Contract

Specialvillkor för Ilmoita-tjänsten och Valtti-korttjänsten

Version 1.2.2019

1. Tillämpning

Dessa specialvillkor i Ilmoita-tjänsten och Valtti-korttjänsten (”Tjänst”) tillämpas på den Tjänst som Suomen Tilaajavastuu Oy (”STV”) tillhandahåller och på användningen av det innehåll som finns tillgängligt via den. På användning av Tjänsten tillämpas förutom dessa specialvillkor även STV:s allmänna användarvillkor och specialvillkoren för behandling av personuppgifter så att dessa specialvillkor kompletterar det som nämnts i de allmänna villkoren och andra specialvillkor. Ifall dessa specialvillkor och STV:s allmänna användarvillkor eller specialvillkoren för behandling av personuppgifter strider mot varandra, tillämpas i första hand dessa specialvillkor.

2. Ilmoita-tjänsten

2.1 Ilmoita-tjänstens innehåll

Ilmoita-tjänsten är en avgiftsfri tjänst för arbetsgivarföretag inom byggbranschen för förmedling av arbetsgivar- och arbetstagaruppgifter i elektronisk form till personregister som förs av beställaren av arbetet, den huvudsakliga genomföraren av byggprojektet eller annan förvaltare av arbetsstället. Via Tjänsten samlas och förmedlas bland annat data (arbetsgivardata, arbetstagardata) till sådana huvudsakliga genomförare av byggprojekt som använder STV:s Byggplatsregistertjänst eller en tredje parts motsvarande datasystem så att den huvudsakliga genomföraren kan göra för Skatteförvaltningen de arbetstagarrapporter om personerna som arbetar på byggplatsen som förutsätts i lagen om beskattningsförfarande.

Via Ilmoita-tjänsten kan arbetsgivaren beställa avgiftsbelagda tjänster (som Valtti-kort och ePerehdytys) för sina anställda och göra en anmälan om utstationering av arbetstagare som avses i 7 § i lagen om utstationering av arbetstagare (447/2016) till den finländska arbetarskyddsmyndigheten om utstationering av användarens arbetstagare till Finland. För anmälningen plockas beställarens, byggherrens och huvudentreprenörens identifieringsuppgifter och kontaktinformation samt platsen där arbetet utförs från Byggplatsregistret på basis av den byggplatsnyckel som användaren gett. Beställaren, byggherren och huvudentreprenören för den byggplats som anmälan gäller har rätt att se de anmälningar som anslutits till den ifrågavarande byggplatsnyckeln och som användaren gjort samt de arbetstagaruppgifter på basis av vilka det i anmälningen angivna prognosticerade antalet arbetstagare har beräknats. Användaren ansvarar för kontrollen och korrigeringen av meddelandet som gjorts via Tjänsten samt riktigheten i det skickade meddelandets innehåll. STV är endast den tekniska förmedlaren av anmälan.

Ilmoita-tjänsten är förenlig med de tjänster med tilläggsavgift som kompletterar den, xxx.xxx Valtti- korttjänsten och Taito-registertjänsten. Till uppgifterna för de arbetstagare som anmälts via Ilmoita-tjänsten tilläggs automatiskt sådana av Taito-registertjänsten stödda yrkeskvalifikationsuppgifter (till exempel ePerehdytys i byggnadsbranschen) som STV erhåller elektroniskt från den aktör som beviljar eller upprätthåller yrkeskvalifikationerna i fråga.

2.2 Behandlingen av personuppgifter i Ilmoita-tjänstens arbetstagarregister

Vid användningen av Ilmoita-tjänsten bildas ett sådant eget arbetstagarregister för arbetsgivaren i Tjänsten där arbetsgivaren är personuppgiftsansvarig. STV behandlar personuppgifter som lagrats i arbetstagarregistret som personuppgiftsbiträde för den personuppgiftsansvariges räkning enligt vad som avtalats i dessa specialvillkor och i specialvillkoren för behandling av personuppgifter.

I Ilmoita-tjänsten behandlar den personuppgiftsansvarige sina egna arbetstagares person- och anställningsuppgifter för att kunna förmedla dessa personuppgifter vidare via Tjänsterna till tredje parter för att uppfylla den personuppgiftsansvariges lagstadgade eller avtalsbaserade informationsskyldigheter på det sätt som beskrivs i tjänsternas avtalsvillkor. Den personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter också för att beställa avgiftsbelagda tilläggstjänster som Valtti-kort och ePerehdytys-utbildningar.

