Avtal för tidskrift som avser använda plattformen ”Publicera”

Dnr: [Ange Dnr.]

Avtal för tidskrift som avser använda plattformen ”Publicera”

Kungliga biblioteket (KB) ska enligt sin instruktion (2022:1311) tillhandahålla en nationell digital plattform för öppet tillgängliga svenska vetenskapliga tidskrifter. Syftet är att främja och samordna öppen vetenskapliga publikationer i Sverige. För detta ändamål tillhandahåller KB tjänsten ”Publicera” för hantering, publicering och värdskap av svenska vetenskapliga tidskrifter. Villkoren för tjänsten framgår av detta Avtal.

1. Parter

Kungliga biblioteket (KB) 202100-1710 Box 5039

102 41 Stockholm

och

Adress:

Organisationsnummer:

som företräder Tidskriften.

Den publiceringstjänst som Kungliga biblioteket ska tillhandahålla gäller Tidskriften:

(Tidskriften) Med e-ISSN

2. Definitioner

Vid tillämpningen av detta avtal ska nedanstående begrepp ha följande definitioner:

Svensk: en Tidskrift anses som Svensk om

a) tidskriften har en Huvudman med säte eller folkbokföring i Sverige

eller

b) tidskriften har en Huvudman med säte eller folkbokföring i ett nordiskt land där en svensk Huvudman utgör en del av den nordiska huvudmannen, eller där svenska medlemmar är direktanslutna till den nordiska Huvudmannen, samt att tidskriftens huvudredaktörskap och/eller redaktion ambulerar mellan de nordiska länderna enligt Huvudmannens stadgar eller etablerade traditioner.

Tidskrift: en periodiskt utkommande publikation som varaktigt utkommer med minst ett nummer/volym per år och som har en ansvarig redaktion som svarar för tidskriftens kontinuitet och innehåll.

Vetenskaplig: en Tidskrift som publicerar originalforskning som genomgått kollegial sakkunniggranskning. Utöver detta kan tidskriften innehålla annat material i form av recensioner, debattinlägg, mm.

Huvudman: en juridisk person eller sammanslutning av fysiska personer som inte är en juridisk person med syfte att stödja utveckling och forskning inom en akademisk disciplin eller ett yrkesområde.

Publicist: en Huvudman som ger ut en Svensk Vetenskaplig Tidskrift som en del av sin verksamhet. Publicisten har det övergripande ansvaret för Tidskriften inklusive frågor rörande Tidskriftens policy och utveckling, utformning, utgivningsfrekvens och liknande utgivningsfrågor. Publicisten är ansvarig för att utse tidskriftens Redaktör för en fastställd tidsperiod och att Redaktören är informerad om dennes ansvar enligt detta avtal.

Redaktör: Den som Publicisten utsett att ansvara gentemot KB för fullgörandet av detta avtal. Redaktören har delegerats ansvar från Publicisten och har behörighet och befogenhet att fullgör ansvaret enligt avtalet.

Plattform: En installation av Open Journal System (OJS) på servrar som tillhandahålls av KB för att publicera och hantera vetenskapliga tidskrifter.

Redaktionellt innehåll: De sakkunniggranskade tidskriftsartiklarna, inklusive tabeller, bilder, bilagor och multimediaobjekt och annat material som debatt, recensioner och information om Tidskriften, såsom instruktioner, beskrivningar av Tidskriftens omfattning och uppgifter om medlemmarna i redaktionsgruppen.

Metadata: Uppgifter som beskriver och ger information om Tidskriften och det Redaktionella innehållet, såsom datum, titlar, författare, institutionstillhörighet, finansiella bidrag och persistenta identifikatorer.

3. Typ av tjänst

KB tillhandahåller utan vederlag en tjänst för hantering, publicering och värdskap och tillhandahållande av den fysiska anslutningen till internet, för en Svensk Vetenskaplig Tidskrift.

