Agilas integritetspolicy
Agilas integritetspolicy
1. Introduktion
Agila Group AB och dess koncernbolag (”Agila” eller ”vi”) värnar om den personliga integriteten för våra konsulter, uppdragsgivare och medarbetare. Vår målsättning är att du ska känna dig säker på att din personliga integritet respekteras och att dina personuppgifter behandlas korrekt. Vi tar ansvar för att personuppgifter som behandlas av Agila används endast för avsedda ändamål och skyddas mot obehörig åtkomst.
Denna integritetspolicy beskriver Xxxxxx hantering och processer avseende insamling och behandling av personuppgifter.
Vi behandlar dina personuppgifter när du lämnat dem till oss själv eller när vi erhållit dem från någon annan (s.k. tredje part), på det sätt som beskrivs i denna Policy. Vi behandlar dina personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig och har därför en skyldighet att se till att behandlingen sker i enlighet med denna Policy och vid var tid gällande personuppgiftslagstiftning.
All behandling av personuppgifter sker i enlighet med bestämmelserna i den svenska integritetsskyddslagstiftningen och dataskyddsförordningen, EU General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”).
Xxxxx förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i slutet av Integritetspolicyn. Om vi gör några ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på xxx.xxxxx.xx.
2. Personuppgiftsansvarig, personuppgiftsbiträde och kontaktuppgifter
I Agila-koncernen kan ett eller flera bolag vara enskilt eller gemensamt personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. För det fall särskilt personuppgiftsansvar inte framgår av lag eller annan författning, eller rör sådana uppgifter som är lika för samtliga bolag i koncernen, är ansvarigt bolag Agila Group AB, org. nr 559002–6687, adress: Xxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxxxxxx. För de personuppgiftsbehandlingar som Agila hanterar är Agila som utgångspunkt personuppgiftsansvarig och agerar endast i undantagsfall som personuppgiftsbiträde.
Om en underleverantör eller annan part hanterar personuppgifter på uppdrag av Xxxxx, är denna part att anse som personuppgiftsbiträde till oss. Personuppgiftsbiträdet får bara hantera personuppgifterna enligt våra instruktioner och ytterst är det fortfarande Agila som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter för dessa ändamål.
Vi hoppas att denna Policy besvarar dina frågor kring vår behandling av samt skyddet för dina personuppgifter. Om du har ytterligare frågor eller funderingar är du alltid välkommen att kontakta oss på adressen ovan eller via xxxxxxxxx@xxxxx.xx.
3. Jobbsökande hos Agila
Som ansvarig för personuppgifter hanterar Xxxxx dessa i flera skeden av rekryterings- och bemanningsprocesserna. Detta inkluderar när du anställs som konsult, under direktrekryteringar, och liknande situationer. Här följer en detaljerad beskrivning av hur och varför vi behandlar dina
personuppgifter i olika delar av rekryteringsprocessen och när vi matchar dig med potentiella jobbtillfällen.
Personuppgift | Vad vi gör och varför - syftet med behandlingen | |
Intresseanmälan | Namn, telefonnummer, e-post eller annan kontakt-information, yrkesprofil samt frivilligt lämnad information. | Vi samlar in och hanterar dessa uppgifter för att kunna kontakta dig om rekrytering till möjliga uppdrag och för att kunna erbjuda tjänster som kan vara av intresse för dig. |
Registrering av profil för att söka uppdrag eller sökt direkt- rekrytering samt registrering av konsultprofil i vår databas via hemsida | Kontaktuppgifter såsom namn, e-post, telefonnummer, användarnamn och lösenord, personuppgifter som anges i ditt CV och andra ansöknings- handlingar du frivilligt lämnar till oss, till exempel övrig kontakt- information, personnummer, uppgift om utbildningar, arbetstitel och eller tidigare anställningar. | För att vi ska kunna erbjuda dig bemannings- och rekryteringstjänster behöver vi skapa en profil för dig. Detta gör dig sökbar för våra konsultchefer, tillgänglig för intervjuer, kunskapstester och referenstagning, samt underlättar kommunikationen med oss. Detta gör det också möjligt för oss att matcha dig med relevanta uppdrag och erbjuda tjänster som kan vara av intresse för dig i framtiden. |
Bakgrundskontroller under rekryteringsprocessen | Referenser, uppgifter om färdigheter, yrkeslegitimation samt utdrag från Inspektionen för vård och omsorg, Socialstyrelsens HOSP och belastningsregister. För viss direktrekrytering förekommer det att vi använder externa samarbets-partners för djupare bakgrunds-kontroll. | Vi kan även komma att be om ytterligare information från dig för att effektivt kunna hantera din ansökan om uppdrag. Vi ber dock att du inte lämnar information om din hälsa, etnisk tillhörighet, religiösa övertygelse, sexuella läggning eller eventuell facklig tillhörighet. |
Genomförande av intervjuer, samt referenstagning | Svar på intervjufrågor och referenser från relevanta källor. | Om du deltar i intervjuer som en del av rekryteringsprocessen kommer vi att samla in ytterligare information för att effektivisera kvalificeringen i rekryteringen. |
Laglig grund: För information insamlad efter den 25 maj 2018: Samtycke. Vi behandlar dina personuppgifter baserat på det samtycke du ger när du visar intresse för att arbeta med oss via vår hemsida. För information som insamlats före den 25 maj 2018: Intresseavvägning. Vår behandling av dina uppgifter grundar sig i vårt legitima intresse av att underhålla och utveckla vårt förhållande till dig som kandidat för att kunna erbjuda relevanta uppdrag som överensstämmer med din kompetens och dina önskemål, och förmedla dessa med våra kunder och potentiella uppdragsgivare. För tekniska data såsom IP-adresser och användarstatistik: Intresseavvägning. Vi behandlar dessa uppgifter baserat på vårt berättigade intresse att analysera och förbättra vår webbplatsanvändning. Vi använder också berättigat intresse för att kontakta potentiella kandidater
och matcha konsultprofiler med specifika uppdrags- eller rollbeskrivningar. Samtycke används vid referenstagning genom externa leverantörer.
Lagringstid: Vi behåller dina personuppgifter i fem (5) år efter att de samlats in eller från den senaste gången du var aktiv i din relation med oss, till exempel genom att kontakta oss, söka jobb eller på annat sätt uppdatera dina kontaktuppgifter. Tekniska data om din interaktion på vår hemsida lagras i nittio (90) dagar efter ditt senaste besök. Uppgifter från belastningsregistret behåller vi inte alls. Om vi fått dina personuppgifter via en tredje part kommer dessa inte att lagras längre än sex (6) månader om du inte under denna period varit aktiv i din relation med oss på ett likvärdigt sätt.
Vi kan anlita tredjepartsleverantörer för att hantera hela eller delar av rekryteringsprocessen, och vi har garanterat att dessa samarbetspartners följer de riktlinjer som anges i denna text samt våra specifika instruktioner. Bland dessa tredjeparter finns myndigheter som Polismyndigheten, Inspektionen för vård och omsorg, Socialstyrelsen samt privata aktörer som utför bakgrundskontroller.
När vi matchar kandidater med specifika uppdrag kan det hända att vi delar dina personuppgifter med den uppdragsgivare som är intresserad av din profil. I sådana fall blir uppdragsgivaren ansvarig för hur de hanterar dina uppgifter under rekryteringsprocessen, exempelvis när de mottar en kandidatprofil. Viktigt att notera är att dina personuppgifter aldrig delas med tredje parter i kommersiellt syfte.
4. För dig som är anställd som konsult eller i en internfunktion
Här presenteras en översikt över de primära personuppgifter vi behandlar om dig och syftena med denna behandling. Agila agerar som personuppgiftsansvarig. Behandlingen av personuppgifter varierar något beroende på om du är anställd som konsult eller som intern medarbetare hos Agila. Oavsett anställningsform handlar personuppgiftsbehandlingen främst om administrativa syften relaterade till personalhantering. Den juridiska grunden för att behandla dessa uppgifter är i de flesta fall att det är nödvändigt för att uppfylla våra åtaganden i anställningsförhållandet med dig.
Personuppgift | Syftet med behandlingen – Vad vi gör och varför |
Grundläggande information om dig såsom namn, telefonnummer, e-post, personnummer och i förekommande fall passinformation (t.ex. i samband med tjänsteresor). | Personaladministrativa ändamål |
Ditt foto | För publicering på vår hemsida, våra sociala medier och i annat marknadsföringsmaterial. |
Kontaktuppgifter till anhöriga | I händelse av olycksfall, eller vid frånvaro kunna ta kontakt med dina anhöriga. |
Hälsodata som uppgifter om sjukdom, läkarintyg, eventuellt hörande intyg, sjuklönedata och uppgifter gällande rehabilitering m.m. | För att fullgöra administrativa uppgifter hänförliga till bl.a. arbetsgivarens bedömning av arbetsförmåga, rehabiliteringsansvar, anpassningsansvar, lön- och sjuklöneansvar, i kontakt med Försäkringskassan och andra myndigheter gällande därtill hörande frågor. |
Uppgift om arbetad tid, förmåner, frånvaro, lön, skattetabell, semester, pension, försäkringar och | För att administrera och fullgöra skyldigheter gällande utbetalning av lön, semester, förmåner, tjänstepension m.m. eller för att administrera |
uppgift om bankkontonummer och liknande information. | företagskort och vid förekommande fall lämna information till Skattemyndighet, Kronofogden eller annan myndighet gällande lön. |
Start- och slutdatum för anställningen | För beräknande av uppsägningstid, fastställa förmåner, turordningslista och likande beräkningar. |
Anställningsform och anställningsvillkor | För att följa lagen om anställningsskydd. |
CV, information om utbildningar, kvalifikationer, tidigare arbetslivserfarenhet, tidigare anställningar och prestations- och arbetsutvärdering samt under anställningen genomförda utbildningar | För att effektivisera vår verksamhet och för din kompetensutveckling samt i förekommande fall för att kunna genomföra omplaceringsutredningar, erbjuda kompetensutveckling. |
I förekommande fall information om arbetslöshetskassa, ställning som facklig förtroendeman och skyddsombud | För att utfärda arbetsgivarintyg och åtaganden enligt arbetsmiljölagen, lagen om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen. |
Personuppgiftshantering kan förekomma i samband med kontroll av IT-utrustning för interna medarbetare såsom dator, e-post och mobiltelefon | För att förhindra missbruk av tjänster och behörighetshantering av säkerhetsskäl för att upprätthålla IT-säkerhet. |
Namn, personnummer, kontaktuppgifter (såsom adress, e-postadress och telefonnummer), uppgifter om yrkesroll och huvudsaklig inriktning (kompetensområde), förskrivarkod, uppgifter lämnade i Cv:n, uppgifter från referenser och referensers kontaktuppgifter. Information som inhämtats från relevanta myndigheter och register inom ramen för den kvalitetskontroll som genomförs (såsom eventuella anmälningar och tillsynsärenden från IVO). | För att kunna presentera förslag på bemanning för våra uppdragsgivare och potentiella uppdragsgivare. |
Namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer, uppdrag som du bemannat och tidsperiod för de uppdragen. | För att långsiktigt kunna identifiera dig och din uppdragshistorik. |
E-post | För att kunna skicka ut nyhetsbrev och annan marknadsföring |
Laglig grund: Fullgörande av anställningsavtalet med dig samt rättslig förpliktelse för oss som arbetsgivare. Vårt berättigade intresse av att effektivisera och förbättra vår verksamhet, din kompetensutveckling samt följa lagen om anställningsskydd. Behandlingen krävs enligt lag som gäller för oss som arbetsgivare. Behandlingen sker med hänvisning till vår skyldighet och rätt att som arbetsgivare se till att din och andras hälsa skyddas när du utför uppdrag inom hälso- och sjukvården, samt vårt berättigade intresse av att utöva våra skyldigheter och rättigheter som arbetsgivare. Vårt berättigade intresse av att bevara vår bemanningshistorik för att på så sätt även på lång sikt kunna identifiera dig och dina uppdrag hos oss. Vårt berättigade intresse av att kunna informera om/marknadsföra våra tjänster, kompetens och medarbetare samt för att ange dina kontaktuppgifter. Vårt berättigade intresse av att kunna informera dig som anställd om nyheter i företaget och nya uppdrag.
Lagringsperiod: Vi lagrar dina personuppgifter i en form som möjliggör identifiering av dig så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen, dock längst i fem (5) år efter anställningens upphörande, såvida det inte rör sig om personuppgifter som vi enligt lag är skyldiga att behandla under en längre tid. Vi lagrar dock dina kontaktuppgifter i form av namn, personnummer, e-postadress och telefonnummer liksom vilka uppdrag som du bemannat och tidsperiod för de uppdragen i tio (10) år efter anställningens upphörande. Kontaktuppgifter till
dina anhöriga raderas som utgångspunkt när du inte är aktuell för någon anställning eller uppdrag hos oss, dock senast en (1) månad efter ditt senaste avtalsförhållande. För visstidsanställda kan dock kontaktuppgifter till a sparas i sex (6) månader eftersom ett nytt anställningsförhållande kan komma att inledas under dessa sex månader vilket aktualiserar behovet av kontaktuppgifter till dina anhöriga. Information som lämnas i din hälsodeklaration xxxxxxx som utgångspunkt inom två
(2) veckor och ersätts med ett intyg om att din hälsodeklaration är mottagen och kontrollerad. Sådant intyg sparas som längst i fem (5) år. Notering om åtgärder såsom vaccination och hälsokontroll sparas som längst i sex (6) veckor och ersätts därefter av intyg om att inga ytterligare åtgärder krävs. Information om medlemskap i arbetstagarorganisation m.m. xxxxxxx efter att facklig förhandling och övriga förpliktelser enligt lag är fullgjorda.
5. Direktmarknadsföring
Om du har gett ditt samtycke till att ta emot sådan information från oss, kan vi använda dina personuppgifter för att skicka direktmarknadsföring till dig. Detta inkluderar information om våra tjänster och uppdateringar om viktiga händelser inom vår verksamhet. Direktmarknadsföring omfattar olika typer av marknadsföringsinitiativ, såsom utskick per post, e-post och SMS. Du har rätt att när som helst utan kostnad avstå från att dina uppgifter används i detta syfte, och alla våra marknadsföringsmeddelanden erbjuder en möjlighet att avregistrera dig. Om du väljer att avregistrera dig kommer vi att notera detta i våra affärssystem för att undvika ytterligare direktmarknadsföring riktad till dig.
6. Användning av cookies
På vår webbplats använder vi så kallade cookies för att förbättra din upplevelse av webbplatsen, våra tjänster och för att optimera webbplatsens funktioner. En cookie är en liten textfil som vår webbserver skickar till och lagrar på din webbläsare eller enhet. Vi använder även cookies för att samla in övergripande analytisk information om hur du använder vår webbplats och för att spara dina inställningar. Du har möjlighet att anpassa din webbläsares inställningar för att kontrollera användningen och omfattningen av cookies, som att blockera alla cookies eller att automatiskt radera cookies när du stänger din webbläsare.
Läs mer om vår användning av cookies i Agilas cookiepolicy.
7. För dig som av annat skäl har kontakt med oss
I samband med befintliga eller potentiella affärsrelationer mellan Xxxxx och uppdragsgivare, leverantörer samt andra affärsintressenter, samlar vi in personuppgifter om dig som fungerar som kontaktperson. Detta omfattar uppgifter såsom namn, telefonnummer, e-postadress och signatur, din yrkestitel eller roll, organisationsnummer samt annan information som du frivilligt ger oss vid kontakt.
Vid kommunikation med oss genom e-post, brev eller annan kommunikationsmetod kan vi behålla denna kommunikation och informationen i den för att kunna svara på dina förfrågningar, hantera eventuella klagomål eller frågor och liknande ärenden.
8. Vilka får tillgång till dina personuppgifter
Vid behov kan Xxxxx komma att dela med sig av dina personuppgifter till olika mottagare.
I förhållande till våra uppdragsgivare förekommer det att vi delar personuppgifter med andra för att tillgodose de krav vi har gentemot våra uppdragsgivare, andra bolag inom Agila-koncernen och till underleverantörer som tillhandahåller tjänster till oss för drift och support av våra interna system och i förekommande fall i samband med marknadsföringsåtgärder.
Vid behov kan dina personuppgifter delas med externa parter såsom rådgivare, revisorer, domstolar och myndigheter, exempelvis Polismyndigheten och Skatteverket. Detta sker när Xxxxx måste hantera rättsliga krav, uppfylla juridiska skyldigheter eller skydda anställdas säkerhet. När sådana uppgifter delas blir de mottagande parterna självständigt ansvariga för dataskyddet.
Dina personuppgifter kan exempelvis delas för att hantera rekryteringsprocesser, personaladministration, förmånsrelaterade uppgifter eller intern kommunikation. Det kan innebära att vi delar information om pensionsförmåner, sjuklön, interaktion med relevanta myndigheter för skatt och sjukskrivningar, samt lönehantering och liknande ärenden.
9. Var vi behandlar dina personuppgifter
Vårt mål är att alltid behandla dina personuppgifter inom EU/EES, där våra IT-system är placerade. Dock kan det hända att vi delar dina uppgifter med personuppgiftsbiträden som, antingen direkt eller via sina underleverantörer, befinner sig eller lagrar information i länder utanför EU/EES. I sådana fall tar vi alla nödvändiga lagliga, organisatoriska och tekniska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån för dina uppgifter är jämförbar med den som erbjuds inom EU/EES. Detta åstadkommer vi antingen genom att förlita oss på EU-kommissionens beslut om att ett land erbjuder adekvat skydd, eller genom att implementera lämpliga skyddsåtgärder som standardavtalsklausuler eller godkända uppförandekoder i våra avtal med dessa biträden.
10. Lagringsperiod
Vi lagrar dina personuppgifter i identifierbar form endast så länge det är nödvändigt för de ändamål uppgifterna samlades in för. När personuppgifter inte längre behövs för dessa ändamål, eller när det inte längre är tillåtet att fortsätta behandla dem, kommer de att raderas. Om endast delar av informationen behöver behållas, kommer den övriga informationen att anonymiseras och åtkomsten till de kvarvarande personuppgifterna kommer att strikt begränsas.
Efter att du avslutar din anställning hos oss sparar vi endast de personuppgifter som krävs enligt lag eller som är nödvändiga för administrativa syften, såsom pensionsutbetalningar, bokföring och rapportering till Skatteverket. Personuppgifter relaterade till dina anhöriga, bilder av dig, samt uppgifter om dig och din tjänst på vår hemsida, kommer att raderas när din anställning upphör.
Se även under avsnitt 3 och 4 för mer detaljerad översikt kring lagringsperiod för respektive kategori av behandling.
11. Skydd av personuppgifter
Xxxxx har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard.
Tillgången till de system i vilka personuppgifterna lagras begränsad till våra anställda och tjänsteleverantörer som behöver nå uppgifterna inom ramen för sina arbetsuppgifter. Dessa är
även informerade om vikten av att säkerheten för personuppgifterna upprätthålls. Vi övervakar även kontinuerligt våra system för att upptäcka sårbarheter och för att skydda dina personuppgifter.
12. Dina rättigheter
Personer vars personuppgifter vi behandlar (de registrerade) har flera rättigheter:
Rätt att bli informerad: Du har rätt att få information från oss vid insamlandet av dina personuppgifter eller när du begär det som registrerad. Informationen ska inkludera syftet med behandlingen, dess rättsliga grund, hur länge uppgifterna lagras, vem som kan ta del av dem, hur de delas, och information om hur du kan framföra klagomål, med mera.
Rätt att få tillgång till dina personuppgifter och registerutdrag: Du kan kontakta oss för att få reda på om och hur dina personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina uppgifter, har du rätt till en kopia av dessa (med vissa undantag). Du kan också begära detaljerad information om vår hantering av dina personuppgifter.
Rätt att återkalla samtycke eller invända mot behandling: Du har möjlighet att när som helst dra tillbaka ditt samtycke till vår behandling av dina personuppgifter, eller invända mot behandlingen om den grundar sig på samtycke.
Rätt att få din information raderad: Under vissa omständigheter har du rätt att be oss radera dina personuppgifter. Det finns dock situationer där vi inte kan uppfylla en sådan begäran, som när vi är lagligt förpliktigade att behålla informationen. Vi gör då en individuell bedömning och förklarar varför vi eventuellt inte kan radera informationen.
Rätt till rättelse: Du har rätt att få felaktiga eller ofullständiga personuppgifter om dig korrigerade.
Rätt till begränsning av behandling: Du har rätt att när som helst invända mot användningen av dina personuppgifter för direkt marknadsföring. Du kan även invända mot behandling baserad på intresseavvägningar. Vid sådana invändningar gör vi en individuell bedömning för att avgöra om dina intressen väger tyngre än våra.
Rätt till tillgång och flytt av personuppgifter: Om behandlingen baseras på ditt samtycke eller en avtalsrelation har du rätt att få dina personuppgifter i ett format som underlättar överföringen till en annan dataansvarig, förutsatt att det är tekniskt möjligt.
Utöva dina rättigheter eller få mer information: Vi hanterar alla förfrågningar snabbt. För ytterligare information om dina rättigheter eller för att utöva dessa, tveka inte att kontakta oss via e-post på xxxxxxxxx@xxxxx.xx.
Mer information om dina rättigheter hittar du också på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida xxx.xxx.xx.
Rätt att lämna klagomål
Om du upplever att Xxxxx hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du också rätt att anmäla detta till Integritetsskyddsmyndigheten i det land där behandlingen sker.
Integritetsskyddsmyndigheten i Sverige e-post: xxx@xxx.xx
telefon: 00-000 00 00.
Xxxxx Xxxxxxxx 00
118 26 Stockholm
2024-04-22