Contract
TJÄNSTEUTLÅTANDE | Sida 1 (3) | |
Datum 2021-12-01 | Diarienr KS 2021/01857- 1.5.2 | |
Kommunstyrelsen Xxxxxx Xxxxx | ||
Kopia till Västerås Stadshus AB Nya Västerås flygplats AB Västerås flygfastigheter AB Region Västmanland | Kommunstyrelsen |
Tjänsteutlåtande - Avtal om samägande av Nya Västerås flygplats AB
Förslag till beslut
Förslag till kommunfullmäktige:
1. Aktieöverlåtelseavtalet mellan Västerås Stadshus AB och Västerås stad avseende Nya Västerås flygplats AB, godkänns.
2. Bolagsordning för Nya Västerås flygplats AB godkänns.
3. Ägardirektiv för Nya Västerås flygplats AB godkänns.
4. Som en följd av punkt 2 och 3 ska en extra bolagsstämma hållas per capsulam i Nya Västerås flygplats AB. Som ombud till denna stämma utses Xxxxx Xxxxxx, med instruktion att rösta för fastställande av bolagsordning och antagande av ägardirektiv enligt förslagen.
5. Driftbidrag till Nya Västerås flygplats AB om 22 miljoner kronor för 2022, godkänns.
6. Driftbidraget finansieras som en stadsgemensam kostnad genom en utökad utdelning från Västerås stadshus AB.
7. Det långsiktiga målet med driftbidraget för infrastruktur för samhällsviktiga flygtransporter ska vara lägre än 18 miljoner kronor.
8. Kommunstyrelsen ges rätt att besluta om mindre justeringar av redaktionell karaktär i dokumenten enligt beslutspunkterna 2-3.
Under förutsättning att fullmäktige beslutar enligt ovan beslutar kommunstyrelsen för egen del:
9. Stadsdirektören ska bevaka Region Västmanlands beslut.
10. Stadsdirektören ges rätt att besluta om mindre justeringar av redaktionella karaktär i dokumenten enligt beslutspunkterna 2-3.
11. Stadsdirektören ska hålla kommunstyrelsen informerad med anledning av beslutspunkterna 9-10.
Ärendebeskrivning
Med anledning av resultatet i folkomröstningen beslutade kommunstyrelsen den 14 april 2021, § 142 följande:
”Med anledning av resultatet i folkomröstningen den 21 mars 2021 får stadsledningskontoret i uppdrag att till kommunstyrelsen ta fram förslag till beslut med innebörden att kommunfullmäktiges beslut den 3 september 2020
med dnr. 2020/00690, § 185, upphävs. Stadsledningskontoret får också i uppdrag att ta fram andra erforderliga förslag till beslut med anledning av att kommunfullmäktiges beslut föreslås upphävas. Underlagen ska vara framtagna så att beredning och beslut kan ske i kommunstyrelsen i maj/juni 2021.”
En skrivelse till Region Västmanland om medfinansiering av Nya Västerås flygplats AB översändes den 20 april. Den 8 september presenterade Region Västmanland och Västerås stad att de är nu överens om att hitta en gemensam lösning för flygplatsens framtid.
Region Västmanland och Västerås stad har för avsikt att gemensamt äga Nya Västerås flygplats AB med 50 % vardera.
Västerås stad kommer att köpa aktierna från Västerås stadshus AB och i ett nästa steg sälja 50 % av aktierna till Region Västmanland.
Finansiering av bolaget sker via driftbidrag. Det långsiktiga målet med driftbidraget för infrastruktur för samhällsviktiga flygtransporter ska vara lägre än 18 miljoner kronor.
Avtalstid uppgår till 10 år om avtalet inte sägs upp förlängs avtalet i 5 år. Styrelsen kommer att bestå av 3 ledamöter från staden.
Västerås stad lämnar en garanti till Region Västmanland för att den bedrivna verksamheten till och med tillträdesdagen inte kommer att åläggas något ansvar eller drabbas av några kostnader enligt gällande miljöskyddslagstiftning.
