Sveriges geologiska undersöknings generella villkor för bidrag till forskning 2022

Sveriges geologiska undersöknings generella villkor för bidrag till forskning 2022

Villkoren i detta dokument har fastställts av Sveriges geologiska undersökning (SGU) och gäller för bidrag som beslutats, samt ansökan som inlämnas, efter den 25 oktober 2022. Villkoren ska tillämpas för ansökan och beviljat bidrag om inte annat följer av bidragsbeslutet.

1. Definitioner

I dessa villkor används följande definitioner med nedan angiven betydelse.

Medelsförvaltare En juridisk person som är godkänd av SGU som mottagare av forskningsbidraget. Allmänt godkända medelsförvaltare är i regel svenska universitet, högskolor, forskningsinstitut eller myndigheter med forskningsuppdrag.

Sökande Den person eller organisation som ansöker om forskningsbidrag hos SGU och som vid godkänd ansökan ansvarar för att planera och genomföra forskningen.

Forskning Den eller de verksamheter som omfattas av forskningsbidraget.

Vid projekt där samverkan sker mellan olika organisationer förekommer även följande definitioner

Koordinator Xxxxxxxx och den projektpart som samordnar projektet, mottar SGUs utbetalning av bidrag och som i övrigt har särskilda åtaganden enligt §4.

Projektpart Organisation, som deltar i utformningen av projektet, bidrar till genomförande och delar på risken och resultatet i samband därmed.

Bidragsmottagare Projektpart som får bidrag från SGU.

2. Om bidraget

2.1 Ansökan

Forskningsbidrag från Sveriges geologiska undersökning (SGU) kan erhållas efter beviljad ansökan.

Ansökan ska göras via ansökningssystemet. Utöver översynen som inläggs i ansökningssystemet ska ansökan innehålla följande; projektbeskrivning inklusive tidsplan, riskanalys, kostnadskalkyl, förteckning över relevant litteratur, kommunikationsplan samt relevant/-a meritförteckning/-ar. Projektbudgeten ska innehålla rapporteringskostnader inklusive rapportering på seminarier vid SGU. Om annan finansiering har sökts för projektet ska även detta anges. Detta gäller även om det sökta projektet är en del av ett större projekt med andra finansiärer.

Ansökan ska ha inkommit i PDF-format till SGU senast kl. 14.00 den 10 december 2021. Det är bidragssökarens ansvar att se till att PDF-filen är komplett och läslig. Ansökan får skrivas på svenska men bör skrivas på engelska då ansökningarna kan komma att granskas av internationella experter.

2.2 Bidragens användning

Nedan följer de kostnadsslag som kan vara stödberättigande

1. personalkostnader i den omfattning som personal arbetar i projektet, kostnader ska avse normal arbetstid och kan aldrig överskrida 100 procent av heltidsanställning

2. kostnader för utrustning, mark och byggnader i den utsträckning och under den tid som de används för projektet,

3. kostnader för konsulter och licenser m.m.,

4. övriga direkta kostnader såsom exempelvis publicering med öppen tillgång, analyser, samt

5. indirekta kostnader/OH medges enbart på lön.

Kostnadsökningar som uppkommer under överenskommelse-/kontraktstiden ska rymmas inom bidraget. Bidraget täcker mervärdesskatt endast då denna uppkommer som kostnad hos Sökanden.

För att en kostnad ovan ska vara stödberättigande ska den:

• vara faktisk och kunna styrkas,

• ha uppkommit hos Projektpart,

• ha uppkommit under den projekttid som framgår av överenskommelse/kontrakt,

• vara bokförd och fastställd i enlighet med Medelsförvaltarens (Projektparts) vanliga redovisningsprinciper och god redovisningssed,

• ha uppkommit enbart för genomförande av projektet, och

• vara i enlighet med Medelsförvaltarens (Projektparts) interna policys och riktlinjer, särskilt med avseende på miljö- och klimatpåverkan.

