Allmänna Villkor Prorenata Journal

Allmänna Villkor Prorenata Journal

Version 2.3, 2019-12-13

1. Bilaga

Detta är en bilaga till Prorenata Tjänsteavtal och utgör en integrerad del av Avtalet. Vid motstridighet mellan denna bilaga och Tjänsteavtalet ska Tjänsteavtalet ha företräde. Alla definitioner ska ha samma betydelse i denna bilaga som i Tjänsteavtalet om inte annat anges.

2. Produktägare

Kunden ska utse en eller flera produktägare (”Produktägare”). Dessa Produktägare har rätt att representera Kunden rörande Tjänstens användning och konfiguration. Rättigheterna inbegriper men inskränker sig inte till rätt att:

● Ändra behörigheter

● Godkänna i- och ur-kopplande av extra tjänster, även sådana som medför extra kostnader för Kunden.

● Göra beställningar i enlighet med Prislistan

● Utse en ny Produktägare

Produktägares namn och kontaktuppgifter ska meddelas Prorenata av Kunden via Tjänsteavtal eller separat Produktägarformulär. I förekommande fall kan också en beskrivning av Produktägarens specifika ansvarsområden eller restriktioner i behörigheter meddelas Prorenata. Kunden är ansvarig för att omgående meddela Prorenata alla ändringar gällande Produktägare.

3. Meddelanden

Alla underrättelser, krav och andra meddelanden enligt detta Avtal skall ske skriftligen och genom bud, rekommenderat brev, e-post eller fax till de adresser som anges Tjänsteavtalet eller till Kundens huvudkontor enl Bolagsverket. Alternativ kan meddelandet skickas till en angiven Produktägare via Systemet. Ett meddelande skall anses ha kommit andra parten tillhanda:

● Om avsänt med bud: vid överlämnandet till representant för parten;

● Om avsänt med rekommenderat brev: fem (5) svenska bankdagar efter avsändande med postbefordran;

● Om avsänt via e-post: det datum som mottagaren bekräftat att det har lästs; och

● Om avsänt via fax: det datum som faxet skickades.

4. Fakturering

Kostnaden för tjänsten beräknas månadsvis i enlighet med gällande Xxxxxxxxx och Xxxxxxx användning av Tjänsten. Fakturering sker i efterhand, månadsvis, betalning skall ske inom trettio (30) dagar efter mottagande av faktura. Om Tjänsten sägs upp utgår en slutfaktura på upparbetade kostnader under innevarande kalendermånad.

Det går att i Systemet dela upp användare på olika kostnadsställen och få separata fakturor. Det är Kundens ansvar att tilldela användarkonton kostnadsställen.

5. Systemkrav

Prorenata ansvarar inte för Kundens datorutrustning eller internetuppkoppling. För att kunna garantera en hög tillgänglighet förbehåller sig Prorenata rätten att ställa tekniska krav på den utrustning som kunden använder för åtkomst till Systemet. Tekniska krav kan vara, men är inte begränsat till, krav på operativsystem, webbläsare, antivirusprogram och skärmupplösning.

Aktuella tekniska krav kan vid varje tillfälle läsas på: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xx/xx/xx/xxxxxxxx/000000000

6. Inloggningsmetoder

Prorenata Journal erbjuder inloggning via inloggningsnyckel (YubiKey) eller sms. Om inloggningsnyckel ska användas behövs en YubiKey per användare och en engångskostnad debiteras enligt Prislistan.

Inloggningsnycklarna är personliga och kan endast vara knuten till en användare. Om en inloggningsnyckel förkommer kan en ny köpas. Vid inloggning via SMS behövs ett SMS per inloggningstillfälle.

7. Regulatoriska krav

Tjänsten utförs i enlighet med lag, förordningar och Socialstyrelsens föreskrifter. Kunden måste individuellt utvärdera hur regulatoriska krav påverkar den egna verksamheten, såväl användning av journalsystemet som andra aspekter av verksamheten.

Loggning

Systemet dokumenterar användares åtkomst av patientjournaler, vilka åtgärder som har vidtagits samt tidpunkt för åtgärderna loggas.

Kryptering & stark autentisering

All sekretessbelagd journaldata lagras och överförs krypterat. Åtkomst till patientuppgifter föregås av stark autentisering vilket Prorenata Journal uppfyller genom engångskoder i kombination med lösenord.

Signering

Prorenata Journal stödjer signering av journalinformation i enlighet med patientdatalagen. Signerad information kan ändras men varje signerad version av informationen sparas och kan läsas.

Låsning

Prorenata Journal låser icke-signerad journalinformation efter 14 dagar. Låst information kan ändras men varje låst version av informationen sparas och kan läsas.

Lagring & Säkerhetskopiering

Prorenata säkerhetskopierar journaldata som finns i Systemet. Säkerhetskopior görs dagligen och sparas i trettio dagar. Utöver det sparas en fullständig säkerhetskopia varje månad för de senaste tolv månaderna. Återläsningsprov sker årligen.

Säkerhetskopieringen förvaras med redundans på annan plats än originalet och kan komma att ske hos Prorenatas underleverantör i annat EU-land än Sverige.

Destruering

Prorenata åtar sig att destruera journaler i enlighet med socialstyrelsens föreskrifter om detta skriftligen begärs av Xxxxxx. Destruerad information raderas ur säkerhetskopior i den takt som säkerhetskopiorna roteras ut ur cirkulation. Destrueringsärende kan innebära en kostnad för kunden.

8. Sekretess, säkerhet och personuppgifter

Prorenata förbinder sig vidare, utan begränsning i tiden, att inte för tredje man avslöja konfidentiell information, vilken Prorenata erhåller från Kunden eller som framkommer vid utförandet av Tjänsten.

Prorenata ansvarar för att personalen har erforderlig information gällande sekretessregler och att avtal om tystnadsplikt tecknas med Prorenatas personal.

Sekretessen gäller även efter det att avtalet har upphört.

Konfidentiell information inkluderar, men är inte begränsat till (i) information som Prorenata erhåller från Kunden (ii) information som framkommer vid utförandet av Tjänsten eller annars i samband med detta Avtal, (iii) information som Prorenata behandlar som faller under sekretesskydd i enlighet med patientdatalagen.

Detta omfattar även de underkonsulter som Prorenata anlitar. Detta omfattar inte:

● Upplysning, som är offentlig, allmänt känd eller kommer till allmän kännedom på annat sätt än genom brott från Prorenatas sida mot innehållet i detta Avtal;

● Upplysning som Prorenata kan visa att de redan kände till innan de mottog den från Kunden; och

● Upplysning som Prorenata mottagit eller kommer att mottaga från tredje man utan att vara bunden av sekretessplikt i förhållande till denne.

● För undvikande av missförstånd, information som avses i (iii) ska alltid betraktas som konfidentiell information oavsett att omständigheter som avses i punkterna 1, 2 eller 3 ovan föreligger.

9. Ägandeskap och export av data

Kunden erhåller en icke exklusiv rätt att för avtalat ändamål nyttja ett patientjournalsystem. Prorenata behåller samtliga upphovsrätt till Systemet.

Prorenata gör inget ägandeanspråk på den data som Kunden matar in i Systemet. Kunden ger Prorenata oinskränkt rätt att för Kundens räkning lagra, behandla, distribuera och på andra sätt handha data som matas in i systemet (”Data”). Kunden intygar att Kunden besitter alla nödvändiga befogenheter och ägandeskap för att kunna ge Prorenata dessa rättigheter. Överförande av Data till tredje part kräver skriftlig begäran från Kunden med exakt specifikation på datamängd och adressat.

Kunden erbjuds att när som helst under avtalstiden exportera Data till pdf. Möjlighet ges att även exportera Data till andra dataformat om det av Prorenata bedöms tekniskt görbart.

Prorenata lagrar Data i G0 dagar efter att Tjänsteavtalet upphört och därefter all data, inklusive alla personuppgifter kommer därefter förstöras. Vid avtalsuppsägning kommer Kunden att erbjudas att beställa export av journaldata. En sådan beställning ska göras skriftligt inom 30 dagar från Avtalets utgång och Prorenata skall då leverera journaldata till Kunden inom 30 dagar från ankommen begäran. Journaldata levereras i detta fall som pdf-format om inte annat format överenskommet.

Export av Data kan medföra kostnad för konfigurationsarbete enligt Prislistan.

