INBJUDAN ATT LÄMNA ANBUD PÅ
INBJUDAN ATT LÄMNA ANBUD PÅ
Avtal för avrop av Kommunikationstjänster till
Eskilstuna kommun
Eskilstuna kommun, inbjuder presumtiva anbudsgivare att lämna anbud på avtal för avrop av Kommunikationstjänster enligt detta förfrågningsunderlag.
Eskilstuna kommun, benämns nedan som beställaren.
Xxxx Xxxxxxxx Upphandlingskonsult
Bilagor
Bilaga 1 Leverantörsuppgifter
Bilaga 2 Leverantörsförsäkran
Bilaga 3 Referenser
Bilaga 4 Prislista
Bilaga 5 Avtal
Bilaga 6 Utdrag ur policy för information och kommunikation (under revidering) Bilaga 7 Anbudsmall
Allmän orientering
Beställare och avtalspart Eskilstuna kommun Postadress 631 86 Eskilstuna, Sverige
Organisationsnummer 212000-0357
Kontaktperson Xxxx Xxxxxxxx Upphandlingskonsult Telefon: +46 (0)761 - 700693
Sista anbudsdag 2012-02-01
Adress och märkning ANBUD
Eskilstuna kommun 631 86 Eskilstuna ”Dnr: ALS.11.090
Kommunikationstjänster”
Anbud via fax eller e-post Inte tillåtet.
Upphandlingsförfarande: Upphandlingen genomförs som en Öppen
upphandling i enlighet med Lag (2007:1091) om offentlig upphandling.
Anbud kan komma att antas utan föregående förhandlingar med anbudsgivare, varför
det är av största vikt att mest fördelaktiga pris och övriga villkor lämnas i anbud
CPV Code | 79311000-7 | Undersökningar. |
79340000-9 | Reklam och marknadsföring. | |
79416200-5 | Konsulttjänster för PR. | |
79950000-8 | Tjänster för organisering av | |
utställningar, mässor och kongresser. | ||
79960000-1 | Foto- och tillhörande tjänster. | |
92312210 | Författartjänster. | |
92110000-5 | Film- och videoproduktion samt | |
tillhörande tjänster. | ||
Anbudets giltighetstid Avtal
Anbudet ska vara giltigt tom 2012-04-30
Avtal tecknas för 1 år, med förlängningsoption om 1+1 år.
Upphandling av Kommunikationstjänster
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1 Upphandlingen omfattar 4
1.1 Volym 4
1.2 Avtalstid 4
1.3 Syfte och mål 4
2 Information om Eskilstuna kommun 5
2.1 Kort information om beställaren 5
2.2 Upphandlande myndighet 5
3 Upphandlingsform 5
3.1 Alternativa anbud 6
3.2 Helt eller delat anbud 6
3.3 Avtalsmall 6
3.4 Frågor och upplysningar under ansökningstiden 6
4 Formella krav på anbud 6
4.1 Anbudets lämnande 6
4.2 Sista Anbudsdag 7
4.3 Anbudets giltighetstid 7
5 Krav på anbudsgivaren 8
5.1 Anbudsgivarens ekonomiska status 8
5.2 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter 8
5.2.1 Samarbetsöverenskommelse med Skatteverket 9
5.3 Uteslutningsgrund 9
5.4 Underleverantörer 9
5.5 Teknisk förmåga och kapacitet 9
5.5.1 Referenser 9
5.6 Leveranskapacitet 10
5.7 Kvalitetssäkring 11
5.8 Miljöarbete 11
6 Kravspecifikation 12
6.1 Generella krav 12
6.1.1 Rätten till resultatet 13
6.2 1. PR-tjänster 13
6.3 2. Kreativa reklamtjänster 13
6.4 3. Skribenttjänster 14
6.5 4. Fotograftjänster 14
6.6 5. Film 14
6.7 6. Event och mässor 14
6.8 7. Uppföljningar, utvärderingar och undersökningar 15
7 Ersättning/Pris 16
8 Elektronisk handel 16
9 Sekretess 16
9.1 Upphandlingssekretess 16
9.2 Kommersiell sekretess 17
10 Anbudsprövningen och utvärdering 17
10.1 Steg 1 - Anbudskvalificering 17
10.2 Steg 2 - Utvärdering 17
11 Tilldelningsbeslut 19
11.1 Avtalskontrakt 19
1 Upphandlingen omfattar
Upphandlingen omfattar kommunikationstjänster i form av PR-tjänster, kreativa reklamtjänster, skribenttjänster, fotografering, filmtjänster, tjänster för event och mässor samt tjänster för uppföljning, utvärdering och undersökningar .