För att kostnader ska vara stödberättigande ska de i Medelsförvaltarens (Projektpartens) redovisning vara särskiljbara från organisationens övriga transaktioner och vara rapporterade till SGU senast i slutrapporten.

2.3 Bidragsperiod

Flerårsbidrag till projekt beviljas för maximalt 3 år. Om flerårigt bidrag beviljas behövs ingen ny ansökan, men en lägesrapport ska lämnas till SGU senast den 15 september, eller närmast efterföljande vardag, varje år. SGU beviljar fleråriga projekt under förutsättning att regeringen avsätter anslag till verksamheten samt att samtliga bidragsvillkor uppfylls. Bidragsperioden specificeras i överenskommelsen/kontraktet.

2.4 Forskningens innehåll

SGU ger endast stöd till riktad grundforskning och tillämpad forskning inom det geovetenskapliga området. Sökanden och Medelsförvaltaren ansvarar för att forskningen eller den forskningsstödjande verksamheten bedrivs i enlighet med i Sverige gällande rätt. Sökanden och Medelsförvaltaren ansvarar även för att kontakter med eventuella markägare och andra intressenter följer god forskningssed vid till exempel fältarbete och provtagning.

2.5 Behörighet

För att vara behörig att söka forskningsbidrag måste huvudsökanden (projektledaren som ansvarar för det föreslagna projektet) och eventuell medsökande ha avlagt doktorsexamen. Andra personer som är involverade i genomförandet av projektet, t.ex. laboratoriepersonal, tekniker eller doktorand, behöver inte ha avlagt doktorsexamen.

Bidrag för forskningsprojekt får enbart förvaltas av svenskt universitet, högskola, forskningsinstitut eller myndighet med forskningsuppdrag.

2.6 Medelsförvaltare

Organisationen ska kunna säkerställa, i det fall organisationen bedriver både ekonomisk och icke-ekonomisk verksamhet, att medel som beviljas av SGU endast kommer användas i icke-ekonomisk verksamhet. Detta eftersom stöd som lämnas av statliga myndigheter och som avser ekonomisk verksamhet omfattas av särskilda EU-rättsliga regler om statligt stöd, och det ingår inte i SGU:s uppgifter att fördela medel till ekonomisk verksamhet. I övrigt ska organisationen kunna:

• erbjuda förutsättningar för att den forskning som SGU finansierar är av högsta vetenskapliga kvalité

• visa att den akademiska friheten upprätthålls inom ramen för sin verksamhet genom att forskningsproblem får väljas fritt, forskningsmetoder fritt får utvecklas och forskningsresultat fritt får publiceras.

• svara för att göra resultaten av den forskning som genomförts med stöd av SGU öppet tillgängliga för andra forskare, den intresserade allmänheten och företag.

2.7 Beredning av ansökan

Alla handlingar som inkommit till en myndighet eller upprättats och förvaras där är allmänna handlingar, detta gäller även inkomna ansökningar. Inkomna ansökningar registreras i SGU:s diarium. SGU har en skyldighet att lämna ut allmänna handlingar till den som begär det och att lämna ut uppgifter när uppgiftsskyldigheten följer av lag. Sådana uppgifter

i handlingarna som omfattas av sekretess lämnas inte ut i enlighet med bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Vilka uppgifter som omfattas av sekretess prövas i varje enskilt fall.

