ARBETSORDNING FÖR ÖSTRA NYLANDS TINGSRÄTT
ARBETSORDNING FÖR ÖSTRA NYLANDS TINGSRÄTT
Lagmannen vid Östra Nylands tingsrätt har med stöd av 1 kap. 4 § 2 mom. och 8 kap. 9 § i domstolslagen fastställt följande arbetsordning för tingsrätten som gäller från och med 2.11.2020.
Tillämpningsområde
I arbetsordningen föreskrivs dessutom om vad domstolslagen eller annan lagstiftning föreskriver om organisering av arbetet vid tingsrätten.
Tingsrättens uppgifter
Tingsrätten ska erbjuda medborgare, företag och samfund rättssäkerhet genom att avgöra ärenden som lämnats till den för handläggning säkert, tillförlitligt, snabbt och till skäliga kostnader. Tingsrätten sörjer för kundservicen och andra kontakter enligt god förvaltningssed.
Tingsrättens verksamhetsområde
Domkretsen för Östra Finlands tingsrätt omfattar Askola, Hyvinge, Träskända, Kervo, Lappträsk, Lovisa, Mörskom, Mäntsälä, Nurmijärvi, Borgnäs, Borgå, Pukkila, Sibbo, Tusby och Vanda i landskapet Nyland samt Pyttis i landskapet Kymmenedalen.
Tingsrättens organisation
Tingsrättens kanslier finns i Vanda och Hyvinge. Det administrativa kansliet finns i Vanda.
Tingsrättens personal arbetar antingen i Vanda eller Hyvinge. Några stämningsmän arbetar också i Träskända och Borgå. Kanslierna fungerar som sammanträdesplatser.
Dessutom har tingsrätten en sammanträdesplats i Borgå.
Kanslierna handlägger ärenden främst enligt regionprincipen:
- Kansliet i Hyvinge: Ärenden som hör till Hyvinge, Träskända, Mäntsälä, Borgnäs och Tusby
- Kansliet i Vanda: Ärenden som hör till Vanda, Kervo, Askola, Lappträsk, Lovisa, Mörskom, Borgå, Pukkila, Pyttis och Sibbo
- De sammanträden som hör till kansliet i Hyvinge ordnas främst i Hyvinge
- De sammanträden som hör till kansliet i Vanda ordnas främst i Vanda när det gäller ärenden som hör till Vanda och Kervo
- När det gäller ärenden som kansliet i Vanda svarar för ordnas sammanträden som gäller Askola, Lappträsk, Lovisa, Mörskom, Borgå, Pukkila, Pyttis och Sibbo främst i Borgå.
- Bägge kanslierna och hela personalen är behöriga att handlägga alla ärenden inom tingsrättens verksamhetsområde. Tingsrätten kan ordna sammanträden på vilken sammanträdesplats som helst, dvs. i Vanda, Hyvinge eller Borgå.
Anställda kan tillfälligt eller permanent flyttas mellan kanslierna. Anställda har rätt att använda egen bil om avståndsförutsättningarna uppfylls när de tillfälligt arbetar vid ett annat kansli eller deltar i sammanträden i Borgå.
Tingsrätten har en förvaltningsavdelning, en avdelning för ansökningar och summariska ärenden samt tre rättskipningsavdelningar. Förvaltningsavdelningen leds av förvaltningsdirektören och de
övriga avdelningarna av avdelningscheferna. Hela tingsrätten leds av chefslagmannen (nedan lagmannen).
Lagmannens tjänsteplats finns vid kansliet i Vanda.
Förvaltningsavdelningen vars avdelningsnummer är ett finns vid bägge kanslierna. Förvaltningsdirektörens tjänsteplats finns vid kansliet i Vanda.
Avdelning för ansökningar och summariska ärenden, vars avdelningsnummer är två, finns vid kansliet i Vanda.
Rättskipningsavdelningarna fyra och fem finns vid kansliet i Vanda. Avdelning nummer sex finns vid kansliet i Hyvinge. Den nedlagda avdelningen tre fanns vid kansliet i Vanda.
I ledningen och utvecklingen av tingsrättens verksamhet stöds lagmannen av en ledningsgrupp.
Tingsrätten har en samarbetskommitté och en arbetarskyddskommission. Vid tingsrätten inrättas också en utbildningskommission och vid behov andra samarbetsorgan eller arbetsgrupper.
Lagman
Lagmannen leder tingsrätten och ansvarar för dess resultat. Lagmannen sörjer för domstolens funktionsförmåga och dess utveckling. Lagmannen ska övervaka att tillämpningen av rättsprinciper och lagtolkningen sker enhetligt i domstolens avgöranden. Lagmannen deltar i rättskipningen i den mån hans eller hennes övriga uppgifter medger det.
