Användarvillkor

Användarvillkor

Sharebook – Digital aktiebok

Sharebook digitala aktiebok (xxxxx Xxxxxxxxx) drivs av företaget Sharebook AB. I dessa allmänna villkor representerar Sharebook företaget Sharebook AB.

Kunden eller aktiebolaget benämns kund i fortsättningen. När benämningen person eller aktieägare används inbegriper detta både fysisk person och juridisk person som är, eller har varit, aktieägare hos kund och vars uppgifter är föremål för registrering i Sharebook.

Du måste godta dessa villkor för att använda Sharebook. Dessa allmänna användarvillkor finns tillgängliga på xxx.Xxxxxxxxx.xx och är senast ändrade 2018-01-02.

Användarvillkoren är tillämpliga på allt innehåll, på all användning och på alla tjänster som erbjuds på webbplatsen xxx.Xxxxxxxxx.xx.

1. Avtalets omfattning

Sharebook erbjuder sina kunder ett system för aktieägarregistrering för att användas för administration av kundens egna aktieägare och händelser i anslutning till kundens aktiebok.

2. Ingående av avtal och tillgång till systemet

2.1 Genom avtal och registrering får kunden tillgång till de tjänster som tillhandahålls av Sharebook. Detta innebär att kunden kan registrera, ändra och läsa aktieägares uppgifter, sända information och meddelanden till registrerade aktieägare, lägga upp och bjuda in till egna aktiviteter.

Xxxxxxxxx förser kunden med Användarnamn och lösenord, vilka kunden själv skall ändra vid första inloggningen. Användarnamn och lösenord är privata och konfidentiella och får inte spridas eller delas med någon annan. Kunden har rätt att tilldela olika rättigheter till kundens egna funktionärer eller representanter för användning av Xxxxxxxxx och ansvarar för att upprätthålla dessa rättigheter.

2.2 I och med registrering uppstår ett avtalsförhållande mellan Sharebook och den registrerade kunden som omfattas av bestämmelserna i dessa användarvillkor. Innan kunden ingår avtal med Sharebook informeras kunden om tjänstens innehåll, funktion, pris och betalningsvillkor via

webbplatsen och/eller genom offert som kunden accepterat.

3. Avgiftsbelagda tjänster och betalningsvillkor

3.1 För att nyttja Sharebooks tjänster och service krävs att avtalsenliga avgifter erläggs. Om inte annat överenskommits sker betalning mot faktura. Avgifterna faktureras, om inte annat avtalats, per kvartal i förskott utgående från antalet registrerade aktieägare i systemet vid avstämningstidpunkt som är sista dagen per kvartal. Det är kundens ansvar att administrera sitt aktieägarregister och upprätthålla korrekta uppgifter om antalet aktieägare i systemet.

Avgiften för Sharebook kan ändras. Eventuell prisjustering skall meddelas kunden minst sex (6) månader före påföljande avgiftsperiod (avstämningstidpunkt).

Xxxxxxxxx har ytterligare tjänster som underlättar kundens processer, t ex postningsfunktioner. För dessa tas en särskild avgift i enlighet med aktuell prislista som är tillgänglig i samband med nyttjande av tjänsten. Sharebook kan fakturera dessa avgifter avvikande från ovanstående.

3.2 Avgift kan tas ut för övriga tjänster och arrangemang som Xxxxxxxxx ordnar eller tillhandahåller och som kunden har beställt.

4. Tillgänglighet

Sharebooks online-tjänst via Internet kan normalt användas 24 timmar per dygn, sju dagar i veckan. Sharebook garanterar dock inte att on-linetjänsten fungerar utan avbrott eller fel. Det kan förekomma att webbplatsen tillfälligt är otillgänglig till följd av underhåll, uppdateringar och tekniska förbättringar eller för att utveckla dess innehåll och/eller layout. Xxxxxxxxx förbinder sig att i möjligaste mån informera kund före underhållsarbeten och uppdateringar. För att kunna utnyttja online-tjänsten i full utsträckning måste kunden använda den senaste (webbläsar-) tekniken eller möjliggöra dess användning på sin dator (t.ex. aktivering av Java Skript, cookies, pop-ups). Om äldre eller mer ovanliga tekniker används kan det hända att online-tjänsten via Internet endast kan användas i begränsad utsträckning. Xxxxxx är själv ansvarig för all utrustning som krävs för att kunna använda Sharebook- tjänsten och för de kommunikationskostnader som uppstår vid användningen. Vidare kan Xxxxxxxxx inte heller hållas ansvarigt för att webbplatsen inte fungerar tillfredsställande på grund av bristfällig mjuk- eller hårdvara

hos kund, problem med kunds Internetsupport eller nätverk eller på grund av någon annan omständighet som ligger utanför Sharebooks direkta kontroll.