Avgränsning
Produktion av skolkataloger och gymnasiekatalogen samt läsvärdesundersökning avseende Beställarens veckoannons ingår inte i denna upphandling.
1.1 Volym
Beställaren förbinder sig inte att beställa en viss volym avseende någon del av de i upphandlingen efterfrågade tjänsterna. Leverantören ska leverera det verkliga behovet, vare sig det överstiger eller understiger angivna volymer.
Under 2011 har den totala inköpsvolymen av de aktuella tjänsterna varit drygt 2 miljoner SEK. Beställaren bedömer att inköpsvolymen kommer att vara ungefär densamma per år under den kommande avtalsperioden.
1.2 Avtalstid
För upphandlingen gäller en avtalstid om ett (1) år med möjlighet att förlänga avtalet i ytterligare ett (1) + ett (1) år med i övrigt oförändrade villkor.
Sådan förlängning ska ha påkallats senast tre (3) månader innan avtalets utgång. Förlängning
ska göras skriftligen och undertecknas av båda parter.
Upphandlingen avser ett ramavtal. Ramavtal kommer att tecknas med flera leverantörer. Planerad avtalsstart är 2012-03-01.
1.3 Syfte och mål
Upphandlingens syfte är att säkerställa beställarens behov av extern kompetens avseende anbudsområdena PR-tjänster, kreativa reklamtjänster, skribenttjänster, fotografering, filmning, event och mässor samt uppföljning, utvärderingar och undersökningar av insatser på respektive område.
Målet är att uppnå en kostnadseffektiv hantering med hjälp av professionella leverantörer.
Avtal kommer att tecknas med tre (3) leverantörer i rangordning per anbudsområde under förutsättning att upphandlande enhet erhåller minst så många lämpliga och godtagbara anbud.
Rangordningen fastställs utifrån anbudsgivarens placering i samband med utvärderingen. Vinnande leverantör ska avropas i första hand, därefter övriga i den tur de följer.
2 Information om Eskilstuna kommun
Eskilstuna växer och utvecklas snabbt, häftigast i framtidsregionen Stockholm-Mälardalen. Eskilstuna – den stolta fristaden är vår vision och ledstjärna för att skapa attraktionskraft, tillväxt och en stad som ger möjlighet att leva det liv var och en vill leva.
Bra läge!
Eskilstuna ligger bra till oavsett var du kommer ifrån och vart du ska. Inom en radie av 10 mil runt Eskilstuna bor en tredjedel av Sveriges befolkning. Inom en snar framtid passerar vi
100.000 invånare. Vi står inför nya utmaningar och behöver skapa fler attraktiva bostäder och arbetstillfällen, men även bättre förutsättningar för en meningsfull och attraktiv fritid. Tack vare det goda läget i Mälardalsregionen har logistik blivit en av våra största näringar med stor utvecklingspotential. Andra branscher som växer snabbt i Eskilstuna är handel, servicetjänster, vård och så kallade ”nya näringar” som kommunikation, design och hälsa.
Smart och hållbart
Kommun, näringsliv och högskola har länge jobbat hårt för att gemensamt visa vad Eskilstuna verkligen går för. 2007 utsågs vi till Årets Tillväxtkommun med motiveringen ”Eskilstuna kommun tilldelas priset för sitt målmedvetna förändringsarbete med att skapa hållbar tillväxt. Ett av kommunens viktigaste mål är också ekologisk uthållighet, ett mål som både utmanar och inspirerar när vi planerar och bygger staden.
Kommunen har drygt 8 500 anställda organiserade i åtta förvaltningar och ett koncernbolag. Mer information finns på vår webbplats xxxxxxxxxx.xx
2.1 Kort information om beställaren
Det övergripande kommunikationsarbetet hos beställaren drivs av kommunledningskontoret, av en kommunikationsdirektör och två kommunikationsstrateger. De ansvarar för det strategiska övergripande arbetet; policies, varumärkesarbete, kanalstrategier med mera. Det finns dessutom en serviceförvaltning, konsult och uppdrag som har till uppgift att erbjuda specialiststöd och service till de övriga förvaltningarna. Konsult och uppdrag Kommunikation har specialistkompetens inom webb, grafisk formgivning, projektledning och/eller projektinformation. Övriga förvaltningar har minst en informatör/informationssstrateg som driver och samordnar nämndens och förvaltningens kommunikationsarbete.
