Innehållsförteckning

Uppförandekod

2 UPPFÖRANDEKOD ↕ Innehållsförteckning

Innehållsförteckning ↕ UPPFÖRANDEKOD 3

Innehållsförteckning

1. Inledning 4

2. God Distributionssed 6

3. kunder, Leverantörer och konkurrenter till pHoenIX

3.1 Lojal konkurrens samt förebyggande av korruption och mutor 7

3.2 Intressekonflikter 8

3.3 Mellan-fyra-ögon-principen 8

4. Uppförande på Arbtesplatsen

4.1 Samarbete med arbetstagarna 9

4.2 Likvärdiga möjligheter 9

4.3 Förbud mot trakasserier och våld 9

4.4 Hälsa och säkerhet på arbetsplatsen 9

4.5 Alkohol och droger 9

5. Hanterande av Information

5.1 Integritetspolicy 10

5.2 Egendom och konfidentiell information 10

5.3 Skydd av immateriella rättigheter 10

5.4 Epost-, dator- och nätverkssäkerhet 11

6. Samhälle och offentlighet

6.1 Miljö 12

6.2 Extern kommunikation 12

6.3 Sociala medier 13

7. Anmälan av brott mot Upperförandekoden 15

4 UPPFÖRANDEKOD ↕ Inledning

1. Inledning

Som en av Europas ledande läkemedelsdist- ributörer lämnar PHOENIX group ett avgö- rande bidrag till hälso- och sjukvården och åtnjuter därvid sina affärspartners fulla för- troende. Detta positiva anseende är ett re- sultat av alla våra medarbetares 1 mångåriga arbete och utgör grunden för vår framgång. Varje medarbetares personliga inställning i den dagliga verksamheten och det sätt på vil- ket företaget leds, är därför av stor betydelse.

XXXXXXX uppfyller gällande lagstiftning och förbinder sig att följa alla gällande arbetar- skyddslagar och föreskrifter i alla länder. XXXXXXX respekterar principerna om xxx- xxxxxxxxxxx, rätten till information, medier- nas oberoende samt skyddet av integriteten. Uppförandekoden utgör handlingsnorm för alla medarbetare i PHOENIX group.

Därutöver skapar koden en handlingsram för ett positivt och etiskt tillfredsställande sam- arbete.

Av olika skäl kan det kanske ibland upplevas som svårt att agera på rätt sätt. Det är dock absolut nödvändigt att alla medarbetare föl- jer uppförandekoden. På så sätt säkerställs att PHOENIX group kan åtnjuta respekt hos alla intressegrupper.

Definitioner

Om inte aktuell kontext säger annat har de begrepp som används i uppförandekodexen följande innebörd:

❱ PHOENIX resp. PHOENIX group: PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co KG samt alla direkta och indirekta dotterbolag.

❱ Medarbetare: Ledningsgrupper, chefer och medarbetare inom PHOENIX group.

1) Begreppet medarbetare används som överbegrepp.

Inledning ↕ UPPFÖRANDEKOD 5

Vilka uppföranderegler gäller för medarbetare inom PHOENIX group?

Alla medarbetare, oavsett deras position i företaget, uppmanas att följa uppförande- koden och att säkerställa att de medarbe- tare som är underställda dem också gör det. XXXXXXX säkerställer att medarbetarna ta- git del av innehållet och innebörden i denna uppförandekod och alla lagar och interna fö- reskrifter som är relevanta för deras arbets- uppgifter.

I enlighet med ledningspolicyn för PHOENIX group och som definierar principerna för gott ledarskap och samarbete skall cheferna i sitt dagliga arbete utgöra förebilder vid tilläm- pandet av uppförandekoden.

Alla medarbetare förväntas utföra sina upp- gifter på ett professionellt sätt och skydda den image och det anseende som PHOENIX har. Kunder, leverantörer och kollegor skall all- tid behandlas med respekt och ärlighet. Ett uppförande som leder till otillåtna handling- ar och som skadar PHOENIX anseende eller som kan leda till potentiella intressekonflik- ter, skall undvikas.

Såväl i arbets- som i privatlivet uppmanas alla medarbetare att se till att deras uppförande och deras yttranden i offentligheten inte ska- dar det anseende PHOENIX åtnjuter. Vid pri- vata yttranden bör man därför inte hänvisa till den egna positionen eller ens arbete i fö- retaget.

