KALLELSE Sida1(2) Datum2023-05-24 InstansBorås Stadshus AB
Sida 1(2) | |
Datum 2023-05-24 | |
Instans Borås Stadshus AB |
Borås Stadshus ABs ledamöter och ersättare kallas härmed till sammanträde i Kommunstyrelsens sessionssal, Stadshuset, måndagen den 29 maj 2023 kl. 14:45
Borås Stadshus ABs sammanträde är öppet för allmänheten (utom vid ärenden som avser myndighetsutövning eller sekretess)
Xxx Xxxxxx Xxxxx Stadshus ordförande | Xxxx Xxxxxxx Kommunsekreterare |
Borås Stad
Datum
2023-05-24
Sida
2(2)
Ärende
1. Val av justerare
2. Anmälningsärenden 2023-05-29 Dnr 2023-00020 1.3.1.1
3. Budgetuppföljning t.o.m. april 2023 Dnr 2023-00022 1.2.4.1
4. Svar på Remiss - Program mot hedersrelaterat våld Dnr 2023-00023 1.1.3.25
5. Arbetsordning för styrelsen Dnr 2023-00025 1.1.3.0
6. VD-instruktion
Dnr 2023-00026 1.2.2.3
Borås Stadshus AB |
BESLUTSFÖRSLAG |
2
Budgetuppföljning t.o.m. april 2023
Styrelsen föreslås besluta:
Budgetuppföljning x.x.x. xxxxx 2023 godkänns.
Datum
2023-05-15 Xxx Xxxxxx Ordförande
Datum
Vice ordförande
Tillstyrkes
Alternativt förslag
Diarienummer: SH 2023-00022 1.2.4.1 | Programområde 1 |
Handläggare: Xxxxxxx Xxxx |
Datum
2023-05-09 Xxxxxx Xxxxxxxx VD
SKRIVELSE | Sida 1(1) |
Datum 2023-05-29 | Instans Borås Stadshus AB Dnr SH 2023-00022 1.2.4.1 |
Xxxxxxx Xxxx Handläggare 033 357129 |
Budgetuppföljning t.o.m. april 2023
Borås Stadshus ABs beslut
Budgetuppföljning x.x.x. xxxxx 2023 godkänns.
Ärendet i sin helhet
Budgetuppföljning till och med april 2023 har upprättats och ska skickas till Kommunstyrelsen. Prognosen för 2023 visar på 300 tkr i bättre resultat än budget, till följd av lägre kostnader för ränta och styrelseutbildning.
Beslutsunderlag
1. Bilaga – Budgetuppföljning t.o.m. april 2023
Beslutet expedieras till
1. Kommunstyrelsens diarium
Xxx Xxxxxx
Borås Stadshus Ordförande
Xxxxxx Xxxxxxxx VD
Borås Stadshus AB | ||||
Postadress | Besöksadress | Hemsida | E-post | Telefon |
501 80 Xxxxx | Xxxxxxxxxx 00 | xxxxx.xx | 000-00 00 00 vxl | |
Borås Stadshus AB |
BESLUTSFÖRSLAG |
3
Svar på Remiss - Program mot hedersrelaterat våld
Styrelsen föreslås besluta:
Styrelsen avstår från att yttra sig i remiss gällande program mot hedersrelaterat våld.
Datum
2023-05-15 Xxx Xxxxxx Ordförande
Datum
Vice ordförande
Tillstyrkes
Alternativt förslag
Diarienummer: SH 2023-00023 1.1.3.25 | Programområde 1 |
Handläggare: Xxxxxxx Xxxx |
Datum
2023-05-10 Xxxxxx Xxxxxxxx VD
SKRIVELSE | Sida 1(1) |
Datum 2023-05-29 | Instans Borås Stadshus AB Dnr SH 2023-00023 1.1.3.25 |
Xxxxxxx Xxxx Handläggare 033 357129 |
Remiss: Program mot hedersrelaterat våld
Borås Stadshus ABs beslut
Styrelsen avstår från att yttra sig i remiss gällande program mot hedersrelaterat våld.
Ärendet i sin helhet
Kommunstyrelsen har skickat ut en remiss till nämnder och bolag gällande program mot hedersrelaterat våld. Då Borås Stadshus AB inte bedriver någon verksamhet avstår styrelsen från att yttra sig.
Beslutet expedieras till
1. Kommunstyrelsens diarium, ämne KS 2023-00337
Xxx Xxxxxx
Borås Stadshus Ordförande
Xxxxxx Xxxxxxxx VD
Borås Stadshus AB | ||||
Postadress | Besöksadress | Hemsida | E-post | Telefon |
501 80 Xxxxx | Xxxxxxxxxx 00 | xxxxx.xx | 000-00 00 00 vxl | |
Borås Stadshus AB |
BESLUTSFÖRSLAG |
4
Arbetsordning för styrelsen
Styrelsen föreslås besluta: Arbetsordning för styrelsen fastställs.
Datum
2023-05-15 Xxx Xxxxxx Ordförande
Datum
Vice ordförande
Tillstyrkes
Alternativt förslag
Diarienummer: SH 2023-00025 1.1.3.0 | Programområde 1 |
Handläggare: Xxxxxxx Xxxx |
Datum
2023-05-12 Xxxxxx Xxxxxxxx VD
SKRIVELSE | Sida 1(1) |
Datum 2023-05-29 | Instans Borås Stadshus AB Dnr SH 2023-00025 1.1.3.0 |
Xxxxxxx Xxxx Handläggare 033 357129 |
Arbetsordning för styrelsen
Borås Stadshus ABs beslut
Arbetsordning för styrelsen fastställs.
Ärendet i sin helhet
Styrelsen ska varje år anta en arbetsordning för styrelsearbetet.
Beslutsunderlag
1. Bilaga: Arbetsordning för styrelsen
Xxx Xxxxxx
Borås Stadshus Ordförande
Xxxxxx Xxxxxxxx VD
Borås Stadshus AB | ||||
Postadress | Besöksadress | Hemsida | E-post | Telefon |
501 80 Xxxxx | Xxxxxxxxxx 00 | xxxxx.xx | 000-00 00 00 vxl | |
Arbetsordning för styrelsen i Borås Stadshus AB
Dessa regler för styrelsearbetet har antagits av styrelsen i Borås Stadshus AB 2023-xx-xx att tillämpas tills vidare. För omprövning m.m. gäller vad som sägs nedan under punkt 9.
1 Grundläggande förutsättningar
Bolaget, som ägs av Borås Stad, är underordnat kommunen i den omfattning och på det sätt som framgår av bolagsordning och ägardirektiv.
2 Styrelsens uppgifter enligt aktiebolagslagen 8 kap
Styrelsen svarar för bolagets förvaltning varvid dock gäller att den löpande förvaltningen handhas av verkställande direktören enligt riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar och enligt skriftlig VD-instruktion.
Styrelsen utövar erforderlig kontroll över hur verkställande direktören handhar den löpande förvaltningen.
Styrelsen svarar för bolagets organisation och fastställer en arbetsordning för sitt arbete.
Styrelsen ska tillse att organisationen av bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt (internkontroll).
Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets och koncernens ekonomiska situation.
Styrelsen har i VD-instruktion ålagt VD att lämna den information som erfordras för att styrelsen ska kunna fullgöra sina i föregående stycke angivna skyldigheter.
3 Styrelsens beslutskompetens
Ärenden som med hänsyn till omfattningen och arten av bolagets verksamhet är av ovanlig beskaffenhet eller stor betydelse utgör styrelseärenden enligt ABL. Resterande förvaltningsuppgifter ryms inom begreppet löpande förvaltning och ankommer på VD att handha.
För gränsdragning mellan styrelsen och VDs beslutskompetens i ovan angivet avseende gäller intill styrelsen beslutat annat vad som kommit till uttryck i instruktion för VD (styrelsens beslut).
4 Styrelsens ordförande
Enligt aktiebolagslagen leder styrelsens ordförande styrelsens arbete och har ålagts följande uppgifter och skyldigheter:
a) Xxx bevaka att styrelsen fullgör sina skyldigheter enligt punkt 2 ovan.
b) Att tillse att styrelsesammanträde hålls när det behövs.
c) Att sammankalla sammanträde om styrelseledamot eller VD begär det.
d) Att tillse att beslutsunderlaget för styrelsens ärenden är tillfredsställande.
e) Att tillse att samtliga ledamöter såvitt möjligt bereds tillfälle att delta i ärendenas handläggning.
