Arbetsordning styrelse
Arbetsordning styrelse
Antagen av kårfullmäktige 2023-06-28
Arbetsordning för karlstad studentkårs styrelse Inledning
Denna arbetsordning har upprättats av Karlstad universitets studentkårs (KS) styrelse i enlighet med 3 kap. 33 § i Karlstad studentkårs stadgar. Översyn av arbetsordning ska ske i slutet av varje verksamhetsår och arbetsordningen ska därefter fastställas av kårstyrelsen och beslutas av FUM. I början av varje verksamhetsår ska tillträdande kårstyrelse se över arbetsordningen för att bedöma om ytterligare revideringar behövs. Arbetsordningen revideras löpande om så erfordras. Kårstyrelsens arbetsordning syftar till att tydliggöra kårstyrelseledamöternas ansvar inom ramen för uppdraget samt att reglera formerna för styrelsearbetet.
Styrelsens mandat
1§ Karlstad Studentkårs styrelse (kårstyrelsen) sköter studentkårens organisation och förvaltning samt bereder ärenden för behandling i kårfullmäktige och verkställer kårfullmäktiges beslut. Kårstyrelsen består av presidiet och det antal ytterligare ledamöter som kårfullmäktige beslutar, lägst sex och högst åtta. Studerandemedlem är valbar till kårstyrelsen. Dess mandatperiod omfattar verksamhetsåret.
2§ Kårstyrelsen väljs av och ansvarar inför kårfullmäktige. FUM prövar frågan om kårstyrelsens ansvarsfrihet gentemot studentkåren.
3§ Kårstyrelsen utser inom sig vice ordförande.
4§ Kårstyrelsen utser Karlstad Studentkårs firmatecknare. Firman tecknas i förening om två.
5§ Kårstyrelsen beslutar om attesträtt och attestbelopp.
6§ Kårstyrelsen beslutar om anställning och uppsägning av studentkårens personal samt fastställer arbetsbeskrivningar för personalen.
Styrelsens sammanträden
8 § Kårstyrelsen sammanträder efter kallelse av ordföranden. Kallelse ska sändas till styrelsens ledamöter senast tre dagar före sammanträdet.
9 § Kårstyrelsen är beslutsför då minst hälften av ledamöterna är närvarande. Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal gäller som beslut den mening som ordföranden stödjer, utom vid sluten omröstning då lotten avgör.
10 § Vid kårstyrelsen sammanträden ska det föras protokoll som upptar anteckning om ärendets art, samtliga ställda inte återtagna yrkanden, beslut, reservationer och protokollsanteckningar. Protokollet ska undertecknas av sekreteraren och justeras av den som varit ordförande vid sammanträdet jämte en justerare som utses av kårstyrelsen. Protokollet ska färdigställas och justeras inom tio dagar från sammanträdets avslutande och därefter hållas tillgängligt hos Karlstad Studentkår.
11 § Reservation anmäls innan samanträdets slut och är ett sätt att anmäla avvikande mening gentemot styrelsens beslut. Har en ledamot inte reserverat sig räknas det som att ledamoteen godkänt styrelsens beslut. Varje ledamot i styrelsen svarar då under straffansvar för konsekvenserna av styrelsens gemensamma beslut. Har ledamoten däremot reserverat sig så har man som enskild ledamot tydligt markerat att man tar avstånd från styrelsens beslut. Om ingen förklaring förekommer så redovisas enbart ”Namn Efternamn (lista) reserverade sig mot beslutet”. I de fall där ledamoten vill ha med en förklarande text redovisas den löpande i protokollet och inte som bilaga. Reservationstexten bör begränsas till ett fåtal meningar i längd, och bör redovisa motivation till reservationen.
12 § Protokollsanteckningar görs innan samanträdets slut och är ett sätt att föra en särskild mening till protokollet. Styrelseledamöter har möjlighet att föra protokollsanteckningar till protokollet. Sådan har inte samma status som reservation för att undvika ansvar för eller visa avståndstagande från styrelsens beslut. Protokollsanteckningen bör begränsas till ett fåtal meningar i längd.
13 § Ärenden på dagordningen är antingen diskussionsärenden, beslutsärenden eller informationärende.
14 § Ledamot av kårstyrelsen som är jävig i ett ärende får inte delta i handläggningen av ärendet. Ledamoten har eget ansvar att anmäla jäv.
15 § I brådskande fall får ärenden avgöras per capsulam. Beslut enligt denna paragraf ska anmälas vid nästa sammanträde med kårstyrelsen.
16 § Personal anställd av Karlstad Studentkår får närvara med yttranderätt vid kårstyrelsens sammanträden, om inte kårstyrelsen i särskilt fall beslutar annat.
Kårstyrelsen får adjungera ytterligare personer att närvara med yttranderätt vid sammanträdena.
17 § Förslag på dagordningspunkter Kårstyrelseledamöter har möjlighet att inkomma med förslag på dagordningspunkter genom att maila presidiet och administratör, i god tid innan mötet då punkten föreslås lyftas. Kårstyrelseledamöter kan även anmäla dagordningspunkt i form av en övrig fråga under dagordningspunkt fastställande av föredragningslista.
Arbetsgrupper
18 § Kårstyrelsen får tillsätta arbetsgrupper för att genomföra specifika projekt och aktiviteter. En arbetsgrupp ska ges ett avgränsat uppdrag. Kårstyrelsen utser arbetsgruppens ordförande och övriga ledamöter.
Kårstyrelsens åtaganden
19 § Styrelseledamoterna förväntas ta ett helhetsansvar för organisationen. Detta innebär att kårstyrelseledamöterna uppvisar engagemang och ansvarstagande för hela styrelsearbetet. Det är naturligt att kårstyrelseledamöter har olika hjärtefrågor och kunskaper, men verksamhetskritiska områden får inte försummas.
20 § Styrelseledamoterna förväntas vara lojala mot organisationen. Detta innebär att kårstyrelseledamöterna inom ramen för sitt uppdrag ska agera för KS bästa, inte för andra intressen. Att ha olika syn på vad det intresset innebär är inte en fråga om illojalitet. Illojalitet i det här sammanhanget avser att medvetet motverka KS intressen till förmån för annat intresse. Det kan exempelvis innebära att inte meddela kårstyrelsen om allvarliga missförhållanden inom organisationen av rädsla för att skada en personlig vänskapsrelation. Ett annat exempel är att bryta mot sekretess- eller jävsbestämmelserna. Det kan också innefatta att medvetet sabotera för organisationen.
21 § Styrelseledamoterna förväntas visa respekt för varandras åsiktsskiljaktigheter och stödja ett gott samtalsklimat. Detta innebär att kårstyrelseledamöterna ansvarar för att debattklimatet i kårstyrelsen är gott. Saklighet och respektfullhet ska prägla kårstyrelsens diskussioner.
22 § Styrelseledamoterna förväntas närvara vid styrelsemöten och läsa handlingar.
Delegation
23 § Kårstyrelsen fastställer en delegationsordning för Karlstad Studentkår och får i denna delegera beslutsrätten i visst ärende eller grupp av ärenden till presidiet, till en ledamot i kårstyrelsen eller till en anställd vid Karlstad Studentkårs kansli. Beslut i ärenden av större vikt ska dock fattas av kårstyrelsen.
24 § Kårstyrelsen får när som helst återkalla delegationen. Kårstyrelsen får dessutom ändra ett ännu ej verkställt beslut.
Entledigande
25 § Vid entledigande så vakantsätts styrelseplatsen tills kommande kårfullmäktigesammanträde. Den lista som ledamoten tillhörde får i uppdrag att föreslå en ny styrelseledamot till nästkommande FUM.
Missförtroendeförklaring
26 § När kårstyrelsen anser det vara påkallat ska en process för missförtroendeförklaring inledas, i enlighet med stadgans bestämmelser om detta.
Sekretsess
27 § Skriftliga underlag och handlingar är att betrakta som känsliga om de:
• Rör enskildas personliga förhållanden eller,
• Rör information som inkommit till KS från tredje part under förutsättningen att det behandlas konfidentiellt
Varje enskild kårstyrelseledamot ansvarar för att information som delges i styrelserummet hanteras på ett korrekt och förtroendeingivande sätt. Detta innefattar att inte delge skriftliga och muntliga uppgifter som bedöms vara känsliga i enlighet med ovanstående stadgeutdrag till utomstående parter. Samtliga kårstyrelseledamöter ska under sitt första styrelsesammanträde underteckna en sekretessförbindelse som närmare reglerar detta ansvarsområde.
28 § Vid grundad misstanke eller kännedom om brott mot styrelsesekretessen ansvarar presidiet för att skyndsamt vidta tillräckliga åtgärder för att säkerställa att stadgebrottets effekter minimeras och inte upprepas. Dessa åtgärder ska redogöras för skriftligt tillsammans med en motivering till kårstyrelsen och kårrevisorerna till.
Presidiet och i förlängningen hela kårstyrelsen ansvarar för att information hanteras med försiktighet så att den inte når fel person och orsakar skada. Om
kårstyrelsen upplever oklarhet kring sekretessbeläggning av ett enskilt ärende i relation till stadgarna så bör kårrevisorerna rådfrågas.
29 § Vid bekräftat brott mot styrelsesekretessen ansvarar kårstyrelsen för att väcka missförtroendeförklaring mot berörd ledamot. Missförtroendeförklaringen ska väckas inom 2 månader från det att presidiet har bekräftat brott mot styrelsesekretessen.
Utvärdering
30 § Kårstyrelsen ska utvärdera sitt arbete för att i sin tur kunna utveckla effektivare former för arbetet. Innan konstituerande fullmäktigemöte ansvarar presidiet för att en utvärdering av kårstyrelsens arbete genomförs och presenteras.
Utvärderingen, som ska insamla underlag från samtliga styrelseledamöter samt suppleanter, ska undersöka följande faktorer:
• Att formalia har skötts på korrekt sätt
• Kårstyrelsen har den bakgrundskunskap om organisationen som krävs för att utföra sitt arbete
• Att kårstyrelsen upplever sig ha fullgod information för att fatta beslut i olika ärenden
• Att kårstyrelsen har tydliga mål med sitt arbete
• Att kårstyrelsen får tillräcklig återkoppling och information efter beslut
• Att mötes- och samtalsklimatet inom kårstyrelsen varit gott
• Att varje enskild kårstyrelseledamot upplever att de kan bidra till styrelsearbetet
Utvärderingen ska vara strukturerad så att den är jämförbar med tidigare års utvärderingar. Baserad på svaren ska presidiet sammanställa utvecklingspunkter för kommande verksamhetsårs styrelsearbete.
31 § Utvärdering av kanslichef ska ske minst en gång per år av kårstyrelsen. Detta tas upp i form av en rapportpunkt på ett styrelsemöte där styrelsen tar del av en utvärdering av verksamhetschefens arbete. Utvärderingen tas fram och genomförs av presidiet, och som grund till denna utvärdering har presidiet verksamhetschefens uppdragsbeskrivning.
Rapporter
32 § Vid styrelsemöten avlägger presidiet en muntlig verksamhetsrapport som går igenom vad som hänt sedan sist och vad som är på gång. Vid kvartalsrapporter delges ett större skriftligt underlag där kanslichefen även
ingår. Arbetsgrupper bör även rapportera sitt arbete till styrelsen i enlighet med gruppens arbetsbeskrivning.