Input Management
Input Management
Särskilda Villkor Gäller fr.o.m. 2021-04-01
1. Allmänt
Det är PostNord Strålfors AB (xxx.xx. 556102-9843) som tillhanda- håller denna tjänst. Annat dotterbolag till PostNord Group AB (xxx.xx. 556128-6559) kan vara befullmäktigat att ingå avtal på PostNord Strålfors AB:s vägnar. PostNord Strålfors AB är dock all- tid Kundens avtalspart. Med ”PostNord Strålfors” avses i dessa Särskilda Villkor samt Prisbilagan och eventuella övriga avtalsbila- gor tillhörande denna tjänst PostNord Strålfors AB.
Med Tjänsten Input Management avses digitalisering av olika do- kumenttyper som anges i punkt 3 i dessa särskilda villkor (”Tjäns- ten”).
Tjänsten tillhandahålls enligt dessa Särskilda Villkor samt vad som framgår av särskilt Kunduppdrag. Såvitt inte annat anges i dessa Särskilda Villkor eller särskilt avtalats med PostNord Strålfors, gäl- ler vid var tid gällande PostNord Strålfors Allmänna Villkor (”PNSAV”).
2. Definitioner
Arbetsdag: Xxxxxxx vardag förutom sådan dag som enligt sedvänja i det land där Tjänsten tillhandahålls är helt eller delvis arbetsfri.
Avtalet: Det avtal som hänvisar till dessa vid var tid gällande Sär- skilda Xxxxxxx, PNSAV samt däri ingående bilagor och övriga avtals- handlingar.
Kunduppdrag: Bilaga till Avtalet som beskriver PostNord Strålfors uppdrag samt preciserar Kundens åtaganden.
Leverantören: Den fysiska eller juridiska person som ställer ut och/eller har rätt att ta emot betalning avseende de skickade faktu- rorna.
PDF-faktura:
Den elektroniska datafil som skickas från Kundens Leverantörer till Kunden som en bifogad PDF-fil i ett e-postmeddelande eller till en elektronisk brevlåda.
Utdata: Information (bild och data) som kan presenteras i följande format för bildfiler: multi-TIFF-filer eller PDF-filer samt metadatafi- ler.
3. Tjänstens omfattning
Tjänsten består av de Input Management-tjänster som beskrivs i denna punkt 3. Den närmare omfattningen av Tjänstens innehåll framgår av Kunduppdraget.
3.1 Särskilt för Digital Mailroom
3.1.1 Tjänsten
PostNord Strålfors digitaliserar dokument som fysisk post, doku- ment i digitala brevlådor och e-post på sätt som närmare specifice- ras i Kunduppdraget.
De mottagna dokumenten digitaliseras och tolkas, varefter de be- handlas enligt ett överenskommet regelverk för att levereras till Kundens IT-system. Tjänsten kan kompletteras med databerikning av fördefinierad information från dokumenten. Databerikningen kan också omfatta komplettering med ytterligare metadata från Kun- dens databaser eller från externa databaser.
Såvida inte annat särskilt har avtalats, digitaliseras alla sidor i do- kumenten i den ordningsföljd som de tas emot. Vid digitalisering via
skanning skannas både fram- och baksida och tomma baksidor raderas automatiskt.
3.1.2 Mottagning
PostNord Strålfors tar emot och förbehandlar Kundens dokument. Fy- siska dokument tas emot, bereds för skanning och skannas som bildfi- ler. Elektroniska dokument tas emot via PostNord Strålfors Digital Input Management System. Xxxxx Xxxxxx väljer att själv ta emot dokumenten innan de skickas till PostNord Strålfors ska det ske enligt Xxxxxxxxxx- get.
3.1.3 Leverans av Utdata
Utöver den elektroniska dokumentinformationen levereras en bildfil i multi-TIFF, PDF eller annat bildformat som är en elektronisk kopia av originaldokumentet. De elektroniska dokumenten överförs elektroniskt till Kundens IT-system.
3.1.4 Elektronisk leverans
Såvida inte annat särskilt avtalats ska de elektroniska dokumenten vara tillgängliga för mottagaren kl. 18.00 om PostNord Strålfors mottagit do- kumenten senast kl. 09.00 samma dag.
3.2 Särskilt för fakturaskanning
3.2.1 Tjänsten:
PostNord Strålfors tar emot fakturauppgifter, datafångar och digitali- serar dessa enligt Kunduppdraget. Uppgifter som framgår av fakturan men som inte kan läsas elektroniskt matas in manuellt.
Xxxxxx ansvarar för att meddela sina Leverantörer om att såväl fysiska som e-postfakturor ska sändas till PostNord Strålfors.