Utöver de personer som har kommunikationen som sin huvuduppgift, finns det ett antal personer som arbetar med information och kommunikation, till exempel de runt 900 publicisterna för xxxxxxxxxx.xx
2.2 Upphandlande myndighet
Upphandlande myndighet i denna upphandling är Eskilstuna kommun genom:
Eskilstuna kommun Administration och Upphandling 631 86 Eskilstuna
3 Upphandlingsform
Upphandlingen genomförs som en Öppen upphandling i enlighet lag (2007:1091) om offentlig upphandling.
Anbud antas vanligtvis utan övergång till förhandlat förfarande. Det är således av avgörande betydelse att inlämnade anbud är slutgiltiga och att anbudsgivaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor.
Anbudsgivare kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som begärts skriftligt av beställarens kontaktperson.
3.1 Alternativa anbud
Alternativa anbud accepteras ej.
3.2 Helt eller delat anbud
Anbud kan lämnas på ett eller flera av de anbudsområden som framgår av förfrågningsunderlaget.
3.3 Avtalsmall
Avtal kommer att tecknas enligt avtalsmallen, bilaga 5, vilken anbudsgivaren ska utgå från vid upprättandet av anbudet.
Av anbudet ska klart framgå att anbudsgivaren accepterar villkoren i avtalsmallen.
3.4 Frågor och upplysningar under ansökningstiden
Förfrågningsunderlaget för anbudsansökan avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. Det är angeläget att anbudsgivaren kontaktar Beställaren om något är oklart.
Begäran om ytterligare information om uppdragets innehåll och utförande ska ställas skriftligen i god tid, dock senast 2012-01-23.
Frågor kan ställas:
direkt till upphandlingens kontaktperson via e-post på följande adress: xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Endast skriftliga svar är bindande. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras med anledning av frågor till beställaren eller av någon annan anledning kommer skriftliga svar att publiceras på xxx.x-xxxxx.xxx/xxxxxxxxxx.
4 Formella krav på anbud
4.1 Anbudets lämnande
Anbud ska avfattas på det svenska språket och utformas enligt anbudsmallen, bilaga 7. Bilagorna 1 - 4 ska användas. Ofullständiga anbud kommer inte att prövas.
Anbud lämnade genom telefax eller e-post accepteras inte.
Anbud ska lämnas skriftligt och vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren i ett (1) original och en (1) kopia – gärna digital.
OBS! Om annan än firmatecknare undertecknar anbudet ska kopia på delegering bifogas.
Beställaren har som önskan att kopia av anbudet, exkl. broschyrer, bifogas digitalt, företrädesvis på USB eller CD-ROM och att dokumenten är olåsta (d.v.s. ej pdf eller andra låsta filer). Detta för att underlätta anbudsutvärdering. Anbudsgivaren svarar för att innehållet inte avviker från det skriftliga anbudet. Digital kopia likställs med papperskopia av anbud.
Anbud ska lämnas i slutet kuvert märkt, till följande adress:
ANBUD
Eskilstuna kommun Administration och Upphandling 631 86 ESKILSTUNA
” Dnr: ALS.11.090 Kommunikationstjänster”
Besöksadress: Stadshuset, Fristadstorget, Alva Xxxxxxxxxxx 0
Anbud kan lämnas i receptionen, vilken är öppen under normal kontorstid 8-16 helgfria vardagar. Övriga tider hänvisas till postlådan på grinden vid Stadshusets huvudentré.
Observera att brevinkastet är begränsat till pärmstorlek.
4.2 Sista Anbudsdag
Anbud ska vara ansvarig upphandlare tillhanda senast 2012-02-01. Anbud som inkommer efter sista anbudsdag kommer inte att prövas.
4.3 Anbudets giltighetstid
Anbud ska vara bindande t o m 2012-04-30.
5 Krav på anbudsgivaren
Beställaren strävar efter att hålla nere omfånget på dokumentation, generellt informations- och marknadsföringsmaterial behöver därför inte bifogas.
5.1 Anbudsgivarens ekonomiska status
Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk status som möjliggör att denne kan fullgöra sina åtaganden under avtalstiden. Beställaren kommer att kontrollera detta.
Som utgångspunkt för kontrollen av ekonomisk status kommer Business Check i Sverige AB kreditupplysning att användas. Anbudsgivaren ska de senaste 3 åren ha uppnått en rating om minst 5 på den 10-gradiga skalan.
Utöver detta kan nedanstående nyckeltal komma att granskas och bedömas av beställaren. Resultatet på respektive nyckeltal ställs i relation till företagets storlek och värdet på upphandlingen och ska visa godtagbara tal.
Nyckeltal:
Eget kapital Soliditet Kassalikviditet Skuldsättningsgrad
Xxxxx lönekostnad av omsättning Lönekostnad per anställd
Om anbudsgivaren har låga nyckeltal och/eller negativt resultat ska på begäran, en
godtagbar förklaring till detta kunna lämnas, så att det är klarlagt att anbudssökanden innehar stabil ekonomi (kan visas t ex genom koncerngaranti eller bankgaranti).
