UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER
UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER
Innehåll
2
2. Förklaring av Uppförandekoden
2
2.3. Hälsa, säkerhet, miljö och hållbarhet 3
2.4. Materialöverensstämmelse och ansvarsfulla inköp av mineraler 3
2.5. Affärsetik och integritet 3
2.6. Skydd av personuppgifter 5
2.8. Upphandling av leverantör 5
5
6
6
6
2021-11 1/7
1. Introduktion
Vi har satt hållbarhet i centrum för vårt syfte - att främja en hållbar energiframtid för alla.
Som framgår av Hitachi Energy Uppförandekod har Hitachi Energy åtagit sig att tillämpa höga standarder för säkerhet, kvalitet, integritet (vår licens att bedriva verksamhet) och hållbarhet - som en del av vår kultur och vårt DNA.
Vår uppdaterade uppförandekod för leverantörer ställer höga krav på etiskt affärsbeteende och är anpassad till Hitachi Group Compliance Program (HGCP).
Hitachi Energy har en nolltoleranspolicy när det gäller oetiskt affärsbeteende, såsom mutor, korruption och barn- eller tvångsarbete. Vi förväntar oss att alla våra leverantörer följer liknande standarder och bedriver sin verksamhet på ett etiskt sätt.
Som leverantör måste du följa alla tillämpliga lagar och förordningar, kraven som anges i denna Hitachi Energy Uppförandekod för Leverantörer, samt dina avtalsförpliktelser gentemot oss.
Vi ingår avtal med välrenommerade leverantörer som delar vårt engagemang för etiskt affärsbeteende, såsom det beskrivs i Hitachi Energy Uppförandekod för Leverantörer, och för rättsstatsprincipen.
Denna Hitachi Energy Uppförandekod för Leverantörer definierar de viktigaste principerna som ligger till grund för din affärsverksamhet som en av våra leverantörer. Mer specifik vägledning, inklusive information om farliga ämnen och konfliktmineraler och vart man kan vända sig med frågor, finns på xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxx-xx/xxxxxxxxx eller xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxx- us/integrity/reporting-channels.
2. Förklaring av Uppförandekoden
2.1. Mänskliga rättigheter
Som leverantör till Hitachi Energy
– Xxxxxxx och respekterar du skyddet av internationellt erkända mänskliga rättigheter och försäkrar att du inte är delaktig i brott mot mänskliga rättigheter;
– Respekterar du varje individs personliga värdighet, integritet och rättigheter;
– Vägra du att låta någon arbeta mot sin vilja, och
– Använder eller deltar du inte i, eller låter dina anställda eller andra personer som du anlitar använda eller uppvisa beteenden, inklusive gester, språk och fysisk kontakt, som är sexuellt, tvingande, hotfullt, kränkande eller exploaterande, vare sig det sker ansikte mot ansikte, skriftligt eller online.
2.2. Rättvisa arbetsvillkor
Du ska försäkra rättvisa arbetsvillkor. I synnerhet ska du
– Avstå från diskriminering i arbetslivet på grund av kön, ålder, etnicitet, nationalitet, religion, funktionshinder, medlemskap i fackförening, politisk tillhörighet eller sexuell läggning;
– Respektera de anställdas rätt att fritt delta i föreningslivet och förhandla kollektivt;
– Inte tolerera eller använda barnarbete i något skede av din verksamhet annat än i enlighet med alla tillämpliga lagar och förordningar;
– Inte använda tvångsarbete, inklusive men inte begränsat till ofrivilligt fängelsearbete, offer för slaveri och människohandel, och ge alla anställda möjlighet att fritt lämna sin anställning med rimlig uppsägningstid;
– Ge de anställda rättvis kompensation och följa lokala lönebestämmelser och/eller kollektivavtal, och om sådana inte finns, ge de anställda kompensation så att de åtminstone kan tillgodose sina grundläggande behov;
– Se till att de anställda får minst en oavbruten ledig dag per vecka.
