ERASMUS+ HÖGRE UTBILDNING / KA131 EUROPEISK MOBILITET
ERASMUS+ HÖGRE UTBILDNING / KA131 EUROPEISK MOBILITET
ANVISNINGAR FÖR MELLANRAPPORTERING OCH ANSÖKAN OM TILLÄGGSSTIPENDIER
Avtalsperiod 2023
Mellanrapportering och ansökan om tilläggstipendier för högskolor utgår 15.2.2024
Mellanrapportens syfte är att samla information om genomförd Erasmus+ mobilitet och använda bidrag. Utifrån mellanrapporten kan högskolorna och mobilitetskonsortierna få den andra förhandsbetalningen (bidragets slutbetalning högst på 20 %) av bidraget som beviljats med finansieringsavtalet för Erasmus+ mobilitet. Förutsättningen för att utbetalning av hela återstående mobilitetsbidraget är att högskolan har använt minst 56 % av det totalt beviljade mobilitetbidraget fram till mellanrapporten. I annat fall är den andra förskottsbetalningen mindre än 20 % av den totala beviljade summan.
På grund av förseningen i genomförandet av Beneficiary Module sker avtalsperiodens mellanrapportering helt med en Webropol-blankett. I mellanrapport ska högskolor ange per mobilitetstyp:
• mobilitet som har skett och det bidrag som har använts vid tidpunkten för mellanrapporten samt
• bedöma beloppen av mobilitet som ska börja under avtalsperioden 2022 och det bidrag som ska användas för dem.
• att bedöma andelen (%) av bidraget som används för mobilitet till tredjeländer som inte är associerade med programmet
• att bedöma antalet studerande som har rätt till fasta höjningar av individuellt stöd och andelen av bidraget som används för höjningarna
• under avtalsperioden genomförda flerformsintensivkurser och antalet mobila lärandedeltagare som deltar i dem samt nödvändiga avtalsändringar för flerformsintensivkurser
Ytterligare bör högskolan säkerställa att genomförda och planerade mobiliteter och flerformsintensivkurser har registrerats i Beneficiary Module och vid behov, om möjligt, uppdatera informationen innan återlämnandet av mellanrapporten.
I samband med mellanrapporten kan högskolan begära utbetalning av den andra förskottsbetalningen av bidraget. Om högskolan inte begär den andra förskottsbetalningen av bidraget, har högskolan möjlighet till en andra mellanrapport och att begära den andra förskottsbetalningen den 15 februari 2025. Om den andra förskottsbetalningen inte begärs under avtalsperioden, kommer det att beaktas i den slutliga betalningen eller fakturan för avtalsperioden (i slutet av år 2025).
Utvärdering av utfallet och ansökan om tilläggsstipendier, avtalsperiod 2023
Alla högskolor ska fylla i en Webropol-blankett där de rapporterar det använda bidraget tills mellanrapportering och ger en uppskattning av utbytena som finansieras under avtalsperioden 2023 och det bidrag som ska användas för dem. Tilläggstipendier för mobilitetsbidraget 2023 ansöks på samma Webropol- blankett. Man behöver inte fylla i en separat ansökningsblankett.
För avtalsperioden 2023 kan sådana högskolor vars beviljade mobilitetsbidrag inte räcker för att finansiera alla utbytesperioder som startar under läsåret 2023–2024 ansöka om tilläggsstipendier. Tilläggsstipendier kan beviljas både för student- och praktikantutbyte samt för lärar- och personalutbyte. Under avtalsperioden finns det en liten reservpott på knappt 90 000 euro för tilläggsstipendier och dessutom kan Utbildningsstyrelsen bevilja tilläggsstipendier som så kallad överbokning, om det finns oanvända medel kvar hos andra högskolor. För effektiv användning av bidraget är det viktigt att högskolorna noggrant uppskattar
det stöd de använder under hela avtalsperioden och rapporterar oanvända/återbetalade medel till det nationella programkontoret.
Anvisningar för att fylla i mellanrapportsblanketten
Mobilitet och använt bidrag
• Högskolor ska redovisa de finansierade mobiliteten och det bidraget som har använt från avtalsperioden 2023 tills mellanrapportering.
• Högskolan/konsortiet uppskattar antalet personer som åker på Erasmus+ utbyte under hela avtalsperioden 2023 (inklusive lärare som inbjuds från företag), den sammanlagda längden på deras utbyten samt det totala Erasmus+ stipendiebeloppet som betalas till dem. I uppskattningen räknar man ihop de som har redan åkt på utbyte och de som beräknas åka med bidraget av avtalsperioden 2023. I totalt nummer inkluderas också de som deltar utan Xxxxxxxx stipendium.
