Uppdragsbeskrivning för Event- och föreningssamordnare.

Uppdragsbeskrivning för Event- och föreningssamordnare.

Typ av styrdokument: Uppdragsbeskrivning

Antagen av: Fullmäktige, 2019-03-13

Senast reviderad: 2024-02-07

Uppdragsbeskrivning för Event- och föreningssamordnare

Syfte

Uppdragsbeskrivningen reglerar vad Event- och föreningssamordnares uppdrag är samt vilka uppgifter som ingår. Uppdragsbeskrivningen ska ses som ett komplement till Göta studentkårs stadgar, heltidarpolicy och delegationsordning. Event- och föreningssamordnare utgår från kontoret på Studenternas Hus.

Övergripande ansvar

Event- och föreningssamordnares uppdrag är delat i ansvarsområdena evenemang och föreningar. Tiden bör vara jämnt fördelad mellan dessa områden, dock med hänsyn till att olika perioder kan komma att kräva mer fokus på enskilda ansvarsområden. Prioritet ska ges till löpande verksamhet.

Organisation och befogenheter

Event- och föreningssamordnare svarar till fullmäktige. Event- och föreningssamordnare är ledamot i kårstyrelsen. Event- och föreningssamordnare är tillsammans med Kårordförande, Vice kårordförande samt Utbildningsbevakningssamordnare en del av kårledningen och kan därmed utses till firmatecknare.

Kårgemensamt

En stor del av arbetet som Event- och föreningssamordnare sker i tätt samarbete med Göta studentkårs sektioner, kårstyrelse och andra delar av organisationen för att gemensamt förbättra kårens arbete.

Kårgemensamma uppgifter:

> Delta på kårstyrelsemöten

> Delta på fullmäktigemöten

> Delta i ledningsrådet

> Delta i arbetsgrupper utsedda av presidiet och ledningsrådet

> Vid behov vara behjälplig vid kårgemensamma evenemang

Föreningar, kommittéer och marskalksämbete

Föreningar

Göta studentkår har ett stort antal föreningar knutna till sig, både kårövergripande och på sektion. Event- och föreningssamordnare ansvarar i huvudsak för kårföreningarna vilket innefattar sexmästerier, centrala-, politiska- och religiösa föreningar samt hedersföreningarna. Vidare arbetar Event- och föreningssamordnare med föreningsutveckling i form av utbildning för föreningar och stödfunktion för sektionernas arbete med föreningsfrågor.

Uppgifter rörande föreningar:

> Stödja föreningar i planering och utförande av evenemang

> Ansvarig för att samordna och planera föreningsträffar samt att föreningsträffarna genomförs kontinuerligt under verksamhetsåret

> Agera kontaktperson för föreningsfrågor genom att stödja föreningarna i dess verksamhet likväl som att vara behjälplig i sektionernas föreningsarbete

> Ansvarig för processen kring att söka föreningsstatus, både genom att initiera och leda genomförandet av processen

> Arbeta strategiskt för att utveckla och underhålla rutiner och strukturer för att stötta föreningarna i deras verksamhet

Kommittéer

Göta studentkår har två studiesocialt orienterade kommittéer. Dessa är Pubkommittén och Göta International Committee (GIC).

Uppgifter rörande kommittéer:

> Xxxx kontaktperson för kommittéer

> Stödja kommittéernas verksamhet

> Aktivt verka för att upprätthålla en god relation mellan Göta studentkår och kommittéerna

> Öka Göta studentkårs insikt i kommittéernas verksamhet och säkerställa att Göta studentkårs styr- och policydokument efterföljs

Marskalksämbete

Göta studentkår har ett marskalksämbete. Uppgifter rörande marskalksämbetet:

> Xxxx kontaktperson för marskalksämbetet

> Stödja marskalksämbetets verksamhet

> Aktivt verka för att upprätthålla en god relation mellan Göta studentkår och marskalksämbetet

> Tillse att Kårstyrelsen har god insyn i marskalksämbetets verksamhet

Inspark

En del i Göta studentkårs uppdrag är att välkomna nya studenter till universitetet. Göta studentkårs sektioner arrangerar inspark vid terminsstart.

Uppgifter rörande inspark:

> Ha översikt i planering av alla sektioners insparkar samt centrala evenemang under inspark

> Erbjuda stöd och resurser för insparkskoordinatorer i planering och genomförande av inspark

> Anordna sektionsanpassade utbildningar för insparkskoordinatorer

> Samordna insparkskoordinatorer samt framföra direktiv från centrala presidiet, Göta studentkårs personal

> Ansvara för att uppdatera och följa upp Göta studentkårs insparkstidslinje

> Ansvara för att utvärdera genomförd inspark

Event

Göta studentkår arrangerar varje år event i syfte att skapa medlemsnytta och studentnöje. Evenemangens utformning kan variera beroende på efterfrågan och resurser, men ska i huvudsak arrangeras tillsammans med Göta studentkårs föreningar. Traditionsenligt arrangerar Göta studentkår Götagröt, Valborg och CSN-Frukost. Dessa evenemang bör därmed tas i beaktning vid planering av evenemang under verksamhetsåret.

Uppgifter rörande event:

> Projektleda och samordna evenemang genom ansvar för planering, genomförande, samt att delegera arbetsuppgifter

> Vara huvudsaklig kontaktperson gentemot externa parter vid planering och genomförande av evenemang

> Skriva äskan för större, ekonomiskt belastande evenemang

> Ansvara för att utvärdera genomförda evenemang

Studenternas Hus

Studenternas Hus innehåller lokaler där Göta studentkår och föreningar kan anordna studiesociala aktiviteter. Det ingår bland annat Stora hallen som är en eventlokal och Kårkällar’n som är Göta studentkårs pub. Event- och föreningssamordnare har huvudansvaret för att driva Göta studentkårs åsikter kring husets utveckling i relevanta organ.

Uppgifter rörande Studenternas Hus

> Sitta med i arbetsgruppen för Studenternas Hus

> Sitta med i beredningsgruppen för Studenternas Hus

> Driva föreningarnas frågor och önskemål gällande Studenternas Xxx

Samarbeten

Göta studentkår får varje år många förfrågningar om samarbeten. I och med Event- och föreningssamordnarens roll kommer denne ofta i kontakt med potentiella samarbetspartners och är därför en del av processen i att både se över, föreslå och upprätthålla avtal med både etablerade och nya samarbetspartners.

Uppgifter rörande samarbeten:

> I enlighet med Göta studentkårs policy för samarbeten och externa relationer och xxxxx för samarbeten hantera förfrågningar från potentiella samarbetspartners

> I enlighet med Göta studentkårs policy för samarbeten och xxxxx för samarbeten kontakta relevanta samarbetspartners för att öka värdet av ett medlemskap i Göta studentkår

> Ansvarig för att kårstyrelsen får ta del av relevant underlag inför att beslut om potentiellt samarbete ska fattas

Uppdragsbeskrivningen ska av sittande presidium uppdateras inför kommande presidiums tillträdande och vara tillgängligt senast innan konstituerande fullmäktige.