Villkor och begränsningar för specialunderstöd
Villkor och begränsningar för specialunderstöd | |
Dnro: | VN/19037/2022 |
Datum: | 27.6.2022 |
Villkor och begränsningar för specialunderstöd
Allmänt
Undervisnings- och kulturministeriet beviljar statsunderstöd genom budgetanslag. Ministeriet bereder understödsbesluten, övervakar användningen av understöden och bedömer effekterna av dem.
I den verksamhet som statsunderstödet beviljas för ska understödsmottagaren iaktta de villkor och begränsningar som nämns i statsunderstödsbeslutet. I Villkor och begränsningar har vi sammanställt de bestämmelser i lagen om statsunderstöd (688/2001) samt andra föreskrifter gällande användningen av stödet som är relevanta för dem som beviljas understöd.
Användning av understöd
Statsunderstöd får endast användas för ändamål som överensstämmer med statsunderstödsbeslutet.
De faktiska inkomsterna och kostnaderna för det projekt som beviljats understöd ska följas upp på ett separat kostnadsställe i bokföringen eller på motsvarande separata uppföljningsställe (härefter ”kostnadsställe”). I understödsbeslutet fastställs hur stor del av projektets realiserade totalkostnader specialunderstödet högst får täcka.
Undervisnings- och kulturministeriets specialunderstöd är avsett att täcka det underskott för projektet som framgår då man från de godtagbara kostnaderna drar av övriga understöd samt de intäkter projektet ger upphov till. Om det av undervisnings- och kulturministeriet beviljade understödet överskrider det faktiska underskottet, ska den överstigande delen återbetalas till ministeriet (se återbetalning av understöd).
Statsunderstödet får endast användas för något annat ändamål än som understöd för mottagarens verksamhet eller projekt om detta anges i understödsbeslutet. I så fall ska mottagaren av statsunderstödet ingå ett avtal om statsunderstödets användning, övervakningen av dess användning och villkoren för dessa med den som genomför projektet. Minimikriterierna för avtalet framgår av undervisnings- och kulturministeriets avtalsmodell.
Specialunderstödet får endast användas under den tid som anges i understödsbeslutet. Inkomster och utgifter som hänför sig till understödets användningsändamål ska ha realiserats under användningstiden och de ska vara bokförda för understödets användningstid.
Godtagbara kostnader
Som godtagbara kostnader anses sådana som är nödvändiga med tanke på det projekt som beviljats understöd, och ska uppgå till ett skäligt belopp.
Som godtagbara kostnader beaktas de kostnader som enligt bokföringslagen (1336/1997) och bokföringsförordningen (1339/1997) samt enligt god bokföringssed ska antecknas som kostnader i bokslutet för ifrågavarande räkenskapsperiod. Om understödet används för att anskaffa lösa anläggningstillgångar och anskaffningsutgifterna bokförs i balansräkningen, kan anskaffnin gsutgifterna dock i sin helhet beaktas som godtagbara kostnader.
Som skäliga kostnader godkänner ministeriet löner eller arvoden som för varje löntagare utgör högst ett belopp som motsvarar en årslön på 80 000 euro jämte lagstadgade lönebikostnader. Lönen kan betalas ut som penninglön eller naturaförmån.
Som skäliga resekostnader godkänns de kostnader som realiserats i överensstämmelse med statens resereglemente. Som skäliga representationskostnader godkänns sådana kostnader som är motiverade för att visa sedvanlig gästfrihet eller omtänksamhet. Kostnader som beror på penninggåvor eller presentkort som har ett penningvärde är inte godtagbara.
Mervärdesskatt godtas som omkostnad för vilken understöd beviljas endast om den kvarstår som slutlig kostnad för mottagaren av understödet. Ifråga om understöd som beviljats kommuner godkänns endast de momsfria kostnaderna.