• Likaså räknar man ihop alla Erasmus+-stipendier som utbetalas och bedömer om högskolan/konsortiet ska återbetala stipendier (efter eventuella överföringar) eller om högskolan/konsortiet behöver tilläggsstipendier.
• Bidrag som ska återbetalas kan omfördelas av det nationella programkontoret som tilläggsbidrag till andra högskolor med så kallad överbokning, men bedömningen av det återbetalningsbara bidraget förpliktar inte att återbetala bidrag.
Tilläggsstipendier
• Ansökta tilläggstipendier anges per kategori i respektive fält. Om högskolan inte ansöker om tilläggsbidrag från det nationella programkontoret, skrivs 0 (noll) på dessa punkter.
• Resonemanget för att ansöka om tilläggsstipendier anges i relevant fält (t.ex. stipendier till flyktingar från Ukraina, fler än beräknat antalet av mobilitet).
Flerformsintensivkurser
• Högskolor rapporterar flerformsintensivkurser (BIP) som redan har genomförts eller är planerade och anger antalet lärandedeltagare som tas till hänsyn vid kalkylering bidraget per kurs (15 – 20 deltagare/kurs). Om den beviljade kursen inte ska genomföras eller inte har beviljats alls, anges 0 (noll) i detta fält. Bidraget som har beviljats till BIP kan överföras till andra mobilitetsaktiviteter under avtalsperioden, vilket bör beaktas vid bedömningen av bidraget som ska återbetalas eller ytterligare bidrag som krävs.
• I textfältet kan högskolan beskriva och begära ändringar i finansieringsavtalet för tilldelningar till flerformsintensivkurser. Exempelvis: rapportera kurser som inte genomförts, förändringar i deltagarantal, eller begära att överföra BIP OS-stöd från en flerformsintensivkurs till en annan inom ramen för minimi- och maximibelopp. ID-nummer för flerformsintensivkurser ska användas som referens i beskrivningen (BIP 1, BIP 2 osv.)
Mobilitet till partnerländerna
• Högskolor uppskattar andelen (%) av bidraget för mobilitet till partnerländer under hela avtalsperioden. Uppskattningen kan skilja sig från den som har angett i ansökan och avtalet, men får inte överstiga 20 %. Uppskattningen begränsar inte genomförandet. I den öppna frågan kan högskolor närmare beskriva för hurdan och vilken typ av mobilitet till partnerländer bidraget är tänkt att användas.
Grönt resande, inkludering och öppen feedback
• Högskolan uppskattar antalet mobilitetsdeltagare som använder gröna resesätt för hela avtalsperioden
• Högskolan kan i en öppen fråga beskriva och kommentera inledningen och planer för grönt resestöd.
• I samband med mellanrapporten ber vi högskolor att redovisa antalet för mobilitet som får en fasta höjning av det individuella bidraget (fewer opportunities top up) och beloppen på det bidrag som används för tilläggsstöd under hela avtalsperioden. Dessutom ska antalet mobilitetsdeltagare som fått fast höjning av individuellt bidrag eller inkluderingsstöd registreras i olika kategorier på fliken 'Fewer opportunities' i Beneficiary Module.
• Högskolor kan också ge öppen feedback om implementering, administration, formulär, systemer och lansering av det nya Erasmus+ programmet. Vi välkomnar all feedback om administration av Xxxxxxxx och våra tjänster!
Begäran om den andra förskottsbetalningen av bidraget
• I samband med mellanrapporten kan högskolan begära betalning av det andra förskottsbetalningen av bidraget.
o Om högskolan har använt minst 56 % av det totala bidragsbeloppet för avtalsperioden, är det andra förskottet 20 % av det totala ursprungligen beviljade bidragsbeloppet för avtalsperioden.
o Om högskolan inte har uppnått en användningsnivå på 56 % av bidraget, minskas det andra förskottsbetalning i samma förhållande som det är kvar till 56 procents användningsgrad.
• Om högskolan inte begär att den andra förskottsbetalningen ska betalas, kan den begäras igen i ett år, senast den 15 februari 2025.
• Om den andra förskottsbetalningen inte begärs alls under avtalsperioden, kommer den att beaktas i slutbetalningen eller -fakturan (i slutet av 2025).
Ifyllning och inlämning av rapporten
• Mellanrapporten och ansökan om tilläggsstipendier görs elektroniskt på webropol-blanketten som finns på adressen: xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/X/XXXXXX000XX000X0
- Fyll i formuläret noggrant, inkompletta formulär kan inte skickas
- Om det inte finns någon realisation i någon plats, fyll 0 (noll) i fältet.
- Endast bokstäver och siffror är giltiga i svarsfälten (inget €-tecken)
• I formuläret navigerar man med tab-tangenten och går från en sida till en annan med knapparna föregående/nästa.
• Webropol-blanketten kan sparas och man kan fortsätta ifyllningen senare.