LOC 2023-0011
LOC 2023-0011
FSN 2020-0573
Informationssäkerhetsklass: K1 Styrelsen för Locum AB
Översyn av avtal avseende genomförande av fastighetsverksamhet
Ärendet
Översyn av avtal avseende genomförande av fastighetsverksamhet mellan fastighets- och servicenämnden och Locum AB.
Beslutsunderlag
1. Avtal avseende genomförande av fastighetsverksamhet
2. Reglemente för fastighets- och servicenämnden
Förslag till beslut
Styrelsen för Locum AB föreslås besluta
att godkänna reviderat avtal om genomförande av fastighetsverksamhet mellan fastighets- och servicenämnden och Locum AB enligt förslag och
att ge tillförordnad verkställande direktör Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx i uppdrag att underteckna godkänt avtal avseende genomförande av fastighetsverksamhet.
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx
Tillförordnad verkställande direktör
BESLUT
LOC 2023-0011
FSN 2020-0573
Informationssäkerhetsklass: K1 Styrelsen för Locum AB
Bakgrund
Fastighets- och servicenämndens uppgifter följer av det reglemente som regionfullmäktige har beslutat. Utöver de uppgifter som åläggs nämnden att ansvara för, den sk fastighetsverksamheten, följer även att nämnden ska köpa genomförande av fastighetsverksamheten av Locum AB. I syfte att reglera köp av fastighetsverksamheten har ett avtal upprättats mellan nämnden och bolaget. Avtalet avseende genomförande av fastighetsverksamhet godkändes första gången av Locums styrelse den 24 januari 2019. Avtalet har reviderats genom beslut i styrelsen den 19 december 2019 och den 17 december 2020.
Regionfullmäktige beslutade den 6-7 december 2022 om ändringar i reglementet för fastighets- och servicenämnden. Reglementet innehåller ett förtydligande av nämndens ansvar att bereda fastighetsstrategiska frågor. Nya uppgifter för nämnden är att följa upp Locums förvaltningsuppdrag och att ansvara för underhåll av nämndens konst. Av reglementet följer oförändrat att verksamheten ska köpas av Locum AB.
Avtalet föreslås justeras för att överensstämma med det av regionfullmäktige beslutade reglementet för fastighets- och servicenämnden.
Styrelsen föreslås godkänna reviderat avtal avseende genomförande av fastighetsverksamhet. Ändringarna är markerade i kanten.
GENOMFÖRANDE AV FASTIGHETSVERKSAMHET
Parter
1) Fastighets- och servicenämnden, nedan nämnden
Bakgrund
Enligt av regionfullmäktige beslutat reglemente för fastighets- och servicenämnden (RS 2022-0762) ska nämnden köpa genomförande av fastighetsverksamhet, definierad i reglementets § 2, pp1-7, av Locum.
Detta avtal utgör överenskommelsen mellan nämnden och Locum avseende genomförandet av fastighetsverksamheten. Punkterna nedan motsvarar de punkter i reglementet som anger nämndens uppgifter.
§ 1 Fastighetsverksamhetens omfattning
1.1 Fastighetsstrategiska frågor
Inom uppdraget fastighetsstrategiska frågor avses frågeställningar av övergripande karaktär med stor ekonomisk påverkan för regionen såsom framtagande av fastighetsstrategier, bevakning av regionens intressen i samband med större samhällsinvesteringar, genomförande av beslutade köp och försäljningar av fastigheter överstigande 100 miljoner kronor samt beredning inför ärenden avseende principöverenskommelser, planavtal, exploateringsavtal, servitut mm där åtagandet överstiger 100 miljoner kronor. Locums uppdrag är att bistå nämnden med beredande av dessa ärenden.
Regionens bestånd av vårdfastigheter ska tillgodose det egna behovet av strategiska vårdfastigheter. Fastighetsbeståndet ska upprätthållas och utvecklas utifrån regionens förändrade behov och strategier. Locums uppdrag är att bevaka och bereda dessa ärenden.
Locum ska regelbundet rapportera status gällande förvaltningsuppdraget tillsammans med övrig rapportering till nämnden enligt § 4.
1.3 Ansvar för nämndens konst
Locum ska ansvara för förvaltning av nämndens konst och tillse att konsten underhålls i erforderlig utsträckning. I Locums uppdrag ingår bland annat att besluta om att hänga om konst, att rama om konst och att vidta andra underhållsåtgärder.
