DEFINITION
Inlån | 1
DEFINITION
Att hantera och dokumentera inlån av objekt under en bestämd tids period och för ett bestämt syfte.
OMFATTNING
Oftast kan detta handla om objekt som lånas in för utställning eller annan aktivitet, som ett forskningsprojekt. Sådana inlån ska alltid ha ett bestämt slutdatum. Vid periodens slut kan lånet antingen förnyas under en ny bestämd tidsperiod eller återlämnas till ägaren. Det bör inte finnas några “permanenta” inlån hos museet. Om sådana finns sedan tidigare bör museet förnya dem under en bestämd tidsperiod, försöka förvärva objekten eller återlämna dem.
Det här är en av de primära processerna i Spectrum.
STANDARDEN
Museet ska ha en policy för inlån av objekt. Policyn kan antingen vara ett fristående dokument eller utgöra en del av museets övergripande sam lingsförvaltningspolicy. Oavsett vilket behöver troligen följande frågor övervägas när policyn formuleras:
• Varför kan museet vilja låna objekt?
• Vilka juridiska och etiska frågor bör övervägas innan museet lånar objekt?
• Vad är den kortaste respektive längsta tidsperioden för ett inlån?
• Vem kan godkänna låneavtal när museet lånar in objekt?
• Vad görs för att kontrollera proveniens för potentiella inlån?
• Hur hanteras inlånade objekt om den ursprungliga långivaren inte längre kan kontaktas?
Museet ska också ha en nedskriven process som beskriver de steg som behöver följas vid inlån av objekt. Spectrums föreslagna arbetsrutin är en bra utgångspunkt. Oavsett hur museet väljer att göra, bör museets egen arbetsrutin för processen åtminstone uppnå följande miniminivå:
Miniminivå Det finns ett skriftligt avtal som undertecknats av museet och långivaren innan lånet inleds, med tydliga hänvisningar till den nivå på bevarandeinsatser som ska upp fyllas samt övriga villkor. | Varför är detta viktigt? Det finns formellt dokumenterat vad som överenskommits om det skulle uppstå problem under låne perioden. |
Syftet med varje inlån finns tydligt | Inlånade objekt används inte för |
angivet. | annat syfte än vad som överens |
kommits med långivaren. | |
Alla inlån gäller för en bestämd | Inlån under längre tid kan om |
tidsperiod. | prövas regelbundet. |
Museet skapar inte framtida efter | |
släpningar i arbetet på grund av | |
objekt med oklar äganderätt. | |
Inlånade objekt har tillräcklig | Värdefulla objekt kan lånas in utan |
försäkring eller utställningsgaranti | oacceptabel risk. |
när museet ansvarar för dem, även | Objekt lämnas inte utan skydd |
under transport. | under transport. |
Information om det inlånade | Långivarna kan få information om |
objektets tillstånd och placering | klimat och miljöförhållanden där |
hålls uppdaterad. | deras objekt ställs ut. |
Inlånade objekt tappas inte bort | |
när museet ansvarar för dem, vilket | |
skulle riskerar att skada museets | |
anseende. | |
Det finns skriftlig information om | Om problem uppstår när objektet |
alla lån. | lämnat museet finns information i |
den aktuella lånemappen. |
FÖRSLAG PÅ ARBETSRUTIN
Förberedelser för inlån
Skapa ett ärende för inlån av objekt och inhämta godkännande.
Policyn för inlån bör ange när museet kan låna in objekt och hur före slagna inlån ska godkännas internt, innan potentiella långivare kontaktas.
Skicka en låneförfrågan till långivaren.
Låneförfrågningar bör vara skriftliga och skickas så långt i förväg som möjligt, med tanke på att långivare ofta har en tidsram när förfrågan kan behandlas. Beroende på långivare kan detta ta flera månader eller till och med år, vilket bör tas med i projektplaneringen.
Förfrågningar om inlån bör inkludera:
• Datum för lånet.
• Var lånet ska placeras.
• Kontext och syfte med lånet, inklusive sådan information som tema för en föreslagen utställning.
• Långivarens namn och adress.
• Kontaktuppgifter till ansvarig person.
• De önskade objektens objektnummer.
• Kort beskrivning av önskade objekt.
• Uppgifter om försäkring och utställningsgaranti.
All korrespondens och övrig information ska upprätthållas i en mapp som är sökbar via långivarens namn och lånenummer. Registrera Placering av dokument för mappen så att den kan hittas i framtiden.