Om företaget är nystartat kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om en sådan förklaring/intyg lämnats att det kan anses klarlagt att denne innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Sådan förklaring ska bifogas anbudet.
5.2 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter
Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.
Beställaren kommer att genomföra kontroll av anbudsgivaren och eventuella underleverantörer via Skatteverket. Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska vara utan anmärkning med avseende på inbetalning av skatt och avgifter enligt lag för att kvalificera sig i denna upphandling.
Anbudet ska innehålla ifyllda leverantörsuppgifter (bilaga 1) både avseende anbudsgivaren och eventuella underleverantörer.
5.2.1 Samarbetsöverenskommelse med Skatteverket
Beställaren har gjort en överenskommelse med Skatteverket som innebär att beställaren med hjälp av Skatteverket kommer att ta fram information om anlitade anbudsgivare och underleverantör för att se att företagen är registrerade, för moms, registrerade som arbetsgivare, arbetsgivarredovisning, innehar F-skatt samt om det finns skatteskulder hos Skatteverket och/eller Kronofogdemyndigheten.
5.3 Uteslutningsgrund
En leverantör ska uteslutas från deltagande i offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om omständighet enligt 10 kap § 1, Lag (2007:1091) om offentlig Upphandling.
En leverantör kan uteslutas från deltagande i offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om omständighet enligt 10 kap 2§, Lag (2007:1091) om offentlig Upphandling.
Anbudet ska bifogas ifylld och undertecknad Leverantörsförsäkran (bilaga 2) som bevis för att omständigheterna ovan inte föreligger. Kraven ska uppfyllas under hela avtalstiden och beställaren har rätt att häva avtalet om Leverantören inte uppfyller något av ovan nämnda krav.
5.4 Underleverantörer
Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av uppdraget ska underleverantörerna anges i anbudet tillsammans med information om syfte och omfattning.
Anbud ska även innehålla ifylld blankett Leverantörsuppgifter (bilaga 1) samt Leverantörsförsäkran (bilaga 2) avseende angivna underleverantörer.
5.5 Teknisk förmåga och kapacitet
Med teknisk förmåga och kapacitet menas anbudsgivarens förutsättningar att klara uppdraget.
Anbudsgivare ska ha den tekniska förmåga och kapacitet som krävs för att kunna utföra de åtaganden som omfattas av kommande ramavtal inom aktuellt anbudsområde.
Anbudsgivare ska ha erfarenhet av att leverera de tjänster som aktuellt anbudsområde avser. Detta verifieras på sätt som framgår nedan under Punkten 6.5.1.
Anbudet ska innehålla en kort allmän presentation av företaget. Anbudsgivaren ska redogöra
för sina kvalifikationer för att genomföra uppdraget, såsom affärsidé, organisation samt beskriva vilken serviceorganisation (för avrop/beställning) som erbjuds beställaren.
5.5.1 Referenser
För att säkerställa att anbudsgivare har relevant teknisk och yrkesmässig förmåga och kapacitet att fullgöra sina åtaganden samt att det är sannolikt att uppdrag kommer att genomföras i enlighet med i upphandlingen ställda krav kommer beställaren att använda sig av referenstagning.
Syftet med referenstagningen är att beställaren ska kunna få verifierat att den beskrivning av utförandet av uppdrag som framgår av anbudet överensstämmer med den beskrivning som referenserna ger.
Anbudet ska innehålla uppgift om minst två (2) organisationer/kommuner för vilka anbudsgivare fullgjort motsvarande uppdrag under en tidsperiod om minst ett år under de senaste tre åren. Referenserna anges i bilaga 3.
Utöver de av anbudsgivaren namngivna referenserna förbehåller sig beställaren rätten att ta andra referenser samt att använda sig av egna erfarenheter för de fall där sådana finns.
Beställaren kommer att ställa nedanstående frågor till angivna referenser:
1. Är uppdraget utfört i enlighet med önskade krav och förväntningar?
2. Har personal med relevant kompetens och erfarenhet använts för uppdragets fullgörande i avtalad omfattning?
3. Har företaget under avtalstiden haft en relevant organisation samt tillgång till i avtalet specificerade personalkategorier på ett relevant sätt i förhållande till uppdragets omfattning?
4. Har företaget under avtalsperioden varit tillgängliga för beställningar/avrop i den utsträckning som specificerats i förfrågningsunderlaget?
5. Har samarbetet mellan parterna fungerat väl under hela avtalstiden?
Referenspersonerna kommer att ombes besvara ovanstående frågor med antingen Godkänt eller Ej Godkänt. Anbudsgivare som erhåller betyget Ej Godkänt av referens kommer att beredas möjlighet att skriftligen förklara orsakerna till omdömet, varefter beställaren kommer att genomföra en individuell bedömning om huruvida orsakerna till omdömet kan bedömas bestå eller har rättats till.
5.6 Leveranskapacitet
Anbudsgivaren ska ha tillgång till konsulter som kan leverera samtliga tjänster inom respektive anbudsområde.
Konsulternas kompetens och erfarenhet
Föreslagna konsulter ska ha:
• Minst 5 års erfarenhet av arbete med tjänsterna inom respektive anbudsområde,
• Erfarenhet av arbete inom stora och komplexa verksamheter, som till exempel den offentliga.
Föreslagna konsulter bör ha:
• Utbildning inom respektive anbudsområde.
Referenser med arbetsprover avseende föreslagna rekryteringskonsulter
Anbudsgivaren ska beskriva minst två (2) referensuppdrag som konsulten genomfört under de senaste två (2) åren inklusive arbetsprover avseende dessa, en kort beskrivning av uppdraget och dess syfte samt kontaktuppgifter till en referensperson hos kunden som kan verifiera att uppdraget genomförts enligt beställning och svara på frågor om hur väl resultatet motsvarat beställningen.
Anbudet skall innehålla:
• CV avseende föreslagna konsulter där det framgår vilken kompetens och erfarenhet de har,
• Beskrivning av referensuppdrag enligt ovan.
5.7 Kvalitetssäkring
Anbudsgivaren ansvarar för att deras medarbetare utför uppdrag för beställaren på ett fackmannamässigt sätt och enligt beprövad metod och erfarenhet.
Anbud ska innehålla en beskrivning av hur kvalitetssäkring sker i anbudsgivarens verksamhet och i eventuell underleverantörs verksamhet samt hur det säkerställs att arbete utförs med rätt kvalitet och precision inom respektive uppdrag.
Anbud ska även innehålla kopia av intyg om kvalitetscertifiering alternativt en kvalitetspolicy där ansvarig person samt tidpunkt för senaste uppdatering ska framgå.
5.8 Miljöarbete
Enligt beställarens riktlinjer ska upphandling främja hållbar utveckling som leder till en god miljö för nuvarande och kommande generationer.
Beställaren ska göra miljömässiga hänsynstaganden bland annat genom att; handla med leverantörer som bedriver ett aktivt miljöarbete, ställa miljökrav på varor, tjänster och entreprenader, prioritera miljöanpassade varor, tjänster och entreprenader och på så sätt stimulera en produktion som påverkar miljön så lite som möjligt. Policyn finns att hämta på xxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxxxxxx.
Anbud ska innehålla kopia av intyg om miljöcertifiering alternativt en miljöpolicy där ansvarig person samt tidpunkt för senaste uppdatering ska framgå.
6 Kravspecifikation
Beställaren arbetar aktivt med sin kommunikation och tar fram informationsmaterial av olika slag för att passa olika målgrupper och sammanhang. Följande anbudsområden har identifierats:
1. PR-tjänster,
2. Kreativa reklamtjänster,
3. Skribenttjänster,
4. Fotograftjänster,
5. Filmning,
6. Tjänster för event och mässor,
7. Tjänster för uppföljning, utvärderingar och undersökningar av insatser.
Anbudsgivare ska leverera Kommunikationstjänster avseende ett eller flera av anbudsområdena ovan.
6.1 Generella krav
Beställaren arbetar i all kommunikation utifrån en policy om information och kommunikation samt en grafisk profil. Dessa ska följas i samtliga uppdrag oavsett anbudsområde.
Beställarens policy för information och kommunikation genomgår just nu revidering och har ännu inte fastställts, men huvuddragen av den kommande policyn framgår av Bilaga 7, utdrag ur policy för information och kommunikation.
Beställarens grafiska profil finns på xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/Xxxxxx-xxx-xxxxxxx/Xxxxx-- och-informationsmaterial/Grafisk-profil/
Beställaren har utöver detta en vision om framtiden. Det är en vision både för kommunkoncernens organisation och för staden som tjänar som ledstjärna för beställarens agerande på kort och lång sikt i sin strävan att skapa attraktionskraft, tillväxt och en stad som ger möjlighet att leva det liv var och en vill leva. Alla kan och får vara med och bidra i utvecklingen. Visionen lyder:
”Eskilstuna – den stolta Fristaden
- Vi är modiga och utmanar
- Vi välkomnar olikheter och idéer
- Vi tar ansvar för en trygg och hållbar framtid
Till oss kommer du för att uppleva, inspireras och lära”
Beställarens vision beskrivs ytterligare på xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/Xxxxxx-xxx- politik/Styrande-dokument/Planering-pa-lang-sikt/Vision-2020/. Allt kommunikationsmaterial som produceras ska genomsyras av beställarens vision.
