller förvärva egna aktier,

vii hur bolagsstämman fungerar, bolagsstämmans huvudsakliga beslutanderätt, aktieägarnas rättigheter och hur dessa rättigheter utövas, i den omfattning som dessa förhållanden inte framgår av lag eller annan författning, och

viii hur styrelsen och, i förekommande fall, inom bolaget inrättade kommittéer är sammansatta och hur de fungerar, i den omfattning som dessa förhållanden inte framgår av lag eller annan författning.

Kodregeln

Regeln går utöver gällande rätt.

Kod för bolags- styrning

Praktisk hantering

Som framgår ovan uppställs i 6 kap. 6 § 2 st. ÅRL lagkrav på att bolagsstyrnings- rapporten ska ha visst minimiinnehåll. Därutöver uppställer Koden i denna regel ytterli- gare krav på rapportens innehåll.

Lagens krav på att upplysningar ska lämnas om hur styrelsen och inom bolaget in- rättade kommittéer är sammansatta och hur de fungerar innebär att bolagsstyrnings- rapporten redan på den grunden ska innehålla en beskrivning av hur styrelsen är sam- mansatt och fungerar. Det innebär bland annat ett krav på att ange en arbetsfördelning som gäller inom styrelsen och vilka särskilda ansvarsområden som olika styrelseleda- möter har givits. Till exempel ska i förekommande fall beskrivas att revisionsutskott, er- sättningsutskott och andra utskott inrättats, efter vilka principer de är sammansatta och hur de fungerar. Eftersom hela styrelsen kan fullgöra de uppgifter som ABL har lagt på ett revisionsutskott följer det inte nödvändigtvis av lag att sådant utskott ska finnas. Inrättas revisionsutskott måste detta alltså beskrivas. Med lagens skrivning ”inom bolaget in-

17 Krav på bolagsstyrningsrapportens innehåll finns i 6 kap. 6 § årsredovisningslagen (1995:1554).

1122 Handledning vid tillämpning av Koden

rättade kommittéer” avses bland annat valberedningen. Dess sammansättning och hur den fungerar ska alltså också enligt lag beskrivas i bolagsstyrningsrapporten.

Utöver detta fordrar kodregeln att bolagsstyrningsrapporten lämnar vissa uppgifter om styrelseledamöter och verkställande direktören (ålder, väsentliga uppdrag m.m.), uppgifter om eventuella överträdelser av Xxxxxxxxxxxx, om styrelse- och utskottsleda- möters närvaro samt, när ledamot av valberedningen har utsetts av en viss ägare, äga- rens namn.

I punkt 7.4 andra stycket föreskriver Koden att styrelsen i bolag som inte har en sär- skild granskningsfunktion (internrevision) årligen ska utvärdera behovet av en sådan funktion och i beskrivningen av den interna kontrollen i bolagsstyrningsrapporten (jfr 6 kap. 6 § 2 st. p. 2 motivera sitt ställningstagande.

10.3 Bolaget ska på sin webbplats ha en särskild avdelning för bolagsstyrningsfrågor där de senaste tre årens bolagsstyrningsrapporter, tillsammans med den del av revisionsberättelsen som behandlar bolagsstyrningsrapporten alternativt revisorns skriftliga yttrande över bolags- styrningsrapporten,18 ska finnas tillgängliga.

På avdelningen för bolagsstyrningsfrågor ska gällande bolagsordning finnas tillgänglig till- sammans med den information som enligt Koden ska lämnas eller finnas tillgänglig på webb- platsen.19 Vidare ska aktuell20 information i följande avseenden lämnas:

x uppgift om styrelseledamöter, verkställande direktör och revisor, samt

x en redogörelse för bolagets system för rörliga ersättningar till ledande befattningshavare samt för vart och ett av samtliga utestående aktie- och aktiekursrelaterade incitaments- program.

På avdelningen för bolagsstyrningsfrågor ska dessutom styrelsen, senast två veckor före års- stämman, lämna en redovisning av resultatet av den utvärdering som skett enligt 9.1 andra och tredje punkterna.

Gällande rätt

I Börsreglernas punkt 3.1.6 föreskrivs att bolaget ska ha en egen hemsida där all offentliggjord information ska finnas tillgänglig under minst tre år (finansiella rapporter ska dock enligt bestäm- melsen finnas tillgängliga under minst fem år). Börsreglerna har inga krav på att hemsidan ska ha en avdelning för bolagsstyrning.

Enligt 8 kap. 15 a § ÅRL ska en bolagsstyrningsrapport som har upprättats som en från årsre- dovisningen skild handling offentliggöras tillsammans med förvaltningsberättelsen. Bestämmel- serna om offentliggörande av förvaltningsberättelsen gäller i tillämpliga delar beträffande offent- liggörandet av bolagsstyrningsrapporten. Istället för att offentliggöra bolagsstyrningsrapporten får bolaget välja att offentliggöra rapporten genom att göra den tillgänglig på bolagets webbplats. Förvaltningsberättelsen ska då innehålla en upplysning om detta och en uppgift om den webb- plats där rapporten finns tillgänglig.

ABL innehåller inga regler om hemsida.

Kodregeln

Regeln saknar motsvarighet i gällande rätt.

Praktisk hantering

På den särskilda avdelningen för bolagsstyrningsfrågor på bolagets webbplats ska bo- laget hålla tillgängligt:

x de senaste tre årens bolagsstyrningsrapporter, inkl. den del av revisionsberättelsen som behandlar bolagsstyrningsrapporten alternativt revisorns skriftliga yttrande över bolagsstyrningsrapporten (punkt 10.3),

x aktuell bolagsordning (punkt 10.3),

18 Krav på revisorsgranskning av bolagsstyrningsrapporten om den ingår i förvaltningsberättelsen eller för de

uppgifter som annars lämnas i bolagets eller koncernens förvaltningsberättelse finns i 9 kap. 31 § aktiebo- lagslagen (2005:551). Krav på revisorsgranskning om bolagsstyrningsrapporten upprättas som en från års- redovisningen skild handling finns i 6 kap. 9 § årsredovisningslagen (1995:1554).

19 Se punkterna 1.1, 1.7, 2.5 och 2.6.

20 Med aktuell avses att informationen ska uppdateras inom sju dagar efter att den förändrats eller föränd- ringen blivit känd för bolaget.