Registrera uppgifter
Registrera följande från förfrågan för inlån:
Information om inlån
• Ett referensnummer för inlånet – Inlån – referensnummer.
• Långivarens namn och kontaktuppgifter:
– Långivare (använd standardformat för namn).
– Långivare – kontaktperson (använd standardformat för namn).
– Adress.
• Den person hos museet som ansvarar för inlånet – Inlån – kontaktperson (använd standardformat för namn).
• Anledningen till inlånet – Inlån – syfte (använd en standard terminologikälla).
• Föreslagen tidsperiod för lånet:
– Inlån – startdatum (använd ett standardformat).
– Inlån – slutdatum (använd ett standardformat).
• Statusen för lånet – Inlån – status (använd en standard terminologikälla).
• Datum för statusen – Inlån – datum för status (använd ett standardformat).
Information om identifiering av objekt
• Långivarens objektnummer för de objekt som lånas in:
– Övrigt nummer.
– Typ av övrigt nummer (registrerat som “långivare”).
Om långivaren till exempel är en privatperson och det saknas objektnum mer bör varje objekt tilldelas ett tillfälligt nummer av museet. Numret kan vara tvådelat, separerat med bindestreck. Först Inlån – referensnummer, följt av ett undernummer för varje inlånat objekt från samma långivare.
Upprätthåll uppdaterad information med aktuell lånestatus under hela processen.
Utbyte av ytterligare information
Färdigställ och skicka en verksamhets- och säkerhetsrapport till långivaren.
Om långivaren går med på att överväga lånet, förse denne med ytterligare information om lokalerna, om detta efterfrågas. Långivaren kan begära en verksamhets och säkerhetsrapport och kan skicka en blankett för detta.
Inhämta ytterligare information om varje objekt från långivaren och uppdatera mappen för lån.
När långivaren gått med på lånet och listan över objekt som ska lånas sammanställs bör museet begära ytterligare information om objekten och registrera den i relaterad mapp. Informationen om varje objekt bör omfatta:
• Långivarens objektnummer, vid behov.
• Beskrivning av objekt.
• Ägarens namn och adress.
• Ekonomisk värdering av objekt.
• Objektets tillstånd.
• Krav vid utställning av objekt.
• Krav på omgivande klimat och miljö.
• Krav vid hantering av objektet.
• Potentiella risker.
• Objektets storlek.
• Foton på objektet, för forskning.
• Information om alla relevanta immateriella rättigheter och tillhörande licenskrav.
• Ytterligare beskrivning och historisk information som behövs.
• Utställningsnummer, vid behov.
Det kan bli nödvändigt att upprepa dessa steg beroende på omständig heter som objektens tillgänglighet, säkerhet samt klimat och miljöför hållanden.
Uppdatera relaterad mapp för ärendet med korrespondens, objekt information och andra dokument så att de enkelt kan hittas och hänvisas till.
Avtala om lån
Skapa och underteckna låneavtalet.
Fastställ lånevillkoren. Om inlånet kommer från ett annat museum, så skapar troligen detta museum låneavtalet i egenskap av långivare. Om inte, till exempel om en privatperson är långivare, skapa ett låneavtal som baseras på de överenskomna villkoren, se Kommentar 1.
När lånevillkoren bekräftats undertecknas avtalet av båda parter.
Avtalet ska hänvisa till alla lånevillkor.
Lägg in kopian av det undertecknade avtalet i lånemappen, tillsam mans med all övrig korrespondens.
Registrera information om lånet.
Registrera följande information om lånet:
Information om inlån
• Namn på den som godkänner lånet från långivarens sida – Godkänt av – hos långivare (använd standardformat för namn).
• Datum för godkännandet – Långivare – datum för godkännande
(använd ett standardformat).
• Villkor gällande objekt som utgör en del av låneavtalet – Inlån – villkor.
• Generell information om lånet – Inlån – kommentar.
Förberedelser för att ta emot lånade objekt
Planera och förbered för ankomst av inlånade objekt.
Detta kan innebära att reservera en förvaringsplats och att informera andra om villkoren i låneavtalet. Museet behöver förse långivaren med bevis på försäkring och utställningsgaranti, ordna med transport och införskaffa de licenser och tillstånd som krävs för den tänkta användning en av objekt. Gå till Inkommande objekt och sedan till Kontroll av placering och förflyttning för att ordna transport.
Vid ankomst skickas ett kvitto och aktuell information om objektets tillstånd till långivaren.
Skicka kvitto till långivaren för att bekräfta att objekten tagits emot. Objektens tillstånd bör ha kontrollerats som en del av processen för Inkommande objekt och i den utsträckning som krävs i låneavtalet, av försäkringsbolag eller utfärdare av utställningsgaranti. Om det uppstår problem, informera långivaren omedelbart.
Lägg in kopior av denna korrespondens i lånemappen.
Om konservering krävs, kom överens om detta med långivaren.
Om objekten skadas, eller om det planerats från början att museets kon servatorer ska utföra arbeten på objekten, till exempel rengöring inför en utställning, gå till Samlingsvård och konservering.
Övervaka lånet
Övervaka och rapportera objektens tillstånd under låneperioden.
Förse långivaren med tillståndsrapporter, enligt låneavtalet. Om ett objekt skadats, bör långivaren informeras direkt och förses med en full ständig rapport. Gå till Tillståndskontroll och teknisk bedömning.
Om det är ett villkor i låneavtalet, skicka information om omgivande klimat och miljö till långivaren, till exempel temperatur och relativ luft fuktighet och annan information som rör objektets placering. Rapportera alla förändringar, även om lånade objekt inte påverkas direkt, till exempel säkerhetsöverträdelser på en plats där inlånade objekt finns, och gå till Kontroll av placering och förflyttning.
Förlänga låneperioden
Vill museet förlänga låneperioden?
Om en låneperiod ska förlängas utöver det fastställda datumet i låne avtalet, återvänd till stegen för låneöverenskommelsen. Både förfrågan om förlängning och långivarens svar bör vara skriftliga, även om ett helt nytt låneavtal inte behöver upprättas. Kontrollera dock alltid att informationen i befintliga avtal fortfarande är aktuell. Det kan innebära
att en ny ekonomisk värdering måste göras och att försäkring eller utställ ningsgaranti måste uppdateras. Förlängning av lån bör alltid gälla för en fastställd tidsperiod.
Vid behov, gå till Försäkring och utställningsgaranti och eventuellt till
Ekonomisk värdering.
Återlämning och avslut
Kontakta långivaren för att ordna med återlämning av objekt.
Förbered återlämning av objekt i slutet av låneperioden. Bekräfta med långivaren att packning, transport och mottagning sker enligt överens kommelse. Om låneperioden ändrats, kontakta långivaren så snart som möjligt före eventuellt tidigarelagt återlämnande.
Genomför en slutlig tillståndskontroll för objekt.
Färdigställ en slutgiltig tillståndsrapport för objekten, fotografera dem om möjligt och gå till Tillståndskontroll och teknisk bedömning.
Återlämna objekt till långivaren.
Gå till Utlämning av objekt och sedan till Kontroll av placering och förflytt- ning för att ordna transport.
Kontrollera att alla lånevillkor uppfyllts och avsluta lånemappen.
Begär skriftlig bekräftelse från långivaren att alla villkor i låneavtalet uppfyllts och vidta de åtgärder som krävs, till exempel att betala återstå ende avgifter. Gör slutgiltiga ändringar i låneinformationen och arkivera lånemappen för framtida åtkomst.
RÅDGIVNING
Kommentar 1: Låneavtal
Låneavtal innehåller ofta följande:
• Information rörande objekt, inklusive nivån på bevarandeinsatser, utställning, hantering, användning (till exempel utställningar som ska röra sig och maskiner), säkerhets, miljö och klimatarrangemang, tillståndsrapportering och övervakning, överenskommelser om omfattning och metod för undersökande, förändrande eller aktiva konserveringsinsatser som måste utföras, låntagarens rätt att agera (till exempel om ett objekt upptäcks vara angripet).
• Krav på försäkring och utställningsgaranti.
• Kostnader och ansvarsförhållanden, inklusive: konservering, transport, arbetstid och oförutsedda utgifter.
• Villkor för reproduktion och immateriella rättigheter.
• Packning, transport, kurirer och övriga transportkrav.
• Förberedelser för lån för forskningsändamål, inklusive destruktiv analys eller teknisk preparering. Detta bör inkludera ett villkor gällande omfattningen av destruktivitet eller provtagning och ett klargörande av äganderätt till forskningsresultaten. Se även Kommentar 2.
• Övriga villkor enligt överenskommelse med långivaren, inklusive metod som används för att erkänna långivaren i skyltning, ägarens tillgång till sina objekt under låneperioden samt att låntagarmuseet inte tar ansvar för att spåra ägaren om omständigheterna förändras under låneperioden.
• Datum för förnyad ansökan, om låneperioden kommer att förlängas.
• Kontaktuppgifter som understryker långivarens ansvar att hålla låntagaren underrättad om alla förändringar.
Vid inlån från andra organisationer är det troligt att långivaren har ett standardavtal för utlån och låntagaren ett för inlån. Att använda båda avtalen rekommenderas inte, då låntagaren är skyldig att godkänna långivarens avtal eftersom denne är ägare av objektet. Om det är nöd vändigt bör ett fristående avtal som täcker alla relevanta frågor för båda parter ställas upp.
Kommentar 2: Lån för forskningsändamål
När det gäller forskningssamlingar förekommer lån vanligtvis mer frek vent och är inte så formella. Lån arrangeras oftast enligt internationella traditioner, som kan vara specifika för olika ämnesområden. Museet kan till exempel redan ha etablerade låneavtal med andra organisationer.
Lånet kan också ha med sig en fysisk överenskommelse som återlämnas i samband med att mottagandet har bekräftats.
Inlån
Låneförfrågan, inklusive information om datum, lokaler och objekt som ska lånas
Gör en låneförfrågan
Policy för inlån
Skapa ett ärende för inlånet och inhämta godkännande
Baserat på
Skicka till långivare och arkivera
Registrera
Utbyte av ytterligare information
Baserad på
Accepteras förfrågan?
?
Ja Nej
?
Verksamhets och säkerhetsrapport krävs?
Nej
Ja
Skicka till utlånaren och arkivera
Verksamhets och säkerhetsrapport
Information om inlån Information om identifiering av objekt
Skicka förfrågan till långivaren och registrera information
Fyll i och skicka en verksamhets och säkerhetsrapport
Lägg till avslaget till låneärendet och avsluta ärendet
Utlånarens svar på låneförfrågan
Inhämta mer information från långivaren och uppdatera lånemappen
Ytterligare information om inlånade objekt
Från långivare
?
Behåll och arkivera
j
Ja
Ne
Vill långivaren fortfarande låna ut?
Avslag på låneförfrågan
Fortsätt till nästa sida
Avtala om inlån
Fortsättning från Utbyte av ytterligare information
Underskrivet låneavtal
Skapa ett låneavtal som båda parter ska skriva under
Behåll och arkivera
Information om inlån
Registrera information om inlånet
Registrera
Förberedelser för att ta emot inlånet
Planera och förbered för mottagande av objekt
Inkommande objekt
Gå till och återvänd xxxx
Skicka till utlånaren och arkivera en kopia
Mottagningskvitto
Gå till och återvänd xxxx
Gå till
Ja
Behövs konservering?
Nej
?
Återvänd från
Konservering och samlingsvård
Skicka ett kvitto till långivaren med en uppdatering om objektets tillstånd
Kontroll av placering och förflyttning
Fortsätt på nästa sida
Kontakta långivaren för att ordna med återlämning av objekten
Övervaka inlånet
Gå till och återvänd xxxx
Fortsättning från Förberdelser för att ta emot inlån
Kontroll av placering och förflyttning
Gå till och återvänd xxxx
Övervaka tillståndet och placeringen av objekt under inlånet. Skicka rapporter till långivaren enligt låneavtalet
Skicka
Till exempel tillståndsrapporter, data om miljö
och klimat som temperatur och relativ luftfuktighet
Förlänga låneperioden
?
Ska låneperioden förlängas?
Nej
Ja
Försäkring och utställningsgaranti
Gå till och återvänd xxxx
Förnya låneavtalet och försäkring eller utställningsgaranti
Behåll och arkivera
Uppdaterad, understecknad låneförfrågan
Återlämning och avslut
Tillståndskontroll och teknisk undersökning
Tillståndskontroll och teknisk undersökning
Genomför slutgiltig tillståndskontroll av objekten
Gå till och återvänd xxxx
Lämna tillbaka objekten till långivaren
Utlämning av objekt
Gå till och återvänd xxxx
Gå till och återvänd xxxx
Kontroll av placering och förflyttning
Bekräfta att alla lånevillkor har uppfyllts
Information om inlån.
Gör slutgiltiga ändringar i låneinformationen och
lånemappen och behåll den
Registrera