I denna uppförandekod kan inte alla ämnen behandlas. Med några enkla frågor kan man dock få hjälp att på ett riktigt sätt bedöma en situation:

❱ Är detta lagligt och etiskt korrekt?

❱ Kan jag förklara detta för min familj och mina vänner?

❱ Vad skulle hända om detta skulle stå i tidningen?

Därutöver måste alltid sunt förnuft användas.

Medarbetare som är osäkra på hur de skall bedöma en konkret situation uppmanas att rådfråga sin chef, den lokala ledningen eller den compliance-avdelning som ansvarar för det företag i det aktuella landet eller compli- ance-managern inom PHOENIX group innan ytterligare åtgärder vidtas

Alla medarbetare uppmanas att rapportera tecken på felaktigt agerande eller brott mot uppförandekoden.

Ett brott mot uppförandekoden kan för den anställde få allvarliga konsekvenser inklusive avsked. Samma gäller för medarbetare som hotar en kollega eller medverkar till att hota en kollega som anmält ett misstänkt brott mot lag eller uppförandekod.

6 UPPFÖRANDEKOD ↕ God Distributionssed

2. God Distributionssed

PHOENIX har åtagit sig att uppfylla höga kvalitetskrav vid handeln med läkemedels- produkter. Samtliga bolag i de olika länderna följer principer och riktlinjer för god distribu- tionssed som utgivits av EU-kommissionen (Good Distribution Practice, GDP) liksom i re-

levant nationell lagstiftning. PHOENIX grup- pens bolag i olika länder måste ha lämpliga kvalitetssystem för att säkerställa en lagenlig lagring, hantering och leverans av medicinska produkter.

Xxxxxx, Leverantörer och Konkurrenter till PHOENIX ↕ UPPFÖRANDEKOD 7

3. Xxxxxx, Leverantörer och Konkurrenter till PHOENIX

3.1 Fri konkurrens samt förebyggande av korruption och mutor

För att säkerställa en fri konkurrens får en- dast av lagstiftningen tillåtna medel använ- das. Därvidlag följer PHOENIX group och dess bolag i olika länder nationell lagstiftning res- pektive nationella konkurrensriktlinjer. Alla medarbetare är skyldiga att följa dessa be- stämmelser.

Medarbetare får inte göra osanna uttalanden om konkurrenter och inte yttra sig nedsättan- de om en konkurrents aktiviteter, produkter eller tjänster. Det är därutöver förbjudet att stjäla eller otillåtet använda konkurrenters af- färshemligheter.

All information som samlats om konkurren- ter får endast härstamma från legitima och offentliga källor (t.ex. webbsidor, seminarie- material, IMS). Information om konkurrenter bör dessutom förses med en källreferens.

XXXXXXX förbinder sig till att förebygga, av- skräcka och avslöja olagligt erhållen egen- dom samt andra korrupta affärsmetoder som t.ex. skenaffärer.

Att erbjuda och ta emot inbjudningar eller presenter är endast acceptabelt om det inträf- far i speciella fall och om de är vanligen före- kommande samt att de är förenliga med den aktuella affärsrelationen och inte överskrider fastlagda gränser. Ytterligare föreskrifter för hantering av presenter och andra stimulan- ser som t.ex. resor, boende, mat och dryck, bjudningar samt utgiftsgränser återfinns i anti-korruptions- riktlinjen samt riktlinjen om mutor som gäller inom PHOENIX group.

8 UPPFÖRANDEKOD ↕ Kunder, Leverantörer och Konkurrenter till PHOENIX

3.2 Intressekonflikter

Medarbetare måste alltid agera på ett sätt som bäst gynnar XXXXXXX intressen och denne får inte försöka att dra personlig fördel av företagets affärer. För att undvika intres- sekonflikter är det förbjudet för medarbeta- re att inneha signifikanta andelar av företag som är leverantör, kund eller konkurrent.

En intressekonflikt uppstår genom att med- arbetares personliga, finansiella eller andra relevanta intressen kan leda till beslut eller affärshändelser som inte gynnar PHOENIX groups intressen, samt genom situationer i vilka medarbetare skaffar sig personliga för- delar genom sin position inom företaget.