Tjänsten består av att tillhandahålla

• tillgång till Plattformen

• teknisk support och underhåll av mjukvara

• ett digitalt gränssnitt som ger allmänheten tillgång till Tidskriften

• långsiktigt bevarande av Tidskriften och dess Redaktionella innehåll; och

• tilldelning av Digital Object Identifier (DOI) för publicerade artiklar och deponering av Metadata i Crossref.

4. Publicistens uppgifter och ansvar

Publicisten ska utse en Redaktör som ansvarar gentemot KB för fullgörandet av detta avtal. Redaktören har delegerats ansvar från Publicisten och har behörighet och befogenhet att fullgöra ansvaret enligt avtalet.

Publicisten är ansvarig för att informera KB om vilken Redaktör som Publicisten har utsett. Publicisten ansvarar även för att meddela KB när ny Redaktör har utsetts och för hur lång period.

5. KB:s uppgifter och ansvar för tjänsten

a. KB tillhandahåller tillgång till Plattformen så att Redaktören ska kunna hantera Tidskriftens Redaktionella innehåll (dvs. ta emot nya manuskript för granskning, hantera granskningsprocessen, redigera och publicera artiklarna).

b. Plattformen tillhandahålls i befintligt skick som KB har inrättat den. KB ska vidta rimliga ansträngningar för att hålla Plattformens mjukvara uppdaterad med nya

versioner.

c. KB hjälper till med den första installationen av Tidskriften på Plattformen och tillhandahåller kontinuerlig teknisk support och grundläggande service för användningen av Plattformen. KB tillhandahåller inga redaktionella tjänster i såsom språklig eller teknisk redigering, layout, design eller liknande.

d. KB säkerställer att Plattformen utformas enligt etablerade principer för bästa praxis inom vetenskaplig publicering (se bilaga 1).

e. KB:s tillgång till Tidskriften är begränsad till teknisk support och underhåll.

f. Plattformen är utformad för att säkerställa att Tidskriftens innehåll kommer att göras tillgängligt i ett maskinläsbart format som gör det möjligt för tredje part att hämta Metadata och innehåll via OAI-PMH-protokoll för att underlätta digital distribution och tillgängliggörande.

g. KB ska sträva efter att ge kontinuerlig tillgång till Tidskriften och dess innehåll, med lämplig förvarning till kontakter för regelbundet underhåll och uppdatering, och i händelse av hårdvaru- eller mjukvaruproblem. Servern kan ibland vara nere för underhåll. Planerat underhåll kommer endast att ske efter att användarna informerats om förväntad nedtid.

h. KB förbehåller sig rätten att när som helst begränsa allmänhetens tillgång till alla delar av objekt eller delar av objekt på Plattformen som KB har rimliga skäl att tro att de bryter mot upphovsrätten eller på annat sätt är olagliga. KB skall skriftligen meddela Redaktören om sådana åtgärder.

i. KB tillhandahåller en teknisk funktion för att säkerställa Tidskriftens långtidsbevarande. Tidskriften kommer att lagras på en säker och central server hos KB med säkerhetskopia.

j. KB tillhandahåller tjänsten att skapa en Digital Object Identifier ("DOI") för allt nytt innehåll som publiceras via Plattformen då det är obligatoriskt att tilldela en DOI för allt vetenskapligt innehåll som publiceras på Plattformen.

k. KB tillhandahåller utan avgift DOI:er för all utgivning av artiklar från innevarande årgång från det år avtal slutit, framtida utgivning och för de två närmast föregående årgångarna.

l. Om en Tidskrift lämnar Plattformen ska KB säkerställa att Redaktionellt innehåll även fortsättningsvis är tillgängligt för läsarna.