Lagmannens huvudsakliga uppgifter omfattar
- övergripande planering och utveckling av ämbetsverkets verksamhet
- resultatstyrning och -förhandlingar
- enligt lagen omfattar lagmannens behörighet utnämning av tjänstemän och de tjänsteutnämningsärenden som inte avgörs av förvaltningsdirektören
- uppföljning av och information om lagstiftning och lagstiftningsprojekt
- uppföljning av rättskipningens enhetlighet och snabbhet
- givande av tingsrättens utlåtanden i lagstiftningsfrågor och andra frågor
- fastställande av arbetsordningen och planerna samt verksamhets- och förfarandeanvisningarna
- förordnande av avdelningschefer och biträdande avdelningschefer
- förordnande av avdelningsansvariga och teamchefer samt även andra ansvariga chefer
- placering av anställda vid kanslier och avdelningar
- uppföljning av arbetsmängden enligt kansli och avdelning och en jämn fördelning av arbetet
- ansvar för personalens arbetshälsa
- beslut om tjänstledighet för tingsdomare och förvaltningsdirektören
- beslut om prövningsbaserad tjänstledighet för den övriga personalen
- fastställande av praktikantplanen för tingsnotarier
- övervakning av handledningen och utbildningen av tingsnotarier
- utnämning av arbetsgivarens representanter i samarbetskommittén och arbetarskyddsorganisationen
- beslut om grunderna för bildandet av tingsrättens sammansättning
- beslut om en stärkt sammansättning och tilläggsledamöter
- ordförande- och medlemsförordnanden till tingsnotarier
- förordnande av kanslipersonalens behörigheter
- fastställande av kanslipersonalens prestationspoäng
- kontakter med olika myndigheter, andra intressenter och medier samt internationella kontakter
- beslut om principerna för information och kommunikation
Lagmannen beviljar tingsrättens domare avsked. Lagmannens företrädare beviljar lagmannen avsked.
Lagmannen beslutar om fördelningen av ekonomiska resurser och personalresurser samt avgör meningsskiljaktigheter i administrativa frågor.
Lagmannen kan förbehålla sig rätten att avgöra ett förvaltningsärende som delegerats till en lägre nivå eller som i övrigt ska avgöras av någon
annan tjänsteman.
Avdelningscheferna vikarierar lagmannen.
Ledningsgruppen
Vid tingsrätten finns en ledningsgrupp, som utöver lagmannen består av avdelningscheferna, förvaltningsdirektören och två personalrepresentanter som de närmaste cheferna väljer inom sig, varav den ena väljs vid kansliet i Xxxxx och den andra vid kansliet i Hyvinge. På ledningsgruppens möten hörs även andra personalrepresentanter, om ett ärende föranleder det. Utlåtanden om sökande av domartjänster behandlas av en sammansättning som består av lagmannen, avdelningscheferna och förvaltningsdirektören.
De biträdande avdelningscheferna vikarierar avdelningscheferna i ledningsgruppen.
Ledningsgruppen sammankallas av lagmannen, som är dess ordförande. Protokoll förs på ledningsgruppens möten.
Ledningsgruppen behandlar frågor relaterade till den övergripande ledningen och styrningen av tingsrätten och avtalar om gemensamma verksamhetsprinciper för att nå målen.
Ledningsgruppen behandlar särskilt följande frågor:
- utveckling och långsiktig planering av tingsrättens verksamhet
- tingsrättens årliga budgetplan och principerna för uppföljning av den samt målen för resultatförhandlingarna med Domstolsverket
- genomförande av resultatavtalet och bedömning av utfallet av det
- rapportering och uppföljning av rättskipningsärenden och ekonomiska ärenden
- ärenden relaterade till tingsrättens personal och ekonomi
- principer för personalpolitiken
- principer för information och kommunikation
- tingsrättens organisation och utveckling av den
- uppföljning av arbetsmängden enligt kansli och avdelning och en jämn arbetsfördelning
- personalens arbetshälsa
- fastställande och utveckling av principerna för personalledning och chefernas arbete
- uppföljning av en enhetlig rättskipning
- utlåtanden om sökande av domartjänster i utnämningsförfarandet
- tingsrättens utlåtanden om betydande lagstiftningsprojekt
- förslag till tingsrättens arbetsordning.
Förvaltningsavdelningen
Förvaltningsavdelningen har till uppgift att stödja lagmannen, ledningsgruppen och avdelningarna i genomförandet av tingsrättens uppgifter. Förvaltningsavdelningen ansvarar
för tingsrättens personal- och ekonomiförvaltning, planeringen och ordnandet av påbyggnadsutbildning för personalen, den interna och externa kommunikationen och för den allmänna förvaltningen av ämbetsverket. Förvaltningsavdelningen består av registratorskontoret, biblioteken, arkiven, IT-stödet samt säkerhets- och lokalfunktionen.