För att bedöma ansökningarnas vetenskapliga kvalitet och forskningens potential så använder SGU sakkunnigbedömning. Varje ansökan granskas av tre sakkunniga med dokumenterad kompetens inom området. Alla, eller en del av, de sakkunniga utgör en beredningsgrupp. I enlighet med gällande dataskyddslagstiftning kommer Xxxxxxxx att informeras i de fall en sakkunnig finns i ett land utanför EU/EES. Kontrakt med erinran om tystnadsplikt upprättas med varje sakkunnig som granskar en ansökan för att säkerställa korrekt handläggande vid t.ex. fråga om jäv och känsliga uppgifter. Jäv bedöms i enlighet med i Sverige gällande lag. SGU har fastställda riktlinjer för granskare som även är tillgängliga för Sökande. Samtliga bedömningar av ansökningarna diskuteras och prioriteras av beredningsgruppen, som rekommenderar vilka ansökningar som bör beviljas. När ärendet är färdigberett upprättas ett slutgiltigt utlåtande. Utlåtandet är en allmän handling och skickas till den Sökande. Sökanden kan när som helst välja att dra tillbaka sin ansökan och då avbryts granskningsprocessen för ansökan. En tillbakadragen ansökan kommer dock att bevaras i SGU:s arkiv, tillsammans med begäran om tillbakadragning, i enlighet med gällande arkivlagstiftning.

2.8 För sent inkommen ansökan och komplettering

För sent inkommen ansökan tas inte upp till behandling. SGU beaktar inte komplettering av ansökan som inkommit efter att ansökningstiden har löpt ut.

2.9 Beslut om bidrag, överenskommelse/kontrakt och utbetalning

SGU fattar som regel beslut om bidrag i mars månad och beviljade forskningsmedel kan tas i anspråk efter det att Sökande och Medelsförvaltaren via institutionschefen (eller motsvarande) har bekräftat sina åtaganden i kontrakt eller genom överenskommelse med SGU. Bidraget betalas ut genom månatliga utbetalningar så snart undertecknad överenskommelse/kontrakt kommit till SGU och medel blivit disponibla för utbetalning.

3. Sökandens åtaganden

3.1 Allmänt

Bidrag till forskning ska omfatta medel för direkta och indirekta kostnader i samma proportioner som beräknats för forskningen i sin helhet. Bidraget ska endast användas för kostnader för att genomföra den forskning som ansökan avser. Bidraget ska disponeras för att genomföra forskningen eller den forskningsstödjande verksamheten i huvudsak på det sätt

som har angetts i ansökan om bidrag, dock med de justeringar som kan komma att krävas om SGU:s bidrag understiger sökt belopp.

Sökande är gentemot SGU ansvarig för att forskningsarbetet genomförs och rapporteras enligt dessa villkors bestämmelser. Sökandens rättigheter och skyldigheter kan inte överföras på annan person utan SGU:s skriftliga medgivande.

Sökanden ska vid beslut om bidrag tillhandahålla SGU ett projektreferat för publicering på SGU:s hemsida. Projektreferat är en kortare beskrivning av projektet och ska utformas enligt SGU:s anvisningar. Projektreferat får inte innehålla någon konfidentiell information. SGU har rätt att göra ändringar i projektreferat.

3.2 Dispositionsrätt

Bidraget ska disponeras på det sätt som beskrivs i inlämnad ansökan och enligt de villkor som anges i dessa bestämmelser, om inte annan överenskommelse skriftligen medges från SGU. Bidraget får användas endast för kostnader uppkomna under överenskommelse-/kontraktstiden. Bidraget får disponeras högst 30 dagar efter överenskommelse-/kontraktstidens utgång för betalning av kostnader som har uppstått under överenskommelse-/kontraktstiden.

Begäran om förlängning av överenskommelse-/kontraktstiden, förlängd dispositionsrätt eller ändring av övriga villkor ska tillställas SGU senast tre månader före överenskommelse-/kontraktstidens utgång. Hemställan om andra förändringar ska göras snarast möjligt. Till ansökan om förändring ska bifogas en motivering för att styrka särskilda skäl, uppgift om ännu inte utnyttjade medel samt en översiktlig plan för hur forskningen kommer att slutföras.

3.3 Skyldighet att informera om andra bidrag

Om bidrag från annan finansiär erbjuds eller erhålls för samma ändamål under den tid som forskningen eller den forskningsstödjande verksamheten pågår, ska detta snarast anmälas till SGU. Det ska i redovisningen till SGU särskilt framgå i vilken utsträckning annan finansiär kan påverka genomförande, analys, tolkning och redovisning av resultaten samt vilka finansiella förutsättningar som är aktuella. Dessutom ska det framgå vem som kommer att förfoga över resultaten. SGU kan ompröva beslut om bidrag baserat på ny information om andra bidrag.