De registrerade som finns i arbetstagarregistret är arbetsgivarens arbetstagare, direktörer, oavlönade arbetare, yrkesutövare eller praktikanter.

Personuppgifter som behandlas på Tjänsten innehåller följande typer av personuppgifter beroende på de tjänstekomponenter som arbetsgivaren väljer:

 personens namn

 personbeteckning, skattenummer och födelsedatum

 uppgift om att personen finns i Skatteförvaltningens skattenummerregister

 personens bild

 anställningsförhållandets slag

 arbetsgivarens namn, FO-nummer, kontaktinformation samt namn och kontaktinformation för arbetsgivarens representant

 hemstat

 medborgarskap

 telefonnummer

 e-postadress

 adress i hemstaten

 ePerehdytys-orderns status

 Valtti-kortets status

 den senaste bekräftelsedagen för personuppgifter

 arbetstagarens status som utstationerad arbetstagare och uppgifterna om detta i A1-intyget (vid separat överenskommelse)

Dessutom kan arbetstagarens kortuppgifter i STV:s Valtti-kortregister och kvalifikationsuppgifter i Taito- registret kombineras med den registrerades uppgifter.

2.3 Utlämnande av personuppgifter

Via Ilmoita-tjänsten kan den personuppgiftsansvarige lämna ut sina arbetstagares personuppgifter till sina avtalspartner för följande ändamål

 Utarbetande av en förteckning över personer som arbetar på en gemensam byggarbetsplats i enlighet med 52b § i arbetarskyddslagen

 För att säkerställa giltigheten för ett sådant med fotografi försett personkort som krävs i 52 a§ i arbetarskyddslagen

 För att genomföra den introducering i förhållandena på arbetsplatsen och de övriga åtgärder för främjande och säkerställande av arbetarsäkerheten som krävs i arbetarskyddslagen av huvudentreprenören eller den huvudsakliga genomföraren av byggprojektet

 För att göra den månatliga anmälan om arbetstagare som förutsätts i 15 b § i lagen om beskattningsförfarande

 För att uppfylla en avtalsparts andra lagstadgade eller avtalsbaserade skyldigheter

 För att genomföra passerkontrollen på en byggplats eller annat byggprojekt

 För att kontrollera kvalifikationer hos en arbetstagare som ska introduceras i förhållandena på en byggplats eller ett byggprojekt

 För att kontrollera att kvalifikationen som arbetsuppgiften förutsätter är i kraft

 För att säkerställa att verksamheten är i enlighet med bestämmelserna om arbetssäkerhet

 För arbetsledningsändamål på en byggplats eller annat byggprojekt

 För att säkerställa att verksamheten är i enlighet med avtalspartens eget kvalitets- eller verksamhetssystem eller annat motsvarande system

 För att säkerställa att entreprenörer eller egenföretagare på en byggplats eller annat byggprojekt följer avtalen

 med en arbetstagares uttryckliga samtycke till andra ändamål.

Utlämnande av personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarigs personregister sker via gränssnitt som STV tillhandahåller så att arbetstagarens uppgifter lämnas ut mot läsning av identifierarna på Valtti-kortet eller på annat sätt där avtalsförhållandet mellan arbetsgivaren och den andra personuppgiftsansvariga har identifierats.

Arbetsgivaren ansvarar för att den har rätt att lagra sina arbetstagares uppgifter i Tjänsten och överlåta dem vidare till sina avtalsparter på det sätt som beskrivits här och i Tjänstens dataskyddsbeskrivning.

Arbetsgivaren måste säkerställa att alla uppgifter som matats in i Ilmoita-tjänsten, speciellt information som gäller arbetstagarens anställningsförhållande är korrekt och à jour. Arbetsgivaren får inte anmäla som sina egna arbetare sådana personer som är arbetsgivarens, underleverantörens eller någon tredje parts arbetstagare.

2.4 Underhåll och radering av persondata

En arbetsgivare som använder Xxxxxxx-tjänsten förbinder sig att hålla uppgifterna i sitt arbetstagarregister uppdaterade. Arbetsgivaren förbinder sig på STV:s begäran, dock högst med 24 månaders mellanrum, att på Tjänsten bekräfta att en i arbetstagarregistret antecknad arbetstagares anställningsförhållande fortfarande är i kraft och personuppgifter korrekta.