5. Datasäkerhet och hantering av personuppgifter

5.1 Cookies

Denna webbplats innehåller en typ av cookie, sessionscookies, som lagras i datorns arbetsminne och således försvinner då webbläsaren stängs av. När du besöker vår webbplats skickas en sessionscookie mellan din dator och vår webbserver för att bland annat underlätta navigering. Sessionscookies används när du loggar in på Sharebook. Cookien försvinner när du avslutat besöket.

5.2 Användar- och personuppgifter

Xxxxxxxxx värnar den personliga integriteten och tillämpar finsk lagstiftning och EU:s Dataskyddsförordning för skydd av personuppgifter. Personuppgifter lämnas endast ut till tredje part om lagstiftning så kräver. Personuppgifter som lämnas i samband med registreringen av aktieägare och företag/sammanslutning har endast kund och Sharebook åtkomst till. Det är kundens ansvar att inte registrera sådana uppgifter om aktieägare som strider mot lag och förordning eller inte är förenligt med kundens verksamhet. Kunden ansvarar för att Dataskyddsförordning, Lag om Personuppgifter, Lag om aktiebolag och övriga tillämpliga lagar följs. Sharebook har möjlighet att ta del av kunds registrering och kommunikation. Denna möjlighet utnyttjas dock endast om misstanke finns att kund eller obehörig missbrukar tjänsten.

Registrerad aktieägare har rätt att begära information om vilka personuppgifter som finns lagrade om denne/denna hos Sharebook och kan när som helst begära att personliga uppgifter tas bort eller ändras i de fall inte avtal, lag eller förordning hindrar sådant borttagande. Det är kundens ansvar att bedöma åtgärder vid begäran om ändring eller radering av personuppgifter.

I de fall Sharebooks webbplats innehåller hänvisningar (länkar) till andra webbplatser, t ex Skatteförvaltningen (xxx.xxxx.xx) frånsäger sig Sharebook allt ansvar för innehållet på nämnda webbplatser och för eventuella åtgärder som webbplatsernas innehavare vidtar för att skydda den personliga integriteten.

5.3 Personregister

Sharebook innehåller personuppgifter vilka kunden själv ansvarar för att är korrekta, uppdaterade och i enlighet

med gällande lag och förordning. Kunden är alltid personuppgiftsansvarig.

Xxxxxx skall själv ansvara för att upprätta en Registerbeskrivning över de persondata som registreras i Xxxxxxxxx samt i övrigt nogsamt följa gällande lagar och förordningar om skydd av personuppgifter.

Sharebook tar inget ansvar för att de registrerade personuppgifterna har insamlats eller registrerats på korrekt sätt.

Sharebook kan innehålla t ex följande personuppgifter:

- Namn

- Personnummer

- Hemadress

- Telefonnummer

- E-postadress

- Bankkonto

- Kontaktpersonens uppgifter, om företag är aktieägare

- Typ av skattskyldighet

- Skattehemvist

5.4 Biträdesavtal

Sharebook kommer vid tillhandahållande av Tjänsterna behandla personuppgifter för vilka Kunden är personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde (”Kundens Personuppgifter”). För sådana uppgifter är Sharbook personuppgiftsbiträde och denna punkt ska utgöra skriftligt biträdesavtal i den mening som avses i tillämplig personuppgiftslag eller EU förordning. Sharebook åtar sig att följa finländsk lag i tillämpliga delar, samt aktuell EU-förordning och direktiv vid behandling av Kundens Personuppgifter.

5.5 Insamling av uppgifter

I enlighet med principerna för p.5.4 ovan är Xxxxxx skyldig att tillse att all insamling av Kundens Personuppgifter sker i enlighet med legala krav. Utan begränsning av de legala kraven, gäller att Kunden således ensamt svarar för att samtliga fysiska personer som inkluderas i Kundens Personuppgifter har mottagit all nödvändig information om Kundens personuppgiftsbehandling samt att eventuella nödvändiga samtycken inhämtats.

