UPPHANDLINGSSTRATEGI

Huddinge kommuns ramavtal Enstaka platser i bostad med särskild service, LSS löper ut 2021-09-11. Nuvarande ramavtal omfattar 54 boenden spridda över hela Sverige. Nuvarande ramavtal upphandlades gemensamt av Huddinge, Botkyrka, Tyresö och Nynäshamns kommuner.

Upphandlingen omfattar nedan anbudsområden:

• Gruppbostad

• Servicebostad

1.2 Syfte och mål ‌

Syfte: Säkerställa att Huddinge kommun kan tillgodose behovet av enstaka platser hos extern part som ett komplement till egen regiverksamhet, till en rimlig kostnad i förhållande till god kvalitet.

Effektmål: Välfungerande avtal och säkerställd kvalitet i utförandet av tjänsten. Projektmål: Nya giltiga avtal från och med 2021-09-12.

1.3 Målgrupp och övriga intressenter ‌

Målgrupp:

Personer som bedöms tillhöra personkrets 1 och 2 enligt LSS. Det vill säga personer med utvecklingsstörning, autism eller autismliknande tillstånd eller personer med betydande och bestående begåvningsmässig funktionsnedsättning efter hjärnskada i vuxen ålder föranledd av yttre våld eller kroppslig sjukdom.

Intressenter:

• De i upphandlingen ingående kommuner, Huddinge, Haninge, Botkyrka, Tyresö och Nynäshamns kommuner.

• Kommunstyrelsens arbetsutskott: Fattar beslut om upphandlingsstrategi

• Potentiella leverantörer

• Medarbetare inom Socialförvaltningen

• Anhöriga till enskild i tillhörande målgrupp

1.4 Förutsättningar och avgränsningar ‌

Xxxxxx med särskild service för barn enligt LSS § 9 punkt 8 ingår inte i upphandlingen.

2.0 ANALYS OCH STRATEGI‌

2.1 Nuläges- och behovsanalys ‌

Nuvarande ramavtal Enstaka platser i bostad med särskild service, LSS löper ut 2021-09-11.

Huddinge kommuns beräknade avtalsvärde för avtalsperioden är ca 20 000 000 SEK per år. Summan baseras på köp gjorda under 2019. Dessa siffror bygger dock på uppskattningar vad gäller framtida köp och omfattning kan komma att variera både uppåt och nedåt under avtalsperioden.

2.2 Marknads- och omvärldsanalys ‌

Det finns ett flertal leverantörer som kan utföra efterfrågade tjänster.

Leverantörer som innehar kompetens kring målgruppen och dess behov är spridda över hela Sverige. I dagsläget finns ett flertal boenden i Stockholmsområdet.

Konkurrensen om platser i Stockholm är stor, vilket ibland kräver placering utanför länet. Även den enskildes behov och boendets inriktning påverkar valet av boende.

Erfarenhetsutbyte för avtalsområdet med andra kommuner som genomfört liknade upphandlingar pågår i syfte att identifiera ytterligare områden som kommunen behöver ta hänsyn till i den nya upphandlingen.

2.2.1 Dialog med marknaden ‌

Request for information (RFI) genomförs digitalt som en del av förarbetet. Utförare på marknaden ges möjlighet att besvara frågeställningar och komma med synpunkter inför upphandlingen.

2.3 Möjligheter och risker ‌

Styrkor:

• Kommunen har en kunnig och tydlig organisation med god erfarenhet av avtalsområdet och av marknaden.

• Stor egenregiverksamhet

• Erfarenhet från tidigare upphandling av tjänsten. Möjligheter:

• Tjänsterna som efterfrågas finns och är stabila på marknaden

• Upphandlingen riktar sig till leverantörer i hela Sverige

• Kvalitetskontroll genom individ och avtalsuppföljning

• Kostnadskontroll genom att kommunen fastställer ersättningsnivå Risker:

• Risken finns att befintlig leverantör inte lämnar anbud och därmed inte blir ramavtalsleverantör.

Åtgärd: uppmana befintliga leverantörer att lämna anbud.

• Resurskrävande uppföljning

Åtgärd: tydlig ansvarsfördelning inom kommunen och samverkan med övriga kommuner.

• Leverantörer kan vara ovana att lämna anbud

Åtgärd: Intresserade leverantörer får möjlighet att ställa frågor i samband med RFI. Tydligt upphandlingsdokument.