Arbetsgivaren befullmäktigar och uppmanar STV att anmäla en arbetstagare som arbetsgivaren antecknat i arbetstagarregistret till Skatteförvaltningens skattenummerregister, kontrollera regelbundet att arbetstagaren finns i skattenummerregistret och anmäla arbetstagaren automatiskt på nytt till skattenummerregistret när arbetsgivaren under de senaste 24 månaderna har bekräftat på Tjänsten att arbetstagarens anställnings- och personuppgifter är à jour.

Arbetsgivaren befullmäktigar och uppmanar STV att automatiskt radera arbetstagaren från arbetstagarregistret och spärra det Valtti-kort som beviljats arbetstagaren, när arbetsgivaren under de senaste 24 månaderna inte har bekräftat att arbetstagarens anställningsförhållande fortfarande är i kraft och arbetstagarens i arbetstagarregistret antecknade personuppgifter är korrekta. STV påminner arbetsgivaren i god tid på förhand om begäran om bekräftelse av arbetstagaruppgifter i arbetstagarregistret på Tjänstens användargränssnitt och skickar bekräftelsebegäran via e-post till e-postadressen för den kontaktperson som arbetsgivaren uppgett på Tjänsten eller vid avsaknad av namngiven kontaktperson till e-postadressen för vilken som helst namngiven användare. Senast 30 dagar innan arbetstagaruppgifterna automatiskt raderas och Valtti-kortet spärras skickar STV en begäran om bekräftelse av uppgifterna via e- post. I begäran meddelas att arbetstagarens uppgifter raderas automatiskt och Valtti-kortet spärras, om inte arbetsgivaren bekräftar uppgifterna före det datum som nämns i begäran.

Om arbetsgivaren upprepade gånger försummar att upprätthålla uppgifterna i sitt arbetstagarregister eller bekräfta att arbetstagaruppgifterna är á jour, har STV rätt att avsluta arbetsgivarens åtkomsträttigheter till Ilmoita-tjänsten, radera uppgifterna i arbetsgivarföretagets arbetstagarregister och spärra alla de giltiga Valtti-kort som arbetsgivaren beställt, om arbetsgivaren inte rättar till sin försummelse inom 30 dagar efter den rättelseanmodan som STV skickat via e-post. Rättelseanmodan skickas till e-postadressen för den kontaktperson som arbetsgivaren angett på Tjänsten eller, vid avsaknad av en namngiven kontaktperson, till e-postadressen för vilken som helst namngiven användare.

Under användningen av tjänsten åligger det arbetsgivaren att upprätthålla uppgifterna i sitt eget arbetstagarregister och anteckna att anställningsförhållandet har upphört när arbetstagarens anställningsförhållande upphör. Om arbetsgivaren lägger ned sin verksamhet utan att anteckna att anställningsförhållandena har upphört, kan STV på eget initiativ anteckna att anställningsförhållandena har upphört.

En tidigare arbetstagares anställnings- och personuppgifter bevaras på tjänsten i minst 18 månader under vilka huvudentreprenören och de övriga användarna av tjänsten kan göra rättelsedeklarationer i de arbetstagarrapporter som de skickat till Skatteförvaltningen.

Om huvudentreprenören använder STV:s byggplatsregistertjänst, kan arbetstagarens anställnings- och personuppgifter stanna kvar i huvudentreprenörens byggplatsregister så länge som informationen behövs för andra användares ovannämnda användningsändamål. Enligt lagen om beskattningsförfarande ska uppgifterna bevaras i minst 6 år räknat från utgången av det år då byggprojektet slutfördes.

3. Valtti-kortet

Valtti-kortet är ett sådant med fotografi försett id-kort för byggplatsen som avses i arbetarskyddslagen. Valtti-kortet beviljas endast till en person som vid kortets beställningsögonblick är registrerad i Skatteförvaltningens skattenummerregister.

Till kortpaketet kan höra två kort: Valtti-smartkort och det personkort med bild som behövs på byggplatsen. I Valtti-smartkortet utnyttjas RFID-teknologi. Uppgifterna på smartkortet har lagrats i STV:s elektroniska kortlager varifrån de kan hämtas för de ändamål på en byggplats eller annat byggprojekt som beskrivits ovan i paragraf 2.3. I kortlagret lagras minst följande uppgifter: arbetstagarens namn, fotografi, skattenummer, arbetsgivarföretagets namn och FO-nummer, kortets giltighetstid, kortets nummer och andra identifierare, kortets bild och kortets status.

