Bilaga 2: Studentkåren Malmös sponsringspolicy
Bilaga 2: Studentkåren Malmös sponsringspolicy
Följande riktlinjer är till stöd i arbetet med sponsringsfrågor, samt i beslut om att ta emot sponsring och för utvärdering och uppföljning av befintliga samarbeten.
1. Studentkåren Malmös definition av sponsring.
Sponsring är ett affärsmässigt samarbete till ömsesidig nytta för parterna, där sponsormedel och motprestationer skall regleras i ett avtal. Om inga krav på motprestationer föreligger är det en fråga om gåva eller donation.
2. Mål och syfte med sponsorsamarbete.
• Att kunna genomföra projekt som annars inte skulle ha blivit av eller att höja ambitionsnivån för redan beslutade projekt.
• Leda till ett meningsfullt kunskapsutbyte. Få tillgång till och dra lärdom av näringslivets kunskaper inom olika områden, vilket kan leda till ökad kompetens och effektivitet inom Studentkåren Malmö.
• Erhålla produkter genom så kallade barter som gynnar Studentkåren Malmö och våra medlemmar.
3. Inom vilka ramar Studentkåren Malmö tar emot sponsormedel samt vilka principer som gäller för att finansiera verksamheten med sponsring.
Studentkåren Malmö bedriver en professionell verksamhet som präglas av självständighet och integritet. Om risk föreligger för att ifrågasätta detta kan det avsevärt skada organisationen. Därför skall det i varje enskilt sponsringssamarbete göras en bedömning av vilka verksamheter och i vilken utsträckning som är aktuella att finansiera med sponsring. Sponsormedel får under inga omständigheter tas emot för att gynna den enskilda individen.
4. Studentkåren Malmös motprestationer skall värderas och prissättas på ett rättvisande sätt. Till stöd finns en prislista för Studentkåren Malmös allra flesta produkter och arrangemang. Motprestationer som kan ifrågasätta Studentkåren Malmös huvudmål eller inverka skadligt på övrig verksamhet får ej förekomma.
5. Budget till att finansiera kostnaderna för sponsring.
Strävan efter att locka sponsorer och erbjuda varor och tjänster som motprestation kan ta mycket tid och resurser i anspråk. Om alla kostnader inte noggrant kalkyleras kan resultatet av sponsringen bli ett underskott, dvs. värdet av sponsringen understiger kostnaderna för att tillhandahålla motprestationerna. Därför bör en komplett förkalkyl tas fram som underlag inför varje enskilt sponsorsamarbete.
6. Hur sponsorarbetet är organiserat internt och vem som beslutar om vad.
• Ansvarig för sponsorkontakt gällande frågor eller diskussioner kring avtalet har undertecknaren av sponsoravtalet. Ansvaret kan delegeras. Ansvariga för sponsrade verksamheter sköter kontakten gällande information om verksamheten.
• Beslut om sponsorsamarbeten rörande flera verksamheten kan endast fattas av styrelsen. Budgetansvariga kan inom ramen för sin budget besluta om sponsring av respektive verksamhet, efter samrådan med ansvarig för sponsringsfrågor. Ett sponsoravtal får inte inverka negativt på övrig verksamhet i organisationen.
• Firmatecknare undertecknar sponsoravtal.
• Den som tar fram ett sponsoravtal ansvarar för att en utvärdering och uppföljning av sponsorsamarbetet görs innan löptiden löper ut. Styrelsen måste godkänna utvärderingen innan ett eventuellt förlängande kan göras.
7. Riktlinjer för bedömning av sponsorer.
En sponsor får inte stå i konflikt med Studentkåren Malmös stadgar eller demokratiska grundprinciper. Sponsorstöd tas ej emot;
• Av politiska partier eller religiösa organisationer.
• Om samarbetet av etiska eller andra skäl kan ifrågasättas.
• Om företaget/organisationen bedriver en verksamhet som uppenbart skadar människor och/eller miljö.
Studentkåren Malmö förbehåller sig rätten att i varje enskilt fall avböja eller avbryta ett sponsorsamarbete av etiska skäl eller andra skäl än de som anges i punkterna ovan.
8. Skriftliga avtal skall alltid upprättas, oavsett ekonomisk omfattning eller om ersättning utgår i form av varor eller tjänster i stället för kontanta medel.
Ett avtal bör innehålla uppgifter om;
• Namn, adress och organisationsnummer samt kontaktuppgifter.
• Ansvar, syfte och mål med sponsorsamarbetet.
• Definition av sponsorsumman och/eller ersättning i form av varor eller tjänster.
• Studentkåren Malmös motprestationer.
• Avtalets upphörande, uppsägningsvillkor, åtgärder vid avtalsbrott och ev. tvist.
Mottagandet av kontanta medel, varor eller tjänster från sponsorer är intäkter och skall redovisas i enlighet med gällande principer och bokföringsnormer. Sponsringsavtalet skall finnas i original hos Studentkåren Malmös kansli. Sponsringspolicyn bör finnas som bilaga till avtalet.