Förvaltningsavdelningens uppgifter utgörs av
- planering och utveckling av ämbetsverkets verksamhet
- beredning av och information om resultatdiskussioner
- utveckling av resultatstyrningen
- beredning av ärenden som ska behandlas i ledningsgruppen
- uppföljning av och information om lagstiftning och lagstiftningsprojekt
- planering av introduktion och utbildning och ordningsföljd för anställda som deltar i extern utbildning
- biblioteks- och övriga informationstjänster
- kundtjänst (mottagning, försäljning och fakturering av handlingar)
- dokumenthantering och arkivering samt planering och utveckling av dem
- information och kommunikation
- personal- och ekonomiförvaltning
- rekrytering av kanslipersonal och stämningsmän
- tingsnotarieförvaltning
- nämndemannaförvaltning
- arbetarskyddsärenden
- företagshälsovårds- och arbetshälsoärenden
- IT-tjänster
- statistiktjänster
- materialförvaltning
- lokaltjänster
- underhålls- och städtjänster
- säkerhetstjänster
Förvaltningsavdelningen har två kanslier. Förvaltningsavdelningen ansvarar för att bägge kanslierna sköter kundtjänsten och registreringen samt de övriga uppgifterna enhetligt.
Förvaltningsavdelningen leds av förvaltningsdirektören. Behörighetsvillkoren för förvaltningsdirektören är juris magisterexamen eller en annan lämplig högre högskoleexamen. Lagmannen kan i detalj förordna om de ärenden som förvaltningsdirektören beslutar om.
Förvaltningsdirektören ska bland annat
- bereda och föredra de förvaltnings- och ekonomiärenden som lagmannen avgör och utnämningsärenden, om inte lagmannen utsett en annan tjänsteman till föredragande eller om lagmannen inte själv avgör ärendet utan föredragning
- i egenskap av lagmannens närmaste biträde se till att tingsrättens verksamhet är adekvat
- delta i planeringen och utvecklingen av tingsrättens verksamhet
- besluta om erfarenhetstillägg för kanslipersonalen
- besluta om icke-prövningsbaserad tjänstledighet och vikariat för kanslipersonal och stämningsmän
- godkänna semesterförslag för förvaltningsavdelningens chefer och vissa andra avdelningars tjänstemän
- godkänna tingsrättens intäkter och utgifter, besluta om avskrivningar av kontofordringar och inspektera lös egendom
- ansvara för rekryteringen av kanslipersonal och stämningsmän
- utnämna kanslipersonal och stämningsmän för viss tid, högst ett år
- sköta om ordnandet av utvärderingssamtal i fråga om utveckling och prestation på sin avdelning
- sköta om ärenden relaterade till tingsrättens säkerhet och arbetshälsa och fungera som tingsrättens arbetarskyddschef
- ansvara för sin avdelnings arbetshälsa
- fungera som ansvarig för informationssäkerhet och dataskyddsombud
Förvaltningsdirektören godkänner personalens löner och sedvanliga inköp på upp till 20 000 euro samt faktureringen och promemoriaverifikaten relaterade till dem. Förvaltningsdirektören övervakar konkurrensutsättningen av upphandlingar, förhandlar om stora eller exceptionella anskaffningar på förhand med lagmannen och rapporterar om utgifterna och budgetläget enligt anvisningarna.
Förvaltningsdirektören godkänner lagmannens utgifter samt tolknings- och översättningsfakturor i Handi-systemet samt eventuella andra utgifter som budgeteras på förhand med avtalsreferens upp till en avtalsspecifik gräns i euro. Lagmannen eller dennes vikarie godkänner alla andra anskaffningar som överstiger 20 000 euro i Handi-systemet. Förvaltningssekreterarna godkänner vissa utgifter enligt listan över uppgifter nedan.
Lagmannen och förvaltningsdirektören bistås av tre sekreterare i uppgifter relaterade till tingsrättens personal- och ekonomiförvaltning samt allmänna förvaltning. Dessutom deltar en registrator i ekonomiförvaltningen. Tingsrätten har en informatiker, som handhar mångsidiga informationsuppgifter vid förvaltningsavdelningen.