– Till fullo följa de regionala och federala lagarna, reglerna och de rättsliga kraven kring slaveri, tvångsarbete och människohandel (t.ex. Modern Slavery Acts). Ytterligare information finns under Modern Slavery and Human Trafficking Transparency Statement | Hitachi Energy.
2.3. Hälsa, säkerhet, miljö och hållbarhet
Vi har åtagit oss att främja en inkluderande kultur och skapa en miljö som gör det möjligt för alla våra anställda att trivas och göra sitt bästa, och vi förväntar oss samma ansträngningar från våra leverantörer. Du ska tillhandahålla en inkluderande, säker och hälsosam arbetsmiljö för alla dina anställda och du ska bedriva din verksamhet på ett miljövänligt och hållbart sätt. I synnerhet ska du
– Ha en kompetent ansvarig/ett kompetent team som hanterar program och förbättringar inom hälsa, säkerhet, miljö och hållbarhet;
– Upprätta lämpliga organisatoriska strukturer och förfaranden för effektiv hantering av risker för hälsa, säkerhet, miljö och hållbarhet; samt
– Se till att alla arbetstagare är tillräckligt medvetna om dessa risker och att de får lämplig utbildning kring implementering av kontrollåtgärder.
– Bedriva hållbara affärsmetoder och medveten, ansvarsfull användning av resurser
– Sträva efter koldioxidneutralitet genom att arbeta för att minska dina koldioxidutsläpp för att minimera påverkan på vår planet och människor genom din värdekedja
2.4. Materialöverensstämmelse och ansvarsfulla inköp av mineraler
På Hitachi Energy är vi fast beslutna att följa lagstadgade krav och kundkrav när det gäller förbud mot och begränsningar av ämnen, inklusive farliga ämnen. Vi har också en helhetsstrategi för ansvarsfull anskaffning av mineraler. Leverantörerna ska därför se till att de varor som levereras till Hitachi Energy uppfyller de krav som omfattas av alla relevanta bestämmelser. I synnerhet ska du
– Leverera inte produkter till Hitachi Energy som innehåller ämnen som anges som förbjudna eller begränsade i "Hitachi Energy List of Prohibited and Restricted Substances" och som ingår i de varor du levererar till Hitachi Energy utan föregående godkännande från Hitachi Energy;
– Implementera en policy för ansvarsfull anskaffning av mineraler, inklusive konfliktmineraler eller kobolt, med hjälp av OECD:s due diligence-ramverk, i syfte att inte stödja konflikter eller kränkningar av mänskliga rättigheter, samtidigt som man undviker de facto embargon och;
– Utan dröjsmål svara på Hitachi Energys begäran om bevis på att du uppfyller dessa krav.
2.5. Affärsetik och integritet
Du ska bedriva din verksamhet på ett etiskt sätt. I synnerhet ska du
– Följa tillämpliga regionala och federala lagar och Hitachi Energys principer för etik och integritet.
– Inte bara följa tillämpliga lagar, regler och förordningar till punkt och pricka, utan även andan i dessa lagar, regler och förordningar.
– Vägra att genomföra felaktiga betalningar.
a. Avstå från alla former av korruption, utpressning och mutor, och se särskilt till att betalningar, gåvor eller andra åtaganden till kunder (inklusive Hitachi Energys anställda), regeringstjänstemän och andra parter är förenliga med tillämpliga lagar mot mutor.
b. Anställda får därför inte erbjuda, göra, söka eller ta emot gåvor, betalning, kundresor, underhållning eller tjänster till eller från faktiska eller potentiella affärspartners som rimligen kan antas påverka affärstransaktioner, som inte faller inom ramen för sedvanlig gästfrihet eller som är förbjudna enligt gällande lagstiftning.
c. Lagarna mot mutor och korruption har allvarliga straffrättsliga påföljder och ryktesspridning för personer och företag som ägnar sig åt sådana olagliga metoder.