2.4 Hållbarhetsaspekter ‌

Krav på arbetsrättsliga villkor kommer att ställas. Krav på arbetstid, lön och semester som baseras på ett relevant, för tjänsten, kollektivavtal kommer att ställas. Nattarbete och ensamarbete kan förekomma. De arbetsrättsliga villkoren ska bidra till att minska risken oskäliga arbetsvillkor.

Krav på arbetsmiljöpolicy kommer att ställas. För att säkerställa efterlevnad av relevant arbetsmiljölagstiftning och minska risken för tex bristande ergonomi.

Krav kommer att ställas på att leverantören ska bedriva ett systematiskt miljöarbete. Leverantören ska ha en miljöpolicy för att säkerställa övergripande efterlevnad av relevant miljölagstiftning och de miljökrav som kommer att ställas i upphandlingen.

2.5 Logistiklösning ‌

Avtalen kommer att finnas synliga för Socialförvaltningen i kommunens avtalsdatabas.

2.6 Strategi och metodval ‌

Upphandlingsförfarande: Upphandlingen görs som öppet förfarande enligt XXX. Upphandlingstyp: Tjänsteupphandling

Utvärderingsmodell: Kommunen upphandlar med en fastprismodell där vi antar samtliga anbudsgivare som uppfyller samtliga obligatoriska krav.

Utvärderingsmodellen kan komma att ändras under framtagande av upphandlingsdokument.

Avropsmetod: Avrop från ramavtalet sker via fördelningsnyckel som utgår från individens specifika behov

2.7 Aktivitets- och tidplan ‌

Aktivitet

aug

sep

okt

nov

dec

jan

feb

mar

apr

maj

jun

jul

aug

sep

Uppstartsmöte med samtliga kommuner

12-

aug

Framtagande-

strategi

Inlämning strategi- KSAU

02-

dec

Beslut om strategi- KSAU

27 -

jan

Framtagande av

UHD

Beslut UHD

26-

feb

Annonsering

01-

mar

Anbudsöppning

02-

apr

Utvärdering anbud

Tilldelning

11-

jun

Avtalstecknande

Avtalsstart

12-

sep

3.0 PROJEKT OCH KOMMUNIKATION‌

3.1 Projektorganisation ‌

Projektägare: Verksamhetschef biståndskansliet

I projektgruppen ingår representanter från upphandlingssektionen, stöd- och utvecklingsenheten samt från biståndskansliet.

Utöver projektgruppen medverkar Medicinsk ansvarig sjuksköterska (MAS), controller från ekonomienheten SOF samt hållbarhetsstrateg i arbetet.

3.2 Ansvarsfördelning ‌

3.2.1 Under upphandlingsprocessen ‌

Projektledare

Ansvarar för att samtliga steg i upphandlingen genomförs samt kvalitetssäkrar underlaget. Projektledaren leder och genomför upphandlingsarbetet. Projektledaren ansvarar för, leder samt genomför upphandlingarnas samtliga faser från och med behovsanalys till och med avtalsförvaltning under avtalsperioden efter avtalstecknandet.

Projektdeltagare

I projektdeltagarnas arbetsuppgifter ingår bland annat att tillsammans med upphandlaren genomföra arbetet med;

• behovsanalys

• framtagande av strategi

• framtagande av hela upphandlingsdokumentet inklusive kravställning, utvärderingsmodell, samverkans- och avtalsuppföljningsplan samt avtalsvillkor

• besvara frågor under anbudstiden

• utvärdering av anbuden

• ta fram struktur samt informationsmaterial inför överlämning av avtalen till verksamheten.

Projektägare

• Upphandlingsdokumentet godkänns av projektägare

3.2.2 Under avtalsperioden ‌

Upphandlare/upphandlingssektionen

• Genomför ekonomiska kontroller

• Hantera de ärenden som behöver eskaleras, det vill säga de fall där leverantören inte vidtar rättelse eller åtgärdar brister, efter påpekande från verksamheten.

• Ansvarar för att de mallar och instruktioner som används är uppdaterade samt tillgängliga

Socialförvaltningen

• Följer upp de krav om ställts på tjänstens utförande

• Ansvarar för att vidareförmedla synpunkter/brister till leverantören för rättelse/åtgärd.

3.3 Kommunikation och delaktighet ‌

3.3.1 Intern kommunikation ‌

Projektägare informeras löpande via projektdeltagarna.

Projektgruppen träffas regelbundet för avstämning. Projektverktyget Antura används.

3.3.2 Extern kommunikation ‌

Upphandlingsdokumentet annonseras i upphandlingsverktyget e-Avrop.

Document Metadata

Table of Contents

UPPHANDLINGSSTRATEGI

Document Metadata