Övriga styrdokument såsom aktieöverlåtelseavtal, ny gemensam bolagsordning samt aktieägaravtal planeras att beslutas under första kvartalet 2022.
Under tiden från att kommunfullmäktige fattat beslut intill att regionfullmäktige fattar beslut, ska Region Västmanland ha full insyn i och informeras om alla principiella beslut såsom väsentliga avtal som påverkar Nya Västerås flygplats AB:s resultat och finansiella ställning.
Nya Västerås flygplats AB styrelse har rätt att adjungerande in representant från Region Västmanland.
Stadsledningskontoret har till kommunstyrelsen lämnat följande beslut: Förslag till kommunfullmäktige:
1. Aktieöverlåtelseavtalet mellan Västerås Stadshus AB och Västerås stad avseende Nya Västerås flygplats AB, godkänns.
2. Bolagsordning för Nya Västerås flygplats AB godkänns.
3. Ägardirektiv för Nya Västerås flygplats AB godkänns.
4. Som en följd av punkt 2 och 3 ska en extra bolagsstämma hållas per capsulam i Nya Västerås flygplats AB. Som ombud till denna stämma utses Xxxxx Xxxxxx, med instruktion att rösta för fastställande av bolagsordning och antagande av ägardirektiv enligt förslagen.
5. Driftbidrag till Nya Västerås flygplats AB om 22 miljoner kronor för 2022, godkänns.
6. Driftbidraget finansieras som en stadsgemensam kostnad genom en utökad utdelning från Västerås stadshus AB.
7. Det långsiktiga målet med driftbidraget för infrastruktur för samhällsviktiga flygtransporter ska vara lägre än 18 miljoner kronor.
8. Kommunstyrelsen ges rätt att besluta om mindre justeringar av redaktionell karaktär i dokumenten enligt beslutspunkterna 2-3.
Under förutsättning att fullmäktige beslutar enligt ovan beslutar kommunstyrelsen för egen del:
9. Stadsdirektören ska bevaka Region Västmanlands beslut.
10. Stadsdirektören ges rätt att besluta om mindre justeringar av redaktionella karaktär i dokumenten enligt beslutspunkterna 2-3.
11. Stadsdirektören ska hålla kommunstyrelsen informerad med anledning av beslutspunkterna 9-10.
Juridisk bedömning
Kommunfullmäktige är behöriga att fatta beslutet. Aktieöverlåtelse, aktieägaravtal, bolagsordning och ägardirektiv ankommer på kommunfullmäktige att fatta beslut enligt kommunallagen.
Ekonomisk bedömning
För Västerås stad koncernen innebär samägandet av Nya Västerås flygplats AB med Region Västmanland att kostnaderna sjunker.
Västerås Stadshus AB kommer att lämna koncernbidrag för 2021, betalning sker efter bolagstämma i Västerås stadshus AB beräknad till början av maj och avser underskott för 2021.
Västerås stad behöver finansiera bolaget via driftbidrag under första kvartalet då regionen inte kommer att gå in som delägare förrän tidigast kvartal 2, därefter delas behovet av driftbidrag lika mellan parterna.
Finansiering av stadens del av driftbidraget sker via utdelning från Västerås Stadshus AB till Västerås stad.
Västerås Stads kostnader ökar men samtidigt ökar även intäkterna via utdelningen från Västerås stadshus AB och kompenserar kostnadsökningen.
Hållbar utveckling
Perspektivet ej relevant med anledning av ärendets karaktär och innehåll.
AKTIEÖVERLÅTELSEAVTAL
Säljaren: | Västerås Stadshus AB, xxx.xx 556489-6552 |
Köparen: | Västerås stad, xxx.xx 212000-2080 |
1. Bakgrund m.m.: | Säljaren äger samtliga utfärdade aktier – 100 (etthundra) stycken (”Aktierna”) – i Nya Västerås Flygplats AB, xxx.xx 559052–3527 (”Bolaget”). Säljaren är ett till Köparen helägt dotterbolag. |
2. Överlåtelse: | Säljaren överlåter härmed Aktierna till Köparen. |
3. Datum för tillträde: | Tillträde av Aktierna sker per denna dag (”Tillträdesdagen”). |
4. Köpeskilling och betalning: | Köpeskillingen för Aktierna uppgår till etthundra tusen (100 000) kronor och ska erläggas kontant av Köparen till Säljaren på Tillträdesdagen genom insättning på av Säljaren anvisat bankkonto. |
5. Tillträde: | Följande åtgärder ska äga rum på Tillträdesdagen: (i) Köparen ska till Säljaren erlägga Köpeskillingen, enligt punkt 4; och (ii) Staden ska införas i Bolagets aktiebok som ägare till Aktierna. |
Detta avtal är upprättat i två (2) originalexemplar av vilka parterna har erhållit var sitt.
VÄSTERÅS STADSHUS AB VÄSTERÅS STAD
Bolagsordning för Nya Västerås Flygplats AB Xxx.xx: 559052–3527
§1 Firma
Bolagets firma är Nya Västerås Flygplats AB.
§2 Säte
Styrelsen skall ha sitt säte i Västerås, Västmanlands län.
§3 Verksamhetsföremål
Bolaget skall driva civil flygplatsverksamhet samt betjäna den civila luftfarten på flygplatsen i Västerås. Bolaget skall samverka med Västerås kommun och andra intressenter och utveckla verksamheten på flygplatsen och dess närområde.
§4 Ändamålet med bolagets verksamhet
Bolagets syfte är att genom att tillhandahålla flygplatsverksamhet bereda i första hand medlemmar och näringslivet i Västerås kommun möjlighet till flygtransporter. Bolaget skall genom att ta tillvara och utveckla flygtrafiken bidra till kommunens och regionens utveckling. Bolaget skall tillsammans med Västerås kommun och andra intressenter utveckla Västerås som gods- och logistikcentrum.
Bolaget ska bedriva verksamhet med iakttagande av de kommunalrättsliga principerna i 2 kap. kommunallagen. Självkostnadsprincipen ska iakttas endast för den del av bolagets verksamhet som avser samhällsviktiga flygtransporter. Affärsmässiga principer gäller för bolagets övriga verksamhet.
Likvideras bolaget skall tillgångarna tillfalla aktieägaren.
§5 Fullmäktiges rätt att ta ställning
Bolaget skall bereda kommunfullmäktige i Västerås möjlighet att ta ställning, innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt fattas.
§6 Aktiekapital
Aktiekapitalet skall utgöra lägst 100 000 kr och högst 400 000 kr.
§7 Antal aktier
I bolaget skall finnas lägst 100 och högst 400 aktier.
§8 Styrelse
Styrelsen skall bestå av lägst tre och högst nio ledamöter. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Västerås för tiden fr.o.m. den 1 januari året efter valåret intill den 31 december nästkommande valår. Kommunfullmäktige utser också ordförande och vice ordförande i bolagets styrelse.
§9 Revisorer
För granskning av aktiebolagets årsredovisning jämte räkenskaperna för styrelsen och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagetsstämman en revisor. För revisorn får av bolagstämman en suppleant utses. Revisors- och i förekommande fall suppleantens-uppdrag gäller till slutet av den årsstämma som infaller under det fjärde räkenskapsåret efter revisionsvalet.
§10 Lekmannarevisor
För samma mandatperiod som gäller för bolagets revisor skall kommunfullmäktige i Västerås utse en lekmannarevisor och en revisorssuppleant.
§11 Kallelse till bolagstämma
Kallelsen till bolagstämma skall ske genom brev med posten eller e-post till aktieägaren tidigast fyra veckor före och senast två veckor före stämman.