Förvaltningsdirektören vikarieras av förvaltningssekreteraren, personalsekreteraren och ekonomisekreteraren enligt deras befattningsbeskrivningar. Vikarierna har inte utnämningsbehörighet. Om en vikaries behörighet inte är tillräcklig, avgör lagmannen eller dennes vikarie ärenden som hör till förvaltningsdirektörens uppgifter. Förvaltningssekreterarna fungerar som lagmannens och förvaltningsdirektörens sekreterare i förvaltningsärenden. Deras arbetsfördelning är på ett övergripande plan följande:
Förvaltningssekreterare (Heha 1, allmän förvaltning)
- Uppgiftshelheter relaterade till rekrytering inklusive beredning av utnämningsärenden (domare)
- Beredning av uppgifter inom allmän förvaltning och stöd för allmän förvaltning
- Tingsnotarieförvaltning
- Beredning av verksamhetsberättelser och olika planer för allmän förvaltning tillsammans med förvaltningsdirektören
- Avtal om företagshälsovård, förhandlingar om arbetsförmåga, kontaktperson i arbetshälsofrågor
- Utarbetande och distribution av förvaltningens meddelanden
- Förvaltningens ämbetspost
- Distribution av information från förvaltningen till avdelningarna
- Alla förfrågningar till ämbetsverket, bl.a. relaterade till rekrytering
- Administration av avtal med anställda (bl.a. avtal om distansarbete)
- Beställningar av användarnamn (IDM-heha)
- Dessutom HR-ärenden (Kieku) med en annan heha
- Är heha-kontaktperson i frågor relaterade till Xxxxxxx och intressenter
- HRM-utbildningskontaktperson
- Försäkringar och SISI-registret
- Administration av förvaltningsärendenas diarium och arkivering
- Godkänner fakturor och promemoriaverifikat över sedvanliga anskaffningar på upp till 20 000 euro i Handi
- Sakgranskning av löneförteckningar Personalsekreterare (Heha 2, personalförvaltning)
Uppgiftshelheter relaterade till rekrytering inklusive beredning av utnämningsärenden (övrig personal)
- Rekryteringsärenden (hela Kieku-processen)
- Personakter och administration av dem
- Alla HR-ärenden (inkl. tjänstledigheter, vikariat etc.)
- Bistående i löne- och tjänstekollektivavtalsfrågor
- Semesterärenden/stöd för chefer i semesterärenden
- Information till anställda om HR-frågor (relaterade till löneräkning, semester, FPA, beskattning etc.)
- HRM-utbildningskontaktperson
- Kontaktperson i frågor om xxxxxxxxxxxxxxxxx
- Godkänner arvoden för tolkar och översättare samt medlare och follo-sakkunniga
- Sakgranskning av löneförteckningar
- Kontaktperson i olycksfallsärenden
- försäkringar, SISI-registret
- Beställningar av användarnamn (IDM-heha)
- Dessutom vid behov allmänna förvaltningsärenden tillsammans med en annan heha
- Är heha-kontaktperson i frågor relaterade till Xxxxxxx och intressenter
- Administration av förvaltningsärendenas diarium och arkivering
Ekonomisekreterare (Taha 1, ekonomiförvaltning)
- Beredning av resultatförhandlingshandlingar, budgetuppföljning och deltagande i förhandlingar
- Inköpsfakturor, kontering och uppföljning av anslag
- Bokföring, rapportering och uppföljning
- Beredning av ersättningsansökningar (ersättningar för utbildning och företagshälsovård)
- Handläggning av personalförmåner (kultur- och motionssedlar, måltidsförmån etc.)
- Säkerhetsutredningar
- Information om ekonomiska frågor till personalen
- Beredning av upphandlingar och konkurrensutsättningar
- Godkännande av personalens resefakturor
- Betaltidskort (kreditkort)
- Taha-kontaktperson
- Ansvarig för arbetstid, beredning relaterad till tidshantering, utbildning, statistik och rapportering
- Avtalshantering
- Beredning av ekonomiförvaltningens planer
- Arkivansvar för förvaltningsärendenas diarium (bl.a. planering och utveckling), administration och arkivering
Registrator (Taha 2, ekonomiförvaltning, högst 60 % av arbetsbeskrivningen)
- Inköpsfakturor, kontering och uppföljning av anslag
- Försäljningsfakturering och nämndemannaförvaltning i samarbete med verksamhetsställenas registratorskontorspersonal
- Handläggning av personalförmåner (kultur- och motionssedlar, måltidsförmån etc.)
- Information om ekonomiska frågor till personalen
- Beredning av upphandlingar och konkurrensutsättningar
- Godkännande av personalens resefakturor
- Prepaid-kort
- Taha-kontaktperson
- Ansvarig för arbetstid, beredning relaterad till tidshantering, utbildning, statistik och rapportering
- Avtalshantering
- Beredning av ekonomiförvaltningens planer
- Administration av förvaltningsärendenas diarium och arkivering
Registratorn är chef för registrators- och kundservicepersonalen vid kansliet i Vanda, och på motsvarande sätt är den biträdande registratorn chef för registrators- och kundservicepersonalen vid kansliet i Hyvinge i ärenden som omfattas av förvaltningsavdelningens behörighet. Lagmannen
kan närmare bestämma om fördelningen av förvaltningsuppgifter mellan förvaltningsavdelningen och rättsskipningsavdelningarna.