Locum ska bereda övriga ärenden, såsom avyttring eller utrangering, för beslut av nämnden eller den nämnden satt i sitt ställe.
1.4 Köp och försäljning av fastigheter
1.5 Planavtal, exploateringsavtal, fastighetsbildning och nyttjanderätter Locum ska bereda ärenden inför beslut avseende planavtal, exploateringsavtal, fastighetsbildning och nyttjanderätt.
1.6 Hyresgäst- respektive fastighetsägarinitierade investeringar
Locum ska verkställa de investeringar som nämnden fattar beslut om eller uppdras att genomföra. Vid verkställande av investeringar gäller nedanstående villkor.
Omfattning, ekonomi och tid
Verkställighet ska ske i enlighet med den omfattning, budget, tidsram och övriga villkor som nämnden fattar beslut om.
Tillstånd
Locum ska ansöka om, erhålla och vidmakthålla alla tillstånd (inklusive att fullgöra alla erforderliga anmälningar och rapporter till och svara för andra kontakter med myndighet) som krävs i projekten.
Byggherreansvar
Locum ska fullgöra samtliga förpliktelser som åligger en byggherre enligt plan- och bygglagen, miljöbalken och annan lagstiftning samt enligt föreskrifter och beslut som meddelats med stöd lag.
Arbetsmiljö
I egenskap av självständig uppdragstagare övertar Locum med stöd av 3 kap 7 c § arbetsmiljölagen de uppgifter som enligt 3 kap 6 § arbetsmiljölagen åligger den som ska utföra ett byggnads- eller anläggningsarbete.
1.7 Projektavtalet mellan SLL och Swedish Hospital Partners AB
Locum ska ansvara för förvaltningen av Projektavtalet för NKS utifrån Region Stockholms ansvar och säkerställa att parterna lever upp till sina åtaganden i avtalet. I uppdraget ingår även att bevara och uppdatera den finansiella modellen samt att säkerställa omförhandling av regionens egna lån kopplat till avtalet. Locum ska även bereda ärenden inför beslut i nämnden om tillägg till eller ändring av Projektavtalet.
1.8 Fastighetsägaransvar
Fastighetsägare har ett långtgående ansvar för att skydda bla egen och andras egendom, personers hälsa och säkerhet samt naturen. Fastighetsägaren har även ett ansvar mot de som tex med stöd av hyresavtal eller annat nyttjanderättsavtal har rätt att nyttja fastigheten. I Locums uppdrag ingår att tillse att samtliga skyldigheter som enligt gällande lagar och regler åligger en fastighetsägare efterlevs.
1.10 Beredning av ärenden mm
1.11 Ansvar för upphandling
I Locums uppdrag ingår beredande av ärenden inför upphandling, genomförande av upphandling, beslut om tilldelning och kontraktstecknande liksom att Locum hanterar eventuell överprövning för samtliga ovan nämnda områden.
§ 2 Övriga villkor för uppdragets utförande
2.1 Lagar, regler och centrala styrdokument för verksamheten
Bolaget ska följa gällande lagar och regler för verksamheten liksom samtliga av regionfullmäktige beslutade styrdokument som gäller för verksamheten.
2.2 Interna styrdokument för genomförande av uppdraget
2.3 Personuppgiftsbehandling
Locum bestämmer vilka personuppgifter som måste behandlas för utförande av uppdraget liksom syftet med behandlingen och hur uppgifterna får behandlas. Locum är därför personuppgiftsansvarig för sådana behandlingar.
Locum ska följa de lagar och regler som gäller för behandling av personuppgifter.
Locum ska följa de lagar och regler som gäller för informationshantering samt av fullmäktige beslutad riktlinje för informationshantering och arkiv. Locum ska upprätta en rutin för hantering av handlingar mellan nämnden och Locum.
§ 3 Styrning och kontroll
Bolagets interna kontroll avseende fastighetsverksamheten ska vara ändamålsenligt utformad och väl fungerande. Locum ska följa den av regionfullmäktige beslutade policyn för integrerad ledning och styrning samt riktlinje för intern kontroll.