– Följa antitrustlagar och andra konkurrenslagar. Minimistandarderna kan definieras på följande sätt:
a. Konkurrera öppet och självständigt på alla marknader. Ingå inga avtal - formella eller andra - med konkurrenter för att fixera eller sätta priser eller allokera produkter, marknader, områden eller kunder.
b. Inte erhålla eller dela med konkurrenter aktuell eller framtida information om priser, vinstmarginaler eller kostnader, anbud, marknadsandelar, distributionsmetoder, försäljningsvillkor, specifika kunder eller leverantörer.
c. Inte komma överens om eller kräva att en kund ska sälja våra produkter till vissa priser.
d. Inte agera på ett sätt som på ett orättvist vis gynnar en kund framför en annan konkurrerande kund.
– Undvika och hantera intressekonflikter.
a. Undvik situationer där personliga intressen, externa aktiviteter, ekonomiska intressen eller relationer står i konflikt eller verkar stå i konflikt med de intressen som rör din verksamhet som leverantör till Hitachi Energy, och låt inte affärstransaktioner för företagets räkning påverkas av personliga överväganden eller relationer.
b. Informera Hitachi Energy om potentiella intressekonflikter i samband med din verksamhet som leverantör till Hitachi Energy, inklusive information om eventuella ekonomiska intressen som en anställd vid Hitachi Energy kan ha i ditt företag.
– Skydda all konfidentiell information som tillhandahålls av Hitachi Energy och våra respektive affärspartner.
a. Märk informationen på lämpligt sätt, förvara den säkert och begränsa tillgången till de som behöver den för att kunna utföra sitt arbete.
b. Undvik att diskutera information på platser där du kan bli avlyssnad, t.ex. på flygplatser, i kollektivtrafiken, på restauranger och barer, i hissar, på toaletter och i kafeterior.
c. Det kan vara lämpligt att be alla utomstående parter som får tillgång till konfidentiell information att underteckna en sekretessförklaring.
– Respektera andras immateriella rättigheter, inklusive Hitachi Energy.
a. Ta inte emot konfidentiell information från andra parter på otillbörligt sätt och avslöja den inte utan tillstånd.
b. Intrång i någon annans immateriella rättigheter är allvarligt och kan utgöra ett brott.
– Följ alla tillämpliga handelslagar och bestämmelser som påverkar vår verksamhet, inklusive tullbestämmelser, exportkontrolllagar och handelssanktioner.
– Följ reglerna för bekämpning av penningtvätt.
a. Gör affärer med välrenommerade kunder som bedriver legitim affärsverksamhet, gör due diligence för att säkerställa att du känner kunderna, undviker oacceptabla betalningsmetoder och var uppmärksam på eventuella röda flaggor eller andra misstänkta former eller metoder för betalning.
b. Lär dig att upptäcka varningssignaler, till exempel kunder som är ovilliga att lämna fullständig information eller som vill betala kontant.
– För korrekta och fullständiga finansiella räkenskaper.
a. Alla affärstransaktioner måste rapporteras och registreras i tid, fullständigt och korrekt i enlighet med tillämpliga redovisningsprinciper, förfaranden och andra lämpliga krav.
b. Följ internationella standarder för finansiell rapportering (IFRS) samt de tillämpliga lagar och interna riktlinjer och bestämmelser för redovisning och rapportering som styr vår finansiella och skattemässiga redovisning och rapportering.
c. Felaktig eller bedräglig dokumentation eller rapportering är olaglig.
2.6. Skydd av personuppgifter
Du ska behandla personuppgifter på ett sätt som är förenligt med gällande lagar och förordningar om dataskydd, sekretess och informationssäkerhet. Personuppgifter är all information som rör en identifierad eller identifierbar fysisk person. I synnerhet ska du:
– Endast behandla personuppgifter för legitima ändamål och på ett transparent sätt;
– Begränsa personuppgifterna till vad som är nödvändigt, hålla personuppgifterna korrekta och radera dem när de inte längre är nödvändiga;
– Genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, ändring eller obehörigt utlämnande;
– Rapportera faktiska eller misstänkta integritetskränkningar och brott mot personuppgifter i samband med Hitachi Energys personuppgifter till xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.
2.7. Säker affärsverksamhet
Du ska bedriva din verksamhet på ett säkert sätt. I synnerhet ska du
– Implementera rimliga åtgärder för att minimera Hitachi Energys exponering för säkerhetshot som terrorism, brottslighet, pandemier och naturkatastrofer.
– När du besöker eller arbetar på Hitachi Energys anläggningar ska du följa Hitachi Energys säkerhetsrutiner och rapportera eventuella säkerhetsfrågor till lämpliga kanaler inom Hitachi Energy.
– Följa internationella standarder och sunda principer för säkerhet och krishantering som sprids till våra regionala och lokala verksamheter i syfte att garantera säkerhet och kontinuitet i verksamheten.
2.8. Upphandling av leverantör
Du ska upphandla varor och tjänster på ett ansvarsfullt sätt. I synnerhet ska du
– Välj ut dina egna leverantörer som tillhandahåller varor eller tjänster eller indirekt till Hitachi Energy på grundval av att de samtycker till att följa standarder som är jämförbara med de som anges i Hitachi Energy Uppförandekod för Leverantörer.
– När du arbetar på Hitachi Energys anläggningar får du endast lägga ut arbete på underleverantörer med förhandsgodkännande från Hitachi Energy.
– Se till att material som levereras till Hitachi Energy kommer från socialt ansvarsfulla och hållbara källor och inte deltar i, bidrar till eller underlättar affärsverksamhet som orsakar konflikter eller kränker mänskliga rättigheter.
3. Revisionskrav och register
För att säkerställa och uppvisa upprätthållande och efterlevnad av Hitachi Energy Uppförandekod för Leverantörer ska du föra register över all relevant dokumentation och på begäran tillhandahålla oss styrkande dokumentation.
4. Konsekvenser av avvikelser
Vid avvikelser från eller brott mot Uppförandekoden för Leverantörer ska leverantören rapportera detta till Hitachi Energys kontaktperson eller via nedanstående rapporteringskanaler. Hitachi Energy och leverantören kommer att komma överens om hållbara åtgärder för begränsning och förbättring som kommer att genomföras inom en lämplig tidsram.
Under den överenskomna tidsramen ska leverantören vidta omedelbara åtgärder för att slutföra åtgärderna för begränsning och förbättring och tillhandahålla alla relevanta dokument skriftligt till Hitachi Energy innan det överenskomna slutdatumet.
Vid betydande överträdelser av Uppförandekoden för Leverantörer kan Hitachi Energy vidta ytterligare åtgärder mot leverantören, inklusive uppsägning av kontrakt, svartlistning av leverantören och antagande av leverantörens juridiska ansvar för sådana överträdelser.
5. Utbildning
Leverantörer och deras anställda är skyldiga att delta i utbildningar på begäran av Hitachi Energy. Dessutom erbjuder vi internetbaserad information som är tillgänglig för alla leverantörer.
Du hittar mer information på följande platser:
Hitachi Energy Website 🡪Supplying Hitachi Energy Website 🡪Integrity
6. Rapporteringskanaler
Om du eller dina anställda anser att villkoren i denna uppförandekod för Hitachi Energy-leverantörer inte följs, eller att Hitachi Energy inte agerar i enlighet med sin egen Hitachi Energy Uppförandekod i samband med vår affärsrelation, uppmanar vi dig att göra din röst hörd våra Hitachi Energis rapporteringskanaler nedan:
– Till Hitachi Energy Business Ethics Hotline
– Till Hitachi Energy Ethics Web Portal
– Via e-post xxxxxx-xx-xxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx
– Via brev adresserat till: Hitachi Energy Ltd., Hitachi Energy Ethics, Brown Xxxxxx Xxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx, Xxxxxxxxxxx
Besök xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxx-xx/xxxxxxxxx för mer information om dessa rapporteringskanaler. Vi tar dina frågor om integritet och efterlevnad på allvar och varje fråga behandlas konfidentiellt i största möjliga mån.
Observera: När revisioner sker av denna Uppförandekod för Leverantörer gäller de automatiskt för leverantörerna. Leverantörerna behöver inte bekräfta den på nytt.