Informatikern ansvarar för planeringen, genomförandet och utvecklingen av tingsrättens interna och externa kommunikation tillsammans med lagmannen och förvaltningsdirektören. Informatikern ansvarar för tingsrättens interna och externa informationstjänst och svarar på externa informationsförfrågningar tillsammans med förvaltningsdirektören.
Expeditionsvakterna sköter centraliserat bl.a. beställningar av utrustning (t.ex. telefoner och datorer inklusive kringutrustning) samt beställningar av kontorstillbehör. Förvaltningsavdelningen har dessutom rättstradenompraktikanter och andra praktikanter, av vilka en del har placerats på rättskipningsavdelningarna.
Rättskipningsavdelningarna
Avdelningschefen leder arbetet vid avdelningen och deltar i rättskipningen. Avdelningschefen ansvarar särskilt för arbetets allmänna planering och organisation på avdelningen samt verksamhetens resultat. Avdelningschefen ska övervaka att tillämpningen av rättsprinciper och lagtolkningen sker enhetligt i avdelningens avgöranden.
Lagmannen förordnar en fastanställd tingsdomare till avdelningschef för högst tre år åt gången. Förordnandet kan återkallas av vägande skäl.
Rättskipningsavdelningarna har också biträdande avdelningschefer som bistår avdelningscheferna. Lagmannen förordnar en fastanställd tingsdomare till biträdande avdelningschef för högst tre år åt gången. Förordnandet kan återkallas av vägande skäl.
Avdelningschefen ska bland annat
- i samarbete med de biträdande avdelningscheferna och avdelningens närmaste chefer se till att ärenden handläggs ändamålsenligt, omsorgsfullt och smidigt vid avdelningen
- se till att arbetet är jämnt fördelat och sörja för avdelningens arbetshälsa
- vid behov delegera om arbetsuppgifter inom avdelningen och förordna domare och övrig personal till andra uppgifter
- vid behov besluta om avvikelser från arbetsfördelningen
- fastställa semester för avdelningens domare och närmaste chefer
- sköta om ordnandet av utvärderingssamtal i fråga om utveckling och prestation på sin avdelning
- ansvara för uppföljningen av arbetstidsrapporter av de närmaste cheferna vid avdelningen och den interna kommunikationen
- upprätthålla kontakterna med intressenter i samarbete med ansvariga domare
Avdelningschefen kan även delegera en del av de ovan nämnda uppgifterna till den biträdande avdelningschefen. Avdelningschefen ansvarar dock alltid för sin del för de ovan nämnda uppgifterna.
I alla ovan nämnda ärenden som avgörs av avdelningscheferna har lagmannen den största behörigheten.
Avdelningscheferna använder ca 50 % av tingsdomares genomsnittliga arbetstid till rättskipning. De biträdande avdelningscheferna använder ca 75 % av tingsdomares genomsnittliga arbetstid till rättskipning.
De biträdande avdelningscheferna vikarierar avdelningscheferna.
Avdelningen för ansökningar och summariska ärenden
Avdelningen för ansökningar och summariska ärenden har i uppgift att avgöra summariska tvistemål och äktenskapsskillnadsärenden samt att tilldela andra ansökningsärenden till handläggarna.
Avdelningschefen leder avdelningens arbete och deltar i rättskipningen i den mån hans eller hennes övriga uppgifter medger det. Avdelningschefen ansvarar särskilt för arbetets allmänna planering och organisation på avdelningen samt verksamhetens resultat. Avdelningschefen ska övervaka att tillämpningen av rättsprinciper och lagtolkningen sker enhetligt i avdelningens avgöranden. Avdelningschefens övriga uppgifter motsvarar uppgifterna för cheferna för rättskipningsavdelningarna ovan.
Lagmannen förordnar en fastanställd tingsdomare till avdelningschef för högst tre år åt gången. Förordnandet kan återkallas av vägande skäl. Lagmannen eller dennes vikarie sköter avdelningschefens uppgifter vid avdelningen för ansökningar och summariska ärenden när avdelningschefen inte är i tjänst.
Avdelningen kan ha egna tingsdomare och tingsdomare med en partiell arbetsskyldighet vid avdelningen från rättskipningsavdelningarna.
Avdelningens kanslipersonal är indelad i team. Avdelningsansvariga övervakar teamen. Avdelningen har dessutom notarier. Alla notarier börjar arbeta på denna avdelning.