§12 Ärenden på årsstämman
På årsstämman skall följande ärenden förekomma till behandling
1. Stämmans öppnande;
2. Val av ordförande vid stämman;
3. Upprättande och godkännande av röstlängd;
4. Godkännande av dagordning;
5. Val av protokolljusterare;
6. Fråga om stämman blivit behörigen sammankallad;
7. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse samt lekmannarevisorernas granskningsrapport
8. Beslut om
a. Fastställande av resultaträkning och balansräkning
b. Dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen
c. Ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktören
9. Fastställande av arvoden åt styrelsen och revisor och – i förekommande fall-dennes suppleant samt lekmannarevisorerna
10. Val av revisor och revisorssuppleant (i förekommande fall)
11. Annat ärende, som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen
§13 Räkenskapsår
Kalenderåret skall vara bolagets räkenskapsår.
§14 Arkivvård
Västerås kommuns arkivreglemente gäller för bolaget.
§15 Inspektionsrätt
Kommunstyrelsen i Västerås äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Det gäller dock endast i den mån hinder inte föreligger på grund av författningsreglerad sekretess.
§16 Ändring av bolagsordning
Denna bolagsordning får inte ändras utan godkännande av kommunfullmäktige i Västerås.
Ägardirektiv för Nya Västerås flygplats AB
Ägardirektiv för verksamheten i Nya Västerås flygplats AB (nedan ”bolaget”), antagna av bolagsstämma i bolaget den [datum].
1. Bolaget som kommunalt och regionalt organ
Bolaget ägs av Västerås stad till 50 % och av Region Västmanland (nedan
”Regionen”) till 50 %, nedan var för sig ”ägare” och gemensamt ”ägarna”. Ägarna har ingått ett aktieägaravtal rörande ägandet av och verksamheten i bolaget, nedan Avtalet.
Bolaget står i sin verksamhet under uppsikt av respektive ägare och, enligt 6 kap 1 § kommunallagen (2017:725, nedan ”KL”), av kommunstyrelsen i Västerås stad och regionstyrelsen i Regionen.
Västerås flygplats är en viktig infrastrukturanläggning, som behövs för viktiga samhällsfunktioner i form av exempelvis ambulansflyg. Bolaget ska därför utföra sin verksamhet så att den långsiktigt bidrar till Västerås stads vision 2026 respektive Regionens regionala utvecklingsstrategi med syfte att främja hållbar utveckling och tillväxt såväl i Västerås stad som i länet som helhet. Bolaget ska, inom de ramar som budget och bolagets finansiella ställning medger, främja innovation och teknisk förnyelse. Bolaget ska arbeta med så stor öppenhet som möjligt gentemot invånarna samt bidra till att öka jämlikheten och jämställdheten i samhället.
Bolagets huvudsakliga verksamhet består i att driva, förvalta och utveckla flygplatsverksamhet vid regionflygplatsen i Västerås. Bolaget har härigenom en betydande roll som ett regionalt organ.
Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till Västerås stad och Regionen genom
a) Avtalet
b) gällande bolagsordning
c) gällande ägardirektiv
d) av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen utfärdade särskilda direktiv i frågor som uteslutande är av betydelse för samordning inom den kommunala organisationen och som inte är av principiell betydelse eller av större vikt för bolaget.
I händelse av bristande överensstämmelse mellan de i föregående stycke angivna dokumenten, ska dokumenten tillämpas med företräde i angiven ordning. Det åligger bolaget att vid tillämpningen av dokumenten i relevanta hänseenden beakta Avtalets reglering i största möjliga mån.
2. Ägarnas styrfunktion
Ägarna utövar styrfunktionen över bolaget i de avseenden som följer av lag och utfärdade ägar- och övriga, särskilda direktiv. Styrfunktionen ska i första hand utövas i samförstånd och bygga på acceptans.
