Bilaga 1 till förbindelse och intresseanmälan 27.09.2017

Bilaga 1 till förbindelse och intresseanmälan 27.09.2017

1 (2)

KL-Kuntahankinnat Oy:s allmänna villkor vid gemensamma upphandlingar (YSE)

1 Gemensam upphandling

1.1 KL-Kuntahankinnat Oy (Kuntahankinnat) är en in- köpscentral i enlighet med lagen om offentlig upp- handling och är helt i Finlands Kommunförbund rf:s ägo. Inköpscentralen har rätt att konkurrensutsätta ramavtal om varor och tjänster (Produkter) för sina Kunders räkning.

1.2 Kuntahankinnats Kunder är kommuner, samkom- muner, kommunala affärsverk eller kommunägda aktiebolag, upphandlingsringar, motsvarande kom- munala organisationer och övriga offentliga upp- handlingsenheter som ingått ett samarbetsavtal om upphandling. Kuntahankinnats kunder kan även vara landskap, tillfälliga förvaltningar som svarar för grundandet av landskapen samt affärsverk grun- dade av landskapen och deras dotterorganisat- ioner samt landskapens riksomfattande service- centraler, antingen via medlemskap i Kommunför- bundet, via delägarskap i Kuntahankinnat eller via samarbetsavtal.

1.3 Kuntahankinnat ansvarar för att konkurrensutsätt- ningen, inklusive marknadskartläggningar, sker ef- fektivt

och professionellt, att upphandlingslagen samt öv- rig lagstiftning om upphandlingsverksamhet, be- slutsfattande och offentlighet följs till den del som de tillämpas på aktiebolag. Kuntahankinnat svarar även för avtalsadministration och för att stödja kun- den vid avtalsbevakning.

1.4 Dessa YSE-villkor tillämpas på en Förbindelse som avses i punkt 2 och på Intresseanmälan som avses i punkt 3.

1.5 En Kund som förbundit sig har ingen skyldighet till bestämda inköpsvolymer i gemensam upphand- ling.

2 Förbindelse

2.1 Genom att ge en förbindelse förbinder sig Kunden att delta i en gemensam upphandling och iaktta vill- koren i ramavtalet samt att beställa Produkter av ramavtalsleverantören/-leverantörerna.

2.2 Kunder som förbundit sig specificeras och deras prognostiserade inköpsvolymer anges i upphand- lingsannonsen.

2.3 Kunden förbinder sig till ramavtalet helt eller delvis. Förbindelsen kan gälla samtliga Produkter i ramav- talet eller bara en del av dessa inom de ramar som anges på förbindelseblanketten.

2.4 Förbindelsen pågår i allmänhet hela avtalspe- rioden, om inte Kunden förbinder sig till en kortare tid.

2.5 Om ramavtalet förutsätter ett kundspecifikt avtal mellan Kunden och Leverantören, gäller förbindel- sen

och dess villkor tills det kundspecifika avtalet löper ut.

2.6 Förbindelsen träder i kraft när Kuntahankinnat har mottagit Kundens förbindelse, eller vid en senare tidpunkt som Kunden har fastställt i sin förbindelse.

2.7 Förbindelsen upphör när ramavtalet löper ut, om inte annat har avtalats i det kundspecifika avtalet.

2.8 Förbindelsens bilaga 1 är dessa YSE-villkor och bi- laga 2 en förteckning över organisationer som hör till avtalet med kunden (t.ex. organisationer i upp- handlingsringen).

2.9 Kunden kan frigöra sig från ramavtalet under för- bindelsetiden endast av grundad anledning. En grundad anledning vara till exempel att Kunden upphör att existera på grund av en kommunsam- manslagning

eller en annan organisationsändring eller om det sker sådana väsentliga ändringar i Kundens verk- samhet och förhållanden att det inte längre är tota- lekonomiskt motiverat att vara part i ramavtalet. Be- slutet om huruvida frigörelsen är godtagbar fattas av Kuntahankinnat efter att ha förhandlat om frågan med avtalsleverantören.