Handledning vid tillämpning av Koden 1123

x namnen på ledamöterna i valberedningen, om ledamot utsetts av viss ägare; äga- rens namn, samt hur aktieägare kan lämna förslag till valberedningen (punkt 2.5),

x uppgift för det fall ledamot av valberedningen lämnar denna samt information om ny ledamot (punkt 2.5),

x tid och ort för bolagsstämma (punkt 1.1),

x vid vilken tidpunkt en begäran från aktieägare att få ett ärende behandlat på stäm- man ska ha inkommit för att kunna tas in i kallelsen (punkt 1.1),

x valberedningens beslutsförslag (punkt 2.6),

x valberedningens motiverade yttrande beträffande styrelsens sammansättning (punkt 2.6),

x information om föreslagna styrelseledamöter (punkt 2.6),

x protokoll (samt eventuell översättning därav) från senaste årsstämman och därefter hållen extra bolagsstämma (punkt 1.7), samt

x styrelsens redovisning av resultatet av utvärderingen som gjorts enligt punkt 9.1 (punkt 9.1)

Därutöver ska aktuell information i följande avseenden lämnas:

x uppgift om styrelseledamöter, verkställande direktör och revisor (punkt 10.3), samt

x en redogörelse för bolagets system för rörliga ersättningar till ledande befattnings- havare samt för vart och ett av samtliga utestående aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram (punkt 10.3).

Det kan i sammanhanget noteras att flertalet av de uppgifter som ska publiceras på bo- lagets hemsida är av den karaktären att de typiskt sett endast behöver läggas ut på bo- lagets hemsida en gång per år och därefter inte ändras – om ingenting oförutsett inträffar. Beträffande redogörelsen för bolagets system för rörliga ersättningar till ledande be- fattningshavare och utestående incitamentsprogram kan en lämplig utgångspunkt vara att den information som lämnas i redogörelsen inte behöver gå utöver den information som lämnas inför och vid den bolagsstämma som beslutar om riktlinjerna för ersättning till ledande befattningshavare och den information som lämnas om ersättningar och

utestående program i bolagets årsredovisning.

För att undvika förväxling bör ordet ”bolagsstyrningsrapport” användas endast för den rapport som enligt lag ska ingå i årsredovisningen eller upprättas som en skild handling. Bolagsstyrningsrapporten är således ett ”fryst” dokument. De uppgifter som enligt förevarande kodregel ska finnas på hemsidan bör därför rubriceras med ett annat namn än bolagsstyrningsrapport, exempelvis ”Bolagsstyrningsfrågor”.

Av första och andra styckena i 8 kap. 15 a § ÅRL framgår att en bolagsstyrningsrapport som har upprättats som en från årsredovisningen skild handling ska offentliggöras till- sammans med förvaltningsberättelsen om inte bolaget istället väljer att offentliggöra rapporten genom att göra den tillgänglig på bolagets webbplats. Till skillnad från vad som avses med begreppet offentliggörande i lagen om värdepappersmarknaden och Börsreglerna, avses i det här sammanhanget att i enlighet med 8 kap. 3 § ÅRL lämna in årsredovisningen respektive bolagsstyrningsrapporten, om den upprättas som en skild handling, till Bolagsverket. Följande uttalas beträffande 8 kap. 15 a § i prop. 2008/09:71 s. 111 f.:

”Paragrafen innehåller särskilda bestämmelser om offentliggörande av bolags- styrningsrapporten. Om denna ingår i förvaltningsberättelsen, blir följden att rapporten offentliggörs på samma sätt som förvaltningsberättelsen i övrigt, nämligen genom att den ges in till Bolagsverket (se främst 3 §). Som framgår av första stycket i förevarande paragraf är huvudregeln att rapporten ska offentlig- göras på detta sätt även i de fall då bolaget har valt att, i enlighet med 6 kap. 8 §, upprätta rapporten som en från årsredovisningen skild handling. Bestämmel- serna om offentliggörande av förvaltningsberättelsen i 8 kap. gäller i dessa fall i tillämpliga delar beträffande offentliggörandet av rapporten. Det innebär bl.a. att bestämmelserna om förseningsavgift och personligt betalningsansvar blir tillämpliga vid underlåtenhet att ge in rapporten.

Kod för bolags- styrning

1124 Handledning vid tillämpning av Koden

Av 6 kap. 9 § framgår att revisorns yttrande över sin granskning av rapporten ska fogas till rapporten. Yttrandet ska följaktligen offentliggöras tillsammans med rapporten. Det som har sagts i det föregående gäller alltså även i fråga om detta yttrande.

Oavsett om rapporten ingår i förvaltningsberättelsen eller inte, förutsätts Bo- lagsverket inte göra någon mer ingående granskning av rapportens innehåll i samband med att den ges in. I likhet med vad som gäller i fråga om revisorns granskning av rapporten är det dock naturligt att verket gör en bedömning av om rapporten i någon verklig mening utgör en sådan rapport som avses i lagen. Att en ingiven handling har benämnts bolagsstyrningsrapport är inte tillräckligt. Om re- visorn inte har haft några invändningar i detta avseende, torde rapporten som regel kunna godtas även av Bolagsverket.

Enligt andra stycket kan bolaget välja att i stället offentliggöra rapporten ge- nom publicering på företagets webbplats. För att detta undantag från huvud- regeln i första stycket ska bli tillämpligt krävs dels att rapporten faktiskt finns till- gänglig på företagets webbplats, dels att förvaltningsberättelsen innehåller en hänvisning till denna webbplats. Om någon av dessa förutsättningar brister, gäl- ler huvudregeln i första stycket om att rapporten ska ges in till Bolagsverket. I sådana fall blir följaktligen de sanktioner som där föreskrivs tillämpliga, om bola- get skulle ge in rapporten för sent eller över huvud taget inte ge in den.

Lagen innehåller inte några bestämmelser om hur länge rapporten ska finnas tillgänglig på bolagets webbplats. Det är naturligt att rapporten ligger kvar på webbplatsen i vart fall till dess att en ny rapport har publicerats. Det har överlåtits åt självreglerande organ och åt utvecklandet av god sed på aktiemarknaden att närmare fastställa vad som ska gälla i det avseendet.”