Alla stämningsmän hör till avdelningen, som också ansvarar för planeringen av stämningsmännens verksamhet.
Avdelningarnas chefer och övriga personal
På avdelningschefens framställning förordnar lagmannen avdelningsansvariga till kanslipersonalens chefer vid respektive avdelning samt ett relevant antal andra närmaste chefer till andra chefsuppgifter för högst tre år åt gången. Förordnandet till chef kan återkallas av vägande skäl. Lagmannen ledigförklarar chefsuppgifterna separat så att personalen öppet kan söka tjänsterna.
Avdelningsansvariga ansvarar för bland annat planeringen och utvecklingen av arbetsuppgifterna för avdelningens kanslipersonal, arbetshandledningen, en så jämn fördelning av arbetet som möjligt, uppnåendet av resultatmålen, tilldelningen av ärenden enligt tilldelningsanvisningen eller avdelningschefens anvisningar, uppföljningen av arbetstidsrapporter, planeringen av saldoledigheter eller semestrar och vikariat samt fastställandet av semestrar för avdelningens kanslipersonal, godkännandet av semesteravtal och icke-prövningsbaserade tjänstledigheter för kanslipersonalen samt ordnandet av utvärderingssamtal i fråga om utveckling och prestation enligt avdelningschefens anvisningar.
En övrig närmaste chef är chef för sitt ansvarsområde och ansvarar för att dess verksamhet organiseras på ett relevant sätt. Den närmaste chefen ansvarar i tillämpliga delar för motsvarande uppgifter inom sitt område som avdelningschefen enligt beskrivningen ovan.
Vid tingsrätten finns dessutom några tjänstebundna chefsuppgifter. Tjänsteinnehavarna ansvarar i tillämpliga delar för motsvarande uppgifter som avdelningsansvariga och övriga närmaste chefer när det gäller chefsuppgifter inom sina ansvarsområden.
Tingssekreterarna fungerar som domarnas och tingsnotariernas sekreterare. Dessutom utför tingssekreterarna andra uppgifter som avdelningschefen, de avdelningsansvariga eller en annan chef förordnat. Lagmannen förordnar separat om uppgifterna för tingssekreterare som handlägger ansökningar och summariska ärenden.
Stämningsmännen sköter delgivningen i rättskipningsärenden och andra ärenden. På framställning av avdelningschefen för avdelning 2 förordnar lagmannen en ledande stämningsman till chef för stämningsmännen samt ett tillräckligt antal övriga närmaste chefer för andra chefsuppgifter för högst tre år åt gången. Förordnandet till chef kan återkallas av vägande skäl. Lagmannen ledigförklarar chefsuppgifterna separat så att stämningsmännen öppet kan söka tjänsterna.
Lagmannen ger separat närmare bestämmelser om stämningsmännens uppgifter.
Vid avdelningarna ska kanslipersonalens och stämningsmännens arbetsuppgifter organiseras så att cheferna har tillräckligt med tid för att sköta chefsuppgifterna. För avdelningsansvariga och den ledande stämningsmannen ska 50 % av arbetstiden reserveras för chefsuppgifter och för teamchefer 25 %. När det gäller teamchefer vid avdelningen för ansökningar och summariska ärenden ska 10 % av arbetstiden reserveras för chefsuppgifter.
Ansvariga domare
Lagmannen förordnar en eller flera ansvariga domare för centrala rättsområden. Deras arbetsuppgifter går ut på att följa upp utvecklingen inom rättsområdet och rättspraxisen samt att informera om den, träffa handläggare och planera och ordna utbildningar, bidra till utlåtanden om rättsområdet och främja en enhetlig rättskipning inom området tillsammans med lagmannen och avdelningscheferna. Lagmannen kan också förordna ansvariga sekreterare.
Notariernas chef
Notariernas ansvarige domare är tingsnotariernas chef.
Lagmannen förordnar en fastanställd tingsdomare till notariernas chef för högst tre år åt gången. Förordnandet kan återkallas av vägande skäl. Uppgifterna för notariernas chef kan också kombineras med den biträdande avdelningschefens uppgifter.
Tingsnotariernas praktik genomförs enligt planen för tingsnotariernas praktik. Chefen för notarierna styr och övervakar tingsnotariernas praktik samt bereder relevanta förslag till ändringar av praktikplanen och introduktionen för tingsnotarier samt utbildningar som tingsrätten ordnar. Chefen för notarierna ser till att arbetet fördelas jämnt mellan tingsnotarierna och ansvarar för sin del för tingsnotariernas arbetshälsa. Även alla andra parter som sköter ärenden med tingsnotarierna ansvarar för sin del för deras arbetshälsa. Chefen för notarierna kan vid behov delegera om tingsnotariernas arbetsuppgifter och besluta om avvikelser från arbetsfördelningen.