Valtti-kortpaketen finns i basversion och koncernversion. Koncernversionen innehåller, som tjänster med tilläggsavgift, egna förhandstryckta kortmallar och möjligheten att tillsätta egna applikationer på smartkortet. Ibruktagandet av koncernversionen förutsätter ett särskilt avtal med STV.

Kortens tekniska egenskaper har beskrivits i den gällande bruksanvisningsdokumentationen.

4. Beställning av Valtti-kort

Beställning av Valtti-korten förutsätter att användaren registrerat sig i STV:s tjänster. Valtti-kortpaket kan som självbetjäning endast beställas av personer som har den av STV vid tillfället understödda starka elektroniska identifieringstjänsten till sitt förfogande. Leveransen av Valtti-korten till stater utanför Finland sker på det sätt som STV separat fastställt.

Före beställningen av Valtti-korten måste användaren mata in och kontrollera sina egna arbetstagares uppgifter i Ilmoita-tjänsten. Användaren ansvarar för att uppgifterna på de beställda korten är korrekta och inte innehåller skrivfel.

Leveranstiden för Valtti-kortpaketets basversion är uppskattningsvis högst 14 dagar. Kortpaketen levereras per post till den finska leveransadress som användaren gett vid beställningen.

5. Godkännande av leverans

Användaren måste meddela STV om de eventuella fel som finns i Valtti-kortpaketet skriftligt utan obefogat dröjsmål. Användaren måste meddela och, när STV ber om det, beskriva mera detaljerat, hur felet yppar sig.

Kortleveransen anses vara godkänd, (i) om användaren inte gör en skriftlig anmälan om fel inom fjorton

(14) dagar från leveransen av Kortet i fråga, (ii) om användaren uppger sig godkänna leveransen, eller (iii) när STV har åtgärdat de fel som förhindrar godkännandet och beror på STV och som användaren meddelat på ovannämnt sätt och inom ovannämnd tid, eller (iv) när användaren har tagit Kortet i bruk. Det tidigaste datumet av ovannämnda tillämpas.

Fel, som inte väsentligt stör användningen av kortet, utgör inte ett hinder för godkännande av leveransen. Ifall kortet inte motsvarar det som beställts eller är annars defekt måste användaren underrätta STV omedelbart om detta via e-post till adressen xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx. STV ger Valtti-korten 3 månaders begränsade garanti från kortets beställningsdag. Xxxxxxxx ersätter kortets förnyande på grund av ett funktionsfel i chippet eller annat tekniskt fel i kortet.

6. Valtti-kortets giltighetstid och hur kortet kan spärras och förnyas

Valtti-kortet gäller högst under den tid som har märkts ut på kortet, efter vilket kortet måste förnyas genom att beställa ett nytt avgiftsbelagt kortpaket. Arbetsgivaren måste utan obefogat dröjsmål spärra kortet via Ilmoita-tjänsten alltid när arbetstagarens anställningsförhållande upphört eller om kortet har försvunnit. Det spärrade kortet måste destrueras på ett datasäkert sätt t.ex. genom att klippa det sönder.

STV kan utan förhandsmeddelande spärra ett Valtti-kort som beviljats en arbetstagare, om arbetsgivaren som beställt kortet inte under de senaste 24 månaderna har bekräftat på Ilmoita-tjänsten att arbetstagarens anställningsförhållande- och personuppgifter är à jour eller om arbetstagaren har raderats från Skatteförvaltningens skattenummerregister. Ett spärrat Valtti-kort kan inte aktiveras på nytt.

STV har rätt att utan förhandsmeddelande spärra Valtti-kort som innehåller felaktiga eller bristfälliga uppgifter och Valtti-kort som har använts i strid med kortvillkoren. STV har rätt att spärra alla de Valtti-kort som beviljats arbetsgivarens arbetstagare, om arbetsgivaren på det sätt som beskrivits i punkt 2.4 upprepade gånger har försummat underhållet av uppgifterna i sitt arbetstagarregister.

7. Rätten att använda Valtti-kortet

Användaren har rätt att använda Valtti-kort som skapats för användarens arbetstagare samt det elektroniska kortlager som anslutits till ett Valtti-smartkort i sin interna verksamhet under kortets giltighetstid för de ändamål som beskrivits ovan i paragraf 2.3 förutsatt att de anställnings- och personuppgifter som antecknats på kortet, i det elektroniska kortlagret och i andra register är korrekta och att kortet endast används av den arbetstagare till vilken kortet har beviljats.