Ägare, genom ägarsamrådet, ska ges den information och tillställas de handlingar som ägaren begär. Karaktären och omfattningen av den fortlöpande informationen ska fastställas efter samråd med bolagets styrelse.
Ägares granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar inte handling eller förhållande för vilket gäller sekretess enligt lag. När det gäller
affärsförhållanden ska alltid ägarna genom ägarsamrådet ha rätt att ta del av information för att kunna bedöma helhetsaffären för bolaget och därmed sammanhängande risker.
3. Kommunstyrelsens respektive regionstyrelsens roll
Kommunstyrelsen och regionstyrelsen har i uppgift enligt 6 kap 1 § KL att ha uppsikt över verksamheten i bolaget. Skyldigheten att enligt 6 kap 9 § KL genom årliga beslut pröva om den verksamhet som bolaget bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det i bolagsordningen fastställda kommunala
ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna ska enligt Avtalet uppfyllas av kommunstyrelsen.
4. Kommunfullmäktiges och regionfullmäktiges roller
Kommunfullmäktiges och regionfullmäktiges godkännanden ska inhämtas såvitt avser
a) investering, förvärv eller försäljning av egendom till ett belopp överskridande 400 prisbasbelopp
b) bildande eller förvärv av dotterbolag
c) avtal eller förändring av avtal med motpart till Bolaget, i den mån avtalet har, eller kan förväntas få, någon väsentlig betydelse för Bolagets ställning eller rörelse
d) planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet
e) övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt.
5. Grundläggande principer för bolagets verksamhet
Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen (2005:551), nedan ABL, bolagets styrelse. Styrelsen har att utforma organisationen så att förutsättningarna för uppfyllelse av bolagets ändamål och mål är bästa möjliga.
Bolaget ska drivas under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten samt de principer som framgår av dessa direktiv.
Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som nyttjar bolagets tjänster utan att detta går ut över den
kommunala och regionala organisationen. Bolaget kan därför inte tillåtas att optimera sin verksamhet om detta medför nackdelar för organisationerna i dessas respektive helhet som överväger fördelarna för bolaget (koncernnytta). Ägarna och bolaget ska därför i
samråd söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen.
6. Kommunalrättsliga principer för bolagets verksamhet
Bolaget ska driva dess olika verksamheter så att de alltid är förenliga med gällande
rätt ifråga om kommunal kompetens enligt KL, om inte annat följer av lag.
7. Ekonomiska principer för bolagets verksamhet
Mot bakgrund av vad som anges i punkt 6 ska följande gälla för bolaget i ekonomiskt hänseende:
a) Bolagets flygplatsverksamhet, vad avser samhällsviktiga flygtransporter, ska enligt 2 kap 7 § KL bedrivas utan vinstsyfte och med tillämpning av självkostnadsprincipen enligt 2 kap 6 § KL.
b) Bolaget ska även tillgodose andra verksamheter som omfattas av flygplatsverksamheten, men som inte får anses vara samhällsviktiga flygtransporter, enligt affärsmässiga principer.
Med samhällsviktiga flygtransporter avses flyg som definieras i Luftfartsstyrelsens Författningssamling LFS 2007:70, bilaga 2, med statusbegreppen HOSP, RESC och STATE, samt med sådana transporter sammanhängande verksamhet.
Åtgärd för uppfyllande av uppdrag enligt beskrivning i punkt 8 eller mål enligt punkt 9 nedan avseende bolagets verksamhet enligt (b) ovan får vidtas endast i en
sådan utsträckning att det inte påtagligt riskerar medföra bristande uppfyllnad av kravet på affärsmässighet för den aktuella verksamheten.