Innan en affärshändelse slutförs måste alla potentiella intressekonflikter klargöras och undanröjas.

3.3 Fyra-ögon-principen

Rättsligt bindande förpliktelser som t.ex. vä- sentliga avtal med tredje man och arbetsav- tal som ingås å företagets vägnar får inte un- dertecknas av endast en person. Avtal måste alltid upprättas skriftligt och alltid underteck- nas av två för ärendet behöriga personer.

Uppförande på Arbtesplatsen ↕ UPPFÖRANDEKOD 9

4. Uppförande på Arbtesplatsen

4.1 Samarbete med arbetstagarna

XXXXXXX utformar samarbetet i konstruk- tiv anda tillsammans med arbetstagarnas företrädare och fackliga representanter och strävar efter ett jämlikt förhållande mellan parterna. Även vid tvister är målet att upp- rätthålla ett genomförbart och konstruktivt samarbete.

4.2 Likvärdiga möjligheter

XXXXXXX värnar principerna om likvärdiga möjligheter och ömsesidig respekt mellan alla medarbetare. Varje medarbetare ska be- handlas på ett likvärdigt sätt och ska få sam- ma möjligheter i arbetsförhållandets alla situationer. Detta gäller oavsett kön, ålder, re- ligion, ras, hudfärg, sexuell läggning, etnicitet eller nationalitet eller funktionsnedsättning.

4.3 Förbud mot trakasserier och våld

Alla medarbetare förväntas behandla varan- dra med respekt. Trakasserier som t.ex. krän- kande kommentarer, oönskat sexuellt när- mande eller andra verbala yttranden, bilder eller kroppsliga yttranden som skapar en skrämmande, fientlig eller stötande arbets- miljö, accepteras ej i PHOENIX group. Kollegor, kunder, leverantörer, personal från andra fö- retag och tillfälliga medarbetare samt andra personer med koppling till företaget skall alltid behandlas med värdighet och respekt. Det är förbjudet att använda verbalt eller fysiskt våld.

4.4 Hälsa och säkerhet på arbetsplatsen

XXXXXXX värnar hälsa och säkerhet hos alla medarbetare, besökare och andra personer som berörs av i företaget förekommande ar- betsförlopp. Alla nationella bolag måste följa gällande lagar och föreskrifter när det gäller miljö- och arbetarskydd. Hälsosamma och säkra arbetsförlopp är till för att förebygga sjukdomar och skador och stödjer välbefin- nandet på arbetsplatsen.

Alla medarbetare bör informeras om gällan- de lagar, föreskrifter och förfaranden när det gäller arbetarskydd och miljö. Alla nationella bolag uppmanas vidta åtgärder som förbätt- rar arbetarskyddet.

4.5 Alkohol och droger

Användning av droger och alkohol är för- bjuden. Allt missbruk av droger, alkohol el- ler läkemedel kan negativt påverka säkerhe- ten och välmåendet hos medarbetarna eller PHOENIX affärspartners och kan skada före- tagets anseende eller negativt påverka före- tagets arbetsförlopp. Ett måttligt intag av al- kohol är tillåtet vid särskilda händelser (t.ex. vid festligheter) när områdes- respektive av- delningschef i förväg godkänt detta.

10 UPPFÖRANDEKOD ↕ Hanterande av Information

5. Hanterande av Information

5.1 Integritetspolicy

PHOENIX registrerar, använder, hanterar eller lagrar inga personuppgifter utan att det där- vidlag finns ett rimligt affärssyfte.

Om personuppgifter (namn, privatadress osv.) registreras för ett specifikt definierat ändamål måste dessa skyddas. Gällande na- tionella personuppgiftslagar och -föreskrifter skall följas

5.2 Egendom och konfidentiell information

Materiell och immateriell egendom samt konfidentiell information från PHOENIX skall endast användas för att uppnå företagets mål och måste alltid skyddas. All användning av konfidentiell information från XXXXXXX för andra affärsändamål eller personliga än- damål är förbjuden. Företagets samtliga till- gångar skall återlämnas till PHOENIX när an- ställningsförhållandet avslutas. Skyldigheten att skydda företagets konfidentiella informa- tion gäller fortsatt även efter det att en med- arbetare lämnat företaget.