Tutordomaren kommer med en framställning om förordnande av tingsnotarier som han eller hon ansvarar för till ordförande till lagmannen. När tutordomaren är på semester eller är jäv kan framställningen göras av tutordomarens avdelningschef eller en förordnad eller notariens chef. Tingsnotarien kan inte själv komma med en framställning om förordnande till ordförande till lagmannen. De besvärligare gränsdragningarna avseende tingsnotariernas behörighet ska hänvisas till och framställas för notariernas chef.
Chefen för notarierna kan komma med framställningar om fördelningen av tingsnotariernas resurser och arbetsuppgifter till lagmannen och ledningsgruppen. Chefen för notarierna övervakar tingsnotariernas ledamotsförordnanden, där rutinen går ut på att lagmannen förordnar tingsnotarier till ledamöter efter att ha hört chefen för notarierna.
Chefen för notarierna diskuterar besluten med tingsnotarierna. Notariernas chef upprätthåller kontakterna med intressenter i tingsnotarieärenden.
Chefen för notarierna använder ca 75 % av tingsdomares genomsnittliga arbetstid till rättskipning. Om uppgiften som notariernas chef har kombinerats med uppgiften som biträdande avdelningschef bedöms den tid som används till rättskipning individuellt utifrån uppgiftshelheten.
När chefen för notarierna är på semester eller jäv sköts dennes uppgifter av avdelningschefen för avdelning 2 eller av lagmannen eller dennes vikarie.
Handläggning av ärenden vid rättskipningsavdelningarna
Ärendena fördelas mellan kanslierna och avdelningarna enligt lagmannens förordnande. (Ett schema över ärenden som tilldelas avdelningarna bifogas arbetsordningen.)
Fördelningen av ärenden säkerställer parternas rätt att få sina ärenden avgjorda på ett oberoende, opartiskt och smidigt sätt samt en effektiv användning av rättskipningspersonalen och en jämlik fördelning av arbetsmängden.
Ärenden som hör till den allmänna tilldelningen vid avdelningarna fördelas mellan alla domare enligt tilldelningsprincipen. Ärenden som förutsätter särskild sakkunskap fördelas mellan dem som handlägger sådana ärenden enligt tilldelningsprincipen. Ärenden på svenska delegeras i regel till domare vars modersmål är svenska.
Man kan avvika från tilldelningsprincipen i särskilt omfattande ärenden och när enskilda domares arbetssituation eller byte av arbetsuppgifter förutsätter det eller av andra vägande och godtagbara orsaker.
Ärenden ska handläggas vid den avdelning där handläggningen påbörjats, även om handläggningen enligt tilldelningsprincipen skulle höra till en annan avdelning, såvida inte lagen eller ett särskilt förordnande av lagmannen föranleder annat.
Begäran om handläggande av ett ärende i brådskande ordning handläggs vid den avdelning där ärendet är anhängigt. Beslutet att handlägga ett ärende i brådskande ordning fattas av avdelningschefen eller en domare som han eller hon förordnat. Lagmannen ska underrättas om avgörandet.
Handläggningen av ett privaträttsligt yrkande som separerats från ett brottmål sköts i regel av samma ordförande.
Ett återförvisat ärende handläggs i regel vid det kansli som tidigare handlagt det.
Påståenden om att en handläggare är jäv handläggs vid den avdelning där ärendet är anhängigt, såvida lagmannen inte särskilt förordnar något annat. Ett påstående om att en handläggare är jäv avgörs av avdelningschefen eller en domare som han eller hon förordnat.
Lagmannen fattar beslut om en stärkt sammansättning på avdelningschefens framställning inom avdelningschefens avdelning. Om en stärkt sammansättning av domare från samma avdelning inte kan förordnas eller om det inte är relevant att göra det, förordnar lagmannen en sammansättning över avdelningsgränserna.
Om sammansättningen har fler än en lagfaren medlem, avgörs ordförandeskapet på det mest relevanta sättet. I regel är den domare som berett ärendet ordförande, men man kan vid behov avvika från denna huvudregel till exempel om språkkunskaper, särskild sakkunskap som ärendet kräver eller utbildning gör det motiverat. Sammansättningen avgör själv ordförandeskapet med beaktande av ovan avsedda omständigheter.
Lagmannen kan i syfte att jämna ut arbetsmängden förordna undantag från tilldelningsprincipen eller en jämn fördelning eller i övrigt av en motiverad orsak förordna om andra tilldelningsgrunder. Lagmannen avgör meningsskiljaktigheter på grund av tillämpningen av tilldelningsgrunderna.