8. Uppdragsbeskrivning
Inom ramarna för bolagets verksamhetsföremål och verksamhetsändamål enligt bolagsordningen, ges bolaget uppdrag och mandat inom respektive verksamhetsområde enligt följande:
a) Bolaget ska tillhandahålla och utveckla flygplatsoperativa tjänster som start- och landningstjänst samt kommersiella tjänster med anknytning till flygplatsverksamheten såsom bilparkering, marktjänst och liknade.
b) Bolaget ska verka för att stärka flygplatsens samhällsviktiga funktion såsom polis, Search and Rescue (SAR), Ambulans- och organtransporter.
c) Bolaget ska i nära dialog med flygbolag och andra aktörer arbeta för att möjliggöra den flygtrafik (linje-, lågpris-, charter-, privat, frakttrafik) som marknaden efterfrågar enligt affärsmässiga principer.
d) Bolaget ska öppet och fortlöpande kommunicera frågor som rör den egna verksamhetens miljöpåverkan och hållbarhet. Xxxxxxx ska aktivt arbeta med sitt miljöledningssystem och behålla sin miljöcertifiering. Bolaget ska verka för en gradvis och kontinuerlig minskning av skadlig miljöpåverkan.
9. Mål för bolagets verksamhet
Bolaget ska beakta relevanta mål som fastställts av Västerås stad i kommunkoncernens Västerås Stads vision 2026 samt av Regionen i den regionala utvecklingsstrategin.
Bolaget ansvarar löpande för att värdera sin verksamhet i relation till omvärlden utifrån
den samlade Västerås Stads vision 2026 och den regionala utvecklingsstrategin samt för att vid behov föreslå ändringar eller kompletteringar i förekommande bolagsspecifika uppställda mål.
10. Ekonomiska mål och krav
Ägarsamrådet fastställer ekonomiska mål och krav för bolaget.
Långsiktiga bedömningar och beslut ska eftersträvas vid fastställande av sådana mål och krav.
1. Bolaget ska bedriva verksamheten kostnadseffektivt, resultatkrav på kort och lång sikt fastställs årligen i samband med ägarsamråd.
2. Bolaget erhåller ett driftbidrag motsvarande infrastrukturkostnaden för samhällsuppdraget av ägarna, vilket fastställs årligen i samband med budget.
3. Bolaget ska årligen upprätta en långsiktig (minst 3-årig) affärsplan som beskriver hur bolagets skall uppnå sina mål, uttryckta i ägardirektivet.
4. Affärsplanen ska innehålla en 3-årsbudget, budget år 1 och budgetram för år 2 - 3.
5. Affärsplanen ska även innehålla en tioårsplan med tillhörande resultaträkning, balansräkning, kassaflöde och ekonomisk analys.
6. Affärsplanen med tillhörande budget ska lämnas till ägarna i mitten av oktober och redovisas i samband med ägarsamrådet.
7. Affärsplanen avstäms mot ägardirektivet av ägarna och bolaget.
11. Riktlinjer m m inom det ekonomiska området
Bolagets grunduppgift är att tillhandahålla basfunktioner för samhällsviktiga flygtransporter såsom det är definierat i punkt 7. Den övriga flygplatsverksamheten ska bidra till att täcka kostnaderna för infrastruktur. Det är viktigt att bolaget kan särredovisa intäkter och kostnader för de samhällsviktiga flygtransporterna i sin redovisning och att det sker utifrån en väl definierad modell som håller över tiden.
Det är även viktigt att alla investeringar i verksamheten kan särredovisas enligt ovan och att en investeringskalkylering genomförs på varje investering. Bolaget behöver arbeta med att öka sina intäkter från de som använder infrastrukturen.
För investering, förvärv eller försäljning av egendom inom intervallet 20 – 200
prisbasbelopp ska ägarsamrådets godkännande inhämtas om investeringen inte redovisats som en godkänd investeringsbedömning i samband med budget.
Investering, förvärv eller försäljning av egendom eller ingående eller förändring av avtal med motpart till bolaget, i den mån avtalet har, eller kan förväntas få, någon väsentlig betydelse för bolagets ställning eller rörelse, ska godkännas av ägarsamrådet inom intervallet 20 - 200 prisbasbelopp och inom intervallet 200 - 400 prisbasbelopp av kommun- respektive regionstyrelsen. Över 400 prisbasbelopp ska godkännande först inhämtas av kommun- respektive regionfullmäktige.
