AVTAL MELLAN GEMENSAMT PERSONUPPGIFTSANSVARIGA FÖR DATALAGRET FÖR FORSKNINGSINFORMATION
AVTAL MELLAN GEMENSAMT PERSONUPPGIFTSANSVARIGA FÖR DATALAGRET FÖR FORSKNINGSINFORMATION
1 Parter
Avtalspart | Adress och identifiering | Dataskyddsombud eller kontaktperson för dataskydd |
Undervisnings- och kulturministeriet (UKM) | Xxxxx Xxxxxxxxx | |
1.1 Avtalsparterna anges enskilt som ”Parten”, tillsammans som ”Parterna". Andra än UKM anges enskilt som ”Finansiären”, tillsammans som ”Finansiärerna”.
2 Syfte och bakgrund
2.1 Datalagret för forskningsinformation samlar och sprider information om den forskning som utförs i Finland. Det visar till exempel uppgifter om forskare, publikationer, forskningsdata, forskningsprojekt och forskningsinfrastruktur på ett och samma ställe. Uppgifterna i datalagret kommer inte direkt från enskilda personer, utan de samlas in från forskningsorganisationer, forskningsfinansiärer och andra tjänster som forskare använder. Informationen i datalagret för forskningsinformation är beskrivande data, dvs. metadata, om forskningen.
2.2 Datalagret för forskningsinformation:
• sprider information om forskningen i Finland via dataflöden som aktörer i forskningsvärlden lätt kan använda.
• publicerar forskningsrön samlat, i en särskild portal.
• fungerar som informationsunderlag om forskningssystemet i Finland och dess utveckling.
2.3 I detta avtal kommer Parterna överens om att vara gemensamt personuppgiftsansvariga för Datalagret för forskningsinformation och om de ansvar och skyldigheter som detta innebär.
3 Behandling av personuppgifter – syfte och omfattning
3.1 Detta avtal omfattar följande katalogiserade uppgifter om personer som finansiären har beviljat finansiering: Bifogat finns den datamall som gäller vid tidpunkten då avtalet undertecknas och som visar alla de uppgifter som ska överlämnas.
3.2 Uppgifter som måste överlämnas:
• Förnamn och efternamn för mottagaren eller kontaktpersonen för projektet.
• Projektets namn, datum, beviljat belopp, datum för det beviljande beslutet, identifiering och styrdata.
• Finansiärens namn, FO-nummer och namn för utlysningen/ansökningen.
• Vetenskapsgren, tematiskt område eller forskningssgren.
3.3 Finansiären kan därtill välja att lämna en serie frivilliga uppgifter enligt datamallen. Man kan också uppge eventuella kopplingar med annan data i datalagret. Avtalet behöver inte ses över ifall de lämnade uppgifterna ändras.
3.4 Personuppgifter behandlas för följande ändamål i Datalagret för forskningsinformation:
a) Informationen publiceras i datalagrets portal på samma villkor som på finansiärens webbplats.
b) Informationen kan lämnas ut från datalagret till aktörer som har en lagbaserad rätt att behandla dem.
c) Informationen behandlas för statistikföring och styrning av det nationella forskningssystemet enligt den lagstadgade uppgift som undervisnings- och kulturministeriet har.
3.5 Vidareöverlåtelse av personuppgifter. Via portalen som finns i anslutning till Datalagret för forskningsinformation går det att bläddra och göra sökningar i datalagret. Uppgifter kan inte massnerladdas från datalagret i en fil. Aktörer som har en lagbaserad rätt till det får använda uppgifterna i datalagret via gränssnitt för maskinell läsning.
3.6 Personuppgifter överlämnas inte utanför EU/EEG om inte personen i fråga ger sitt samtycke till det enskilt.
4 Finansiärens ansvar och skyldigheter
4.1 Finansiären ska överlämna de uppgifter som anges i punkt 3.1 om sökande som beviljats finansiering, för att användas för Datalagret för forskningsinformation på det sätt som avses i detta avtal.
4.2 Finansiären ska samla in de uppgifter som ska överlämnas och överlämna dem med likalydande innehåll.
4.3 Finansiären svarar för egen del för att den har en vederbörlig rättslig grund för behandling av personuppgifter.
4.4 Finansiären svarar för egen del för att registrerade parter informeras.
4.5 Finansiären ska se till att personuppgifterna hålls aktuella, korrigeras och raderas via finansiärens eget källsystem, på det sätt som parterna kommer överens om.
4.6 Finansiären svarar för att uppgifter överlämnas på ett gemensamt överenskommet sätt med tillbörligt dataskydd.
5 Undervisnings- och kulturministeriets ansvar och skyldigheter
5.1 Undervisnings- och kulturministeriet är personuppgiftsansvarig för Datalagret för forskningsinformation.
5.2 Ministeriet har ansvar för datalagrets systembeskrivningar, de konsekvensbedömningar som behövs enligt dataskyddsförordningen, informationen till dataombudsmannen och andra praktiska åtgärder som ankommer på den personuppgiftsansvariga enligt dataskyddsförordningen, med undantag för det som anges i kapitel IV.
5.3 UKM förmedlar begärda ändringar och andra meddelanden som gäller uppgifterna till finansiären.
5.4 Undervisnings- och kulturministeriet ska ingå skriftligt avtal med personuppgiftsbiträdet om hur personuppgifter ska behandlas och skyddas i Datalagret för forskningsinformation, och ålägga personuppgiftsbiträdet att själv ingå skriftliga avtal om dessa frågor med sina underleverantörer.
5.5 Personuppgiftsbiträdet ska upprätthålla informationskanalerna för Datalagret för forskningsinformation och se till att meddelanden når den personuppgiftsansvariga. UKM ska komma överens med personuppgiftsbiträdet om villkoren för behandling av personuppgifter, och villkoren ska tillämpas även på detta avtal.
6 Den registrerades rättigheter och möjlighet att utöva dem
6.1 Den registrerades rättigheter ska tas upp i integritetspolicyn (dataskyddsbeskrivningen) för Datalagret för forskningsinformation. Bifogat till detta avtal finns en beskrivning över den process som ska följas då en registrerad utövar sina rättigheter enligt dataskyddsförordningen.
7 Samarbete och ömsesidigt bistånd mellan de gemensamt personuppgiftsansvariga
7.1 Alla personuppgiftsansvariga för Datalagret för forskningsinformation ska se till att personuppgiftsbiträdet och de andra personuppgiftsansvariga har förutsättningar att fullgöra sina skyldigheter i fråga om dataskydd, genom att meddela de personuppgifter de själva har hand om enligt vad som behövs i varje fall.
8 Giltighet
8.1 Detta avtal gäller tills vidare.
8.2 Avtalet kan sägas upp med tre (3) månaders förvarning. Avtalet ska ses över regelbundet enligt överenskommelse.
9 Exemplar och underskrift
9.1 Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, ett för UKM och ett för Finansiären.
Plats och datum:
Xxxx Xxxxxxxxxxxx
Överdirektör, Undervisnings- och kulturministeriet