5 Arbetsfördelning inom styrelsen
Inom styrelsen förekommer ingen särskild arbetsfördelning annat än den mellan ordförande och styrelseledamot enligt ABL.
6 Styrelsesammanträdet
a) Program för styrelsesammanträden
Sammanträden ska förekomma i huvudsaklig överensstämmelse med vad som sägs under punkt 7. Fastlagt program fråntar ej styrelseledamot och VD rätten att på begäran få till stånd ytterligare sammanträden.
b) Kallelse
Kallelse till sammanträde utfärdas av ordföranden eller på dennes ansvar. Om inte särskilda förhållanden föranleder annat, utfärdas kallelsen skriftligen. Sådan kallelse med åtföljande föredragningslista och beslutsunderlag ska utsändas till ledamöter och suppleanter inom tid som styrelsen bestämmer.
c) Styrelsesuppleanter
Styrelsesuppleanter har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsesammanträde och ska således delges kallelse med åtföljande föredragningslista och beslutsunderlag till sammanträde.
d) Arbetstagarrepresentant i styrelsen
Arbetstagarrepresentanter deltar i styrelsearbetet på sätt som framgår av det mellan bolaget och de fackliga organisationerna träffade avtalet.
e) Protokoll
Vid styrelsens sammanträden ska föras beslutsprotokoll. Protokollet ska föras genom VDs försorg.
Protokollet ska justeras av styrelsens ordförande och en utsedd justeringsman.
Sekretess
P.g.a. bestämmelse i 2 kap 3 § offentlighets- och sekretesslagen omfattas bolaget av offentlighetsprincipen varför bolagets handlingar ska vara tillgängliga för enskilda i samma omfattning som om fråga varit om kommunal förvaltning.
Enskild styrelseledamot äger ej rätt att besluta om utlämnandet av bolagets handlingar. Sådan rätt ankommer endast på styrelsen och på VD och på den som erhållit styrelsens uppdrag till detta.
7 Årligen återkommande ärenden
Följande ärenden ska behandlas vid nedan angivna sammanträdestidpunkter.
a) Januari- eller Februarisammanträdet - koncernbidrag
b) Marssammanträdet - årsredovisningen för föregående räkenskapsår, uppföljning intern kontroll
c) Majsammanträdet - budgetuppföljning
d) Septembersammanträdet – budgetuppföljning, budget, intern kontroll
8 Introduktion av nya ledamöter och suppleanter
Styrelseordförande och VD svarar för att ny styrelseledamot eller suppleant introduceras i bolagets verksamhet och förhållanden.
9 Omprövning
Innehållet i ovanstående arbetsordning ska när styrelseledamot så begär omprövas.
Borås Stadshus AB |
BESLUTSFÖRSLAG |
5
VD-instruktion
Styrelsen föreslås besluta: VD-instruktion fastställs.
Datum
2023-05-15 Xxx Xxxxxx Ordförande
Datum
Vice ordförande
Tillstyrkes
Alternativt förslag
Diarienummer: SH 2023-00026 1.2.2.3 | Programområde 1 |
Handläggare: Xxxxxxx Xxxx |
Datum
2023-05-12 Xxxxxx Xxxxxxxx VD
SKRIVELSE | Sida 1(1) |
Datum 2023-05-29 | Instans Borås Stadshus AB Dnr SH 2023-00026 1.2.2.3 |
Xxxxxxx Xxxx Handläggare 033 357129 |
VD-instruktion
Borås Stadshus ABs beslut
VD-instruktion fastställs.
Ärendet i sin helhet
Styrelsen ska meddela riktlinjer och anvisningar för VD:s handhavande av den löpande förvaltningen och ompröva instruktionen mot bakgrund av ändrade förhållanden. VD-instruktionen har uppdaterats med punkt 8b, gällande delegation för betalningar vid VDs frånvaro.