Varje investering ska kopplas till respektive verksamhetsområde som drar nytta av investeringen.
När avtal eller förändring av avtal tecknas med motpart till Xxxxxxx ska även investeringsbehov kopplade till avtalet redovisas i investeringskalkylen.
Bolaget ska tillämpa de policyprogram, handlingsplaner och riktlinjer som är antagna av Staden. Om bolaget inte följer, eller har för avsikt att inte följa, hela eller delar av någon sådan policy, handlingsplan eller riktlinje ska skälen till detta rapporteras till Staden och Regionen.
12. Underlag för koncernredovisning
Bolaget ska tillhandahålla ägarna det underlag som ägarna begär för upprättande av koncernbokslut och delårsbokslut inom ägarnas respektive koncerner i enlighet med tidsplan som upprättas av ägarna.
13. Informationsskyldighet
Bolaget ska hålla ägarna väl informerade om sin verksamhet. Informationsskyldigheten innefattar följande.
Det åligger bolaget att till varje ägare snarast översända
a) Protokoll från bolagsstämma i bolaget;
b) Protokoll från styrelsesammanträde i bolaget;
c) Bolagets årsredovisning;
d) Revisionsberättelse avseende bolaget;
e) Granskningsrapport avseende bolaget;
f) Uppföljnings-/koncernstyrningsrapport.
Härutöver ska löpande ekonomisk och verksamhetsmässig, periodisk rapportering avseende bolaget ske till ägarna enligt den tidsplan och i den omfattning som ägarna anvisar.
Händelser av större vikt för bolagets verksamhet och ekonomi ska rapporteras omedelbart.
Bolaget ska vidare lämna underlag och sammanställning för uppföljning inom arbetsgivarområdet.
Innehåller protokoll som ska översändas till ägare uppgift av sådant slag att bolaget inte är skyldigt att tillhandahålla allmänheten handling vari uppgiften återfinns äger bolaget utesluta uppgiften. Av översänt material ska framgå att sådan åtgärd vidtagits.
Bolagets ledning och instruktioner
14. Arbetsordning för styrelsen
Styrelsen ska årligen utarbeta och anta en arbetsordning för sitt arbete. I
arbetsordningen ska beträffande offentlighet och sekretess intas text enligt vad som anges i punkt 17.
15. Närvarorätt för stadsdirektören och regiondirektören
Stadsdirektören och regiondirektören eller av någon av dessa utsedd tjänsteperson får närvara och delta vid styrelsens sammanträden.
16. Instruktion för verkställande direktör
Styrelsen har enligt 8 kap 29 § ABL att meddela riktlinjer och anvisningar för verkställande direktörens handhavande av den löpande förvaltningen. Styrelsen ska vidare ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören i skriftliga instruktioner. Styrelsen ska tillse att instruktionerna omprövas mot bakgrund av ändrade förhållanden och vunna erfarenheter.
I instruktionerna ska anges de inom bolaget förekommande ärenden som med hänsyn till arten och omfattningen av bolagets verksamhet är att hänföra till löpande förvaltning och således ska omfattas av verkställande direktörens kompetens.
I instruktionerna ska anges i vilken omfattning verkställande direktören för styrelsen ska anmäla de beslut som han eller hon har fattat. De sålunda anmälda besluten ska upptas i styrelseprotokollet på lämpligt sätt.
I instruktionerna ska vidare beträffande offentlighet och sekretess intas text enligt vad som anges i punkt 17.