För personalkostnadernas del anses godtagbara kostnader vara kostnaderna för anställda som anställts för projektet samt kostnaderna för övriga anställda, om mottagaren av understödet på tillförlitligt sätt med hjälp av arbetstidsredovisningen påvisar hur de anställdas arbetsinsats riktat in sig på projektet.
Men specialunderstöd får man inte täcka utrymmeskostnader som inte föranleds av projektet.
De anskaffningar av lösöre och utrustning som görs med hjälp av understödet måste vara nödvändiga med tanke på genomförandet av projektet. Det lösöre/den utrustning som anskaffats under projektet ska tjäna mottagarens allmännyttiga verksamhet efter projekttiden.
Kostnader som inte godkänns
Som godtagbara kostnader anses inte:
• avskrivningar
• kostnader för medelsanskaffning
• utgifter för affärs- och placeringsverksamhet
• reserver
• kalkylmässiga poster som inte baserar sig på redan realiserade kostnader
• låneamorteringar
• låneräntor
• utbetalningar av icke lagstadgade tilläggspensioner
• ersättningar för uppsägning eller lönekostnader för uppsägningstid utan arbetsskyldighet
• resultatbonusar
• rättegångskostnader
• ersättningar som en domstol dömt understödsmottagaren att betala
• avgifter av straffnatur, såsom böter eller förseningsräntor
• återbetalning av understöd, återkravsskyldighet eller kreditförlust på grund av understöd som fördelats vidare
Fördelning av de allmänna kostnaderna
Mottagaren av understödet får, med iakttagande av följande begränsningar, allokera allmänna kostnader för verksamheten specialunderstödet.
De allmänna kostnaderna för verksamheten utgörs av sådana kostnader för allmän administration som inte ingår i någon specifik verksamhet eller något enskilt projekt. Allmänna kostnader som uppstår oberoende av projektet får inte bokföras i projektets bokföring. Beloppet för dessa kostnader får uppgå till högst 15 procent av de sammanlagda kostnaderna för den verksamhet som understöds.
De allmänna kostnaderna ska:
• allokeras och motiveras klart och tydligt
• överensstämma med budgeten för projektet
• dokumenteras separat
• ha samma grunder under hela användningstiden
De allmänna kostnaderna ska basera sig på faktiska kostnader som bidragstagaren även kan påvisa att har realiserats.
Ändring av ändamålet och användningstiden samt villkoren
Undervisnings- och kulturministeriet kan på ansökan av understödsmottagaren av en välgrundad anledning ändra understödets ändamål och användningstid samt villkor. En ansökan om ändring ska göras senast 30 dygn innan understödets användningstid tar slut. Av ansökan ska framgå understödsbeslutets diarienummer.
Understödstagarens skyldigheter
Information
Mottagaren av statsunderstöd ska lämna ministeriet uppgifter som är riktiga och tillräckliga för övervakning av att villkoren i statsunderstödsbeslutet iakttas.
Statsunderstödstagaren ska utan dröjsmål underrätta ministeriet om förändringar som påverkar hur och för vilket ändamål understödet används eller stödmottagarens förutsättningar at iaktta de villkor och begränsningar som gäller understödet. Utöver vad som anförs ovan ska understödstagaren utan dröjsmål underrätta ministeriet om väsentliga förändringar som gäller kvaliteten på, omfattningen av eller finansieringen för genomförandet av det projekt som understödet gäller.
Mottagaren ska bedöma förändringarna i de uppgifter som uppgetts i ansökan om understöd och som ligger till grund för beslutet om statsunderstöd.
Konkurrensutsättning enligt upphandlingslagen
Mottagaren av understöd ska utreda och i sin verksamhet beakta sin eventuella skyldighet att iaktta upphandlingslagstiftningen (lagen om offentlig upphandling och koncession 1397/2016). Upphandlande enheter är utöver statens, kommunernas och församlingarnas myndigheter, bl.a. sådana statsunderstödsmottagare som uppfyller kännetecknen för ett offentligrättsligt organ enligt 5 § i upphandlingslagen. Ett offentligrättsligt organ är skyldigt att konkurrensutsätta sin upphandling och då följa förfarandena enligt upphandlingslagen.