I Kodens punkt 10.3 andra stycket andra meningen anges att aktuell information ska lämnas på hemsidan avseende där uppräknade frågor. Definitionen av vad som avses med ”aktuell information” återfinns i fotnot 20. Som framgår av Kodens avsnitt I punkt 5 in fine utgör fotnotstext inte regeltext som behöver följas eller förklaras. Detta innebär så- ledes att om den information som avses inte skulle bli uppdaterad inom sju dagar utgör detta i sig inte någon avvikelse från Koden.

Övergångsregler

Förutom den bestämmelse som kommenteras nedan finns inga gällande över- gångsregler till Koden.

Utländska bolags tillämpning av Koden Utländska bolag vars aktier eller depåbevis är upptagna till handel på en reglerad mark- nad i Sverige ska enligt Kollegiets anvisning nr 2-2010 från och med den 1 januari 2011

tillämpa antingen den bolagsstyrningskod som gäller i det land där bolaget har sitt regi-

strerade säte, eller där bolagets aktier är primärnoterade, eller Koden. Den nya regeln trädde i kraft den 1 januari 2011, vilket enligt anvisningen innebär att utländska bolag ska ange vilken kod de tillämpar i den första bolagsstyrningsrapport som lämnades efter re- gelns ikraftträdande, dvs. i normalfallet i den rapport som lämnades våren 2011. Om bolaget valt att inte tillämpa Koden utan att tillämpa sin utländska hemmakod, ska det lämna en förklaring över i vilka väsentliga avseenden bolagets agerande avviker från reglerna i Koden. En sådan förklaring ska lämnas första gången i eller i anslutning till den första bolagsstyrningsrapport som avges efter den 31 december 2011, dvs. i normalfal- let i den bolagsstyrningsrapport som avges våren 2012.

Checklista Följande förteckning utgör en checklista för tillämpning av Koden. Checklistan behand- lar inte andra regler, t.ex. ABL och Börsreglerna, som även måste beaktas vid exempelvis en bolagsstämma.

Handledning vid tillämpning av Koden 1125

Checklistan är upprättad i förhållande till olika åtgärder och händelser som aktua- liseras för ett bolag under ett år. Detta innebär att vissa åtgärder enligt Koden finns upp- tagna under flera rubriker i checklistan.

Det kan vara värt att än en gång poängtera att ett bolag inte behöver följa alla de regler som listas i checklistan. Däremot måste bolaget ta ställning till om bolaget vill följa regeln eller inte, och motivera eventuell avvikelse i enlighet med principen ”följ eller förklara”.

Bolagsstämma

Punkt	Åtgärd	[
2.5	Namnen på ledamöterna i valberedningen (samt om ledamoten ut- setts av viss ägare) ska publiceras på bolagets webbplats senast sex månader före årsstämman. På bolagets webbplats ska även anges hur aktieägarna kan lämna förslag till valberedningen.
1.1	Senast i samband med Q3-rapporten ska anges på bolagets webb- plats när och på vilken ort stämman ska hållas.
1.1	Informera på bolagets webbplats om tidpunkt för när begäran om att få ett ärende behandlat på stämman ska ha inkommit för att kunna tas in i kallelsen.
1.4 2.1 2.6	Kontakt med valberedningen för att erhålla beslutsförslag, information om föreslagna styrelseledamöter samt motiverat yttrande beträffande förslag till styrelse. Beslutsförslagen ska presenteras i kallelsen. Be- slutsförslagen, information om föreslagna styrelseledamöter samt motiverat yttrande beträffande förslag till styrelse ska publiceras på bolagets webbplats i anslutning till att kallelsen utfärdas. x Förslag till person att vara ordförande vid årsstämman (punkt 1.4) x Förslag till styrelseordförande (punkt 2.1) x Förslag till övriga ledamöter i styrelsen (punkt 2.1) x Förslag till arvode och annan ersättning för styrelseuppdrag till var och en av styrelseledamöterna (punkt 2.1) x Information om föreslagna styrelseledamöter (punkt 2.6) x Motiverat yttrande beträffande förslag till styrelse (punkt 2.6) x Motivering för det fall avgående verkställande direktör föreslås som styrelseordförande (punkt 2.6) x Förslag till revisor, i förekommande fall (punkt 2.1) x Förslag till revisorsarvode (punkt 2.1)
2.2	Kontakt med valberedningen eller aktieägare för att tillse att förslag till ledamöter i valberedningen eller förslag till hur valberedningen ska ut- ses inkommer till bolaget.
1.6	Vidtala person/-er att vara justerare (ej styrelseledamot eller anställd).
1.5	Överväga om stämman ska simultantolkas från svenska till annat språk.
1.5	Överväga om material inför stämman ska översättas.
1.3	Tillse att personer som ska närvara (i vissa fall såvitt möjligt) vid stäm- man kontaktas. x Styrelsens ordförande x Styrelsen (såvitt möjligt hela styrelsen; i vart fall beslutför styrelse) x Verkställande direktören x Minst en av bolagets revisorer x Minst en ledamot av valberedningen

Inför årsstämma

Kod för bolags- styrning

1126 Handledning vid tillämpning av Koden

Punkt	Åtgärd	[
10.3	Senast två veckor före årsstämman ska styrelsens redovisning av re- sultatet av ersättningsutskottets utvärdering enligt punkt 9.1 läggas ut på bolagets webbplats.

Inför extra bolagsstämma

Punkt	Åtgärd	[
1.1	När tid och ort för extra bolagsstämma fastställts ska uppgift om detta, utan dröjsmål, lämnas på bolagets webbplats.
1.1	Informera, när så är möjligt, på bolagets webbplats om tidpunkt för när begäran om att få ett ärende behandlat på stämman ska ha inkommit för att kunna tas in i kallelsen.
1.6	Vidtala person/-er att vara justerare (ej styrelseledamot eller anställd).
1.5	Överväga om stämman ska simultantolkas från svenska till annat språk.
1.5	Överväga om material inför stämman ska översättas.
1.3	Tillse att personer som ska närvara vid stämman kontaktas. x Styrelsens ordförande x Styrelsen (beslutför styrelse) x Verkställande direktören

Innehåll i kallelse till årsstämma

Punkt	Åtgärd	[
2.2	Förslag till ledamöter i valberedningen eller förslag till hur valbered- ningen ska utses.
2.6 1.4 2.1	Valberedningens förslag till beslut. x Ordförande vid årsstämman x Styrelseordförande x Övriga ledamöter i styrelsen x Arvode och annan ersättning för styrelseuppdrag till var och en av styrelseledamöterna x Revisor (i förekommande fall) x Revisorsarvode

Praktiskt genomförande av årsstämman

Allmänt

Punkt	Åtgärd	[
1.6	Justerare ska ej vara styrelseledamot eller anställd.
1.5	Stämman hålls på svenska samt material tillhandahålls på svenska.

