Förfrågningsunderlag

Perstorps kommun

Förfrågningsunderlag

Konsulttjänster inom revisionsområdet

1 ALLMÄN INFORMATION

För Perstorps kommun, dess nämnder och förvaltningar, nedan kallad kommunen, infordras anbud på ” Konsulttjänster inom revisionsområdet ” enligt beskrivning nedan och i bilagor.

1.1 Presentation

Perstorps kommun har ca 7 100 invånare och är Skåne läns minsta kommun. År 2010 arbetade i genomsnitt ca 535 personer inom kommunen. Socialnämnden ansvarar för 39 procent och barn- och utbildningsnämnden ansvarar för 43 procent av samtliga anställda.

Ytterligare upplysningar om Perstorps kommun kan erhållas på kommunens hemsida xxx.xxxxxxxx.xx

1.2 Omfattning

Upphandlingen avser att avtal tecknas för konsulttjänster inom revisionsområdet för sakkunniga biträden till kommunens förtroendevalda revisorer för revision av kommunens nämnder och styrelser.

1.3 Upplysningar/kontaktpersoner

Xxx Xxxxxxxx, ordförande i kommunrevisionen, tel 0435 – 343 07 e-post xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxx0.xx

Xxxx-Xxxx Xxxxxxx, vice ordförande i kommunrevisionen, tel 0435 – 330 47, 0708 – 126 130 e-post xxxxx@xxxxxxxx.xx

Xxxxxx Xxxxxxxx, ekonomichef, tel 0435 – 39244 e-post xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx

1.4 Bilagor

Bilaga 1 Kravspecifikation

1.5 Upphandlande enhet Perstorps kommun Kommunrevisionen 284 85 Perstorp

2 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER

2.1 Upphandlingens form

Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU).

2.2 Anbudstidens utgång

Anbudet skall vara kommunen tillhanda senast måndagen den 31 oktober 2011. För sent inkommet anbud kommer inte att beaktas.

Anbud som lämnas den 31 oktober 2011 skall vara kommunens reception tillhanda senast kl.

15.00 samma dag.

2.3 Anbudets giltighetstid

Anbudet skall vara giltigt t o m måndagen 23 januari 2012.

2.4 Anbudets form

Anbudet skall vara skriftligt, avfattat på svenska språket och innehålla de uppgifter som angetts i förfrågningsunderlaget samt vara undertecknat av anbudsgivarens firmatecknare eller annan behörig person för att vara giltigt.

2.5 Anbudets märkning och adressering

Anbudet skall läggas i förseglat omslag väl märkt med ” Anbud konsulttjänster inom revisionsområdet ” och sändas till:

Perstorps kommun Ekonomikontoret Xxxxxx Xxxxxxxx 284 85 Perstorp

2.6 Uteslutningsgrund

Enligt de grunder som redovisas i LOU 10 kap § 1 och 2 kan anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandling om han:

1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud,

2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande,

3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen,

4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta,

5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller

6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse.

2.7 Prövning av anbud

Det anbud kommer att antas som sammantaget bedöms vara ekonomiskt mest fördelaktigt, dvs. den anbudsgivare som är särskilt lämplig med hänsyn till angivna kriterier som avser att väga samman kvalitet och ekonomi.

Utvärdering kommer att göras av hur anbudsgivarna uppfyller nedanstående kriterier.

- Erfarenhet att utföra revision av kommunal verksamhet ( 45% )

- Kompetens ( 30% )

- Pris ( 25% )

Kriterierna är rangordnade enligt ovan. Varje kriterium kommer att betygsättas i en skala från 1 – 5, där 1 är lägst betyg och 5 är högst betyg.

2.8 Datum för anbudsöppning

Onsdagen den 2 november 2011.

2.9 Personer som är behöriga att närvara vid anbudsöppning

Anbudet kommer att öppnas i närvaro av två av kommunrevisionen utsedda personer.

3 UPPDRAGSBESKRIVNING

3.1 Uppdraget

Uppdraget är att i enlighet med kommunallagen och god revisionssed i kommunal verksamhet vara sakkunnigt biträde till de förtroendevalda revisorerna i deras granskning av kommunens nämnder och styrelser avseende löpande redovisningsrevision, projekt inom redovisnings- och förvaltningsrevision samt granskning av årsredovisning inklusive sammanställd redovisning.

De sakkunniga arbetar på uppdrag av och i nära samverkan med de förtroendevalda revisorerna, biträder i planering, genomförande, bedömning och administration och skall ha en såväl granskande som stödjande roll.

De sakkunniga skall biträda de förtroendevalda revisorerna i deras granskning av verksamheterna i kommunens bolag.

3.2 Krav på uppdraget och anbudsgivaren

Krav på uppdraget är angivna i bilaga 1, vilka skall besvaras/kommenteras.

4 KOMMERSIELLA VILLKOR

4.1 Avtalstid

Avtalsperioden gäller fr o m 2012-06-01 t o m 2015-05-31 med möjlighet för kommunen att förlänga maximalt 1 år.

4.2 Förlängning

Om förlängningsklausulen utnyttjas skall detta meddelas av kommunen skriftligen senast tolv månader före avtalstidens utgång. Sker ej detta upphör avtalet automatiskt.

4.3 Pris

Pris skall anges som totalkostnad för revisionsuppdraget per kalenderår och utgöra ett takpris. Pris anges i svenska kronor och exklusive mervärdesskatt. Volym på revisionstjänsten, uttryckt i timmar, skall framgå.

För år 2012 gäller avtalsperioden fr o m den 1 juni, vilket betyder att totalkostnaden avser sju tolftedelars kalenderår.

För år 2015 gäller avtalsperioden t o m den 31 maj, vilket betyder att totalkostnaden avser fem tolftedelars kalenderår.

Om prisändring under avtalsperioden ingår i anbudet skall grunderna för denna anges.

4.4 Betalning

4.4.1 Betalningsvillkor

Om anledning till anmärkning mot fullgjord tjänst inte föreligger skall betalning erläggas inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag.

4.4.2 Dröjsmålsränta

Dröjsmålsräntan debiteras enligt räntelagen § 6.

4.5 Fakturering

Fakturering sker en gång per kvartal. Fakturan skall tillställas Perstorps Kommun, Ekonomikontoret, 284 85 Perstorp.

4.5.1 Avgifter

Kommunen betalar inga expeditionsavgifter, faktureringsavgifter eller andra avgifter som pålagts av leverantören eller tredje part.

4.5.2 Mervärdesskatt

Mervärdesskatt skall särredovisas.

4.6 Ansvar och försäkringar

Leverantören skall hålla kommunen skadeslös för all den skada som kan åsamkas kommunen på grund av leverantören. Detta innefattar även kommunens anställda, uppdragstagare och annan tredje man. Leverantören är skyldig att under avtalsperioden vidmakthålla ansvarsförsäkring som täcker person- och sakskada.

4.7 Övrigt

Redovisning över antalet utförda revisionstimmar skall skriftligen lämnas till kommunens ekonomichef.

5 ÖVRIG INFORMATION

5.1 Presentation av revisionsanbud

Den 23 november 2011 presenterar utvalda företag sina respektive anbud för kommunrevisionen. Den 3 november 2011 skickas kallelse till berörda företag.

KRAVSPECIFIKATION Bilaga 1

3.2 KRAV PÅ ANBUDET OCH ANBUDSGIVAREN

3.2.1 Kompetens- och resursbas

Anbudsgivare skall inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra revision av kommunal verksamhet. Anbudet skall dels innehålla en kort beskrivning av företaget och dess verksamhet, dels som referens redovisa uppdrag med kommunal verksamhet som uppdragsgivare och därvid ange respektive kontaktperson.

3.2.2 Registreringar m.m.

Anbudsgivande företag skall ha fullgjort lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter i Sverige alternativt i hemlandet om företaget är registrerat i annat land. Blanketten ” Upplysningar vid offentlig upphandling ” SKV 4820, skall undertecknas av skattemyndigheten och insändas med anbudet, blankett bifogas. Blanketten kan även hämtas på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.

3.2.3 Årsredovisning

Kopia på senast fastställda årsredovisning och därtill hörande revisionsrapport insändes. Årsredovisning och revisionsrapporten skall vara underskrivna.

3.2.4 Övrigt

3.2.4.1 Personal och kompetenskrav

Personal som deltar i revisionsuppdraget ( granskare, revisionsassistenter, experter m.fl. ) skall inneha erforderlig kompetens och erfarenhet för att utföra den arbetsuppgift som tilldelas personen.

Generellt gäller att personal hos företaget som berörs av revisionsuppdraget muntligt och skriftligt skall utföra sina uppgifter på svenska.

3.2.4.2 Anbudets innehåll

Anbudet skall innehålla;

- en bekräftelse att ställda krav uppfylls,

- redovisning av vilka personer som anbudsgivaren avser att nyttja för genomförande av revisionsuppdraget. För samtliga personer skall redovisas CV,

- redogörelse för vilka arbetsuppgifter de redovisade personerna kommer att utföra.

- redogörelse för bemanning, tidsåtgång och timpris i uppdraget.

TIDPLAN FÖR UPPHANDLING AV REVISIONSTJÄNSTER

Xxxxxxx, annonsering 2011-09-09

Annonsering Allego (Anbudsjournalen) Kommunens hemsida

Anbudstidens utgång 2011-10-31

Datum för anbudsöppning 2011-11-02 ( kl. 10.00 )

Justeras av Xxx Xxxxxxxx och Xxxx-Xxxx Xxxxxxx

Presentation 2011-11-23, med början kl. 09.00 presenterar företagen sina respektive revisionsanbud vid kommunrevisionens sammanträde. 2011-11-03 skickas kallelse till berörda företag.

Beslut 2011-12-12

Tilldelningsbeslut skickas 2011-12-13

Avtal tecknas 2012-01-12

Anbudets giltighetstid t o m 23 januari 2012