17. Offentlighet och sekretess
Styrelsens ledamöter samt bolagets verkställande direktör och, i förekommande fall, vice verkställande direktör omfattas enligt 13 kap 2 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) inte av reglerna om meddelarfrihet. Med den inskränkning som må följa av skyldighet att lämna uppgifter om bolaget enligt nämnda lag åligger det därför var och en av angivna sysslomän att iaktta sekretess till följd av sitt uppdrag som syssloman. I anledning därav ska styrelsen tillse att denna sekretess regleras i styrelsens arbetsordning respektive i instruktionerna till verkställande direktören med följande innebörd:
Bolagets syssloman får röja för utomstående vad han/hon har fått kunskap om under utförandet av sin uppgift som syssloman endast om röjandet inte kan medföra skada för bolaget och annars endast i den mån som fordras för att sysslomannauppdraget ska kunna utföras. I övrigt föreligger sekretess. Detta innebär bland annat att försiktighet ska iakttas vid offentliga uttalanden rörande bolaget.
Sekretessen avser såväl muntlig som skriftlig information och gäller även efter det att uppdraget som syssloman har upphört. Syssloman ska förvara allt konfidentiellt material som han/hon erhåller i anledning av uppdraget så att det säkerställs att materialet inte är tillgängligt för utomstående. Till den del materialet utgörs av allmänna handlingar ska det diarieföras. Efter det att uppdraget har upphört ska sysslomannen till styrelsens ordförande återlämna allt konfidentiellt material som sysslomannen har tagit emot i anledning av sitt uppdrag och fortfarande har i sin besittning, inklusive alla kopior av materialet.
18. Instruktioner för ekonomisk rapportering
Styrelsen ska meddela skriftliga instruktioner för när och hur sådana uppgifter som behövs för styrelsens fortlöpande bedömning av bolagets ekonomiska situation ska samlas in och rapporteras till styrelsen.
19. Riktlinjer m m inom arbetsgivarområdet
Bolaget ska i tillämpliga delar tillämpa de riktlinjer inom arbetsgivarområdet som kommunfullmäktige och kommunstyrelsen gemensamt anvisar, även innefattande riktlinjer gällande anställningsvillkor för verkställande direktör i bolag inom den kommunala bolagskoncernen.
Medarbetare är anställda i bolaget. Vilket innebär att det inte föreligger någon omplaceringsskyldighet mellan Västerås stad, Region Västmanland och bolaget.
20. Arbetsgivarorganisation m m
Bolaget ska tillhöra arbetsgivarorganisationen Sobona.
21. Kollektivavtal m m
Bolaget ska omfattas av kollektivavtal tecknade av Sobona.
22. Pensions- och försäkringsfrågor
Bolaget omfattas av de kollektivavtal som är tecknade av Sobona.
23. Arbetsgivargåvor
Ensidig arbetsgivargåva i form av minnesgåva efter 25 års anställning ska utges.
24. Revisorer och lekmannarevisorer
Revisorer och lekmannarevisorer ska samordna sin granskning så att onödigt dubbelarbete undviks. För detta ska FAR:s (Föreningen Auktoriserade Revisorer) rekommendation om gemensam revision tillämpas.
Lekmannarevisorerna ska i sin granskning förutom vad lag anger söka utvärdera bolagets uppfyllelse av målen enligt punkt 9 samt redovisa vad därvid framkommit i granskningsrapporten.
25. Upphandling
Tillämplig lagstiftning ska iakttas vid bolagets upphandling. Samordning och samverkan ska ske utifrån lagens krav och ska för övrigt eftersträvas och utvecklas inom Staden.
Bolaget ska – i enlighet med intentionerna till grund för bestämmelsen i 10 kap 3 §, sjätte punkten, KL – ge allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare.
26. Samordning och samverkan rörande informationssäkerhet, IT och digitalisering
Stadsledningskontoret bistår bolaget med råd och information.
27. Samordning av administrativa rutiner och system
Bolaget ska utforma sina administrativa rutiner och system i enlighet med Stadsledningskontorets anvisningar i fall då Stadsledningskontoret finner det vara till gagn för koncernnyttan.
28. Arkivreglemente
Västerås stads arkivreglemente gäller för bolagets dokumenthantering.