Handledning vid tillämpning av Koden 1127

Närvaro

Punkt	Åtgärd	[
1.3	Hela styrelsen ska närvara såvitt möjligt; i vart fall ska beslutför styrel- se, inklusive styrelsens ordförande, närvara.
1.3	Verkställande direktören ska närvara.
1.3	Minst en av bolagets revisorer ska närvara.
1.3	Minst en ledamot av valberedningen ska närvara.

Presentationer av beslutsförslag/redogörelser

Punkt	Åtgärd	[
2.7	Valberedningen presenterar och motiverar sina förslag på stämman (styrelse, revisor och arvode).
2.7	Valberedningen lämnar redogörelse på stämman för hur dess arbete bedrivits.

Praktiskt genomförande av extra bolagsstämma

Punkt	Åtgärd	[
1.6	Justerare ska ej vara styrelseledamot eller anställd.
1.5	Stämman hålls på svenska samt material tillhandahålls på svenska.
1.3	Beslutför styrelse, inklusive ordföranden, ska närvara.
1.3	Verkställande direktören ska närvara.

Punkt	Åtgärd	[
1.7	Protokoll publiceras på bolagets webbplats (ej röstlängd eller bilagor innehållande motsvarande information).
1.7	Överväga om protokollet ska översättas.
10.3	Uppdatering av bolagets webbplats gällande eventuella nya styrelse- ledamöter, revisor och aktie- och aktiekursrelaterade incitamentspro- gram.

Efter bolagsstämma (årsstämma och extra bolagsstämma)

Kod för bolags-

styrning

1128 Handledning vid tillämpning av Koden

Valberedning

Allmänt

Punkt	Åtgärd	[
2.1	Bolaget ska ha en valberedning.
2.2	På bolagsstämma utses ledamöter i valberedningen eller beslutas hur ledamöterna ska utses.
2.3 2.4	Ledamöterna ska vara minst tre till antalet och majoriteten ska vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Verkstäl- lande direktören eller annan person från bolagsledningen ska inte vara ledamot. Minst en av ledamöterna ska vara oberoende i förhållande till den röstmässigt största aktieägaren eller grupp av aktieägare som samverkar om bolagets förvaltning. Styrelseledamöter ska inte utgöra en majoritet i valberedningen och styrelseledamot ska inte vara val- beredningens ordförande. Om mer än en styrelseledamot ingår i val- beredningen får högst en av dem vara beroende i förhållande till bola- gets större aktieägare.
2.5	Namnen på ledamöterna i valberedningen (samt om ledamoten ut- setts av viss ägare) ska anges på bolagets webbplats senast sex må- nader före årsstämman. På bolagets webbplats ska även anges hur aktieägarna kan lämna förslag till valberedningen.
2.5	Om ledamot lämnar valberedningen ska uppgift om detta och infor- mation om ny ledamot lämnas på bolagets webbplats.

Handledning vid tillämpning av Koden 1129

Uppgifter för valberedningen

Punkt	Åtgärd	[
2.1 1.4	Lämna förslag till: x Ordförande vid årsstämman x Styrelseordförande x Övriga ledamöter i styrelsen x Arvode och annan ersättning för styrelseuppdrag till var och en av styrelseledamöterna x Revisor (i förekommande fall) x Revisorsarvode Valberedningen kan också lämna förslag till ledamöter i valbered- ningen eller hur ledarmöterna ska utses.
4.6 2.6	Motta underlag från föreslagna styrelseledamöter för att kunna be- döma deras oberoende samt lämna information om de föreslagna styrelseledamöterna till bolaget.
2.6	Bedöma om föreslagna styrelseledamöter är att anse som oberoende (jfr punkterna 4.4 och 4.5).
2.6	Lämna förslag till styrelse, revisor och arvode samt information enligt punkt 2.6 om föreslagna styrelseledamöter till bolaget för införande av förslag i kallelsen och publicering av förslag och information på bola- gets webbplats.
2.6	Lämna motiverat yttrande beträffande förslaget till styrelse, för publi- cering på bolagets webbplats, jämte motivering för det fall avgående verkställande direktör föreslås som styrelseordförande.
2.7	Presentera och motivera sina förslag till styrelse, revisor och arvode på stämman samt lämna en redogörelse för hur valberedningens arbete har bedrivits.

Kod för bolags- styrning

1130 Handledning vid tillämpning av Koden

Styrelse

Styrelsens arbete

Punkt	Åtgärd	[
3.1	Fastställa verksamhetsmål och strategi.
3.1	Fastställa erforderliga etiska riktlinjer för bolagets uppträdande.
3.1	Tillse att det finns effektiva system för uppföljning och kontroll av bo- lagets verksamhet.
3.1	Tillse att bolagets informationsgivning präglas av öppenhet samt är korrekt, relevant och tillförlitlig.
3.1	Tillse att det finns en tillfredställande kontroll av bolagets efterlevnad av lagar och regler.
3.1	Tillsätta, utvärdera och vid behov entlediga verkställande direktör.
3.2	Godkänna väsentliga uppdrag som verkställande direktören har utan- för bolaget.
7.1	Minst en gång per år pröva arbetsordningen, instruktionen för verk- ställande direktören och rapporteringsinstruktionen med avseende på aktualitet och relevans.
7.4	Årligen utvärdera behovet av internrevision, om sådan ej finns, och i den årliga beskrivningen av internkontrollen i bolagsstyrnings- rapporten motivera sitt ställningstagande.
7.5	Träffa bolagets revisor minst en gång per år utan närvaro av xxxxxx- ledningen.
7.6	Tillse att bolagets halvårs- eller niomånadersrapport översiktligt granskas av bolagets revisor.
8.1	Årligen utvärdera styrelsearbetet. Resultatet ska i relevanta delar re- dovisas för valberedningen.
8.2	Löpande utvärdera verkställande direktören utan närvaro av xxxxxx- ledningen, dock minst en gång per år.
9.1	Inrätta ersättningsutskott.

