REGLEMENTE FÖR SAMHÄLLSBYGGNADS-, FRITID- OCH KULTURNÄMNDEN
UT GI VE N AV K O M M UNK ANS L I E T | Nr 2.4 Sid 1 (11) | |
Dnr | Gäller fr. o. m. | Antagen |
2022/296 | 2023-01-01 | Kf § 160, 2022-12-19 |
REGLEMENTE FÖR SAMHÄLLSBYGGNADS-, FRITID- OCH KULTURNÄMNDEN
Utöver bestämmelserna i kommunallagen gäller följande för Samhällsbyggnads-, fritids- och kulturnämnden.
1. Sammansättning
1.1 Samhällsbyggnads-, fritids- och kulturnämnden består av 11 ledamöter och 11 ersättare, valda av kommunfullmäktige för 4 år.
1.2 Valet ska förrättas före utgången av december månad det år då allmänna val av fullmäktige ägt rum och gälla från och med den 1 januari året därpå.
2. Utskott
2.1 Beslutar inte fullmäktige annat, får nämnden utse de utskott som krävs för att fullgöra de uppgifter som åvilar nämnden.
2.2 Ledamöter och ersättare i utskotten väljs av nämnden bland dess ledamöter och ersättare för samma tid som de invalts i nämnden. Nämnden väljer för den tid nämnden bestämmer bland utskottens ledamöter en ordförande och två vice ordförande.
3. Samhällsbyggnads-, fritid- och kulturnämndens ansvarsområden
3.1 Nämnden har till uppgift att främja fritids-, kultur-, biblioteks- och musikskoleverksamhet i kommunen.
3.2 Inom samhällsbyggnadsområdet ansvarar nämnden för:
a. xxxx- och bostadspolitiken och se till att en tillfredsställande markberedskap upprätthålls samt att bostadsförsörjningen och samhällsbyggandet främjas
b. energiplaneringen samt främja energihushållningen i samhället
c. trafikpolitiken och att verka för en tillfredsställande trafikförsörjning
d. bostadsanpassning
e. åtgärder för att främja, stödja och samordna energisparandet inom kommunen internt
f. kommunens byggnadsverksamhet avseende nyproduktion, större om- eller tillbyggnader samt inredning och utrustning
g. kommunala gator, vägar, torg, gång- och cykelbanor, allmänna lekplatser samt parker och grönområde och skog.
h. kommunala hamnar (både för friluftsliv och kommersiellt nyttjande)
3.3 Nämnden har också till uppgift att i den mån gällande författningar eller beslut av kommunfullmäktige inte föreskriver annat;
a. ansvara för den kommunala fritids-, kultur-, biblioteks- och musikskoleverksamheten innefattande såväl verksamhet i egen regi som stöd till liknande verksamhet som bedrivs av ideell förening eller annan huvudman,
b. med uppmärksamhet följa utvecklingen i de frågor som rör de under punkt A ovan angivna områdena,
c. tillgodose behovet av anläggningar och lokaler för nämnda verksamheter,
d. tillfälligt upplåta kommunens anläggningar och lokaler för nämnda verksamheter och svara för drift och underhåll av desamma,
e. förvalta kommunens konstverk och samlingar,
f. inom ramen för kommunfullmäktiges beviljade anslag, fastställda normer och riktlinjer, fördela bidrag till ideella föreningar och organisationer (t ex idrottsliga, kulturella, socialt inriktade, äldreinriktade). Vad gäller beslut angående bidrag till socialt inriktade föreningar så ska samråd ske med Arbete- och välfärdsnämnden innan beslut.
g. verka för bevarande, vård och lämplig användning av byggnader och miljöer av kulturhistoriskt eller estetiskt värde, samt även av kulturarvet i övrigt,
h. stödja lokalhistorisk och hembygdsvårdande verksamhet samt
i. ansvara för tillståndsgivning gällande registreringslotterier till föreningar och organisationer i enlighet med Spellagen från 2019-01-01.
3.3 Nämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har bestämt samt de eventuella föreskrifter som gäller för verksamheten. Den ska också se till att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
3.4 Nämnden ska verka för att samråd sker med dem som utnyttjar dess tjänster.
3.5 Inom Samhällsbyggnads-, fritids- och kulturnämnden ska det finnas en grupp för offentlig utsmyckning, bestående av tre ledamöter. Ledamöterna väljs av nämnden för samma tid som de invalts i nämnden.