3.4 Arbetsgivarförhållande

SGU är inte arbetsgivare för Sökande eller annan som denne anlitar för projektet. Den Sökande ska vara anställd hos den Medelsförvaltare som anges i ansökan, eller hos ny Medelsförvaltare efter byte som skriftligen godkänts av SGU, under hela bidragsperioden och eventuell ytterligare dispositionstid. Undantag kan medges av SGU efter ansökan.

3.5 Rapportering

Sökanden ska underrätta SGU om erhållna resultat samt förbinder sig att vid anmodan presentera resultaten vid SGU:s seminarier. För varje forskningsbidrag är den som förvaltar medlen skyldig att på anmodan lämna ekonomisk och vetenskaplig redovisning. Bidraget ska särredovisas i Medelsförvaltarens ekonomisystem/affärssystem och vara reviderbart. Skriftlig rapportering ska ske till SGU årligen i form av en lägesrapport, under pågående projekt, och en slutrapport efter avslutat projekt.

Lägesrapport enligt SGU:s mall ska årligen lämnas in till SGU i elektroniskt format. Projektets upparbetade kostnader redovisas årligen från projektstart till och med augusti månad. Projektets ekonomi ska stödjas med utdrag ur Medelsförvaltarens ekonomi-/affärssystemets huvudbok, som bifogas rapporten. För fortsättningsprojekt lämnas lägesrapport in senast den 15 september varje år. Om den 15 september är en lördag eller söndag, ska lägesrapporten lämnas in senast närmaste efterföljande vardag. Det är Sökandens skyldighet att se till att rapporten är läsbar. Lägesrapport behöver dock inte lämnas in det år kontraktet/överenskommelsen löper ut, såvida inte Sökanden avser att begära förlängning av projektet. En godkänd lägesrapport är en förutsättning för fortsatta projektmedelsutbetalningar.

Slutrapport enligt SGU:s mall ges in senast 30 dagar efter överenskommelse-/kontraktstidens utgång. Redovisningen ska omfatta såväl, ekonomi, vetenskapliga som tillämpningsinriktade resultat. Projektets ekonomi ska stödjas med utdrag ur Medelsförvaltarens ekonomi-/affärssystemets huvudbok, som bifogas rapporten. Slutrapporten ska inges i ett redigerbart elektronisk format, t.ex. i Word, om inte annat avtalas. Det är Sökandens skyldighet att se till att rapporten är läsbar.

Slutrapporten kommer att publiceras på SGU:s webbplats. Projektet anses avslutat när slutrapporten är godkänd av SGU.

SGU äger rätt att i informationssyfte mångfaldiga och sprida projektets slutrapport samt projektreferatet och projektsammanfattningen som ingår i lägesrapporter.

Revisorsintyg från auktoriserad/godkänd revisor bifogas den ekonomiska slutrapporten om SGU så särskilt begär. För kommun, landsting, statliga myndigheter, universitet och högskola accepteras också revisorsintyg från internrevisor. Intyget ska utformas enligt SGU:s anvisningar.

3.6 Vid misstanke om oredlighet inom forskning eller forskningsfusk

SGU förbehåller sig rätten att frysa utbetalningar i väntan på utredning om misstanke rörande oredlighet inom forskning eller forskningsfusk föreligger Sökanden eller annan verksam inom projektet. Om misstanke föreligger så genomför SGU ingen egen utredning utan följer prövandeinstansens beslut. Sökanden är skyldig att rapportera resultat från utredningen och SGU fattar ett självständigt beslut om åtgärd. SGU förbehåller sig rätten att återkräva forskningsbidrag för de fall Sökanden anses skyldig till forskningsfusk eller oredlighet inom forskning.