6. Redaktörens ansvar och uppgifter

a. Redaktören ges tillgång till en särskilt avgränsad del av Plattformen för att publicera Tidskriften.

b. Redaktören ansvarar för att säkerställa att nya manuskript registreras och laddas upp i Plattformen i samarbete med författarna.

c. Redaktören är ansvarig för att administrera användardatabasen som finns på Plattformen så att gällande lagstiftning följs. Vidare ansvarar Redaktören för att bjuda in nya användare till systemet, informera dem om användarvillkoren och tilldela relevanta systemroller.

d. Redaktören är ansvarig för att organisera redaktionen i enlighet med etablerade principer för etisk redigering och bästa praxis inom vetenskaplig publicering (se bilaga 1).

e. Redaktören ansvarar för all artikelproduktion (inkl. formgivning och tillrättaläggning), redaktionell hantering (dvs. identifiering av granskare och korrespondens med författare) och övriga publiceringsfrågor. Redaktören ansvarar vidare för att säkerställa att varje manuskript som godkänts för publicering produceras i relevanta format för publicering (se bilaga 2).

f. Redaktören ansvarar för att Metadata registreras och skickas in enligt en standard som är lämplig för vetenskaplig publicering via Plattformen och den struktur som KB tillhandahåller. Minimikraven för att beskriva innehåll med Metadata är enligt Crossref-standarder för att uppfylla kriterierna för att få en DOI (se bilaga 2).

g. Redaktören ansvarar efter bästa förmåga att säkerställa att Tidskriftens tilldelade del av Plattformen används med hög datasäkerhet och för att reglerna om dataskydd följs. Redaktören ansvarar också för att säkerställa att inga användare laddar upp mjukvara eller kod som kan skada Plattformen (t.ex. spionprogram, datavirus, etc.) eller riskerar att läcka användarinformation till tredje part utan deras samtycke.

h. Redaktören ansvarar för att på KB:s begäran förse KB med statistik från Plattformen för underhåll och rapportering.

i. Redaktören ger KB en icke-exklusiv rätt att lagra Tidskriften och dess digitala version på en server och rätt att tillgängliggöra den via Internet för allmänheten så länge Avtalet gäller.

j. Redaktören ansvarar att allt innehåll som publiceras i Tidskriften, från och med att detta Avtal ingåtts, ska göras öppet tillgängligt för alla enligt den senaste versionen av en CC-BY Creative Commons-licens. I förekommande fall och med hänsyn till Tidskriftens publiceringstradition kan annan Creative Commons-licens förekomma. Redaktören ska säkerställa att författarna är medvetna om sina rättigheter enligt vald licens.

k. Redaktören är ansvarig för att Tidskriftens webbplats innehåller en beskrivning av den redaktionella processen inklusive rutiner för sakkunniggranskning, en lista över och kontaktinformation för tidskriftens ägare, redaktion och redaktionsråd,

tidskriftens ”Aims & Scope” samt tydliga författarinstruktioner inklusive information om hur man skickar in artiklar och om det finns några publiceringsavgifter.

l. Alla upphovsrättsrelaterade frågor som kan uppstå är Redaktörens ansvar. Redaktören är ansvarig för att säkerställa att allt innehåll som publiceras på Plattformen sker med tillstånd från upphovsrättsinnehavarna. I ansvaret ingår också att säkerställa att Tidskriftens artikelförfattare inhämtat nödvändiga tillstånd för att vidarepublicera exempelvis bilder, tabeller, mm.

m. Redaktören, och inte KB, ansvarar för att intrång inte sker i tredje mans rättigheter. KB ansvarar inte för anspråk från tredje man avseende upphovsrätt eller innehåll. Redaktören ska hålla KB skadeslöst för alla anspråk som riktas mot KB av rättighetshavare och som gäller det publicerade innehållet.

n. Redaktören ansvarar för att Tidskriftens elektroniska material pliktlevereras enligt gällande lag om pliktexemplar. Pliktleveransen möjliggörs genom en teknisk funktion i Plattformen.

6. Integritetsregler

KB och Redaktören ska eftersträva att inte överföra användar- eller författarinformation till databaser eller system utanför KB eller använda informationen för andra ändamål än att publicera Tidskriften och kommunicera med författare och läsare om frågor som rör Tidskriften. Viss författarinformation, bibliografisk metadata och liknande kan komma att delas till andra databaser, exempelvis abstrakts- och indexeringstjänster samt på Internet för att göra Tidskriftens innehåll sökbart.

7. Behandling av personuppgifter i Plattformen

Redaktören ansvarar för behandlingen av personuppgifter. KB ska endast behandla personuppgifter i Plattformen för tidskriftens räkning.

8. Avtalsperiod och avtalets upphörande

KB och Redaktören är överens om att lämna ett skriftligt meddelande med sex (6) månaders varsel om någon av dem vill säga upp detta Avtal. Om Xxxxxxx sägs upp ska KB tillhandahålla Tjänsten tills Tidskriften har hittat en annan värdlösning, eller upp till 12 månader efter meddelandet.

Xxxxxxx parten kan när som helst säga upp detta Avtal om den andra parten gör sig skyldig till ett väsentligt avtalsbrott och underlåter att vidta åtgärder inom trettio (30) dagar efter att den part som gjort sig skyldig har fått skriftligt meddelande om detta.

Om Avtalet upphör på grund av ett väsentligt brott slutar KB att tillhandahålla allmänheten tillgång till Tidskriften.

KB har rätt att säga upp avtalet med tre (3) månaders varsel om Tidskriften inte utkommer med något Redaktionellt innehåll under ett kalenderår.

9. Tillämplig lag och tvistlösning

Detta Avtal ska tillämpas och tolkas i enlighet med svensk lag. Alla tvister eller anspråk som uppstår på grund av eller i samband med detta Avtal, eller brott mot, upphörande eller ogiltighet av det, ska hänvisas till svenska domstolars exklusiva behörighet.

Underskrift å Kungliga bibliotekets vägnar:

Xxxx Xxxxxx, Avdelningschef, avdelningen för samverkan

Underskrift å Publicistens vägnar

Avtalet har signerats elektroniskt och saknar därför namnunderskrifter.

Avtalet gäller från och med det datum alla parter undertecknat avtalet.

BILAGA 1 - Vägledande principer och bästa praxis

För att säkerställa att de tidskrifter som finns på Plattformen får en relevant kvalitetsstämpel rekommenderas att de följer etablerade standarder för vetenskaplig publicering.

KB uppmuntrar även Redaktören att följa principerna för bästa praxis inom öppen vetenskaplig publicering som fastställts av Committee on Publication Ethics (COPE), Directory of Open Access Journals (DOAJ), Open Access Scholarly Publishers Association (OASPA) och World Association of Medical Editors (WAME). Dessa principer gäller både för Tidskriften och KB.

För att upprätthålla Tidskriftens vetenskapliga och redaktionella integritet och rättigheterna för artikelförfattare rekommenderas att Redaktören skapar redaktionella rutiner och instruktioner för granskare i enlighet med de riktlinjer för etisk redigering som fastställts av Committee of Publication Ethics (COPE).

BILAGA 2 - Tekniska krav

Redaktören, i samråd med författarna, ansvarar för att Metadata och manuskriptfiler lämnas in på ett korrekt sätt i enlighet med en standard som är lämplig för vetenskaplig publicering.

Artiklar som ska publiceras i Tidskriftens del av Plattformen ska formateras och märkas enligt en standard som är lämplig för vetenskaplig publicering, så att det publicerade materialet blir lätt att citera och läsa.

Den rekommenderade Metadatastandard som används av Plattformen ger möjlighet att deponera/leverera Metadata i enlighet med Crossref-riktlinjerna, vilket är ett krav för att få en DOI för publicerade objekt.

De obligatoriska publiceringsformaten är PDF och XML vilket säkerställa att både människor och maskiner kan läsa det publicerade materialet. Redaktör kan i tillägg till dessa format även välja andra format för Tidskriften.

Den rekommenderade XML-standarden är JATS-formatet.