3.6 Gruppen för offentlig utsmyckning har till uppgift att åt nämnden bereda ärenden som rör fast konstnärlig utsmyckning av offentliga byggnader och miljöer.
4. Delegering från fullmäktige
4.1 Nämnden får för en tid av högst tre (3) år ingå avtal avseende verksamhet, utarrendera och/eller upplåta anläggningar och lokaler som tillhör kommunen och som faller under nämndens ansvar
4.2 Drift och underhåll av kommunala och enskilda gator och vägar, trafikbelysning, parker och grönområden samt kommunala hamnar
4.3 Förvaltning av kommunens skogsinnehav
5. Beredande uppgifter till Kommunfullmäktige och Kommunstyrelsen
I nedan ärendegrupper bereder nämnden och dess förvaltning ärende som beslutas av Kommunstyrelsen eller Kommunfullmäktige.
5.1 Godkännande av nyttjanderättsavtal, arrendeavtal, ledningsrättsavtal och servitutsavtal avseende kommunens markreserv).
5.2 Överlåtelse av detaljplanelagd mark för småhus- och fritidshusbebyggelse, flerbostadshus samt företagsmark
5.3 Utarrendera, uthyra eller på annat sätt upplåta fastighet som tillhör kommunen, i den mån fullmäktige inte beslutat annat
5.4 Upplåta mark med tomträtt
5.5 För kommunens räkning förvärva eller överlåta fastighet eller fastighetsdel, där förvärvet eller överlåtelsen sker för att genomföra antagen detaljplan i vad avser mark för bildande av fastighet, mark för gata, väg eller annan allmän plats samt på kommunens vägnar godkänna till kommunen överlämnade gåvobrev rörande fast egendom för samma ändamål.
5.6 den översiktliga planeringen av mark-och vattenanvändningen.
6. Arkiv- och registeransvar
6.1 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de personregister som nämnden för i sin verksamhet.
6.2 Nämnden är arkivansvarig inom sitt verksamhetsområde.
Gemensamma arbetsformer för styrelse och nämnder
Utöver det som föreskrivs för styrelsen och övriga nämnder i kommunallagen, gäller nedanstående bestämmelser.
1 § Nämndernas/styrelsens sammansättning
1.1 Antal ledamöter och ersättare framgår av respektive nämnds eller styrelsens reglemente.
1.2 Utöver valda ledamöter och ersättare, äger parti som är representerat i fullmäktige men inte har ledamot eller ersättare invald i styrelsen, rätt att närvara med en representant vid styrelse och nämnders sammanträden. Representanten ska vara partimedlem men behöver inte vara invald i fullmäktige.
1.3 Gruppledaren anmäler deltagande representant till nämnd- sekreteraren senast 3 dagar före sammanträdet.
Representanten har yttranderätt men inte förslagsrätt och ersättning för deltagandet utgår inte. Närvarorätten gäller inte vid sekretessärenden.
1.4 Närvarorätt har även representant från ekonomiavdelningen och controller.
2 § Ersättares tjänstgöring
2.1 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde, ska en ersättare delta i ledamotens ställe.
2.2 En ledamot som infinner sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe.
2.3 Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av kommunfullmäktige mellan dem bestämda ordningen.
2.4 En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas, får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen.
2.5 En ledamot eller ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende, får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts.
2.6 En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna.
3 § Inkallelse av ersättare
3.1 En ledamot som är förhindrad att delta vid ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndsekreteraren eller någon anställd vid nämndens förvaltning som kallar ersättare. Den ersättare som står i tur att tjänstgöra och inte redan kallats in blir kallad.
3.2 Ersättare får delta i överläggningarna och kan få sin mening antecknad i protokollet, även om denne ej tjänstgör.
4 § Ersättare för ordföranden
4.1 Om varken ordförande eller vice ordförande kan delta vid ett helt eller vid del av sammanträde, utser styrelsen/nämnden en annan ledamot att tillfälligt vara ordförande.
4.2 Den som varit ledamot i styrelsen/nämnden längst tid tjänstgör som ordförande, tills den tillfällige ordföranden utsetts.
4.3 Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får fullmäktige utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.
5 § Sammanträden
5.1 Tidpunkt för sammanträden
Styrelse, nämnder och utskott bestämmer tid och plats för sina sammanträden.