3.7 Utrustning

SGU äger nyttjanderätt till utrustning som byggts eller anskaffats med bidrag från SGU. Utrustningen ska märkas med märke som SGU skickar till Sökanden. Om inte annat avtalas så tillfaller utrustningen Medelsförvaltaren efter överenskommelse-

/kontraktstidens slut.

3.8 Granskningsrätt

SGU eller den som SGU utser har rätt att följa arbetet och ta del av handlingar som kan lämna upplysningar om arbetets fortgång och om den ekonomiska utvecklingen av projektet. Forskare som medverkar i projektet är skyldiga att presentera forskningsresultat om SGU begär det. SGU ska, på begäran, beredas tillgång till det fullständiga forskningsmaterialet för vetenskaplig granskning eller projektekonomi för revision.

3.9 Basresurser

För projektets genomförande förutsätts att Medelsförvaltaren ställer basresurser till förfogande (t.ex. lokaler, labb- och annan stödjande personal, instrument) enligt behov i ansökan. Detta bekräftas genom institutionschefens (eller motsvarande) underskrift på överenskommelsen/kontraktet.

3.10 Analysdata

Analysdata som med forskningsmedel bekostats av SGU ska tillhandahållas SGU i samband med publicering av projektets resultat eller senast två år efter överenskommelse-/kontraktstidens slut. Rådata kan komma att inkluderas i SGU:s databaser och SGU äger rätt att i informationssyfte använda dessa data.

3.11 Publicering

Vid publicering eller annan spridning av resultat oavsett medium ska det anges att arbetet utförts med stöd från Sveriges geologiska undersökning. Vid publicering ska namnet Sveriges geologiska undersökning samt diarienumret för bidraget anges under rubriken ”Acknowledgements” eller likande. Särtryck (papper eller elektroniskt) ska ges in till SGU om sådant erhålls från förlag, i annat fall ska referensuppgifter meddelas SGU. Publicering ska i största möjliga mån ske med öppen tillgång till projektresultaten via exempelvis de avtal som Medelsförvaltaren ingår i. Xxxxxxx ansvarar även för att forskningsresultat av allmänt intresse sprids till mottagare utanför vetenskapssamhället.

3.12 Störningar

Vid svårigheter att genomföra den forskning eller den forskningsstödjande verksamheten som beviljats bidrag Om forskningen inte kan genomföras enligt plan och avvikelsen inte är obetydlig ska Medelsförvaltaren omgående underrätta SGU om detta. Detsamma gäller om utrustning, för vars inköp beviljats medel, inte kan anskaffas.

Medelsförvaltaren ska i detta fall även redovisa hur forskningen påverkas av att utrustningen inte kunnat anskaffas. SGU och Medelsförvaltaren ska, efter samråd med Sökanden, komma överens om hur den uppkomna situationen ska hanteras. Om ingen praktisk lösning framkommer så äger SGU rätten att avveckla projektet i förtid.

Svårigheter att genomföra forskningen eller den forskningsstödjande verksamheten på grund av förändrade förhållanden för den Sökande

Om den Sökande inte längre kan genomföra forskningen ska Medelsförvaltaren omedelbart anmäla detta till SGU. SGU kan efter ansökan av Medelsförvaltaren pröva frågan om byte av projektledare. Beslut om huruvida forskningen ska erhålla fortsatt finansiering eller avslutas fattas av SGU efter samråd med Medelsförvaltaren och, där så är möjligt, med Sökanden. Om skälet till förändringen är att den Sökande kommer att övergå till anställning hos en annan godkänd Medelsförvaltare kan SGU, efter ansökan, pröva frågan om byte av Medelsförvaltare för bidraget och besluta att forskningen drivs vidare hos den nya Medelsförvaltaren med samma Sökande. Ansökan om byte av Medelsförvaltare ska ske i samråd mellan berörda Medelsförvaltare (se även avsnitt 3.2).

Utrustning

Vid avveckling av forskning eller forskningsstödjande verksamhet i förtid kan SGU efter samråd med berörda Medelsförvaltare besluta att utrustning som anskaffats med stöd av SGU:s bidrag ska överlämnas till SGU eller till annan Medelsförvaltare.

3.13 Återtagande av forskningsbidrag

Sökanden ska återbetala hela eller delar av bidraget och SGU får inställa eller avbryta utbetalningen av resterande medel om SGU finner att någon av följande omständigheter föreligger;

• att förutsättningarna för projektets bedrivande förändrats eller att projektarbetet inte bedrivits enligt överenskommelsen mellan SGU och Sökanden,

• att Sökanden i ansökan har lämnat oriktiga eller ofullständiga uppgifter,

• att Sökanden inte lämnar föreskrivna rapporter eller redovisningar,

• vid utredning om, eller konstaterande av, oredlighet inom forskning eller forskningsfusk (se förtydligande i § 3.6),

• då utsikter saknas att inom rimlig tid nå tillfredställande resultat av projektarbetet eller,

• att Sökanden bryter mot bestämmelser och villkor i överenskommelsen/kontraktet.

3.14 Återbetalning av överskott

Outnyttjade bidrag som redovisas i slutrapporteringen ska återbetalas till BG 5050–7841 med projektets diarienummer som referens i samband med slutrapportering. Om forskningen eller den forskningsstödjande verksamheten avslutas i förtid ska Medelsförvaltaren återbetala outnyttjade medel till SGU om inte annan överenskommelse har beslutats och skriftligen meddelats av SGU.

3.15 Avslutade projekt

SGU kommer att följa upp effektresultat från projektet upp till 3 år efter projektavslut. Sökanden förbinder sig att svara på frågor rörande eventuella effekter som projektet bidragit till inom denna period.

4. Särskilda bestämmelser vid flera projektparter

Projektpart ska genomföra projektet i enlighet med beslutet, inklusive dess villkor, och Projektbeskrivningen. Projektparterna ansvarar gemensamt för genomförandet av projektet. Ändringar förutsätter SGU:s godkännande. Projektpart ska bistå Koordinatorn med underlag och annan information så att denne kan fullgöra sina åtaganden gentemot SGU enligt nedan. Projektpart får inte tillträda eller frånträda projektet såvida det inte godkänns av SGU.

4.1 Regulatoriska krav

Projektpart ska vid genomförande av projektet följa etiska principer och god forskningssed samt uppfylla regulatoriska krav, samt följa tillämpliga lagar och regler.

4.2 Projektparts godkännande

Projektparterna ska underteckna blanketten Projektparts godkännande.

4.3 Koordinatorns åtaganden

Utöver vad som gäller för Projektpart har Koordinatorn följande åtaganden. Det åligger Koordinatorn

• att vara ansvarig för projektledaren. Byte av projektledare kräver SGU:s godkännande.

• att ha erforderlig behörighet att företräda övriga Projektparter avseende projektet i förhållande till SGU,

• att samordna projektet,

• att förvara samtliga Projektparters godkännande i original,

• att motta SGU:s utbetalning av bidrag,

• att överföra SGU:s bidrag till övriga Bidragsmottagare i enlighet med beslutet,

• att på begäran styrka hur varje utbetalning har fördelats mellan Bidragsmottagare,

• att under projekttiden rapportera enligt SGU:s beslut och anvisningar,

• att omgående till övriga Projektparter vidarebefordra SGU:s beslut, ändringsbeslut och annan för Projektpart relevant information från SGU, och

• att omedelbart underrätta Projektpart och SGU:

- om projektet försenas eller riskerar att försenas, liksom om det framkommer en risk att projektet inte kommer att motsvara rimligt ställda förväntningar,

- om omständigheter av betydelse som kan påverka projektets genomförande eller dess finansiering (t.ex. ytterligare offentligt/EU-stöd, förutsättningarna för nyttjande av projektresultatet minskar).

Återbetalning, om sådan är aktuell, ska ske till SGU via Koordinatorn.