2.10Kunden ska meddela Kuntahankinnat om utträde ur ramavtalet skriftligen senast sex (6) månader före denna frigör sig från avtalet.

3. Intresseanmälan

3.1 Före upphandlingsannonsen publiceras har kun- derna möjlighet att anmäla sitt intresse för ramav- talet. En kund som anmält intresse reserverar möj- lighet att börja använda ramavtalet senare. För att förbinda sig till ramavtalet ska kunden göra en För- bindelse i enlighet med punkt 2.

3.2 Kunder som anmält intresse specificeras och deras prognostiserade inköpsvolymer anges i upphand- lingsannonsen.

3.3 Kunden kan anmäla sitt intresse antingen för hela ramavtalet eller en del av det. Intresset kan gälla samtliga Produkter i ramavtalet eller bara en del av dessa inom de ramar som anges på anmälnings- blanketten.

3.4 Intresset träder i kraft när Kuntahankinnat har mot- tagit Kundens anmälningsblankett om det och upp- hör senast när ramavtalet löper ut.

3.5 Bilaga 1 till blanketten avsedd för intresseanmälan är dessa YSE-villkor och bilaga 2 en förteckning över organisationer som är intresserade av ramav- talet med kunden.

3.6 Kuntahankinnat har före upphandlingsannonsen publiceras rätt att be kunden som anmält intresse att förbinda sig till den gemensamma upphand- lingen. Om kunden vägrar att förbinda sig, har Kuntahankinnat rätt att annullera kundens intresse för den gemensamma upphandlingen.

4 Kuntahankinnats roll och ansvar

4.1 Kuntahankinnat bereder och publicerar anbuds- handlingar i ett elektroniskt upphandlingssystem, kontrollerar leverantörernas lämplighet och vid be- hov att kraven i beställaransvarslagen uppfylls samt att anbuden följer anbudsbegäran, jämför an- buden och fattar upphandlingsbesluten samt un- dertecknar ramavtalet. Kuntahankinnat gör upp en avtalsinstruktion som är tillgänglig för Kunderna i den gemensamma webbarbetsplatsen Eksaitti samt ger Kunderna anvisningar om bl.a. förenklade konkurrensutsättningar.

4.2 Kuntahankinnat publicerar en förteckning över kun- der som förbundit sig och som anmält intresse i upphandlingsannonsen. Kuntahankinnat har rätt att informera utomstående om organisationer som för- bundit sig till upphandlingen och som anmält in- tresse.

4.3 Kuntahankinnat uppskattar antalet förbundna och intresserade innan upphandlingsannonsen publice- ras. Upphandlingsberedningen kan avbrytas om Kuntahankinnat inte får tillräckligt med kunder som förbundit sig för att genomföra upphandlingen.

4.4 Kuntahankinnat genomför eller stödjer enligt sepa- rat avtal förenklade upphandlingar inom ramavta- len eller elektroniska auktioner för sina kunder.

4.5 Kuntahankinnat svarar för ramavtalsadministrat- ionen och leverantörssamarbetet i nära samarbete med avtalsleverantörer och kunder. Om avtalsupp- följningsmöten utarbetas promemorior som är till- gängliga i Eksaitti.

4.6 Kuntahankinnat stödjer kunderna i deras avtals- administration i anslutning till ramavtalen.

4.7 Kuntahankinnat hanterar processer för sökande av ändring i anslutning till upphandlingsförfarandet och tillämpning av upphandlingslagen i marknads- domstolen och högsta förvaltningsdomstolen samt civildomstolar om ärendet gäller Kuntahankinnats verksamhet.

4.8 Kuntahankinnat svarar för de ekonomiska ansva- ren från ovan nämnda processer för sökande av ändring, som rättegångskostnader, påföljdsavgifter och gottgörelser.

4.9 Kuntahankinnat har förberett sig på att bära de eko- nomiska ansvaren i enlighet med punkt 4.7. Om riskbufferten inte räcker till, har Kuntahankinnat rätt att ta ut det belopp som överstiger riskbufferten av kunder som förbundit sig vid den tid då Kunta- hankinnat ska uppfylla sin egen betalningsskyldig- het. I detta fall deltar de Kunder som förbundit sig och som medverkar i den gemensamma upphand- lingen i kostnadsersättningen i proportion till sina inköp (prognostiserade eller realiserade).

5 Kundens roll och ansvar

5.1 Kunden svarar för att ge en undertecknad Förbin- delse och Intresseanmälan, för att utse en kontakt- person samt för uppdatering av kontaktuppgifterna.

5.2 En kund som förbundit sig svarar för att villkoren i ramavtalet iakttas, för att eventuella kundspecifika avtal ingås och för att kundspecifika avtal följs upp.

5.3 En kund som förbundit sig svarar för reklamationer och för att de görs till Leverantören. Reklamation- erna ska göras skriftligen. Kuntahankinnat stödjer kunden i att göra reklamationer.

5.4 Avtalsleverantören är skyldig att periodvis rappor- tera till Kuntahankinnat om reklamationer som kun- derna gjort, vilka behandlas i samband med avtals- administrationen.

5.5 En kund som förbundit sig kan vid behov delta i de- finieringen av upphandlingen, från fall till fall i kund-

, projekt- eller styrgruppen samt delta i avtalsadmi- nistrationen som en medlem i en kundgrupp eller skilt för sig.

5.6 Kunden ansvarar för skador som Kunden förorsa- kat genom avtalsbrott mot ramavtalet eller det kundspecifika avtalet. Andra kunder som deltar i den gemensamma upphandlingen och Kunta- hankinnat har inte ett ansvar för skadorna eller ska- deståndsskyldighet i sådana fall.

6 Ramavtal

6.1 Kuntahankinnat har i enlighet med ramavtalsvillko- ren rätt att säga upp eller häva avtalet före avtals- periodens utgång samt en skyldighet att informera xxxxxxxx om detta i god tid före avtalet avslutas.

6.2 Om upphandlingsbeslutet överklagas, försöker Kuntahankinnat ingå ett temporärt ramavtal med den leverantör som vunnit för den tid som besvärs- processen pågår.

7 Kuntahankinnats serviceavgift

7.1 Kuntahankinnat täcker sina kostnader med service- avgifter som avtalsleverantörerna inkluderar i kund- priserna och redovisar till Kuntahankinnat i sam- band med rapportering. Den genomsnittliga ser- viceavgiften är i regel 1 procent.

7.2 I vissa ramavtal får kunder som undertecknat sin förbindelse till ramavtalet en gottgörelse av service- avgiften för värdet på sina inköp årligen innan upp- handlingsannonsen publiceras. Gottgörelsen av serviceavgiften och dess belopp meddelas på blan- ketten för förbindelse till upphandlingen.

8 Information och utlämnande av uppgifter

8.1 Kuntahankinnat svarar för information i anslutning till konkurrensutsättningar och ramavtal, vid behov tillsammans med avtalsleverantören.

8.2 Kunden har en skyldighet att kontrollera med Kuntahankinnat förutsättningarna för utlämnande av upphandlingsdokument (bl.a. affärs- och yrkes- hemligheter) innan de lämnas ut.

8.3 Kuntahankinnat svarar för att konkurrensutsätt- nings- och avtalshandlingarna arkiveras och laddas upp i Eksaitti så att de är tillgängliga för kunder som förbundit sig samt för att behörigheter till Eksaitti beviljas.

8.4 Kunden svarar för att information om ramavtalet ges inom kundens organisation samt för att änd- ringar i kundens kontaktuppgifter omedelbart med- delas till Kuntahankinnat.