Handledning vid tillämpning av Koden 1131

Styrelsens ordförande

Punkt	Åtgärd	[
6.3	Organisera och leda styrelsens arbete.
6.3	Tillse att styrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kun- skaper om bolaget.
6.3	Tillse att ny styrelseledamot genomgår erforderlig introduktionsut- bildning samt den utbildning i övrigt som styrelseordföranden och le- damoten gemensamt finner lämplig.
6.3	Ansvara för kontakter med ägarna i ägarfrågor och förmedla syn- punkter från ägarna till styrelsen.
6.3	Tillse att styrelsen erhåller tillfredsställande information och besluts- underlag för sitt arbete.
6.3	Efter samråd med verkställande direktören fastställa förslag till dag- ordning för styrelsens sammanträden.
6.3	Kontrollera att styrelsens beslut verkställs.
6.3	Tillse att styrelsens arbete årligen utvärderas.
7.7	Tillse att styrelseprotokoll tillsänds styrelsens ledamöter så snart som möjligt efter styrelsesammanträdet.
8.1	Tillse att resultatet av utvärderingen av styrelsearbetet i relevanta delar redovisas för valberedningen.

Delårsrapport

Punkt	Åtgärd	[
7.6	Styrelsen ska tillse att bolagets halvårs- eller niomånadersrapport översiktligt granskas av bolagets revisor.

Punkt	Åtgärd	[
7.4	Styrelsen ska i beskrivningen av internkontrollen i bolagsstyrnings- rapporten, i bolag som inte har en särskild granskningsfunktion (in- ternrevision), motivera sitt ställningstagande avseende bolagets be- hov av internrevision.
10.1	Bolaget ska i bolagsstyrningsrapporten, för varje regel i Koden som det avvikit från, redovisa denna avvikelse, ange skälen för detta samt beskriva den lösning som valts istället.
10.2	Bolaget ska i bolagsstyrningsrapporten även lämna de uppgifter som räknas upp i punkt 10.2 (som i sig tjänar som en checklista) – förutsatt att den informationen inte redan framgår av årsredovisningen.

Bolagsstyrningsrapport (inkl. beskrivning av internkontroll)

Kod för bolags- styrning

1132 Handledning vid tillämpning av Koden

Uppgifter på webbplatsen

Punkt	Åtgärd	[
10.3	Bolaget ska på sin webbplats ha en särskild avdelning för bolagsstyr- ningsfrågor.
10.3	På den särskilda avdelningen för bolagsstyrningsfrågor på bolagets webbplats ska följande finnas tillgängligt: x de senaste tre årens bolagsstyrningsrapporter (tillsammans med den del av revisionsrapporten som behandlar bolagsstyrningsrapporten alternativt revisorns skriftliga yttrande över bolagsstyrnings- rapporten), x aktuell bolagsordning, x uppgift om styrelseledamöter, verkställande direktör och revisor (ak- tuell information), x en redogörelse för bolagets system för rörliga ersättningar till ledande befattningshavare samt för vart och ett av samtliga utestående aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram (aktuell information), och x senast två veckor före årsstämman, en redovisning av resultatet av er- sättningsutskottets utvärderingar enligt 9.1 andra och tredje punkter- na.
10.3	På den särskilda avdelningen för bolagsstyrningsfrågor på bolagets webbplats ska även återfinnas övrig information som krävs enligt Koden, dvs. x senast sex månader före årsstämman, namnen på ledamöterna i val- beredningen (och om ledamoten utsetts av viss ägare) samt hur aktie- ägare kan lämna förslag till valberedningen (punkt 2.5), x uppgift för det fall ledamot av valberedningen lämnar denna samt in- formation om ny ledamot (punkt 2.5), x uppgift om tidpunkt och på vilken ort stämma kommer att hållas, när tid och plats för detta fastställts av styrelsen; inför årsstämma senast i samband med Q3-rapporten (punkt 1.1), x information om vid vilken tidpunkt en begäran från aktieägare om att få ett ärende behandlat på stämman ska ha inkommit för att kunna tas in i kallelsen (punkt 1.1), x valberedningens beslutsförslag avseende ordförande vid stämman, styrelse, revisor (i förekommande fall) och styrelse- och revisorsarvode (punkt 2.6), x information om föreslagna styrelseledamöter (punkt 2.6), x valberedningens motiverade yttrande beträffande förslag till styrelse (punkt 2.6), x motivering för det fall avgående verkställande direktör föreslås som styrelseordförande (punkt 2.6), och x protokoll (samt ev. översättning därav) från senaste årsstämman och därefter hållen extra bolagsstämma (punkt 1.7).

Krav på stämmobeslut enligt Koden

Punkt	Åtgärd	[
2.2	Bolagsstämman ska utse ledamöter i valberedningen eller besluta om hur valberedningen ska utses.
6.1	Bolagsstämman ska välja styrelseordförande.
9.7	Bolagsstämman ska besluta om aktie- och aktiekursrelaterade incita- mentsprogram till bolagsledningen. Beslutet ska omfatta de väsentliga villkoren i programmet.

Styrelsens beskrivning av intern kontroll 1133

VÄGLEDNING FRÅN SVENSKT NÄRINGSLIV OCH FAR

Styrelsens beskrivning av intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen

(2008-09-08)

1 Bakgrund och syfte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2 Intern kontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1 Styrelsens ansvar enligt den svenska aktiebolagslagen . . . . . . . . . . . . .

2.2 Styrelsens ansvar enligt Svensk kod för bolagsstyrning . . . . . . . . . . . . .

2.3 Definition av intern kontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.4 Intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen . . . . . . . . . . . . .

3 Styrelsens beskrivning av intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.1 Allmänna principer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2 Utformning av styrelsens beskrivning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Bilaga 1 Exempel på disposition av styrelsens beskrivning . . . . . . . . . . . .