Anbud ska innehålla en kort beskrivning (max 1 A4-sida) av hur anbudsgivaren ser på arbetet med beställarens vision som grund samt hur anbudsgivaren skulle omsätta beställarens vision i sitt uppdrag.
Beställaren arbetar i sin kommunikation aktivt med att lyfta fram mångfaldsfrågor och strävar efter att nå ut med sina budskap till olika grupper i samhället. Allt kommunikationsmaterial som produceras ska därför genomsyras av denna strävan.
Anbud ska innehålla en beskrivning av Anbudsgivarens tankar kring målgruppsanpassning och att nå ut till olika grupper.
6.1.1 Rätten till resultatet
Beställaren ska erbjudas möjligheten att köpa rättigheterna att använda och i förekommande fall vidareutveckla resultatet av respektive uppdrag, till exempel en idé, ett format/koncept, en bild, en film och motsvarande.
6.2 1. PR-tjänster
Beställaren har ett löpande behov av att anlita extern kompetens på PR-området för strategisk kommunikationsplanering, medieplanering och medierådgivning. Anbudsgivaren ska vara ett stöd för Beställaren inom dessa områden.
Anbud ska innehålla en beskrivning av anbudsgivarens möjligheter att leverera tjänster inom anbudsområdet.
Utöver detta ska anbudsgivaren kunna bistå Beställaren med att samordna och ta ett övergripande ansvar för projekt som involverar flera av anbudsområdena i denna upphandling och i samband med detta hantera kommunikationen med och rapporteringen till Beställaren.
Anbud ska innehålla en beskrivning av anbudsgivarens möjligheter att leverera tjänster inom anbudsområdet.
De tjänster som anbudsgivaren erbjuder Beställaren ska bygga på validerade insikter om kommunikation och PR och ha anknytning till forskning.
6.3 2. Kreativa reklamtjänster
Beställaren har ett löpande behov av att ta fram reklammaterial av olika typer och för olika syften. Det kan röra sig om informationsbroschyrer, kataloger mm. Anbudsgivaren ska för detta syfte bistå Beställaren med tjänster inom följande områden:
• Konceptutveckling
• Produktions-/projektledning
• Grafisk formgivning
• Produktion av copytexter
Anbud ska innehålla en beskrivning av anbudsgivarens möjligheter att leverera tjänster inom anbudsområdet.
6.4 3. Skribenttjänster
Beställaren har ett löpande behov av att anlita externa konsulter för skribenttjänster i samband med produktion av olika typer av informationsmaterial. Det kan till exempel röra sig om tjänster i form av redaktionellt arbete, journalistisk textproduktion eller textbearbetning av exempelvis årsredovisningar. Anbudsgivaren ska erbjuda beställaren stöd inom dessa områden.
Anbud ska innehålla en beskrivning av anbudsgivarens möjligheter att levererar tjänster inom anbudsområdet.
6.5 4. Fotograftjänster
Kommunen har ett löpande behov av unika bilder som ska användas i olika sammanhang. Det kan vara bilder till informationsmaterial, kommunens webbplats eller andra sammanhang och produkter. Anbudsgivaren ska bistå beställaren med fotograftjänster enligt följande:
• Reportagebilder
• Verksamhetsbilder
• Reklambilder
• Bilder på människor i olika åldrar (barn, unga, gamla…)
• Byggnader, stadsmiljöer och natur
• Symbol-/idé/genrebilder
• Porträtt
Bilder ska levereras färdigbearbetade för tryck i minst A4 i 300 dpi, men ska kunna anpassas efter behov såväl i storlek som format så att de kan användas för webben.
Anbud ska innehålla en beskrivning av anbudsgivarens möjligheter att leverera fotograftjänster.
6.6 5. Film
Beställaren tar regelbundet fram filmer för olika syften. Det kan röra sig om kampanjfilmer, instruktionsfilmer, reklamfilmer. Anbudsgivaren ska bistå Beställaren med idéutveckling avseende filmerna och produktion av filmer. De filmer som produceras ska kunna vara både låg- och högupplösta samt streamade i EPiServer och Sharepoint.
Filmning och webbsändning av kommunfullmäktiges möten ingår inte i denna upphandling.
Anbud ska innehålla en beskrivning av anbudsgivarens möjligheter att leverera tjänster inom anbudsområdet.