5.2 Kallelse
a. Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas inför sammanträden.
b. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla tid och plats för sammanträdet.
c. Xxxxxxxxx ska på ett lämpligt sätt skickas till varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet, senast tre dagar före sammanträdesdagen.
d. Kallelsen bör innehålla en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.
e. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.
f. Om varken ordföranden eller vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som har varit ledamot längst tid i styrelse eller nämnd göra det.
5.3 Deltagande på distans
a. Styrelsen/nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans.
b. Sådant sammanträde får endast äga rum ifall ljud- och bildöverföring sker i realtid och på sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Förslag till beslut får inte godkännas per mejl eller telefon.
c. Vid valärenden eller ärenden om anställning kan distansnärvaro inte tillåtas med anledning av att sluten omröstning kan förekomma vid eventuell votering.
d. Lokalen ska vara beskaffad så att obehöriga inte kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamöter som deltar på distans ska bekräfta att de är ensamma i rummet då det är styrelse- eller nämndsammanträde.
e. Om plats för distansdeltagande ledamöter inte kan garantera säkerheten för sekretesskyddade uppgifter, bör ordföranden inte tillåta deltagande på distans.
f. Ledamot som önskar delta på distans ska senast 3 vardagar i förväg anmäla detta till nämndsekreteraren. Ordföranden avgör om deltagande får ske på distans.
g. Styrelsen/nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla för deltagande på distans.
6 § Justering av protokoll
6.1 Protokoll ska justeras av ordföranden och den vice ordförande som inte tillhör samma partigrupp som ordföranden.
6.2 Vid vice ordförandens xxxxxxxx xxx som justeringsman, utöver ordföranden, väljas en ledamot bland de ledamöter som inte tillhör samma partigrupp som ordföranden.
6.3 Styrelsen/nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan styrelsen/nämnden justerar den.
7 § Reservation
7.1 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen, ska ledamoten göra det skriftligt.
7.2 Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet.
8 § Delgivning
8.1 Delgivning sker med ordföranden, eller annan anställd som styrelsen/nämnden bestämmer.
9 § Undertecknande av handlingar
9.1 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller, vid förfall för denne, av vice ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer.
9.2 I övrigt bestämmer styrelse/nämnd vem som ska underteckna handlingar.
10 § Särskilda bestämmelser för utskott
10.1 Utskott sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden skall också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst hälften av ledamöterna begär det.
10.2 Ersättare får närvara vid utskottets sammanträden.
10.3 Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av styrelsen/nämnden vid valet bestämda ordningen.
10.4 Ärenden som ska avgöras av styrelse/nämnd samfällt eller av utskotten, ska av ordföranden eller under dennes inseende överlämnas till utskotten för beredning eller beslut. Ärende ska, om inte omständigheterna medger annat, framläggas med kort sammanfattning av ärendets innehåll som kan tas in i protokollet samt innehålla förslag till beslut.
10.5 Vad som föreskrivs om kallelse till styrelse/nämnds sammanträde, anmälan av hinder att närvara vid sammanträde, inkallande av ersättare, ersättare för
ordföranden, fyllnadsval samt justering av protokoll gäller i tillämpliga delar med avseende på utskotten.
I fråga om jäv, förfarande vid beslutsfattande, protokollföring, protokollets innehåll och justering samt reservation, gäller motsvarande tillämpning som i kommunallagen gäller för styrelse/nämnd. När det gäller ärenden som utskott med stöd av delegerad beslutanderätt, fattar på styrelse-/nämnds vägnar, ska tillkännagivandet av justering ske i samma ordning som gäller för styrelsen.
11 § Medborgarförslag
11.1 Beslut i ärenden som väckts genom medborgarförslag och där fullmäktige lämnat beslutanderätten till styrelse eller nämnd, ska om möjligt fattas inom sex månader från det att förslaget väcktes.
11.2 Den som har väckt ett ärende genom medborgarförslag har rätt att delta i överläggningarna i ärendet när beslut ska fattas i anledning av förslaget, utom i de fall som anges i 6 kap 19 a § 3 st kommunallagen.
11.3 Nämnden ska fortlöpande informera fullmäktige om de beslut som fattats med anledning av medborgarförslag.
11.4 Nämnden ska två ggr per år redovisa de medborgarförslag som inte avgjorts inom ett år från det att förslagen väcktes i fullmäktige. Fullmäktige ska informeras om anledningen till att ärendena inte avgjorts och när beslut kan beräknas fattas. Redovisningen ska göras vid fullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober.