Personuppgiftspolicy - Ouvertyrens samfällighetsförening
Personuppgiftspolicy - Ouvertyrens samfällighetsförening
Denna policy avseende personuppgifter (”Personuppgiftspolicy”) beskriver hur Ouvertyrens Samfällighetsförening, org. nr 717905-4221, Rondovägen 152, 142 41 Skogås, (”Ouvertyren Smf”, ”vi”) samlar in, använder, lämnar ut och lagrar dina personuppgifter.
Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss och vid vår hantering av dina personuppgifter. Vi vill med denna policy visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Vi vill se till att du är medveten om vilka typer av information vi samlar in från dig, hur denna information används och hur vi skyddar den.
Denna policy beskriver också dina rättigheter och hur du kan kontakta oss vid frågor om vår användning av dina personuppgifter.
Ouvertyrens Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx är personuppgiftsansvarig och ansvarar för att personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig lagstiftning.
Kontaktuppgifter:
Ouvertyrens Samfällighetsförening Xxxxxxxxxx 000
142 41 Skogås xxx.xxxxxxxxxx.xx
e-postadress: xxxx@xxxxxxxxxx.xx
3. När behandlar vi dina personuppgifter?
Ouvertyrens Samfällighetsförening samlar in personuppgifter på olika sätt och vid olika tillfällen. Bland annat när du blir medlem i Ouvertyrens Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, i samband med att medlemskap i Ouvertyrens Smf upphör, vid tecknande av Parkerings-/Garageavtal med oss, vid registervård, vid debitering av tvättar i vår gemensamma tvättstuga, vid intresseförfrågningar, eller när du kontaktar oss mm. Vi samlar även in och uppdaterar adressuppgifter via tredje parts tjänster.
4. Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?
De personuppgifter Ouvertyrens Samfällighetsförening samlar in och behandlar om dig i egenskap av samfällighetsmedlem, tvättstugedebiteringskund och parkeringsplats-/garageplatsavtalskund är:
• Namn och identifikationsnummer (personnummer, nationellt id eller organisationsnummer)
• Adress
• Telefonnummer och e-post
• Betalningsuppgifter
• Betalningshistorik
• Kontouppgifter om så krävs
5. Varför behandlar vi uppgifter om dig?
Ouvertyrens Samfällighetsförening behandlar dina personuppgifter för olika ändamål. Huvudsakligen behandlar vi dina personuppgifter i syfte att:
• Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som samfällighetsmedlem, tvättstugedebiteringskund och parkeringsplats-/garageplatsavtalskund, såsom för fakturering och tillhandahållande av support;
• Möjliggöra allmän medlems- och kundvård, som för att besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter;
• Möjliggöra kommunikation med dig som samfällighetsmedlem, tvättstugedebiteringskund och parkeringsplats-/garageplatsavtalskund;
• Följa tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringslagar och skattelagstiftning
6. Hur länge sparar vi uppgifter om dig?
Dina personuppgifter sparas endast så länge som det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna Personuppgiftspolicy. Detta medför att olika uppgifter kommer att sparas olika länge. Ouvertyrens Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx kan komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att följa lagkrav eller för att bevaka Ouvertyrens Samfällighetsförenings rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process.
För lagringstider se punkt 8.
7. De lagliga grunderna för vår behandling av dina personuppgifter
Ouvertyrens Samfällighetsförening baserar behandlingen av dina personuppgifter på ett antal lagliga grunder. Dessa beskrivs nedan:
• Vi behandlar bland annat dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet med dig som samfällighetsmedlem, tvättstugedebiteringskund och parkeringsplats-/garageplatsavtalskund, såsom för att genomföra fakturering och för att kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig som samfällighetsmedlem, tvättstugedebiteringskund och parkeringsplats-/garageplatsavtalskund, såsom förenklad administration och orderhistorik.
• Vidare har Ouvertyrens Samfällighetsförening rättslig förpliktelse att behandla dina personuppgifter. Detta gäller till exempel för den behandling av personuppgifter som vi utför för att kunna uppfylla bokföringslagens krav, samt vidare för att uppfylla skattelagstiftning för arvoden till styrelseledamöter och revisorer etc.
• När det enligt lag krävs att ditt samtycke inhämtas för behandling av vissa slags personuppgifter, eller för vissa former av behandling som t ex vid intresseförfrågningar initierade av oss, så kommer sådant särskilt samtycke att inhämtas från dig innan personuppgifterna behandlas.