Lagmannen eller avdelningschefen kan av en godtagbar orsak förordna att ett ärende överförs från en handläggare till en annan. Lagmannen kan också förordna att personalresurser för viss tid lånas från en avdelning till en annan för att handlägga ett ärende. Om omfördelning av ett ärende mot en domares vilja föreskrivs i domstolslagen.
Om domarnas skyldigheter
En domare ska vara samvetsgrann och omsorgsfull i sin tjänsteutövning så att de ärenden som tilldelats honom eller henne behandlas på ett adekvat sätt utan dröjsmål. En domare är skyldig att delta i utbildningar som utvecklar och upprätthåller kompetensen.
Jourhavande domare ska vara på tjänsteplatsen under tjänstetid eller kunna nås enligt jouranvisningarna.
Om tjänstemäns allmänna ansvar och skyldigheter
Varje tjänsteman ska utföra sina uppgifter på behörigt sätt. Tjänstemannen ska iaktta arbetsgivarens bestämmelser om arbetsledning och övervakning samt övriga anvisningar. Enligt tjänstemannalagen förutsätts en tjänsteman uppträda och uttrycka sig sakligt både under tjänstetid och utanför den egentliga tjänsteutövningen.
Ordnande av introduktion
En ansvarig person förordnas för att ta hand om introduktionen av nya anställda eller anställda som byter arbetsuppgifter. På motsvarande sätt kan en person förordnas för att introducera anställda i vissa slags ärenden eller system. Chefen ansvarar för introduktionen och följer upp den.
Tingsnotarier
Domstolspraktik vid tingsrätten är fortbildning efter avläggande av juris kandidatexamen eller magisterexamen under vilken tingsnotarier på ett mångsidigt och praktiskt inriktat sätt sätter sig in i tingsrättens verksamhet samt får erfarenhet av domaruppgifter och av domarens roll och resonerande. Praktiken består förutom av arbetspraktik av utbildning och uppföljning.
Alla tingsnotarier börjar arbetet vid kansliet i Vanda, men senare placeras en del av dem vid kansliet i Hyvinge.
En tutordomare utses för tingsnotarierna. Tingsnotarierna har en separat chef. Föreskrifter om arbetsfördelningen mellan avdelningschefer, tutordomare och chefer för notarier finns ovan i avsnittet om cheferna för notarier.
Nämndemän
Nämndemännen deltar i brottmål i tur och ordning enligt principer som lagmannen fattar närmare beslut om.
Utvecklings- och målsamtal
Vid tingsrätten förs utvecklings- och målsamtal med varje anställd minst en gång om året. När det gäller andra anställda än domare görs också en årlig prestationsbedömning för fastställandet av den personliga lönedelen.
Samtalen med tjänstemännen förs av respektive personalgrupps närmaste chef vid avdelningarna. Vid avdelningarna 4-6 förs samtalen av avdelningsansvariga och vid avdelning 2 av den avdelningsansvarige eller teamcheferna när det gäller personalen för ansökningar och summariska ärenden.
Avdelningschefen kontrollerar prestationsbedömningarna. Avdelningschefen och den biträdande avdelningschefen kommer överens om vem som för utvecklingssamtalen med respektive domare.
Lagmannen för utvecklingssamtal med avdelningscheferna och förvaltningsdirektören.
Samarbetskommittén och arbetarskyddskommissionen
Tingsrättens samarbetsorgan är samarbetskommittén, som för närvarande har sex medlemmar: förvaltningsdirektören som arbetsgivarens representant samt som arbetstagarnas representanter en person för varje representerad personalorganisation vid ämbetsverket och en representant för varje personalgrupp. Dessutom kan varje medlem ha åtminstone en personlig ersättare.
Samarbetsorganet för arbetarskyddet vid tingsrätten är arbetarskyddskommissionen som består av åtta medlemmar: förvaltningsdirektören som är arbetarskyddschef och arbetsgivarens representant samt som arbetstagarnas representanter arbetarskyddsfullmäktig, två vice fullmäktige, kontaktpersonen för jämställdhets- och likabehandlingsfrågor, kontaktpersonen för missbrukarfrågor och två andra personalrepresentanter. Dessutom kan var och en ha åtminstone en personlig ersättare.
Tillämpning av arbetsordningen
Lagmannen kan förordna avvikelser från arbetsordningen. Lagmannen kommer vid behov med anvisningar för tillämpningen av arbetsordningen.
Arbetsordningens ikraftträdande
Denna arbetsordning träder i kraft efter att den har behandlats i samarbetskommittén. Denna arbetsordning har godkänts av ledningsgruppen 23.10.2020.
Arbetsordningen har behandlats i samarbetskommittén 2.11.2020.
Vanda 2.11.2020
Lagman Xxxx Xxxxxxxxx