6.7 6. Event och mässor
Beställaren deltar regelbundet i olika typer av event och mässor. Anbudsgivaren ska kunna leverera tjänster avseende:
• Idéutveckling/konceptutveckling
• Projektledning av event
• Administration
• Grafisk formgivning
• Monterbygge
• Produktion av utställningar
• Nedmontering, transport, lagerhållning av montrar och utställningar,
• Dokumentation
Anbud ska innehålla en beskrivning av anbudsgivarens möjligheter att leverera tjänster inom området.
6.8 7. Uppföljningar, utvärderingar och undersökningar
Beställaren genomför regelbundet uppföljningar, utvärderingar och undersökningar. Det kan till exempel vara för att ta reda på vilken effekt olika typer av insatser som genomförts haft eller andra typer av undersökningar. Anbudsgivaren ska erbjuda Beställaren följande tjänster:
• Kvantitativa och kvalitativa undersökningar om kunskap, attityder, beteende hos specifika målgrupper,
• Användbarhetsundersökning avseende xxxx och webbapplikationer,
• Läsvärdesundersökningar,
• Mätningar före/efter kampanjer.
Anbud ska innehålla en beskrivning av anbudsgivarens möjligheter att leverera tjänster inom området.
De tjänster som anbudsgivaren erbjuder kommunen ska bygga på validerade insikter om undersökningsmetodik och ha forskningsanknytning.
7 Ersättning/Pris
Pris ska anges som pris per timme alternativt bild exklusive mervärdesskatt för efterfrågade tjänster i prisbilagan (bilaga 4).
Bonus och rabatter utvärderas inte. I det fall leverantörer erbjuder särskilda kampanjer där priset understiger det avtalade nettopriset ska det lägre priset gälla.
Angivna priser ska innehålla alla med uppdraget förenade kostnader. Kostnader för eventuella resor, logi och traktamenten ska därmed vara inkluderat i angivna priser och inga kostnader utöver angivna priser får tillkomma.
8 Elektronisk handel
Beställaren har sedan många år infört e-handel mellan sig och sina leverantörer. Det har under ett antal år företrädesvis varit inriktat gentemot avtalade områden inom livsmedel, kontorsmaterial, städmaterial och avtalade leverantörer inom el och tele.
Ett nytt system för e-handel och elektroniska inköp kommer att införas successivt under våren 2012, med skarpt läge den 1 april. Det nya systemet heter Visma Proceedo. Alla kommunens leverantörer ska anslutas till systemet. Avtalsleverantörerna kommer att underrättas när övergång ska ske och då enligt överenskommelse mellan parterna.
Teknik
Beställaren kommer att kunna ansluta alla leverantörer till det nya e-handelsflödet. Vilket kan göras på två olika sätt. Det ena sättet är genom kommunens leverantörsportal, som är till för leverantörer utan tidigare erfarenhet av e-handel. Tjänsten innebär att leverantörerna erbjuds ett gränssnitt där de kan hantera prislistor, via en Excelmall, ta emot order, bekräfta order och skicka elektroniska fakturor. Leverantörsportalen är en gratistjänst för leverantörer.
Det andra sättet är enligt affärsscenarios SFTI 6.1- 6.5, som är till för leverantörer som redan har anslutit sig, har kapacitet för att ansluta sig eller redan har infört e-handel med Beställaren.
Avtalade leverantörer förbinder sig att inom 6 månader efter att ett avtal har ingåtts, påbörja e-handel gentemot Beställaren. Leverantörerna kommer att bli kontaktade av Beställaren för att gå igenom hur de ska anslutas till den tänkta e-handelsprocessen.
9 Sekretess
9.1 Upphandlingssekretess
Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats.
Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar.
9.2 Kommersiell sekretess
Uppgifter kan omfattas av sekretess även efter ovan nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.
För det fall anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan.
Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.
10 Anbudsprövningen och utvärdering
Efter anbudsöppningen sker granskning och prövning av de inkomna anbuden. Anbudsprövning och utvärdering sker enligt nedan beskrivna steg.
10.1 Steg 1 - Anbudskvalificering
Inledningsvis sker en granskning av att anbud inkommit i rätt tid och att det inte föreligger skäl att utesluta anbudsgivaren från vidare handläggning med hänsyn till i LOU föreskrivna uteslutningsgrunder.
Därefter följer en granskning för att säkerställa att anbudsgivaren uppfyller de i förfrågningsunderlaget angivna kvalificeringskraven samt att själva anbudet uppfyller de krav som finns upptagna i förfrågningsunderlaget.