5.6 Behandling av uppgifter

Sharebook åtar sig att endast behandla Kundens Personuppgifter i enlighet med Kundens instruktioner. Kunden instruerar härmed Sharebook att behandla Kundens Personuppgifter i den utsträckning som är

nödvändigt för att tillhandahålla tjänsterna enligt Xxxxxxx. Om och i den mån Kunden önskar lämna ytterligare instruktioner ska dessa meddelas skriftligen till Sharebook. Om sådana instruktioner medför merkostnader för Sharebook, äger Sharebook rätt till full ersättning för sådana kostnader.

5.7 Skydd av uppgifter

Sharebook åtar sig att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda Kundens Personuppgifter i enlighet med vad som anges i tjänstebeskrivningar och Avtal.

5.8 Överföring av uppgifter

Sharebook behandlar inte Kundens Personuppgifter för annat ändamål än vad som är stipulerat i dessa villkor, förmedlar inte uppgifter till tredje man eller överför uppgifter utanför EU/EES utan Kundens uttryckliga begäran eller egen åtgärd.

6. Uppsägning/förlängning

Kunden har när som helst rätt att säga upp sitt avtal. Uppsägning av Sharebook utan särskilt avtalad/avvikande bindningstid kan ske när som helst med tre månaders uppsägningstid. Konto och övriga tjänster finns tillgängliga minst tre månader efter uppsägningstidpunkten och debiteras för denna period. Efter uppsägningstiden är passerad stängs samtliga tjänster och eventuellt innehåll och övriga data kan komma att raderas. Uppsägning sker genom att kunden meddelar Sharebook skriftligen eller genom e-post. Uppsägning av Xxxxxxxxx ger inte kund rätt till återbetalning av avtalad avgift.

Xxxxxxxxx förbehåller sig rätten att, oavsett vad som i övrigt följer av dessa användarvillkor, säga upp ett kundavtal med omedelbar verkan utan föregående meddelande, om kunden bryter mot användarvillkoren eller försummar att betala avtalade avgifter för användande av Xxxxxxxxx. Kunden har i dessa fall inte någon rätt till ersättning eller återbetalning av redan inbetalade avgifter. Information om att kund har sagts upp eller bekräftelse om att en uppsägning av kundavtal har skett kan lämnas via e- post.

7. Sharebooks ansvar

7.1 Sharebook ansvarar inte för eventuellt missbruk av information eller av de tjänster som tillhandahålls av Sharebook. För en otillåten eller olaglig användning av

Xxxxxxxxxx tjänster frånsäger sig Xxxxxxxxx allt ansvar. Sharebook tar heller inget ansvar i den händelse att personuppgifter och information, som kunden har vidarebefordrat till tredje man, missbrukas av denne.

7.2 Sharebook garanterar inte ständig felfri drift eller oavbruten användning och åtkomst till online-tjänsten. I synnerhet ansvarar Xxxxxxxxx inte för störningar i tjänsternas åtkomst som orsakas av faktorer eller händelser som ligger utanför Sharebooks kontroll. Vidare tar Xxxxxxxxx inget ansvar för om en obehörig tredje man skaffar sig tillgång till och vetskap om personliga uppgifter som har lämnats av Xxxxxxxxxx kunder eller aktieägare (t.ex. genom obehörig åtkomst till kundens utrustning av

s.k. "hackers"). Det åligger kund att utan dröjsmål meddela Xxxxxxxxx om misstanke finns att någon obehörig har åtkomst till kundens eller de registrerades information i Sharebook. I sådan händelse avstängs åtkomsten till kundens register och tjänster under tiden utredning pågår. Det åligger kunden och Xxxxxxxxx att vidta lämpliga åtgärder för att förhindra fortsatt otillåten åtkomst till data samt, i vissa fall, även informationsskyldighet till registrerade personer samt övervakande myndighet.

7.3 Endast behörig personal har tillgång till Xxxxxxxxx och lyder under sekretess. Sharebook har behörighetskontroll, kommunikationssäkerhet genom kryptering över publika nät, rutiner för säkerhetskopiering och utplåning samt skydd mot obehörig åtkomst och skadlig programvara.

8. Kunds ansvar och skyldigheter

8.1 Kund är själv ansvarig för innehållet i de uppgifter som lämnas i samband med registrering och därmed också för den information som kund tillhandahåller. Kund försäkrar att den angivna informationen är korrekt och att den inte äventyrar personers integritet eller säkerhet.