Såvida inte annat särskilt har avtalats, skannas alla sidor i fakturorna i den ordningsföljd som de tas emot. Både fram- och baksida skannas och tomma baksidor raderas automatiskt.
3.2.2 Elektronisk leverans
Såvida inte annat särskilt avtalats ska de elektroniska dokumenten vara tillgängliga för mottagaren innan kl. 12.00 dag 2 om PostNord Strålfors har mottagit dokumenten senast kl. 9.00 dag 1.
3.3 Särskilt för eDistribution (Digital Mailroom, SaaS)
3.3.1 Tjänsten:
Tjänsten kan digitalisera och distribuera Kundens dokument från såväl fysiska som elektroniska indatakanaler.
Fysiska indatakanaler är indata från t.ex. skanning. Tjänsten stödjer både outsourcad skanning via PostNord Strålfors och intern skanning, där Xxxxxx själv skannar till eDistributionssystemet. Elektroniska inda- takanaler är indata från t.ex. digitala brevlådor och e-post som närmare specificeras i Kunduppdraget.
De dokument som läses in i eDistributionssystemet digitaliseras och dis- tribueras enligt ett överenskommet regelverk för att levereras till rätt mottagare i Kundens organisation. Tjänsten kan kompletteras med da- taberikning av fördefinierad information från materialet.
Såvida inte annat särskilt har avtalats, digitaliseras alla sidor i dokumen- ten i den ordningsföljd som de tas emot. Vid digitalisering via outsourcad skanning skannas både fram- och baksida av dokumenten och tomma baksidor raderas automatiskt.
Distributionen av de digitaliserade dokumenten sker i första hand auto- matiskt i eDistributionssystemet enligt Kunduppdraget. Det åligger dock Xxxxxx att själv genomföra manuell distribution av de dokument som
inte kan distribueras automatiskt. Den manuella distributionen (rou- ting) ska genomföras via funktionen ”Document routing” i eDistri- butionssystemet.
Det åligger Xxxxxx att själv kontrollera om det ligger dokument och väntar på manuell distribution.
3.3.2 Systemet och åtkomst
Digitaliseringen av Kundens dokument sker i eDistributionssyste- met som är ett system baserat på Software as a Service (SaaS). Systemet ägs, utvecklas och underhålls av PostNord Strålfors. Uppdateringar och uppgraderingar av systemet sker i aviserade servicefönster.
Xxxxxx får åtkomst till eDistributionssystemet via en säker webb- plats. b
PostNord Strålfors konfigurerar Xxxxxxx administratör samt an- vändare baserat på Kundens begäran.
Kundens administratör och användare anses vara auktoriserade av Kunden att ha åtkomst till och fullt kunna använda eDistributions- systemet och alla dess funktioner för Kundens räkning. Kunden har det fulla ansvaret för all användning av systemet via Kundens ut- sedda administratör/användare och åtkomstkoder.
Om Xxxxxx har misstanke om eller borde ha misstanke om att ej auktoriserade personer har fått åtkomst till administratörs-/använ- darnamn och åtkomstkoder, ska Kunden omedelbart informera PostNord Strålfors.
Kunden ska också informera PostNord Strålfors om åtkomst för be- fintliga administratörer/användare ska spärras.
3.3.3 Elektronisk leverans
Om inte annat särskilt avtalas levereras en bildfil av dokumentet, namngiven med PostNord Strålfors dokument-ID. Dokumentet skickas som bifogad fil med e-post och levereras till rätt mottagare i Kundens organisation. Leveransen specificeras närmare i Kund- uppdraget.
Den automatiska leveransen sker 24/7, dock med begränsningar beroende på vid varje tidpunkt definierad upptid för eDistributions- systemet samt aviserade servicefönster.
Den manuella leveransen sker omedelbart eller bara kort tid efter att Xxxxxx har utfört den manuella routing-uppgiften.
För indata från outsourcad skanning gäller de i kunduppdraget fast- ställda tiderna för skanning. Såvida inte annat särskilt avtalats ska de elektroniska dokumenten vara tillgängliga för Kunden kl. 18.00 om PostNord Strålfors mottagit dokumenten senast kl. 09.00 samma dag.
För Xxxxxxx egen skanning till eDistributionssystemet gäller att PostNord Strålfors inte har något ansvar för leveranstider, och bara ansvarar för den vid varje tid definierade upptiden för systemet exkl. aviserade servicefönster.
4. Anslutning och driftstopp
4.1 PostNord Strålfors ansluter Kunden på sätt som framgår av Kunduppdraget och ”Teknisk specifikation”
Om det, enligt PostNord Strålfors bedömning, saknas uppgifter el- ler åtgärder från Kundens sida som är nödvändiga för anslutningen har PostNord Strålfors rätt att avbryta anslutningen till dess nöd- vändiga uppgifter föreligger eller åtgärder vidtagits.