Under kortets giltighetstid har användaren också icke exklusiv rätt, som inte får överlåtas till en annan, att använda Valtti-kortet och den programvara som det innehåller. Användaren har inte rätt att kopiera, göra eller låta göra ändringar i korten eller smartkortets programvara eller genom omvänd analys, dekompilering eller på annat sätt försöka härleda källkoden från smartkortets programvara. Upphovsrättigheter och andra immateriella rättigheter till smartkortens programvaror, den elektroniska kortdatabasen och deras dokumentation är STV:s och/eller dess licensgivares egendom.

Användaren har inte rätt att använda korten och det elektroniska kortlagret för att erbjuda dem eller de data som de innehåller som tjänst till tredje parter. Användaren har inte rätt att överlåta kort eller data som det elektroniska kortförrådet innehåller till tredje parter, om det inte uttryckligen har tillåtits i dessa specialvillkor eller i smartkortets bruksanvisningsdokumentation.

8. Specialvillkor för koncernkort

En användare som vill ingå ett koncernomfattande avtal om Valtti-kort ansvarar gentemot STV om att användaren har rätt att ingå avtalet å alla nämnda koncernbolags vägnar. Användaren ska skriftligt bekräfta vilka koncernbolag som omfattas av avtalet genom att fylla i ett formulär där för varje koncernbolag specificeras namn, FO-nummer, kontaktpersonens namn och kontaktinformation.

Användaren och de koncernföretag som användaren representerar ska godkänna att koncernbolagens uppgifter kan kombineras på STV:s tjänster för att underlätta tillgängligheten. Detta innebär att koncernbolag ser bl.a. varandras anställnings- och arbetstagaruppgifter på tjänsterna.

De koncernbolag som omfattas av avtalet har, om så avtalas, också rätt att installera egna applikationer på smartkort, t.ex. spärrningar, uppgifter om måltider, parkeringsplatser, portar osv. Skrivning på kortet förutsätter ett annat chip samt en hemlig skrivningsnyckel som STV överlåter till koncernens bruk. Koncernföretag ansvarar för sina egna applikationer och deras användning eftersom STV inte får kännedom om applikationer som installeras på Kortet, med undantag av de installationer som utförs av STV. STV är inte till någon del ansvarig för att sådana applikationer och deras uppgifter fungerar och bevaras på smartkortet.

Koncernkort-tjänstens priser beror på antalet beställda kortmallar och Valtti-kort och det valda leveranssättet enligt gällande prislista.

Koncernföretaget har rätt att beställa kort via den elektroniska tjänst som STV tillhandahåller. STV skickar korten per post till den leveransadress som Koncernföretaget elektroniskt angett till STV. Vid koncernbeställningar är minimiantalet kortpaket 1000 st. Tryckeriet skapar egna kortmallar för Koncernföretagen och korten skapas på basis av dessa. Beställningsprocessen för Valtti-kort är tvåfasig.

(i) I förberedelsefasen skapas kortmallar som följer koncernens grafiska uttryck. Förberedelsefasen omfattar planeringen, godkännandet, förhandstryckningen och tryckningen av kortmallarna. Leveranstiden är cirka 4-6 veckor från beställningen. Tillverkningen av kortmallarna förutsätter att användaren lämnar det begärda materialet enligt tryckeriets instruktioner. Användaren ansvarar själv för kvalitetskontrollen av korten (rättskrivningen, formgivningen, färgerna osv.) vad gäller tryckningen av kortmallarna.

(ii) Beställningsfas. Behandlingen av beställningar kan påbörjas när det tryckeri som är STV:s underleverantör har meddelat att förberedelsefasen är avslutad. I denna fas kan inga ändringar göras i kortmallarna mera utan koncernföretagens alla kort kommer med samma kortmall. I beställningsfasen kan kort beställas inom ramen för normalt avtalade leveranstider. Leveranstiden är uppskattningsvis 3-7 vardagar. STV förbinder sig inte till denna leveranstid men försöker tillsammans med sin underleverantör leverera korten inom ramen för leveranstiden.

Tryckeriet meddelar när det finns endast 300 kortmallar kvar. Användaren måste då fatta beslut om att beställa flera kortmallar. Minsta beställningsmängden för kortmallar är 1000 st. Leveranstiden är cirka 1 månad.