Beslutsunderlag
1. Bilaga: VD-instruktion
Xxx Xxxxxx
Borås Stadshus Ordförande
Xxxxxx Xxxxxxxx VD
Borås Stadshus AB | ||||
Postadress | Besöksadress | Hemsida | E-post | Telefon |
501 80 Xxxxx | Xxxxxxxxxx 00 | xxxxx.xx | 000-00 00 00 vxl | |
VD-instruktion i Borås Stadshus AB
Instruktionen för verkställande direktören, nedan kallad VD, i Borås Stadshus AB, nedan kallad bolaget, fastställd av bolagets styrelse 2023-xx-xx.
Instruktionen gäller tillsvidare.
Genom denna instruktion läggs VDs uppgifter i bolaget fast och därmed arbetsfördelningen mellan styrelse och VD. Vid osäkerhet om fråga ankommer på styrelsen eller VD ska VD samråda med styrelsens ordförande. Den senare har därvid tolkningsföreträde.
VD har, enligt 8 kap 29 § ABL, att handha bolagets löpande förvaltning enligt riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar. För VD i Borås Stadshus AB ska följande på grund av ABLs regler och styrelsens beslut gälla för hans verksamhet. Härutöver gäller av styrelsen meddelade särskilda anvisningar för del av VDs verksamhetsområde eller konkret ärende. I enlighet med 8 kap 28 § ABL gäller bestämmelserna i ABL om VD i tillämpliga delar även för vice VD.
VDs ansvar för bolagets verksamhet enligt ABL begränsas ej genom denna instruktion.
1. VD handhar bolagets löpande förvaltning, med vilket avses att i alla operativa avseenden leda bolagets verksamhet i enlighet med de riktlinjer och anvisningar som meddelats av styrelsen. Inom de ramar styrelsen uppställt för bolagets organisation ska VD tillse att verksamheten blir optimalt effektiv och ändamålsenlig. I formellt konkreta avseenden innebär detta
a) att verkställa styrelsens beslut,
b) att ingå för den löpande driften erforderliga avtal där bolagets åtaganden ej överstiger 100 000 kronor eller i övrigt är av större betydelse,
c) att fullgöra arbetsgivarnas förhandlings- och informationsskyldighet enligt MBL,
d) att besluta om rättsliga åtgärder i händelse av tvist vari bolaget utgör part,
e) att ombesörja bolagets skyldigheter enligt tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen och att själv eller genom därtill skriftligen förordnad person avgöra huruvida handling ska utlämnas eller ej, samt
f) att i övrigt vidta de åtgärder och fatta de beslut som erfordras för den löpande verksamhetens behöriga gång
2. VD ska fatta beslut i förvaltningsfråga som annars ankommer på styrelsen om styrelsens beslut ej kan avvaktas utan väsentlig olägenhet för bolaget. Om det är möjligt ska beslutet föregås av samråd med styrelsens ordförande. Styrelsen ska så snart det är möjligt underrättas om åtgärden.
3. VD ska sörja för att bolagets bokföring fullgörs i överensstämmelse med lag, att medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden sköts på ett betryggande sätt.
4. VD ska så snart anledning föreligger underrätta styrelsen om behov av ändringar i bolagets organisation och i denna instruktion.
5. VD ska omedelbart underrätta styrelsens ordförande när anledning förekommer att styrelsen tar ställning till viss uppkommen fråga.
6. VD ska fortlöpande informera styrelsen om bolagets och koncernens förhållanden.
7. VD ska på ordförandens uppdrag kalla till styrelsesammanträde
8. VD äger rätt att inom ramen för sin behörighet delegera beslutanderätt till annan tjänsteman inom bolaget samt att utfärda fullmakt. VD ska utöva erforderlig kontroll över hur sådana överförda befogenheter utnyttjas. För beslut som fattats med stöd av delegation ansvarar VD.
8b. VD ger härmed delegation till Borås Stads ekonomichef att vid VDs frånvaro attestera betalningar.
9. VD får ej handlägga frågor rörande avtal mellan honom och bolaget. Detsamma gäller ifråga om avtal mellan bolaget och tredje man, om han i frågan har ett väsentligt intresse som kan vara stridande mot bolagets.