INTEGRITETSPOLICY FÖR STYRELSELEDAMÖTER, TILLITSPERSONER OCH AKTIEÄGARE
INTEGRITETSPOLICY FÖR STYRELSELEDAMÖTER, TILLITSPERSONER OCH AKTIEÄGARE
Kameo AS, xxx.xx. 814 217 272, och Kameo Svensk Filial, xxx.xx 516410-0454, (hädanefter refererat till som ”Kameo”) är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter som Kameo samlar in med anledning av att du är ansluten till Kameo som styrelseledamot eller tillitsperson.
1. Vilka upplysningar hanterar vi?
Vi hanterar följande personuppgifter: (i)
• namn;
• personnummer;
• adress;
• email-adress;
• telefonnummer.
För anställda och tillitspersoner behandlar vi utöver ovanstående uppgifter även:
• hur länge du har haft ditt åtagande hos Kameo;
• utbildning och arbetslivserfarenhet, inklusive dokumentation för detta;
• utdrag ur belastningsregistret och ID-kopia;
• bildmaterial på dig
• kontonummer och transaktionshistorik knutet till utbetalning av [vederlag] och andra överföringar från oss till dig som styrelseledamot eller tillitsperson;
För aktieägare behandlar vi utöver uppgifterna i punkt (i) även:
• antal aktier du haft/har i Kameo
• tidpunkt för förvärv av aktier
• var du är skattskyldig, i det fall att detta avviker från angiven adress; och
• namn, personnummer, vilket land du är bosatt i, medborgarskap för eventuella verkliga huvudmän samt underlag för verkliga huvudmän som kontrollerar aktieägaren
2. Syftet med behandlingen av dina personuppgifter
Syftet med behandlingen av dina personuppgifter listade i punkt 1, är att möjliggöra för Kameo att uppfylla sina skyldigheter enligt det avtal som vi har ingått med dig, särskilt med avseende av följande:
• etablera ett avtal om ditt varv mellan dig och Kameo, när det er relevant;
• eventuellt att registrera Kameo som arbetsgivare, och administrera lön, förmåner, reseutlägg, samt ersättning;
• hantera behörigheter, inloggningsuppgifter, tillgång och fullmakter till Kameos system och dokument;
• översikt över arbetsresor som du gör i tjänst och har rätt till kompensation för;
• upprätta, förlänga och förnya försäkringar för Kameo och/eller dig;
• hantering av CV, personliga brev, referenser, värderingar, karaktärer, tester, diplom, utdrag ur belastningsregistret och passkopia.
I detta sammanhang är den rättsliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter art. 6.1 b) GDPR.
Dina personuppgifter behandlas också för att uppfylla de juridiska skyldigheter vi har gentemot myndigheterna som arbetsgivare, inklusive:
• att rapportera och betala skatteavdrag, och ge specifikation om ersättning och sända kontrolluppgifter till Skatteverket om dig som mottar ersättning från oss;
• uppfylla våra skyldigheter bokföringsmässigt i förhållande till Bokföringslagen;
• lagstadgad rapportering till Försäkringskassan;
• rapportering till Arbetsmiljöverket vid arbetsskador och andra händelser;
• registrering och rapportering till Bolagsverket med information om verkliga huvudmän
• Protokoll av styrelsemöten och bolagsstämma i enlighet med Aktiebolagslagen
Den rättsliga grunden för behandlingen ligger i detta sammanhang art. 6.1 c) GDPR.
Kameo hanterar också dina personuppgifter med anledning av vårt berättigade intresse i sådan behandling. Detta sker efter en intresseavvägning där vi har gjort en värdering av vårt behov för behandla dina personuppgifter värna om din integritet. Kameo har ett legitimt intresse av att behandla dina personuppgifter för att:
• publicera information om tillitspersoner på hemsidan;
• använda bilder till presentationer och i andra marknadsföringssammanhang; och
• kontakta dig vid behov efter att du har avslutat ditt värv för Kameo.
Den rättsliga grunden för behandlingen ligger i detta sammanhang art. 6.1 f) GDPR.