Bilaga 2 Ramverk för intern kontroll samt väsentliga områden relaterade till intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1133

1133

1133

1134

1134

1134

1135

1135

1135

1137

1137

1 Bakgrund och syfte

Den s.k. Kodgruppen avlämnade i december 2004 Svensk kod för bolagsstyrning, SOU 2004:130, (koden). Koden har härefter förvaltats av Kollegiet för svensk bolagsstyrning (kollegiet) varvid koden i några avseenden vidareutvecklats genom uttalanden från kol- legiet.

Denna vägledning avser styrelsens beskrivning av intern kontroll avseende den finan- siella rapporteringen och syftar till att underlätta styrelsens arbete med denna. Väsent- liga utgångspunkter för vägledningen har varit de normer som formulerats i koden, utan att införa mera långtgående krav.

Vägledningen skall inte ses som en statisk produkt. Behov och erfarenheter ändras över tiden liksom vad som betraktas som god sed inom området. Vägledningen förväntas därför bli föremål för översyn i takt med vunna erfarenheter och fortsatt utveckling av praxis både i Sverige och internationellt.

Vägledningen har tagits fram avarbetsgrupper från Svenskt Näringsliv respektive FAR, branschorganisationen för revisorer och rådgivare, se bilaga 3.

Vägledningen har i september 2008 anpassats till den nya version av koden som gäller fr.o.m. den 1 juli 2008, i övrigt har inga förändringar gjorts av det sakliga innehållet. An- passningarna beskrivs i bilaga 4.

2 Intern kontroll

2.1 Styrelsens ansvar enligt den svenska aktiebolagslagen

Enligt den svenska aktiebolagslagen (8 kap.) svarar styrelsen för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen skall se till att bolagets organi- sation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen skall vidare i skriftliga instruktioner ange arbetsfördelningen mellan å ena sidan styrelsen och å andra sidan den verkställande direktören och de andra organ som styrelsen inrättar. Styrelsens an- svar och tillsynsskyldighet kan inte överlåtas på någon annan. Styrelsen skall fortlöpan- de bedöma bolagets och, om bolaget är moderbolag i en koncern, koncernens ekono- miska situation.

Kod för bolags- styrning

1134 Styrelsens beskrivning av intern kontroll

2.2 Styrelsens ansvar enligt Svensk kod för bolagsstyrning

Styrelsen ansvarar för att bolaget har god intern kontroll och formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs samt att bolagets finansiella rapportering är upprättad i överensstämmelse med lag, tillämpliga redovisningsstandarder och övriga krav på noterade bolag.

Följande anges i koden beträffande rapportering om intern kontroll:

10.5 Styrelsen ska årligen lämna en beskrivning av de viktigaste inslagen i bolagets system för intern kontroll och riskhantering avseende den finansiella rapporteringen.

10.6 I bolag som inte har en särskild granskningsfunktion (internrevision) ska styrelsen årli- gen utvärdera behovet av en sådan funktion och i beskrivningen av den interna kontrollen motivera sitt ställningstagande.

11.2 Följande uppgifter ska lämnas i bolagsstyrningsrapporten, om de inte framgår av års- redovisningen:

–– –

x i ett särskilt avsnitt, styrelsens beskrivning av intern kontroll och riskhantering avseende den finansiella rapporteringen enligt 10.5.

2.3 Definition av intern kontroll

Intern kontroll definieras vanligen enligt följande1:

Intern kontroll är en process som påverkas av styrelsen, bolagsledningen och annan personal, och som utformats för att ge en rimlig försäkran om att bolagets mål uppnås inom följande kategorier:

x Ändamålsenlig och effektiv verksamhet.

x Tillförlitlig finansiell rapportering.

x Efterlevnad av tillämpliga lagar och förordningar.

Basen för intern kontroll är kontrollmiljön, som innefattar den kultur som styrelse och bolagsledning kommunicerar och verkar utifrån och som skapar disciplin och struktur för övriga komponenter i processen. Dessa komponenter innefattar riskbedömning inom de ramar styrelsen och bolagsledningen fastställt, kontrollaktiviteter inkluderande både övergripande och mer detaljerade kontroller som syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och avvikelser, system för intern och extern information och kommunikation samt uppföljning från styrelsen och bolagsledningen och vidare nedåt i organisationen för att säkerställa kvalitet i processen.

I bilaga 2 kommenteras ramverk för intern kontroll.

2.4 Intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen

Enligt koden är styrelsens beskrivning av intern kontroll avgränsad till den finansiella rapporteringen. Intern kontroll avseende finansiell rapportering är en process som ut- formats, antingen direkt eller genom överinseende, av styrelsen och bolagsledningen i syfte att ge rimlig säkerhet avseende tillförlitligheten i den externa finansiella rapporte- ringen och huruvida de finansiella rapporterna är framtagna i överensstämmelse med god redovisningssed, tillämpliga lagar och förordningar samt övriga krav på noterade bolag. Processen innefattar åtgärder som

x innebär att räkenskapsmaterial tas fram i en sådan omfattning och på ett sådant sätt att det ger en rättvisande bild av bolagets affärstransaktioner och nyttjandet av bo- lagets tillgångar,

x ger en rimlig säkerhet vad avser dels att affärstransaktioner är bokförda för att medge framtagande av finansiella rapporter i enlighet med god redovisningssed, tillämpliga lagar och förordningar samt övriga krav på noterade bolag, dels att en- dast vederbörligen godkända utgifter och inkomster belastat respektive kommit bolaget till del, och

1 COSO, 1992, se bilaga 2.

Styrelsens beskrivning av intern kontroll 1135

x ger en rimlig säkerhet vad gäller att förebygga eller i tid upptäcka icke godkända köp eller obehörig användning av bolagets tillgångar som kan ha väsentlig påverkan på bolagets finansiella rapporter.

Begreppet ”rimlig säkerhet” refererar till det faktum att interna kontroller, även om de är ändamålsenligt utformade och väl implementerade, inte kan ge fullständig säkerhet om att inga väsentliga fel uppstår. Det finns inneboende begränsningar i interna kontroller som kan hänföras till exempelvis mänskliga fel, bedrägerier och medvetna avsteg från beslutade kontroller.