Kund ansvarar för att information om aktieägares skatterättsliga status är korrekt och att myndighetsrapportering, aktiebok, transaktioner, dividendbetalning, skatteinnehållning, dokumentation och registrering gällande överlåtelser samt ägarförändringar sköts i enlighet med lag och förordning. Sharebook innehåller tjänster som underlättar framtagande av rapporter och betalningsinstruktioner, men det är kunden som har till uppgift att kontrollera uppgifter innan de används för myndighetsrapportering eller vid utbetalning av t ex dividend.

Felaktiga uppgifter som lämnats uppsåtligen och/eller i bedrägligt syfte kan leda till civilrättsliga åtgärder.

8.2 Kund försäkrar vidare att han/hon endast använder Xxxxxxxxxx tjänster för det registrerade företagets/sammanslutningens bruk och att de uppgifter om registrerad person som anförtrotts kund inte används i kommersiella sammanhang eller i reklamsyfte som inte står i överensstämmelse med aktiebolagets/sammanslutningens syfte och vars samtycke eventuellt måste inhämtas från den registrerade personen.

8.3 Kund är ensam ansvarig för de fall kundens användarinformation (användarnamn/lösenord) används av obehöriga och för de åtgärder som görs efter inloggning med kunds användarinformation.

8.4 Kund förbinder sig att hålla Sharebook skadeslöst för alla typer av klagomål, skador, förluster eller fordringar som är hänförliga till kundens registrering eller användning av de tjänster som Sharebook tillhandahåller.

8.5 Kund ska följa finsk lag och tillämpliga förordningar och förpliktigar sig även att inte använda tjänsten på ett felaktigt sätt, i synnerhet:

- att inte registrera, bearbeta, sammanställa eller på annat sätt nyttja personuppgifter som inte direkt hör samman med hantering av ett aktiebolags aktiebok eller övriga administrativa uppgifter i samband med hantering av aktieägarregister,

- att inte använda tjänsten på ett sådant sätt att det påverkar andra kunders tillgänglighet till tjänsterna på ett negativt sätt,

- att inte sända e-postmeddelanden resp. meddelanden till registrerade personer/sammanslutningar i något annat syfte än i kommunikationssyfte för aktiebolagets eller aktieägarens nytta och med den registrerades samtycke

8.6 Kund är direkt ansvarig för förseelser enligt punkt 8.5 och underlåtenhet att iaktta någon av de skyldigheter som nämns under punkt 8.5 kan leda till omedelbar avstängning, radering av kontot, uppsägning av användaravtalet samt få civil- och straffrättsliga följder för kunden själv. Kund är betalningsskyldig för de tjänster han/hon beställt även om kunds åtkomst spärras.

9. Kommunikation

Meddelanden från Sharebook till kund skickas via e-post. Meddelanden från kunden till Xxxxxxxxx ska skickas per e- post till den adress som anges på Sharebooks webbplats. Sharebook har rätt att spara e-postadresser och

meddelanden till/från kund även i den händelse att kund har avslutat sitt avtal om tjänsten.

10. Nyttjande- och upphovsrätt

Xxxxxxxxx har i förhållande till kund ensamrätt att mångfaldiga, sprida, bearbeta samt ensamrätt till samtliga övriga upphovsrätter samt rättigheterna till immateriell överföring och återgivning av Sharebooks webbplats, system och det enskilda innehåll som återfinns där.

Användning av samtlig programvara, material, märkes- och handelsnamn som återfinns på Sharebooks webbplats är bara tillåtet för de syften som nämns i dessa allmänna villkor.

11. Övrigt

11.1 Sharebook är berättigat att anlita tredje part i uppfyllandet av delar eller hela tjänsteutbudet, såvida detta inte medför nackdelar för kunden. Sådana tjänster kan t.ex. vara meddelande- och postningstjänster för kundens kommunikation till aktieägare.

11.2 Om en bestämmelse i dessa allmänna villkor, eller annat separat avtal mellan kunden och Sharebook, inte anses bindande eller skulle upphöra att gälla eller om avtalet är ofullständigt, berörs inte avtalets övriga innehåll därav.

11.3 När avtalet sluts sparas inte avtalstexten automatiskt hos Sharebook. Kunden uppmanas därför att spara den avtalstext från Sharebooks webbplats, som gäller när avtalet sluts, på sin hårddisk eller på annat sätt arkivera texten.

11.4 Sharebook har rätt att ändra de allmänna villkoren om detta behövs för att efterleva lag, förordning och myndighetsbeslut.

11.5 Dessa användarvillkor samt tvister med anledning av dessa användarvillkor ska regleras och tolkas enligt finsk rätt. Eventuella tvister med anledning av dessa användarvillkor ska avgöras av finsk tingsrätt.