10. Parternas inbördes förhållande

Samarbetet mellan parterna skall vara begränsat till de uppgifter som skall tillhandahållas enligt Avtalet. Ingenting i Avtalet skall tolkas som om parterna har ingått ett bolagsavtal, avtal om agentförhållande eller ett anställningsavtal och Prorenata garanterar att Prorenata erlägger skatter och avgifter enligt lag i egenskap av oberoende aktör och juridisk person.

11. Tjänsteleverantörer

Prorenata AB använder Safespring AB som huvudsaklig tjänsteleverantör för drift och lagring av systemet. Underbiträdesavtal är tecknat med Safespring AB och med övriga underbiträden som anges i underbiträdeslistan (se bilaga).

12. Registeransvar avseende förskrivaruppgifter i Alfa e-recept

Prorenata erbjuder via Systemet en integration med tredjepartsleverantören Alfa e-recept för elektronisk förskrivning av recept. Om Kunden har valt att aktivera denna funktion så innebär det att Kunden tar ansvar för att de förskrivaruppgifter som lagras i Systemet och används i integrationen med Alfa e-recept är korrekta, granskade och verifierade. De uppgifter som avses härmed är:

● förskrivarens identitet och personnummer

● förskrivarkod utfärdad av Socialstyrelsen

● arbetsplatsuppgifter inklusive arbetsplatskod

Uppdateringar av denna information görs i förekommande fall i både Systemet och via direkt kontakt med Alfa e-recept. Kunden är ansvarig för att såväl Systemet som Alfa e-recept uppdateras om något i denna information ändras och att den information som är lagrad i Systemet är i överensstämmelse med den som lagras i Alfa e-recept.

Kunden förbinder sig att minst en gång per år kontrollera att registrerade förskrivare och deras uppgifter är aktuella i Systemet och i Alfa e-recept. Att informationen har kontrollerats senaste 12 månaderna ska kunna intygas vid förfrågan från Prorenata.

13. Underkonsulter

Prorenata äger rätt att anlita underkonsulter för Tjänstens tillhandahållande. Om en underkonsult anlitas ansvarar Prorenata för underkonsultens arbete såsom för eget arbete. Prorenata ansvarar vidare för betalningen till underkonsulten.

14. Ansvar

Prorenatas ansvar under detta Avtal är begränsat till direkt skada oaktat eventuell kunskap om potentiell indirekt skada som Prorenata innehar. Under inga omständigheter skall Prorenatas ansvar överstiga de sammanlagda årskostnader som slutligt betalats under detta Avtal.

15. Ändringar i dessa villkor

Det står Prorenata fritt att göra förändringar i Avtalet. Alla förändringar utöver korrigering av stavfel el dyl kommer att meddelas till Kunden minst en månad innan de träder i kraft. Om Xxxxxx fortsätter att använda Tjänsten efter att de nya villkoren har trätt i kraft så ska detta gälla som att Kunden godkänner ändringarna. Om Xxxxxx inte godkänner ändringarna så står det Kunden fritt att säga upp Avtalet inom en månad från det att ändringarna har meddelats.

16. Bestämmelses ogiltighet

Skulle någon del av Avtalet befinnas ogiltigt eller overkställbart, skall den ogiltiga eller overkställbara delen tolkas i enlighet med tillämplig lag, i syfte att så långt som möjligt spegla parternas ursprungliga avsikt och Avtalet i övrigt skall förbli giltigt.

17. Force Majeure

Om part förhindras att fullgöra sina åtaganden enligt Avtalet på grund av omständighet som part inte råder över, såsom åsknedslag eller blixt, eldsvåda, krig, mobilisering eller militärinkallelse av större omfattning, rekvisition, beslag och upplopp samt fel eller försening i tjänster eller produkter från underleverantör på grund av omständigheter som här angivits, skall detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkt för prestation och befrielse från eventuellt vite, skadestånd och andra påföljder.

Part som anser att en förhindrande omständighet enligt denna punkt föreligger skall omedelbart informera motparten därom skriftligen. Parterna skall samråda kring vilka åtgärder som bör vidtas med anledning den aktuella omständigheten.

18. Tillämplig lag och tvistelösning

Svensk rätt skall vara tillämplig på detta Avtal. Tvist i anledning av detta Avtal skall avgöras genom domstol.