§ 4 Rapportering och uppföljning
Locum ska i tertial- delårs- och årsrapport redovisa måluppfyllnad, ekonomi och uppföljning av risker i intern kontrollplan i enlighet med regionens anvisningar.
Rapporterna tas upp för beslut i nämnden.
§ 5 Avbeställning
§ 6 Ersättning
Locum ersätts för utfört arbete enligt vid var tid gällande timprislista för anställda i Locum samt för omkostnader avseende tex konsultkostnader.
Ersättningen belastar aktuellt uppdrag i LFS respektive resultatenheten NKS Bygg.
§ 7 Avtalstid och uppsägningstid
Detta avtal gäller tills vidare.
Avtalet och kan sägas upp skriftligt med iakttagande av en uppsägningstid om tre månader.
§ 8 Villkor för avtalets giltighet
Giltigheten av detta avtal förutsätter att det godkänns av nämnden respektive styrelsen i Locum.
*******************
Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna har fått var sitt. Fastighets och servicenämnden Locum AB
Stockholm den januari 2023 Stockholm den januari 2023
Xxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx
Ordförande fastighets- och service Tillförordnad verkställande direktör nämnden Locum AB
Reglemente för fastighets- och servicenämnden
För nämnden gäller vad som är föreskrivet i detta reglemente samt i reglementet med allmänna bestämmelser för Region Stockholms nämnder.
Allmänt om nämnden
1 § Nämnden ansvarar för Region Stockholms fastighetsbestånd, med undantag för kollektivtrafikens fastigheter.
Nämnden ansvarar för att utveckla moderna effektiva administrativa stödtjänster genom att konsolidera och realisera synergier inom administration och it åt Region Stockholms nämnder och bolag.
Verksamhet som gäller förvaltning av egendom, såsom upplåtelse och överlåtelse av fast och lös egendom, ska bedrivas på affärsmässig grund.
Nämnden fullgör Region Stockholms uppgifter som huvudman inom regionens offentliga skolväsende enligt skollagen (2010:800).
Nämndens uppgifter
2 § Nämnden ska
1. bereda fastighetsstrategiska frågor,
2. ansvara för den långsiktiga utvecklingen av fastighetsbeståndet inklusive uppföljning av Locum AB:s uppdrag att förvalta regionens fastigheter inom resultatenheterna Landstingsfastigheter Stockholm och NKS Bygg,
3. ansvara för och underhålla den konstnärliga gestaltning, det vill säga den fasta och lösa konst, som nämnden äger,
4. besluta om köp eller försäljning av fastighet när fastighetens försäljningspris i avtal inte överstiger 100 miljoner kronor,
5. ansvara för planavtal, exploateringsavtal och frågor om fastighetsbildning och nyttjanderätter där kostnaden inte överstiger 100 miljoner kronor,
6. fatta inriktnings-, planerings- och genomförandebeslut för nämndens investeringar under 300 miljoner kronor vilket omfattar fastighets- och hyresgästinitierade investeringar samt övriga investeringar,
7. ansvara för Projektavtalet mellan Stockholms läns landsting och Swedish Hospital Partners AB avseende Nya Karolinska Solna, samt för dispositionsrätten och ersättning för denna gentemot Karolinska Universitetssjukhuset,
8. ansvara för moderna administrativa stödtjänster genom att mot ersättning tillhandahålla tjänster inom
a. inköps- och upphandlingsstöd,
b. löne- och personaladministration,
c. ekonomi- och redovisningsadministration,
d. it, medicinsk teknik och digitala tjänster,
e. kundtjänst och användarstöd,
f. annan typ av service,
9. ansvara för verksamheten vid Berga naturbruksgymnasium.
Sammansättning
3 § Nämnden består av elva ledamöter och elva ersättare.
Förvaltningsorganisation
4 § Under nämnden lyder serviceförvaltningen. Förvaltningen leds av en förvaltningschef, som inför nämnden är ansvarig för serviceverksamheten enligt 2 § punkt 8–9. Nämnden får utfärda instruktioner för serviceförvaltningen och dess personal.
Under nämnden lyder även en förvaltningschef som inför nämnden är ansvarig för fastighetsverksamheten enligt 2 § punkt 1–7. Som förvaltningschef med ansvar för fastighetsverksamheten fungerar Locum AB:s verkställande direktör. Nämnden köper genomförandet av fastighetsverksamhet från Locum AB.