Begreppet ”väsentlighet” tar sin utgångspunkt i att information brukar anses vara vä- sentlig om ett utelämnande eller ett fel kan påverka de beslut som användaren fattar på basis av informationen i de finansiella rapporterna. Graden av väsentlighet beror på postens eller felets storlek och på omständigheterna kring utelämnandet eller felet.

Den interna kontrollen i det enskilda bolaget och utvärderingen av denna anpassas till den riskbedömning som styrelsen och bolagsledningen gör, med beaktande av att kon- trollaktiviteterna säkerställer att grundläggande krav på de finansiella rapporterna upp- fylls, s.k. räkenskapspåståenden, se bilaga 2.

3 Styrelsens beskrivning av intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen

I koden föreskrivs inte obligatorisk tillämpning av något etablerat ramverk för intern kontroll. I syfte att få en enhetlig nomenklatur och struktur i vägledningen tar denna sin utgångspunkt i ett etablerat ramverk, se bilaga 2. Denna nomenklatur och struktur bör enkelt kunna relateras till respektive bolags egna förhållanden.

Koden eller vägledningen omfattar inte frågor som rör allmänna kriterier för det prak- tiska arbetet inom området intern kontroll, exempelvis beträffande väsentlighet2.

I det följande beskrivs vägledande principer för utformningen av styrelsens beskriv- ning av intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen3.

3.1 Allmänna principer

x Styrelsens beskrivning utformas med utgångspunkt i övergripande krav på att in- formationen på ett rättvisande och väsentlighetsorienterat sätt beskriver förhållan- den av betydelse vid bedömningen av hur den interna kontrollen avseende den fi- nansiella rapporteringen är organiserad.

x Styrelsens beskrivning utformas utifrån bolagets förhållanden och karaktäriseras av öppenhet.

x Styrelsens beskrivning omfattar det senaste räkenskapsåret.

3.2 Utformning av styrelsens beskrivning

3.2.1 Inledning Styrelsen anger i inledningen till beskrivningen att styrelsen enligt den svenska aktiebo- lagslagen och koden ansvarar för den interna kontrollen samt att styrelsens beskrivning

har upprättats i enlighet med avsnitt 10.5 och 10.6 i koden och därmed är avgränsad till

intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen. Vidare anger styrelsen att be- skrivningen inte utgör del av de formella årsredovisningshandlingarna. I bilaga 1 visas ett exempel på inledande text.

2 Kriterier för väsentlighet används exempelvis för riskbedömning, för etablering av kontrollnivåer, för omfatt-

ning av eventuell testning av kontroller, för utvärdering av brister och för erforderliga åtgärder vid eventuella brister.

3 Styrelsens beskrivning av intern kontroll avser finansiell rapportering i form av kvartalsrapporter, boksluts- kommuniké och lagstadgad årsredovisning.

Kod för bolags- styrning

1136 Styrelsens beskrivning av intern kontroll

3.2.2 Beskrivning

Styrelsen beskriver övergripande hur den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen är organiserad med beaktande av bolagets specifika verksamhet och förhållanden. Beskrivningen relateras till väsentliga områden gällande den interna kont- rollen avseende den finansiella rapporteringen, se bilaga 2:

– Kontrollmiljö

– Riskbedömning

– Kontrollaktiviteter

– Information och kommunikation

– Uppföljning

Om bolaget tillämpar ett etablerat ramverk för intern kontroll anges detta.

Styrelsen beaktar i sin beskrivning även väsentliga förändringar i förhållande till före- gående räkenskapsår.

Om det finns en särskild granskningsfunktion (internrevision) vars arbete innefattar granskning av intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen, inkluderas en be- skrivning av funktionens arbetsområden som en del av bolagets uppföljning, hur beslut tas om inriktningen på funktionens arbete, liksom till vem funktionen rapporterar.

3.2.3 Uttalande I bolag som inte har en särskild granskningsfunktion (internrevision) vars arbete innefat- tar granskning av intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen, gör styrelsen

en årlig utvärdering av behovet av en sådan funktion. Styrelsen uttalar sin slutsats från

utvärderingen och motiverar sitt ställningstagande. I bilaga 1 visas exempel på disposition av avsnittet med styrelsens beskrivning.

Styrelsens beskrivning av intern kontroll bilaga 1 1137

Bilaga 1 Exempel på disposition av styrelsens beskrivning

Styrelsens beskrivning av intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen för räkenskapsåret 20XX

Inledning

Styrelsen ansvarar enligt den svenska aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyr- ning för den interna kontrollen. Denna beskrivning har upprättats i enlighet med Svensk kod för bolagsstyrning, avsnitt 10.5 och 10.6, och är därmed avgränsad till intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen. Denna beskrivning utgör inte del av de formella årsredovisningshandlingarna.

Beskrivning [Kontrollmiljö4 xxx xxx]

[Riskbedömning4 xxx xxx]

[Kontrollaktiviteter4 xxx xxx]

[Information och kommunikation4 xxx xxx]

[Uppföljning4 xxx xxx]

Uttalande [I bolag som inte har en särskild granskningsfunktion (internrevision) uttalar styrelsen sin slutsats från utvärderingen av behovet av en sådan funktion och motiverar sitt ställ-

ningstagande.]

[A-stad 20XY-MM-DD5

N.N. N.N. N.N.]

Bilaga 2 Ramverk för intern kontroll samt väsentliga områden relaterade till intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen

Ramverk för intern kontroll

Ramverk för intern kontroll tillhandahåller en gemensam nomenklatur och struktur för viktiga delar i det praktiska arbetet med intern kontroll och utvärderingen av denna i en- lighet med styrelsens och bolagsledningens intentioner. Ett ramverk underlättar vid kommunikation internt och externt och kan användas i tillämpliga delar, inte minst för att möjliggöra slutsatser om ändamålsenlighet, effektivitet och funktionalitet. Beslut om tillvägagångssätt och åtgärder i det enskilda bolaget är och förblir dock en fråga för sty- relse och bolagsledning.

Det ramverk som fått den största spridningen, är internationellt etablerat och intar en särskild position, är Internal Control – Integrated Framework, ”COSO”, lanserat 1992 av The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). I denna kommitté var olika intressentkategorier företrädda, inklusive näringslivet, vilket bidragit till en bred förankring av COSO som ramverk. Även the Turnbull Guidance från England bygger på COSO. ”Turnbull” är en vägledning från 1999 avseende intern kontroll

4 Benämningen på de väsentliga områden den interna kontrollen innefattar behöver inte användas som ru- briker, utan används i denna vägledning för att visa områden som rapporten förväntas innefatta.