Om mottagaren av understödet för den upphandling som görs får mer än hälften av värdet av en sådan upphandlande enhet som avses i upphandlingslagen, är understödsmottagaren skyldig att för den upphandlingens del iaktta upphandlingslagen.
Med upphandling avses bland annat köp eller hyra av varor och tjänster och därmed jämförbar verksamhet samt utförande av entreprenad mot ekonomisk ersättning. Upphandling är t.ex. inte att
• utföra eget arbete,
• anställa någon
• förvärva eller hyra mark, befintliga byggnader eller annan fast egendom.
Små anskaffningar
Även om anskaffningen inte omfattas av tillämpningsområdet för lagen om offentlig upphandling så förutsätter undervisnings- och kulturministeriet att anbud begärs från fler än en varu- eller service leverantör vid alla upphandlingar som är värda minst 20 000 euro + moms. De handlingar som gäller anbudsbegäran
ska förvaras som en del av förvaltnings- och bokföringsmaterialet, och de ska på begäran sändas till undervisnings- och kulturministeriet.
Om understödsmottagaren själv producerar en tjänst eller vara som mottagaren själv behöver, ska endast tjänstens eller varans verkliga produktionskostnader beaktas som godtagbara kostnader.
Skyldighet att iaktta EU:s sanktionsförordningar (restriktiva åtgärder mot Ryssland och Belarus)
Understödstagaren ska säkerställa att understöd som ministeriet har beviljat inte används till att göra anskaffningar från aktörer eller till att direkt eller indirekt stödja personer eller sammanslutningar som anges i FN:s säkerhetsråds konsoliderade sanktionsförteckning eller i EU:s sanktionsförordningar (sådana de lyder efter de senaste ändringarna). EU:s förordningar är till alla delar förpliktande och direkt tillämplig rätt i alla EU:s medlemsstater utan separata beslut.
De beslut som Europeiska unionens råd har fattat om sanktioner är dessutom bindande för de upphandlande enheter som avses i upphandlingslagen och direkt tillämpliga. Varje understödstagare ansvarar i sina egna upphandlingar för att utreda vilka konsekvenser EU:s sanktioner har för upphandlingen. Vid bedömningen av sanktionernas konsekvenser måste vid behov företags ägarförhållanden och bestämmande inflytande i företag fastställas.
Understödstagaren ska omedelbart underrätta ministeriet, om understödsmedel har använts i strid med sanktionerna.
Ordnande av arbetstidsredovisning
Understödsmottagaren ska sörja för adekvat arbetstidsredovisning, om det är nödvändigt för att det på ett tillförlitligt sätt ska gå att bekräfta lönekostnaderna för den verksamhet som får specialunderstöd.
Försäkring
Understödsmottagaren ska försäkra egendom som förvärvats med statsunderstödet på ett tillräckligt och ändamålsenligt sätt.
Understöd som beviljats för att skapa eller utveckla en digital webbtjänst
Om mottagaren av understödet (ett företag, en stiftelse, en förening eller annan sammanslutning) får specialunderstöd för över hälften av kostnaderna för att utveckla en egen digital tjänst eller för det årliga underhållet av den av en sådan myndighet som avses i lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019), är den skyldig att i denna tjänst iaktta de krav på tillgänglighet som föreskrivs i lagen.
Bokföring, revision och verksamhetsgranskning
Mottagaren av understöd ska ordna bokföringen i enlighet med bestämmelserna i bokföringslagen (1336/1997) och -förordningen (1339/1997). Bokföringen ska ordnas så att det med hjälp av den är möjligt att på ett separat kostnadsställe tillförlitligt kontrollera användningen av understödet.
Redovisning för hur understödet har använts
Redovisningen ska lämnas till undervisnings- och kulturministeriet inom den tidsfrist som anges i understödsbeslutet.
Till redovisningen för understödet ska fogas
• kostnadsställesrapport över projektets faktiska intäkter och utgifter för understödets användningstid
o om specialunderstödet beviljats endast för en viss anskaffning, ska kostnaderna påvisas med hjälp av verifikat över anskaffningen
• en redogörelse för eller rapport över den verksamhet/det projekt som beviljats understöd.
Resultaträkning och bokslut jämte bilagor, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse/verksamhetsgranskningsberättelse samt verifikat eller kopior på verifikaten inlämnas endast på begäran. På begäran ska understödsmottagaren också lämna in andra utredningar som behövs för övervakning av att villkoren i statsunderstödsbeslutet har följts, som till exempel huvudboken som svarar mot kostnadsstället.
Återbetalning av understöd
Statsunderstödsmottagaren ska utan dröjsmål betala tillbaka ett statsunderstöd eller en del av det som denne fått på felaktiga grunder, till för stort belopp eller uppenbart utan grund. Statsunderstödsmottagaren ska också betala tillbaka statsunderstödet eller en del av det, om det inte kan användas på det sätt som förutsätts i statsunderstödsbeslutet, eller om en del av understödet har sparats. Om det belopp som ska återbetalas är högst 100 euro, behöver det inte betalas tillbaka.
Bestämmelser om återbetalning finns i 21 och 22 § i statsunderstödslagen.
Ränta som ska erläggas på belopp som återbetalas eller återkrävs och befrielse från räntebetalningsskyldigheten
På det belopp som återbetalas eller återkrävs ska stödtagaren från och med betalningsdagen betala årlig ränta enligt 3 § 2 mom. i räntelagen (633/1982) utökad med tre procentenheter, om återbetalningen av understödet eller en del av det beror på att statsunderstödet erhållits på felaktiga grunder, till för stort belopp eller uppenbart utan grund, eller om det inte kan användas på det sätt som förutsätts i statsunderstödsbeslutet.
Befrielse från räntebetalningsskyldigheten gäller i en situation där understöd som beviljats sökanden har
sparats och understödet eller en del av det återbetalas på eget initiativ och utan dröjsmål. Befrielse från räntebetalningsskyldigheten förutsätter att återbetalningen har skett senast på förfallodagen för redovisningen.
På det återkrävda beloppet betalas en årlig dröjsmålsränta enligt den räntesats som avses i 4 § 1 mom. i räntelagen, om beloppet inte betalas senast på den förfallodag som satts ut av statsbidragsmyndigheten.
I samband med återbetalningen ska beslutets diarienummer anges. Därtill ska räntan och det återbetalda understödets andel av summan specificeras i meddelandefältet på bankgirot.
Det stöd som ska återbetalas ska betalas till något av undervisnings- och kulturministeriets konton: Nordea Bank Abp:
IBAN XX0000000000000000 BIC XXXXXXXX
Danske Bank A/S, filial i Finland IBAN XX0000000000000000 BIC XXXXXXXX
Granskningsrätt
Ministeriet har rätt att i samband med utbetalningen av statsunderstöd och övervakningen av användningen av det utföra nödvändiga granskningar som gäller statsunderstödstagarens ekonomi och verksamhet.
Om statsunderstödet har beviljats för att användas för ett projekt eller en verksamhet som genomförs av någon annan än stödtagaren och som fyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet, har ministeriet rätt att vid behov granska ekonomin och verksamheten hos den instans som bedriver verksamheten eller projektet enligt statsunderstödsbeslutet.
Stödtagaren ska utan ersättning ge den tjänsteman och/eller revisor som utför granskningen alla uppgifter och utredningar, handlingar, upptagningar och annat material som behövs för granskningen samt även i övrigt bistå vid granskningen.