3. Vem kan få tillgång till dina personuppgifter?
Dina personuppgifter behandlas av Kameo Svensk Filial och andra bolag och filialer i samma koncern, med anledning av att koncernbolagen delar tekniska system och delvis har ett centraliserat management som är operativa i alla delar av koncernen.
I tillägg kan dina personuppgifter delas med tredje part som behandlar personlig information på våra vägnar, exempelvis IT- och systemleverantörer, revisionsbyråer, företag som sköter hantering av löner, rese- och utbildningsleverantörer, leverantörer av juridiska tjänster och leverantörer av intern kontroll.
Dina personuppgifter kan också delas med myndigheter eller andra aktörer i enlighet med lag eller kollektivavtal såsom Försäkringskassan, fackföreningar, försäkringsfonder, kommuner, skatte- myndigheter och pensionsfonder.
4. Överföring av personuppgifter till tredjeland (land utanför EU/EES)
Kameo, koncernbolaget, våra leverantörer och våra samarbetspartners behandlar i regel bara dina personuppgifter innanför EU/EES.
Kameo lagrar huvudsakligen din personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES, när leverantörer utanför EU/EES används, anges antingen i ett kommissionsbeslut att tredjelandet i fråga säkerställer en tillräcklig skyddsnivå eller lämpliga garantier, helst i form av EU: s standardavtalsklausuler att personuppgifter skyddas. Om du vill ha en mer detaljerad översikt över de säkerhetsåtgärder vi har vidtagit eller information om var dessa har gjorts tillgängliga, kontakta Xxxxxx Lead Compliance Officer eller CCO via xxxxxxxx@xxxxx.xx.
5. Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?
Personuppgifter som vi behöver för att uppfylla våra avtal med dig, lagras så länge det är nödvändigt för Kameo att administrera ditt värv, utöva våra rättigheter att fullgöra våra skyldighetergentemot dig som tillitsperson, eller så länge Kameo är skyldig att behandla din personliga information i enlighet med gällande lagar, förordningar, praxis eller myndighetsbeslut.
Detta betyder att Kameo kommer att behandla dina personuppgifter också efter att du har avslutat ditt värv i Kameo. Till exempel kan det vara nödvändigt att spara vissa personupplysningar för administrativa uppgifter och för att följa juridiska krav, till exempel för betalning av vederlag och för bokföringsändamål.
När värvet upphör kommer vi att ta bort de personuppgifter som vi har samlat in och lagrat om dig inom tre månader efter upphörsdatumet. Detta gäller dock inte:
• Namn, telefonnummer och email-adress, då detta är nödvändigt för att vi ska kunna kontakta dig efter avslutat värv, om det finns ett behov för förtydligande i samband med de uppdrag du har haft för Kameo. Efter en helhetsvärdering menar Kameo att vi har ett legitimt intresse i att ha tillgång till denna information. Informationen lagras med begränsadtillgång där enbart personalansvarig och CEO har tillgång till informationen. Informationenraderas 1 år efter avslutat värv. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifterär följande art. 6.1 f) GDPR.
• Bilder som är tagna i marknadsföringssyfte på dig. Efter en helhetsvärdering menar Xxxxxxxx vi har ett legitimt intresse i att lagra, använda och publicera denna information. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är följande art. 6.1 f) GDPR.
6. Dina rättigheter
I enlighet med personuppgiftslagen och GDPR har du rätt att få tillgång till de personuppgifter som Kameo innehar om dig. Du har också rätt att begära korrigering av dina personuppgifter.
Under vissa omständigheter kan du också begära att ta bort eller begränsa dina personuppgiftereller göra invändningar mot vår hantering.
Du har också rätt att under vissa omständigheter överföra dina personuppgifter till en annan databehandlare (dataportabilitet) med ett vanligt använt format.
Om du har klagomål om vår behandling av dina personuppgifter, vänligen vår Klagomålsansvarige Xxxx Xxxx Ringvoll på xxxx@xxxxx.xx. Du kan också lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten genom att använda procedurensom beskrivs på myndighetens hemsida.