PostNord Xxxxxxxxx har rätt att ta ut särskild ersättning för nedlagd skälig tidsåtgång vid anslutning av Kund eller vid förseningar som beror på Kunden, till exempel sena leveranser, eller vid annan ak- tivitet eller åtgärd som PostNord Strålfors utför enligt särskild över- enskommelse med Xxxxxx eller på dennes begäran. Ersättning ut- går per timme enligt timdebitering enligt PostNord Xxxxxxxxx vid varje tillfälle gällande prislista.
Om Kunden vill göra förändringar som innebär att en anslutning helt el- ler delvis behöver göras om har PostNord Strålfors rätt till ersättning enligt timpris som PostNord Strålfors vid var tid tillämpar. Ändring ska skriftligen överenskommas mellan parterna i Kunduppdraget.
4.2 PostNord Strålfors lagrar data i 90 kalenderdagar efter leveransen av den avtalade Tjänsten, varefter data utan ansvar raderas från Post- Nord Strålfors databas. Det är Xxxxxxx ansvar att utföra nödvändig sä- kerhetskopiering och lagring av data som skickats från PostNord Strål- fors till Kunden.
Om inte annat har avtalats bevaras fysiska originaldokument i 30 dagar efter avslutad skanning, och därefter makuleras de.
4.3 PostNord Strålfors har rätt att stänga av sina produktionssystem för service och uppgraderingar, vilket i möjligaste mån ska förläggas till tid som inte påverkar utförande av tjänsten. Kunden ska om möjligt i förväg meddelas om planerade driftstopp.
5. Ersättning och fakturering
5.1 Kunden ska erlägga ersättning med de avgifter som framgår av Av- talet. PostNord Strålfors har även rätt till ersättning för i) modifierade, utökade eller nya tjänster som beställts av Kunden, ii) kostnader till följd av Xxxxxxx särskilda instruktioner, iii) resekostnader och iv) kostnader till följd av merarbete som Kunden orsakat.
5.2 PostNord Strålfors fakturerar fasta avgifter i förskott och rörliga av- gifter i efterskott.
6. Kundens avbrytande av produktion, änd- ringar eller försening
6.1 Avbrytande av produktion
Ifall produktion avbryts av Kunden kan PostNord Strålfors kräva betal- ning för de resurser som använts för planering och initiering av produkt- ionen. PostNord Strålfors har även rätt att kräva ersättning för uteblivna intäkter till följd av att produktionsapparaten är outnyttjad under den av- talade perioden.
6.2 Ändringar av produktion
Vid ändringar i Avtalet som begärs av Kunden och som kräver ändringar i den avtalade systemutformningen bär Kunden kostnaderna för dessa. Ändringar avtalas skriftligt mellan parterna. Xxxxx Xxxxxx företar änd- ringar utan att meddela dessa till PostNord Strålfors ska betalning till gällande timarvode göras till PostNord Strålfors för den arbetstid dessa medfört.
6.3 Uppskjuten leverans:
Vid förseningar som orsakas av förhållanden som kan tillskrivas Kun- dens egna omständigheter uppskjuts leveransen till den tidigaste tid- punkt då uppgiften kan inrymmas i produktionskapaciteten under nor- mal arbetstid. PostNord Strålfors undersöker på Kundens begäran ifall ev. tidigare inhämtning av förseningen kan ske mot att Xxxxxx ersätter merkostnaderna för dessa.
7. Immateriella rättigheter
Kunden ska nyttja Tjänsten enligt avtalade villkor och så att Kundens nyttjande av Tjänsten inte gör intrång i varken PostNord Strålfors eller tredje mans immateriella rättigheter. PostNord Strålfors är således inte ansvarigt för Kundens intrång i immateriella rättigheter tillhörande tredje part vid nyttjandet av Tjänsten. Kunden ska hålla PostNord Strålfors skadelös och ersätta PostNord Strålfors för alla kostnader och ersätt- ningskrav vid ett intrång i PostNord Strålfors eller tredje mans immate- riella rättigheter.
8. Offentliggörande av tjänsterelaterade dokument, inklusive kundvillkor
De vid varje tid aktuella tekniska manualerna och andra tjänstere- laterade dokument samt kundvillkor, dvs. varje enskild tjänsts sär- skilda villkor och PNSAV, finns på nedanstående webbplatser för de enskilda länderna. Tjänsterelaterade dokument och kundvillkor som offentliggörs enligt nedanstående lista gäller i det land där tjänsten levereras, på avtalsspråket.
Sverige: xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxx Danmark: xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxx Finland: xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxx Norge: xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxx