REGISTERBESKRIVNING
REGISTERBESKRIVNING
SLC är en yrkes- och intresseorganisation för jordbrukare, skogsägare och landsbygdsföretagare. Denna registerbeskrivning gäller hantering av medlemmarnas personuppgifter i Österbottens svenska producentförbund r.f (ÖSP). Lokalavdelningen är medlem i ett regionalt producentförbund, vilket å sin sida är medlem i Svenska lantbruksproducenternas centralförbund SLC. ÖSP ansvarar som registeransvarig för behandling av uppgifterna i medlemsregistret och för behandling av personuppgifterna tillhörande de anställda i producentförbundet, övriga medarbetare samt dem som mottar arvoden och honorar.
ÖSP behandlar sina medlemmars personuppgifter i huvudsak för upprätthållande av medlemskap, intressebevakning och fullföljande av föreningslagens och bokföringslagens föreskrifter. Vi respekterar medlemmarnas integritetsskydd och vi har förbundit oss vid att skydda personuppgifterna enligt gällande lag.
ÖSP behandlar kundernas personuppgifter i samband med uppdateringar av medlemsregistret och prenumerationer till Landsbygdens Folk. Personuppgifterna behandlas för fullgörandet av avtal. Vi respekterar kundernas integritetsskydd och vi har förbundit oss vid att skydda personuppgifterna enligt gällande lag.
ÖSP behandlar anställdas personuppgifter på grund av arbetsgivarens förpliktelser och för fullföljande av bokföringslagens föreskrifter. ÖSP behandlar personuppgifter som tillhör övriga medarbetare, mottagare av arvoden och honorar för fullgörande av avtal och för fullföljande av bokföringslagens föreskrifter. Vi respekterar integritetsskyddet och vi har förbundit oss vid att skydds personuppgifterna enligt gällande lag.
Medlemmarnas personuppgifter behandlas i enlighet med denna registerbeskrivning inom SLC- organisationen. Lokalavdelningen ansvarar som registeransvarig för behandling av uppgifterna.
Registeransvarig och kontaktperson
Österbottens svenska producentförbund r.f. Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00X, 00000 Xxxx
06 318 9200
Registrets datainnehåll och stadgeenliga informationskällor
• Namn, adress, telefonnummer, e-postadress
• Bild i enskilda fall
• Födelsetid
• Åker- och skogsareal
• Produktionsinriktning
• Medlemsnummer
• Medlemsslag, såsom personmedlem, hedersmedlem, studerandemedlem, familjemedlem
• Tillstånd och förbud som gäller direktmarknadsföring
• Uppgifter som berör medlemskap, såsom fakturerings- och betalningsuppgifter
• Uppgifter om åtaganden inom organisationen, såsom förtroendeuppdrag
• Uppgifter som berör anställning eller fullgörande av avtal, så som personsignum och betalningsuppgifter
Uppgifterna erhålls i huvudsaken av personerna själva. Vid behov införskaffas uppgifter med stöd av särskilt tillstånd årligen från landsbygdsförvaltningens datasystem (gårdsbrukssignum och uppgift om åkerareal). Sporadiskt kan uppgifterna uppdateras utgående från utomstående källor, så som Befolkningsregistercentralens befolkningsdatasystem eller Postens adressystem, för att trygga att medlemmarnas uppgifter är uppdaterade och felfria.
Syfte och grund för behandling av personuppgifter
Personuppgifterna används i enlighet med lag till exempel:
• för upprätthållande av medlemskap och medlemsregister
• för medlemmarnas ekonomiskpolitiska och yrkesrelaterade intressebevakning samt för förbättrande av medlemmarnas sociala och samhälleliga ställning
• för främjande av facklig organisering
• för rådgivning och utbildning
• för erbjudande av medlemsförmåner samt främjande och övervakning av utnyttjandet av tjänster
• för uppställande av statistik samt forskning och utredningar för facklig och annan intressebevakning
• för uppställande av historiker och beviljande av förtjänsttecken
• för övervakning av fakturering och betalningar
• för sändande av medlemsbrev och -information
• för marknadsföringsåtgärder som stärker medlemskapet
• För fullgörande av avtal
• för andra åtgärder eller uppdrag som utförs på medlemmarnas, kundernas eller övriga samarbetarnas begäran eller tillåtelse
Vi behandlar uppgifter på följande grunder enligt dataskyddslagstiftning:
• Lagstadgat krav: Enligt föreningsslagen ska föreningens styrelse upprätthålla ett medlemsregister, i vilket antecknas medlemmarnas fullständiga namn och hemort. Bokföringslagen ställer krav på bevarandet av relevanta personuppgifter. Lagarna berörande arbetsgivarens skyldigheter innebär behandling av personuppgifter. Fullgörande av avtal kan innebära behandling av personuppgifter. Vi hanterar uppgifter för att uppfylla dessa lagstadgade krav.
• Samtycke: Vi kan behandla uppgifter utgående från medlemmarnas samtycke t.ex. för elektroniska marknadsföringsåtgärder eller för att överlåta uppgifter till samarbetsparter för beviljande av medlemsförmåner.
• Berättigat intresse: Vi behandlar uppgifter för facklig och ekonomiskpolitisk intressebevakning samt för uppställande av statistik och utredningar i anknytning till dem,
för skrivande av historiker och beviljande av förtjänsttecken, för skötsel av medlemskapet och utveckling av medlemsverksamheten, för utskick av medlemsbrev och -information, för förhindrande och utredning av missbruk samt för direktmarknadsföring. Vi behandlar uppgifter inom SLC-organisationen i regionala förbund och Svenska lantbruksproducenternas centralförbund SLC för ovan nämnda syften. Nämnda syften är nödvändiga för vår verksamhet och därmed förenliga med vårt berättigade intresse.
Medlemmarna kan motsätta sig behandling med hänvisning till specifika grunder i rådande fall.
Tid för uppbevarande av uppgifter
Vi bevarar medlemmarnas, kundernas och övriga medarbetarnas, uppgifter under en så lång tid, som det är nödvändigt för ovan nämnda syften i enlighet med gällande lag. Personerna kan också påverka hur länge uppgifterna bevaras enligt vad som beskrivs nedan.
Uppgifter för marknadsföring bevaras i typiska fall så länge som ifrågavarande person inte har förbjudit mottagande av marknadsföringsmeddelanden och uppgifterna i övrigt inte är föråldrade. Om en person förbjuder marknadsföring, bevarar vi uppgift om förbudet och kontaktuppgifterna, för att vi ska kunna säkra att förbudet efterföljs.
Vi kan vara förpliktade att bevara vissa av medlemmarnas, kundernas och övriga medarbetarnas personuppgifter för att uppfylla bokföringslagen eller annan tvingande lagstiftning också efter att medlemskapet eller annan grund för behandling av personuppgifter har upphört. Efter medlemskapets eller behandlingsgrundens upphörande bevarar vi uppgifter som behövs för uppställande av statistik och utredningar med anknytning till intressebevakning samt uppgifter som har betydelse för organisationens historieskrivning.
Den registrerades rättigheter
Man kan påverka insamling och behandling av uppgifter på flera olika sätt:
• Kontroll, korrigering och avlägsnande av uppgifter: Medlemmarna, kunderna och övriga medarbetare har rätt att granska de personuppgifter som har registrerats om dem. På medlemmarnas, kundernas eller övriga medarbetarnas begäran korrigerar, avlägsnar eller kompletterar vi personuppgifter som är felaktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade med avseende på behandlingens syfte.
• Överföring av uppgifter från ett system till ett annat: Medlemmarna, kunderna och övriga medarbetare kan begära att de personuppgifter de har angett kan överföras till dem själv eller en annan registeransvarig genom att kontakta den adress som nämns i början av denna registerbeskrivning. En förutsättning är dock, att det är fråga om uppgifter som ifrågavarande medlem själv har angett och att de behandlas automatiskt på basen av samtycke eller avtal.
• Rätt att förbjuda direktmarknadsföring: Xxxxxxx medlem kan när som helst förbjuda överlåtelse och behandling av sina uppgifter för direktmarknadsföring genom att trycka på en länk som finns i slutet av elektroniska direktmarknadsföringsmeddelanden, genom att logga in på medlemssidan via webbplatsen xxx.xx eller genom att kontakta den adress som nämns i början av denna registerbeskrivning. Enskild kunde kan förbjuda direkt
marknadsföring genom att kontakta den adress som nämns i början av den adress som nämns i början av denna registerbeskrivning.
• Rätt att göra invändningar och begränsning av behandlingen: Medlem, kund eller övrig medarbetare har, av skäl som hänför sig till hans eller hennes specifika situation, rätt att göra invändningar mot behandling av personuppgifter som grundar sig på berättigat intresse. I sådana fall begränsas behandlingen under den tid man bedömer grunderna för att invända mot behandlingen. Behandlingen kan också begränsas bland annat under den tid då uppgifterna kontrolleras om medlem bestrider personuppgifternas korrekthet.
• Rätt att återta samtycke: Medlem, kund och övriga medarbetare kan också när som helst återta sitt samtycke genom att kontakta den adress som anges i början av denna registerbeskrivning eller på andra sätt som särskilt ställs till förfogande för ändamålet. Återtagandet av samtycke påverkar inte behandling som görs till exempel för att uppfylla föreningslagens föreskrifter.
• Besvärsrätt: Medlem, kund och övriga medarbetare har rätt att lämna besvär hos myndighet om hen anser att hens uppgifter har behandlats i strid med denna registerbeskrivning eller gällande lag. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter finns i slutet av denna registerbeskrivning.
Överlåtelser av uppgifter
Vi kan överlåta personuppgifter till tredje part bland annat i nedan nämna fall:
• Samtycke: Vi kan överlåta medlems- eller kunduppgifter till tredje part till exempel till samarbetspart för medlemsförmåner, om medlemmen eller kunden har gett sitt samtycke.
• Myndigheter: Vi kan överlåta personuppgifter på det sätt som framställs av behörig myndighet eller annan instans enligt gällande lag. Uppgifter kan också användas inom försörjningsberedskapen.
• SLC-organisationen: Lokalavdelningen överlåter uppgifter till de regionala producentförbunden och Svenska lantbruksproducenternas centralförbund SLC och behandlas inom SLC-organisationen för verkställandet av facklig och ekonomisk intressebevakning och facklig organisering samt för kommunikation, direktmarknadsföring och fakturering i anslutning till intressebevakning. Svenska lantbruksproducenternas centralförbund SLC behandlar medlemmarnas uppgifter också då medlemmarna tar i bruk SLC:s elektroniska tjänster.
• Forskning: Vi kan överlåta uppgifter för vetenskaplig eller historisk forskning.
• Direktmarknadsföring samt opinions- och marknadsundersökningar: Vi kan överlåta medlemmarnas personuppgifter för direktmarknadsföring samt opinions- och marknadsundersökningar såvida medlem inte har förbjudit detta.
• Rättsliga krav: Vi kan överlåta personuppgifter till tredje part om vi anser, att det är nödvändigt för att verkställa avtal, utredning av eventuella förbrytelser eller uppställande, framställande eller försvarande av rättsliga krav.
Vi utnyttjar underleverantörer för behandling av uppgifter, varvid vi genom avtalsförfarande tryggar att uppgifterna behandlas enligt gällande lag och denna registerbeskrivning. Underleverantörerna behandlar uppgifter för vår räkning och de får inte behandla uppgifter för egna ändamål.
Överföring av uppgifter utanför EU/EES-området Vi överför inte uppgifter utanför EU eller EES. Principerna för skydd av registret
Vi använder nödvändiga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda personuppgifter mot olaga åtkomst, överlåtelse, förstörande eller annan otillbörlig behandling. Personer som behandlar personuppgifter omfattas av tystnadsplikt. Uppgifterna är samlade i databaser, vilka är skyddade av användarnamn och lösenord samt tekniskt skyddade av brandmur.
Kontakt
Förfrågningar som gäller denna registerbeskrivning kan sändas till den adress som nämns i början av registerbeskrivningen.
Vi kan be dig att specificera din begäran samt bestyrka din identitet före begäran behandlas. Vi kan även neka att begäran uppfylls på grunder som föreskrivs i den tillämpliga lagen.
Vi svarar på begäran inom en (1) månad från att begäran framställts.
Övervakningsmyndighetens kontaktuppgifter: Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Xxxxxxxxxxxxx 0, 0 xxx 00000 Xxxxxxxxxxx
Postadress: PB 800 00521 Helsingfors
Växel: 029 56 66700
Beskrivningen uppdaterad 25.5.2018