INTERNT AVTAL RÖRANDE
INTERNT AVTAL RÖRANDE
LOKALER, LOKALVÅRD OCH MÅLTIDER MM
Fastställt av kommunens ledningsgrupp 2019-05-15
Tibro kommun 543 80 TIBRO
Växel: 0504-180 00
AVTAL
1 BAKGRUND
Detta avtal avser att klargöra vilka huvudregler som gäller inom Tibro kommun vid förändring av avtal mellan förvaltningar. Områden som berörs är:
- Lokaler.
- Lokalvård
- Måltider
- Övriga tjänster
Avtalet bör kompletteras med gränsdragningslistor/uppdragsbeskrivningar inom respektive område.
Parterna är överens om att ansvaret för att initiera arbetet med förvaltningsövergripande konsekvensbeskrivning vid förändring av avtal ligger hos den förvaltning som påtalar ett behov av förändring.
Avtalet är i huvud sak skrivet med förutsättningen att Samhällsbyggnads- förvaltningen är den säljande förvaltningen. Denna handling gäller dock även i förekommande fall mellan samtliga förvaltningar.
2 BESLUT
Avtalet fastställs av kommunens ledningsgrupp.
3 LOKALER
3.1 Villkor för uppsägning av lokaler/bostäder för avflyttning eller villkorsändring som ägs av Tibro kommun.
- Hyrestiden är tillsvidare.
- Uppsägningstiden är 9 månader.
- Uppsägningen ska ske skriftligt till Samhällsbyggnadsförvaltningen/Fastighetsavdelningen.
- Undertecknande av uppsägning ska ske av behörig (enligt hyresgästens delegationsordning).
- Del av lokal/bostad får sägas upp om den är uthyrningsbar till annan verksamhet.
- Uppsägning av lokal/bostad får inte leda till suboptimering. Ett exempel på suboptimering är att hyresgästen lämnar en nyrenoverad skola med relativ hög hyra i förmån för en nedsliten skola med stort investeringsbehov och låg hyra.
3.2 Villkor för uppsägning av lokaler/bostäder för avflyttning eller villkorsändring som ägs av extern fastighetsägare.
- Uppsägning av hyresavtal får endast genomföras i enlighet med de villkor som anges i avtal som är upprättat med extern fastighetsägare.
- Uppsägningen ska ske skriftligt till Samhällsbyggnadsförvaltningen/ Fastighetsavdelningen.
- Uppsägningen ska ske senast 2 veckor innan uppsägningstiden på det externa avtalet går ut.
- Undertecknande av uppsägning ska ske av behörig (enligt hyresgästens delegationsordning).
- Del av lokal/bostad kan endast sägas upp under gällande kontraktstid om det finns särskilda villkor i det externa hyresavtalet som medger detta.
3.3 Kostnadsansvar för lokaler
Samhällsbyggnadsförvaltningen/Fastighetsavdelningen har i uppdrag att arbeta för att det finns så få tomma lokaler/bostäder som möjligt i kommunens fastighets- bestånd. Detta kan ske genom uthyrning till både interna och externa hyresgäster men även genom försäljning av fastigheter och rivning av byggnader. Följande regler gäller avseende fördelning av kostnadsansvaret:
Externa lokaler:
- Hyresgästens betalningsansvar för hyran upphör i enlighet med de avtalsvillkor som anges i det externa hyresavtalet.
Interna lokaler
- Hyresgästens betalningsansvar för lokalen regleras enligt vad som finns angivet i styrdokumentet Riktlinjer för lokalförsörjning som antas av Kommunstyrelsen.
3.4 Lokalförsörjningsgrupp
Samtliga lokalförändringar ska behandlas av kommunens lokalförsörjningsgrupp som består av representanter från samtliga förvaltningar.
4 LOKALVÅRD
4.1 Villkor för mindre förändringar av avtal
Med mindre förändringar avses sådana förändringar som inte leder till personalförändringar.
- Kontraktstiden är tillsvidare.
- Uppsägningstiden är 4 veckor.
- Uppsägningen ska ske skriftligt till Samhällsbyggnadsförvaltningen/ Städenheten.
- Undertecknande av uppsägning ska ske av behörig (enligt beställarens delegationsordning).
4.2 Villkor för större förändringar av avtal
Med större förändringar avses sådana förändringar som leder till personalförändringar.
- Kontraktstiden är tillsvidare.
- Uppsägningstiden är 12 månader.
- Uppsägningen ska ske skriftligt till Samhällsbyggnadsförvaltningen/Städenheten.
- Undertecknande av uppsägning ska ske av behörig (enligt beställarens delegationsordning).
-
4.1 Kostnadsansvar
Samhällsbyggnadsförvaltningen/Städenheten har i uppdrag att så långt det är möjligt snabbt anpassa sin organisation utifrån verksamhetens behov av lokalvård.
Följande regler gäller avseende fördelning av kostnadsansvaret:
Mindre förändringar:
- Ger ingen förändring på kostnadsnivån för Tibro kommun som helhet. Kan leda till förändringar mellan förvaltningar.
Större förändringar
- Förvaltningens betalningsansvar för lokalvård justeras när Städenhetens organisation anpassats (dock senast 12 månader efter att uppsägning inkommit till Städenheten)
5 MÅLTID
5.1 Villkor för mindre förändringar av avtal
Med mindre förändringar avses sådana förändringar som inte leder till personalförändringar.
- Kontraktstiden är tillsvidare.
- Uppsägningstiden är 4 veckor.
- Uppsägningen ska ske skriftligt till Samhällsbyggnadsförvaltningen/ Måltidsavdelningen.
- Undertecknande av uppsägning ska ske av behörig (enligt beställarens delegationsordning).
5.2 Villkor för större förändringar av avtal
Med större förändringar avses sådana förändringar som leder till personalförändringar.
- Uppsägningstiden är 12 månader.
- Uppsägningen ska ske skriftligt till Samhällsbyggnadsförvaltningen/ Måltidsavdelningen.
- Undertecknande av uppsägning ska ske av behörig (enligt beställande förvaltnings delegationsordning).
5.3 Kostnadsansvar
Samhällsbyggnadsförvaltningen/Måltidsavdelningen har i uppdrag att så långt det är möjligt snabbt anpassa sin organisation utifrån verksamhetens behov av måltidstjänster.
Följande regler gäller avseende fördelning av kostnadsansvaret:
Mindre förändringar:
- Ger ingen förändring på kostnadsnivån för Tibro kommun som helhet. Kan leda till förändringar mellan förvaltningar.
Större förändringar
- Förvaltningens betalningsansvar för måltidstjänster justeras när Måltidsavdelningens organisation samt inköp anpassats (dock senast 12 månader efter att uppsägning inkommit till Måltidsavdelningen).
6 ÖVRIGT
6.1 Omfattning
Denna skrivning omfattar generella regler och berör framtida och nuvarande avtal rörande köp av tjänster mellan förvaltningar.
Exempel på köpta tjänster kan vara:
- Handhavande av fordonspark.
- Hantering av försäkringar.
- Skötsel och tillsyn av mark, byggnader och anläggningar.
- Verksamhetsnära tjänster såsom vaktmästeri, posthantering, transporter mm,
6.2 Villkor för mindre förändringar av avtal
Med mindre förändringar avses sådana förändringar som inte leder till personalförändringar.
- Uppsägningstiden är 4 veckor.
- Uppsägningen ska ske skriftligt till säljande förvaltning.
- Undertecknande av uppsägning ska ske av behörig (enligt beställarens delegationsordning).
6.3 Villkor för större förändringar av avtal
Med större förändringar avses sådana förändringar som leder till personalförändringar.
- Uppsägningstiden är 12 månader.
- Uppsägningen ska ske skriftligt till säljande förvaltning.
- Undertecknande av uppsägning ska ske av behörig (enligt beställarens delegationsordning).
6.4 Kostnadsansvar
Säljande förvaltningen har i uppdrag att så långt det är möjligt snabbt anpassa sin organisation och inköp utifrån verksamhetens behov.
Följande regler gäller avseende fördelning av kostnadsansvaret:
Mindre förändringar:
- Ger ingen förändring på kostnadsnivån för Tibro kommun som helhet. Kan leda till förändringar mellan förvaltningar.
Större förändringar Alternativ 1
- Köpande förvaltningens betalningsansvar justeras när säljande parts
organisation och inköp anpassats (dock senast 12 månader efter att uppsägning inkommit).
Alternativ 2
- Köpande förvaltnings betalningsansvar för internt avtal upphör i enlighet med de avtalsvillkor som anges i ett externt avtal.
Tibro, 2019 - -
....................................................... .......................................................
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx
Kommunchef Förvaltningschef, Samhällsbyggnad
....................................................... .......................................................
Xxxxx Xxxxxxxxx Xxx Xxxxxx
Förvaltningschef, Kultur och fritid Förvaltningschef, Barn och utbildning
.......................................................
Xxxxxx Xxxxxxxxxx
Förvaltningschef, Socialförvaltningen