8. Sammanställning av vår personuppgiftsbehandling
Ändamål | Rättslig grund | Kategorier av personuppgifter | Lagringstid |
För att administrera och fakturera samfällighetsavgifter, parkerings-/garageavgifter, tvättstugedebiteringsavgifter samt för att tillhandahålla support | Fullföljande av medlemskap i Ouvertyrens Samfällighetsförening. Fullföljande av parkeringsplats- / garageplatsavtal. | Namn, personnummer, adress, telefonnummer samt e-post | Två år efter att du varit aktiv hos Ouvertyrens Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Ouvertyrens Smf kan dock komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att följa lagkrav eller för att bevaka Ouvertyrens Smf:s rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process. |
För att administrera vårt medlemsregister, parkeringsplats- /garageplatsavtalsregister och tvättstugedebiteringssystem samt möjliggöra kommunikation via post, e- post, telefon eller SMS/MMS | Fullföljande av medlemskap i Ouvertyrens Samfällighetsförening. Fullföljande av parkeringsplats- / garageplatsavtal. | Namn, personnummer, adress, telefonnummer samt e-post | Två år efter att du varit aktiv hos Ouvertyrens Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx |
För att försäkra oss om att lagkrav efterlevs, såsom bokföringslagen och skattelagstiftning | Rättslig förpliktelse | Namn, personnummer, adress, telefonnummer samt e-post | Så länge vi är skyldiga att lagra uppgifterna enligt tillämplig lag |
Intresseförfrågningar till våra medlemmar och parkeringsplats- /garageplatsavtalskunder | Samtycke | Namn, personnummer, adress, telefonnummer samt e-post | Två år efter besvarad intresseförfrågan |
9. Vem lämnar vi ut personuppgifter till?
Ouvertyrens Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx kan komma att lämna ut dina uppgifter till tredje part, såsom samarbetspartners, t ex för fakturering, påminnelseavgiftsärenden, vid inkassoärenden, vid support på våra interna IT-system.
Ouvertyrens Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx kan även komma att lämna ut dina uppgifter till företag som tillhandahåller tjänster för adressuppdateringar för att säkerställa att vi har rätt adressuppgifter till dig.
Personuppgifter kan vidare komma att lämnas ut av Ouvertyrens Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx om det är nödvändigt för att följa gällande lagkrav eller krav från myndigheter, för att tillvarata Ouvertyrens Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx rättsliga intressen eller för att upptäcka, förebygga eller uppmärksamma bedrägerier och andra säkerhets- eller tekniska problem.
10. Ändring av Personuppgiftspolicyn
Ouvertyrens Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har rätt att när som helst ändra Personuppgiftspolicyn.
11. Skyddet av dina personuppgifter
Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Ouvertyrens Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering.
Ouvertyrens Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning. Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera personuppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.
Du har rätt att av begära
• Tillgång till dina personuppgifter. Du har rätt att begära ett utdrag över den behandling som vi genomför avseende dina personuppgifter och du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Du har rätt att en gång per kalenderår, genom en skriftligt undertecknad ansökan, få ett utdrag från om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. Du har även rätt att i registerutdraget få information om var uppgifterna har hämtats ifrån om personuppgifterna inte har samlats in från dig.
• Rättelse av dina personuppgifter. Vi kommer på din begäran att så snabbt som möjligt rätta de felaktiga eller ofullständiga uppgifter vi behandlar om dig.
• Radering av dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära att dina personuppgifter tas bort om de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för. Det kan dock finnas lagkrav på att vi ej omedelbart får radera dina personuppgifter i exempelvis bokförings- och skattelagstiftning. Vi kommer då att avsluta den behandling som görs för andra ändamål än att följa lagstiftningen.
• Begränsning av behandling. Det innebär att dina personuppgifter markeras så att de endast får behandlas för vissa avgränsade ändamål. Du kan bland annat begära begränsning när du anser att dina uppgifter är felaktiga och du har begärt rättelse enligt ovan. Under tiden uppgifternas korrekthet utreds kommer behandlingen av dem att begränsas.
Ouvertyrens Samfällighetsförening kommer att underrätta varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut enligt punkt 9 ovan om eventuella rättelser eller radering av uppgifter.
Du har rätt att inge eventuella klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen.
Tveka inte att kontakta oss om du har några frågor om Vår Personuppgiftspolicy, behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill begära ett registerutdrag. Kontaktinformation hittar du nedan.
Ouvertyrens Samfällighetsförening Xxxxxxxxxx 000
142 41 Skogås
E-postadress: xxxx@xxxxxxxxxx.xx
Senast uppdaterad: 2018-05-23