5 Xxxxx av styrelsens underskrift föreligger normalt endast i de fall då styrelsen valt att låta revisor översiktligt

granska beskrivningen.

Kod för bolags- styrning

1138 Styrelsens rapport om intern kontroll bilaga 2

kopplad till the Combined Code, utgiven av ICAEW (The Institute of Chartered Ac- countants in England & Wales).

XXXX beskriver den interna kontrollen som uppdelad på fem s.k. komponenter:

– Kontrollmiljö (Control Environment)

– Riskbedömning (Risk Assessment)

– Kontrollaktiviteter (Control Activities)

– Information och kommunikation (Information & Communication)

– Uppföljning (Monitoring)

Nedan lämnas övergripande beskrivningar av väsentliga områden inom respektive komponent gällande den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen. Beskrivningarna stödjer målkategorierna tillförlitlig finansiell rapportering och efterlev- nad av tillämpliga lagar och förordningar kopplade till den finansiella rapporteringen. För fördjupad vägledning hänvisas till xxx.xxxx.xxx.

Väsentliga områden

Kontrollmiljö

Kontrollmiljön utgör basen för bolagets interna kontroll. Kontrollmiljön innefattar den kultur som styrelse och bolagsledning kommunicerar och verkar utifrån och omfattar i huvudsak integritet och etiska värderingar, kompetens, ledningsfilosofi och -stil, organi- sationsstruktur, ansvar och befogenheter, personalpolicies och -rutiner samt skapar di- sciplin och struktur för övriga komponenter.

En viktig del av kontrollmiljön är att beslutsvägar, befogenheter och ansvar är tydligt definierade och kommunicerade mellan olika nivåer i organisationen samt att styrande dokument i form av interna policies, riktlinjer, manualer och koder omfattar alla identifi- erade väsentliga områden och att dessa ger erforderlig vägledning till olika befattnings- havare inom bolaget.

Riskbedömning En strukturerad riskbedömning möjliggör identifiering av de väsentliga riskerna som på- verkar den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen samt identifiering

av var dessa risker finns på såväl bolags-, affärsenhets-, funktions- som processnivå. Vid

riskbedömningen tas särskild hänsyn till risken för oegentligheter och otillbörligt gyn- nande av annan part på bolagets bekostnad samt risk för förlust eller förskingring av till- gångar. Riskbedömningen resulterar i kontrollmål som stödjer att de grundläggande kraven på de finansiella rapporterna uppfylls, s.k. räkenskapspåståenden. Exempel på sådana ges nedan.

x Existens: en tillgång eller skuld existerar vid ett givet datum.

x Inträffande: en affärstransaktion eller händelse har ägt rum under perioden och hänför sig till bolaget.

x Fullständighet: det finns inga tillgångar, skulder, affärstransaktioner som inte är bokförda eller poster för vilka erforderliga upplysningar saknas.

x Värdering: en tillgång eller skuld är bokförd och värderad enligt god redovisningssed samt tillämpliga lagar och förordningar.

x Mätning: affärstransaktioner är bokförda till rätt belopp och en intäkt eller kostnad är hänförd till rätt period.

x Rättigheter och förpliktelser: en tillgång eller skuld hänför sig till bolaget vid ett givet datum.

x Presentation och upplysning: en post är klassificerad och beskriven enligt god re- dovisningssed, tillämpliga lagar och förordningar, samt krav på noterade bolag.

Verksamheten arbetar utifrån kontrollmålen för att hantera riskerna inom de ramar sty- relsen och bolagsledningen fastställt. Riskbedömningen uppdateras löpande för att omfatta förändringar som väsentligen påverkar den interna kontrollen avseende den fi- nansiella rapporteringen.

Styrelsens rapport om intern kontroll bilaga 2 1139

Kontrollaktiviteter

Kontrollaktiviteter som lever upp till de fastställda kontrollmålen utformas för att hantera väsentliga risker avseende den finansiella rapporteringen inklusive väsentliga redovis- ningsprinciper som identifierats under riskbedömningen. Ändamålsenliga kon- trollaktiviteter utformas och dokumenteras på såväl bolags-, affärsenhets-, funktions- som på processnivå och inkluderar både övergripande och mer detaljerade kontroller som syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och avvikelser. Vid utformning av kontrollaktiviteterna säkerställs att de utförs på rätt sätt och i rätt tid. Generella IT-kont- roller är ändamålsenligt utformade för de system som stödjer de processer som påverkar intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen. För verksamhet som utförs för bolagets räkning av tredje part har ändamålsenliga kontrollaktiviteter utformats.

Områden som omfattas av kontrollaktiviteter är exempelvis:

x behörigt godkännande av affärstransaktioner,

x affärssystem som påverkar den finansiella rapporteringen inklusive verifikations- hantering,

x redovisningsprocessen inklusive bokslut och eventuell koncernredovisning och dess överensstämmelse med tillämpliga regelverk i form av god redovisningssed, tillämpliga lagar och förordningar samt krav på noterade bolag, och

x väsentliga och ovanliga eller komplicerade affärstransaktioner samt affärstransak- tioner eller värderingar av tillgångar eller skulder som inrymmer väsentliga element av bedömning.

Information och kommunikation

Bolagets informations- och kommunikationsvägar, till den del de omfattar intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen, är ändamålsenliga och kända samt möjliggör rapportering och återkoppling från verksamheten till styrelse och bolagsledning. Interna policies, riktlinjer, manualer och koder är kommunicerade till rätt personer i verksam- heten och såväl innebörden som konsekvenser vid avsteg förstås.

Uppföljning

En ändamålsenlig process finns för löpande uppföljning och årlig utvärdering av efter- levnaden av interna policies, riktlinjer, manualer och koder samt avändamålsenlighet och funktionalitet i etablerade kontrollaktiviteter. En särskild process finns för uppföljning av att rapporterade brister åtgärdas.

[Bilagorna 3 och 4 återges ej här; red.anm.]

Kod för bolags- styrning