Medarbetare får aldrig för tredje man avslöja konfidentiell information såvida inte denne i förväg inhämtat företagsledningens medgi- vande eller ingått ett sekretess-/ tystnadsav- tal med denna tredje part. Ett sekretessavtal skall ingås med samtliga externa parter som vid samarbetet med PHOENIX eventuellt får tillgång till konfidentiell information. Detta gäller bland annat för konsulter, finansinsti-

tut, externa advokater samt PR- och reklam- byråer. Mallar för sådana avtal finns hos fö- retagets juridiska avdelning. Konfidentiell information får aldrig yppas på offentliga platser, på nätet (t.ex. Facebook) eller på an- dra platser som gör det möjligt för tredje man att oavsiktligt få kännedom om den.

Som konfidentiell gäller all information som inte är offentligt tillgänglig och som är av vär- de för PHOENIX. Det kan handla om skriftliga, elektroniska eller andra former av informa- tion. Hit räknas t.ex.:

❱ Detaljer om affärsrelationer och avtal som rör PHOENIX

❱ Siffror gällande omsättning och annan finansiell information

❱ Marknadsföringsplaner och -strategier

❱ Anteckningar om kunder, medarbetare och patienter

❱ Leverantörslistor

❱ Organisationsplaner

❱ Betalningsrelevant information

❱ Information om leverantörers omsättning

❱ Detaljerad information som rör skyddet av filialer

❱ Kontaktlistor, telefonnummer förteckningar

5.3 Skydd av immateriella rättigheter

XXXXXXX respekterar och skyddar immate- riella rättigheter som t.ex. upphovsrätt, pa- tent och varumärken och förväntar sig att andra gör detsamma när det gäller PHOENIX rättigheter. Uppfinningar som uppstår i sam-

Hanterande av Information ↕ UPPFÖRANDEKOD 11

band med arbetet och under anställnings- förhållandet med PHOENIX tillhör företaget. Lagliga föreskrifter skall följas.

5.4 Epost-, dator- och nätverkssäkerhet

Inom ramen för lagens föreskrifter räknas den elektroniska kommunikationen via PHOENIX IT-system inte som privat. Företagets IT-sys- tem bör endast i begränsad omfattning och under beaktande av gällande IT-säkerhets- standarder, användas för privata ändamål.

Medarbetare får inte ladda ner eller sprida sårande kommunikation och innehåll via IT- och kommunikationssystem (t.ex. mobilte- lefoner) som PHOENIX tillhandahåller. Här räknas t.ex. pornografiska, obscena, vulgä- ra, politiskt radikala, kriminellt eller på an- nat sätt diskriminerande eller trakasserande

innehåll. Därutöver är det förbjudet att an- vända icke pålitliga webbsidor. I tveksamma fall bör medarbetaren ta kontakt med den lo- kala IT-avdelningen. Därutöver är den otillåt- na spridningen av upphovsrättsligt skyddat eller licensierat material, som t.ex. program- vara, förbjuden. Därutöver får kedjebrev eller tiggarbrev ej vidarebefordras utan uttryckligt tillstånd.

Det är viktigt att man alltid är noga med förvaring av åtkomstinformation till PHOENIX-nätverk, som t.ex. användarnamn och lösenord, säkerhetskoder och låskoder till byggnader. Utrustning som tillhör PHOENIX, som t.ex. bärbara datorer och mobiltelefo- ner får inte lånas ut till personer utanför PHOENIX. Alla potentiella säkerhetsinciden- ter i samband med e-post, dator- eller nät- verkssäkerhet måste rapporteras till den lo- kala IT-avdelningen. Lokala IT-riktlinjer skall följas.

12 UPPFÖRANDEKOD ↕ Samhälle och Offentlighet

6. Samhälle och Offentlighet

6.1 Miljö

XXXXXXX har förbundit sig att leda företa- get enlig hållbarhetsprinciper. Därutöver har PHOENIX förbundit sig att umgås med miljön på ett ansvarsfullt sätt. Dessa principer har hög prioritet inom alla ansvarsnivåer inom PHOENIX group.

Det är viktigt att man uppfyller samtliga gäl- lande miljölagar och -föreskrifter. En ansvars- full miljöhänsyn bör finnas med vid alla af- färsprocesser, -planeringar och -beslut. Alla medarbetare förväntas utföra sina uppgifter i den dagliga verksamheten på ett miljömed- vetet sätt.

6.2 Extern kommunikation

En målinriktad kommunikation utgör en del av vår affärsstrategi. För vårt anseende är det särskilt viktigt att den information som publi- ceras av PHOENIX är korrekt och konsekvent.

Den lokala företagsledningen och den lokale kommunikationsansvarige måste omedel- bart till den centrala företagskommunika- tionen rapportera ärenden som kan skada PHOENIX groups anseende. Alla nationella bolag måste ha en kriskommunikationsplan som kontinuerligt uppdateras.

Information om affärshändelser, affärsakti- viteters lönsamhet eller företagets riktlinjer får endast kommuniceras av koncernens led- ning, företagets kommunikationschef eller av därtill befullmäktigade representanter. Alla nationella bolag måste säkerställa att kom- munikationsrutiner skapas och upprätthålls.

Om en medarbetare får frågor från medier eller från andra externa organisationer skall dessa omedelbart vidarebefordras till det lokala affärsområdets kommunikationsav- delning eller till relevant talesperson inom företaget. Därtill hör intervju- eller andra för- frågningar från medier (TV/radio, tidningar, tidskrifter lokala/nationella samt fackmedier och internetplattformar).

Samhälle och Offentlighet ↕ UPPFÖRANDEKOD 13

Externa föredragsuppdrag kräver den lo- kala företagsledningens medgivande i för- väg. Pressförfrågningar om företagets stra- tegi, om gruppövergripande riktlinjer samt om finansiell information som gäller hela PHOENIX group skall vidarebefordras till fö- retagets centrala kommunikationsavdelning: xxxxx.xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx.

6.3 Sociala medier

Medarbetare får inte på sociala mediers webbsidor publicera nedsättande yttranden om kollegor, affärspartners och delägare. Till sociala webbsidor räknas kommunikations- plattformar som Facebook, Twitter, YouTube, Wikipedia eller bloggar.

Även avsiktliga yttranden som skadar före- taget eller dess anseende är otillåtna. Där- till räknas hot eller ärekränkning, publicering av vanärande material (t.ex. foton), felaktiga faktapåståenden och yttranden som utgör allvarlig fara för arbetsfreden vid företaget och som därigenom omöjliggör ett fortsatt gott samarbete.

Anmälan av brott mot Upperförandekoden ↕ UPPFÖRANDEKOD 15

7. Anmälan av brott mot Upperförandekoden

XXXXXXX kommer att behandla varje anmä- lan om ett brott konfidentiellt och därvid sä- kerställa att inga nackdelar uppstår för den anmälande. Varje anmälan undersöks noga. Om medarbetaren handlar med god avsikt men dess misstankar inte bekräftas behö- ver han/hon inte frukta negativa personliga konsekvenser. Varje form av negativa yttran- den om medarbetare som anmält ett brott behandlas som ett allvarligt brott mot upp- förandekoden. Om en medarbetare själv är involverad i ett brott mot uppförandekoden kan en anmälan i god tid och medverkan i ett fullständigt uppklarande och en begränsning av skadan minska de rättsliga påföljderna.

Generellt skall rapporteringen ske till den com- pliance manager som är ansvarig för respek- tive nationella bolag. Det är dock upp till varje medarbetare att vända sig direkt till den kon- cernövergripande compliance managern om han/hon tvekar att rapportera ärendet inom det egna bolaget. Meddelanden till den kon- cernövergripande compliance managern kan skickas konfidentiellt och/eller anonymt till e- postadressen xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx eller med posten till följande adress:

Personligt/konfidentiellt

PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co KG Group Compliance Manager Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00 – 00

D-68199 Mannheim

Den koncernövergripande compliance ma- nagern nås per telefon via

+49 621 / 0000 0000.

Rapporteringsverktyg

PHOENIX group har skapat ett webbaserat rapporteringsverktyg där du kan ställa frå- gor och rapportera avvikelser eller misstan- kar helt anonymt. Systemet drivs av en extern tjänsteleverantör. Din identitet kan inte spå- ras om du inte vill det.

Rapporteringsverktyget är tillgängligt dygnet runt på xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx