PERSONUPPGIFTSPOLICY FLEXIWORK.SE
PERSONUPPGIFTSPOLICY XXXXXXXXX.XX
Inledning
Flexiwork AB, xxx.xx 556913-5717, med adress Xxxxxxxxxxxxxx 000, 000 00 Xxxxxxxxx, Xxxxxxx (”Flexiwork”) är dotterbolag till Alecta Fastigheter AB, xxx.xx 559103-4086, med adress Xxxxxxxxxxxxxx 000, 000 00 Xxxxxxxxx, Sverige (”Alecta Fastigheter”, ”vi”, ”vår”, ”oss”).
Flexiwork erbjuder sina kunder att bli medlemmar i ett koncept för co-working för att nyttja Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx och dess dotterbolags lokaler och fastigheter i stället för att ingå traditionella hyresavtal. I samband med kunders nyttjande av konceptet kommer bland annat kunders och dess konsulter och anställdas personuppgifter (”du”, ”din”, ”dina”) behandlas. Behandlingen omfattas av dataskyddsförordningen 2016/679 (”GDPR”) och kompletterande nationell lagstiftning. Alecta Fastigheter är personuppgiftsansvarig för personuppgiftsbehandlingen som utförs, detta eftersom Alecta Fastigheter bestämmer ändamål och medel för behandlingen.
Nedan i denna personuppgiftspolicy (”Policyn”) informerar vi dig om hur vi behandlar dina personuppgifter i samband med nyttjandet av konceptet Flexiwork. Specifik information om personuppgiftsbehandling i samband med användningen av passage- och besökssystemet för Flexiwork (”Appen”) finns tillgänglig i samband med att du registrerar dig i Appen. Därutöver finns kompletterande information om hur Alecta Fastigheter generellt sett behandlar dina personuppgifter, dina rättigheter och hur du kan lämna klagomål i Alecta Fastigheters generella personuppgiftspolicy på Alecta Fastigheters personuppgiftspolicy.
Flexiworks personuppgiftsbehandling
Hur samlar vi dina personuppgifter
• Vi samlar in personuppgifter direkt från dig. Detta sker i samband med att du lämnar intresseanmälan om och/eller ingår medlemskap i Flexiwork, när du tar kontakt med Flexiwork och när du använder tjänsterna.
• För att förbättra våra tjänster använder vi cookies som kan innehålla personuppgifter. Du kan läsa mer om hur vi använder cookies i Alecta Fastigheters personuppgiftspolicy.
Vilka personuppgifter samlar vi in
• Namn, adress, telefonnummer och mejladress.
• Personnummer (om det krävs för säker identifiering).
• Organisationsnummer (i de fall de pga. av bolagets karaktär får ses som personuppgift).
• Ekonomiska förhållanden i form av kreditupplysning när så är relevant för dig som registrerad.
• Information för att kunna genomföra dina av produkter och tjänster via våra leverantörer av betalningslösningar, såsom information om transaktioner, kontaktuppgifter och betalningsmodeller, beroende på vald betalningsmodell. Information om arbetsgivare och företag.
• Uppgifter som du lämnar i samband med kontakter med oss.
Därutöver kan i samband med events, reklam, kommunikation och marknadsföring behandla personuppgifter i form av bilder och filmer.
I vissa fastigheter behandlas även dina personuppgifter avseende passage till fastigheten, exempelvis via ditt passerkort eller andra elektroniska nyckelsystem.
När du besöker Flexiworks webbplats kan vi dessutom komma att hantera personuppgifter i form av online-identifikator, såsom IP-adress och aktiviteter på webbplatsen. Information om användning av cookies på vår webbplats finns på Alecta Fastigheters personuppgiftspolicy.
Vad avser behandling av personuppgifter i samband med kamerabevakning, se Alecta Fastigheters personuppgiftspolicy.
Varför samlar vi in dessa personuppgifter
• Det huvudsakliga ändamålet med behandlingen av personuppgifterna är att hantera alla frågor som uppkommer vid utövandet av de tjänster som ingår i Flexiworks verksamhet, av till exempel säkerhetsrelaterade skäl eller för utveckling av eller förhindrande av missbruk av tjänsterna.
• Vi behöver kunna uppfylla våra förpliktelser och tillvarata rättigheter enligt avtal, vidta åtgärder som har begärts innan eller efter det att avtal har träffats, men även uppfylla de krav som lagar och andra föreskrifter ställer på Flexiworks verksamhet. I vissa fall behandlas personuppgifter även för att kunna tillvarata rättsliga anspråk.
• Personuppgifter behandlas också för att samla in och analysera information om nuvarande och potentiella medlemmar, intressenter och andra samarbetspartners. Kontaktuppgifter kan även användas för kommunikation och marknadsföring.
• Personuppgifter används även för kommunikation med hyresgäster och andra intressenter. Det kan handla om nyheter och annan kommunikation såsom felhantering och för att säkerställa kundnöjdhet.
• Som gäst samlar vi dina personuppgifter för säkerhetsskäl vid brand och utrymning av lokaler.
Vad är den rättslig grunden vi baserar behandlingen på
GDPR kräver att det alltid finns en rättslig grund för den personuppgiftsbehandling som sker.
I många fall är den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter, att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal som du har ingått med Flexiwork eller för att utföra olika insatser på din begäran inom eller inför ett sådant avtal.
I vissa situationer grundas behandlingen av personuppgifter på den rättsliga grunden ”intresseavvägning”. En behandling baserad på intresseavvägning innebär att Alecta Fastigheter har bedömt sig ha ett berättigat intresse av behandlingen som är större än intrånget i den personliga integriteten som behandlingen innebär. Syftet är då alltid att förbättra verksamheten
eller skapa trygghet eller annan nytta för de individer vars personuppgifter behandlas. Områden där behandling av personuppgifter baserat på intresseavvägning tillämpas omfattar
• säkerhets- och trygghetsintressen
• ordningsfrågor
• passersystem och besöksregistrering
• kommunikation
• analys och produktutveckling.
I vissa fall behandlar vi dina personuppgifter i syfte att uppfylla de krav som lagar och andra föreskrifter ställer på Flexiworks verksamhet, eller för att kunna tillvarata rättsliga anspråk.
I de fall behandling av personuppgifter sker utifrån den rättsliga grunden att du lämnat ditt samtycke, framgår specifik information om personuppgiftsbehandlingen och vad samtycket omfattar i samband med vårt inhämtande av ditt samtycke. Alecta Fastigheter behandlar endast undantagsvis personuppgifter baserat på samtycke.
Vem har tillgång till personuppgifterna
Vi kan komma att dela dina uppgifter till tredje parter som anlitas för att uppfylla syftet med behandlingen av personuppgifter enligt ovan. Sådana tredje parter är bland annat koncernbolag och andra bolag som tillhandahåller tjänster till Alecta Fastigheter (till exempel IT-tjänster avseende Flexiwork appen, förvaltningstjänster och servicetjänster) och som då normalt agerar som personuppgiftsbiträden till oss. När personuppgifter delas till tredje parter, delas bara sådana uppgifter som behövs för att den tredje parten ska kunna uppfylla syftet som de fått del av uppgifterna för. Uppgifterna får inte användas för andra syften.
Dina personuppgifter behandlas normalt endast inom länder inom EU/EES. Om uppgifterna undantagsvis överförs till ett land utanför EU till EES, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
Dina rättigheter, lagringstider, klagomål m.m.
För mer information om hur Alecta Fastigheter generellt sett behandlar dina personuppgifter, dina rättigheter och möjligheten att lämna klagomål hänvisar vi till Alecta Fastigheters personuppgiftspolicy.
Om du vill utöva dina rättigheter vänligen kontakta oss på följande mejladress: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Om du är missnöjd över vår personuppgiftsbehandling kan du göra ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten: xxx.xxx.xx.
Uppdaterad senast 2024-05-14