Syftet med kvalificeringsfasen är att fastställa vilka anbudsgivare som har förmåga och resurser att genomföra uppdraget. De anbudsgivare som inte bedöms ha denna förmåga och/eller tillräckliga resurser i förhållande till uppdragets omfattning kommer att uteslutas från vidare handläggning inom ramen för upphandlingen.
Rättelse, förtydligande och komplettering
Anbudsgivare kan medges att rätta uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Endast Beställaren kan begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.
10.2 Steg 2 - Utvärdering
Anbud som uppfyller samtliga ställda krav enligt steg 1 utvärderas i enlighet mervärdesmetoden. Metoden bygger på principen att de utvärderingskriterier utöver pris som bedöms i utvärderingen, ges ett mervärde i kronor som anges i förfrågningsunderlaget.
Härigenom läggs grunden för en medveten och affärsmässig avvägning mellan priset och övriga utvärderingskriterier. Dessutom klargör den upphandlande myndigheten för anbudsgivarna vilket ekonomiskt värde som tillmäts de olika utvärderingskriterierna.
Varje utvärderingskrav värderas för sig och åsätts ett ekonomiskt värde i kronor. Det totala maximala mervärdet erhålls genom att summera samtliga mervärden. Vid utvärdering av anbuden måste utvärderingskraven betygsättas på en lämplig skala.
Mervärdena subtraheras från anbudssumman. Resultatet betecknas anbudets jämförelsesumma. Anbudet med den lägsta jämförelsesumman är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
Anbudssumman kommer i denna upphandling att beräknas utifrån de priser per timme respektive bild som anbudsgivaren angivit i bilaga 4. Ett snittpris kommer att beräknas som sedan utgör anbudssumman.
I den aktuella upphandlingen kommer följande utvärderingskriterier och mervärden att tillämpas:
Kvalitetskriterium Mervärde
Konsulternas utbildning 150 SEK Anbudsgivarens tankar kring beställarens vision 720 SEK Kvalitet på arbetsprover 1200 SEK
Konsulternas utbildning
Föreslagna konsulter som har utbildning avseende tjänsterna inom respektive anbudsområde ger anbudsgivaren 150 mervärdespoäng.
Anbudsgivarens tankar kring beställarens vision
Anbudsgivarens beskrivning av hur beställarens vision kan omsättas i det dagliga arbetet kommer att bedömas utifrån följande kriterier:
1. kreativ förmåga,
2. målgruppsanpassning,
3. kostnadseffektivitet,
4. beaktande av olika perspektiv som jämställdhet, mångfald och hållbart samhälle.
Varje kriterium kan ge anbudsgivaren 180 mervärdespoäng och maximalt kan 720 mervärdespoäng tilldelas för detta kriterium.
Kvalitet på referenser och arbetsprover
Presenterade arbetsprover kommer att bedömas utifrån följande kriterier:
1. Effekt I vilken grad har insatsen haft avsedd effekt?
2. Kreativ förmåga I vilken grad visar insatsen på kreativ förmåga?
3. Målgruppsanpassning I vilken grad har insatsen anpassats efter den aktuella målgruppen?
4. Kostnadseffektivitet I vilken grad har insatsen varit kostnadseffektiv?
5. Relevans I vilken grad motsvarar leveransen beställningen?
Varje kriterium kan ge anbudsgivaren 240 mervärdespoäng och maximalt kan 1200 mervärdespoäng tilldelas för detta kriterium.
11 Tilldelningsbeslut
Beslut i upphandlingen fattas av den upphandlande myndigheten och kommer att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare, i första hand sker det till den e-postadress som angivits som kontaktperson, innan upphandlingskontrakt tecknas. Tilldelningsbeslutet ska inte utgöra en accept, utan Beställaren blir bunden av vinnande anbud först i och med att upphandlingskontraktet undertecknas.
Avtal kan tecknas tidigast tio dagar efter det att tilldelningsbeslutet delgetts anbudsgivarna.
11.1 Avtalskontrakt
För uppdraget upprättas kontrakt enligt bifogade avtalsvillkor för uppdraget. Dessa villkor är att betrakta som skakrav. Detta innebär att Beställaren inte kommer att godkänna några andra kontraktsvillkor, standardvillkor eller liknande. Angivna avtalsvillkor måste accepteras i sin helhet för att anbud skall kunna antas, varför anbudet ska innehålla accept av dessa.
Avtal mellan leverantören/leverantörerna (i förekommande fall) och Beställaren tecknas när tiden för överprövningen gått ut. Leverantör har rätt att begära överprövning hos förvaltningsdomstol t ex för formella brister i upphandlingen. Leverantör kan också föra talan om skadestånd i allmän domstol.